会场布置与筹备程序

组织机构及人员安排组 长：吴瑞桃副组长：谢稳组 员：徐静、张霞、吴璐颖、许婷婷、李超、李海霞职能职责：会议总策划、会务总调度；过程控制；各项工作方案审批。组长组员职能职责要求活动前期筹备方案策划执行组吴瑞桃谢稳、徐静负责确定日程安排，地点选择，活动的具体内容的策划、执行确认会议的人数设计制作组徐静张霞、吴璐颖产品单页、展板、PPT标准模板、广告宣传品、签到簿等宣传资料的设计、制作，以及会议所需礼品、奖品的制作、购买。7月31号之前必须完成设计稿现场筹备组谢稳吴璐颖、徐静1、主席台横幅策划、制作2、会场桌椅摆放、座位布局策划3、投影设备、音响准备4、会场绿植设计5、会后整理最迟于会议开始前3个小时联系工程安装完毕会中管理会务接待组李超李海霞、谢稳及部分特定工作人员负责来宾邀请，餐饮、住宿、会议、摄影、摄像、旅游、车辆安排、返程订票、礼品发放。（具体工作安排附后）现场服务组谢稳吴璐颖、徐静、张霞1、 会议所需材料发放整齐。2、 会场主要灯光要在会前半个小时打开，保持明亮。并检查各项设备设施是否完备做好清洁工作会后管理会后整理组吴瑞桃谢稳、徐静、会议所用材料全部回收，且负责撰写会议报告后勤组李明张青青、吴倩会场布置地点：重庆大酒店时间：2013年4月102013年4月12日会场地形图：第一部分：会场布置1、讲台设计：讲台：长1米。宽0.5米，高1.5米讲台测置于大屏幕前，讲台旁置放一株绿色植物，房间中间靠前位子摆放一张桌子，便于使用投影仪。在大屏幕的另一边置放一株绿色植物（与讲台这里对应）2、与会区：该区一共设200个定座位， 3、茶歇区布置：根据会议室大小的实际情况摆放所需要长度的设备。如该区大概摆设有：饮水机，沙发，桌子、桌子上置放饮水机以及茶叶、速溶咖啡。4、报到处：报到处应设置在进入会场的大门边上，便于与会人员签到进入。可以根据会议室大小的实际情况摆放所需要长度的家具。该区大概摆设有：长桌，签到处，领证处（进入会场必须持证）。5、整体会场设计：工作人员必须着正装，挂工作牌第二部分：道具汇总号名称 数量 摆放位置 使用人 跟进人1摄像头2厅内四侧咨询人员XXX2耳麦2讲台主持人、发言人XXX3电源2讲台4鲜花2小束讲台XXX5胸花3束赠送特邀专家XXX6客户数据库6黄宁7电脑2讲台两侧主持人XXX8音响4厅内四侧主持人XXX7宣传字牌6签到处客户顾问XXX8专家介绍牌6厅内两侧会场布置XXX9水牌1进门处会场布置XXX106*2.5展字画1正门会场布置XXX11横幅1条6位礼仪小姐XXX12礼仪服装6套13茶水与会者XXX注意事项：1、投影仪和大屏幕，屏幕分别架设23个小的屏幕，便于坐在后面的人可以清楚的看到屏幕显示的内容。2、音响设备布局要合理，使得在场人员能够清晰的听到发言者的声音。灯光设备保持明亮，聚光灯中央空调的设置要符合天气情况和人体情况。3、盆景摆放要恰当，不可过多的摆放到会场中4、场地最好能够铺上地毯，可减小走路的噪音4、会场要注意消防设施的放置，标明安全通道的走向。会议筹备程序项目名称项目内容预计完成时间负责部门责任人会场确定会场确定2013年3月15日方案策划执行组XXX会议策划方案确定策划方案（会议日程、议程、会议时间、参会人员范围等）2013年3月15日之前方案策划执行组XXX代理商邀请函1、按参会人员范围确定参会人员名单2、下发正式会议通知及要求3、寄发邀请函2013年3月17方案策划执行组XXX餐饮安排1、按参会人员范围确定就餐人员名单2、餐饮预算的完成3、总用餐人数及形式的确认4、会议休息期间果盘、点心咖啡的准备2013年4月8日会务接待组XXX住宿安排1、下发住宿相关问题安排的通知2、住宿房间总量、住宿人数总量的确定3、费用预算4、住宿现场安排2013年4月8号会务接待组XXX会议、讲座资料准备会议材料准备住宿现场安排、2013年4月1日方案策划执行组XXX会场布置制定会场布置方案2013年4月9日前现场筹备组XXX会标设计及背景板效果图确定会场绿植摆放主席台桌牌及发言材料准备会场指引牌的制作会场整理、会中主席台茶水服务会场人员矿泉水准备及摆放开场音乐颁奖音乐专项活动音乐结尾音乐交通安排接待及住房安排2013年4月10日会务接待组XXX确定各部门会后乘坐班车人员数量，并制定班车路线整体调度会前定期召开准备会议2013年4月9日XXX会议报到会议过程按方案实施督查2013年4月10日会务接待组XXX报到过程组织会议进行会议接待、现场服务2013年4月10日现场服务组XXX会后整理2013年4月10日会后整理组、后勤组XXX游览观光重庆市九龙坡区函谷工业园区沙坪坝区歌乐山沙坪坝区白公馆沙坪坝区瓷器口2013年4月12日会务接待组XXX代理商返程机票预订2013年4月13日会务接待组XXX