2014年年货返配计划书.doc

配送退货2014年年货返配计划书一 硬件基础 1 调集设备 调集手动叉车68部，油叉或电叉2部。 分布情况：复核区投放手动叉车810部，退货区投放68部。机械叉车仓库里 投放2部，仓库外边投放2部。（里外一组配合退货，另一组配合卸车， 具 体情况可调节组合使用） 2 存货区预留 在返配一定时间后由于日余留库存累积会出现爆仓的情况，这时就需要预留存货区存 放暂时无法复核的返配商品。 预留存货区暂定洗化、非食、食品周转区。预留存放顺序依次为洗化、非食、食品。3 其他后勤备用设备 备用打印机二 人员调配退货人员至少7名，复核人员至少8人，卸车人员4名，分单人员一名，电脑区人员3名，防损2名，全场总调配人员1名(主管)。 卸车 退 货 分 单 总 调 配 防 损 电 脑 复 核注：1在整个的业务进行中防损从头到尾参与监督，保障货物安全。 2 退货前电脑人员打印退单，退货人员清点退单份数核对系统份数。 退货完毕后电脑人员必须核查库存，若有库存问题立即反馈到退货人员。 3卸车人员分单完毕，复核人员接着复核。 复核人在复核时若遇到问题及时反馈给分单人及时解决。 4卸车人卸下返配后分单人接着分单，分单人发现有单无货及时和卸车人防损共同 核查反馈门店。 卸车人卸下退货商品后退货人接着退货，退货完毕后有需要拉到仓库里的商品及 时和卸车人联系把商品叉到仓库里面。 5 在以上情况下总调配需要及时果断的调配相关人员完成相关作业。 整个作业中各小组人员必须精诚合作，负责。三 退货存货分布图 c最 后 一 条 货 架 d 最 后 面 通 道b自有品牌，换货区通道e前 周 转 区a复 核 区退货差异存放区f中周转区返配差异存放区备注：a 存放当日未复核完的返配商品。 b 下班前进货：存放返配商品（备用），当a区返配放不下时存放。 上班复核：存放当日复核完成的整板返配，集中存放便于叉车司机上架和打堆 头。 c d 存放日杂，针纺量大商品。 e 存放休闲、洗化（针纺）量大商品。 f 存放酒水量大商品。 四 退货工作及责任人1卸车刘铎晖，郭鸿携2人 2 分单张斌3 复核张斌携8人4 上货、卸货刘铎晖，郭鸿 5 打单、审单、传单王群莉携2人 6 退货朱旭涛、王群莉携6人7 处理退货差异朱旭涛携退货人员8 前后交接郭鸿9 日常报表、邮件王群莉携2人10货架、堆头牌面调整朱旭涛携郭鸿、刘铎晖11联系量大供应商退货朱旭涛携各区域负责人12暂存商品办理及清理朱旭涛携当日防损13仓库卫生各区域负责人14 清理退货区商品（清理退完商品腾出空间）朱旭涛携防损15配送车清理朱旭涛携防损16进货、摆放返配商品张斌17处理返配差异问题及跟单张斌18 手工叉车盘点张斌， 维护工程部19机械叉车维护郭鸿、刘铎晖（油叉每日开工前检查燃油、机油、水箱）、工程部20 电脑、打印机维护张雷 1 卸车 a 车辆安排 早上两组卸车加一个叉车5个人完成卸车作业。两张卸车，一个叉车进货。一辆叉车 货（2、3架上的退货和要转移到仓库下面的商品）卸货量不大了可以继续和另一辆车进返配。 b 卸车要求 要求配送车停到指定的卸货区，没有停好的车辆要求司机更正如有不合作者知会防损。 检查登记：卸车前检查封签是否完好，登记车牌号和封签号、返配板数。 效益：卸车时发现有倾斜的商品及时更正固定，有倒塌的商品时及时叫人协助整理。 安全：卸车前确保作业半径没有人、物。超重、超高商品要慢行防止倒塌伤人、破损 轮班：中午吃饭时间，两组必须轮流换班吃饭，保证有车能及时卸车，不积压拥堵。 及时处理非本部门的返配及时装车，配送卸车中转。 2 分单 a 及时、准确 b 发现问题及时沟通当天必须处理完毕 单货不同行造成有货无单单子不多打印单据复核。 有单无货沟通原店返回，审差异。 件数不足视具体情况具体处理。 标示卡不清，一单多供应商，不退货等常规例外依流程处理。 3 复核（每日先复核换货通道的返配、其他通道的商品、复核区日期较早的返配）A 查看 1 是否是退货的商品不要复核好仓等商品。 2 是否可退货、是否一单多供应商等（不退货的放置到交接区） 3是否单货对应（若不对应及时和分单人沟通处理） 4 是否标示卡无误。 5 是否件数无误（件数不足参考第五项第2款里建议） 6 是否有开箱，有裸漏、散落的商品及时封箱。 7 及时优先的复核整板商品。(不可跨天操作，必须坚持日清日毕，先进先出的原则)B 核查单号、件数无误，在包装箱和单据上标注相关数据。 1 找取 查看商品封箱标示卡的单号、供应商名称、件数。找取对应单号件数的商品和单据 2 核查3要素 a核查标示卡3要素（单号、供应商名称、件数）和对应单据2要素（单号、供应 商名称）一致。 b核查商品敏感信息 买一送一商品是否缺少赠品 贵重商品是否有残次（酒不允许有残次商品返回） 大概估计数量是否短少 是否有过期、空包装、认为残损等不允许返配的情况 3 标注3要素 a上面两步无误就可以在商品包装箱侧边上书写3要素（坚决不允许直接在商品上 标注，造成供应商拒退的情况） b在单据上右下角标注件数、复核人姓名、日期C 及时、准确的归货 a及时 1查看所复核的商品是哪个区域的供应商，就及时的把商品拉到该区域归货（非 整板商品） 2 复核的整板商品，拉到换货区通道，有叉车司机上架或打堆头。 3 及时归掉当下正在清退供应商的返配。 b 准确 1 查看确定路线：复核商品是那几家大致位置在哪，基本确定归货路线 2 核查要素：核查要归商品复核的供应商名称是不是和该货位名称一致，件数是 否短缺。 3 核查封箱，商品是否存在裸漏、倾斜危险。及时封箱更正。 c 堆码 以上无误后开始堆码，若有问题应及时停止，返回核查。 堆码坚持下重上轻、下大上小、先里后外、货位周边（针对2、3架整板商品） 的原则 d 标注 在堆码完成后在对应单据左下角标注货位号、归货人姓名、日期。 D 及时审单 归完货后把单据放到指定的单据箱内，文员要及时拿取单据在系统上进行审核入库4 退货（每日优先清退金额大，体积大的供应商） A 退货流程之单据操作标准 单据即预退货单是退货时为清点商品数量在系统里打印的一种可以填写单品清点数量的单据。这里提及的单据操作标准涉及预退货单和单据柜里的返配单一一对应核查单品及数量是否也一一对应没有差异。a 在供应商前来办理退货时首先索要盖有该公司公章的收条并让供应商填写姓名及身份证号，然后核对公章图样是否清晰是否和系统里该公司的公章图样一致，接着核查其身份证原件和所填证件号码是否一致，若不一致要求其修改一致。b 在拿到填好的收条后首先判断该供应商是属于哪个区域的供应商，然后到对应的区域单据柜拿取该供应商的返配单。c 查看返配单上该供应商的编号，让文员在系统里打印该编号下所有打印次数为0 的单据，然后按电脑单号s201s203升序排列（s201在最上面）接着按单据上的电脑单号一一对应返配单，核查每张单据单品即数量是否都一一对应，是否存在差异，若有差异在预退单上存在差异的地方标注差异数量。（在预退单和返配单一一对应时，拿取返配单找对应的预退单一一核查，没问在预退单右上角打钩，有差异在预退单上做标记）d 清点单据份数。在完成退货后再次清点单据份数，是否份数一致，杜绝丢单。 B 退货流程之清点退货 清点退货即按一件退货的标示卡上标示的件数找够实物件数，再按电脑单号找到对应的预退货单，然后逐一开箱清点实物各个单品数量，然后在单据上填写各个单品的数量。a 清点完单据份数后到对应货位上拉出该供应商的退货，放置到仓库外指定的退货地点，待清点。b 若该供应商有两板以上退货时，一定要从左到右，从前到后等有规律的顺序依次逐一清点，以免漏点。确定了顺序，从第一板开始清点。c 从该板货上拿下一件货，看标示卡上标注的件数，若是一件以上者，先找够件数，然后看表示卡上标注的电脑单号，找取对应的预退单，供应商开始逐个单品清点数量，在清点完一个单品后退货员在对应单品后面填写清点数量。（若清点实物数量小于预退货单上该单品的数量时，退货员要亲自清点实物，确实短少的在预退货单上填写实物数量。若实物数量大于预退货单上的预退货数量，第一时间把多余的实物装箱，在箱体上注明单号、配多的字样，在单据上对应单品最后面的空白处注明配多及配多的数量，待最后做内部调拨单时使用。若出现一个单品实物小于预退货数量，一个单品实物大于预退货数量，或一个实物单品预退货单上没有，此时认为配少的单品实质上是配错了（a单品预退货单的数量是10个，清点实物为9个，b单品预退货单的数量是5个，清点实物为6个或更多或c单品预退货单上没有，实物有1个或更多，此时我们就认为a单品实物为9个，配错一个b或c单品）此时我们同上在预退货单上预退货数一栏填写实退数9个，在后面空白处标注配错b单品或c单品一个，并把bc单品多余的实物装箱备注单号和配错的字样。若b单品多出实物大于1个此时应备注a单品配错1个b单品，b单品配多“b单品多出的数量-1”个，若c单品多出实物大于1个此时应备注a单品配错1个c单品，c单品夹带“c单品多出的数量-1”个。）清点完该单实物后，退货员要在预退货单“退货员签字”处签字，并要求供应商在“供应商签字”处签字确认清点单品及数量是真实的。注意：1在清点时便于清点，要求供应商将商品从箱子里到地上清点。！2严格区分已清点的商品和未清点的商品，防止弄混淆影响清点的真实性。3 在清点时若发现任何清点数量存在差异第一时间只会防损查看核查，为你作 证。 4 清点数量前一定要确保箱体标示卡的单号和对应单据的电脑单号一致且件数没有短少，若件数不够暂且放到未清点的商品处，待后面发现此单号的商品件数足够后清点。若没有对应的预退货单，同上先放到一边，待最后核查打单再清点。5 在清点时若出现没有电脑单号的或单号件数书写看不清的，同上放到一边，待最后核查处理，万不可私自猜测单号件数，胡乱清点。6 在书写预退货数量时注意书写工整万不可草书让别人认不出来，若存在填写的数量小于单据上电脑打印的预退货数量时，在填写的数量前打上“”的标记，便于文员在审单时注意，避免审错数量。 d 核查单据份数，开具内部调拨单处理差异库存！在清点单据前确保没清退的商品和差异商品全部拿到仓库里了。清点单据份数 在清退作业完毕后清点单据的总份数，保证清退前清点的单据份数和现在清点的单据份数一致。再次检查供应商是否全部签字，若有漏签的第一时间要求供应商签字。把所有差异单据挑出来放到最上面，将整叠单据装订好然后清点差异单据上差异数量的总和，并把差异数量写到最上面一张单上。最后填写收条让防损签字，把单据交到文员处进行审单。根据单据上备注的差异，开具内部调拨单，并把对应的差异商品封箱备注供应商名称、单号、件数、差异原因，放到指定的存放区，内部调拨单让防损签字、登记后放置到指定的位置。 e 审单和核查库存 审单即文员根据退货员填写的预退货单据在系统上对应的单据里填写预退货单上填写的单品的数量，然后审核在系统上消去对应的库存。然后再打印出电脑打印的和预退货单单品、数量一致的正式退货出库单，供应商签字后，加盖我们公司的退货专用章，至此供应商的退货作业完成了，可以提货走人了。注意：1文员在审核单据时在有标记标记处要加倍小心，万不敢多审。若少审了，第一时间通知退货员和供应商，协商补单，万不敢不做任何处理留下库存。2 文员在审单时若发现退货员填写的数字看不清，第一时间通知退货员核对，万不敢乱猜乱审。3 待审核完所有单据后核查该供应商的库存，若不为“0”第一时间通知退货员核查原因第一时间解决处理。 核查库存即待所有退货单审核完消去对应的库存后核对电脑库存和退货时留下的差异库存数量是否一致。注意：在审核完所有单据，消去对应的库存后，在系统里查看当前该供应商的库存是否和余留下的差异库存一致，若系统里当前库存大于余留的差异库存，审单员第一时间通知退货员核查处理。 5交接 交接要坚持核查、标记、登记、知会、签字、邮件反馈、日清日毕的原则。 a核查 1交接的商品是否和单据标注原店返回原因一致，是否符合流程（一单多供应 商、不退货供应商、件数不足、标识卡不规范、配少、缺少赠品、空盒、酒 残损、过期、否邮件指定单品返配等） 2 件数是否短少（一单多供应商等原店返回等） b 标记 原店返回的商品必须用黄色胶带在包装线侧边绕一圈。 c 登记 原店返回商品必须在交接本上登记：店名、单号、供应商名称、件数、原店返 回原因（具体规范） 尽量将一个店的商品堆码到一个板上，方便交接 d 知会、签字 将原店返回商品交接与配送相关人员（单件交接与文员、整板（单件集合成一 板的）交接与配送员，贵重交接与课长以上人员）当面一单一单的交接，并让 相关人员签字确认。e 邮件反馈 交接完毕后以邮件的方式，知会反馈给相关责任门店，抄送给经理。（以报表的方式）f 每日原店返回的商品必须日清日毕，不可遗留积压。 6 仓库堆码 坚持固定位置、每日调整、专人跟进的原则。 固定位置：中周转区存放酒水量大，前周转区存放休闲、洗化、针纺量大、后周转区 存放日杂量大。换货区通道存放整板返配。 每日调整：每日退货后又余留空间，及时调整其他量大占用，不可闲置，同时调整摆 放位置，最大利用空间。 专人跟进：每日必须跟进仓库堆码调整到位，利用率较高到位。 堆码必须在保证商品安全的前提下提高利用率，不可超高堆码一方面压坏底下的商品，一方面商品倾斜倒塌造成商品残损、散落重新收拾，对过往人员构成人身安全。（酒水限高2m） 7 联系量大供应商前来办理退货 每日下午各区域负责人联系区域量大供应商和采购，确定退货时间，提报总调配人员 （主管）。每日循环联系跟进，直至该批供应商清退完。如果有跟进不下来的供应商 区域负责人及时提报主管跟进，不可积压。 联系供应商时必须告知供应商退货金额和体积（几板），同时提醒携带收 条，建议退货时间（量大最好要求供应商10点前来）在预约时间那天区 域负责人再次联系供应商确认前来时间段，知会主管提前调配空地。 8 清理退货区商品1 在退货区商品清退完毕后，主管携防损知会供应商，倒车（指定停车位置，不可影响 正常退货，配送车进出等，若有特殊情况，及时要求供应商配合挪车）装货（防损先 询问退货人员或主管未退商品是否已全部清理到仓库，供应商工清退了几板返配，哪 几板，防止供应商乱装，装错、漏装等情况发生）2 清理完毕后，安排下一家量大供应商放货，准备清退。 9清理配送车 每日早上是卸车高峰期在此期间一定要及时安排卸车，对于卸完车的配送车要及时清 理出卸车区，安排下一辆继续卸车，使卸车高效有序的运转。 10跟单（14张斌，5王群莉） 1依据原店返回报表，2日后及时跟进门店审差异。若有疑问拍照交接本知会门店。 2 每日及时处理有单无货的单据，必须日清日毕。 3 每日查看系统单据，和门店核实较早日期返配到位情况，防止门店做单不返货。 4 对于其他无法落实的问题单及时反馈主管，协助处理，不可搁置。 5 退货差异原店返回门店长期未入库的，及时知会配送和门店，对接协同处理。 11 暂存商品清理 坚持尽量不暂存，暂存次日拉走的原则。五 返配要求及把关 1 堆码： 1 一定要封箱，不至于商品散落出来，造成配少。 2 一定要用缠绕膜或胶带缠牢整板返配，不至于卸车时倒塌造成残损。防止丢货等。 3 较重或体积较大的商品放到下面，保证整板返配不会倒塌，压坏下面的商品等。 4 贵重商品应堆码到单独的卡板上并要保证商品的安全（件数不足、造成 残损等）且及时电话知会退货部及时卸车、复核。 2 标示卡： a标示卡书写： 1 封箱标示卡书写规范：必须书写清楚供应商名称、电脑单号、件数。 案例：只书写了手工单号，件数书写都是1件或一板的总件数和没有件数，复核 困难。（6单1板7件：封箱标示卡件数上都写7件或1件和没有写件数） 2大标示卡（整板上贴的标示卡）书写规范：必须书写清楚某门店配入退货仓还是 好仓、几单几件 b 标示卡粘切位置： 小标示卡必须粘切到包装箱侧边的左上角。 大标示卡必须粘切到整版商品侧面中间 c 必须保证标示卡上的件数和实物件数一至。 案例：标示的件数和实物件数不一致，打电话沟通不易得到圆满解决。（例：两单 1板7件，实物只有6件。复核时打电话给门店收货部，有的店就是一句我先查 查就没任何回复了，给我们复核带来了较大的困难） 建议 （件数不足）配少数量不大或金额不大按实际件数复核，其他情 况单货原店返回，不做复核。前提和门店沟通好了！ 三 商品返配 1 必须保证单货同行，每日通报例外。 2 一单多供应商的、不可退货的、没有采购经理邮件量大的、单货不对应的、存在 严重人为造成的质量问题的（空包装、面粉结块）、无条码的、缺少赠品的、买一 送一只有单瓶的、过期的商品严禁返配。 3 海报返配：严格按照海报明细返配海报商品且海报到期3天内必须返配完毕。 4 请转场返配：清场商品两日内返配至退货仓。 单据： 1 一整叠返配单必须钉在一起并在右上角注明几单几件，便于分单复核，防止丢单 造成单货不同行。 2 返配至各门店的问题商品，单据必须及时审核入库。六 责任追究 年货返配工作量巨大涉及人员、部门之多作业之繁重为了切实实施以上计划，使工作高效有序的进行，有必要对于责任人实施责任追究制度。 每日下班前和相关责任人检查各项工作完成情况，对于出现的问题记录在案，及时调整解决。次日对于重复出现的问题要予以点名批评，做为案例。 跟单作业由于责任巨大繁重，对于高难度的单据需要主管协助处理，必须每天核查处理未审核的单据。每周彻查一次，对于没有核查出来或滞后的工作状态要予以批评，督促立即完成。 对于其他协助部门要及时沟通协调解决出现的问题，对不予以全力配合的责任部门在晚会上点名讨论。对于完成较好的小组及个人予以大会表扬。 西北配送退货 2014年1月 编写：王坡