财务借款及报销方案.doc

四川盛唐实业有限公司借款和报销管理办法(修改稿)一、 总则第一条 为了加强公司财务管理，合理运作资金，完善财务规章制度，健全公务借款和费用报销制度，根据国家和上级有关文件精神，结合本公司实际情况，特制定本办法。二、 借款规定第二条 员工借款，填写借款申请单及附带相关证明材料，由隶属部门负责人审核后，凡借款金额在1000元以下，由副总审批；1000元以上的，由总经理审批。若总经理不在，则由财务总监请示总经理同意后由通知财务部执行。第三条 所属经济实体借周转金，10000元以下，由财务总监审核，总经理审批；金额超过10000元（含10000元），须由办公会议讨论，由总经理审批。第四条 自费出国人员费用，由个人自理，公司一律不预借款项；公派出国人员，时间超过3个月的，公司原则上不预借款项。第五条 对项目立项、评审、鉴定及各种验收会、学术研讨会、展销会，根据参会人员的多少和时间长短，本着“少花钱多办事“的原则提出用款计划并办理借款和报销，反对铺张浪费。第六条 凡相关部门及单位因业务需要须预借数额较大现金时，应提前一天知会财务部，以便于财务提前准备；否则，财务有权拒绝办理。第七条 业务招待借款及标准公司员工确因工作需要招待客人，应先填下应酬接待申请表，经部门负责人审核，总经理审批同意后方可到财务借款，不允许先斩后奏。具体标准如下：一类客人：政府要员（县长、局长等）、企业董事长、总裁级别 200元/人/餐以内二类客人：政府主要官员（处长类）、企业副总裁、总监级别 150元/人/餐以内三类客人：政府一般官员、企业经理级人员级别 100元/人/餐以内四类客人：一般办事人员级别 20元/人/餐以内以上费用均含各种娱乐、茶水费用。第八条 员工出差前应填具“出差申请单”。出差期限由派遣主管领导视情况需要，事先予以确定。凭核准的“出差申请单”向财务部暂借相当数额的差旅费，但需于返回后一周内填具“出差旅费报告单”并结清暂借款，如果没有在一周内报销者，财务部应于当月薪水中先予扣除，等报支后再进行核付。 员工出差标准（见表）类 别火 车轮 船飞 机汽车短途交通途中住勤伙食补助住宿费标准中小城镇大城市一般特殊一般地区特殊地区总经理软卧车二等舱位实报实报实报实报实报实报实报实报副总（含总监）软卧车三等舱位实报实报实报实报305060-100100-150部门经理硬卧车三等舱位须经总经理批准实报实报实报204050-8080-120其余人员软座车硬座车须经总经理批准须经总经理批准实报实报实报204040-6060-80注：（一）特殊地区指：深圳市、广州市、北京市、天津市、青岛市、上海市、宁波市、杭州市、珠海市、厦门市、汕头市和海南省。 （二）大城市指：省会城市及直辖市，中小城镇指：地专级以下城镇。 （三）交通工具不包括出租车。凡公司派车外出办事者，不再报销交通费用。 （四）出差期间每天的住宿费可平均计算，超过部分由个人自理。 （五）实报是指公司财务认可标准所规定的内容。凡因出差发生业务招待费，不再核发当日伙食补助。（六）凡在成都市六城区公干的，不作为出差，公司只对其进行公交车票的报销，除此以外不报销其它任何费用；（七）凡在成都市六城区以外出差超过六小时的，界定为出差，按本制度予以办理。第九条 因公出差借款须严格控制借款金额，借款人在预借差旅费时，必须在借款，做到前帐不清，后帐不借。出差回来后，7日内必须报帐完毕。若无特殊理由，延期报销，财务部即从其当月工资中扣减。第十条 出差人员凡已在财务部门预借了差旅费，由于因故取消或改变出差时间，应于5天内将借款全额退还财务部门，否则按原借款额，每日收取0.5%的资金占用费。第十一条 财务部应备有各条线路的交通费标准，各出差人员不得虚报冒领往返交通费，如一经发现，处以虚报冒领金额25倍的罚款，并给予警告一次的处分。第十二条 出差期间因公支出的下列费用，准予按实报销，并依下列规定办理：（一） 乘坐车、船等交通工具应取得正式发票。（二） 电报电话传真费应取具电信局的收据为凭。（三） 邮费应取具邮局的证明为凭。（四） 因公宴客的费用，应以统一发票和贴足印花的正式收据为凭。（五） 因公携带的行李运费，应以正式的运费收据为凭。 （六） 因住宿而产生的费用，必须是国家正式发票，收据不能作为报销凭据。三、费用报销及审批 第十三条 公司所有费用的报销均须总经理签字批准；第十四条 公司各部门报销费用经部门负责人签字验核后，由财务部汇总审核，最后由财务部统一报总经理签字。第十五条 公司每周四下午定为费用报销日，其余时间一律不再办理报销手续，特殊情况例外。第十六条 员工出差途中除因病或意外灾害或因实际需要由主管指示延时外，不得因私事或借故延长差期，否则不予报销差旅费外，并视情节轻重论处。 第十七条 凡不符合乘坐飞机条件的人员出差经总经理同意乘坐飞机出差时，方可办理报销手续。 第十八条 乘坐火车，在车上过夜6小时以上或连续乘车时间超过12小时的可乘坐卧铺；符合乘坐卧铺，实际乘坐硬席，分别按下列比例给予补助：乘坐慢车、直快列车，按硬席票价60%补助；乘坐特快列车，按硬席票价50%补助；乘坐特快空调列车，按硬席票价30%补助。第十九条 公司所有费用的报销必须由费用发生者本人亲自办理，由证明人或直接领导在报销票据背面注明；购入商品时，须由验收人在发票上签字，财务部经检查核实后方可依据相关程序报销。第二十条 公司员工市内办理公务应严格控制乘坐出租车，特殊情况由当事人写明理由，由部门负责人、总经理或分管副总在车票后面签名。不具备上述条件，财务部门不予办理报销；经常外出办理公事的一般工作人员可办理月票，经部门主管同意，总经理审核后可以报销。凡公司派车和乘坐出租车，均不报销外勤交通费。第二十一条 通讯费报销规定（一） 具体标准董事长：按实报销 总经理：1000元/月 副总经理（总监）：行政财务，200元/月；业务300元。部门经理（含总经理助理）：行政财务，150元/月；业务200元。部门主管级：行政财务，100元/月，业务150元。员工级：根据工作需要，报总经理批准后而定。（二） 手机费用须凭移动公司月度话费单进行报销；通讯费用中的信息费、网络费、国际漫游费不能报销；（三） 预存话费及购卡充值的定额发票不能报销，同时具有手机和小灵通的员工只能报销其中一种费用；（四） 凡话费超过以上标准者，超额部份自行承担。（五） 凡因情况特殊需报销费用的，必须经总经理批准后财务部方可报销。（六） 凡报销通讯费的人员，除因工作需要，进入盲区无法接受信号外，应在每天的7：00-22：00时段内保持通讯工具畅通，否则无法联系而影响工作，扣除当月通讯费，造成严重后果者按公司有关规定处理。公司鼓励员工24小时保持通讯畅通；移动电话购置费、维修费不列入报销对象。第二十二条 各部门要严格控制办公用品的使用，严禁浪费。属领用的办公用品必须逐件逐样列明，且须经部门负责人审批；否则，财务部门不办理转帐手续。第二十三条 公司日常办公用品购置及维修由行政部办理，发生费用报公司领导审批，各部室发生的与本专业有关的各项费用开支，报主管的公司领导审批；属于购建固定资产支出的，应事先书面申请，报公司总经理审批后方可实施。 第二十四条 行政管理用的车辆各种费用：过路桥费、油料费、停车费、洗车费等的报销，司机应按次用车在费用支出报销单上分开填列，每周报销一次；油料费发票要注明车辆牌号。汽车修理费发票单独报销，并经行政部审核登记，由公司分管副总审核，总经理审批后，到财务部报销。1、车辆使用费包括汽油费、维修费、路桥费、泊车费。2、行政部在掌握车辆维护、用车、油耗情况基础上，制定当月车辆费用开支计划。3、油费报销，需由驾驶员在发票背面注明行车起始路程，由行政部根据里程表、耗油标准、加油时间、数量、用车记录复核，经行政副总签字验核。4、路桥费、洗车费由驾驶员每周汇总报销一次，由行政部根据派车记录复核，经行政副总签字验核。 5、车辆应定点维修，维修前须提出书面报告，说明原因和预计费用，报销时在发票上列明详细费用清单，由行政部根据车辆维修情况复核，经行政副总签字验核。第二十五条 借款人在完成公务后，必须及时办理报销手续。如因相关单位原因不能及时结算，借款人须向财务部门说明理由，并积极向收款单位催办结算，不得以任何理由推卸责任，否则将对当事人采取经济处罚。第二十六条 借款人办理经济业务所取得的报销凭据(发票)，由于保管不善而造成丢失，须取得原收款单位财务部门的证明，经批准后方可报销。第二十七条 凡属超标开支的差旅费，应由本人自理，如因特殊情况，应由本人写明理由，有关部门负责人签署意见，由财务总监审核，总经理审批后方能报销。第二十八条 借款人因工作调动或者离职、出国等，若有未结清的款项，须由借款人原所在部门指定专人与借款人共同到财务部门办理交接手续，承担清偿责任。否则，财务部门不得在有关手续上签署意见。第二十九条 本办法解释权、修改权归公司财务部，自颁布之日起执行。公司员工出差申请表出差申请人：出差时间 年 月 日 年 月 日出差地点：所乘交通工具：出差事宜：部门主管审批：董事长审批：公司应酬接待申请表 部门： 年 月 日应酬事宜：客人类别客人级别就餐地点就餐标准备注总裁 部门负责人 经办人