医药公司作业流程与管理制度.ppt

小型医药公司作业流程与管理制度 2011年05月 采购 验收核对入库 上垛 养护 送货运输 复核出库 销售开票 信息流 质量管理流 物流 资金流 资金流 公司作业流程图 售后服务 商流 商流 录入审核 发货 采购的流程 为了确保商品质量 保护公司利益 更快更好服务销售 特制定本流程 商品购进的流程 1 采购前必须对供货方 生产企业或经营企业 和首营品种进行审核 签订质量保证协议 直配按直配流程 2 采购计划 电子或纸质 必须提前汇总到采购经理处 由采购经理通知质量管理部审核并进行新品的初步录入 3 编制采购计划应包括以下内容 药品名称 规格 生产企业 单位 拟购数量等内容 4 采购计划报出后采购部或相关人员应跟踪在途货票 货到时间 随货同行单据 资料 发票 提前做好商品录入交验的准备 选定供货商审核资质 编制商品采购计划 审核计划新品初步录入 跟踪 到货交验准备 录入信息 选定供货商 审核资质应注意事项1 营销部或采购部相关人员在与供货方建立关系前必须索要对方的所有资质 同时把公司的资质给对方 2 把供货商资质提前给采购部填写首营企业或首营品种的表格交质管部审核并录入电脑 编制采购计划的注意事项1 采购相关人员编制的药品计划应包括以下内容 药品名称 生产企业 剂型 规格 单位 拟购数量等内容 2 计划报送人员在向供货商报送计划前把药品计划汇总到采购部经理 由采购经理交质量管理部审核计划的合法性 并做好未曾经营的品种的录入初步工作 审核计划新品初步录入1 质量管理部接到采购部的商品计划后对照公司的经营范围审核是否可以经营 2 电脑商品信息中没有的品种根据计划中的线索 药品名称 生产企业 剂型 规格 单位 到国家食品药品监督管理局的数据查询中去查找核实 做好新品初步录入工作 跟踪 采购计划报出后采购部或相关人员应及时与供货商的相关人员沟通 跟踪计划 了解开票时间 发货时间及方式 到货时间 随货同行单据 资料 发票等情况 以上信息及时告知质量管理部 采购部 储运部 以便于质量管理部完善新品资料 采购部打印验收通知单 储运部安排人员接收和搬运 信息录入和交验准备 采购奖罚条例1 已经发生业务往来的没有提前拿到资质的由采购部给予相关人员每次负评2分或罚款50元 2 采购部拿到对方企业资质未及时处理的由质量管理部给予每次负评1分3 没有递交采购计划已经来货的由质量管理部给予相关人员负评1分或罚款20元 3 未对采购药品计划进行审核 新品录入初步工作未做到的由采购部给予质量管理部负评1分4 采购计划报出后采购部或相关人员未与供货商的相关人员沟通 影响下个环节的操作由储运部或采购部给予负评1分或20元 5 录入人员能够提前打印验收通知单的而没有打印的影响到商品验收的由质量管理部给予相关人员负评1分 奖励 1 在工作当中能严把商品信息关 能够严以律己并受到公司领导和各部门及供应商朋友的一致好评者 将予以通报表扬 给予正评2分 2 在票据收集和整理方面能够及时 准确且无丢失票据者通报表扬 给予正评2分 3 以月单位能够及时处理资质和计划的由质管部给予相关人员1分正评4 以月单位能够及时审核计划录入基本信息由采购部给予相关人员1分正评 商品录入 为了保障商品信息录入的准确性 提高商品在物流环节的高效 快捷 明确相关责任特制定以下制度 一 电脑录入传递流程货单带来的信息流录入电脑系统分三步走 1 基本信息的初装 企业和品种 2 单据的录入3 电脑单据审核 GSP 入库 定价及政策1 质管部负责首营企业 首营品种 生产企业 新品 经营企业 的审核及首次建立 基本信息 a 质管部接到采购部的首营企业资质 所有首次建立关系的供货商 审核后录入电脑系统建立供货商资料 b 营销各部与生产企业发生的首营品种资质提前送到采购部汇总后交质量管理部审核明确归属部门后把相关信息录入系统 c 对于经营企业新品的录入 质管理部在接到药品计划时与采购部和营销各部沟通确认是新品 根据计划上的新品的相关信息到权威网站查询批准文号等资料 核准新品归属部门后把信息录入系统 为下一步的单据录入做好初步准备工作 商品录入 2 采购相关人员与供货商沟通后取得开票明细 电子版 分别发给质量管理部完善商品信息及录入人员录验收通知单据待验 a 采购部接到储运部搬运后信息后已经提前打印了验收入库通知单的及时通知验收核对 登记验收登记表 验收核对人员把结果报采购处理过电脑系统 b 没有提前取得电子版开票明细的商品到货后用原始的单据分别做新品录入 验收及单据打印凭证 这种情况下的录入单据必须与验收核对联一一核对无误保存 c 青春康源沟通后更新资料用单号提取直接打印验收入库单据 d 采购部接到采购相关人员的跟踪信息后通知储运部安排接运 储运部搬运后把信息通知采购部 采购部登记采购计划商品到货信息表3 实货验收及核对入库后交录入人员修正或录入后 由 各部门或指定人员 用验收入库联对电脑信息核对后走电脑单据审核 GSP 入库 定价及政策 打印单据后签章整理当日送单保存 录入信息传递图 质管部录入企业及商品信息并完善 采购部录入修正单据 采购部归总 实货验收及核对入库 首营资质资料 营销各部计划 跟踪情况 新品样品送货单 系统审核传票 价格 GSP 入库 定价政策 信息录入注意事项 1 营销各部或采购部在建立关系时及时索要对方资质 资料在到货前必须汇总到采购部 采购部在货到前三天交质管部审核录入首营企业和首营品种 采购计划 年度 月度 临时 必须有质管部的审核 采购计划最少提前一天报到质管部建立新品资料 为单据的录入作准备 2 跟踪信息的相关人员必须在到货前一天把沟通结果 开票时间 发货时间及方式 到货时间 随货同行单据 资料 发票等 陆续告知三个部门 按照供货商发来的电子开票单 复印件 据完善新品后录入电脑系统 3 没有提前拿到对方电子开票单的验收入库工作应在到货第一时间拿单分单分工建立新品 实货验收 单据录入同步进行 4 商品信息和企业信息初步建立由质管部负责 第二步在实货和实单到后录入环节 验收环节完善信息 第三步在药品流通各个环节发现差异后及时汇总质管部修正 9录入员应按照送货单据的信息准确录入 不得多入 少入 误入 2 录入员应注意供应商 申购部门 结算人等正确选择录入 不得将同一供应商不同申购部门结算人混淆录入 必须按送货单上的公章上的文字及填写的申购部门结算人准确录入 3 录入员应按照将批号及效期准确录入 不得将生产日期和批号混淆录入 并逐项核对商品的单价 数量 批准文号及合计金额 必须做到准确无误 4 录入员在收集整理入库单和送货票时 必须核对对其金额 无误后在一个工作日内整理完毕 5 入库票坚决杜绝人为原因导致的重复打印 非人为原因导致的重复打印必须留有原始凭证 5 录入员应按照送货单据的信息准确录入 不得多入 少入 误入 6 录入员应注意供应商 申购部门 结算人等正确选择录入 不得将同一供应商不同申购部门结算人混淆录入 必须按送货单上的公章上的文字及填写的申购部门结算人准确录入 7 录入时品种的选择一定要仔细 注意品种的所属部门 生产厂家 批准文号 规格 单位 尽量选择非零库存品种 核对无误后选定再按照单据一一将数量 单价 批号及效期的准确录入 再次逐项核对商品的名称 规格 生产厂家 单位 数量 价格 批号 有效期 金额 必须做到准确无误 8 录入员在收集整理采购验收单和送货票时 必须核对其金额 无误后在一个工作日内整理完毕 9 入库票坚决杜绝人为原因导致的重复打印 非人为原因导致的重复打印必须留有原始凭证 10 单据录入后与财务部 供应商 采购部 储运部交接传递时要登记备案签字确认 11 基本信息的建立完善要不断发现和及时通知质管部修正 12 录入员将供应商 申购部门 结算人 批号 效期 数量 单价等基本资料录入错误时 在未入库的情况下 可以直接提前该单据修正 不重复打印票据的填写更正单 已经入库的只能采购退出 没有销售 已发生销售的必须先销后退回再采购退出 录入环节奖惩 首营的资质未在商品到货三天前交给质管部以至基本信息录入不全或不正确的由质管部给采购部或营销各部负评2分或50元处罚 经营企业资料及其新品计划未在到货前一天报采购部影响基本信息的录入由采购部给营销各部50元处罚 或质管部给采购部2分负评 资料按时到达而没有及时处理影响质管部录入基本信息的由质管部给予采购部2分负评 由于质管部没有及时处理影响单据录入的由采购部给质管部负评2分 录入环节奖惩 基本资料录入错误的由采购部录入人员给予质管部信息建立人员负评2分 基本资料在录入环节发现空档和不确定的未通知质管部完善的给予录入人员1分负评 基本资料中验收环节发现空档和不确定的未通知质管部完善的给予验收人员1分负评 录入时选错品种而导致品种的所属部门 生产厂家 批准文号 规格 单位等信息错误的给予录入人员负评1分 录入时数量 单价 批号及效期 供应商 申购部门 结算人录入错误由审核员给予录入人员2分录入人员票据整理不及时 传递不及时 发生遗漏 丢失的给予2分负评 录入环节奖惩 以周为单位基本信息录入未发生错误的给予录入人员正评1分 以周单位在品种 数量 批号 单价 金额等方面未发生错误者 将予以通报表扬并给予1分正评 以月为单位按时按要求报计划的给予正评1分 按要求传递资质计划的给予正评1分 以月为单位在票据收集和整理方面能够及时 准确且无丢失票据者给予正评2分实货和实单到后在录入环节 验收环节发现未完善的信息反馈处理的给予1分正评 录入更正申请单 采购来货登记表 来货验收登记表 索要供货企业及其销售人员资质证明文件 采购员 审核供货企业及其销售人员合法性 质管员 填写 首营企业审批表 审核资质证明文件是否齐全 签署采购员意见 审核资质证明文件的真实性 有效性 并对企业的质量保证能力进行考察 确定供货企业及其销售人员合法性 签署质管意见 批准建立供货关系 企业负责人 审核并批准建立供货关系 签署企业负责人意见 签定 购货合同 或 质量保证协议书 企业法人 签定 购货合同 或 质量保证协议书 明确供需双方质量责任 首营企业审批 购进环节 首营企业审批过程 企业 人员 药品的审核 生产企业首次发生业务关系之前需要如下资料 加盖供货方原印公章 1 授权委托书原件 2 药品销售人员的身份证 上岗证复印件 3 药品生产许可证 复印件 4 营业执照复印件 5 GMP认证书复印件 6 组织机构代码复印件 7 税务登记证的复印件 8 质量保证协议书 9 首营企业质量保证体系调查表 10 合格供货方档案表 11 销售合同等 生产企业的每个药品品种需要以下资料 加盖供货方原印公章 1 生产批准证明文件 2 药品质量标准复印件 3 省或市检验报告书 4 同批号的检验报告书 5 物价批文等 6 加盖样品章的药品小包装 标签 说明书样本 7 供审核用的样品盒 8 供货方销售出库单 9 税票等 经营企业首次发生业务关系需要以下资料 加盖供货方原印公章 1 授权委托书原件 2 药品销售人员的身份证 上岗证复印件 3 药品经营许可证 复印件 4 营业执照复印件 5 GSP认证书复印件 6 组织机构代码复印件 7 税务登记证复印件 8 质量保证协议书 9 首营企业质量保证体系调查表 10合格供货方档案表 11 销售合同 12 供货方销售出库单 13 税票等 购进记录 依据 GSP实施细则 第27条的规定 购进药品应有合法票据 并按规定建立购进记录 做到票 账 货相等 购进记录应注明药品的品名 剂型 规格 有效期 生产厂商 供货单位 购进数量 购货日期等项内容 购进记录应保存至超过药品有效期1年 但不得少于3年 必须是对方来货原始单据 退补价单 冲回单 批号更正单 公司的录入更正单 与公司打印的电脑单据 业务复核签章 一一对应整理 供应商到货制度 为了使商品高效 快捷 安全的运输到我公司 特制定本制度 A 商品到货流程及注意事项1 商品到货流程a 商品到货后采购部通知公司储运部进行商品接收及搬运 b 储运部接到通知后由安排搬运的工作人员进行搬运 c 商品搬运到待验区后由搬运组负责人进行件数确认并在搬运登记表或送货单上签字 并告知采购到货情况 d 验收人员接到验收通知单进行商品件数和外包装的再次清点 核实完毕后签字 进行入验收程序 流程图 采购部通知 储运部接到通知并进行搬运 商品在待验区处或物流处交接确认签字 验收人员接到验收通知后再次清点 进入验收程序 商品到货流程图 二 商品到货注意事项1 接到通知后要及时将待验区清场并组织人员搬运 按来货单位 整件 零货分开摆放 整件码放时有批号的一面朝外 同品种集中码放 2 在搬运过程中要轻拿轻放 按照GSP规范操作严禁摔踏避免人为损毁包装和商品 注意特殊剂型的商品 如注射剂 口服液等 外包装有无污染 破损 渗漏等 如发现有上述事情发生 要协同供应商或物流公司人员确认签字或拒收 3 冷藏处理的药品搬至冷库待验区并告知采购部 采购部通知验收组优先验收 4 在商品到达待验区后 搬运负责人通知采购部来货单位和件数情况 采购部再次清点来货件数及时收集来货单据 5 采购部打印单据通知验收组进行商品验收 商品到货处罚条例 储运部接到通知后未能及时的组织人员清场搬运的 一个小时内 由采购部给予负评1分 在商品到达待验区后 搬运人员未能来货单位 整件 零货分开摆放者 由采购部给予负评1分 并限时改正 整件商品码放时未将有批号的一面朝外 同品种集中码放的由质量管理部给予搬运相关人员负评1分 并限时改正 在搬运过程中要轻拿轻放 按照GSP规范操作有摔踏人为损毁商品影响销售的照价赔偿 搬运后15分钟内 搬运负责人未及时通知采购部来货单位和件数情况的 由采购部给予搬运相关人员负评1分 到货搬运奖励条例 在搬运过程中发现特殊剂型的商品 如注射剂 口服液等 外包装有污染 破损 渗漏等情况及时反馈处理的给予正评1分 以周为单位考核 搬运工作没有出现上述的问题的给予每人1分正评按照要求完成搬运工作月度考评无负评的给予正评2分或50元奖励 搬运登记表 待验区商品验收制度 为了保障商品质量 提高工作效率 明确相关责任特制定以下制度 A 验收流程 1 验收员见采购部打印的验收入库通知单方可进行验收 否则拒绝验收 其他少量来货或特殊原因造成的可以用原始单据验收 2 验收时先核实各个来货单位总件数 登记验收表 3 验收时按货找单 逐项核对 品名 批准文号 产地 批号 有效期 规格 单位 数量 4 药品验收后 验收人员把验收结果和拒收报告报采购部 储运部 质管部 5 采购部接到验收结果及时处理 并告知质管部 储运部 必要时告知财务部 6 采购结果处理后通知验收人员点击采购管理中入库验收GSP项提取采购已处理好的电脑采购开票单 选验收人员后单击右键全部检验合格存盘 按批或按时打印验收记录注明验收结论签章保存 7 通知储运部进入核对入库程序 验收人员工作流程表 验收员凭单验收 完全合格品 经验收员签字交保管员入库 不合格 验收员拒绝验收 报告采购处理 验收员重新验收 合格 验收注意事项 外观包装标签说明书 1 药品外观的性状检查是在不损坏包装的情况下检查是否正常 2 药品内外包装 主要查看内外包装是否完好 是否出现破损 封口不牢 衬垫不实 封条损坏 标识模糊不清 脱落或污染 包装内是否有异常响动或液体渗漏 3 标识主要检查的内容有 查看整件包装内是否有产品合格证 4 对于特殊管理的药品 外用药品应查看包装的标签或说明书上标是否有规定标识和警示说明 处方药与非处方药的标签 说明书应有相应警示语或忠告词 非处方药应印有专有标识 5 对中药材和中药饮片的验收应检查包装是否完整并附有质量合格的标志 查看中药材包装上是否标明品名 产地 规格 发货日期 供货单位 查看中药饮片包装上是否标明品名 生产企业 生产日期等 其标签必须注明品名 规格 产地 生产企业 产品批号 生产日期 实施批准文号管理的中药材和中药饮片 在包装上应标明批准文号 验收注意事项 进口 生物 血液药等特殊药品的验收 1 验收进口药品应有 进口药品注册证 或 医药产品注册证 及 进口药品检验报告书 复印件 进口预防性生物制品 血液制品应有 生物制品进口批件 复印件 进口药材应有 进口药材批件 复印件 以上批准文件应加盖供货单位质量管理机购原印章或企业原印章 登记 2 特殊管理药品应实行双人验收 双人签字 并要求备有检验报告单和所售药品的批准证明文件 3 对验收抽样的整件药品 应加贴明显的验收抽样标记 进行复原封箱 4 首营品种验收时 应有首批到货药品同批号的药品出厂质量检验报告书 对于一些质量可疑的本公司无检验能力的品种则送相应法定检验机构 正常情况下单批来货接到验收通知 小时内验收完 大批量到货在8个小时内验完 对急用品种随到随验 冷藏商品优先验收1个小时内验收完毕 特殊情况与各部门协商延长验收期限 验收人员在规定的时限内完成验收工作后把单据和结果交储运部相关人员核对入库并登记交接手续 随后把验收结果报质管部 采购部或营销各部 药品入库验收超限审批 有效期不到9个月的药品不得购进 药品总有效期在18个月内的除外 超过效期期限的临床急需的药品由营销经理审核签字后方可验收入库 验收员验收后签章合格作为当月的药品验收记录与拒收报告单整理装订成册 作为药品质量验收记录保存至超过药品有效期一年 但不得少于三年 验收中异常情况处理 1 验收商品时 如出现以下情况者 一律拒绝验收填写拒收报告单一式三份采购部或营销部各部 质量部并填报拒收记录 每月整理 包装内有异常响动 液体渗漏 包装破损 封口不严或破损 衬垫不实 封条严重损坏 空盒商品 包装标识模糊不清或脱落 饮片不符合规定的 发霉 起虫 潮湿 变色 泛油等 过期失效的 药检部门禁止销售或采购的商品超出计划的 2 验收时发现品名 批准文号 产地 批号 有效期 规格 单位 数量等有差异报采购部和质量部处理 验收时破损处理办法以及流程 验收员在验收供应商来货发现破损商品时 必须在送货单上用 来修改数量和总金额 破损商品由验收员整理登记报采购部处理 交予保管员存放于供应商待处理区 采购沟通后可退的等供应商下次送货时清点并带走 不可退回的由采购部门申请报损 破损商品处理流程图 破损药品 验收员整理登记并封箱 退回商品 存放于供应商待处理区 供应商带走 不可退回 采购部门登记申请公司报损 验收奖罚 1 处罚条例 验收员在验收过程中 票据信息 品名 批准文号 产地 批号 有效期 规格 单位 数量 与实物不符而未能发现的 由复核人员给予验收人员每项每次1分负评 商品有渗漏 包装污染 破损等影响销售的情况未发现每次发生的经济损失将由其个人承担 验收员由于疏忽丢失票据者每次给予2分负评或罚款50 100元 如果由此给公司或部门带来了经济损失 所发生的经济损失将由其个人承担 未能及时的收集和整理有关GSP方面的资料和信息或已经收集和整理但未归档者或收集但不规范者 给部门GSP管理工作带来影响者将视情节处由质量管理人员给予验收人员负评2分 考核期为每月一次 验收进口药品未协调收集 进口药品注册证 或 医药产品注册证 及 进口药品检验报告书 复印件 进口预防性生物制品 血液制品的 生物制品进口批件 复印件 进口药材应的 进口药材批件 复印件 登记生物或进口制品专项资料表的 验收人员未及时登记履行交接传递手续的由相关人员给予1分负评 验收奖罚 2 嘉奖条例 以周为单位验收商品的品名 批准文号 产地 批号 有效期 规格 单位 数量等基础方面未发生错误者 由核对入库人员将给予验收人员1分正评 验收时发现一例问题并及时反馈处理的由质管部给予验收人员正评1分 以周为单位验收按时按要求传递的由核对入库人员给予正评1分 在GSP管理工作方面有突出贡献 能够按时遵照公司要求完成GSP方面资料的整理 归档者 由质管部给予验收人员2分正评 考核周期为每月一次 商品 复核 核对入库流程 商品核对入库 复核 流程为了确保商品能够及时上架 方便拣货 提高配送率 监督验收和录入工作的准确性 特制定以下制度 核对入库流程1 储运部相关人员根据验收员签字认可的单据持单按逐项复核 特殊药品要出两份单且双人验收 2 储运部相关人员复核完毕后 确认无误在单据上签字 把单据交于录入员进行修正或录入 采购部经理凭验收核对联单据一一与电脑信息核对并电脑过票 3 各货位区域责任人按GSP的要求上架和上垛 核对入库 复核流程图 保管员持单复核 签字确认后交录入修正或录入 按GSP要求上架或上垛 采购部经理审核传票 核对入库 复核 环节应注意的事项 储运部相关人员必须凭验收员签章的单据与实货逐项复核品名 规格 批准文号 产地 数量 批号 效期等信息 商品是否有渗漏 包装是否污染 破损影响销售的情况 单批来货接到通知 小时内核对完 大批量到货在8个小时内对完 对急用品种验收时随验随对 储运部相关人员复核后签章办理交接手续 把单据和结果交于录入员修正或录入 并及时报质管部 采购部 营销部 录入人员在规定的时限内完成修正和录入工作 通知采购部经理价格审核并电脑传票 储运部各货位区域责任人按GSP的要求及时上架和上垛 以不影响销售发货为准 破损商品处理办法 1 储运部相关人员在复核过程中发现破损商品时 按以下办法和流程处理 a 如果在复核过程中由于自己的疏忽而导致商品破损的则由自己承担 b 如果在复核过程中发现是由验收员验收疏忽导致则验收员承担 2 储运部相关人员在上架时发现破损商品时 无论什么原因均由该组别自行承担 附图 破损商品处理流程图 发现破损商品 验收疏忽 验收员自己承担 保管疏忽 保管员自己承担 上架时发现破损 复核奖罚条例 1 处罚条例 储运部相关人员在复核过程中票据信息 品名 规格 产地 数量 批号 效期 批准文号 商品是否有渗漏 包装是否污染 破损等 与实物不符而未能发现的 每项每次给予负评1分 如果由此给公司或部门带来了经济损失将由其个人承担 储运部相关人员在复核过程中由于疏忽导致破损 第一次负责所破损商品的赔偿 两次以上 含两次 除赔偿破损的商品外 每次给予负评1分 储运部相关人员在上架或上垛过程中导致破损 由责任人自己承担 在上架或上垛过程发现药品破损 隐藏不报者 发生一次的予以口头警告 两次以上 含两次 者 按商品售价的两倍赔偿 复核奖罚条例 储运相关人员在复核过程中由于疏忽丢失票据者每次给予2分负评或罚款50 100元 如果由此给公司或部门带来了经济损失 所发生的经济损失将由其个人承担 储运相关人员在复核完毕后 未能及时与录入员交接签字 每次给予负评1分 如交接不及时照成后果由责任人自行负责 储运相关人员在上垛过程未能按 药品经营质量管理规范 操作的 每例给予1分负评 规范包括 批号混淆 商品倒置 陈列不规范等 储运相关人员未能以身作则 私下和供应商串通一气 营私舞弊使公司或部门蒙受经济损失者 由其承担一切经济损失并作辞退处理 如情节严重者将追究其法律责任 2 嘉奖条例 以月为单位在票据收集和整理方面能够及时 准确签章完整且无丢失票据者给予正评2分或奖励现金50元 在核对入库时发现一例问题并反馈处理的给予正评1分 以周为单位核对入库的商品无品名 批准文号 产地 批号 有效期 规格 单位 数量等基础方面未发生错误者 将给予作1分正评 搬运和堆垛应严格遵守药品外包装图式标志的要求 规范操作 按药品储存条件要求将入库的药品存放于相应的库 区 并做好分类存放工作 药品注明在阴凉处 凉暗处或20 以下的贮存的应存放在阴凉库 药品注明要冷处或在2 10 贮存的应存放在冷库 没有特别注明的药品存放在常温库 特殊管理的药品应专库贮存 怕压药品应控制堆放高度 注意品名 批号 零货 整货等要分类摆放 堆垛应整洁 牢固 无倒置 倾斜情况 药品与仓间地面 墙 顶 散热器之间应有相应的间距或隔离措施 药品垛堆应留有一定距离 药品与墙 屋顶 房梁 的间距不小于30厘米 与库房散热器或供暖管道的间距不小于30厘米 与地面的间距不小于10厘米 药品应按批号集中堆放 有效期的药品应分类相对集中存放 按批号及效期远近依次或分开堆码并有明显标志 药品与非药品 内用药与外用药应分开存放 易串味的药品 中药材 中药饮片以及危险品等应与其他药品分开存放 按药品储存条件要求将入库的药品存放于相应的库 区 并做好分类存放工作 药品注明在阴凉处 凉暗处或20 以下的贮存的应存放在阴凉库 药品注明要冷处或在2 10 贮存的应存放在冷库 没有特别注明的药品存放在常温库 特殊管理的药品应专库贮存 储存与养护流程 为了保证药品仓库实行科学 规范的管理 确保药品储存养护质量 保证药品储存质量 特制定本制度 商品储存的要求1 保管员按药品储存条件要求将入库的药品存放于相应的库 区 维护库区的环境卫生和 八防的措施 包括 防蚊虫 防潮 防冻 防霉 防火 防鼠 防盗 防尘 确保在库药品质量 遵循四分开的原则 药品与非药品分开 内服与外用药分开 处方与非处方分开 中药材 中药饮片 易串味的药品 危险品与一般药分开2 药品入库后并做好分类存放工作 药品注明在阴凉处 凉暗处或20 以下的贮存的应存放在阴凉库 药品注明要冷处或在2 10 贮存的应存放在冷库 没有特别注明的药品存放在常温库 特殊管理的药品应专库贮存 3 保管员在药品堆码时 垛与垛应有一定的间距 垛与墙的间距应不于30 垛与梁 下弦 的间距应不少于30 垛与柱的间距应不少于30 垛与地面的间距应不少于10 库房内通道宽度不少于150 照明灯具垂直下方不准堆放药品 其垂直下方与货垛的水平间距不少于50 4 堆垛应严格遵守外包装图式标志的要求 怕压药品应控制堆放高度 定期翻垛 注意品名 批号 零货 整货等要分类摆放 堆垛应整洁 牢固 无倒置 倾斜情况 药品的储存养护流程1 保管员每日上 下午各一次定时对库房温湿度进行记录 根据各类库房温湿度要求 使用相应的调控设施设备 调整和保持适宜的温湿度环境 并有记录设施设备使用记录和保养维修记录2 保管员对库存药品应行月查季记的巡查方法 每季普查一次 并做好养护检查记录 在气候异常的情况应加大月查次数 3 保管员应每月对效期不足9个月的库存商品 保管员应按月逐批号填写 近效期药品催销表 4 保管员在储存养护中发现质量问题 应暂停发货 标示黄色标志牌 报质量管理员处理 5 保管员应做好药品储存记录 做到库存药品账 票 货相符 6 保管员应填写的记录 包括药品养护档案 重点药品养护确定表 重点养护药品品种目录 药品养护记录 中药材 饮片在库养护记录 重点药品养护记录 近效期 报损表的记录 养护汇总分析等 应能熟练地使用各种养护仪器设备 并及时对设备进行维修保养和填写养护设备使用记录 应按时整理 按月归档 并将各种记录保存至少五年 接待顾客或洽谈业务 提供供货品种目录 购货单位合法资格审核 签订合同或质量保证协议书 开票 收款 发货复核 出货 顾客自提 送货或办理托运 收集用户意见 反馈信息 物流与信息流的输出 开票前的相关流程 1 业务人员提供公司的资质及品种目录 营销部 给销售客户同时索取客户的合法资质 2 合法的客户资质由营销部汇总交质管部审核并录入电脑系统 药品销售的单位具有合法资格 1 合法资格的单位应具有二证一照 许可证 GSP证书 营业执照 或医疗机构执业许可证 不得向无许可证及无GSP证的企业销售药品 符合规定的新开办企业暂无GSP证书除外 注意资质的效期 2 经营企业加盖有原印章的证照复印件3 由留存的销售凭据查核销售单位的合法性 单位编码 分类与查询的需要 单位名称与原始资质的名称一致 当是合法销售客户时 当是合法供应商时 当是非合法用户时 客户等级和客户级别必须对应 一般情况下 片区一定要选择 经营范围和证照效期如实填写 奖罚条例1 已经发生业务关系而没有提供资质的由质管部给予营销部相关人员1分负评或罚款100元 并限期修正 2 资质已经由营销部汇总提供而质管部没有按要求录入系统影响销售的由信息部给予质管部负评2分3 营销部相关人员能够提前把辖区内的资质收集齐全的一次性给予100元的奖励4 营销部能够及时汇总填写客户资质的以月为单位考评由质管部给予2分正评 5 质管部能够按要求录入系统的以月为单位考评由信息部给予2分正评 发货制度及流程 为了规范公司及部门的票据管理 使业务流程更加规范 工作更加提高效准确 票据收集管理更加及时 特制定本流程 1 录入员认真选择销往单位 结算方式 业务员 品种等信息并根据要货计划仔细核对相关信息后打印三联的票据 2 录入员将单据交收银员审核收款白联财务对账 黄联录入员留存销售记录 红联顾客提货留存 3 储运部自动打印财务审核的发货清单备货出库 把单据放复核区交复核员复核 4 复核员复核后将商品整理打包交予凭证提货的顾客或放在待发区等待运输并签字单据保存 票据传递流程图 制作单据 收银员收银审核并送单 保管员分类并进行捡货 按指定位置交于复核员 制作单据注意事项 主动接待顾客 热情招呼 正确介绍开票流程 电话通知管辖顾客所在地的业务员以及品种所属部门负责人录入人员正确选择业务员 销往单位 结算方式 备注 是否记业务员帐 药品所属部门 品种等信息 录入人员多与客户沟通要货计划 正确选择客户所需商品 注意品种的产地 规格 数量和单价 分清别名 习惯用名 商品名 化学名 提高专业服务水平和速度 录入员在选择品种批号时要遵循先产先出 近效期先出 录入员按要求打印单据 保存单据 不得重复打印 特殊情况重复打印一定要留存红联 提货联 不得有超过一联的提货联 奖罚条例 处罚条例接待工作怠慢的引起顾客和业务人员不满的由业务员给予相关人员负评1分 违反流程开票的每例由相关人员给予负评1分选择业务员 销往单位 结算方式 备注 是否记业务员帐 品种的品名 产地 规格 批号出现错误时 由储运部或收银员给予每例每人1分负评 并承担后果 限时修正录入数量和单价时出现错误由业务员给予每人每例负评1分 并及时修正 没有与所属品种部门沟通的私自开票引起的不良后果由个人承担 嘉奖以周为单位 录入人员没有发生录入错误的由营销部给予2分正评 在录入过程中发现问题并积极反馈处理的每例由相关部门给予1分正评违反流程开票的每例由相关人员给予负评1分 收银员收银 收银员接到录入人员的开票单据仔细审核 注意结算方式及业务员和金额 正确收银 快速服务 收银员根据单据结算方式和业务员收银 盖现金收讫章或转账章后传单储运部打印发货 收银员上岗前备好零钱及各种签章 收银时不擅自离开岗位 奖罚条例 处罚条例收银员未按要求收银引起顾客和业务人员不满的由业务员给予1分负评收银员未按正常流程收银发生的损失由个人赔偿 由财务部给予1分负评 收银员收银后未及时传单影响储运发货的由储运部给予负评2分 嘉奖以周为单位收银工作没有差错的给予正评2分 发货流程 1 储运部凭财务审核过的销售清单打印发货凭证 按货位类别分单并逐项核对发货 2 保管员发货签章后 在发货单后签单据拿到时间 员工工号 结束时间 将单和所拣好的商品放到指定的复核区域 商品和单据必须一一对应摆放 B 发货商品项目 保管员持电脑配送单据对照实物商品逐项核对以下几项 品名 商品名 化学名 规格 批准文号 产地 数量 批号 效期 商品是否有渗漏 包装是否污染 破损 C 发货注意事项1 保管员所接收的票据 必须专人接收 实签 不得代签字不得遗失 2 保管员应照单拣货 尤其要注意批号混淆必须严格执行先产先出 近期先出 按批号发货的原则 3 保管员对同名称不同规格 同名称不同厂家 不同厂家同名称同规格等容易混淆的商品在拣货过程中要重点注意 避免错误发货 4 保管员在拣货时必须对照配送单逐项核对 坚决杜绝有货不发 漏发 错误等影响销售的事情发生 5 保管员在拣货时必须轻拿轻放 避免摔打 如发现药品性状发生改变异常情况时 要立即停止发货并立即告知部门负责人 保证商品合格出库 6 保管员在拣货时要时刻注意外观包装情况 一旦发现停止发货并告知部门负责人 7 保管员在拣货时要注意特殊中包装 11个一包装 12个一包装 和易损耗商品 如标签粘贴不好的 小袋包装的等 尽量不拆中包装 采取补单的方式进行处理 8 保管员在拣货发货时要对零货架 整货垛 发货车等随手进行维护 不得随意破坏 时刻保持干净整洁 9 保管员要随时配合出库复核员进行错误商品的调整 且自觉在错误登记本上签字 不得弄虚作假 D 保管员 发货员 奖罚办法1 处罚条例 保管员在拣货过程中票据信息 品名 规格 产地 数量 批号 效期 批准文号 商品是否有渗漏 包装是否污染 破损等 与实物不符而未能发现的 放入复核区者 每天每人发生一次且能在本部门内部处理的予以口头警告 两次以上 含两次 者 部门通报并作每次单品1分负评 如果由此给公司或部门带来了经济损失 所发生的经济损失将由其个人承担 保管员在拣货过程中不能轻拿轻放或由于疏忽导致破损 第一次负责所破损商品的赔偿 两次以上 含两次 除赔偿破损的商品外 并每次1分负评 导致破损后隐藏不报者 承担损失并扣发当月工资 保管员在有库存情况下而未能发货者 如有特殊说明者除外 每个品种负评1分 保管员在拣货发货过程中由于疏忽丢失配送票据者每次2分负激励 如果由此给公司或部门带来了经济损失 所发生的经济损失将由其个人承担 保管员在拣货过程中未能按批号发货或未能按 药品经营质量管理规范 操作的 每例处以2分负评 保管员在拣货完毕后 未能及时在配送单上签字及与出库复核员交接发 每项1分负评 如交接不及时造成后果由责任人自行负责 保管员在拣货发货过程中如发现不合格商品未能及时报告者 每次1分负评 不合格商品包括 包装内有异常响动 液体渗漏 包装破损 封口不严或破损 衬垫不实 封条严重损坏 空盒商品 包装标识模糊不清或脱落 饮片不符合规定的发霉 起虫 潮湿 变色 泛油等 过期失效等 保管员未能及时的把自己责任区内与合格商品无关的物品清理出库区 每发现一次以1分负评 每一个物品 注 不合格商品要建立台账和验收员交接 保管员在拣货完毕后如不能将所拣商品和单据整齐的摆放与配送区货架上 发生一次1分负评 如屡教不改者扣发当月工资 保管员在拣货发货时未能对零货架 整货垛 发货车等随手进行维护 刻意破坏者 每次1分负评 发货员未能及时的和出库复核进行错误商品的调整 所发生的错误金额均有发货员承担 未能自觉在错误登记本上签字 每次1负评 如弄虚作假扣除当月工资 保管员未能以身作则 私下和供应商串通一气 营私舞弊使公司和部门蒙受经济损失者 由其承担一切经济损失并作辞退处理 如情节严重将追究其法律责任 2 嘉奖条例 发货中善于发现问题并及时反馈的每例每人由主管人员给予1分正评 每个考核周期内在数量 批号 金额等基础方面未发生错误者 在归位和上架声名错误且能按GSP规范操作 无倒置 无批号混淆 将予以通报表扬并作1分正评 考核周期为一周 在票据收集和整理方面能够及时 准确且无丢失票据者给予正评2分 在工作当中态度端正 积极学习专业知识 团结同事 能够主动带领新员工进行学习者给予正评5分 出库复核制度及流程 为了提高商品出库的准确性 提高公司和各配送站的流通 确保公司的整体库存的科学性 特制定本制度 A 出库复核票据传递流程1 复核员在复核区域凭发货人签章的单据逐项核对发货商品 2 出库复核内容包括销售单位 药品的品名 规格 数量 批号 产地等逐一进行核对 发现差错后及时更正 发现包装内有异常响动 液体渗漏 包装破损 封口不严或破损 衬垫不实 封条严重损坏 空盒商品 包装标识模糊不清或脱落 饮片不符合规定的发霉 生虫 潮湿 变色 泛油等 过期失效等不允许出库 报储运部相关人员 由储运部报质管部和营销部处理 特殊药品复核员在复核时 单据必须一式两份且双人复核 双人签字 3 复核人核对无误后签章并将药品按规定包装 填写拼箱单并贴在药品包装上 拼箱单上注明收货单位和件数 如果同一客户的货物有多个单号必须在包装箱上注明单据号 在药品包装完好后 由相关人员登记收货单位和件数等送货信息单据并将药品整齐堆放在发货区待运送 对于自提药品的 当着顾客一一复核后请顾客在出库单上签字 包装完毕后将药品交给顾客 4 复核员将签章后的出库复核单按日整理按月装订成册 作为出库复核记录 出库复核票据传递流程图 发货员将商品和票据摆放与指定的发货区 出库复核员进行复核 有误的和复核员核对 准确无误 销售员与运输员 有误的返库 送货凭证 交相关人员整理归档 B 复核商品项目 复核员需认真核对以下几项 调入调出仓库及客户 核对单据号是否重复 品名 商品名 化学名 规格 批准文号 产地 数量 批号 效期 商品是否有渗漏 包装是否污染 破损 C 复核注意事项1 复核员应确定调入调出仓库并且确认票据的签字情况和货品摆放是否与发货区域相对应 2 复核员在复核过程中要注意商品和票据是否对应且认真的逐项核对 项目包括 品名 规格 产地 数量 批号 效期 批准文号 商品是否有渗漏 包装是否污染 破损等 3 复核员要严格把好质量关 杜绝不合格商品出库 不合格商品包括 包装内有异常响动 液体渗漏 包装破损 封口不严或破损 衬垫不实 封条严重人损坏 空盒商品 包装标识模糊不清或脱落 饮片不符合规定的发霉 起虫 潮湿 变色 泛油等 过期失效等 4 复核员在复核过程中要轻拿轻放 避免人为损毁 5 特殊药品复核员在复核时 单据必须一式两份且双人复核 双人签字 6 复核员在复核过程中发现不合格商品时应停止发货并告知部门负责人 并填写不合格药品报告单 7 复核员在复核过程中要对工作区随手进行维护 不得随意破坏 时刻保持干净整洁 8 复核员要随时收集给门店装货的箱子及物料并保持物料区的清洁整齐 9 及时合理利用包装箱分类装箱 避免挤压 倒置 针剂或口服液另装的箱体要标明 以确保商品的质量 D 复核员奖罚办法1 处罚条例 复核员在复核过程中票据信息 品名 规格 产地 数量 批号 效期 批准文号 商品是否有渗漏 包装是否污染 破损等 与实物不符而未能发现的 签字确认者 每天每人发生一次且能在本部门内部处理的予以口头警告 两次以上 含两次 者 部门通报并作每次单品1分负评 如果由此给公司或部门带来了经济损失 所发生的经济损失将由其个人承担 复核员在复核过程中不能轻拿轻放或由于疏忽导致破损 第一次负责所破损商品的赔偿 两次以上 含两次 除赔偿破损的商品外 并每次1分负评 复核员在复核员过程中由于疏忽丢失配送票据者每次2分负评 如果由此给公司或部门带来了经济损失 所发生的经济损失将由其个人承担 复核员在复核过程中未能按批号发货或未能按 药品经营质量管理规范 操作的 每次2分负评 复核员在复核完毕后 未能及时在配送单或销售单上签字及与负责人交接 每项1分负评 如交接不及时造成后果由其责任人自行负责 复核员在复核过程中如发现不合格商品未能及时报告者 每次1分负评 不合格商品包括 包装内有异常响动 液体渗漏 包装破损 封口不严或破损 衬垫不实 封条严重损坏 空盒商品 包装标识模糊不清或脱落 饮片不符合规定的发霉 起虫 潮湿 变色 泛油等 过期失效等 复核员未能及时装箱或装箱未按要求分类者 在装箱过程中避免挤压 倒置 针剂或口服液加装且在箱体标明 合理利用包装箱 特殊商品要按其装箱运输要求执行 以确保商品的质量 发现一例1负评 复核员未能保持物料区干净整洁者每次1负评 复核员未能及时的把自己责任区内与合格商品无关的物品清理工作区 每发现一次1负评 每一个物品 注 不合格商品要建立台账和保管员交接 复核员在复核完毕后如不能将单据收集齐全 运输工具摆放整齐者 发生一次将以1分负评 复核员未能及时的和保管员进行错误商品的调整 每次1分负评 未能监督保管员在错误登记本上签字 每次1分负评 复核员未能以身作则 私下和客户及业务人员串通一气 营私舞弊使公司和部门蒙受经济损失者 由其承担一切经济损失并作辞退处理 如情节严重将追究其法律责任 2 嘉奖条例 复核中发现问题并及时反馈的每例每人由主管人员给予1分正评 每个考核周期内在数量 批号 等基础方面未发生错误者 在复核和装箱过程中能按GSP规范操作 无倒置 无批号混淆 将予以通报表扬并作2分正评 考核周期为周 在票据收集和整理方面能够及时 准确且无丢失票据者正评2分元 运输流程 运输员接到运输通知后 从相关人员处领取送货运输单 按运输路线把发货区商品依次搬入运输车内 再次确认收货单位和件数 做好相关运输防护 严格按运输路线运送顾客商品 协助客户 复核员将整理装箱的货物连同出库单及送货单 相关责任人或运输员 配送站或客户 情况反馈 运输流程图 运输的注意事项运输人员根据药品质量要求选择正确的运输设施设备 运输工具 防护设施 尤其对于冷藏药品 运输人员在搬运 装卸药品时应轻拿轻放 严格按照外包装图示标志要求堆放 并采取相应的预防措施 在药品运输过程中 应针对运送药品的包装条件及道路状况 采取相应防震防损措施 防止药品的破损和混淆 特别是在发运拼箱药品及几个客户的药品时 更应避免药品挤压和错发 特殊管理药品和危险品的运输应按国家有关规定办理 各项托运 交付 装卸 应减少中转环节 争取直达运输 严防包装破损 出现问题及时处理 运输人员将药品送到客户时 确保清点清楚 把送货情况反馈单交回调度人员 并签字确认运输人员应严格执行商品发运操作程序 避免商品错发 漏发 并及时向销售部门 仓储部门反映情况 特别是发现质量问题及时向质量管理员报告 根据质量管理员的意见及时解决运输过程中出现的问题 降低运输成本 最大限度地满足市场需求 运输员应随时清洁定期保养运输工具 D 运输员奖罚办法1 处罚条例a 运输员运输不及时 未按既定的路线 计划运输商品 给予每次每人1分负评 并承担相应的运输费用 b 运输员未按药品防震 防损的的要求采取防护的措施造成药品的破损 渗漏等 给予每次1分负评 由此造成的经济损失由运输员自己承担 C 在商品到达目的地 运输员未及时搬运或在搬运过程中未能轻拿轻放 并造成商品的损坏 运输员照价赔偿 给予每次1分负评 d 客户在验收时 运输员未能积极配合验收 给予每次1分负评 e 运输员未能及时把送货情况报营销部 储运部 一并给予每次1分负评 f 运输员在送货过程与客户发生争执 引起客户的不满和投诉 一并给予重罚 g 运输员在运输途中弄虚作假 造成公司经济损赔偿并辞退 严重者追究法律责任 h 运输员未对运输工具进行随时的清洁保养 造成运输障碍的由营销部给予1分负评并承担相应的损失 奖励运输员每次每户获得客户回执非常满意的给予正评1分以月为考核周期运输员无差错的给予正评5分在运输环节善于发现问题并及时反馈处理每例给予正评1分 运输送货情况反馈单 销后退回流程 一 销售退货流程 1 客户 申请人 退货填写退货申请经领导批准后交录入处退货专人处理 2 退货专人填写 销后退回药品记录 附原销售凭证或复印件 在销售凭证上勾出所退商品和数量 把退货记录与药品存放于退货区并通知待验 根据原凭证录入 销后退回药品清单 待处理 3 验收组验收后合格在 销后退回药品记录 签章通知储运部核对入库 不合格的商品按不合格流程处理 4 储运部核对签章入库后通知退货专人打印电脑 销后退回药品清单 一式五联 销后退回药品记录 仓库留存 退货开票处留存蓝联并通知 指定人或各部门 电脑系统退货流程走完 5 退货专人通知客户领取黄联到财务结帐 红联财务留存 白联验收留存 绿联仓库联 下班前处理 签章 分发 手写单据和电脑打印的票据分别由相关部门进行按月整理 装订成册 至少保存至超过药品有效期一年 但不得少于三年 销售退回药品流程图 销后退回记录 销后退回流程注意事项 退货申请及记录空单从录入处领取 退货申请在星期四前经领导签章批准后在星期四前或当天上午交退货专人统一处理 退货日期集中处理为每周星期四 客户星期四下午4点后到前台拿黄联退货凭证到出纳处结帐 药品拒收报告单 票据管理 票据管理整理要求 票据整理要撕边 有封面标识 按日整理按月装订 同日按单据号顺序排列 每月5号前对上月的票据核对无误后装订成册备查 按年上交保存于质管部到单据要求的年限 质管部每月10号前对各部门整理保管的票据记录检查督促 计入月度考评 各项记录字迹清楚 正确 完整 不得用铅笔填写 不得撕毁或任意涂改 需要更改时应在更改处加盖本人签章 保证其具有真实性 规范性和可追溯性 各环节的单据保管 1 采购入库流程中 录入员打印一式二联采购入库通知单交予验收员和保管员验收和保管员 复核储运部部留存白联做为入库复核记录 验收员留存红联做为验收记录 采购部打印的入库单白联留存 红联给财务对账 2 采购退出流程中 退出单蓝联和绿联随货同行或给顾客 黄联购进退出记录 储运部白联留存 红联留存做为财务对账 3 批发销售流程中 开票员打印三联销售开票单并留存一份做为销售记录备查 财务凭单复核留单对账 一份顾客 储运打印发货清单备货出库 复核员凭发货清单复核签章留存记录 4 销后退回流程中 录入处留存打印的销后退回单蓝联 黄联给顾客 红联财务对账 绿联储运部留存 白联验收留存 5 报损流程中白联仓库留存 红联财务留存 黄联质管部留存 开具发票的流程 首次开票必须提供以下证明 1 购货单位三证 营业执照 药品经营许可证 税务登记证等的复印件 或医疗机构资质证明 2 公司销售清单 盖有财务专用单 3 签发的 开具发票通知单 财务部根据 开具发票通知单 和销售清单报公司经理审阅后开具发票交业务员并签发 业务员把发票交购货单位应及时收款并上缴公司发票出现错误应收回交予财务处理重新开具 开具发票通知单部门 年月日销售单位 销售清单日期 销售清单金额 大写 销售清单张数 应开发票金额 大写 收发票人签字 营销部意见 财务部意见 经理审批 开具发票的注意事项 客户 业务员 需要开发票的请于当月10 26号前提供客户资质到财务部出纳处领取开具发票通知单 经领导批准后 由财务部处理开票事项