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办公室软件小技巧1. Word 分两栏排版时，怎么让大标题居中？把标题选中格式分栏设置单栏2. 如何导出word图片？打开文文件文件另存为在保存类型下选择“网页”的保存类型确定关闭文文件（非必要）在保存路径下可以看到多了一个后缀名为.files文件夹打开该文件夹3. word 如何删除表格保留文字？把内容复制然后粘贴到文本文文件，保存文本，再从文本中复制到word。4. 如何在表格中随心所欲地输入文字，而不影响表格大小？在绘图工具栏上选择文本框(竖排或横排均可)，然后在表格上拖出一个文本框，在其中输入文字，再在表格上单击鼠标右键，在弹出菜单中选择“设置文本框格式”，再单击“颜色与线条”标签，把“填充”颜色及“线条”颜色均设为无颜色线条，最后确定即可。5. 双面打印时如何把页码插入到Word文文件页面外侧？在“插入”菜单中，单击“页码”；再在“位置”框中，选择“页面纵向中心”；然后在“对齐方式”框中，选择“外侧”；最后单击“确定”按钮。实际上，在“位置”和“对齐方式”框中，你还可以选择其他的组合方式，把页码放置在页面的其他位置呢。就试试吧！6. 如何为Word文文件添加行号？首先单击“文件”菜单中的“页面设置”命令，在打开的“页面设置”窗口中单击“版式”标签项，然后在“应用于”框中选择是整篇文章还是文章的某一部分，接下来单击“行号”按钮，选择“添加行号”复选框，然后设置好“起始编号”、“行号间隔”和“编号方式”等选项，最后单击“确定”按钮即可。须要注意的是，只有在“视图”菜单中将文文件设置为“页面”模式才可以看到我们刚才插入的行号。7. “逆打”有何妙用？点击“文件 打印”，在弹出的“打印”窗口左下方点击“选项”按钮，在上面选中“逆页序列印”，这样Word在打印文件时就会先打印最后一页，直至第一页，免去了我们动手分页重新排序的麻烦。8. 如何更快捷的全部保存？按住Shift键，选择“文件”菜单中的“全部保存”即可。其实有更快捷的方法：可以先按住Shift键，然后用鼠标单击常用工具栏上的“保存”按钮，观察按钮的图形是否改变？对了，这时“保存”按钮的图示就变成“全部保存”的图示，松开鼠标，即全部保存完毕。是不是更快捷？9. 如何在Word设置好的表格，把单元格中多输入了一两个字符容纳进去，又不改变原有的字体、字号或列宽等风格？选中该单元格，在格式菜单中选“段落”“缩进与间距”选项卡，将左、右缩进栏内的“0字符”改为“-1字符”，加以确认，这时，未显露的字符就纳入格内了。10. 如何在Word中快速输入特殊字符？常用到的字符定义成快捷键。例如经常输入字符、，通过“插入”菜单中“符号”找到相应的字符，点“快捷键”按钮，将自定义的快捷键输入相应的栏内(通常为“Alt+某字符”组成组合键)，再点“指定”按钮即可。11. 如何在Excel中对一张表格快速进行线条修改？单击“视图”菜单，选择“工具栏”下的“自定义”，在“自定义”窗中单击“命令”标签，在“类别”中选择“格式”，然后在右窗格中拖动垂直滚动条，找到“绘图边框”，最后把它拖至格式工具栏上。在要修改表格时，单击该“绘图边框”按钮，对弹出的小窗感到熟悉吧，在Word中画表格时常用到的，在其中可选择线条样式及颜色，然后在想修改的表格在线再画一次即可。12. F8：谁说选中要按左键拖动？在Word中，如果要快速选中好几段文字，可以用扩展功能。先将游标定位在需要选中的开始处，按下F8键(或双击底部状态栏中“扩展”字样)进入扩展状态，此时移动鼠标至结束处单击，即可快速选中。省去了拖动鼠标到处跑而且不太容易准确选中的麻烦，快来试一下吧：)如要重新选择，可再次双击“扩展”退出扩展状态。13. Word2000下的数学运算功能要在Word中进行数学运算，首先要进行简单的设置。在Word界面下，点击“工具”，选择“自定义”，在打开的“自定义”窗口中点击“命令项”，在“类别”窗口选择“工具”，在“命令”窗口找到“工具计算”选项，按下滑鼠左键，将“工具计算”拖到Word界面上方的工具栏中，接下来就可以进行计算了。例如，用公式计算的方法如下：列公式，如1+2+3*4-10/5(即1加2加3乘4减10除以5)；选中整个公式，点击工具栏上的“工具计算”；同时按下“Ctrl+V”键或用鼠标点击工具栏上的“粘贴”图示，根据运算法则计算的结果就会出现在游标所在位置。14. F4、F5和F7也有妙用在Word中执行过某一命令后，按F4键可再次重复这一操作。如果按下“Shift+F5”后，游标在最后三个编辑处循环，可帮你快速修改前三个编辑，让你知道自己最后做了什么改动。F7键最省事了，按一下全文拼写查个遍。15. 快速改变Word文文件的行距在编辑Word文文件时，要想快速改变文本段落的行距，可以选中你需要设置的文本段落，按“Ctrl+1”组合键，即可将段落设置成单倍行距；按“Ctrl+2”组合键，即可将段落设置成双倍行距；按“Ctrl+5”组合键，即可将段落设置成1.5倍行距。16. 巧使表格旋转首先选中整个表格，然后单击“绘图”工具栏上的“阴影效果”(如窗下绘图工具栏没有，可从“视图/工具栏”下选取)，并任选一种阴影效果。然后在表格阴影效果上单击鼠标右键，从弹出菜单中选择“设置自选图形格式”，再在自选图形格式窗中单击“大小”标签，然后在“旋转”栏输入旋转的角度数，重复这些操作便可。17. Word下的运算符号Word下的键盘输入“加”、“减”、“乘”、“除”，分别显示为“+”、“-”、“*”、“/”。其中“-”、“*”、“/”并不为大家所熟知。这些符号在有些具体使用场合会让人费解。如笔者所教授的小学算术。可用以下方法更改设置，得到大家都习惯的相应计算符号。先在Word界面下点击“插入”选择“符号”，再在字体(标准字体)栏内选择大家习惯和熟悉的运算符号，做以下变更：以减号为例，键盘“-” 号比常用“”号略短。首先选取栏内“”号，然后点击左下角“自动更正”，进入选项设置后在左边替换栏填上键盘符号“-”，替换为现在已经自动设置为你所选择的常见运算符号，单击“添加”然后“确认”。你就完成了替换符号“-”的设置。现在你在键盘上输入的减号就是“”了。符号的设置和减号基本相同。而除号键盘键“/”是常用字符之一，可在替换栏内填入“。”“/”两键，同时敲击所设置的两键就可出现大家习惯的“”号。18. 解决图形对象随段落移动的问题一般在默认情况下，插入到Word中的图片的位置不是相对固定的。它会随着段落的移动而移动。若我们要让图片不动，那就要用图片格式来实现了。在图片上双击，荧幕上出现格式设置窗口，打开其中的“版式”，选择“衬于文字下方”然后再点击“高级”，打开“图片位置”，将其中的“对象随文字移动”的选择项取消掉并单击“确定”。这样问题就解决了。 #1 在Excel中快速输入分数通常在Excel单元格中直接输入分数如“6/7”，会显示为6月7日。如何快速输入分数“6/7”，其实只需在输入分数“6/7”时在它前面添加一个“0”和一个空格即可，但是用此法输入的分母不能超过99(分母超过99就会变成另一个分数)。19. 缩放显示比例的快捷键我们大家在用Word进行文文件编辑时，经常会调整显示比例来观察文文件整体的布局，但如果每次都要去点击工具栏中缩放按钮的话，实在是有点麻烦，其实只要你有个滑轮鼠标，按住Ctrl键并且使滑轮向上或向下滚动，这样就可以放大或缩小显示的比例。20. 用鼠标在Word中精确移动表格线在Word中编辑表格很方便，但用鼠标左键移动表格线时往往由于移动量大，而不能随意移动表格的列宽和行宽。其实这可以用2个简单的方法实现。方法一：选中要改变宽度的行或列，单击菜单栏中的“表格”项，在下拉菜单中选中“表格属性”，在出现的对话框中选定行或列选项，可以精确设定行或列宽。方法二：将鼠标放在要改变宽度的表格在线，当箭头变成移动形状时同时，按下滑鼠的左右任意键，即可精确移动表格的列或行宽。21. 输入循环小数的技巧要输入形如0.1()2()的循环小数，在WPS 2000中，将数字上面的小圆点称作顶标记，采用插入数学公式的方法输入。将游标定位在要插入对象的位置，点击“插入数学公式顶标记式-单点”，然后在对象框内输入数字“1”，重复操作插入方法，输入数字“2”。在Word 2000中，我们先输入数字“12”并选取它，用鼠标点击“格式中文版式拼音指南”，弹出“拼音指南”编辑框，可见“基准文字”为1和2，我们在“拼音文字”框内输入小圆点，点击“确定”，大功告成。这里输入小圆点有点麻烦，使用键盘上是小句点不行，要使用中文标点的间隔符，方法有两个：1.打开输入法的软键盘，选择“标点符号”，按数字键“9”；2.工作前先在文文件空白位置上插入一个“”，将它剪切到剪贴板，在输入“拼音文字”时按快捷键“Ctrl+V”粘贴它。22. 文文件页面自行滚动在计算机上阅读较长的文文件，如果鼠标没有滚动功能，看起来非常不方便。实际上这个功能，在Word2000中，通过简单的设置，完全可以实现。具体步骤是：1)打开“工具自定义”菜单，在弹出的对话框中，选择“命令”选项卡，点击“类别”中“所有命令”，在“命令”对话框找到“Autoscroll”命令。然后把“Autoscroll”拖动到工具栏的合适位置放下，放手后会出现“自动滚动”按钮。以后在阅读文文件的时候，只要单击这个按钮，上下移动鼠标，页面就会自行滚动。鼠标上下移动的幅度可以调节页面滚动的速度。再次单击左键，鼠标回到正常状态。23. Word中快速查找内容单击“编辑”菜单中的“查找”命令或者按“Ctrl+F”快捷键，打开“查找和替换”对话框，在“查找内容”输入要查找的内容，即可。当单击 “取消”按钮回编辑窗口之后，还可以通过按“Shift+F4”键来完成重复查找的工作。利用此快捷键继续查找时，Word不再显示“查找与替换对话框，而是按照上次查找的内容来搜索，并反白显示搜到的文本。用查找中的“高级”查找选项设置，还可以查找特殊殊字符，特定格式，特定格式的文本等内容。24. 罗马数字转换为大写汉字在Word中，有时作合同或协议文件时，金额需要汉字大写，这时从千元或万元依次录入就比较麻烦，并且容易出错。这里一个简单的办法，先按罗马数字输入后，选中要转换的数字，单击菜单“插入数字选中选择框中的大写的壹、贰、三”最后按“确定”即可。25. 精确移动Word中的对象Word时一定会遇到插入“图形符号、表格、公式”等对象的各种操作。如果按住Alt键，再移动对象，会更加地精确。例如要完成将四个点用一条线串起来，当然这在绘图软件中不难实现，但在Word中如不使用Alt键，恐怕就很难完成。在Word中，精确地使某对象进行移动，在其他方面也可实现，如表格的行列大小的调整，按住Alt键后再进行标尺或表格的行列大小操作(如：拖动、移动时)会显示出表格行、列的实际尺寸和标尺的实际尺寸，并且调整的大小是可随便选择的。26. 自定义中文Word的快捷键告别DOS时代，尽管有使用十分方便的“小老鼠”为我们在Word中提供各种菜单、窗口间的操作，但对于熟练的用户来说，键盘快捷键显然速度会更快，操作更方便。比如我们处理好一篇文文件并要将其存盘，我们只要按“Ctrl+S”，这比用鼠标单击文件栏中的保存要快得多。所以我们就要善于使用Word的键盘快捷键，这对于我们日常操作的速度有十分重大的影响。默认情况下，Word向用户提供的一套快捷键操作方案，这一点我们可以从它的菜单上查得。不过，有时这些默认的快捷键不一定符合用户的操作习惯，有些用户可能会因自己的特殊情况，希望对它加以适当的调整，如添加新的快捷键、删除原有快捷键等。其实这是十分容易的一件事。一、指定新的快捷键1.打开“工具”菜单中的“自定义”命令。在命令选项中选取“键盘”(如图)。2.定位好将这个快捷键修改后的模板；在“将修改保存在”下拉菜单框中选择一个用于保存对快捷键所作修改的文文件或模板(自定义的快捷键只对那些模板生效)。3.选取所要命令的类型，和要自定义的命令。原命令的快捷键将出现在“当前快捷键中”。将游标移到请按新快捷键一栏，并指定好你的快捷键。完成后按“指定”，关闭自定义快捷后，这些命令的新快捷键方式即可发挥作用。二、修改、删除和恢复快捷键的设置如果你会自定义快捷键了，那这一步是非常的简单。同样当你打开自定义快捷键的窗口。选择要更改的命令，这时，它的快捷键就会出现，我们只要按“删除”即可。或者亦可用类似的方法修改它的设置。当然你感觉自己的设置不好，又想更改成默认的状态时，只要按“全部重设”即可。27. 中英文引号替换技巧我们在编辑文章时，可能会遇到使用英文标点符号的文章。为了规范文件编排，常常需要将此类文章放在Word中进行编辑处理，并把所有的英文标点符号转化为中文标点符号。利用Word的替换功能，可以轻松转换大多数标点符号，但要将英文引号()替换为中文引号(“”)，由于Word分不清英文引号()哪个是上引号，哪个是下引号，因此替换起来非常麻烦。笔者经过多次实践分析之后，终于找到了分步替换的简单办法。1.将指定的文章复制到Word中，将文中的任意一个英文引号复制到剪贴板中(编者注：用鼠标选中任意一个英文引号，然后按“Ctrl+C”组合键即可，此步一定不要省略)。2.打开Word替换对话框，在查找框内输入(*)(英文引号和*号。注意只输入括号内的符号，括号本身不要输入，下同)，选中“使用通配符”，然后在替换框内输入(&c)，C要小写。把游标放在文文件的开始处，单击“全部替换”，经过替换之后，我们看到文中所有的英文下引号都由单个()变为双个()了，这是为后面Word区分英文上引号和下引号打基础。3.再次打开Word替换对话框，在查找框内输入()，在替换框内输入中文下引号(”)，把游标放在文文件的开始处，单击“全部替换”。4.在文文件中输入一个中文上引号(“)，并将其剪切到剪贴板中。打开Word替换对话框，在查找框内输入()，在替换框内输入(c)，单击“全部替换”。至此， 完成了英文引号()替换为中文引号(“”)的工作。英文单引号替换的原理与双引号替换一样。友情提示：如果你经常需要做这项工作，可以用Word的“宏”把整个过程记录下来。具体步骤为：点击菜单栏“工具宏录制宏”，在宏名中输入“引号替换”，单击“确定”，然后开始上述替换操作，完成操作后单击“停止”。以后每次要进行引号替换时，只要运行一下“引号替换”宏就可以了。28. 在Word中输入数学公式很多老师学生经常需要在计算机中输入各种数学公式，然而很多专业的符号在大家常用的Word文文件里却没有办法输入，有时候还必须借助一些第三方软件来完成。其实Word 2000已经为我们提供的公式编辑器可以方便地生成各种公式，下面便将介绍如何利用公式编辑器建立和编辑公式。1.公式的建立选择菜单栏的“插入对象”，弹出“对象”对话框，选择“新建”标签，在“对象类型”框中选择“Microsoft公式3.0”，点击“确定”关闭对话框。窗口中弹出“公式编辑器”工具栏。例如：在文文件中插入公式S(t)=，步骤如下：(1)输入“S(t)=”，将游标移到“=”后。(2)选择菜单栏的“插入对象”，弹出“对象”对话框。在“对象类型”框中选择“Microsoft公式3.0”，点击“确定”，弹出“公式编辑器”工具栏。(3)在“公式”工具栏单击，在下拉符号栏中选择，则在插入点后出现求和符号。(4)插入点放入求和符号后的虚线公式框中，单击“公式”工具栏中的，在下拉符号栏中选择。在分母位置输入“x”，单击“公式”栏中的图，在下拉符号栏中选择图，在下标位置输入“i”，游标定位在xi后，输入“+2)”，平方的设置如上，不再赘述；在分子的位置输入2。(5)在“图”后输入“(t)”。(7)单击求和符号上边的虚线框，在“公式”工具栏上单击图中的图。(8)公式输入完毕，单击文文件任意位置，退出公式编辑器，返回文文件窗口。2.公式的编辑如果对已建立的公式不满意，可重新编辑公式。用鼠标双击要修改的公式，则又进入了公式编辑状态，利用“公式”工具栏对公式进行进一步编辑工作。我们还可以利用公式编辑状态中提供的菜单栏对公式的“格式”和“样式”进行设置。在建立公式的过程中，我们可以对公式进行嵌套，完成一个复杂公式的建立。提示：如果你的机器中没有“Microsoft公式3.0”，则需要用到Office安装盘。在安装过程中选择“添加或删除功能”，单击下一步，在“Office工具”中的“公式编辑器”上击左键，在弹出的菜单中选择“从本机运行”，即可安装“Microsoft公式3.0”。29. 在Word中建立常用文件索引如果你和别人共享一台计算机，而且习惯用Word“文件”菜单的“最近常用文件”来快速打开自己要编辑的文章，就会出现这样的情况：由于各人处理的文章不同，“最近常用文件”经常变换。一位用过后，往往另一位就找不到自己要的文件了。增加“最近常用文件”的数目，菜单又太长，不大方便，而且也不能确保自己常用文件每次都在菜单上。此时我们可以利用索引文件来解决这个问题。一、建立索引文件在Word中新建立一个文件，例如index.doc(也可用其他名)，然后在“插入”菜单中选“超级链接”，弹出如(图1)所示的对话框。你可以在“当前文件夹”、“浏览过的页”、“近期文件”等项目中选定自己要建链接的常用文件。选中其中的一个文件后，在“要显示的文字”中修改显示的文字，如去掉路径和扩展名；“荧幕提示”项相当于网页中的“title=”，即鼠标经过链接时就会显出提示语句，默认的语句就是文件名，你可以将它改成你需要的说明；当然也可以不管荧幕提示，直接在新建立的index.doc文件上，插入表格，设立“文件名”、“备注”等提示项目，便于经常修改和添加。用上面的方法为常用的其他文件添加链接，完成后保存该索引文件。打开索引文件，点击上面的某一个链接，相应的文章就会被打开。二、让Word自动打开索引文件先为Word的执行文件Winword.exe建立一个快捷方式，然后用鼠标右键点击该快捷方式，选择“属性”，在属性页面中选择“快捷方式”选项卡，出现如(图2)所示的对话框。在“目标”框中，移动游标到Winword.exe后，先加入一个空格，然后输入/mFile d:docindex.doc(注意：/mFile后还有一个空格，另外引号请使用英文状态的双撇号。此处假设index.doc的保存路径为d:doc，你可根据具体的保存路径修改)。以后点击该快捷方式时，会自动打开所建立的索引文件。在Word中调用外部程序两法你有没有想过，在编辑Word文文件的时候，直接从Word中调用外部程序呢？其实这并不难，下面笔者就以在Word中调用计算器程序为例，简述具体的操作方法。一、利用宏命令1.点击“工具宏”命令，在出现的“宏”对话框中输入宏名“计算器”，在“宏的位置”框中选择“所有活动模板和文文件”选项，以便在任何时候都可以使用这个宏。2.单击“创建”按钮进入宏编辑状态，输入以下代码：Shell C:WindowsCALC.EXE(假设计算器的路径为C:Windows)，然后点击“文件保存”命令，退出宏编辑状态，回到Word中。3.点击“工具自定义”命令，选择“命令宏”类别，找到刚才编辑的“计算器”宏，把它拖到工具栏上，以后我们要调用计算器的时候，只须单击该按钮即可。二、利用分配超链接1.点击“工具自定义”命令，打开“自定义”对话框，在“自定义”对话框打开的情况下，用鼠标右键单击工具栏上的“插入超链接”按钮或者其他按钮，在弹出的快捷菜单中选择“分配超链接”中的“打开”命令。2.在打开的“分配超链接”对话框中，按下“查找范围”右侧的下拉按钮，找到C:WindowsCALC.EXE，按“确定”按钮退出。以后要调用计算器的时候，只要单击“插入超链接”按钮，就会弹出一个安全警示对话框，单击“确定”按钮即可启动计算器程序。注意：在第一步选择工具栏按钮的时候，尽量选择那些平常用不到的按钮，因为“分配超链接”会替换当前分派给该按钮的命令。比如我们上面的例子使用了“插入超链接”按钮来调用计算器，那么以后单击“插入超链接”按钮时，就会打开计算器，而不是原来的插入超链接了。如果想要撤销分配超链接的话，只需选择“重新设置”命令，或者选择“编辑超链接”中的“删除超链接”命令即可恢复该按钮原有的功能。分配超链接的对象不一定是应用程序，也可以是文件夹和具体文件，如果是文件夹，单击该按钮会打开该文件夹；如果是文件的话，系统就会调用相关的程序来打开该文件。以上两种方法不但适合Word，而且也适合Excel、PowerPoint等其他Office组件。30. 在Office组件中快速切换一、从Word切换到其他Office程序1.点击菜单“工具自定义”命令，弹出自定义对话框，在“工具栏”选项卡中单击“新建”命令，在弹出的“新建工具栏”对话框中，为工具栏取一个名字，如“Office程序栏”，单击确定。2.在上一步的“自定义”对话框中，单击“命令”选项卡，在左边的“类别”列表中选择“所有命令”，在右边的“命令”列表中找到“MicrosoftAccess”、“MicrosoftExcel”、“MicrosoftFrontpage、”等Office程序命令，将它们一一拖到我们新建的工具栏上，单击确定即可。二、其他Office组件之间的切换由于在Word以外的其他Office组件中的“自定义对话框”中，没有提供“MicrosoftAccess”、“MicrosoftExcel”等命令，所以无法像Word一样直接完成，但我们可以通过以下办法来实现。1.先新建一个工具栏，并给它命名。打开“自定义”对话框，单击“命令”选项卡中的“类别窗体”，从右边的“命令”列表框中拖动若干个“按钮”命令到新建工具栏中。2.不要关闭“自定义”对话框，用右键单击我们刚刚插入的按钮，在弹出的快捷菜单中执行“分配超级链接打开”命令。在“分配超级链接”对话框的“地址”一栏输入Office其他组件执行程序的路径，单击确定。3.用同样办法为每个按钮分配超级链接。4.最后给按钮指定一个漂亮的图示。由于“更改按钮图像”中没有我们熟悉的Office程序图像，所以我们先切换到Word中，打开“自定义”对话框，右键单击我们插入的Office程序按钮，在弹出的快捷菜单中执行“复制按钮图像”，然后再返回到Office其他程序，进行同样操作，最后执行“粘贴按钮图像”命令就可以了。31. 用一个文文件保存多个版本因工作的关系，我经常要为单位起草一些规范性的文件，这些文件在正式出台前都要经过多次修改，在最后定稿时，领导常常需要查看每一次的修改稿。以前我都是先将文文件另存一份后，再进行修改。这样做既占用了大量的硬盘空间，以后查找起来也不方便。其实，我们可以利用Word的“版本”功能，将多次的修改稿(多种版本)用一个文文件保存起来，这样既节省了存储空间，又方便了查找和打印。1.启动Word XP(Word 2000也可以)，新建一个文件，并取名(如A.DOC)保存，输入起草文件的第一稿内容。2.执行“文件版本”命令，打开“版本”对话框(如图)。选中其中的“关闭时自动保存版本”选项后，按“关闭”按钮退出。3.以后每进行一次修改并保存，退出Word时，系统会自动将本次修改前的版本内容全部保存一份下来。4.如果对编辑过程中的某个版本想作实时保存的话，可以先打开“版本”对话框，然后按“现在保存”按钮，打开“保存版本”对话框。在“版本备注”中输入一些关键字(这只是为了今后查找的方便，也可以不输入)后，按“确定”按钮即可。5.以后需要查阅、打印某个版本的文稿时，启动Word XP，打开A.DOC文文件，执行“版本”对话框，选中需要查阅或打印的版本后，按“确定”按钮，系统会在一个新窗口中(通常位于原窗口的下方)打开该版本的文稿内容，即可进行正常的查阅和打印。特别提醒：如果你一时记不清所要查阅或打印的版本是其中的哪一个，按下“查看备注”按钮，通过版本备注内容(如果备注内容不多时，其内容在版本对话框窗口中就直接显示出来了；如果太多，就不能全部显示)的提示来帮助你选定。如果你确定某个版本的内容不再需要时，打开“版本”对话框，选中不需要的版本后，按下“删除”按钮，再确认一下就可以了。如果你需要将某个版本的文稿另行保存为一个独立的文文件，先按上述的操作，打开相应的版本，然后在窗口中，按工具栏上的保存按钮(或执行“文件保存”命令)，像保存正常文文件一样操作就行了。如果按上述第2步的操作启用了“关闭时自动保存版本”功能，这样的文文件最好不要经常打开，因为每打开(关闭)一次系统会保存一个版本，使文文件的容量增大。建议不启用“关闭时自动保存版本”功能，而采用上述第4步的操作，需要时实时“保存版本”。经笔者测试发现，尽管Word 2000与Word XP文文件之间可以相互兼容，但用Word XP保存的版本内容，Word 2000不支持，请大家小心使用。32. 用好Word的状态栏在Word中使用一些常用命令的时候，我们习惯于通过选择菜单下的命令来打开并执行这些功能，不过你知道吗？利用Word的状态栏，我们也可以快速完成多个常用命令的执行。(图)1.打开“查找和替换”对话框在状态栏上“录制”按钮前面的任何位置双击鼠标，可以打开“查找和替换”对话框，而且Word会自动为我们选择“定位”选项卡，方便了我们操作。2.快速打开“宏录制”对话框双击状态栏上的“录制”按钮，可以打开“宏录制”对话框，这比依次执行“工具宏录制新宏”命令来打开“宏录制”对话框要方便多了。3.快速执行修订功能对于文文件的初稿，我们往往要进行多次修改。对此，我们可以利用Word的修订功能来帮助我们进行修改。双击状态上的“修订”按钮即可快速打开或关闭修订功能。在未处于修订状态时，“修订”按钮显示为浅灰色。而且当我们在状态栏上的“修订”按钮上右击鼠标时，会出现快捷菜单，方便我们操作。4.选取连续的文本大家都知道，当我们按F8键后，可以使文本的选取模式处于扩展状态(状态栏上的“扩展”按钮会变得有效)，我们可以在要选取的文本的结束位置单击鼠标或者按键盘上的方向键增加或减少文本的选取范围。而要取消扩展模式，则只要按下Esc键。其实，我们双击状态栏上的“扩展”按钮时可打开或关闭该模式，显然来得更加方便。5.切换“插入/改写”状态一般情况下，我们可以按键盘上的Insert键来切换“插入/改写”状态。但如果我们已经将Insert键的默认功能修改为粘贴功能(执行“工具”菜单中的“选项”命令，选择“编辑”选项卡，选中“用INS键粘贴”复选项可将Insert键作为粘贴键来使用)时，我们就只有在状态栏上双击“改写”按钮来切换“插入/改写”状态了。6.快速修改拼写和语法错误在编辑文文件时，如果Word正在检查拼写和语法的错误，状态栏上的“拼写和语法状态”指示器图示将在书上出现一支动画笔。如果没有找到任何错误，就显示一个对号。如果找到了错误，就显示“”，这时你可以根据需要修改错误或忽略错误。7.取消后台打印任务当我们给打印机发出打印任务后(一般我们都将打印任务设置为后台打印)，会在状态栏上出现打印机图示，说明Word正在后台打印你的文文件。打印机图示旁边的数字显示的是正在打印页的页码。双击打印机图示可取消打印任务。以上在Word 2000/XP中测试通过。33. 用好Word的目录提取功能在使用Word 2000自动提取目录功能时，随着目录的生成，文章原来的版式和页码均发生了变化，而且目录的页码和原文文件的页码是连续的，这与我们的日常排版有所不同。那么，如何正确使用Word 2000 的目录提取功能呢？下面分为四个步骤谈一下目录的提取方法。1.作为插入目录的前提，就是将文文件中的相关标题信息按照级别用相应的标题或目录样式进行格式化。2.在文件首字符前插入分节符，使用“插入分隔符.”命令，弹出窗口(图1)，点选“分节符”中的“下一页”。3.将插入点移至分节符的后面(即文文件部分的第一页)，执行“插入页码.”命令，在图2中点选格式按钮，在新弹出的窗口中选取“页码编排”中的“起始页码”选项。4.将插入点移至分节符前面，执行“插入索引和目录”命令，完成目录的插入。至此，完成了目录的自动提取，将目录页码进行单独编排，符合我们的日常习惯。34. 用好Word XP中的样式和文本框一、用好样式所谓样式，就是字体、段落、标题、正文等文文件格式的集合。合理地使用样式，可以一次性对部分或整篇文文件的格式进行快速设置。1.使用样式(1)选中需要使用某个样式的文本(或者将游标定在该文本所在行)。(2)用“格式样式和格式”命令，打开“样式和格式”的任务窗格。(3)在“请选择要应用的格式”下面的列表中，用鼠标左键单击所需要的样式(如“标题1”)，则该样式即应用于所选的文本上。友情提醒：直接按“格式”工具栏上的“样式”(位于“字体”设置框的左边)框旁的下拉按钮，选中一种样式，也可快速给选定的文本设置样式。如果觉得格式太少，可以按“格式和样式”任务窗格最下端的“显示”右边的下拉按钮，选中“所有样式”选项后，样式就多了。2.修改样式(1)打开“格式和格式”任务窗格，选中需要修改的样式。(2)按右边的下拉按钮，选中“修改”选项，打开“修改样式”对话框。(3)对选定样式的格式进行重新设置后，按“确定”按钮完成对样式的修改。友情提醒：如果希望更改的样式能永久使用，可以选中上述对话框中的“添至模板”选项。修改Word内建的样式时(如“标题2”)，不能更改其样式名称，但可以在其名称后面加一个逗号后，添加一个别名。3.新建样式(1)在Word XP文文件中，对一段文本进行格式化(设置好格式)，并选中它。(2)打开“样式和格式”任务窗格。(3)按上部的“新样式”按钮，打开“新建样式”对话框。(4)在“名称”栏中输入一个名称后，按“确定”按钮即可。4.删除样式打开“样式和格式”任务窗格，选中需要删除的样式，按其右边的下拉按钮，选中“删除”选项，即可删除该样式(Word内建的样式不能被删除，此时“删除”选项是灰色的)。二、用好文本框我在单位负责一个内部刊物的编辑工作，常常想把一些报刊的排版样式移植到自己的刊物上，利用Word XP的文本框可方便地达到这一目的。1.插入文本框(1)选择“插入文本框横排(竖排)”选项，系统在文文件中插入一个图形框。将鼠标移至该图形框内，游标变成一个细十字形，按住左键在图形框中拖拉，即可将文本框插入文文件中。(2)如果插入的文本框大小不合适，用鼠标在文本框中单击选定文本框，再将鼠标移到文本框边缘或四角成双箭头时()拖拉，以改变文本框的大小。(3)如果插入的文本框位置不合适，将鼠标移到文本框边缘成梅花状时，按住左键拖移到合适位置后，松开左键即可。(4)将文本输入文本框中。2.设置文本框格式(1)可以将鼠标移到文本框边缘成梅花状时，双击(或右击并选“设置文本框格式”选项)，打开“设置文本框格式”对话框。(2)单击相应的卡片，对相应的格式进行设置。如单击“颜色和线条”卡片，将“颜色”设置为白色，则文本框外框将不“显示”，看起来像普通文本一样。(3)如果要设置文本框中文字的格式，可以单击文本框成选中状态，再选中文字，设置其格式。3.让文本框中的文本流动起来将鼠标移到第一个文本框边缘成梅花状时，右击并选“创建文本框链接”选项，此时鼠标变成茶杯状，将它移到第二个文框内单击左键(就像将茶杯中的茶水倒入第二个文本框一样)。仿此操作可以将多个文本框链接起来。文本框被链接起来后，当向第一个文本框中输入文字时，如果该文本框容纳不下，则文字会自动流动到第二个、第三个文本框，若删除前面文本框中的部分文字时，后面文本框中的文字会自动倒流回来(这对报刊的编辑非常有用)。友情提醒：横排和竖排文本框之间不能链接。三、文本的选择我们用Word XP来处理文文件时，在编辑的过程中，当然少不了要选择文本，下面的选择功能你可一定要掌握。1.单(多)个文字的选择(1)将游标移到要选择的文字左(右)边，按住左键拖到该文字的右(左)边即可；(2)将游标移到要选择的文字左(右)边，在按住“Shift”键的同时，按右(左)方向键选择。2.词的选择将鼠标放在要选择的词的任一字上双击。3.一行文字的选择(1)将鼠标移到要选择的行左边成空心箭头时，单击左键；(2)将游标移到行首，按“Shift+End”键；(3)将游标移到行尾，按“Shift+Home”键；(4)游标移到行首(尾)，在按住“Shift”键的同时，按右(左)方向键至行尾(首)。4.多行文字的选择将鼠标移到要选择的第一行左边成空心箭头时，单击左键并拖动至要选择的最后一行。5.一句话的选择将鼠标放在该句中(句号与句号之间)任一位置，按住“Ctrl”键后单击鼠标左键。6.一段文字的选择将鼠标移到要选择的段左边成空心箭头时，双击左键。7.多段文字的选择将鼠标移到要选择的第一段左边成空心箭头时，双击左键并拖动至要选择的最后一段。8.任意文本的选择将游标移到要选择的文本起始处，再将鼠标移到要选择文本的结束处，按住“Shift”键后单击鼠标左键。9.整个文文件的选择(1)将鼠标移到文文件左边成空心箭头时，三击左键；(2)用“编辑全选”命令；(3)直接按“Ctrl+A”组合键；(4)将游标移到文文件开头，在按住“Shift”键的同时，多次按“Page Down”键至文文件结尾；(5)将游标移到文文件结尾，在按住“Shift”键的同时，多次按“Page Up”键至文文件开头。10.特定字(词、短语)的选择用“编辑查找”命令(或按“Ctrl+F”键)打开“查找和替换”对话框，在“查找内容”中输入要选择的字(词、短语)后，点击“查找下一处”按钮后，再点击“取消”按钮即可。11.竖块文本的选择将鼠标移到起始列左上角，在按住“Alt”键的同时，按住鼠标左键拖至结束列右下。友情提醒：F8的使用：按一下F8功能键，启动“扩展”功能，按二(三、四、五)下F8功能键，选中一个词(一句话、一段文本、全文)。按“Esc”键，关闭“扩展”功能。35. 用好Word XP中的模板模板是一类特殊的文文件，是某种文文件的样式和模型。利用模板可以快速新建一个含有特定格式的具体文文件。1.模板的使用我们以加载“稿纸模板”为例，看看如何使用模板。启动Word XP，在其右边出现“任务窗格”(如图1，如果没有，可以执行“视图任务窗格”命令打开它)，点击“根据模板新建”栏目下面的“通用模板”选项，打开“模板”对话框。单击对话框中的“报告”卡片，选中“稿纸向导”模板，按“确定”按钮。在随后弹出的“稿纸向导”中，一步一步对稿纸样式进行适当的设置后，即可产生一个空白的稿纸文文件。将文本内容输入空白稿纸中，即可打印出带稿纸格式的文稿(如图2)。提示：不能直接用工具栏上的“新建”命令，否则打开的是默认模板(Normal.dot)。Word XP为了节省空间，一部分模板在用默认方式安装时没有加载，第一次使用某个模板时，在上述第步的操作中，系统要求你插入Word(或Office)XP安装光盘，用于加载该模板。以后再使用该(稿纸)模板时，只要点击“任务窗格”中相应模板(稿纸向导)即可。你还可以通过登录微软网站，下载一些特殊的模板。2.模板的修改如果你对某一个模板的样式不满意，可以对它进行修改。用“文件打开”命令，打开“打开”对话框。从“文件类型”下拉列表中选择“文文件模板(.dot)”。在文件名列表中选中需要修改的模板文件(通常位于C:Program FilesMicrosoft OfficeTemplates2052文件夹中)，单击“打开”按钮，打开该模板。修改普通的Word文文件一样，修改模板的样式，直到你满意为止。保存你所做的修改即可。3.模板的新建如果你经常须要处理一种特定格式的文文件(如单位下发的文件)，你可以自己新建一个模板。方法如下：新建一个空白文文件。输入一些固定的文本，设置好相应的字体、字型号、颜色、页面等格式。用“文件另存为”命令，打开“另存为”对话框。从“文件类型”下列列表中选择“文文件模板(*.dot)”。在“文件名”后面的方框中输入一个便于记忆的名称(如“常用文文件.dot”)，按“确定”按钮。以后要使用该模板时，仿照上面“模板的使用”操作，在“常用”卡片下选择到该模板(常用文文件)即可。提示：如果你经常要使用上述新建的模板(常用模板.dot)，你可以将它设置成“默认模板”：进入C:WindowsApplication DataMicrosoftTemplates文件夹，将其中的Normal.dot模板改名备用，再将“常用模板.dot”改名为“Normal.dot”，以后再次启动Word XP时，系统自动按你上述新建模板的格式要求建立一个空文文件供你使用。36. 用好Office的协作功能利用Office各个组件之间的协作功能，可以大大简化信息的处理过程，提高工作效率。让我们来看看如何用协作功能来实现Word与Powerpoint两种文文件的迅速转换(以Office XP为例)。一、用Word文文件创建演示文稿当用Word文文件创建Powerpoint演示文稿的幻灯片时，Powerpoint将使用Word中的标题样式来决定每一张幻灯片的标题和正文。通常在Word中设置为“标题1”格式的那些段落将成为即将创建的Powerpoint演示文稿中每一张幻灯片的标题，而设置为“标题2”格式的文本将成为相应标题下的幻灯片中的第一级文本，依此类推。此外，设置为“标题”样式的段落和设置为“标题1”的效果是一样的，均用于幻灯片的标题。在Word文文件中，设置为“正文”样式的段落将不作为创建的幻灯片的内容。要转换成功，首先要在Word中将这篇文稿的一些段落按照在幻灯片中出现的角色(标题、一级正文、二级正文等)进行格式的设置。1.在Word中设置文文件格式通过“格式”工具栏设置在“页面”视图方式下，选择要设置标题样式的段落(可以将游标定位在段落的任意位置，或选中整个段落)。然后单击“格式”工具栏中的“样式”下拉列表，选择相应级别的标题样式即可。提示：选择“样式”下拉列表中的“其他”项，在右侧的“样式和格式”任务窗格中，单击“显示”下拉列表并选择“所有样式”，可以选择更多的标题样式。通过“大纲”工具栏设置在大纲视图方式下，选择要设置标题样式的段落，然后在“大纲”工具栏中，单击“大纲级别”下拉列表并为该段落选择一个级别。可选级别为1到9，和标题样式的9种形式是一一对应的。设置级别的段落会按照级别的高低构成一个树形结构，级别为1的段落作为树结构的主干，其他级别的段落则分别作为相应主干的子分支出现，非常直观。提示：这种方式适用于设置一个文文件的大纲，对于级别为“正文文本“的段落最好全部删去，否则，转换为演示文稿时，会创建一些以这些段落为标题的垃圾幻灯片，影响转换的效果。2.转换和插入设置好格式后，在当前的Word文文件窗口中，点击“文件发送Microsoft Powerpoint”。这时会自动启动Powerpoint程序，并以“普通”视图方式显示创建的第一张幻灯片。至此，就完成了Word文文件向Powerpoint演示文文件的转换。如果在现有的Powerpoint演示文稿中，插入由Word大纲文文件创建的幻灯片，可以进行如下的操作：在Powerpoint中，打开想插入幻灯片的演示文稿，并将要在其后插入新幻灯片的幻灯片设置为当前显示，然后选择“插入”菜单中的“幻灯片(从大纲)”项，在弹出的“插入大纲”对话框中选择所需的设置为大纲的Word文文件。点击“插入”按钮后，Powerpoint就会自动地将由Word大纲文文件创建的幻灯片插入到演示文稿中。二、将演示文稿转换为Word文文件在当前的演示文稿窗口中，点击“文件Microsoft Word”，在弹出的“发送到Microsoft Word”对话框中，选择你希望的Word文文件的版式，如图所示。各选项含义如下：备注在幻灯片旁和空行在幻灯片旁：转换时，Word会自动创建一个包含3列隐藏表格的文文件，表格行数为演示文稿所包含的幻灯片的数量。第一列为幻灯片的名字，第二列为幻灯片的实际样式。如果选择的是“备注在幻灯片旁”，则第三列为幻灯片的备注说明；如果选择“空行在幻灯片旁”，第三列则出现几行空行，可以手动为幻灯片添加一些说明。备注在幻灯片下和空行在幻灯片下：与前两种版式图不同的是，Word将按照幻灯片名、幻灯片实际样式、备注或空行从上到下依次将幻灯片进行排列。初始状态下，一张幻灯片将占用一页文文件的空间，可以通过手动调整，将几张幻灯片排列在一页文文件中。只使用大纲：在生成Word文文件时，Word将按照幻灯片的主题、一级正文、二级正文等构成一个大纲，没有幻灯片的实际样式和备注。对于只想了解整个演示文稿的大纲结构，使用这个选项还是很有用的。粘贴：只适用于前四个选项。该选项和前四个选项配合使用，可以将每一张幻灯片都粘贴到Word文文件中。在生成的Word文文件中，双击文文件包含的幻灯片对象可以启动Powerpoint对幻灯片进行修改。粘贴链接：同样只适用于前四个选项。该选项和前四个选项配合使用，可以将幻灯片插入到Word文文件中，并建立到演示文稿源文件的链接，每次打开生成的该Word文文件或当演示文稿修改时，文文件中包含的幻灯片会自动更新。选择好合适的选项后，点击“确定”，会自动运行Word程序，并将演示文稿按照要求的格式进行转换。至此，完成了Powerpoint向Word文文件的转换过程。37. 用Word制作复杂的表格专业的表格如果用统计、财务类专业软件制作，不仅操作复杂，而且软件难寻，人们往往只能望而却步。其实，用Word 2000同样可以制作出精美、复杂的表格。表格的框架可以用两个方法来形成，一是“手工法”：通过“绘制表格”用鼠标一行一列地绘制，这个方法有点儿原始，不仅太慢，而且行与行、列与列的距离不容易协调。二是“自动法”：通过菜单栏上“表格”下的“插入”选择“表格”(图1)，在弹出的“插入表格”选项中修改列数、行数，点击“确定”之后，一个粗略、简单的表格就形成了。这个方法的优点是快捷、简明，表格中行与行、列与列的距离自动等距。如果表头有斜线，就在菜单栏“表格”项下选“插入斜线表头”，在“表头样式”下选出自己所需的表头就行了，如图2所示。在出现的表头中插入所需的文字并调整好位置，轻轻松松就可得到图3所示的表格。表格内的文字(不含表头)排列方式可以通过“表格和边框”工具栏上“单元格对齐方式”按钮，然后在出现的九种格式中选择所需的格式。也可以将鼠标移至表格内空白处，单击右键，在弹出的菜单中点击“单元格对齐方式”，在展开的子菜单中，也会出现九种备选的格式。图3的表格选取的是“中部居中”的格式。如果我们在“插入表格”选项框，点击“自动套用格式”按钮，就会看到在“表格自动套用格式”选项中有很多的格式任你选用。可按你的需要选择一种而制作出如图4“预览”框中所示的立体表格了。在使用Word时，为了让它操作起来更为方便，有时候我们需要更改他的一些基本身置，但首先在你尝试改变Word2000的工具栏或者菜单的时候，第一个考虑的应该是备份你的Normal.dot文件，该文件保存着Word的基本设定。 Normal.dot通常的位置在C:WINDOWSAPPLICATIONDATAMICROSOFTTEMPLATES目录下，建议你安装完Office2000之后，立刻将该文件做一个备份，可以在需要的时候，将备份的Normal.dot重新拷贝回最初的目录，可以完全恢复最初的设定，这样可以省去很多的麻烦。Word2000有2种保护文件的方法。第一种方法是选择菜单工具选项保存，按需要输入保存和修改的密码，按确定，系统提示再次输入密码，确认无误，文件将被加上密码保护；第二种方法是利用操作Windows2000操作系统的文件加密保护功能，选中要加密存储的文件，用右键按菜单属性常规高级，选择加密内容以保护数据即可。需要提醒您的是，如果你采用Word自带的加密码保护功能的话，建议密码位数至少10位以上，因为现在已经有专门*Word加密文件的工具，如果密码位数很少，其安全性就会很差。Word极其容易受到宏病毒的攻击。宏病毒由Word自身的宏语言创建。在Word2000中，选择菜单工具宏安全性，然后选取您需要保护级别，默认的高安全性保护和真正的杀毒软件的安全级别还是由一定差距，建议选择一款实时病毒监控软件。在Word可以使用的菜单选项里面没有包括Word的所有命令，有一些被隐藏了。要得到一个完整的Word命令列表，可以采取下列步骤实现：选择菜单工具宏宏，在宏的位置下列表中选择Word命令，在宏名中输入ListCommands命令，然后点运行按钮，在新弹出的对话框中选择全部Word命令，然后点确定，你将得到一个超过30页的Word命令列表。如果你对Word默认字体不满意的话，可以用格式字体来选择你喜欢的字体，然后按确?quot;按钮完成设定。如果按左边的默认按钮，你将会得到一个提示问你是否用你设置的字体替换模板里面的默认字体，待你确认后所有使用默认模板的文文件的字体都将改变。单倍或者双倍行距。按CTRL2组合键可以快速的将选中的文本行距改变为当前行距的2倍，要改回原来的单倍行距，按CTRL1组合键就可以。如果需要1.5倍行距，按CTRL5组合键。如果需要对行距更多的控制，选择格式段缩进和间距行距，可随心所欲控制你的行间距。对于不习惯使用鼠标的朋友来说，Word还准备了几个简单的不使用鼠标快速选中文本的方法是使用SHIFT和方向键的组合。把游标停留在需要开始(或者结束)选择的文本前(或者后)，然后按下SHIFT键后使用方向键选中你希望选中的文本。Word字处理中游标所在的位置对我们来说很，否则我们不知道我们当前的编辑位置。使用Home或者End按键可以快速移动到行首或者行末；使用CTRLHOME、CTRLEND可以快速的将游标移至文文件的开头或者结尾。你是否注意到Word软件文件、编辑、查看等下列菜单有一个小的下划线？那是提醒你这项功能可以使用ALT键的快捷方式，举例来说，F是文件(File)。下划线提醒你按下ALT后再按下该键将启动该菜单。在下列菜单中，我们依然可以看到有下划线的字符，但此时无需?quot;ALT键就可以使用该命令，直接按有下划线的字母就可以了。举例来