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秘书资格证书培训基础知识讲稿(基础班) 基础班以讲基础知识为主，要求大家掌握基础知识点，学会案例分析，完成工作实务。 柴世民第一讲 秘书资格证书考试及应用文书的概念与制发程序 国家秘书职业资格证书是由原国家劳动和社会保障部推出，迄今已有十余年时间，现在由人力资源与社会保障部颁发。考试内容分为秘书（涉外）、秘书（普通）两个种类，每个种类分国家职业资格五级、四级、三级和二级共四个级别。其中，秘书（涉外）专业外语考核设英语、日语、俄语3个语种，报考人员可根据自己的专业语种，任选一种语言应试。秘书（涉外）专业的其它考试与秘书（普通）考试相同。正在上大学本科或大专的学生可以直接报考三级秘书，当参加秘书工作以后，可以报考二级秘书。 下面我们介绍秘书资格鉴定的考试内容。秘书职业资格考试鉴定内容包括职业道德、理论知识、案例分析、工作实务等四方面基本内容。考试分为两部分试卷。第一部分包括职业道德（25题，25分）和理论知识（100道题，100分）。职业道德考试分两部分，一部分为职业道德基础理论与知识部分，（第一至十六题），第二部分为职业道德个人表现部分，（第十七至二十五题）；关于第一部分是单选题与多选题，考试内容基本上在国家职业资格培训教程职业道德教材里面。关于第二部分为职业道德个人表现部分为离散选择。例如，18，上班路上，你碰到一个生病老人时（）。 A，加快脚步走开。B，赶紧上前帮助。C，当做什么事也没有发生。，没有什么感觉。答案是A:0,B:1,C:0,D:-0.1。所以，职业道德考题不难，认真看看教材与考题，有所重视，一般都能通过。希望大家把这两年的考题看一看案。理论知识部分满分分，单选题分，多选题。内容基本上在秘书基础知识部分与秘书三级秘书教材里面。基础知识占30%左右，三级秘书实务占70%左右。所以，同学们要认真看书，把能够出单选与多选的题都划出来看。另外如果要把握考试的知识点，最好把这几年的考题归一个类，就会发现不仅许多考题有重复性，考点也有重复性。这就使我们在全面复习的基础上容易抓住重点。这里最好列一个表格。案例分析即录像题有2道，总分分，第一题分，第二题分。录像题即情景模拟：第一题，录像反映了三级秘书工作时的情景，请仔细观察三级秘书的工作环境、工作表现和个人行为，找出其中至少10个正确点或不妥之处。（每题连续播放两遍，应至少找出10处正误点）。第二题，录像反映了三级秘书工作时的情景，请仔细观察三级秘书的工作环境、工作表现和个人行为，找出其中至少15个正确点或不妥之处。（每题连续听两遍，应至少找出15处）。工作实务也称操作题，是用来解决秘书工作存在的问题的。要求考生对卷面提出的工作任务进行书面回答。考题内容在三级秘书实务这本书里（第题20分，第题第题，每题15分，共50分），一张卷子100分。由此看出，职业道德、基础知识、三级秘书实务三本书，三级秘书实务是学习的重中之重。考卷的难易度，三份试卷的组成难度，总体上为中等：低难度试题占20%，中等难度试题占70%，高难度试题占10%。涉外秘书增加外语考核部分，秘书职业资格二级增加业绩评估部分。秘书考试成绩的计算：秘书(五级、四级、三级、二级)两部分都达到及格线为及格，两部分平均分及格但有一个模块成绩不及格者，其合格成绩保留一次有效，保留期内可自愿申请参加一次不及格模块所在考试段的补考。两部分都不及格需重考。下面简单讲一下看书与听课的关系，重点与非重点的关系，基础与冲刺的关系。关于看书与听课的关系。仅看听课课件中的知识点是不够的，应结合考卷分析考试的知识点，通过考卷分析发现，单选与多选的考点是很细的，所以在听讲以后还应多看书。其次，关于重点与非重点的关系。从试卷归类分析，历年考试点集中的地方也是重复考试的地方，当然也是重点。但是，由于试题库抽题，试题的面一定广，所以，我们认为复习考试应该全面撒网，重点突破。因为根据经验，重复题、重点题单选多选就三十分左右。所以，还应全面看书。第三，关于基础与冲刺的关系。考前一星期，进行冲刺，之前抓基础。冲刺的一个重要内容就是大量做题。我们会给大家配题的。下面我们讲秘书基础知识的具体内容。第一章 文书基础文书是一个概括性的名词，指的是一种记录信息、表达意图的文字材料。古往今来，人们通过书写和制作文书来记录信息，利用传递文书来彼此相互交流信息，利用公布文书对公众发布信息等等。可见，文书是人们用来记录信息、交流信息和发布信息的一种工具。而秘书工作中运用的文书被称为应用文书，它有其特定的格式与制发程序，是为秘书工作服务的。第一节 应用文书的概念与制发程序一、应用文书的含义与分类（标记） 应用文书是指各级机关、企事业单位、社会团体以及个人处理事务的时候经常应用的具有一定格式的文体总称。它的任务也是记录信息、交流信息和发布信息的。但必须通过一定的格式记录信息、交流信息和发布信息才有效。所以，为了工作方便，各级机关、企事业单位、社会团体以及个人处理在处理事务中都用得着应用文书。我们知道，单位有事，一个一个进行通知，比写一张通知麻烦多了。中央的会议精神如果不是用通报的文种传达到各个单位是无法让下面单位或个人了解的。总不能13亿人坐在一起开个会或给13亿人一个一个口头传达吧？所以应用文书的作用是不言而喻的。因此，应用文书是各级机关、企事业单位、社会团体以及个人处理事务的时候的好帮手。，人们特别是秘书必须学会拟写应用文书。秘书应用文书主要有行政公文、事务文书、商务文书3类。 行政文书是指行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。行政公文的文种是指国务院2000年8月24日发布的国家行政机关公文处理办法所规定的命令（令）、决定、公告、通知、通告、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等13种行政公文。但是在现实生活中，行政公文文种的使用远远超过了行政机关，在商务、科技、司法等领域也广泛使用，因此，行政公文也称通用公文。39，通用公文的格式要素可划分为：眉首、主体和（） A附注 B附件 C主题词 D版记 41，应当在公文中最后一个抄送机关的后面（） A标句号 B标分号 C标冒号 D不标注标点符号 事务文书是指机关、单位、团体和个人为处理 。本章主要阐述传真稿、备忘录、请柬、邀请信、贺信、感谢信、启事、简报、会议记录、计划、总结、述职报告、讲话稿等事务文书。 商务文书是指机关、单位、团体为处理商务业务所使用的文书。本章主要阐述意向书、订货单、商品说明书、市场调查报告、招标书、投标书、合同等。 我们看这么一道题：例：下面属于行政公文的是（）A.通知、决定、报告、会议纪要 B.通知、决定、调查报告、会议纪要C.通知、决议、调查报告、会议纪要 D.通知、决定、总结、会议纪要答案：A解析：调查报告和总结属于事务公文 “市场调查报告”是提供给领导决策参考的，因此，它的落脚点应在（） A、建议部分 B、情况部分 C、回顾部分 D、预测部分 二、通用公文的制发程序（何谓制发？发文办理。暂时以制作发行来理解） 通用公文是因为是官方文书，具有法律效力,因而是有着严格的制发程序的。通用公文的制发又叫发文办理。主要有草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。我们主要介绍草拟、审核、签发、复核四部分。草拟就是拟写公文草稿。秘书草拟公文的要求是： （1）、文稿要符合国家的法律、法规、及其他有关规定。所以，秘书基础知识第六章专门讲述秘书应掌握的法律法规。实际上，秘书还应该掌握与工作有关的政策。 （2）、草拟文稿要情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。 （3）、文稿中人名、地名、数字、引文要准确。如果出了问题，就会传递错误信息。 （4）、结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”,第四层为“（1）”。 （5）、应当使用国家法定计量单位。 （6）、文内使用简称，应当先用全称，并注明简称。 （7）、公文中的数字。除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。以上这些都是秘书在草拟文稿的时候必须解决的问题。审核就是对公文稿进行审查核定。文稿草拟以后，高一级秘书负责对文稿进行审核。审核的重点是：行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合办法的规定等。62、文稿审核是文稿（）前的最后一道文字工序。 A、签发 B、复核 C、缮印 D、分发(2008年5月单选题) 93、文稿审核中发现的（）可以直接修改 A、错字 B、漏字 C、不对的符号 D、不对的标点(2008年5月多选题) 签发就是负责人对已审核的文稿予以审定、签字，准予印发。我们看这么一道题：例：决定公文文稿能否生效的环节是（） A.拟办 B.审核 C.签发 D.批办 答案：C 解析：签发就是负责人对已审核的文稿予以审定、签字，准予印发。例如 文稿审核是文稿( )前的最后一道文字工序。 A、签发 B、复核 C、缮印 D、分发解析：签发就是负责人对已审核的文稿予以审定、签字，准予印发。复核就是再一次对公文制发的工作环节进行审查核对。 复核的重点是：审核、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一，规范等。复核是发文过程的最后一道把关环节。（以上为第一讲讲稿） 第二讲 通用公文的格式 下面我们讲 第二节 应用文书的格式应用文书的格式包括通用公文、事务文书与商务文书的格式。一、通用公文的格式通用公文的格式是指指通用公文的外观样式。即通用公文用纸、印装的规格和其需要标识的各要素所构成的外部形态。作为国家机关或政府行为，通用公文的格式确保其行文的严肃性，必须认真遵守。这类似于过去皇帝的圣旨，有其固定的格式。国家质量技术监督局于1999年12月27日发布了国家行政机关公文格式，是我国目前学习、运用公文格式的唯一标准。（大家可以打开基础知识教材12页）（一）通用公文用纸和印装规格（标记）（1）公文用纸采用国际标准A4型纸。其幅面尺寸为210mm*297mm.（2）公文页边与版心尺寸：公文用纸天头（上白边）为37mm+1mm；公文用纸订口（左白边）为28mm+1mm；版心尺寸为156*225mm（不含页码）。（3）文字符号从左至右横写、横排。一般每面排22行。每行排28个字。（4）公文左侧骑马订或平订，不掉页；后背平整、不空。此为骑马订、平订、锁线胶订、无线胶订图.（二）通用公文中各要素标识规则(重点)通用公文的格式要素可划分为眉首、主体、版记3部分。1.眉首。公文眉首部分包括公文份数序号、秘密等级、保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人（会签人）和红色反线等要素。编制公文序号时应根据公文的份数来决定编几位数，但至少不低于两位，既“1”编为“01”秘密等级目前分为“绝密”“机密”“秘密”三级，如需标识秘密等级，用3号黑体，顶格标识在版心右上角第一行，保密期限也一样，不过秘密等级与保密期限用黑实五角星隔开。紧急程度，是指文件送达和承办的时限要求，分“特急”“急件”两种。如需标识紧急程度，用3号黑体，顶格标识在版心右上角第一行，如需标识秘密等级的话，秘密等级标识在版心右上角第一行，紧急程度标识在版心右上角第二行。对于平行文与下行文来说，发文机关标识上边缘至版心上边缘25mm，上行文则标识至上边缘80mm，一般采用小标宋体字，用红色标识。发文字号，由发文机关代字，年份和序号组成。如：国发办20065号发文字号用3号仿宋体标识。发文字号位置有两种形式，一是平行文，下行文的发文字号位于发文机关标识下空2行，剧中排列；另一是上行文的发文字号位于发文机关标识下空2行，居左空1字。100、发文字号“国发（2007）23号”包含的要素有（）。 A、发文机关B序号 C、年份 D、文种红色反线标识在发文字号之下的4mm处，其长度与版心等宽，既156mm2.主体。公文主体部分包括公文标题、主送机关、正文、附件、成文日期、印章和附注等要素。公文标题位于红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可1行或多行居中排列下列公文标题可以使用标点符号的是（） A、规章 B、指令 C、公告 D、决定 主送机关在标题下空1行并用3号仿宋体标识，左侧顶格，标点符合的用法：同类机关之间用顿号，不同类之间用逗号。末端标全角冒号。101、下列四组机关部门中，可以联合行文（） A、省人民政府、省民政厅、省公安厅 B、中共中央，国务院，中央军委 C、市公安局、市卫生局、市人事局 D、教育部、文化部、国家语委（2008年5月多选题） 正文位于主送机关下1行，采用3号仿宋体附件，应在正文下空1行，左空2字，用3号仿宋体标识“附件”，其后标全角冒号和附件名称成文日期：1.机关领导签发的，以签发日期为准2、会议讨论通过的，以通过日期为准3、须经上级或立法机关批准的，以批准日期为准。成文日期用汉字标全年、月、日；零写作“O”印章是公文的生效标识。联合上行文时由主办机关加盖印章，联合下行文时，所有发文机关要加盖印章，盖章应端正，印文要清晰，一律用红色。 落款的书写位置一般位于成文日期上一行。3.版记。公文版记部分包括主题词、抄送机关、印发机关和印发日期、片刻中的反线 等要素。一份文件的主题词标引，除类别词外，最多不超过5个。“主题词”三字用3号黑体字居左顶格标识，其后标全角冒号。词目用3号小标宋体字。词目之间空1字书写，不可用逗号取代空格。印发机关和印发日期同占一行，位于“抄送”之下，无抄送的在主题词下，印发机关左空1字，印发日期右空1字，印发机关用3号仿宋体标识，印发日期用阿拉伯数字标识。（三）通用公文的特定格式通用公文的特定格式有3种，即信函式格式、命令格式、会议纪要式格式。1.信函式格式在信函式格式中，发文机关名称上边缘上布边的距离为30mm，用小标宋体字，字号大小不超过22mm*15mm；发文机关名称后不加“文件”二字。45、下列不符合信函格式要求的是（）。 A、发文机关不加“文件”二字 B、发文字号在武文线下版心右上角 C、首页应显示页码 D、发文机关名称只能标识全称(2008年5月单选题)发文机关全称下4mm处为一条横线（武文线），线长170mm,距下页边20mm处为一条横线（文武线），线长170mm，发文机关名称和双线均为红色。2.会议纪要式格式国家行政机关公文格式条文释义指出，国家标准中的会议纪要格式主要是针对国家行政机关的办公纪要而言，至于用作公文种类的会议纪要，可用“文件式”或“信函式”公文形式来发，并在植中显示。在会议纪要格式中，会议纪要眉首部分的“发文机关标识”处，不是“*文件”而由“*会议纪要”组成，用红色小标宋体字。 第三讲 应用文书的要素写好应用文书，必须从四大要素即材料、结构、主题与语言入手，因此，下面我们讲应用文书的四大要素。一、材料材料是指作者为了某一写作目的，收集、摄取以及写入文章之中的一系列事实或依据。材料运用有4个环节，即材料的占有、鉴别、选择和使用。（一）材料的占有（标记）占有材料有两种途径：一是亲身经历所获；二是调查阅读所获。占有材料的要求是，时间不分古今（历史和现实的材料）；地域不分中外（中国和外国的材料）；性质不分正反（正面和反面的材料）；类别不分点面（具体和概括的材料）。总之，占有的材料越多越好。（二）材料的鉴别（标记）鉴别就是对材料进行分析，比较的研究过程。（三）材料的选择（标记）选择材料有4项原则：1.围绕主题选择材料2.选择典型材料3.选择真实准确的材料4.选择生动新颖的材（四）材料的使用（标记）用材要注意两点：1.恰当安排材料的先后顺序2确定材料的详略程度二、主题（标记）（一）主题的概念（标记）所谓主题，即作者在说明问题、发表主张或反映生活现象时，通过文章全部内容所表达出来的基本观点或中心思想。（二）确立主题的依据（标记）确立主题应依据以下两点：1.以写作目的为立意依据2.以材料本身的意义为立意依据（三）对主题的要求（标记）1.正确对公文来说，主题的“正确”体现在与党、国家的法律、法令、方针、政策相符合上，体现在与上级机关领导意图相符合上。如果不相符合，或出现些微偏差，就难以发挥公文的作用，从而不能使其成为治理社会、管理国家、管理机关的工具。对其他应用文书来说，作者阐明的观点，提出的见解，发表的主张，应能“正确”反映社会、部门的真实面貌，能经受住实践的检验。2.深刻3.新颖4.集中三、结构结构是指文章内部的组织和构造。（一）结构的内容（标记）结构的内容有：标题、开头、结尾、层次、段落、过渡、照应等。1.标题标题是文章的命名。鲜明、准确的标题能够给读者留下深刻的印象。应用文书的标题的基本模式有两种：（1）公文式标题。国家行政机关公文处理办法规定：“公文标题应当准确简要的概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。”因此，公文标题的构成通常是：“发方机关+事由+文种”。 不少非公文也常常采用公文式标题，以求明确实用。（2）一般文章式标题。一般文章式标题常用于简报、调查报告、总结、述职报告等事务文书。它可分为单标题与双标题两种。2开头常用的开头方式有4种：（1）概述式。指概括叙述有关情况或背景材料的开头方式。（2）目的式。指阐述发文的意义、宗旨作为开头的方式。（3）开门见山式。指开篇直入内容或主题的开头方式。（4）引述来文式。指引述对方来文、来电的标题与发文字号作为开头的方式。3.层次层次指的是文章思想内容的表现次序。它是作者开展步骤的体现出作者逻辑思想的功力。常见的层次方式有；（1）总分式。指各个层次之间表现为先“总”后“分”或先“分”后“总”的结构方式。（2）并列式。指各个层次之间的逻辑关系互为并列的结构形式。（3）递进式。指各个层次之间由浅入深、层层深入的结构形式。（4）因果式。指各个层次之间按前因后果或后果前因顺序安排的结构 形式。（5）时序式。指以时间先后为序，按照事情的发生、发展、变化过程安排层次的方式。（6）三段式。指公文常常采用的3层次结构形式，即发文缘由。事项与尾语。4.段落段落是构成文章的基本单位，是文章思想内容在表达时由于转折、强调、间歇等情况所造成的文字停顿，俗称“自然段”。分段的目的在于有步骤地显示、表达主题。在语言形式上是以开头和换行为标志。常用的段落方式有：（1）提行式。指以另起行表示内容转换的方式。（2）条款式。指以序数为标志，按不同意思分条列项划段的方式，又称条文式。（3）篇段合一式。指一篇文章为一段的划段方式。1.过渡过渡是指上下文之间的衔接、转换。过渡在文章中起承上启下作用。常用的方式有：（1）过渡词。（2）过渡句。（3）过渡段。2.照应照应是指前后内容上的关照、呼应。照应并非简单的文字重复，而是根据事物的内在联系所作的有意识有计划的强调和反复，它在一定程度上表现了内容的发展变化和思想的逐步深入，增强了文章的整体感。常用的照应方式有：（1）首尾照应。指文章开头与结尾照应。（2）文题照应。包括多种形式，主要有：文章内容与标题照应；文章主题与标题照应；文章开头与标题照应；文章结尾与标题照应等。（3）行文前后照应。指围绕主题，行文中多次照应。3.结尾应用文结尾的目的是强化主题、明确任务，以达到预期的应用目的。常用 的结尾方式有5种：（1）强调式。指对正文中的主要问题作强调说明，以强化读者印象的结尾方式。（2）期求式。指在正文结束后表达期求愿望的结尾方式。（3）希望式。指在正文结束后向读者提出要求，号召或希望的结尾方式。（4）说明式。指在文书结尾处补充说明某些内容的结尾方式。（5）秃尾。是没有结尾的结尾。（二）对结构的要求（标记）对结构的要求有4点：1.严谨严谨，一是指思维缜密、无懈可击；二是指组织严密、无破绽可查。2.自然是指结的撰艺术如行云流水，无人工雕凿斧削痕迹。3.完整指结构主干饱满，首尾圆合。4.统一指形式和谐，通篇一贯。四、语言语言，是人类特有的用来表达意思、交流思想的工具，是一种特殊的社会现象，由语音、词汇各语法构成的一定系统，文章的表现工具就是语言。（一）运用语言的标准（标记）1.准确。就是要求语言含义清楚，词语内涵外延明确。2.简洁。是说语言简明扼要，没有多余的话。3.平实。是指语言平易实在、朴素规范。（二）应用文书专用语言（标记）常见的有以下8类：1.开头用语。用于说明发文缘由，包括意义。根据，或介绍背景材料及情况等。如:为了、根据、鉴于。2.承启用语。用于连接开头与主体文部分，起承上启下作用的惯用语。如：根据.决定、依据.公告如下3.引述用语。用于批复或复函引述来文作为依据的用语。如：收悉、文悉4.批转用语。用于批转、转发、印发通知时的用语。如：批示、阅批、转发5.称谓用语。对各机关称谓的简称。如：我部、贵局6.经办用语。表明工作处理过程或情况。如：未经、业经、施行、会议听取了7.表态用语。用于表态的语言。如：不同意、不可、批准8.结尾用语。用于请示、函、报告、批复、复函。如：当否、清批示、妥否第四讲第二章 办公自动化基础 现在,秘书工作中办公自动化已越来越明显,计算机知识对于秘书工作也越来越重要。 一个优秀的秘书必须掌握办公自动化知识。本章讲述计算机基础知识，常用办公软件的应用及互联网的应用常识。由于使用网络学习的同学已经有了一定的计算机知识基础，本章的讲述仅以应对考试为目的。希望同学们对照教材利用计算机多实践。第一节计算机基础知识计算机是一种能对各种数字化信息进行处理的工具。它包括硬件系统和软件系统。计算机系统可以协助人们获取信息、处理信息、存储信息和传递信息。是秘书信息工作的得力助手。 一、计算机的硬件系统计算机硬件系统是指组成一台计算机的各种物理设备。硬件是计算机进行工作的物质基础。从外观上看，计算机可分为主机箱和外部设备两大部分从功能上看，计算机可分为运算器，控制器，存储器，输入设备和输出设备。运算器，控制器组成CPU即中央处理器。是计算机的核心部件，对计算机整体性能起决定作用。计算机主要技术指标通常是指（） A、硬盘容量的大小 B、显示器的分辨率、打印机的配置 C、所配备的系统软件的优势 D、CPU的主频和运算速度、字长、存储容量二、计算机的软件系统计算机的软件系统是指在硬件设备上运行的各种程序以及有关的资料。软件系统分为：系统软件（必备软件），主要有操作系统应用软件，它是专业人员为各种应用目的而开发的程序。三、计算机的日常使用与维护（一）启动与关机1.开关机顺序：先开显示器等外部设备电源，后主机电源，关机相反。2.启动：冷启动是指计算机在没有接通电源的情况下进行启动。热启动是指计算机在通电情况下启动。（二）“死机”的处理死机是一种不可能由操作系统恢复的计算机运行故障状态。唯一恢复办法是重新启动系统。计算机死机应进行热启动。51、下列关于“死机”的描述，错误的是（）。 A、当显示器黑屏时，就意味着计算机已经“死机” B、“死机”是一种不可能由操作系统恢复的计算机运行故障状态 C、操作系统本身存在缺陷是造成“死机”的一种重要原因 D、计算机“死机”时应该进行热启动(2008年5月单选题)（三）常规硬件维护计算机必须进行常规清理，因为在显示器、主机箱表面及其它外部设备都会出现灰尘。计算机常规清理应注意的事项：（1）首先要关闭主机及所有外部设备的电源。（2）使用柔软干净的湿布，难以清除的污渍可以使用中性清洁剂。（3）擦拭键盘时，注意不要让液体洒到键盘上。（4）机械式鼠标在使用一段时间后，滚动球上附着的灰尘会进入鼠标内部，导致鼠标灵敏度降低。只需要把鼠标球取出用湿布擦干净并晾干后再重新装好即可。使用光电式鼠标注意不要把鼠标放在强光下照射，否则会影响鼠标指针的移动。（四）软件系统的维护1.清理磁盘操作步骤：在windows开始菜单中选择“所有程序”“附件”“系统工具”“磁盘清理”选择要清理的驱动器“确定”。2.整理碎片操作步骤：在windows开始菜单中选择“程序”“附件”“系统工具”“磁盘碎片整理程序” 选择要整理的硬盘“碎片整理”。3.检查磁盘 运行方法是：在“我的电脑”窗口中选定要检查的驱动器，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“属性”，出现磁盘属性对话框，单击“工具”选项卡，单击“开始检查”按钮，系统即开始检查磁盘。（三）计算机病毒计算机病毒，是指编制或者在计算机程序中插入的破坏计算机功能或者毁坏数据，影响计算机使用，并能自我复制的一组计算机指令或者程序代码。1.计算机病毒的特征：（1）传染性（2）隐蔽性（3）潜伏性（4）破坏性（5）不可预见性。例：计算机病毒不具备（）A.自生自灭 B.干扰或破坏性 C.自我复制 D.传染性答案：A解析：计算机病毒具有传染性、隐蔽性、潜伏性、破坏性、不可预见性2.计算机病毒的防治一般应注意以下几点： （1）不滥用磁盘，尽量做到专机专用、专盘专用。 （2）不要运行来路不明的软件，盗版软件是没有任何保障的，很可能隐藏病毒。 （3）安装防病毒软件，运行病毒防火墙，实时监视病毒的入侵和感染。使用正版杀毒软件。 （4）不要打开来历不明的邮件。 （5）对重要的数据进行备份。 第五讲 第二节 Windows XP 操作系统应用基础 了解了计算机基础知识以后,我们再了解计算机Windows XP 操作系统。首先我们了解Windows XP 的工作界面。 一、Windows XP 的工作界面（一）Windows XP桌面布局所谓桌面，就是指启动Windows XP后的整个屏幕。桌面由（背景画面）、（快捷图标）和（任务栏）组成。-填空题任务栏一般出现在桌面的下方，它由（开始）按钮、（应用程序）栏和（通知）栏组成。（可能出填空题）。 应用程序栏显示已经启动的应用程序名称。通知栏显示时钟等系统当时的状态。（二）Windows窗口（关于这部分，同学们看书并在计算机上实践就行） Windows有两种不同类型的窗口，即应用程序窗口和文档窗口。1.Windows窗口基本组成元素几乎所有的Windows窗口都具有下列共同的特征：（1）标题栏。（2）菜单栏。紧挨标题栏下方的是菜单栏。（3）工具栏。（4）边框。（5）滚动条。有垂直滚动条和水平滚动条两种。（6）状态栏。（7）工作区。2.Windows窗口基本操作（1）移动窗口。怎样移动窗口？将鼠标指针移到窗口的“标题栏”，按下鼠标左键不放，移动鼠标到所需要的地方，此时屏幕上会出现一个虚线框，松开鼠标左键，即可移动窗口。（2）改变窗口的大小。怎样改变窗口大小？鼠标指印移到窗口的边框或角上，鼠标指印自动变为双箭头开关，按下左键即可以改变窗口的大小。（3）滚动窗口的内容.怎样滚动窗口内容？通过单击滚动箭头或拖动滚动块可以控制窗口中内容上下左右滚动。（4）切换窗口。怎样切换窗口？在所需切换的窗口还没有完全被挡住时单击所需要的窗口即可完成切换。也可以用鼠标单击“任务栏”上窗口图标。（5）排列窗口。窗口的排列方式有（层叠）、（横向平铺）和（纵向平铺）3种。-填空题用鼠标右键单击“任务栏”的空白处，在弹出的快捷菜单中可以选择窗口的排列方式。（三）Windows对话框Windows系统为了完成某项任务需要从用户那里得到更多的信息时，变会显示一个对话框。当用户执行后面带有省略号的菜单命令时，就会出现一个对话框。对话框中的组成元素有：（1）标题栏。（2）文本框。（3）数值框。（4）列表框。（5）下拉式列表框。（6）单选按钮。（7）复选框。（8）滑块。（9）命令按钮。对话框分为两类：一类是模态对话框；另一类是非模态对话框。（四）Windows菜单（关于这部分，同学们看书并在计算机上实践就行）1.菜单的种类Windows中的菜单主要有（开始菜单）、（控制菜单）、（快捷菜单）、（下拉菜单）以及级联菜单等。（1）开始菜单。在Windows XP中，任务栏的左侧有一个“开始”按钮，单击它可以打开“开始”菜单。（2）控制菜单。每个窗口都有一个控制菜单，包括窗口处理的各种功能。（3）快捷菜单。将鼠标指向某个已经选中的对象或屏幕的某个位置，单击鼠标右键即可打开一个快捷菜单。快捷菜单具有很强的针对性，对于不同的操作对象，菜单内容会有很大的差异。（4）下拉菜单。位于应用程序窗口上方的菜单栏，均采用下拉式菜单方式。（5）级联菜单。级联菜单不是一个独立的菜单，是由菜单中的一个功能选项扩展出来的下一级子菜单，并多层嵌套。2.菜单的约定 二、文件管理（关于这部分，同学们看书并在计算机上实践就行）windowsXP具有哪些文件管理功能？Windows XP是一个面向对象的文件管理系统，具有完善的文件管理功能，可以对文件以及文件夹进行创建、复制、移动、删除、重命名、查找以及查看等操作。（八）Windows资源管理器的使用1.资源管理的启动如何开始资源管理器的启动？（1）从“开始”按钮启动资源管理器。 （ 2）使用快捷菜单启动资源管理器。例:下列操作中，无法打开Windows资源管理器窗口的是|（）A.用鼠标右键单击桌面上的“我的电脑”图标，在弹出的快捷菜单中选择“资源管理器”命令B.用鼠标右键单击“开始”按钮，在弹出的快捷菜单中选择“资源管理器”命令C.用鼠标右键单击桌面上的“回收站”图标，在弹出的快捷菜单中选择“资源管理器”命令D.用鼠标右键单击“任务栏”的空白处，在弹出的快捷菜单中选择“资源管理器”答案：D解析：ABC均可打开，但D是不能打开的54、在Windows资源管理器窗口中，要修改已选定文件夹的名称，下列操作中，不能实现改名操作的是（）。、 A、单击“文件”菜单中的“重命名”命令 B、两次单击该对象的名称 C、右单击该对象，然后单击快捷菜单中的“重命名”命令 D、单击该对象的图标（2008年5月单选题）2.资源管理器的窗口布局3.资源管理器的使用方法？（1）查看文件及文件夹。具体方法是：先在左窗格中打开相应的文件夹，然后选择“查看”菜单中具体选项命令。其中又有：1）缩略图方式。2）平铺方式。3）图标方式。4）列表方式。5）详细信息方式。（2）打开文件夹中的对象。三、程序管理（一）启动程序（1）使用快捷方式。如果用户在“开始”菜单中、桌面上或某个文件夹中曾经创建过某程序的快捷方式，那么只需要双击议程序的快捷方式即可。（2）选择“开始”菜单中的“运行”命令。（3）在“我的电脑”或“Windows资源管理器”中双击程序图标。（4）通过文档启动程序。从“我的电脑”或“Windows资源管理器”窗口中直接双击文档图标，也可启动应用程序。（二）切换程序在Windows XP中切换应用程序也有多种方法：（1）是通过任务栏切换。单击任何一个应用程序图标，该应用程序被打开，全置于屏幕最上层。还可以通过快捷键“Alt”+Tab进行切换。（2）如果用户要看的应用程序窗口被当前窗口覆盖住，但用户可以看见它，可单击该窗口的任何部位，窗口即成当前窗口。（三）安装与卸载应用程序1.如何安装程序？除了直接从软盘或光盘上复制或运行安装程序的方法外，Windows XP还提供了自动添加/删除程序的功能。具体操作方法是：（1）打开“控制面板”，单击“添加/删除程序”图标，将会出现“添加或删除程序”对话框。（2）单击“添加新程序”按钮，右边显示了两种选择：从CD-ROM或软盘安装程序、从Microsoft添加程序。一般都是从光盘或软盘上添加程序，选择“CD或软盘”按钮，系统会提示插入安装盘。（3）插入安装盘，然后单击“下一步”按钮，系统开始在软盘或光盘中查找安装程序。（4）确定安装程序后，单击“安装”按钮开始安装。2.如何卸载程序？（1）通过调用该应用程序组自己的卸载程序。具体操作方法是：在“开始”菜单“所有程序”级联菜单中的程序组里找到卸载程序单击即可。（2）利用控制面板的“添加/删除程序”进行应用程序的卸载。（3）如果在“当前安装的程序”选项卡的列表中没有该程序，还可以检查该程序民在的文件夹，查找标记为Remove或Uninstall的卸载程序，双击即可卸载。（四）创建和使用快捷方式在桌面上创建快捷方式的方法是：（1）在桌面上单击鼠标右键，从弹出的快捷菜单中选择“新建”“快捷方式”命令，打开“创建快捷方式”的对话框。（2）单击“浏览”按钮，在出现的“浏览”对话框中，选择要创建快捷方式的对象，然后单击“打开”按钮，返回“创建快捷方式”对话框。（3）单击“下一步”按钮，弹出“选择程序标题”对话框。输入快捷方式的名称，然后单击“完成”按钮，新创建的快捷方式将出现在桌面上。四、Windows XP的其他常用操作（一）修改系统上期和时间具体操作方法：（1）双击任务栏上状态指示器中显示时间的位置，打开“日期/时间属性”对话框。（2）在“时间和日期”选项卡中可以对时间、日期等信息进行设置；在“时区”选项卡中可以选择正确的时区；在“Internet时间”选择卡中可以使计算机时钟同Internet时间服务器同步。（二）使用屏幕保护程序具体设置方法是：（1）在桌面上单击鼠标右键，从弹出的快捷菜单中选择“属性”命令，打开“显示属性”对话框。选择“屏幕保护程序”选项卡。（2）单击该选项卡中的“屏幕保护程序”下拉列表，选取一种屏幕保护程序，单击“预览”按钮，可显示该屏幕保护程序的动态演示外观；单击“设置”按钮，自定义该屏幕保护程序的显示选项；利用“等待”按钮设置系统启动屏幕保护程序之前要等待的时间。（3）设置完成后，单击“确定”按钮即可。 第三节 Word 2003应用基础 一、Word 2003的启动(略) 二、文本编辑（一）选择中文输入法在输入文本前选择一种中文输入法，可以首先单击Windows任务栏右端的输入法键盘式图标，然后在输入法列表中选择一种拼音或五笔输入法。（二）移动插入点在文档中移动插入点的方法很多：（1）如果要在当前屏幕上移动插入点，只需把I形指针指向新位置，然后单击鼠标左键即可。（2）如果文档很长，需要编辑的文本没有在屏幕上显示出来 ，可以利用垂直滚动条和水平滚动条来查看文档。（三）选取文本Word把选定的文本按反白方式显示，即黑底白字而不是标准的白底黑字。用鼠标选取文本只需把鼠标指针定位于要选定文本块的开始处，按住鼠标左键进行拖动，直到使所需 文本变为反白显示。（四）复制、移动、删除文本1.怎样复制文本？操作步骤是：先选定要复制的文本，然后选择“编辑”菜单中的“复制”命令（或按“Ctrl+C”键）或者单击“彰”工具栏中的“复制”按钮。接下来将插入点移到要粘贴文本的新位置，再选择“编辑”菜单中的“粘贴”命令（或按“Ctrl+v”键），或者单击“常用”工具栏中的“粘贴”按钮即可。67、在word编辑状态下，要选定大范围的文本，可以在要选定块的起始处单击，按住（）键，再单击选定块的末尾。 A、Ctrl B、Shift C、Alt D、Ins(2008年5月单选题)2.怎样移动文本？移动文本的操作与复制文本类似：选定要移动的文本后，选择“编辑”菜单中的“剪切”命令（或“Ctrl+X”键）或者单击“常用”工具栏中的“剪切”按钮，此时，选定的文本已从原位置处删除，存放到剪贴板中；在文本将出现的位置处单击以放置入点；选择“粘贴”命令。3.怎样删除文本？欲删除文本块，只需选定文本块后，按“Del”键即可。要注意的是，按“Del”键会删除插入点右侧的文本，按“Backspace”键会删除插入点左侧的文本。（五）撤销与恢复操作在文档的编辑过程中，如果不小心删除了一些文字，Word允许把刚删除的内容恢复过来；如果又想删除该文字，则可以选择“恢复”命令。（六）插入与改写文本Worde启动时默认方式为插入方式，在这种方式下，输入新的文本后，插入点后的文本自动向右移动。在改写状态下，新输入的文本会覆盖自找文本。（七）查找和替换查找和替换功能，使用户能够迅速找出指定的文本、格式和样式等，然后可以用新的文本、格式或样式替换旧的。1.怎样查找文本？其步骤为：（1）选择“编辑”菜单中的“查找”命令，出现“查找和替换”对话框，选中“查找”选项卡。（2）在“查找内容”框中输入要查找的文本。单击“高级”按钮，可以打开一个能设置各种查找条件的详细对话框。（3）单击“查找下一处”按钮开始查找。（4）要继续进行查找，可单击“查找下一处”按钮；要切换到文档中编辑内容，可以单击文档，然后进行编辑，编辑完毕后，单击“查找与替换”对话框的任意位置，继续进行查找工作。（5）要关闭“查找和替换”对话框，可以单击“取消”按钮，插入点停留在当前查找的文本处。2.怎样替换文本？可按以下步骤进行操作：（1）选择“编辑”菜单中的“替换”命令，出现“查找和替换”对话框，选定“替换”选项卡。（2）在“查找内容”文本框中输入查找的文本或格式。（3）在“替换为”文本框中输入要替换的文本或格式。（4）单击“查找下一处”按钮，开始查找。当找到匹配的文本后，会在文档中反白显示该文本。此时，用户可以根据需要进行选择：（1）如果不想替换当前的内容，可以单击“查找下一处”按钮，继续进行查找。（2）如果想替换当前查找的内容，可以单击“替换”按钮，替换完后，继续进行查找。（3）如果想替换整个文档中的该文本，可以单击“全部替换”按钮，替换完后，会出现对话框，提示总共替换了多少处。三、表格处理（一）创建表格1.使用“常用”工具栏上的“插入表格”按钮创建规则表格。其步骤为：（1）将光标定位于欲插入表格的位置。（2）单击“常用”工具栏上的“插入表格”按钮，此时出现表格模型。（3）在出现的表格模型中按住鼠标左键拖动增加行列数。（4）松开鼠标左键，即可在当前光标处插入一个规则表格。2.用“表格”菜单上的“命令”建立空表格选择“表格”菜单中的“插入表格”命令，会出现“插入表格”对话框，输入合适的行列数值。如果按预定义的格式创建表格，则单击“自动套用格式”按钮，选择好表格形式后单击“确定”会在当前光标处创建一个新的空白表格。3.用“表格”菜单上的“绘制表格”命令绘制表格其操作如下：（1）单击“表格”菜单上的“绘制表格”或者是“常用”工具栏上的“表格和边框”按钮，出现“表格和边框”工具栏。指针变为笔形。（2）按住鼠标左键从左上拖至右下，确定表格的外围边框。（3）绘制行列框线。（4）如果要擦除框线，单击“擦除”按钮，度在要擦除的框线上拖动。（二）编辑表格 在表格的单元格中的编辑文本的方法与在表格外的文档中基本相同。（三）修改表格1.选定表格可以用鼠标单击拖动的方法来选定部分单元格或文本。2.合并与拆分单元格选定要合并的单元格后，单击“表格和边框”工具栏中的“合并单元格”按钮，或者选择“表格”菜单中的“合并单元格”命令即可。还可以用擦除的方式来达到合并的目的。拆分的操作步骤是：（1）选定要拆分的一个或多个单元格。（2）单击“表格”菜单中的“拆分单元格”命令，会出现“拆分单元格”对话框。（3）输入每个单元格要拆分的行列数。（4）如果选中“拆分前合并单元格”复选框，则在拆分前先合并所选单元格。（5）单击“确定”按钮即可。3.插入或删除行（列）插入行（列），先选定行（列）数后，选择“表格”菜单中的“插入”子菜单上的“行（列）”命令即可。如果想删除表格中的某些行（列），只需选定要删除的行（列），然后选择“表格”菜单中的“删除”子菜单上的“行（列）”命令。4.怎样插入或删除单元格？插入单元格时，选择单元格，选择的单元格的数目应和拟插入的单元格的数目相同。然后单击“表格”菜单中的“插入”子菜单上的“单元格”命令，会出现“插入单元格”对话框。选择如何移动单元格后，单击“确定”按钮。 删除单元格，首先需选定要删除的单元格，然后选择“表格”菜单中“删除”子菜单中的“单元格”命令，出现“删除单元格”对话框，选择相应的选项后，单击“确定”按钮。（四）排版表格1.怎样改变行高或列宽？当对任何行中的单元格添加文本时，Word将自动设置行高和列宽。用户也可以手动改变表格行高或列宽。（1）使用鼠标进行调整。（2）使用对话框进行精确的调整。2.如何进行表格文字的格式化？对表格文字的格式化可以采用对文本化相同步骤来对单元格中的内容进行格式化。3.如何设置表格边框？步骤为：选择“格式”菜单中的“边框和底纹”命令，出现“边框和底纹”对话框。单击“边框”选项卡，在对话框中可以进行边框的设置。4.如何使用表格的自动套用格式？具体操作步骤如下：（1）将插入点置于要格式化的表格中。（2）选择“表格”菜单中的“表格自动套用格式”命令，出现“表格自动套用格式”对话框。（3）从“表格样式”列表框中选择预先定义好的格式，在下边的“预览”框中显示所选格式将生成的表格外观。（4）将“特殊格式应用于”组框中的选项用于控制表格的某一部分的开关状态。（5）设置完毕后，单击“应用”按钮即可。 三、格式设置（一）设置字符格式所谓Word的字符格式，包括字符的字体、字号、字形以及字符间距与垂直间距的控制。其操作方法是：打开“格式”下拉菜单，单击“字体”命令，在“字体”对话框中设置Word所能提供的所有字符格式。（二）设置段落格式段落是指任意数量的文本或图形其后跟一个段落标记。设置段落格式的操作方法是：打开“格式”下拉菜单，单击“段落”命令，弹出“段落”对话框，在此对话框中设置Word所能提供的所有段落格式。（三）设置页面格式如何在WORD中对文档进行页面设置？1.打开“文件”下拉菜单，单击“页面设置”命令，可以打开页面设置对话框，根据自己的需求设置对话框中的页边距、纸型、版式、文档网格等。四、打印输出（一）打印预览打印文档之前让用户查看打印效果的文档视图，即打印预览视图。要切换到打印预览视力中，可以选择“文件”菜单中的“打印预览”命令，或者单击“常用”工具上的打印预览按钮，出现“打印预览”窗口。（二）打印输出单击“常用”工具栏中的“打印”按钮，即可将整个文档从头至尾打印一份。如果想一次打印多份，或者 需要其他的设置，可以通过“打印”对话框来打印。第四节 Excel 2003应用基础一、建立和编辑工作表（一）工作簿的创建单击Windows XP中文版桌面左下角的“开始”按钮，将鼠标指向“所有程序”级联菜单上的“Microsoft Office”,在其右侧出现的级联菜单中单击“Microsoft Office Excel 2003”命令，即可启动Excel 2003。Excel 2003的窗口界面与Word的界面极为相似，都有标题栏、菜单栏、“常用”工具栏、“格式”工具栏、Office助手和状态栏等。其与Word界面的不同之处在于：(1)编辑栏。(2)工作表格区。(3)工作表标签。(4)水平、垂直滚动条。启动Excel时,系统将自动打开一个新的工作簿.该工作簿内包含3个打开的工作表,名字分别是sheet1、sheet2、sheet3。例：一个新建的Excel工作簿中，默认的工作表个数是（）A.5个 B.3个 C.255个 D.254个答案：B解析：新建的Excel工作簿，默认的工作表是sheet1、sheet2、sheet3在Excell中，如果输入“01/9”,则在单元格中会出现