工作邮件内容格式规范20.docx

工作邮件内容格式规范目录一、 邮件主题的书写二、 邮件内容的书写三、 邮件地址栏的填写一、 邮件主题的书写与公司内部间同事沟通的邮件主题格式为：部门-发件人姓名-事件-日期例：信息管理部-陈楚业-工作汇报-2015.5.30二、 邮件内容的书写邮件正文的组成成分为以下几个部分：1、 称呼2、 正文内容3、 结束语4、 附件5、 署名1、 称呼称呼是写信人对收件人的称呼用语。第一行顶格书写，使用姓氏+职位为称呼，称呼后用逗号间隔敬语。例如：黄主任，您好：；如果为群发收件人可直接称呼为Dear all：。注意：在进行邮件回复时，若未将发件人加入通讯录通常会出现对方邮箱名作为邮件的称呼，为避免此情况可先将收件人地址添加至通讯录并标注，也利于今后的沟通与联系。2、 正文内容位置在称呼语下面隔一行，是信得核心部分。因此要求正文层次分明、简单易懂。每段文字第一行的第一个文字向右缩两个汉字，每段第二行从左面顶格写起。正文内容以列表的形式概述工作汇报的内容，默认文字格式。每项内容后换行空两格的书写。对于工作汇报类邮件：首先、表明工作是否完成，已完成的简单描述完成情况。其次、未完成的描述执行进度，未执行的描述为何未执行，需要特定人配合执行需使用红色字体加粗等重点标注的形式书写。对于数据汇报类邮件：首先、简述数据的内容并辅以简要的分析。其次针对数据异常的部分，需使用红色字体加粗等重点标注的形式书写。3、 结束语结束语在正文之后，空一行另起一段书写，以示尊重。4、 附件信件如果有附件，可在邮件内容书写完毕后空一行注明，以注字加冒号起“附件一。附近二”依序列出附件内容，并在文字底下加横线，以引起收信人的注意，使收信人便于在读信之前就可了解信中的主要内容。 附件文件名的格式统一为： 日期-姓名-附件内容5、 署名邮件的结尾空一行顶格标注发件姓名，换行顶格在标注发件日期。注意：正文为邮件不可或缺的一部分，即使使用附件内容的，也应根据附件内容简述汇报的内容，对于需要特定人员配合执行或数据异常的文字描述采用加粗标红的格式。三、 邮件地址栏的填写（关于抄送与收件人的区别）：收件人：邮件的接收人，并对该邮件做回复、指示。抄送：将邮件同时发送给收件人以外的人，用户所写的邮件抄送一份给别人，收到的人可回（邮件）可不回（邮件）。正确理解并填写收件人和抄送的邮件地址有助于邮件接收者明确需要各自的职责。邮件格式统一如下：1、 字体：除特殊标注需着重注意的文字内容外（壳加粗、字体颜色彩红色），邮件内容字体统一为：宋体四号字（应用常规正文字体大小均可），颜色为黑色。2、 开头语和正文之间，按段分隔。分隔距离为一行。3、 回复时收件人只填发邮件的人，其他均为抄送。4、 附件文件名的格式统一为：日期-姓名-附件内容