XX项目采购实施方案

1 项目采购实施方案 一 采购工作基本程序 1 国内设备采购基本程序 分公司采购部 工作内容及相关方 编制项目采购计划 项目网络进度计划 项目部 落实招标技术条件 设计院 项目部配合 合 招标方案申请 审批 领导小组 编编制招标文件 询价文 件 审核及审批 项目部 领导小组 发出招标文件及接收 招标文件 询报价 开评标会 组织及评审 领导小组 招标办确定中标人及发出中 标书 招标办 签订合同 收取及确认图纸 供应商 设计院 催交 监造 检验 运输 通关 装船 海运 保险 通关手续 及海运 招标办 货代 港口接货 内陆运输 检验 接收 仓储 货代 项目部 2 2 第三国采购基本流程 分公司采购部 或设备公司 工作内容及相关方 编制项目采购计划 项目网络进度计划 项目部 落实招标技术条件 设计院 项目部配合 合 招标方案申请 审批 领导小组 编编制招标文件 询价文 件 审核及审批 项目部 领导小组 发出招标文件及接收 招标文件 询报价 报价评审 组织及评审 领导小组 招标办确定中标人及发出中 标书 招标办 签订合同 收取及确认图纸 供应商 设计院 CIF 交货 港口接货 内陆运输 检验 接收 仓储 通关手续 设备公司 货代 项目部 国外供应商 3 二 采购人员配置 分公司成立采购部 岗位设置如下 序号 岗位名称 职位 人数 职责 1 项目采购部经理 1 负责整个项目的采购工作 2 综合管理工程师 1 负责合同管理 综合计划编制及执 行 3 设备采购工程师 2 负责所有设备采购 分包 4 材料采购工程师 1 负责所有材料采购 分包 5 监造运输检验工 程师 2 负责国内设备催交 监造 运输 检验 6 单证员 1 负责海关单证处理 说明 各岗位人数根据项目进展情况适时进行调整 也可能 1 人多岗 三 采购范围 整个项目全部工程物资 包括电解槽工程材料 移动工具 备品备件 移 动工具 铸造保持炉 供电整流改造全部设备材料 并负责整个采购物资的合 同签订 催交 出厂检验 运输 到货检验及现场安装调试指导 资料整理全 过程 四 采购策划 1 由委内分公司采购部组织实施 管理范围包括货物离港及到达目的港 之前的全部工作 目的港的清关 通关及委国境内运输 包括卸货 由项目部 委托的货代公司组织完成 2 当地采购由项目部实施 3 为了降低风险 提高效率 保证质量 采购组与项目部协调 可将部分 大型设备委托给制造厂负责安装调试 在设备招标时将一并给予考虑 4 根据公司安排 可将项目部分设备材料进行分包 如中色科技分包 5 工 业炉等 五 采购计划编制 4 1 参与人员 由委内分公司采购部经理组织编制 项目经理会审 2 编制依据 项目部提供的项目总体网络计划 物资特性 制造周期等 3 编制内容 包括名称 物资代码 特性 采购方式 招标时间 合同签 订时间 制造时间 FOB 交货时间 现场交货时间 采购控制费用等 还包括 分工及责任关系 业主的特殊要求 经济原则 质量保证原则 安全保障原则 进度控制原则 费用控制原则 分包原则 采购协调程序 特殊措施等 六 设备材料请购单 1 设备材料请购申请人 分公司采购部采购工程师 2 设备材料请购单编制人 设计院相关专业设计人员 3 采购工程师应根据采购进度计划要求 提前向设计院发出拟采购设备材 料请购通知 设计院应及时提供设备材料采购技术条件 请购单 包括采购数 据表 技术说明书 包装运输要求 设计图纸等 4 设备材料请购单应由设计人员编写 专业负责人审核 总设计师审定 设计单位盖章 及时以纸质版快寄给项目采购工作组 并同时发送 WORD 或 EXCELL 版本电子邮件 5 设备材料请购单原件由综合计划工程师保管 复印件交采购工程师编制 招标文件 询价文件 6 设备材料请购单作为采购最终依据 应对设计院进行考核 考核内容包 括提供请购文件的及时性 内容的可靠性 全面性 若由于请购文件的不准确 导致采购失误 设计院应承担一定的责任包括经济损失 6 设备材料请购申请单格式 7 设备材料请购单格式 8 技术说明书格式 七 招标申请 1 招标申请表提出人 采购工程师 2 招标申请表格式见附表 xxxxXXXX 项目采购申请表 3 招标申请表内容包括项目名称 招标序号 招标内容 规格数量 采购 方式 拟邀请单位 采购计划时间 审核 批准 4 采购工程师应按批准的招标申请组织采购 5 5 招标申请表应与其他文件一起归档 6 附表 xxxxXXXX 项目采购申请表 编号 XXXX 004 201 年 XX 月 XX 日 项目名称 xxxxxxxxXXXX 项目 招标序号 ZLGJ 201 XXXX SB CL xxx 招标内容 设备材料名称 品种数量规格 采购方式 公开招标 邀请招标 单一来源 竞争性谈判 询价采 购 名称 说明 拟邀请招标单位 计划招标时间 发标时间 201X 年 XX 月 XX 日 开标时间 201X 年 XX 月 XX 日 XXXX 项目部意见 国际业务部 采购报价处 公司招标领导小组 意见 7 八 编制招标文件 询价文件 1 招标文件 询价文件 编制人 采购工程师 2 编制依据 总承包合同 采购计划 设备材料请购单 项目部有关规定 3 招标文件编制要求 招标文件按标准格式编制 第一章为投标邀请函 第二章为投标人须知前附表 第三章为投标人须知 第四章为合同条款 第五 章为技术说明书 第六章为评标原则办法 第七章为附件 各章节有关内容以 标准版本为依据 4 招标文件中重点内容包括 供货范围 供货时间 随机资料份数 监制 包装运输 技术指导 人员培训等方面的要求 5 询价文件可根据需要进行删减 6 招标文件 询价文件 应附有招标文件评审表 经各级评审后 才能作 为最终招标文件 询价文件 评审层级包括 国际部报价采购处 项目部 其 他相关部门 最终由招标领导小组批准 九 投标商选择 1 本项目拟采用除公开招标以外的各种方式 包括邀请招标 竞争性谈判 单一来源采购 询价采购等方式 因此对投标商有严格的限制 2 公司成员企业及装备制造公司 与公司就本项目签订了战略合作协议的 供应商 3 公司信用评价为 AA 及以上等级的合格供应商可直接入围供货范围内的 招投标活动 4 公司信用评价为 A 及 BBB 等级的合格供应商需公司集中采购领导小组 审批才能参加供货范围内的招投标活动 5 不符合以上条件的其他潜在供应商参加招标时必须经过资格预审 资格 预审合格后才能参加招投标活动 6 对于业主指定的供应商 考虑该供应商到与业主的合作关系 可直接入 围 对于业主指定的国外供应商或品牌 可通过单一来源采购 询价采购等方 式进行采购 十 采购组织人 根据批准的招标申请 明确了采购方式后 作如下规定 8 1 邀请招标由公司招标办组织 2 其他采购方式由具体执行人组织实施 包括单一来源采购 询价采购方 式 十一 发标 开标 评标 定标 由于本项目采用采购公开招标以外的采购方式 因此不发布招标公告 一 发标 1 邀请招标发标由公司招标办负责 在发标前 应向拟邀请的投标商发出 招标邀请 得到投标响应时才允许发出招标文件 组织者应作好相应记录 2 询价文件由具体组织者向符合条件的供应商发出 3 当有招标澄清时 应按照招标法规定向所有投标商发出招标澄清 并对 投标时间作出相应调整 二 开标 1 招标办应在投标截止时间前接收投标人的投标文件及投标保证金 并作 好相应记录 2 投标文件应妥善保管 在开标前保持密封状态 3 邀请招标由招标办按照设定的开标程序组织开标 开标会组织人员包括 主持人 唱标人 记录人 监督人 4 开标会应邀请所有投标商代表参加 5 唱标汇总表经投标商确人无异议后 应打印并经所有投标商签字确认 三 评标 1 招标人应根据国家计委颁发的 评标委员会和评标方法暂行规定 等相 关招标投标规定成立评标委员会 对所参加投标的单位进行资质 技术 价位全 方位的评定 评标分为符合性评审 技术性评审和商务性评审 2 招标人可就存在的疑问要求各投标商进行澄清 澄清内容作为投标文件 的组成部分 评标时应予以考虑 3 公开招标采购的评标方法采用最低评标价法或综合评分法 4 最低评标价法 是指以价格为主要因素确定中标候选供应商的评标方法 即在全部满足招标文件实质性要求前提下 依据统一的价格要素评定最低报价 以提出最低报价的投标人作为中标候选供应商或者中标供应商的评标方法 9 5 最低评标价法适用于标准定制产品及通用服务项目 6 综合评分法 是指在最大限度地满足招标文件实质性要求前提下 按照 招标文件中规定的各项因素进行综合评审后 以评标总得分最高的投标人作为 中标候选供应商或者中标供应商的评标方法 7 应当按照下列规定合理设置价格分值 1 通用材料类 如钢材 电缆 保温材料 桥架等 价格分为 80 分 2 通用设备类及特殊材料类 如通用机械设备 电气设备 电解专用材 料炭块 糊料等 价格分为 60 70 分 3 有特殊要求及技术含量高的设备 如整流变压器 整流器 轧机等 价格分 50 60 分 8 综合评分法中的价格分统一采用如下两种方式计算 1 低价优先法 即满足招标文件要求且投标价格最低的投标报价为评标 基准价 其价格分为满分 其他投标人的价格分统一按照下列公式计算 投标 报价得分 评标基准价 投标报价 价格权值 100 2 加权平均法 即满足招标文件要求的有效投标人的平均价下浮一定比 例 不超过 10 作为评标基准价 其基准价格分为满分 其他投标人的价格 分按照下列公式计算 投标报价得分 价格满分 1 评标基准价 投标报价 设定的扣分幅度值 并设定最低报价分 公司或者公司委托的采购代理机构对 同类采购项目采用综合评分法的 原则上不得改变评审因素和评分标准 9 各评委按照评标办法对各投标人的投标文件进行个人打分 在监督人员 的监督下 再计算各投标人的平均得分 计算平均得分时 可根据投标商数量 考虑去掉一个最高一个最低评委的打分 10 根据打分结果 由评标委员会推荐的组长填写 评标报告 对投标结 果进行排序 全体评委在评标报告上签字 四 定标 1 招标人根据 评标报告 向招标领导小组推荐中标候选人排序 定 标报告 经招标领导小组批准后 确定第一中标人 并发出中标通知书 2 采购部与第一中标人进行合同谈判 当双方对所以合同条件达成协议时 具备了签订正式合同条件 10 3 当双方不能达成合同条件或预中标人放弃中标资格时 可否定第一中标 人中标资格 集中采购工作组可与第二中标人再进行合同谈判 依次类推 同 时招标人可以考虑没收第一中标人的投标保证金 以上发标 开标 评标 定标全过程均应在监督人员的监督下进行 五 其它 1 符合专业条件的供应商或者对招标文件做出实质性响应的供应商不足三 家 应终止本次招标 在分析招标失败的原因并采取相应措施后 重新组织招 标 2 出现影响采购公正的违法 违规行为 应剔除违法 违约投标人 或重 新组织招标 3 投标人的报价均超出了采购预算 且公司不能接受的 可终止本次招标 4 重新组织招标需改用其他方式采购的 必须国际业务部重新审批 5 采用单一来源方式采购的 采购方应当组织谈判小组 在保证采购项目 质量的基础上 与供应商商定合理价格进行采购 并将采购结果报国际业务部 审批 6 零星采购 紧急采购 现货货源充足且价格变化幅度小 合同金额也较 小的设备材料 可以采用询价方式采购 格式见附件 询价采购应编 制询价书 明确供货范围 交货时间 合同主要条款 含付款方式 交货检验 方式 包装运输方式等 在收到各投标商的报价书后 采购部组织有关人员进 行评标 并将结果报项目总经理 确定中标人 7 招标邀请函 招标文件 询价函 询价文件可以传真 电子邮件方式发 至投标商 并应电话落实对方是否收到 8 投标商对招标文件 询价文件有疑问 招标人应以书面方式答复 并将 答复通知所有投标商 9 招标人应及时跟踪了解投标商投标情况 如果发现中途有投标商放弃投 标 应及时采取补救措施 另增补投标商 10 在临近投标截止日 应通知报价厂商 避免延误 造成废标 11 评标报告表 项目名称 xxxxXxxx 项目 招标编号 评标地点 有关评标过程 投标人名称 排名次序 平均分 1 2 3 4 评标小组评审 结果 5 次序 投标人名称 1 2 3 4 评审排序 5 兹确认上述评标过程属实 有关资料见附件 34556799 评标小组成员 签字 201x 年 xx 月 xx 日 备注 说明 本报告由评标小组共同填写 一式三份 其中一份在备案时由招标人保存 评标小组组长 监督人 12 定标报告 一 标书编号 二 项目名称 xxxxxxxx 项目 三 开标时间及地点 四 评标委员会 评标小组成员见评标小组成员签到表 五 投标人 在规定的开标时间内参加投标单位分别为 七 符合性初评 经过符合性初评 家投标人的投标文件符合要求 详见初评结果表 八 评标过程 十 推荐中标候选人顺序 评标小组 201x 年 xx 月 xx 日 十一 招标领导小组定标意见 根据评标小组意见 经过综合考虑 确定 为第一中标候选人 招标领导小组 201x 年 xx 月 xx 日 13 附件 询 价 函 一般格式 询 价 号 询价日期 产品名称 公司 厂 我公司在 工程中 拟使用贵方上述产品 请贵方按询价文 件 图纸 数据表的要求 在报价截止日期 年 月 日前 以邮戳日期为准 向本公司发出报价 报价一式 份 1 贵方报价必须包括下列内容 1 商务报价表 应列出单价 或分项价格 总价 其它费用及说明 包括 供货范围 服务范围等 2 单重 总重及外形尺寸 包装重量和包装后的外形应额外注明 3 最快交货周期 从合同签订之日起计算 4 报价有效期 从报价截止日起 XXX 天 5 运输费用 说明交货地点 6 产品型号 规格 对于外购产品除注明型号 规格外 须注明生产厂家 7 偏差表 报价应声明完全符合询价文件 图纸 数据表的要求 若贵方对 于其中某些条款有异议 请在偏差表中逐条说明 8 工作进度表 2 本询价函附件 1 报价内容 2 报价须知 3 合同基本条款 4 商务报价表 格式 5 检验要求 6 包装运输要求 全部附件应在提交报价书时一并退回 3 报价书请寄送下列地址 单位名称 收件人 详细地址和邮编 电话 传真 盖章 14 十二 合同签订 1 具备条件后 采购工程师应通知采购经理共同及时与中标商进行合同谈 判 谈判内容既包括合同条款 也包括技术附件及其它 2 采购工程师应邀请设计人员与供应商共同确定合同技术附件 若有 达成协议后 应三方签字确认 作为正式合同文本的附件 3 由采购经理负责合同价格 采购工程师拟定采购合同 并履行合同评审 程序 填写 合同评审表 4 合同应按统一的标准格式签署 包括封面 合同条款 页眉 页脚 字 体 行距 并包括公司一体化体系要求内容 廉政责任书及技术附件 如果有 等 5 合同应由授权代表人及经办人签字 并规定合同生效日期 6 合同签订后 应及时分发到相关部门 填写 合同分发表 7 合同签订后 采购工程师应及时将合同有关信息录入项目管理系统 15 合同评审表 CHALIECO PF04 01 E 0 合 同 名 称 合 同 编 号 合同标的 标 的 金 额 供方名称 报 审 部 门 报审部门负责人 合同起草人 部门 评审内容 评审意见 确认签字 分公司采购部 项目部财务部 签 项目部综合部 国际业务部 主管领导审批 签 注 本表作为签订合同的依据 与合同一起归档 16 合同分发表 合同分发 接收单位 份数 接收单位 份数 接收单位 份数 接收单位 份数序号 项目代号 合同号 合同名称 合同 总分 数 供方 2 项目部 3 采购处 3 设备公司 17 十三 招投标资料整理 合同签订后 1 周内 采购工程师应整理好合同签订前的招投标资料 并编 写目录 妥善保管 包括单独的电子文档文件夹 文件档案盒 其资料内容包 括但不限于 1 设备材料请购申请单 2 设备材料请购单 3 技术说明书 4 招标申请表 5 招标文件 含招标文件评审表 招标澄清 或询价书 6 开标过程表格 包括唱标汇总表 初评表 评委个人评分表 平均分表 评标报告 定标报告 7 中标 未中标通知书 8 中标人投标文件及投标澄清 9 采购合同 含附件 及评审表 十四 付款条件 原则上遵循以下规定 在不超前总承包合同收款进度条件下 确定供应商 的付款进度 具体规定如下 一 对于国内大型设备 如整流变压器 供方在向甲方提供 10 履约保证金或履约保函 且提供的技术资料满足设 计院设计要求的条件下 支付 30 预付款 根据设备制造进度 支付 20 进度款 根据到货设备 FOB 量 支付 10 交货款 现场到货验收合格后 支付验收合格设备量的 10 货款 安装调试合格并业主签订了验收合格证书后 支付 15 的货款 保证期过后 支付对应设备 5 的尾款 二 国内电解系统设备和材料 供方在向甲方提供 10 履约保证金或履约保函 支付 20 预付款 出厂验收合格后 根据到货 FOB 量 支付 30 交货款 现场到货验收合格后 支付验收合格量的 40 货款 18 保证期过后 支付对应 10 的尾款 三 国内通用设备 包括电气设备 铸造系统设备 供方在向甲方提供 10 履约保证金或履约保函 支付 20 预付款 根据到货设备 FOB 量 支付 30 交货款 现场到货验收合格后 支付验收合格设备量的 40 货款 保证期过后 支付对应设备 10 的尾款 四 国内零星采购设备 材料 30 万人民币以内 集港验收合格后 支付 95 交货款 现场到货验收合格后 支付 5 尾款 五 第三国采购安装设备 合同签订后支付合同总价的 15 作为定金 设备现场交付之后支付合同总价的 65 设备安装调试经验收合格后支付合同总价的 10 剩余合同总价的 10 作为质保金 在质量保证期满后一次性支付 六 第三国采购非安装设备材料 合同签订后支付合同总价的 15 作为定金 设备材料交付后支付合同总价的 85 七 其他规定 支付货款应规定一定的期限 国内设备材料到货款支付之前应开具对应设备总额 100 的增值税发票 国内设备对应付款应提前开具对应金额收据 国外设备材料预付款应开具对应预付款金额的不可撤销保函 国外设备材料每笔付款供方应开具商业发票 19 十五 催交 监造 1 催交监造工作是指督促供货商按合同规定的期限提供技术文件和供应设 备材料 以满足工程设计和现场施工安装的要求 催交工作从采购合同签订直 到设备材料具备装运条件 催交工作在采购经理的领导下 由催交 监造运输 工程师负责完成 2 催交工作的基本程序方法 1 采购工程师检查供货商是否接到采购合同 如 邮寄待签字合同 2 制定催交计划 催交工程师应汇总项目的全部采购合同 根据每个合 同规定的进度要求 制定出催交计划 催交计划应规定每个采购合同的催交工 作里程碑日期 详见 设备材料催交计划表 3 催促供货商提交图纸和技术文件 对于订货合同中要求供货商提供的 先期确认图 ACF 图 最终确认图 CF 图 等技术文件 应检查其设计进展情 况 收到供货商的图纸资料之后 应督促设计部按时审查和确认 并及时返回 供货商 4 检查供货商主要原材料采购进展情况 了解供货商的库存材料能否满 足加工制造的要求 主要原材料如需另行采购 应检查其订货计划和到货情况 如发现延误应及时督促解决 5 检查配套辅机和主要外协件的采购进展情况 检查合同中所需的外协 件和配套辅机的订货计划 加工周期 实际制造情况和到货情况 如发现延误 应及时督促解决 6 检查设备的制造 组装 试验 检验和装运的准备情况 应检查各关 键工序是否按计划进行 若某一环节发生了延误 应督促供货商采取有效的补 救措施 3 催交方法 1 催交人员应根据催交计划跟踪供货商的进度状态 确保每个合同的关 键控制点与合同上规定的日期相一致 如果不符 应通过电话或到现场核实 2 要求供货商明确执行主管 对于制造周期长的大型复杂设备的采购合 同 应要求供货商明确执行主管 以便一旦出现延误能及时获得解决 20 附表 设备 材料催交计划表 催交工程师 项目编号 项目名称 日期 系统编码 系统名称 设备材料催交计划 第 页 共 页 签订合同 开工会议 ACF 图提交 ACF 图返回 CF 图提交 CF 图返回 出厂检验 交付检验序号 合同 号 设备材 料名称 计划 实际 计划 实际 计划 实际 计划 实际 计划 实际 计划 实际 计划 实际 计划 实际 21 十六 货物包装 1 监造工程师应要求供应商按照货物的性质特点进行包装并进行仔细检查 不符合要求的应要求供应商整改 2 除非由特殊提供的包装图外 应遵循我国有关包装规范及出口国或业主 的包装要求 3 我国的有关包装规范如下表所列 序 号 标 准 号 标 准 名 称 备 注 1 GB10819 2005 运输包装用木制底盘 2 GB4768 2008 防霉包装 3 GB4769 1984 防霉包装试验方法 4 GB4879 1999 防锈包装 5 GB5048 1999 防潮包装 6 GB7350 1999 防水包装 7 GB T8946 1998 塑料编制袋 8 GB T8947 1998 复合塑料编制袋 9 GB1413 1998 集装箱外部尺寸和额定重量 10 GB1834 2008 通用集装箱最小内部尺寸 11 GB1836 1999 集装箱标记代号 12 GB T13759 1992 袋类运输包装尺寸系列 13 GB T12339 2008 防护用内包装材料 14 GB T9174 2008 一般货物运输包装能用技术条件 15 GB12463 2009 危险货物运输包装通用技术条件 16 GB T13384 2008 机电产品包装通用技术要求 17 GB193 2003 出口机械 电工 仪器仪表产品包装通用技术条件 18 GB T8487 2010 港口装卸术语 19 GB T7179 1997 铁路货运名词术语 20 GB191 2008 包装储运图示标志 21 GB190 2009 危险货物包装标志 22 GB T13385 2008 包装图样要求 22 十七 货物运输 1 货物的国内运输部分由供应商负责 供应商在投标时 应充分考虑所供 货物从制造厂运抵交货港的运输方式 时间技术要求 运输保险 运输线路 运输方案 超限设备运输方案以及所需的费用 2 运输工程师应根据交货进度计划及集港要求密切关注货物运输时间 及 时准确督促供应商将每批集港货物及时运抵交货港 3 供应商组织货物运输时 应充分遵守国家有关货物运输如下规范 序 号 标 准 号 标 准 名 称 备 注 1 GB9174 2008 一般货物运输包装通用技术条件 2 GB T4857 2 2005 包装运输包装件 温湿度调节处理 3 GB T4857 3 2008 包装运输包装件 静载荷堆码试验方法 4 GB T4857 4 2008 包装运输包装件 压力试验方法 5 GB T4857 5 1992 包装运输包装件 跌落试验方法 6 GB T4857 6 1992 包装运输包装件 滚动试验方法 7 GB T4857 9 2008 包装运输包装件 喷淋试验方法 8 GB T4857 11 2005 包装运输包装件 水平冲击试验方法 9 GB T4857 12 1992 包装运输包装件 浸水试验方法 10 GB T4857 20 1992 包装运输包装件 碰撞试验方法 11 GB T15098 1994 危险货物运输包装类别划分原则 12 GB12463 2009 危险货物运输包装通用技术条件 13 JB T9329 1999 仪器仪表运输 贮存环境条件及试验方 法 23 十八 货物检验 检验分为制造过程检验 出厂检验 港口检验 现场检验四部分 各部分 具体要求如下 1 制造过程检验 监造 1 检验工程师应熟悉下列技术文件 资料 1 合同及合同附件 议定书 2 合同中规定采用的标准 规范 3 最终设计文件 图纸 4 制造商提供的图纸 说明书 5 制造商的制造 装配 检验 试验 试车记录或试车报告 材料证明文 件 6 装箱单 箱件清单 7 货运单 货运检查记录 8 计算机软件和资料 9 其它技术资料 2 检验工程师应参加制造厂预检验会 了解 1 制造商介绍该厂产品 质量控制程序及其执行过程 2 特殊工种及持证上岗人员情况说明 3 制造商提供厂内检验报告 4 合同产品检验项目及检验程序 3 质量检验证明一般规定 1 确认卖方设备 材料符合 合同文件 中的下列内容 a 卖方设备 材料符合 合同文件 规定的供货范围 b 卖方设备 材料符合 合同文件 规定的标准 规范 c 完全符合 合同文件 规定的技术附件要求 d 完全符合设计图纸 数据表和采购说明书 2 产品的表面质量检查 a 主要零 部件的结构尺寸 b 配合部件 转动机构的灵活性检查 24 c 零部件 元器件 定型外购件的新旧情况检查 d 型号 规格和配件的检查 e 设备 材料外部接口的检验 f 其它规定的项目检查 3 产品的关键工序和部位的检验监督及验证 根据设备材料特点确定 a 承压试验 气密性试验 b 动平衡试验 超速试验 c 机械运转试验 运行试验 性能考核试验 d 电气 工业自动化仪表 工业控制计算机的整机检验 试验 e 抽查检验发现不合格时 应扩大抽查比率直至全部复验 f 其它规定的试验项目 g 各种标准检验仪器 专用工具应符合检验精度的需要 4 产品的包装检验 a 检查产品的包装设计和和包装的标识 应重点检查其防雨 防潮 防颠 震等措施是否完善 b 设备 材料装箱完全符合包装规定的检验 c 箱件尺寸 重量完全符合运输规定的检验 5 验证性检验 根据合同文件 对照我方和制造商提供的技术资料和质量文件 在质量检 验中对已接收的货物的规定项目 关键的特定项目和补充性规定项目所做的检 验 复验工作 包括 a 压力容器 设备 爆炸及危险容器 设备 剧毒 强腐蚀介质容器 设备 等特殊容器 设备 经国家检验部门检验的合法性验证 b 对其采购的设备 材料供货条件的验证 c 对其采购的设备 材料的品种 数量和规格的验证 以及其辅机 零部 件 备品备件 易损件清点验证 d 对各种材料 外协件 外购件按对制造商产品同样要求进行检验验证 检查外协件及外购件的标记移植 保证其可追踪性 e 确认卖方出具的设备 材料合格品文件齐全 25 f 确认制造商提供的图纸 说明书 设备数据表 试验报告 装配记录等 技术文件 含软件 齐全 g 对箱件唛头标记 箱件清单 装箱单及产品合格证 制造商检验报告和 装于箱内的产品技术资料的验证 h 产地证明 商检证明合法性验证 2 出厂检验 1 根据检验计划 在设备具备出厂检验条件时 制造商应提前 7 天通知 xxxx xxxx 项目部 检验工程师出厂检验的日期 2 xxxx xxxx 项目部 检验工程师根据需要与业主联络 确认检验日 期 若外方有规定 由项目部通知业务 告知检验设备材料的具体时间 协助 办理有关出入境手续 并将有关事项通知制造商 3 xxxx xxxx 项目部 检验工程师通知第三方检验机构 若有 参加 检验 4 出厂检验工作由制造商为主组织 并承担费用 5 出厂检验的主要内容 出厂检验是在制造商进行的买方签发出厂检验认可书之前的一次检验 实 质上是一次验证工作 出厂检验的主要内容一般包括 a 双方核对采购合同号或下单号 b 双方核对图纸 技术规格说明 标准 规范及有关文件的名称和编号 c 度量 测试设备的名称 型号 规格 d 测量仪表的精度 标定证书及有效期限 e 参加检验工作各专业人员的技术级别 f 质量管理体系 g 产品质量的评定等级 h 材料试验报告 i 压力试验报告 j 性能试验报告 k 无损探伤试验报告 l 检验合格证 26 m 照片及说明 n 表面处理 涂漆 o 包装 p 装箱资料等 经过出厂检验后 检验工程师应出具出厂 出厂检验认可书 表明设 备可以出厂 若出厂检验发现有缺陷或不合格 不允许出厂 3 港口检验 包括出口商检 1 货物到达发运港后 还需对出口商品的品质 数量 包装实施专门检 验 商检 商检由中国国家质量检验检疫总局 简称 国家质检总局 执行 2 商检证明作为办理议付货款的依据 3 当货物在制造商完成时 应由制造商或项目部主动填报 检验申请单 并准备好订货合同 复印件 箱 件清单和所要求的附件 同时提交给国家 质检总局 之后 再商定具体的商检日程 在制造厂或出口港装船前或装船时 对出口货物进行商检 由国家质检总局出具以下商检证明 a 品质检验证书 证明进出口商品的品质和规格 b 重量检验证书 证明进出口商品的重量 c 数量检验证书 证明进出口商品的数量 d 产地检验证书 证明出口商品的原生产地 4 商检部门一般是按合同 信用证规定进行抽样检验 若合同 信用证 未明确规定检验标准的进口产品 则按生产国现行标准或国际通用的标准检验 5 检验工程师应在货物到达出口港时进行检查 以确保货物出口前的完 好无损 当发现到港货物有破损及遗漏时 应及时与制造厂联系 采取补救措 施 4 开箱检验 现场检验 1 货物到达目的港口 由集中采购组委托的货代负责办理货物的通关手 续 并将货物运抵 xxxx 项目现场 由集中采购组委托 xxxx 项目部与业主共同 进行开箱验收 必要时 集中采购组派人参加 2 现场开箱检验是采购管理最后一道程序 通过开箱检验合格后即可将 27 运抵现场的设备 散材移交给业主或项目部库房 办理好入库手续 3 开箱检验之前应制定出开箱检验计划 该计划应按总承包合同约定 现场施工 安装的先后顺序排列 从而满足施工安装的要求 同时还应通知业 主或自行准备好开箱所需的机具 工具等 并做好设备材料入库准备 4 参加开箱检验的人员应有业主代表 项目部人员参加 对于关键设备 还应邀请供货方代表参加开箱检验 若供货方代表明确不参加或未按计划时间 到场 不应影响开箱检验的有效性 5 开箱检验的依据是 箱件清单 装箱单及图纸资料 6 开箱检验包括下列内容 a 首先检验包装箱是否完好 唛头标记的正确性 如果包装箱有损坏 应 做出记录并拍照 b 根据 装箱单 图纸资料核对箱内货物的规格 型号 数量 主要结构 尺寸 安装尺寸 c 检查外观质量有无碰伤 变形 机械损伤 油漆剥落 锈蚀等 d 检查附件 备品备件 专用工具 机具的数量是否与装箱单一致并检查 其完整性 d 检查装箱的文件 资料 图纸是否齐全 e 开箱检验完成后应填写 设备材料开箱检验记录表 做好复箱工作并做 出检验合格或不合格的标识 对于不合格的设备 材料不能办理入库手续 只 能暂存 同时应作出开箱检验记录 若合格则参加检验的各方代表签字确认 然后办理入库移交手续 7 如检验发现有漏 缺 损 残及其它异常问题 均应详细填写 设备 材料开箱检验记录表 并及时由采购人员让供货方认可 对于国外进口的设备 散材需由商检局出具证明文件 以作为向供方索赔的依据 28 附件 出厂检验认可书 项目名称 项目编码 认可书编码 合同编码 制造商 xxxx 项目出厂 检验认可书 设备 材料编码 设备 材料名称 检验内容 结 论 经以上检验 质量合格 同意交付装运 说 明 本出厂检验认可书不解除制造商对产品技术规格和技术要求的质量保 证和质量责任 xxxxXxxx 项目检验工程师 Xxxx 业主代表 签字 签字 29 附表 检验申请单 中国进出口商品检验总公司格式为准 以下由申请人填写 编号 日期 年 月 日 申请单位 盖章 开户银行 帐号 联系人 电话 地址 商品名称 及规格 进出口国 别 报检数量 或重量 HS 编码 商品总值 生产日期 卫生注册 质量许可 证号 运输由 装 经 至 包装 情况 合同 发票 合同号 运单 装箱单 信用证号 磅码单 验收单 商检换证凭单 说明书 到货通知 书 包装证 提单 质保书 厂检合格单 测试 报告 理货清单 装箱单 报检人提 供附件 磅码单 运输标记 品质证 数量 重量证 公务鉴定证书所需商检证单 其他 30 附表 箱件清单 编号 日期 第 页 共 页 序号 箱件号 名称 规格 单位 数量 毛重 净重 包装方 式 尺码 长 宽 高 cm 体积 m3 备 注 31 供货厂商 编制 审核 32 附表 装 箱 单 PACHING LIST 箱件号 日期 PACHING NO DATE 毛重 包装方式 G W KG NW KG PACKAGE STYLE 尺码 L W H cm MEASUREMENT 序号 位号 品名及规格 单位 数量 备注 NO ITEM NO DESCRIPTIONG AND SPECIFICATION UNIT QUANTITY REMARKS 制造厂名称 编制 Name of Supplicr Prepared By 33 34 附表 设备 材料开箱检验报告 项目 开箱地点 分承包商 到货港站 日期 总箱数 检验日期 编码 数量箱件号 货物名称 应供 实供 损坏 短缺 超出 备注开箱货物记录 序号 文件资料名称 提交份数 每份页数 备注 1 箱件清单 2 装箱单 3 4 5 6 7 文件资料 8 35 包装情况记录 xxxx 代表 业主代表代表 安装方代表 若有 日期 日期 日期 36 十九 收付设备材料款 1 总承包合同约定 电解材料预付款比例 42 57 海运装船比例 57 43 保持炉及供电整流设备材料预付款比例 42 57 海运装船比例 52 43 质 保金 5 2 项目采购组根据项目进度要求 及时整理提交相关交货文件包括装船提 单 装箱单 原产地证书 质量合格证书等 配合项目部收取总包合同款 3 付款程序 付款申请 由采购工程师负责各自签订的采购合同的付款手续 根据合同 履行进度 提出 付款申请表 付款审批 通过各级审核后 由项目部总经理最终审批 付款 采购工程师应将 付款申请表 及相关付款证据提交项目财务部 由项目财务部负责办理付款 4 采购人员应严格按采购合同要求检查付款条件是否满足 只有满足付款 条件且提供了相关证据后 才能办理付款申请 5 特殊情况下 在超出合同条件下的付款申请 需项目采购组及项目部总 经理同意后 才能办理付款申请 6 项目采购组综合管理工程师应统计每月签订的合同 并根据合同价格和 付款条件 编制采购合同付款计划 作为项目部编制月度 年度资金预算的依 据 37 附件 付款申请表 项目名称 系统编码 付款内容 收款单位名称 收款单位银行帐号 开户行 合同编码 工程项目编码 付款设备 材料名称 付款设备 材料编 码 付款类别 合同应付款总额 合同已付款金额 本次计划付款金额 支付形式 现金 转帐支票 电汇 承兑汇票 网上银行支付 其它 申请付款内容及时间 经办人 项目采购经理 项目财务部 项目部总经理 项目财务部付款经办人 付款日期 本表一式三联 第一联项目财务部 第二联 项目综合部 第三联 集中采购工作组 38 二十 采购费用及考核 1 采购费用包括采购成本和采购管理成本 2 采购成本包括所有的设备材料采购价格 其含安装的分包采购合同安装 费用单独核算 进入项目部成本 3 采购管理成本包括采购人员的人工成本 差旅费 采购办公费 海关费 用 运输费用 检测检验工具购置费 设计人员差旅费 业主代表的差旅费及 在国内的所有费用等所有与采购有关的费用 由项目财务部单独核算及支付 4 将对所有采购人员进行年度考核 根据年度考核结果汇总采购人员的项 目整体考核 作为项目结束后公司兑现奖励的计算发放依据 二十一 采购质量控制 1 设备材料采购前 采购工程师应仔细审核设备材料请购单 保证拟采购 设备材料满足总承包合同及设计要求 2 检验工程师应加强对到货材料的质量检测和检验 保证材料的物理性能 和化学性能满足总承包合同及设计要求 3 监造工程师在设备监造时应仔细审核制造厂外购材料 外协件的质量证 明 材质证明 与制造厂一起现场检验和验证外购材料 外协件满足采购合同 及制造厂要求 4 监造工程师在设备监造时 应仔细监造设备制造厂每一道工序 包括加 工过程 焊接过程 热处理过程 检验测试过程等等 保证所制造设备外观质 量 结构尺寸 内在性能满足合同要求 5 监造工程师应对每一道监造过程作好记录 并严格把关 保证不合格品 不出厂 6 检验工程师在货物每一个检验环节应仔细认真 通过目测 实测方式确 保货物在运输 保管 装卸过程中 不出现破损 遗漏 变形 受潮 受压 受冲击挤压等现象 一旦发生上述情况 应采购有效的补救措施 二十二 采购管理台账 1 综合管理工程师负责建立 请购文件接收登记台账 招标询价文件管 理台账 采购合同管理台帐 采购联络函件台账 合格供货商台帐 并 录入项目管理系统 39 2 采购有关人员应及时将有关资料提交给综合管理工程师 以保证信息的 完整性和及时性 二十三 协调工作 1 采购基础资料收集 设计院设计技术资料收集 以项目部采购组为主 现场及业主部分资料收集包括委国对设备材料的验收标准由项目部 分公司 协助收集 2 项目进度 采购内容 由于项目进度计划的调整 采购内容的变化 项 目部 分公司 及时将相关信息及资料反馈给国际部采购报价处 3 采购过程的配合 采购报价处协助分公司项目部进行采购评审 包括评 标 合同评审 4 外部协调 业主派出人员到中国的考察 设备材料监造 出厂检验以及 出口检验的联系及签证办理 委国境内运输的协调 采购报价处派出现场服务 人员的对外沟通协调包括签证办理 项目部 分公司 给予必要的协助 5 采购报价处派出人员在现场的服务 所有人员接受项目部的领导 视同 项目部人员 并负责设备材料安装调试过程的技术指导 6 大型设备安装调试 为了节省项目部的安装成本和保证进度 分公司 项目部 与业主预先沟通协商好 签订采购合同时 尽量考虑设备安装由设 备供应商实施 7 风险控制 为了保证采购的及时性 准确性 控制采购风险 特别是交 货进度 质量 安全方面 需要分公司 项目部 在收取业主技术文件 反馈 现场条件 设备材料现场保管 安装调试等方面 给予相应的支持 二十四 采购总结报告 1 由项目采购经理负责编写 项目采购经理平时应收集 整理有关采购资 料 作为编写采购总结报告的依据 2 采购总结一般按以下格式编写 1 概述 1 项目 系统名称及项目 系统编码 2 项目 系统规模 3 项目建设地点 40 4 项目建设时间 5 项目 系统采购范围 6 项目 系统采购预算金额 7 项目 系统采购订单数目 2 项目合同对采购的要求 1 采购范围 2 采购原则 3 采购标准 4 计价方式 开口价或固定价 3 采购设备 材料一览表 1 设备一览表 按系统 工区 类别指出 2 主要材料一览表 按系统 工区 类别指出 3 进口设备 材料一览表 按系统 工区 类别指出 4 主要备品备件一览表 4 大型 关键设备情况 1 大型关键设备概况 2 大型关键设备运输 5 采购费用控制 1 采购费用预算 2 采购实耗费用 3 采购费用控制分析 6 采购进度控制 1 采购进度延误情况 2 采购进度控制分析 7 采购变更及索赔 1 采购合同变更情况及对项目的影响 2 采购索赔概况 8 采购质量控制 9 经验总结 41 1 经验及教训 2 建议