办公室管理考试习题及答案[1]

办公室管理 考试习题及答案 一 单项选择题 1 以下哪点不是办公室事务管理的特征 B A 服务性 B 决策性 C 专业性 D 主动性 2 办公室布置要注意 D A 上司单独用的办公桌椅靠墙放 B 一般办公室桌椅最好面对面放置 C 打字 复印间离上司办公室近些 D 各种沟通 保密 3 文员在进行办公室布置时 以下哪些行为是不适宜的 C A 准备一些敞开的文件夹 贴上相应的标识条 B 办公桌抽屉物品要摆放整齐 不要放得太满且要经常清理 C 较大的物品放在稍高于眼光平行的层面上 用标签贴在各种物品的下方 D 下班前要整理好自己的办公桌 把文件 资料收藏好以免丢失和泄密 4 以下关于文员对办公室布置的情况 哪一个是错误的 B A 伸直双臂再合拢 在高于桌面 15cm 左右画弧形 手臂所能覆盖的桌子面积 比较适 合摆放与工作有关的物品 B 办公桌抽屉里的物品摆放要注意放置整齐 东西可放得满一些 C 各种类型的文件柜要分门别类安放文件 资料和物品 并贴上标识 D 纸张和较重的东西放在架子下面几层 较小的物品先放人盒中 再放在稍高于眼光 平行的层面上 用标签贴在各种物品的下方 5 在办公室里 D 的位置是上座 A 离入口最远 B 离入口最近 C 靠近门口 D 靠近窗户 6 传真机的使用哪一项是不对的 B A 发送前检查原稿质量 B 随时随地可向对方发送 C 不宜发送礼仪性文本 D 不宜发送私人 保密文本 7 在使用复印机的过程中 以下哪项内容是不恰当的 A A 接通电源可立即复印操作 B 选定复印纸后要抖松消除静电 C 选择复印倍率来决定复印纸尺寸 D 复印完毕应取下复印品和原稿 8 以下关于录音机的使用哪一项是不适宜的 A A 录音时需将监听开关至于 ON 位置 B 想保存录制好的内容 可将磁带盒两侧的防抹片除掉 C 机内话筒录音 注意最佳录音距离为 30 一 150 厘米 D 录音时要防止杂音混入 可采用传输线录音 9 以下关于投影机的使用哪一项是不适宜的 D A 安置窗帘遮挡室外光线 B 与其他设备正确连接 C 投影机要远离热源 D 应设置电脑的桌面屏幕保护功能 10 以下哪些不是文员在准备办公用品时的职责 B A 订购 B 制造 C 分配 D 储备 11 以下文员订购和储备办公用品的行为中 哪一项是不适宜的 B A 保留一张购货订单 收到货物时一一核对打勾 B 让员工们随意领取办公用品 C 通过电话订购或传真订购 可以提高交货速度 D 用库存一览表来储备办公用品 12 以下文员的工作顺序中 哪一项是正确的 B A 没有任何设想就应着手从事该项工作 B 文员也应具有适当判断情况 机智应对的应变能力 C 上司分派两项以上工作时 按照先来后到顺序进行 D 上司所指示的工作如果不合适 可以不实施 13 文员按照 优先顺序 处理工作 以下哪一项是不适宜的 D A 先将自己想做的工作以重要程度为标准分类 B 其次以紧急程度和重要程度为标准分类 C 同时考虑上司的意向和文员本身的工作效率 D 可以按照文员自己的习惯进行工作 14 文员必须管理好自己的时间 以下利用时间的行为中哪一项是不适宜的 C A 定好目标 把想做或需要做的事情写下来 B 尽量控制外来干扰 把重要工作安排在安静 有效的时间段里去做 C 每天把工作安排得超出工作时间 给自己压力 D 对每一项工作作出安排 定好最后期限 15 以下关于文员管理好时间的说法 哪一个是不正确的 D A 定好目标 把想做或需要做的事情写下来 B 想办法加快处理邮件 信件和其他反复出现的事务 C 开始工作之前要做好准备工作 就不会因遗忘某事而中途停顿 D 把零散工作安排在安静 有效的时间段里去做 16 以下文员对办公室零用现金管理的行为中 哪一项是不适宜的 C A 现金通常放在一个带锁的盒子里 放在带锁的办公桌抽屉里 B 把每一次支出的数额都记在零用现金单据中 C 标准的零用现金单据有一个签名 D 不允许任何人从零用现金基金里借钱 17 文员传达上司的指示时 哪一项做法是不适宜的 A A 传达可以根据上司主要意思 夹进自己的意见 B 必要时可形成文字材料 照本宣科 C 不可在普通电话 普通函件里传达有秘密内容的指示 D 重要的指示 应该要求被传达者复述一遍 以免漏听或漏记 18 文员必须具有合作精神 以下合作方法中哪一项是不适宜的 B A 善于同他人合作 密切配合 步调一致 B 应该有自己的个性 尽可能使别人服从自己 C 配备文秘人员时遵从异质结合的原则 D 公允地与同事分享胜利的成果 分担失败的责任 19 以下接打电话的行为中 哪一项是不适宜的 C A 电话机旁随时放着电话记录单或便笺和笔 一有留言就能立即记录 B 文员离开办公室时 要安排别人替你接电话 C 应随时使用手机在飞机上 饭店里 大剧院等进行联系 D 如果已经回电 但没打通 切记要再联系 20 以下哪个接打电话的行为是不正确的 A A 受到通话对方极大的责难 应针锋相对回击 B 给上司的留言下面朝下放在他的办公桌上 C 做记录时可以在便笺下垫一张复写纸 以防遗失后备用 D 中途因有事需放下电话请对方等待时 应把听筒朝下放置 21 文员在接打电话时 正确的做法是 B A 电话铃响一声就应接听 B 在电话机旁随时放着电话记录单和笔 一有留言就能立即记录下来 C 文员接听业务电话时 应首先让对方报出姓名 单位 D 文员替上司传话时 应考虑对方的情绪以个人的口吻转达 22 以下文员应遵守的电话礼仪中 哪一项是不适宜的 B A 考虑打电话的时间是否合适 B 打出电话 而对方无人接听 等铃声响了二 三下可挂电话 C 有时候上司过于繁忙 要求文秘人员编织一些 美丽的谎言 D 对待投诉电话先安抚他 以友善的态度表达歉意 并告知一定马上调查此事 23 以下哪些标准不是文员分拣邮件应该遵守的 C A 按收件人姓名分拣 B 按收件部门名称分拣 C 按私人公务标准分拣 D 换邮件重要性分拣 24 文员在拆邮件时 不正确的做法是 A A 拿到信件后在桌子上磕几下 然后用手撕开 B 应该把邮件分成最急件 次急件和普通件 C 经授权阅看信件时 应把重点部分用红笔划出 提醒上司注意有关问题 D 在移交物品要打印一份清单 注明收到日期 请接受人员签字 并保存好 25 文员如果误拆了非本公司的信 应该 A A 在信封上注明 误拆 写上自己姓名的缩写 并把信重新封好并退回去 B 在信封上注明 误拆 写上自己姓名的缩写 把信敞开并退回去 C 在信封上注明 误拆 把信重新封好并退回去 D 写上 查无此人 并把信重新封好退回去 26 邮件送到单位所租的信箱 由文员开启 取出邮件带回办公室 以下哪项事情与文员 的工作要求不一致 D A 每天开箱次数与邮局投递次数一致 B 取出邮件立即返回办公室 C 事先带上包袋返回办公室 D 应提高办事效率 把取邮件与其他事一起办 27 邮件的寄发不要考虑以下哪个因素 D A 时间 B 便利 C 经济 D 爱好 28 文员打印寄往欧美国家的信封 收信人内容的打印顺序应该是 C A 国名 地址 部门 姓名 B 姓名 地址 部门 国名 C 姓名 部门 地址 国名 D 姓名 国名 部门 地址 29 传真机最好用来传送以下哪种邮件 D A 一般的图纸 B 机密文件 C 很长的文件 D 感谢信 30 以下关于握手的礼节 不正确的是 C A 上级先伸手后 下级才能相握 B 一般社交场合握手不可太用力 但也不可漫不经心用手指尖点一下 C 双方有很多人时 可以交叉握手 D 握手时应上身稍前倾 双目注视对方 微笑致意或问好 31 文员在处理信访工作时 由收信人 单位 复信的情况是以下哪一种 A A 初次写信 或有过激言行的 B 有过激言行或漫骂领导的匿名信 C 已做结案处理的 D 没有具体内容的匿名信 32 文员从事信访工作 在处理顾客或其他人的来信时 不应 C A 拆开后信纸在后 信封在前 一并装订 有转办单的放在信纸前面一并装订 B 对写信人的各项情况逐项登记 C 处理信件按照 分级负责 归口办理 原则 进行转办 交办或自办 D 对问题复杂 调查处理的时间较长的信件 应复信作解释和答复 33 在会议开始前和进行过程中 文员的以下哪项活动是不恰当的 C A 协助签到 B 分发资料 C 作会议记录时离开会议室接听电话 D 暂时保管与会者的物品 34 文员进行会议的计划和准备时 不应该做的是 A 文员按照上司的指示 应事先调查时间安排对参加者是否方便 B 什么日期 时间召开会议应要考虑议题的紧急程度 C 会议场所的选择 要根据会议时间长短 花费多少作决定 D 文秘人员必须配合会议议程 详细检查各项工作 35 文员做会议记录时 可以在会议记录中 C A 加入自己的主观意见 B 不记录议题 C 与发言者用词不一致但意思完全一致 D 对所记内容作评论 36 会议中有时有人会要求把他发言的一段不作记录处理 这时文员应 D A 不理睬 B 不征求主持人意见 停止笔录 C 征求主持人意见 停止笔录 不关录音机 D 征求主持人意见 停止笔录 关录音机 37 上司决定参加某个会议时 文员不应该 A A 只在便笺上写好会议名称 B 除了送来的资料外 也必须收集其他上司有必要的资料 C 如果是第一次前往的公司外的地点 要先了解场地情况和交通所耗费的时间 D 和上司先充分沟通 避免在会议进行中遇到电话联系的不便 38 以下哪一种类型适合自由谈话 或是收集创意的会议 C A 口字型 B 教室型 C 圆桌型 D U 字型 39 以下关于交互式电话会议的功能中 哪一项是不具备的 A A 审查功能 B 保密功能 C 欢迎词播放功能 D 报数功能 40 有时应上司要求 文员参与会见或会谈 以下哪项内容不是文员的任务 B A 准备资料 B 发表意见 C 现场服务 D 会议或会谈记录 41 文员根据上司指示 向对方要求约会时 以下哪种做法是错误的 D A 如果用写信的方式 在估计对方收到信后 再打电话确认 B 告知你或上司的联系电话 以便有变化时可立即通知 C 对方越忙越必须早一点联络 D 如果上司出差 可以在他回来的当天安排约会 42 文员制作日程安排计划表时 以下哪一种情况应避免 D A 上司没有经过文员而决定的日程安排计划 也必须填写在计划表上 B 如果表上的空白处太少 可以使用速记符号或自己能够了解的简单符号 C 制作日程安排计划表时 要留意上司改变思考的时间和路途上的时间 D 日程安排计划笔记本如果已经使用一年以上 可以废弃 43 在某些情况下 文员在安排日程计划表时可能获得上司的完全信任 取决于两点 一 是掌握足够的知识 了解业务的轻重缓急 另一是具有 B 了解要求约会者的心理 A 社交的能力 B 说话的技巧 C 听话的能力 D 听写的能力 44 以下关于确认上司日程安排计划的行为中 哪一项是不适宜的 A A 以电话方式决定面谈或开会的重要预定计划 不用再以书面形式确认 B 上司和文员必须在周末核对下周的行动计划 每天早上核对当天的行动计划 C 如果会议的主办者是上司 就要确认 至少在举办日的二 三天前 会议室 D 会议 面谈所必须的文件及资料 要在前一天就准备好 45 文员应该为上司的商务旅行作许多准备工作 以下哪一项是不适宜的 B A 准备旅行计划和旅馆信息 B 代替上司制定约会计划 C 为商务洽谈收集资料 D 把上司商务旅行时需要带的行李列出清单 46 以下关于预订工作的行为中 哪一项是不适宜的 D A 与人联系要记下对方姓名 同时告知你的姓名 需再打电话弄清疑点应找同一人 B 首先要了解火车运行时间 上司对铺位的要求 C 如果预订需要有保证 应事先申明 如果想取消预订 也要在结帐之前打电话 D 不一定要弄到确认旅馆预订的传真或其他书面形式的证明 47 上司出差 文员预订机票时 以下哪一种做法不正确 D A 首先搞清楚上司想作什么样的安排 B 办理预订飞机票手续之前材料要备齐 C 与人联系时要记下对方姓名 同时告知你的姓名 如有疑点 应找同一个人 D 不必提前在取票前或出发前再用电话予以确认 48 照料上司身边琐事的说法 哪一种是不正确的 D A 有更多的机会体会到文员在工作 知识 能力上的从属性 B 到了用餐时间 上司仍有公事或正在与人谈话 要利用适当时机提醒上司用餐 C 对上司的健康管理包括预防 治疗 病后调理各阶段 D 应酬需要更换衣服 这是上司个人的需要 不必给予协助 49 以下关于名片的使用方式 哪项是错误的 D A 文员应在任何时候 任何场合携带名片 B 向别人递送名片时应双手捧交 将文字下面朝向对方 C 如果对方给你名片 而你恰好没有带在身边 应说明并表歉意 D 各自只能当面递送 寄去是不礼貌的 50 文员遇到对方递送的名片上有较罕见的字 应 D A 不作声 等无人时查字典 B 作判断 用同偏旁的字音读 C 不用读 只称呼姓即可 D 请教对方 可否请问一下 这个字怎么念 51 以下关于交际礼仪的举止行为 哪一项是比较适宜的 D A 用后跟着地走路 B 正式场合 女性文员的双腿可交叠翘成二郎腿 C 男性在任何场合都可戴着手套握手 D 穿着短裙的下蹲姿势 应跨前半步后腿虚跪 上身保持挺直 蹲下时慢悠悠地弯下 腰 52 社交场合很讲究次序礼仪 一般 B A 以右为次 B 以右为尊 C 以后为次 D 以左为尊 53 当文员获知婚丧喜庆的消息后 首先应 D A 向上司报告 B 送礼 C 写信 D 查证消息的可靠性 54 文员协助举行宴会时 不用考虑 D A 宴会的形式与气氛 B 交通是否方便 C 有无停车场 D 有无休息室 55 以下说明宴会的种类与形式的内容 哪一项是正确的 C A 鸡尾酒会一般以邀请夫妇同时出席为好 B 茶会对茶叶和茶具的选择比较讲究 一般在餐厅举行 C 工作餐是非正式宴请形式 早 午 晚举行均可 D 午宴一般不设固定席位 以便于客人社交 56 以下关于文员的宴会礼仪中 哪一项是正确的 D A 用叉 匙进食时 将餐具的整体放人嘴里 或用舌头去舔 B 站起身来在餐桌的另一边夹取自己喜欢的食物 C 口内含有食物与人说话 D 吃西餐时用左手把汤盘靠近自己一边方向稍稍提起 再用汤匙轻轻由里向外舀去 57 以下餐巾的使用方法是正确的 C A 中途离座 把餐巾放在椅子上 B 用来擦刀叉 C 用来擦嘴唇嘴角 D 塞入衣服领口里 59 以下文员应遵守的参加宴会的礼仪中 哪一项是不适宜的 C A 应选择轻软而富于光泽的衣料 用黑 红 白等纯色为宜 B 白天赴宴应选用香味较浓的香水 夜晚则应选用香味优雅的香水 C 未用完一道莱时 应将刀叉平行排放在盘了上右侧 叉尖向上 刀刃向内 D 文员应在上司之后与对方碰杯 碰杯时应目视对方以示敬意 60 上司参加各种应酬和会议 有时需要更换服装 文员应 A A 通知上司家人把衣服送达 B 自己到上司家里去拿 C 让上司自己去家里更换 D 去买新的服装 61 以下关于说话的要领中 哪一项不适宜 B A 语句要简短 B 由过程先说 C 利用重复的效果 D 说话时考虑时间 地点 场合 对象因素 使用模糊语言 62 接受忠告的正确反应是 D A 以烦躁的倾听 B 尽量把责任推给别人 C 应辩解说 那是因为 D 切勿感情用事 63 办公室人员在社交活动中应如何选择话题 哪些是属于合适的话题 A A 有共同利益的话题 B 夸耀自己的话题 C 保密的话题 D 应当忌讳的话题 64 将同文多页沿边取齐后均匀错开 从首页到末页 在页边加盖一完整公章 可以证明 文件各页确实是同时形成 以杜绝日后篡改之嫌疑 这是 A A 骑边章 B 封存章 C 骑缝章 D 证见章 65 值班人员不应该做以下哪类事情 A A 签发文件 B 分发会议通知 C 询问情况 D 传达指示 66 文员要做好档案收集 应该收集的文书资料是 A A 下级单位报送的报告 统计报表等 B 未经签发的文电草稿 C 单位内部互相抄送的文件材料 D 本单位负责人兼任外单位职务所形成的文件材料 67 以本单位与外单位就某些问题的往来文书为标准立卷 如问函与复函等用 A A 按通讯者特征立卷 B 按地区特征立卷 C 按文种特征立卷 D 按作者特征立卷 68 文书立卷归档要求遵守一定的制度 包括以下方面 B A 归档内容 归档时间 保密要求 B 归档范围 归档时间 归档耍求 C 收集范围 归档时间 管理制度 D 归档范围 时间限度 归档材料要求 69 文书立卷的归档制度包括三方面 归档范围 A 和归档要求 A 归档时间 B 归档凭证 C 归档模式 D 归档历史 二 判断题 1 办公室环境布置的目的之一是为了建立挡驾制度 2 办公室的灯光照明要避开自然光 最好用人工灯光 3 在阳光明亮的教室和会议室内使用投影机 效果不受影响 4 没有两位办公室人员一天的工作内容是完全相同的 但像核对文员的日志与上司的 日志的事项是否一致则是典型的工作 5 文员第一次做一项工作时应该快一些 如果错误可以再做一遍 6 善于合作指每一个文秘人员都要谦虚 谨慎 对同事尊重和理解 即不能违反同事 的意愿 7 文员对支票管理要谨慎 支票簿与印章应该一同锁入抽屉 8 文秘人员对上司支票往来管理要谨慎小心 支票簿与印章应该一起收藏 以避免被 盗用冒领 9 文员传达上司信息时 可以把上司的话语加多或减少 以个人的口吻来转达 10 文员代替上司传达不利消息时 因为当这个信差很困难 所以要拖到最后一刻行 动 因为上司震怒 自己转达口信的语气也应该变成上司的语气 11 如果文员要找的人是一位比上司地位高的人或尊长 你跟对方的文员说完之后就 应该叫上司接过电话 告诉上司要找的人马上就会来听电话 让上司直接与对方通话 12 文员对报纸和杂志的处理 可以挑出上司喜欢的报纸和杂志放在他的办公桌上 其他的放在报刊架上供大家阅读 13 文员应避免不必要的通信和邮寄 尽可能频繁的联系集中起来分批进行 14 文员在工作时间如需要补妆 应随时随地进行 15 文员在工作时间如需要补妆 应该去洗手间 16 男女之间 男士先伸手了 女土才能与之相握 17 按英美国家习惯 文员接待来访者 应该站起来与来访者讲话 18 如果需要与来访者确定会面时间 应先征求来访者方便的时间 查看上司的时间 表 如果这一时间有空 就可答应下来 19 如果会客室的门是拉开的 文员进入会客室后 才能让客人进入 20 如果会客室的门是拉开的 先让来访者进入会客室后 文员立即换手握住室内的 门把手 以轻盈的步伐进入室内 轻轻关上门 21 如果会客室的门是推开的 文员应先小步走进会客室 等客人进入后 再轻轻关 上门 22 介绍地位相同的人时 应按照到职的先后 先介绍新进的职员 若同时到职 就 先介绍年纪较轻的人 23 文员作介绍 应先介绍地位高的人 再介绍地位低的人 24 文员作介绍 若年龄 地位都相同 应从较亲近的人开始介绍 25 同时介绍很多人时 可从右至左 按顺序介绍 26 如果是你主持会议 则要做好笔记并把每次会议纪要的打印件存放进一个会议文 件夹 如果以后出现问题 可以查看笔记 证实某一天你曾给某人安排了某件工作等 27 为来自外地的与会者安排宾馆住宿 最方便的安排是在同一家宾馆为与会者预定 房间 只要弄清有多少人数即可 28 假如上司不准备参加某个会议 应立即将会议通知丢掉 以免干扰其他事情 29 如果会议气氛紧张 且对上司立场不利时 文员可借奉茶为名 态度和蔼 轻柔 缓慢地端出茶点 以消除紧张的气氛 30 会议租用的设备 文员必须确保宾馆 或其他供应者 把所需用设备都送过来 并在会议开始前有足够的时间布置好 这些设备应由文员具体操作和负责 31 代表会议依法定期召开 与会代表必须达到法定人数方为有效 因此文员应仔细 核对出席人数 32 如果上司一年之中交往很多 但很难记住每一个人和每一次见面的情况 文员应 把有关资料输入电脑 准备交往提示文件 33 受到直属上司以外的指派时 假如是文员自己能够安排办理 而且不会影响到直 属上司所指示的工作就可以接受 否则要向直属上司请示后再作决定 34 如果不小心发生日程安排计划重复的情形 就要排定能够动用的空档 自己决定 优先顺序 35 上司自己安排的约会忘了事先告诉你 出现约会冲突 解决方法是让上司先见他 自己安排的那一位 36 文员因为已经打过电话 并给对方留了言 即是已经完成任务了 做过某项工作 和 完成某项工作 是完全相同的 37 对于误投邮件 文员可先拆开看看 然后在信封上写上 该地址不对 并把它退 回去 38 假如对方所要求的日期已经被预约 除非有相当的确认 文秘人员切不可独断地 拒绝 应该问明上司的意思 因为或许那是件必须取消原定约会的重要事情 39 拜访长辈或地位较高人士时 可先请人递上你的名片 以作通报 40 当上司要求文员协助私人事务时 就把它当作是上司利用文员下属同事的关系来 协助他解决私人的事务 41 即使是上司私人的应酬 文秘人员也应该积极 乐意地去协助 42 如果是沿着人行道走 两个人并行 尊贵的位置 是在右边 三个人并行 则在 中间 43 文员坐下时 脚尖在膝盖垂直线以内 也可稍向左侧后右侧 膝盖与大脚可分开 44 女性文员坐下后 臀部在椅子上只坐三分之二 后背离椅面有一个拳头大小距离 45 当与人擦肩而过 或越过长辈 上司前面 或因事中途离坐时 都要招呼一声 46 交际应酬要讲求时效 若时机错过再来补救 不但无法表达诚意 还会破坏彼此 关系 47 宴请的菜谱应符合对方的饮食习惯 但必须有反映我国传统风味的土特产品 如 茅台等烈性酒 48 不要在酒宴上评论或附和别人对某人的议论 也不可评论菜肴的优劣 49 用叉 匙进食西餐时 可将餐具的整体放人嘴里 或用舌头去舔 50 宴请的请柬一般要提前一至二周发出 以便客人及早安排 已经口头约定的就不 要补发请柬了 51 无论何种礼服都应考虑宴会的地点 时间 形式 请帖上指定打 黑领结 便表 示穿无尾正式礼服 52 鸡尾酒会一般要安排好座次 在请柬上注明对着装的要求 53 口头语言视时间 场合 对象的不同而有所不同 对上司或长者说话 应文雅些 对一般同事或顾客说话 就可通俗 54 要发问或有意见时 应该等上司说完话之后再发问 可以提出自己的看法 如果 上司不加采用 应说服上司 55 如果要拒绝别人 最好是依照自己和对方的人际关系程度 分别使用表示方法 以避免因为拒绝而发生不必要的困扰 56 合适的话题可以有双方都感兴趣的 有共同利益的话题 比较高雅的话题和夸耀 自己的话题 57 凡是单位撤消 原公章应立即停用 不用通知有关单位 58 监印员可把印章携带出办公室 去其他地方盖章 59 文秘人员开出的介绍信的正本和存根必须一致 可以出具空白介绍信 60 值班人员要认真填写值班接待登记表或值班日志 直接解决不了的问题要报请领 导批示或转交有关部门处理 61 面对突发事件 值班人员有时在领导人未指示前就要采取临时应急措施 62 办公室人员值班工作的制度有交接班制度 请示报告制度和安全 保密制度 但 没有岗位责任制度 63 列入保密范围的公文 应在产生的同时 由制文机关确定密级和保密范围 密级 和保密期限的变更和解密 64 注办是指文秘人员在 文件处理单 上或文尾的下角注明公文办理的结果 65 档案是指使用过的 文件中所指事情已经办理完毕 具有保存价值的文书 66 即使客观形势发生变化 也不应变更档案的密级 期限 67 文书部门立好的案卷 必须逐年移交给档案室集中保管 称为 归档 有归档范 围和要求 但没有期限 68 文秘人员或文书人员依照已经编好的立卷类目 将已经处理完毕的文件 随时按 类目上的对应条款归人卷内 即为年终归卷工作 三 简答题 1 什么是受意 受意有几种 办公室人员应怎样运用受意方法 教材 P35 2 文员进言是指什么 进言具有什么作用 方法和要求是什么 P36 37 3 来信受访的范围包括哪些 p109 受理与处理的程序和基本要求是什么 p109 110 4 文员受上司指示 向对方要求约会时应注意哪些要点 决定时间 地点时要注意什 么 p170 171 5 文员利用提示系统提醒上司的工作 有哪些提示系统 具体做法是怎样的 p178 181 6 文员所作的完整的会议记录应该包括哪些事项 p137 7 提高会议效率可以有哪些做法 p156 159 8 文员所作的口头报告的基本方法是怎样的 有什么要求 p234 9 办公室人员为了说服对方接受自己的看法应该怎么做 要领有哪些 p237 238 10 单位印章主要有哪些 p244 245 印章的刻制和使用有哪些规定 p245 247 11 按照 2000 年 国务院行政机关公文处理办法 的规定 国务院规定的行政公文共 有几类几种 p255 12 公文的完全格式包括哪几项 请写出这些项目 P255 256 13 文员根据单位需要向外或向内发文 需要经过一系列程序即为发文处理过程 请 说明这一系列过程 P259 263 14 什么是文书的立卷特征 通常可以按照哪几种特征立卷 p265 267 四 设计题 1 小李是刚到公司的文员 公司办公室内有各种文件柜 储物架 书报架 办公室主 任给她配置了带锁的办公桌 电脑 电话机 还给了她新的文件架 文具用品盒 各种笔 胶水 剪刀 参考书 需要翻译的资料 公司印章 印盒 墨水 复印纸 2 刀 要求小 李整理好办公桌 把东西分门别类放置在适当的位置 小李应该怎么做 P13 2 安徽某企业欲与上海某企业合作 上海以品牌 技术入股 利用安徽比较便宜的原 材料和人工 共同生产国内紧缺的产品 上海代表团一行 10 人将于 8 月下旬来访 商议合 作的具体事宜 办公室主任请小李作好准备 假如你是小李 你怎样设计这个接待方案 P121 3 康桥宾馆位于本市南京西路 45 号 是个中型宾馆 有会议室 餐饮 停车场等 某企业准备在 11 月 15 日上午 9 00 到 12 00 召开全厂中层干部大会 讨论第二年产品发 展和销售计划 地点就在康桥宾馆的 12 楼会议室 这次会议由总经理办公室负责安排 办 公室主任让小付拟一个会议通知 他应该考虑哪些问题 P123 4 文秘人员如何主持会议 应注意哪些细节 P145 5 麦格公司为了解新产品的科技含量和市场竞争力 以制定合适的价格打入市场 决 定召开专家座谈会 对新产品进行评估 办公室人员应该如何准备和开好这次座谈会 P150 6 某个下雨天 在利达公司内召开的新产品推介会结束了 公司的大型会议室有很各 种会议用品 室外有接待处 公司还租了汽车来接送来宾 为圆满结束这次会议 办公 室人员在会后应该做些什么工作 P134 7 科达公司召开中层干部扩大会议 参加人员为总经理 副总经理 各职能部门的正 副经理 办公室正副主任和职工代表等 共 46 人 会议文秘人员和其他服务人员 4 人 会 议时间为 5 小时 参加会议人员月平均工资为 2400 元 其他收入 600 元 假设一个月工作 30 天 一天工作 8 小时 会议后勤费用开支有 文件材料费 200 元 饮料费 100 元 因会 议紧张安排午餐 餐费每人 10 元 请计算会议的成本 P161 8 文秘人员在单独或随同上司旅行结束后 要做好哪些工作 P196 9 文员应该为上司的商务旅行作许多准备工作 在准备国内国际旅行时要考虑哪些项 目 P186 履行哪些职责 P1182 10 某公司成立三周年 准备举行大型宴会 办公室人员应该如何做好准备 要做哪 些工作 P126 11 文秘人员经常要代替上司选择礼品 向他人赠送礼品 在处理这些事情应考虑什 么 怎样做 P223 12 上海某企业欲与德国某企业合作 德国以品牌 技术入股 利用上海比较便宜的 原材料和人工 共同生产国内紧缺的产品 德国代表团一行 9 人将于 8 月下旬来访 商议 合作的具体事宜 办公室主任请小李作好准备 假如你是小李 你怎样设计这个接待方案 P152 13 某中外外资公司总部德方总经理来访 恰逢生日 上司要求文员小陈购买礼物赠 送 小陈应如何办 要考虑哪些因素 P223 14 总经理把保管单位公章和盖印的任务交给了秘书小付 小付应该怎样做 P248 五 案例分析题 1 新加坡利达公司销售部文员刘小姐要结婚了 为了不影响公司的工作 在征得上司 的同意后 她请自己最好的朋友陈小姐暂时代理她的工作 时间为一个月 陈小姐大专刚 毕业 比较单纯 刘小姐把工作交代给她 并鼓励她努力干 准备在蜜月回来后推荐陈小 姐顶替自己 某一天 经理外出了 陈小姐正在公司打字 电话铃响了 陈小姐与来电者的对话如 下 来电者 是利达公司吗 陈小姐 是 来电者 你们经理在吗 陈小姐 不在 来电者 你们是生产塑胶手套的吗 陈小姐 是 来电者 你们的塑胶手套多少钱一打 陈小姐 1 8 美元 来电者 1 6 美元一打行不行 陈小姐 对不起 不行的 说完 啪 挂上了电话 上司回来后 陈小姐也没有把来电的事告知上司 过了一星期 上司提起他刚谈成一 笔大生意 以 1 4 美元一打卖出了 100 万打 陈小姐突口而出 啊呀 上星期有人问 1 6 美元一打行不行 我知道你的定价是 1 8 就说不行的 上司当即脸色一变说 你 被解雇了 陈小姐哭丧着脸说 为什么 上司说 你犯了五个错 陈小姐被解雇是因为上司说她犯了五个错 分别是什么 她在电话礼仪方面还犯了哪 些错 2 文员邓小姐第一天上班 上司让她负责处理公司的邮件 早上第一批邮件到了 邓 小姐正忙着打电话 她让送信者把信就堆放在已有一些信件的办公桌上 一边打电话 一 边拿过笔签了字 打完电话 心不在焉地把所有的信都剪开了 其中一封信被剪掉了回信 地址的一角 她也没有注意 她抽出所有的信纸 放在一边 而把所有的信封放在了另一 边 邓小姐拿起一张信纸看了起来 只见上面写着 亲爱的红 她意识到拆错了 信 匆匆看完了信 她把信又用胶水粘了起来 但是外表还是有些痕迹 她又看了几封信 其中有一封急件 觉得应该由上司回信 于是 她把几封信混在一起放在上司的办公桌上 这时 上司把写有美国地址的英文名片 让她打印一个寄往美国的信封 邓小姐按照以往 写信的习惯 把收件人地址 姓名打印在信封的上面 把公司的地址打印在右下角 你认为邓小姐处理邮件是否正确 为什么 请讲出理由并说明正确的做法 P73 3 文员小曹向分管营销业务的孙副经理请示了业务处理的意见后 又遇到了负责宣传 的张副经理 小曹又向他作了请示 结果两位领导的意见很不一致 小曹无所适从 两位 领导也因此矛盾加深 孙认为小曹与张关系亲近些 支持过张 认为小曹有意与他作对 而张认为此业务是他引介的 小曹应先同他通气 请你分析小曹这样做对不对 错在哪里 面对这种情况小曹应该怎么办 4 某年 3 月 5 日 新欣化工公司的总经理出差了 这次的期限是从 3 月 5 日至 3 月 12 日 预定 12 日上午回来 文员小王负责处理公司的各类邮件 小王从收发室取回了邮 件 其中上司亲启的信一封 一个邮包 总经理办公室收件三封 其中有一封寄自河南分 公司的信总经理曾关照过让销售科科长处理 正好销售科的小李走过办公室 小王说 小李 把这封信交给你们科长 小李把信带走了 小王把总经理亲启件放在总经理办公桌的抽屉里 又拆开总经理办公室收件 一封是 邀请总经理参加定于 3 月 12 日下午的研讨会 小王想 总经理前几天还谈到准备参加这次 研讨会 12 日他正好回来 一定会参加的 于是小王打印了接受邀请的回信 明确告知对 方总经理将参加会议 并替总经理签了名 拆开第二封信 拿出信纸 里面还有两张产品 样品的照片 小王看了信的内容 附件里说明有三张照片 小王不知道如何处理 她把照 片又放回了信封中 小王拆开邮包 发现是产品研发中心为了开发新产品 在前几天订购的新型材料 一 共有五个品种 小王凭印象觉得订购的是三种 多了两种 心想 是供应商主动送来的 不拿白不拿 于是她打电话让研发中心的人取走了 小王处理邮件的做法是否正确 如果不正确 正确的做法应该是怎样的 5 某国营企业总经理办公室人员小赵正在看当天准备上报的统计报表 本公司一位实 习生 刚从大学经济管理专业毕业的小林走了进来 小林针对该公司管理写的毕业论文中 的某些观点和见解很得指导老师赏识 他本人也认为对公司改革有一定作用 他准备找总 经理谈谈 小赵客气地请小林坐下 说 总经理外出了 有什么事请跟我说吧 小林就 滔滔不绝地讲了起来 小赵一边听 一边看报表 小林言谈中常带 像我们这样的小公 司 小赵越听越不高兴 结果没等小林把话说完 他便满脸怒气地说 公司小是否 埋没了你的才能 你是大材小用 为什么不去大公司呢 小赵的冷嘲热讽 激怒了小林 引起了激烈的争执 最后小林气愤地离开了办公室 小赵还在闷闷不乐时 三名被解职的职工吵吵嚷嚷地进来了 他们因平时工作不遵守 纪律 完不成任务被解职 此刻要找总经理解决他们的问题 小赵说总经理不在 想请他 们坐下来慢慢谈 他们不相信 非要找总经理不可 正好总经理走了进来 他们怒气冲冲 地推推搡搡 揪住总经理的衣服不放 小赵在一边干着急 不知道怎么办才好 你认为小赵在这两件事上做得怎么样 他有什么失误 他应该怎么做才对 6 东华公司办公室人员小沈能讲一口漂亮的法语 小陈则很喜欢打扮 公司明天要与 法国某公司谈判 古总经理叮嘱担任翻译的小沈和作会议记录兼会议服务的小陈要好好准 备 小沈和小陈除了在文本 资料等方面作了准备 还化了一番功夫进行了打扮 正式会谈这天 只见坐在古总经理一旁的小沈衣着鲜艳 金耳环 大颗宝石戒指闪闪 发光 这使得古总身上的那套价值千元的名牌西服也黯然失色 古总经理与法国客商在接待室内寒暄时 小陈拿来了托盘准备茶水 只见她花枝招展 一对大耳环晃来晃去 五颜六色的手镯碰桌有声 高跟鞋叮叮作响 她从茶叶筒中拈了一 撮茶叶放入杯中 这一切引起了古总经理和客商的不同反应 客商面带不悦之色 把自 己的茶杯推得远远的 古总经理也觉得尴尬 谈判中讨价还价时 古总一时性起 双方争 执起来 小沈站在古总一边 指责客商 客商拂袖而去 古总望着远去的客商的背影 冲 着小沈 托你的福 好端端一笔生意 让你给毁掉了 无能 小沈并不知道自己有什么过错 为自己辩解 我 我怎么啦 客商是你自己得罪的 与我有什么关系 小沈和小陈的穿着打扮 言谈举止是否正确 正确的做法应该是怎样的 7 小李受上司委托在浦东机场接到公司的一位重要客人 欢迎 欢迎 嘴里说着 并不主动伸手 等客人伸手了 小李才与之相握 小李一把拿过客人的行李 放入汽车的 行李箱 接着引导客人到副驾驶座位上 说 坐在这里视野好 然后 自己坐在汽车 后排座位上 一路上 小李非常关心地询问了客人所在公司的情况 打听客人的收入 福 利和家庭情况 而这位客人似乎对这一切不很满意 话越来越少 小李有点摸不着头脑 心想我这么殷勤地对待他 他怎么 你认为小李的举止是否合乎礼仪 为什么 小李应该怎么做才是正确的 8 波扬公司资金积累在本市市中心召开大型新产品订货会 参加的有本单位 外单位 的人员 总经理让办公室负责安排 会上要放映资料电影 进行产品操作演示 而公司没 有放映机 预定会议厅和租借黎明大厦的会议厅 会议的召开时间是 8 月 9 日上午十点整 而资料放映时间是十点十五分 刘小姐打电话给租赁公司 要求租赁公司在 9 日上午九点 四十五分必须准时把放映机送到黎明大厦的会议厅 会议开幕前 办公室人员去黎明大厦布置会场 结果发现会议厅靠近热闹的马路 噪 音很大 9 日上午 大家正在紧张地做着最后的准备工作 刘小姐一看表 呀 已经 9 点 五十分了 放映机还没有送到 刘小姐马上打电话去问 对方回答机器已送出 眼看着各 地方来宾已陆续进场 刘小姐心急如焚 突然外面一阵喧哗 有人在大声嚷嚷 怎么 这个地方连停车场也没有 问题 1 假如你是刘小姐 对接下去可能发生的各种情况 应该如何处理 2 假如放映机在十点十分还未送到 你还应该做些什么 3 从这件事中你得到了什么教训 9 公司经理在星期一早上告诉文员小刘 星期四上午 9 00 到 1l 00 召开销售员会 议 要求小刘通知有关人员 小刘刚到公司不久 不太清楚公司有多少销售员 她到几个 业务部门转了转 大多数人外出了 也没有遇到销售员 接下来小刘忙于其他的事情 几 乎把通知的事忘了 一直到星期三下午 经理问她会议通知了没有 她才匆忙在公司的布告栏里写了如下 的通知 兹定于星期四上午在会议室召开销售员会议 会议重要 请务必出席 星期四上午 8 30 左右 有 2 个销售员到了会议室 但会议室里没有人招呼 以为会 议不开了 坐了一会就走了 9 00 左右有 6 个销售员来了 什么资料也没带 其中两个 说 他们已经约好客户在 10 00 见面 到了 10 点 只剩下 4 位销售员 也谈不出什么 东西 会议草草结束了 经理很不高兴 公司一共有 12 位销售员 事后去问另外 4 位 他 们说 根本没有看到通知 经理对小刘非常不满 请问 小刘究竟错在哪些地方 正确的 做法应该是怎样的 10 为迎接兄弟单位和上级部门的卫生检查 某局要召开迎接卫生检查动员大会 局 长要秘书小万写一份通知 小万一边写一边想 有些部门的领导一向不重视卫生问题 如 果他们知道召开的是卫生工作会议可能自己不来而派其他人员来了 于是他写了如下的通 知 会议通知 经局领导决定 兹定于 4 月 2 日上午 9 时在局办公大楼会议室召开各部门负责人会议 会议重要 请准时出席 小万将通知下发后不久 就接到了不少部门的电话询问开什么会议 言谈中颇有些责 怪的意思 问题一 小万错在哪里 应该怎样写这份会议通知 过了几天 局里召开传达上级精神党员代表大会 有数百人参加 小万负责会议材料 工作 会议上 听完报告后 进人小组讨论 这时却出现了麻烦 不少代表 特别是特邀 代表和列席代表不知道参加到哪一组讨论 因为打印的分组小组名单上 根本没有他们的 名字 一查底稿 原来是打印人员翻重了页 校对也马马虎虎 没有更正 一些特邀代表 和列席代表认为是对他们不尊敬 纷纷离会而去 会场上出现了一阵骚乱 问题二 作为大会组织者 小万错在哪里 针对这样的紧急情况 他应采取什么措施 11 请将下列文件分别组合成三至四个案卷 并拟制案卷标题 1 市教委关于 2003 年招生工作的通知 2 东方学院关于招生工作院务扩大会议纪要 3 东方学院 2003 年招生工作计划 4 东方学院关于 2003 年招生工作的请示 呈市教委 5 市教委关于东方学院 2003 年招生工作的批复 6 东方学院院务会议关于调整系主任的决定 7 东方学院关于调整系主任的通知 8 东方学院关于做好开学工作的通知 9 东方学院各系关于开学准备工作的报告 10 东方学院各系关于加强学生思想工作的报告 11 东方学院各系关于提高教学质量的报告 12 东方学院 2003 年度工作总结 12 请将下列文件分别组合成三至四个案卷 并拟制案卷标题 1 利华公司 2003 年 2 月份经理会议记录 2 利华公司 2003 年销售计划 2 市工商局关于年检工作的通知 3 利华公司致香港凯福公司关于合作事宜的函 5 利华公司 4 月份经理会议记录 6 市物价局关于物价检查的通知 7 香港凯福公司关于合作事宜给利华公司的复函 8 利华公司 2003 年 6 月份经理会议记录 9 利华公司与香港凯福公司会议纪要 10 利华公司 2003 年 8 月份经理会议记录 11 市税务局关于税务自查的通知 12 利华公司 2003 年销售工作总结 13 皇朝贸易公司总经理办公室的秘书是李丽 她聪明能干 在公司深受重用 她经 常与罗浪斯公司的总经理秘书陈珍妮在一起游玩 两家都进行皮革进出口贸易 虽然两人 的性格完全不一样 李丽热情开朗 乐于助人 陈珍妮温柔沉静 内向含蓄 两人几乎是 无话不谈的好朋友 在一次闲聊时 陈珍妮说最近的心情不太好 因为公司生意一直不佳 总经理急得茶 饭不思 并且常常把气出在她的身上 李丽说 你也不要太在意 我们做秘书的要自己 调节心情 我们公司的成绩倒不错 我们经理在今天上午就签定了一个合作意向书 有上 千万元 如果这笔生意做成 可以赚进一百多万元 我没法告诉你详细情况 但这次谈判 确实非常顺利 李丽一边说 一边沉浸在谈判成功的喜悦之中 过了几天 李丽跟随总经理去白天鹅宾馆与德国某贸易代表团签定正式合同时 超过 了约定时间 还不见代表团的影子 后来德国某公司长驻中圉的代表打来电话说 代表 团已与昨天回国 就在昨天上午与贵市的罗浪斯公司签定了购货合同 价格低于贵公司百 分之十 皇朝贸易公司上下都非常沮丧 李丽更是懊恼无比 她想没有提醒总经理及时采取快 速行动 也责怪自己没有时时注意德国代表团的动向 令她百思不得其解的 罗浪斯公司 是怎样获取德国代表团的情报的 他们是如何抢走生意的 问题 1 罗浪斯公司是怎样获得德国代表团的购货合同的 2 秘书与亲朋好友谈话或闲聊时 是否可以不分场合 不分对象畅所欲言 3 企业的机密有哪些 4 秘书在日常工作中应该怎样做好保密正作