总经办各岗位岗位职责.doc

唐朝酒店组织机构图总 经 理副 总 经 理副 总 经 理人力资源部安全部工程部总经办财务部房务部销售部餐饮部部门概述：管理模式唐朝酒店的管理模式是在吸收了西方先进酒店管理经验的基础上，尤其是借鉴了喜来登酒店管理模式的精华，经过长期的探索实践和改革发展，结合唐朝酒店的实际情况逐步形成和完善的具有达生特色的管理模式。唐朝酒店管理模式的精髓是：一切以客人为中心，开展内部管理经营活动，以人为本，强调激励作用。管理以效率为中心，注重内部管理的协调性和互动发展。在此管理思想指导下的泰华大厦企业宗旨是“客人满意、员工满意”。企业精神是：“团结、创新、奉献、高效”。唐朝酒店管理模式的特点具体表现在以下几个方面： 第一、总经理负责制下的分工负责、垂直管理的管理方式。 1、管理责任层层分解的原则：这个原则重点要解决的问题就是集权和分散的问题。总经理负总责，部门经理分工负责，各级管理人员任务层层分解。全大厦各级管理均有责任、有义务、责权一致，各个岗位各个级别的管理人员及员工都要明确自己的责任和义务，大厦对自己的要求和自己应该达到的标准。充分发掘和调动各级管理人员的工作主动性和工作热情。在服务和某些管理方面为提高工作效率，总经理通过授权来解决下级管理效率的问题。授权是必要的，因为管理必须“通过别人来完成任务”，随着大厦整体管理水平的提高，亲手做的可能越来越少，只有通过层层“授权”才能高效地完成任务。 2、各部门间管理范围和职能的划分采取分工明确，紧衔接、无空白、无重叠的原则：各部门都有自己的责任范围。在管理的环节上没有断档相互衔接、相互服务，发扬团队精神做到互动发展。当部门间发生职能重叠或任务不清时，唯一的办法就是由共同的上级决定裁决。 3、各级别的岗位工作描述：各个级别、各个岗位均有明确的岗位工作描述（即工作职责）。在泰华大厦没有人没有工作干，也没有工作没有人干。 4、坚持一个上级的原则：对泰华大厦的规范管理而言，这是一项普遍和永久的原则。每个岗位、每个人只有一个上级，也就是自己的直接上级，只服从一个上级的指挥，只向一个上级汇报，员工听到是同样的声音，只有这样垂直管理才能真正得到落实。 5、服从的原则：没有服从就没有管理，下级要无条件服务自己直接上级的领导。 6、逐级的原则：1） 上级对下级：上级对自己的直接下级发号施令。上级对下级可以越级检查，不能越级指挥。对下级的违纪可以现场纠正，但处理仍由部门落实处理。上级对下级的越级指挥在以下情况下可以例外：A、 紧急情况下。B、直接下属表示或实际上不服从指挥。C、下级无力完成上级安排的任务D、特殊情况下：如抢险，酒店安排的统一活动等。2） 下级对上级：下级对上级不能越级报告，但可以越级申诉，通过正常合理的方式进行申诉，如：总经理信箱、坐谈会或向人事部申诉等方式。第二、相互协调互动发展的系统化管理方式。唐朝酒店管理模式的思路是将酒店的管理理解为系统工程的管理，就象一部机器的运转一样，各个部件即独立运行、分工明确又相互联系，协调配合互动发展。从而使整个管理形成一个良性的循环整体动作过程。各个系统环节重点要负责各自解决的问题。1、 组织系统：组织系统重点解决的是机制问题。企业有了良好的机制，管理才能有效地得以实施，竞争中人才才能得到重用。1）、组织结构，即企业机构的组织构架，组织结构图包括五个要素：A、 部门：分一线部门和二线部门，直接对客服务的部门称为一线部门，支持一线部门间接为外客人服务和直接为内部顾客服务的部门称为二线部门。B、 岗位：分一线岗位和二线岗位。C、 编制： 唐朝酒店编制分计划编制和控制编制，计划编制为理论编制， 经营者根据每年度的预测经营情况可在年初定出控制编制。控制编制通常在旺季较宽松，淡季较严紧，但全年平均人数应控制在编制范围以内。D、指挥线： 是上级下达和信息传递的渠道，它永远是垂直的。部门之 间无指挥线，部门间的关系重要的是沟通联络和内部流程。E、级别： 唐朝酒店执行的是等级岗位工资制度，共分11级，10级以上每个级别共分5个档次。配合级别的是等级培训考核制。员工的晋级提升必须经过相应的培训考核和评估，合格者将得到晋级或提升。不合格者将被降级或免职。 2）管理层次和管理幅度：A、 管理层次分四级：1-2级决策层 3-4级领导层 5-6级督导层 7级以下操作层B、 管理幅度：即管理人员同操作层人员的比例，唐朝酒店的管理幅度为1：10。 3）部门职能和管理责任的划分。 4）岗位工作描述（岗位职责）。2、 沟通联络系统：横向联络系统解决的是管理效率的问题，沟通协作水平的高低反映了各级管理人员的管理水平和自动化控制水平。1） 各部门之间的沟通原理： A、各尽其职、各负其责。 B、相互服务、相互制约。 C、统一指挥、步调一致。 D、一线不能求二线，一线要理解二线的工作。2）沟通的形式：A、部门经理早会。 B、部门经理研讨会。 C、部门间的协调会。 D、备忘录。 E、电话联系。F、交流谈心。 3、 检查反馈系统：检查反馈系统是企业的监督系统，缺少了有效的检查和反馈，管理将失去前进的方向。1） 检查反馈的目的： A、通过检查、反馈来适应管理和服务发展变化的需要。 B、检查反馈是管理者的责任。 C、有效的检查反馈，可以及时处理复杂矛盾。 D、有效的检查可以及时纠正政策执行的偏差，并对已 发生的错误和失误及时纠正。 E、考核评价部门的管理水平和服务质量，促进管理水 平的提高。2） 行政综合检查：由总经办负责组织实施的检查，它是对全大厦范围内的全面检查。涉及的内容很广，如：卫生、安全、服务规范、节约、资产管理、保养等。3） 检查的注意事项： A、及时准确地反馈。 B、检查要突出重点。 C、检查要有标准尺度来衡量。 D、检查结果的分析总结。4） 专业检查：由各部门为单位组织的专项检查，包括：工程部的设备节约检查；安全部的安全防火检查；人事部的纪律检查；财务部的财产检查；房务部的卫生检查；餐饮部的食品卫生检查等。5）值班检查：A、EOD行政值班检查制度。 B、节假日值班检查制度。值班经理有权处理酒店日常活动发生的问题，如遇超权限的事应请示总经理。6） 目标考核：目标考核是对各部门各项管理工作进行当月评价。目标考核的依据是各项职称指标和各项检查报告。对二线部门的考核内容中还有一项内容是一线部门。对二线部门服务意识和效果的评定。7） 检查结果的反馈：各项检查的目的是为了促进管理水和服务质量的提高，检查的结果首先应及时反馈到各相关负责部门，然后进行分析和总结，得出相应的整改措施，在管理中得到改善和解决。4、 预算与计划系统：现代化酒店管理工作的核心是全面预算，预算计划系统重点解决的是控制管理问题。 A、成本预算。 B、费用预算。 C、收入预算。 D、全面预算的程序： a.市场调查分析，由销售部提供分析报告。 b.确定目标。 c.以部门为基础，编制预算草案。 d.大厦汇总综合预算。 e.召开预算会议，确定下发。 E、预算的考核。预算考核纳入部门目标考核的范围。5、 人才选用、招聘系统：人才选用，招聘系统解决的是大厦的人才库问题。 1）有效的人才选拔将产生重要作用：A、 为大厦不断补充人力资源，实现企业内部人才的合理配置。B、 使大厦员工相对稳定，因为新招聘录用的人才都能胜任工作并对新从事的工作感到满意。C、 节省人员基础培训与能力开发的要求。D、 使管理活动更高地放在现有员工的素质提高上，而不是将太多管理时间放在纠正员工违纪上。E、 使管理队伍成熟度高，素质高，业务能力强，敬业精神强。 2）选才的正确方法：A、量才适用，将合适的人才放在合适的岗位上。B、避免大材小用，因为压抑是最大的痛苦，他的才能不适合在岗 位发挥出来，缺少动力，自然会流动。C、避免拔苗助长，能力差，任务重会使他感到吃力，恐惧，失去 信心。 D、培训可以培训出大量的合适人才，将具有一定潜质的员工做为培养重点，压担子给他脱颖而出的机会。E、为了项目去找人才，而不能为了人才找项目。 3）关于人才素质的认识。 唐朝酒店所需人才的基本要求：A、 决策层管理人员：a.懂经济，懂财务。b.掌握企业管理的技能，有较强的整体控制和协调能力。c.果断敏锐，有较强的组织能力和分析能力决策能力。d.有领导才能，关于调动各能管理人员的主动性。e.性格稳重，坚毅，冷静，果感。f.具有大专以上学历，掌握本行业的系统知识。g.做事公正，廉洁，有强烈的事业心和责任感。h.具有五年以上酒店工作经验，且担任部门经理以上职务三年以上。B、 领导层（部门经理）：a. 懂本部门的专业技术知识，有三年以上的酒店工作经验。b.有较强的计划能力和组织协调能力。c.具有较强的分析判断能力，有效地组织管理工作的开展。d.有较强的酒店服务意识和管理意识。e.工作努力，办事公平，廉洁奉公。f.坚持原则，敢于负责。g.有良好的心理素质，善于创新，敢于面对挑战。h.合作意识强，善于平衡人际关系。C、 督导层：a.熟练掌握本部门的业务技能和管理技能。b.有一定的指挥能力和组织协调能力。c.善于调动员工的积极性，能够以身土卒，带领大家去完成具 体任务。 d.办公公正，公平，关心员工，注重对他的培训教育。e.能够以身作则，严格遵守大厦门的各项管理制度。f.有较强的观察能力和分析能力，善于发现工作中的主动矛 盾，并加以改善。g.有计划工作能力，能够按计划去完成各项工作任务。h.懂培训，能够有效地培训员工各项业务技能。D、 员工层：a.热爱本职工作，致力于旅游事业的人。b.有强烈服务意识，愿意为他人提供服务的人。c.有强烈学习欲望，能够全身心投入工作的人。d.能够吸引客人的人。e.责任心强，有强烈上进意识的人。f.细致大方有荣誉感的人。g.有良好气质和仪容仪表的人。h.美于吃苦，敢于创新的人。 4) 唐朝酒店不可接受的人： a.牢骚太盛的人。 b.嫉妒别工有灰色心理的人。 c.过其敏感者，心里忍受能力要差，过于内向，忧郁。 d.有合作者，不善于沟通或根本不愿与别人合作的人。 e.离间者，猎奇，好管闲事，唯恐天下不乱。 f.极端分子，考虑问题极端化。 g.过分懒惰的人。 h.喜欢跳槽，流动性大的人。 i.夸大其谈不愿付出而求高回报的人。 j.将旅游饭店业做为过渡性职业的人。6、 培训系统：培训是唐朝酒店提高员工素质，提高服务质量的必由之路，在唐朝酒店合格的管理者就是合格的培训者，没有培训就没有服务就没有企业的发展。1） 培训真正要起到的作用：A、 尽可能把命令和布置工作变成对下属的培训。B、 把上司的面孔变成教师的笑容以换来下属的尊敬和感激。C、 使员工掌握企业的共同语言和行为规范。D、 通过人事部的系统培训达到提高员工素质的目的。E、 通过部门的岗位技能培训，让员工熟练掌握工作程序提高服务质量。F、 减少工作失误，减少工伤事故，提高工作质量和工作效率。G、 建立良好的工作环境和工作气氛，提高员工工作的满意感和成熟感。H、 提高员工的创新能力，提高员工应用新技术学习新知识的能力。I、 培养适合饭店需要的职业经理。 J、使员工理解并掌握企业新发布的命令，批示和政策。 2）培训的种类：A、 系统培训：是指人事部的等级考核中所安排的培训内容，这其中包括：酒店公共部分的知识培训，语言培训和管理方法，培训技能等方面的内容。系统培训是大厦培训的基础，是员工晋级提升的依据和等级标准和要求，是每个级别的员工必须进行的培训内容。系统培训的课程将在每个月的培训计划中安排。B、 非系统培训：是指人事部不定期安排的旨在提高员工素质或提高员工培训兴趣的专项培训。C、 岗位技能培训：是由部门安排进行的岗位业务技能培训，是提高员工业务素质和技能的主要途径，岗位培训是部门长期的、 不间断地一个最主要的工作。2） 培训的方式：培训不等同于的上课，要提高培训的有效性必须选用灵活多样的方式方法。1， 案例分析 2，小组讨论 3，管理研讨 4，课堂讲解5，实际演练 6，电视教学 7，角色扮演 8，感觉训练 9，交叉培训 10，规化教学。 4）饭店培训系统的运行程序：1， 培训计划 2，实施培训 3，检查跟踪 4，课后工程 5，等级考核 6，评估定位 7，培训档案8，同人事行动相辅相成。第三、坚持“客人满意，员工满意”的企业宗旨，以客人为中心的管理思想。唐朝酒店始终信奉顾客第一的思想，将一切工作的开展都紧密地围绕在“顾客”满意这个中心上。将提高服务质量放在首位来，尽可能满足顾客的需求，在政策的制定和执行中坚持以顾客的利益为目的，站在顾客的立场上考虑问题，同顾客之间永远保持一种良好的合作伙伴关系，把唐朝酒店建成顾客可以信赖的第二家园，同顾客的接触活动要求全体员工始终坚持“微笑，周到，准确，效率”的服务标准，提供良好，温馨，全面，高效的全面服务以满足顾客的整体需求。要求内部活动的开展要始终坚持一线围绕客人转，二线围绕一线转，相互协调主动发展的原则，以提高各级管理工作的畅通和高效。服务提倡一站服务，管理提倡团体意识和整体管理意识。实践证明只有坚定不移地坚持这一思想，唐朝酒店的各项经营工作才能保以有效开展，经济效益才能得以保证。“员工满意”就是以人为本，注重对人才的培训和使用，强调对员工的激励作用，培养员工树立敬业爱岗的主人翁意识，提高工作的主动性和积极性，提倡和发挥员工的创新意识和个性化服务意识，使员工消除临时观念，把唐朝酒店做为人生事业发展的最终选择，同时在员工激励工作上采取以下具体措施：1、 树立企业第一的思想，要激励和调动员工的积极性，首先要让员工知道企业的前途和他的命运联系在一起，让他的感到有责任并自豪与骄傲。2、 尊重权力，员工应该得到的权力，给予充分保障。3、 保持希望和目标。4、 用活人事政策，提倡竞争，优化机制。5、 关于员工生活、学习和发展。6、 建立思想工作机制。7、 听听员工的想法，采纳员工可用的建议。8、 完全工资历分配制度，合理报酬分配。9、 奖罚分明，处理问题对事不对人。10、 培养骨干队伍。11、 注重工会在员工激励中的作用。四、企业理念 1、经营宗旨：客人满意、员工满意。 2、企业精神：团结、创新、奉献、高效。 3、经营价值观：以超值的服务，赢得无愧的回报。 4、服务标准：微笑、周到、准确、效率。 5、广告语：除了家，就是泰华一、 总经办各岗位岗位职责（一）总经理岗位职责Job Description岗位责任制岗位名称： 级 别： 编 辑 人： 直接上司：酒店副总经理 管理对象：工作所辖范围 资历要求： 大学专科及以学历，具有四年以上星级酒店管理经验。有极强的沟通能力和公关能力并具有能承受压力及挑战的良好心理状态。熟练掌握英语（听、说、写、阅读）及电脑知识。日 期： 编 号： 批准人： 岗位职责：1、 在集团公司领导下，全权负责托管酒店的经营管理，认真贯彻执行党和国家的各项方针、政策、法令和法规，全心全意依靠广大员工办好企业。努力完成各项经营、管理指标，不断提高企业的经济效益和社会效益。2、 主持制定酒店的各项规章制度，规定各级管理人员的职权范围，完善唐朝酒店经营机制，保证日常工作的正常运转。3、 根据公司章程，授权研究确定企业组织机构的设立或调整方案，提出酒店管理人员（部门经理以上）任免名单，经总经理办公会研究或报董事会批准后正式任免。4、 提出企业经营目标，将全年经营目标分解落实到各部门，并组织实施。5、 根据市场动向和发展趋势，结合酒店实际，研究制定新增重要服务项目的投资决策方案，并组织贯彻实施。6、 全面负责酒店的经营销售、人事工资、计划财务和物资采购工作，主管财务部、采供部的工作。7、 负责重要客人接待工作，保持与社会各界的广泛联系，塑造企业良好的内外部形象。处理重要投诉，保证酒店标准化、程序化、制度化管理的贯彻实施，切实提高服务质量。8、 发动广大员工群策群力，搞好民主管理工作，关心员工生活，不断改善员工的工作条件。9、 抓好企业文化、企业精神文明建设，督促有关部门开展丰富多彩的业余文化活动，增强企业凝聚力。10、 发挥党政工团在酒店管理中的积极作用，坚持思想政治工作和职业道德教育，培养主人翁责任感，保持酒店的生机与活力。知识及能力要求：1、 具有高等院校旅游专业、酒店管理专业或同等学历。2、 掌握酒店经营管理知识、市场营销知识、财务管理知识、人事管理知识等，并具有成熟的思想体系。3、 熟悉旅游业特征和客源市场特点，对世界主要国家历史背景、民族特征、风土人情、宗教信仰及生活习惯有一定的了解。4、 至少掌握一门外语，能阅读国外酒店专业报刊杂志，并能流利地与外宾交谈。5、 具有决策能力、组织协调能力、督导下属能力、社会交往能力及语言文字能力。6、 具有开创精神和对事业精益求精的执着追求。7、 具有管理者的个性和人格魅力。（二）副总经理岗位职责岗位名称： 级 别： 编 辑 人： 直接上司：酒店副总经理 管理对象：工作所辖范围 资历要求： 大学专科及以学历，具有四年以上星级酒店管理经验。有极强的沟通能力和公关能力并具有能承受压力及挑战的良好心理状态。熟练掌握英语（听、说、写、阅读）及电脑知识。日 期： 编 号： 批准人： 岗位职责：1、 在总经理的领导下，全面负责酒店行政事务管理工作。2、 协助总经理执行董事会下达的各项决议，完成总经理作出的经营管理计划，完成总经理分配的各项具体工作。3、 协助总经理做好酒店与社会各界之间的协调工作，处理酒店与社会各方面的突发事件。4、 具体负责文件、资料、档案的整理工作，安全保卫工作，文秘工作。5、 具体负责君辉国际酒店投资管理公司董事会的有关事务，负责与董事会成员、单位和董事会成员联系工作。6、 抓好工会、共青团组织建设，督促有关部门开展丰富多彩的职工业余文化活动，增强企业凝聚力。7、 协助总经理做好思想政治工作和职业道德教育，提高员工思想觉悟和职业道德水平，培养主人翁责任感，保持酒店的生机和活力。8、 就总经理提出的酒店长远规划和年度计划提出合理建议，对酒店经营管理方针发表见解，供总经理参考。9、 总经理、常务副总经理同时出差、休假期间代行总经理职责。知识及能力要求：1、 具有高等院校旅游专业，酒店管理专业或同等学历。2、 具有较丰富的酒店管理专业知识和经验，掌握社会学、经济学、管理学、市场学、心理学等方面的理论知识，全面了解国家方针政策，掌握国家工商法，熟悉国家经济法规、合同法规、财经纪律。3、 全面掌握酒店经营管理中各个重要环节的基本情况，具有较强的整体控制和协调能力。4、 具有塑造酒店整体形象、提高企业知名度和声誉的能力，具有较强的领导用人才能，善于根据国家人事劳动政策，正确设置工作岗位，合理用人，充分调动各级管理人员和企业全体员工的主动性、积极性和首创精神，具有较强的语言表达能力和写作能力，并有一定的英语水平。5、 有能力协助总经理处理酒店的对内对外事务。（三）业务副总经理岗位职责岗位名称： 级 别： 编 辑 人： 直接上司：酒店副总经理 管理对象：工作所辖范围 资历要求： 大学专科及以学历，具有四年以上星级酒店管理经验。有极强的沟通能力和公关能力并具有能承受压力及挑战的良好心理状态。熟练掌握英语（听、说、写、阅读）及电脑知识。日 期： 编 号： 批准人： 岗位职责：1、 在总经理领导下，负责酒店的日常经营管理工作。2、 协助总经理执行董事会下达的各项决议，完成总经理作出的经营计划，完成总经理分配的各项具体工作。3、 协助总经理制定和完善酒店的各项规章制度，协调各部门之间关系，建立良好的运行机制。4、 检查酒店的管理制度、岗位责任制和服务程序的实际落实执行情况，分管客房部、餐饮部、人事保卫部、工程部、销售部的人事培训工作。5、 具体负责各部门的服务质量，达到酒店规定的标准，对各部门的工作结果用量化的标准进行考核，掌握酒店日常经营的具体情况。6、 具体负责酒店员工的培训、工作和培训方案的制定，保证员工素质的提高。7、 具体负责销售工作，提出销售策略和营销方案供总经理决策。8、 具体负责VIP客人的接待及安排工作。9、 查阅酒店每日经营情况报表，发现问题及时报告总经理，采取必要的措施给予解决。10、 根据总经理的安排，主持召开每日、每月的专项业务工作例会，对业务工作进行协调、检查。11、 就总经理提出制定的酒店长远规划和年度计划提出合理化建议，对旅游市场及酒店经营管理方针发表见解，供总经理参考。12、 总经理出差、休假期间代行总经理职责。知识及能力要求：1、 具有高等院校旅游专业，酒店管理专业或同等学历。2、 具有较丰富的酒店管理专业知识和经验，掌握社会学、经济学、管理学、市场学、心理学等方面的理论知识，全面了解国家方针政策，掌握国家商法，熟悉国家经济法规、合同法规、财经纪律。3、 全面掌握酒店经营管理中各个重要环节的基本情况，具有较强的整体控制和协调能力。4、 具有塑造酒店整体形象、提高企业知名度和声誉的能力，具有较强的领导用人才能，善于根据国家人事劳动政策，正确设置工作岗位，合理用人，充分调动各级管理人员和企业全体员工的主动性、积极性和首创精神，具有较强的语言表达能力和写作能力，并有一定的英语水平。5、 有能力协助总经理处理酒店的对内对外事务。总经理办公室职责范围 1、协助总经理制定唐朝酒店的经营方针、经营计划、管理目标并组织实施。 2、负责唐朝酒店各种文秘档案管理和保密工作，提高文秘工作质量和效率，建立文件保密制度，提高档案管理水平，提高办公自动化、规范化、程序化的管理水平，负责对外行文的起草审核工作。 3、负责唐朝酒店印章的管理和使用。 4、负责唐朝酒店车队的管理，保证安全行驶。 5、负责对唐朝酒店的卫生、安全、消防、产品质量、节约情况、纪律情况等进行综合检查和督导工作。 6、负责唐朝酒店对外各项手续的办理及联络接待工作。 7、负责对唐朝酒店的食品卫生许可证、公共场所卫生许可证、二次供水卫生许可证、营业执照、特行证等各种证件的年检和换证工作。 8、负责总经理办公会、早会、周会、成本分析会、市场销售分析会的组织记录。 9、负责EOD的值班排班和节假日的值班安排工作。 10、负责唐朝酒店操作手册和管理制度的汇编工作。 11、负责年终总结的编写工作，总经理、副总经理讲话稿的起草工作。 12、负责建立健全唐朝酒店的党、团、工会等组织工作。 13、负责全唐朝酒店报刊的编写发行工作，负责全大厦报刊的征订工作。 14、负责召开董事会的有关筹备工作。 15、负责总经理、副总经理办公、出差、接待等的具体事宜。 16、组织检查各部门落实完成唐朝酒店各项经营计划、管理目标和工作计划，使唐朝酒店的各项工作有效地开展和落实。 17、负责总经理、副总经理交办的其它工作。（四）总经理办公室主任岗位职责岗位名称： 级 别： 编 辑 人： 直接上司：酒店副总经理 管理对象：工作所辖范围 资历要求： 大学专科及以学历，具有四年以上星级酒店管理经验。有极强的沟通能力和公关能力并具有能承受压力及挑战的良好心理状态。熟练掌握英语（听、说、写、阅读）及电脑知识。日 期： 编 号： 批准人： 岗位职责：1、 办公室主任在总经理（副总经理）直接领导下开展工作。负责组织综合性业务、行政工作计划、规划、报告、总结、请示、通知等的起草、报审、打印、收发、存档工作。2、 负责安排和组织酒店行政会议和总经理办公会议，编写会议纪要和决议，并检查各部门执行情况，及时收集和反馈信息，协助总经理做好部门之间的协调工作。3、 负责上级来文来电的处理和社会各界的来信来仿，协助总经理做好接待工作。做好对外联络工作，使总经理与外界联系的渠道保持畅通。4、 支持调查研究，掌握酒店经营管理情况，主动收集各方面信息，为总经理决策提供真实可靠的材料。5、 负责行政办公室的日常管理工作，领导办公室全体员工属尽职守，提高工作效率，出色完成本职工作。协助抓好酒店的行政管理和后勤保障，励行节约，严格控制办公费用的支出，动力搞好员工福利。6、 负责管理车队，确保安全行车。7、 考核下属人员的工作，评定下属工作人员的奖惩。8、 负责对员工进行思想教育和业务培训，提高员工素质和业务工作能力。9、 出席总经理召集的每日例会和周会。知识及能力要求：1、 具有高等院校大学专科以上文化程度，具有总经理室或业务部门办公室五年以上行政管理经验。2、 有较高的政治素质修养，有强烈的事业心和责任感，办事果断，讲究效率。3、 熟悉酒店管理和接待服务工作，掌握国家政策与法令，掌握酒店专业知识。4、 了解文秘学、社会学、经营管理学等方面的知识。5、 具有一定的语言文字能力，可撰写起草一般文件。6、 具有一定社交与组织协调能力，以及整体控制能力，与外围保持密切关系。7、 掌握一门外语，并有熟练听、说、读、写。备忘录的规范要求 为规范大厦内部行文的统一格式和要求，现将有关发放备忘录的具体化规范要求下发各部门，望参照并执行。（一） 备忘录是上级给下级下达指示、规定、工作计划安排以及同级之间进行信息沟通的主要形式。（二） 上级可对下级下发备忘录，要求严格执行，落款写：请关注。（三） 下级对上级只能写申请、报告或建议，落款写：请总经理批示。（四） 属唐朝酒店政策性备忘录由总经办起草或部门起草报告，经总经理批准后，由总经办统一签发。（五） 部门之间横向沟通传递信息，可发备忘录，内容主要是涉及业务、活动、计划安排以及例事方面的事宜，落款应写：多谢合作，并抄送总经理和副总经理。（六） 部门发给员工的备忘录，要在员工通告牌处张贴，落款写：请悉知。（七） 备忘录的格式要统一规范，内容要简明扼要，开头要简述目的，主题要明确。（八） 若总经理委托有关部门发备忘录时，开关应写：经总经理同意或批准。二、备忘录的日常管理制度（一） 备忘录是唐朝酒店内部各部门之间用于协调联系的一种文体，其内容为通知、请示、报告等。（二） 备忘录由题头、编号、致、抄、由、日期、事由、内容和落款几部分组成。（三） 发放备忘录时应首先检查文体是否规范，语言运用是否准确简练，签发文件时找准发放的对象和相应的级别，收文人必须签字确认。（四） 备忘录日常可保存在文件夹中，按发出（OUT）和接收（IN）、时间顺序分门别类保存好，年终按要求进行归档。（五） 涉及唐朝酒店政策方面的备忘录或机密文件，部门在对下级传达时，可以口头传达，不允许复印。（六） 唐朝酒店任何文件不允许私自携带出大厦或对外传播。机密文件的管理制度（一） 唐朝酒店各级领导，管理人员及档案管理人员必须严格执行中华人民共和国档案法保密法以及档案管理，保密制度。（二） 唐朝酒店机密文件分为“机密文件”和“绝密文件”两种，由总经理，副总经理，办分室主任确定档案的密级和解密期限。每种文件按秘级不同，阅示的级别也有所不同，文书人员要严格按照领导的批示和文件规定的传达范围和时间，组织传达，需有关部门办理时，及时转有关人员或有部部门按文件精神办理。（三） 各种秘密级别以上的文稿，都应严格按照保密规定妥善处理，应严守保密纪律，又得与无关人员谈论公文的内容。（四） 切实维护好机密文件的安全，定期检查安全设施做好档案的保卫工作，非档案管理人员未经同意不得进入档案管理区域。（五） 做好机密文件的整理管理工作，确保文件的完整，准确。（六） 秘密级以上档案，只能在总经办内查阅，不得外借，未经同意和自抄录和复制，违者视情节轻重按档案法和有关规定追究责任。（七） 秘密级以上或涉及唐朝酒店利益的档案材料，要控制利用范围，查阅秘密级档案，须经主管档案的大厦领导批准，办理手续后方可利用。（八）档案室档案材料一般不外借，如各部门确需借阅档案材料，要办理好审批，登记手续，并限一周内归还，如需复印，摘抄档案内容，须经总经办主任批准。文件存档管理办法（一） 各部门文件由秘书或文员专职负责整理、收集和管理。唐朝酒店文件由总经办负责整理、收集和管理。（二） 文件按接收和发出部位存档，其中接收（IN）部份包括接收店内（八部一室）的文件和接收店外的文件，发出（OUT）部份包括发往店内（店内其他部门）的文件和发往店外的文件。（三） 日常文件的存档统一用文件夹，按时间顺序分类存档。（四） 每年年底各部门将本年度所有文件惧归档，统一用文件存档夹收案，分门别类按顺序收集好，标上页码，并做好文件归档目录，在页面按要求注明文件名称、时间，按顺序进行统一编号。（五） 对经过修改、调整后的和重复的无保存价值的档案，报总经办签定批准后，统一交总经办按规定销毁。（六） 根据各类档案的特性，要求认真做好存档文件的保管工作，维护档案的安全。（七） 归档文件类型包括：文本文件、会计资料和声像资料等。印章管理规定 为使印章在唐朝酒店的经营管理中发挥更好的作用，现就印章管理的有关问题作如下规定：（一） 唐朝酒店的印章及办公室印章由总经办的机要人员保管，保管的设备必须是保险柜或保险箱。印章保管人员不得将印章交给未经办公室主任批准的人员代管。经批准的代管人员要严格遵守印章管理规定，违规使用要视情节轻重予以处理。（二） 合同印章、财务部印章及财务专用章由财务总监保管，合同章的用印必须由总经理批准。（三） 公司印章的使用，须经总经理及副总经理批准，紧急情况下经办公室主任批准后可以使用，但事后必须报告总经理。正式公文、制式报表的用印，按有关规定办完手续后，由印章管理人员直接用印。（四） 公司办公室印章的使用，须经办公室主任批准。（五） 此规定由总经理办公室负责解释。文印管理规定 为加强大厦唐朝酒店文印管理，降低办公成本，提高工作效率，特制定如下规定。（一） 文印原则：需要打印的就打印。（二） 但不需要打印的，一律不打印。（三） 需要打印的，各部门文员将文件名称、页数、纸型用便笺写出打印申请单，并交部门经理签字确认。（四） 各部门文员将部门经理审阅后的文件和签字确认后的打印申请单一并交总经办复核确认。（五） 给总经办签字确认后，由文印员打印文件。（六） 凡打印数量超过10张以上的，总经办交总经理审核。（七） 文印员必须严格按照打印申请单打印文件，同时，作好登记工作。（八） 文印员应妥善保管好打印申请单，以备查询。（九） 非指定人员严禁动用复印机、电脑等设备。（十） 当打印任务较多时，由总经办分轻重缓急统一安排打印顺序。（十一） 基建办文件的打印，由戚总签字确认，总经办安排执行。公文处理规定第一章 总则第一条 为使唐朝酒店有限公司（以下简称唐朝酒店）的公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文处理工作的效率和公文质量，制定本规定。第二条 唐朝酒店的公文，是唐朝酒店在经营管理过程中根据管理需要而设定的具有管理效能和规范体式的公务文书，是传达贯彻上级指示，发布规章制度，施行管理措施，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。第三条 唐朝酒店办公室是公文处理的管理机构，主管本企业的公文处理工作。第四条 公文处理必须做到及时、准确、安全。公文由办公室指定专人负责统一收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁。第五条 在公文处理工作中，必须严格执行国家有关法律、法规，确保秘密安全。公文处理公文办理（一） 凡上级单位和有关部门给唐朝酒店发来的文件、电报、传真和领导批件由办公室负责签收、登记、分发、拟办，报请总经理或分管副总经理签批，办公室根据总经理或副总经理的批示，转有关部门落实，同时做好催办和督办。（二） 各部门报送的请示、报告，由办公室负责签收、登记，并填写文件处理单，分送总经理或分管的副总经理批示。领导批阅后，由办公室负责及时将批示和处理结果反馈各部门，大厦内部的呈报与反馈时限一般不能超过两天，若遇到重大问题须经总经理办公会讨论或因特殊情况不能及时批阅的，最长时间不能超过一周。（三） 需要办理的公文，由承办部门拟稿，办公室审核，报总经理或副总经理签发。（四） 凡以大厦名义上报或下发的文件须由总经理签发。（五） 各部门因工作需要以唐朝酒店名义对外联系的公函、通知、请柬等由分管的副总经理签批。（六） 凡属以唐朝酒店有限公司文件名义上报下发的规章制度，一律须提交总经理办公会或召开部门负责人会议讨论，并取得一致意见后，再按公文处理的程序报总经理签发。（七） 凡以唐朝酒店实业有限公司文件夹的形式发出的公文，由办公室负责缮印、校对、用印、登记、分发、立卷、归档。（八） 因工作需要须查阅或借用唐朝酒店存档文件资料、函件等，应办公室办理相关手续并及时归还。第四章 公文立卷、归档和销毁第六条 公文办完后，应当及时将公文定稿，正本和有关材料整理立卷，电报随同文件一起立卷。第七条 公文复制件作为正式文件使用时，应当加盖印章（或签字），视同正式文件妥善保管。第八条 案卷应当确定保管期限，各部门的公文每半年清退移交办公室，个人不得保管应当归档的公文。第九条 没有归档和存查价值的公文，经鉴别和主管领导批准，一年销毁一次。销毁秘密公文，应当进行登记，由两人监销。检查责任（一） 综合检查：由总经办负责，每月一次，总经理或副总经理带队，各有关部门经理参加。检查环境卫生、食品卫生、设备保养、安全防火、店风店貌、内部管理等内容。检查结果下发有关部门，部门整改结果两日内上报总经办。（二） 仪容仪表纪律检查：由人事保卫部负责，每周一次，检查结果反馈各有关部门，部门处理结果两果两日内反馈人事保卫部。（三） 设备保养及使用状况、节约情况检查：全大厦范围内的设备设施检查由工程部负责，每月一次，检查结果及整改、处理意见上报总经办，同时反馈各相关部门。（四） 安全防火、防盗检查：由人事保卫部负责，每月一次，检查结果上报总经办，同时反馈各相关部门。（五） 卫生检查：由房务部负责，每周一次。检查结果反馈各有关部门，部门处理结果两日内反馈人事保卫部。EOD检查制度 EOD值班时间： 。星期天值班时间为 。 11：30以后至次日8：00Am由夜班经理行使值班职责，若遇重要事件，仍须通知EOD处理。 交接班：接班时统一到总机班领取EOD记录本和传呼机，次日8：00Am前将EOD记录本送部门经理早会。（一） 值班内容： 1、各部门的营业情况记录。 2、各岗位的工作情况，员工纪律、仪容仪表、服务质量记录。 3、设备运转情况，工程问题记录。 4、要害部门检查情况记录。 5、每晚抽查五间ready房。 6、中夜班交接班情况检查。 （二）总经理授权：1、 总经理授权EOD在当值班期间，行使行政管理权力，包括处理安全、 工程、纪律、卫生，处理投诉等事务。2、 若遇重要事件须向常务副总经理请示处理意见。 （三）值班要求：1、 EOD应具有高度的责任心，详细做好当值记录，控制和掌握整个唐朝酒店的运转状况。2、 EOD意味着责任，未经总经理批准不得私自换班，若因故需更换EOD 值班，须经总经理同意，并且向总经办、房务部发备忘录备案。关于会议意见反馈制度为了进一步了解会议意见信息，提高会议的接待水平，经研究决定：建立会议意见反馈制度，即每次会议结束前，由公关销售部牵头，餐饮部、房务部参加，向会务组征集会议反馈信息，并对客人提出的意见进行分析研究，以书面形式给予客人明确的答复。通过建立会议意见反馈制度，及时了解服务信息，针对问题及时解决完善，以利于今后的会议接待。关于总经理信箱管理制度为使管理更中民主化、科学化，为使每一个泰华的员工都以主人翁的身份参与泰华的事业，更好地管理泰华，特此从即日起开辟总经理信箱。希望您对如何提高服务质量和工作效率提出合理化建议，对如何加强成本控制提出更有效的措施，对管理中每一个环节提出忠恳的意见，总经理将对每一个建议和意见给予特别关注，为此大厦从即日起特设合理化建议奖。关于合理化建议箱管理制度（一） 使唐朝酒店每一位员工都参与唐朝酒店管理和服务工作，保持总经理与员工沟通渠道的畅通，特设立合理化建议箱，也称总经理信箱。（二） 合理化建议箱设置在员工餐厅梯口，日常的安全及卫生管理有人事培训部员工餐厅负责。（三） 合理化建议箱由总经理办公室主任管理钥匙，每天定时开启，及时将员工的意见反馈给总经理，并根据总经理的批复做好贯彻落实工作。（四） 对提出合理化建议经实施确实卓有成效的员工，按规定给予总经理奖励基金。授 权 管 理 一、经理级以上管理人员的店内消费权限（保卫部经理招待权限） 为加强唐朝酒店的内部管理，加强成本控制，现将经理以上管理人员因工作需要的店内消费作如下规定，请有关部门遵照执行。（一） 董事长、总经理因工作需要可在中餐、西餐、酒吧、歌舞厅、台球室、网球场、迷你吧签单，工作餐标准为每人次 元。（二） 常务副总经理、副总经理因工作需要可在中餐、西餐、酒吧、歌舞厅、台球室、网球场、迷你吧签单，工作餐标准为每人次 元。（三） 部门经理（ ）因工作需要可在中餐、西餐、酒吧、歌舞厅签单，标准为每人次 元；（四） 部门副经理（四级）及中、西厨厨师长因工作需要可在中餐、西餐、酒吧、歌舞厅签单，标准为每人次 元。每月共计不超过 次，金额不累计，超额部分自付。（五） 经理以上管理人员可免费在健身房锻炼。（六） 签单不包括的范围是：商场、商务中心、美容美发（按协议规定）、电脑房、烟草、洋酒、白酒类。（七） 部门经理在台球室、网球场个人消费打五折。（八） 部门经理在迷你吧消费自付。（九） 外聘人员的家属消费：住房打五折，娱乐打五折，餐饮打六折。激 励 管 理一、关于总经理奖励基金的事宜为奖励唐朝酒店表现杰出的人员，经总经理办公会研究，决定设立总经理基金奖，奖励对象为：（一） 在工作中以主人翁的姿态积极肯干、自觉奉献，为唐朝酒店建功立业、成绩显著者。（二） 提出合理化建议，经实施取得显著效益者。（三） 为保卫国家财产及人民生命安全见义勇为，为唐朝酒店赢得重大声誉者。（四） 为维护唐朝酒店利益，敢于向不良行为做斗争者。（五） 员工手册奖励条例所包含的其他内容。总经理基金的来源为：1、 各种违规违纪的罚、没款。2、 唐朝酒店总营业额的0.3%。总经理基金奖不限名额，只要满足以上条件都可获得高额奖金，为大厦最高荣誉奖。