《办公室管理》简答题.doc

上传人:jian****018 文档编号:8751301 上传时间:2020-03-31 格式:DOC 页数:6 大小:24KB
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办公室管理-简答题 1、文员在处理上司指派的工作时,首先要仔细制定计划,简要说明制定计划时应注意的几个要点。 答:(1)充分了解即将开始的工作内容; (2)思考以什么方法进行效率会最佳; (3)上司分派两项以上工作时,必须为工作排定优先顺序。 2、文员利用提示系统提醒上司的工作,有哪些提示系统?具体做法是怎样的? 答:有电子提示系统和人工提示系统。电子提示系统的做法:在电脑中设置日程表、报警系统、一周计划以及其他提示事项,文员应该随着情况的变化不断编排和修改输入的信息。人工提示系统的做法:设置基本办公日程表、固定活动日期一览表;使用提示性备忘录;准备约会表;准备特殊提示卡;准备交往提示文件。 3、文员进言是指什么?进言具有什么作用?方法和要求是什么?答:文员进言是指文员主动对上司提出意见、建议、批评或规劝。进言的作用:参谋作用;补缺作用;增进关系作用。方法和要求:适事、适时、适地、适度。4、文员所作的完整的会议记录应该包括哪些事项?答:(1)会议名称; (2)会议记录人的姓名、盖章; (3)时间(开始时间、结束时间); (4)会议地点; (5)议题; (6)主持人、主席; (7)出席者名单; (8)会议的经过情形及结论; (9)相关的资料; (10)下次会议预定日期。 5、简要说明会议纪要的概念,会议纪要有什么作用?有哪两种形式?答:会议纪要是用来记载、传达会议情况和议定事项的一种正式公文。它是在会议记录的基础上概括、提炼而成,择要反映会议的精神和情况。会议纪要具有沟通情况、交流经验、统一认识、指导工作的作用。可以用于向上级汇报会议情况;也可以分发给平级或下属单位,以传达会议精神和议定事项,或要求与会单位共同遵守、执行。有两种形式:(1)议决性会议纪要。(2)周知性会议纪要。6、简要说明文秘人员单独或随同上司旅行结束后,要做好哪些工作。答:(1)整理好旅行过程中所有的单据、凭证,送上司审阅、签字后向财务部门报销,或者结算预支的出差费用。 (2)回到公司上班后,应将出差过程以及有关事务写出工作汇报。如果是与上司同行的,可根据上司的原始记录整理出报告,送上司过目或批准,然后存档备案。 (3)尽快恢复正常工作和生活状态,继续旅行前未完的工作。 (4)把在出差时结识的有关人士、单位等情况做好记录,以便将来有用。 (5)对在旅行过程中给予帮助和照顾的有关部门和人员,分别去函或去电表示感谢。 7、办公室事务管理的服务性特征表现为哪三个方面?请简要说明。 答:一是为上司服务,使上司能够摆脱繁杂琐事的压力,把主要精力集中在重要工作上;二是为组织服务,为组织员工创造一个高效、舒适的工作生活环境,提供便利条件,解除后顾之忧,保证组织系统的顺利运转;三是为公众服务,保证组织与外界的信息渠道畅通,密切与社会各界联系。8、什么是文员的挡驾方法?主要的挡驾法有哪几种?一般应怎样做?答:文员的挡驾方法是指:对于上司不必要接见的来访者,不必要参加的邀请性活动,不想接听的电话,由文员出门阻挡或谢绝。文员没有必要把真正原因告诉对方,只需要礼貌地、委婉第达到阻挡或拒绝的目的即可。主要的挡驾法有: (1)电话挡驾。上司不愿接的电话,文员要告诉对方,暂时不能接或上司不在,将内容记下,转告上司。上司不能接的电话,要另约时间,或将内容转告。 (2)来访挡驾。先问清来由,判断有无必要引见给上司,或先作请示。 (3)会议、活动挡驾。对无必要的会议和活动,文员要替上司委婉地谢绝。9、 制发文件时加盖机关印章,称为用印,具体要求有哪些?答:(1)文件用印时,必须以机关领导人或部门负责人签发的文件原稿为依据,经核对无误后始得用印。 (2)文件用印要端正、清晰,要端正地盖在成文日期上方,上不压正文,下要骑年盖月。 (3)文件用印一定要与制发文件的机关、部门或单位相一致。 (4)要核实用印份数,超过份数的不能盖印。10、简述文员向上司做请示的注意事项。答:(1)请示要对口。遵守按上级分工,对口请示的原则。避免多头、越级请示。对涉及多方面的综合性工作,应向主持全面工作的领导人请示,并将有关情况通报其他分管上司。 (2)请示要单一。遵守一文一事的规则,避免将多项事物写在一份请示内,造成上司批复的困难。11、核稿,是拟稿人员的上级负责人对初稿的审查和核实,要做到“六查”,请简述六查内容。答:(1)查是否需要行文,以什么名义行文; (2)查文稿内容与法律法规政策及其它已有规定是否矛盾; (3)查要求和措施是否明确具体,切实可行; (4)查涉及其他部门或地区职权范围的问题是否协商一致并经过会签; (5)查行文是否规范; (6)查文件格式是否符合规定。12、简述办公室的四种含义。 答:(1)广义的:泛指一切办公场所,区别于教室、车间、医疗室、实验室等。 (2)狭义的:指某一类职业人员或某一级职务人员的办公场所,如厂长办公室等。 (3)特指的:党和政府机关、企事业单位内的综合办事机构,级别高的又称办公厅,如河北省政府办公厅。 (4)专指的:某种专门的独立的工作机构,如国务院台湾事务办公室。13、会见与会谈的前期准备工作有哪些?答:(1)确定议题和明确目标; (2)收集信息和分析双方材料; (3)确定参加人员; (4)双方协商时间、地点; (5)布置座位。14、简述办公环境的含义并按照由远及近的顺序列举环境类别。答:办公环境或称办公室环境,是直接或者间接作用和影响办公过程的各种因素的综合。按照由远及近的顺序将办公环境分为办公活动社会环境、办公活动职能环境和办公活动工作环境。 15、简述剪影仪式需要准备的材料及其程序。 答:剪彩的准备:红色缎带、新剪刀、白色薄纱手套、托盘、红色地毯。剪彩的程序:请来宾就位宣布仪式正式开始奏国歌进行发言进行剪影进行参观。 16、请简要说明提高会议效率的一些基本做法。答:遵循法律法规、合理确定会议目标、确定必要的与会者、减少会议数量、缩小会议规模、简化会议程序、缩短会议时间、控制会议经费、分析会议成本。 17、谈谈你对办公室人员应具备的职业素质中“善谋”的理解。答:(1)办公室人员“善谋”要求:能够正确理解上司的意图,替上司过滤重要的事务;要“参”到点子上、“谋”到关键处、注重谏言技巧。 (2)办公室工作人员“善谋”还必须谨防几个误区:一是“参政”意识过“度”,把自己摆在“准领导”或副职的位置,把幕后工作放到台前;二是轻易抛出“夹生”想法,强加于领导,于公于已都不利;三是出“馊主意”帮倒忙,给工作带来损失,造成被动。要避免以上误区,就要求秘书人员用良好的职业道德规范约束自己,踏踏实实地做好工作,而不能靠油滑奸巧去取悦、应付领导。18、简述办公设备使用规范。答:(1)必须明确每台设备的具体用途,熟悉掌握其操作程序,严格按照使用说明书的要求进行操作。 (2)必须明确专人专责专管制度,严禁任何人随意使用,除非配置给个人专用或指定公用的。 (3)注意安全,注意节电,注意卫生,注意定期保养,注意每次使用的极限。 (4)未经上司允准,任何人严禁私自使用办公设备,尤其是用于处理私人事务。 (5)办公设备的使用环境温度为5到35,相对湿度为20%至85%,过低需用加湿器,过高需用除湿器,放在距设备5米左右有效影响距离。 (6)如果不处于工作状态,使用完毕应切断电源。19、简述在储藏间存储办公用品时的注意事项。答:(1)储藏间或物品柜要上锁,保证安全。 (2)储藏需要的面积取决于单位的大小。 (3)合理摆放。例如在柜中和储藏室放置物品,必须清楚地加标签,以迅速找到物品和表明新物品应放置的地方,新物品置于旧物品的下面或后面等。 (4)储藏办公用品应有良好的照明,以便容易找到。 (5)办公用品应保存在干燥和通风良好的房间中。若存放在潮湿环境中,将导致纸张不能正常的送入打印机或复印机中。 (6)订立物品发放制度,确定物品发放人。20、简述调查研究的三个阶段及其主要任务。答:(1)准备阶段,主要包括确定调研课题、成立调研小组、明确调研任务及要求; (2)实施阶段,主要包括确定调查方法、搜集整理材料、分析材料和综合提炼调研成果; (3)完成阶段,主要是撰写调研报告。21、简述办公室督查工作的方式。答:(1)现场督查;(2)会议督查;(3)书面督查;(4)电话督查;(5)互联网督查。22、 简述信访工作中网络来信的处理要求。答:(1)定时打开信箱,及时处理电子邮件; (2)重要信访,及时报请; (3)转办信访,跟踪督办; (4)网络保密,脱机阅读。23、简述第三代时间管理的ABCD法则及其内容。答:(1)重要且紧急必须立刻做。 (2)紧急但不重要在优先考虑了重要的事情后,再来考虑这类事。 (3)重要但不紧急只要是没有前一类事的压力,应该当成紧急的事去做,而不是拖延。 (4)既不紧急也不重要(比如娱乐、消遣等事情)有闲工夫再说。24、简要回答公文写作的五部曲。答:第一步,领悟领导意图。要求:准确、全面、提炼,增加“贴近度”;第二步,站在领导角度考虑问题;第三步,把握常用思维方法:模式化思维、对象化思维、辨证思维、散点思维、求同存异思维;第四步,牢记拟写公文要素及要求;第五步,符合国家公文格式标准。25、 简要回答起草请求的“五步棋”。答:(1)因为什么请示对原因、目的进行说明; (2)请示什么问题提出请示的主题内容; (3)怎样解决问题提出解决问题的建议或方案; (4)请求上级回复结尾用语的使用; (5)有无附件需要说明根据需要确定使用附件与否。26、简述公文校对工作要求。答:(1)校正、补充一切与定稿不符的文字、标点符号、图表、格式等错漏; (2)解决统行、倒版、编面等排版方面的问题和正文、注码与注文之间衔接以及页码编排问题; (3)进一步审核定稿中的疏漏,发现问题及时提交有关领导人或撰稿人处理; (4)需要使用标准校对符号; (5)对于重要的或者大量印刷的公文,应实施三校、四校,以确保公文的正本不出差错。27、简答电子公文处理过程的五个环节。答:(1)创建:根据一定的规则建立电子公文的过程; (2)办理:通过计算机系统对电子公文进行收发、批阅等相关操作; (3)交换:按始发者意图进行跨系统的公文传递; (4)归档:依据国家或本部门档案管理规定对办理完毕后的电子公文予以存储; (5)销毁:依据有关规定将电子公文从存储介质上物理删除。28、简述公共关系的三大构成要素及其原则。答:公共关系的三大构成要素是:(1)主体:社会组织;(2)客体:公众;(3)手段:传播途径。公共关系的原则是:公众利益至上;实事求是;互惠互利;双向沟通;始终如一;开拓创新;整体统一。29、 衡量会议质量的会前基本标准有哪些?答:(1)会议是否确有召开的客观必要性; (2)会议目的和会议风气是否端正; (3)会议时机是否已经成熟; (4)会议的议题是否明确,会前的沟通是否到位; (5)各项准备工作是否已经准备充分,包括软件和硬件。30、简述会议的积极作用。答:(1)交流信息,互通情报; (2)发扬民主,科学决策; (3)增强友谊,促进团结; (4)统一认识,协调行动; (5)带动消费,促进经济。 31、简述会务管理的要求。答:(1)会前的最后检查:工作认真负责、细心、耐心; (2)组织签到和登记:任劳任怨能连续作战; (3)做好联络协调:沟通协调能力强; (4)会议记录与保密:业务素质与原则性; (5)会议后勤保障:服从分配协作意识好。
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