四川省项目监理资料归档指南.doc

四川省项目监理资料归档指南一、（一）资料归档1.以建设项目中的单位工程划分,按A、B、C、D、E、F六大类组卷，或装订成册。 2.每大类采用统一制作的文件夹按分类号分开。 3.当建设项目有多个单位工程时，具有共性的资料放入第一序号的单位工程资料中，其他单位工程资料中只需在资料目录表中加以备注，不必再重复装入这些资料。 4.共性的资料,如：针对本项目不是针对单位工程的有关资料。 5.案卷目录、卷内备考表、案卷封面、案卷脊背样式应符合建设工程文件归档整理规范（GB/T50328-2001）中有关规定，做到整齐划一。（二）文件盖章的规定1.需要盖公司（分公司）法人章和技术章的文件，必须先经总监审核签字盖执业注册章后，方可向公司（分公司）申请盖章。 2.关于合同外增加工程量等，需要盖章的文件，还必须有专业监理工程师和建设单位的签字认可，方可向公司（分公司）申请盖章。 3.关于设计变更文件，必须有设计单位和建设单位签字盖章方可向公司（分公司）申请盖章。 注：其他文件，要求类同。（三）资料移交公司（分公司）程序分类装订上交 1.须上交公司归档的资料，按照以上规定划分为六大类，分别装订成册。 2.装订顺序为：封面、资料目录表、内考表、内容。 3.总监必须对上交的资料进行确认，签字后方可上交。 4.每月10日前项目监理机构必须将监理月报等资料上报公司（分公司）便于全面了解各工程情况，有利于指导各项目工作。 5.项目监理机构人员离开项目监理机构时，必须将所管理的资料移交给项目监理机构资料员，办理好资料移交手续。 （四）资料借阅1.项目监理机构成员查阅资料必须通过资料员查阅。 2.外单位查阅资料必须经总监的书面批准方可查阅。 3.借阅资料只限于在办公室查阅，要求当天归还；监理工作人员确因工作需要必须带离办公室的，须经总监的批准，且借阅时间一般不得超过三天。 4.借阅人不得拆卸，调换、污损所借资料，未经许可不得复印。 5.不许在资料上圈点、划线、涂改等作任何标记。 6.已向公司（分公司）归档的资料原则上不得外借，特殊情况需外借必须由公司（分公司）分管领导同意方可。（五）资料信息化管理（有要求的项目监理部须执行）1.监理资料的处理应通过计算机完成。 2.通过计算机完成的资料都必须拷贝存盘。 3.所有文档处理应通过Microsoft Office或工程专业软件进行。 4.资料按照六大分类要求存盘，每一分类均设子目录，子目录即为资料编号，标明工程名称及时间。 5.在施工中有关重要工序需要拍照和摄像的，都必须数码拍照和摄像并刻录光盘。 （六）考核1.公司（分公司）将结合四川省建设工程项目监理工作质量考评办法（暂行）（川建发【2008】80号）定期对工程项目监理机构现场资料的管理进行检查和考核。 2.分公司、项目管理部应对项目监理机构上交的资料进行统一管理。 3.考核具体细则另行制定。二、监理资料过程管理与归档（一）监理资料的过程管理建设工程基本资料和具有监理人员签字及盖章的技术与管理文件，项目监理机构一般都必须收集备查，并在工程实施过程中按有关规范、规定及合同的要求进行日常管理。（二）监理资料归档的主要内容1.根据建设工程监理规范（GB50319-2000）、建设工程文件归档整理规范（GB/T50328-2001）、四川省建设工程施工质量验收规范实施指南等规定，施工阶段监理资料应包括以下内容：附表（一） 施工阶段监理资料主要归档内容序号工程资料名称表格编号或资料来源保存期限备注1工程开工报审表（含施工许可证、安全生产许可证等）JL-A001长期附件齐全2施工组织设计（方案）报（复）审表JL-A0023分包单位资格报审表JL-A0034工程施工进度计划（调整计划）报审表JL-A0045施工测量放线报审表JL-A0056建筑材料报审表（含见证取样记录）JL-A0067主要工程设备选型报审表JL-A0078主要工程构配件报审表JL-A0089复工申请表JL-A00910工程变更费用申请表JL-A01011费用索赔申请表JL-A01112工程临时延期申请表JL-A01213整改复查报审表JL-A01314施工现场质量管理审查记录表JL-A01415工程质量问题（事故）报告单JL-A01516工程质量问题（事故）处理方案报告单JL-A01617( )月完成工程量报审单JL-A01718( )月付款报审单JL-A01819工程暂停令JL-B00120监理备忘录JL-B002含安全21监理工程师通知单（进度、质量、造价、安全等，含回复）JL-B003含安全22（ ）会议记录JL-B00423专题报告JL-B00524工程最终延期审批表JL-B00625费用索赔审批表JL-B00726质量控制资料检查记录表JL-C00127工程建设监理工作月报JL-C002含安全28旁站监理记录表JL-C003含安全29施工监理日志JL-C004含安全30单位工程质量评估报告（含各分部和子分部）JL-C00531地基与基础分部工程质量评估报告JL-C00632工程竣工验收告知单JS-00233见证取样送检见证人授权书（或见证取样备案文件）JS-00334四川省房屋建筑工程和市政基础设施工程竣工验收报告JS-004原件35四川省建设工程竣工验收备案书JS-00536工程质量事故报告JS-00637工程变更单JS-00738技术核定单SG-00439地基验槽记录SG-T02640分项工程质量验收记录、分部（子分部）工程质量验收报告SG-022SG-023SG-02441监理工作联系单C1,监理规范42报验申请表A4,监理规范43勘察设计文件审查报告、勘察设计变更资料设计单位44设计交底及图纸会审会议纪要有关参建单位45监理业务手册监理单位46工程项目监理机构（项目监理部）及负责人名单（总监任命书）、总监理工程师及专业监理工程师等调整的书面资料；监理单位47监理规划、监理实施细则（安全监理实施细则、旁站监理实施细则及其它监理实施细则）监理单位48监理工作总结（含安全）监理单位49收、发文登记簿监理单位50监理有关台账（含见证取样台帐、旁站监理台账、监理设施配备台帐、监理技术资料配备台帐等）监理单位51监理合同（含监理中标通知书）建设单位52施工合同（含分包单位施工合同）建设单位53合同变更、合同争议、违约报告及处理意见建设、施工单位54安全监理指令文件（监理工程师通知单、整改报审表、工程暂停令）监理单位55对危险较大的分部分项工程施工方案的专家评审意见表及监理审核资料施工单位56安全检查记录监理单位57安全方面特种作业人员资格资料施工单位58机械设备审批表、施工机械及各种设施的安全验收手续施工单位59安全交底（记录）签认汇总表60安全三级教育汇总表61建设工程安全事故（问题）报告书及处理资料（调查、勘察）施工单位62建设单位其他有关函件、文件建设单位63施工单位其他有关函件、文件施工单位其它：(1).建设单位按委托监理合同约定提供的办公、交通、通讯、生活设施、常规检测设备和工具的清单及完成监理工作后的移交清单资料。(2).特殊工程应根据建设单位的保密要求，按约定资料归档。（三）监理资料的立卷与归档项目监理机构应将监理资料一般按单位工程及施工时间顺序分类、编目、立卷、归档。案卷装具采用统一无酸纸卷盒（盒内应有资料目录）。监理资料按以下要求进行分类、分册（原则上按单位工程组卷，也可根据工程实际适当合并）：1.第一册 建设工程项目基本资料（类）(1).委托监理合同（含中标通知书）；(2).施工合同（总包合同）；(3).项目监理机构组织形式、人员构成、总监理工程师的书面任命材料及人员变更资料；(4).勘察设计文件审查报告以及对审查报告的回复资料；(5).设计交底及图纸会审会议纪要；(6).工程开工报审表JLA001（附单位工程开工报告GS002，报告内要求的施工许可证等附件完整、施工现场质量管理审查记录表JLA014）；(10).工程暂停令JLB001；(11).复工审请表JLA009；(12).施工组织设计（方案）报审（复）表JLA002； (13).工程有关洽商文件。2.第二册项目监理机构工作资料（类）(1).监理规划；(2).监理实施细则（含安全监理实施细则、旁站监理方案等）；(3).建设监理工作月报表JLC002；(4).监理工作总结（专题、阶段和竣工总结）；(5).施工监理日志JLC004、旁站监理记录表JLC003；(6).监理备忘录JLB002；(7).监理工程师通知单JLB003（含整改复查报审表JL-A013）；(8).会议纪录JLB004及来往函件；(9).专题报告JLB005；(10).监理有关台账（含监理设施配备台帐、监理技术资料配备台帐）；(11).收、发文簿；(12).监理工作联系单C1；(13).工程资料的照片及声像资料；(14).有关工程协调资料；(15).其它监理资料（含工程质量保修期的监理资料、监理业务手册）。3.第三册安全资料（类）(1)企业资质、安全生产许可证、安全施工组织设计（方案）、专项施工方案(含危险较大的分部、分项工程的专项资料)、安全技术措施、施工企业应急救援预案及监理审核资料；(2)安全监理监理实施细则（含监理机构及施工企业主要负责人、项目经理、安全生产管理人员、特种作业人员和普工持证上岗制度）；(3)对危险较大的分部分项工程施工方案的专家评审意见表（重大危险源包括基坑支护与降水工程、土方开挖工程、模板工程、起重设备安装、爆破及拆除作业、高空作业等）及监理审核资料；(4)安全监理指令文件（监理工程师通知单、整改报审表、工程暂停令）；(5)安全专题及会议纪要；(6)安全检查记录；(7).安全监理日志；(8)安全周、月报；(9)安全监理总结；(10)安全三级教育汇总表（公司进行一级安全教育，项目部进行二级安全教育，现场施工员及班组长进行三级安全教育）；(11)安全交底（记录）签认汇总表； (12)机械设备审批表、施工机械及各种设施的安全验收手续（含建筑起重机械特种设备制造许可证、产品合格证、制造监督检验证明、备案证明等文件；建筑起重机械安装单位、使用单位的资质证书、安全生产许可证和特种作业人员的特种作业操作资格证书；建筑起重机械安装、拆卸工程专项施工方案）；(13)安全方面特种作业人员资格资料（含建筑电工、建筑架子工、建筑起重信号司索工、建筑起重机械司机、建筑起重机械安装拆卸工、高处作业吊篮安装拆卸工，以及经省级以上人民政府建设主管部门认定的其他特种作业。）；(14) 建设工程安全事故（问题）报告书及处理资料（调查、勘察）(15)其他安全资料(如：有关安全报验申请表A4)。4.第四册质量控制资料（类）(1) 施工组织设计（方案）报（复）审表JL-A002(2)施工测量放线报审表JLA005（报审后排列测量放线成果表及附图、所用仪器的计量检定证明书、测量人员资质证书）、验槽记录；(3) 见证取样送检见证人授权书（或见证取样备案文件）JS-003;(4)建筑材料报审表JLA006(报审表后排列复检报告、见证取送样单、出厂合格证)；(5)主要工程设备选型报审表JLA007；(6)工程构配件报审表JLA008(报审表后排列复检试验报告、见证取送样单、出厂合格证)；(7)旁站监理记录表JL-C003(8)工程质量问题（事故）报告单JLA015、JS006、SG001；(9)工程质量问题（事故）处理方案报审表JLA016（含工程质量事故报告JS-006）；(10)分部（子分部）分项工程验收记录SG022、SG-023、SG-024；(11)质量保证资料检查表（含主要原材料及构配件出厂证明、试验单目录SG010；混凝土（弯、拉）强度合格评定SG029；单位工程混凝土试验强度汇总表SG031；单位工程质量控制资料核查记录SG019；单位工程安全和功能检验资料核查及主要功能抽查记录SG020；地基与基础工程质量文件汇总表SGT028）；(12)单位工程质量评估报告JLC005（含地基与基础分部工程质量评估报告JL-C006；主体结构分部工程质量评估报告；子分部工程质量评估报告；节能工程质量评估报告；装饰、屋面、设备安装各分部工程质量评估报告；单位工程质量评估意见）及专题报告(四川省房屋建筑工程和市政基础设施工程竣工验收报告JS-004、工程竣工告知单JS-002、四川省建设工程竣工验收备案书JS-005；(13) 施工现场质量管理审查记录表JL-A014(14) 质量控制资料检查记录表JL-C001(15)单位工程验收报告（必须为原件；含分项工程质量验收记录SG024；地基与基础分部工程质量验收报告SGT027；分部工程质量验收记录SG023；子分部工程质量验收记录SG022；单位工程验观感质量检查记录SG021；单位工程质量竣工验收记录SG018；四川省房屋建筑工程和市政基础设施工程竣工验收报告TS004等）。5.第五册进度、投资控制资料（类）(1)工程进度计划（调整计划）报审表JLA004（附进度计划）；(2)工程临时延期申请表JLA012；(3)工程最终延期审批表JLB006；(4)工程变更费用申请表JLA010；(5)( )月完成工程量报审表JLA017；(6)（ ）月付款报审表JLA018。6.第六册合同管理资料（类）(1)分包单位资格报审表JLA003（分包合同包括合同约定的分包施工单位、建筑起重机械租赁商、商品砼供应商、预拌砂浆供应商、检测试验单位、防水施工单位等；供货合同：门窗供应商、预制桩供货商等。表内附件应完整）；(2)费用索赔申请表JLA011；(3)技术核定单SG004；(4)（ ）工程变更单JS007；(5)费用索赔审批表JLB007；(6).合同变更、合同争议、违约报告及处理意见。各工程项目应严格按以上监理资料分册原则进行归档和整理，若一册资料无法全部装在一个卷盒内，可用多个卷盒分装，但卷盒的标号应统一标注为第X册第X分册。各监理档案的保存限期按建设工程文件归整理规范的有关规定执行。（四）监理资料的移交1.在工程监理中，与工程质量有关的隐蔽工程验收资料、质量控制资料、材料设备的试验检测及进度控制、造价控制资料，项目监理机构均已随监理工作进度提交给建设单位，故施工阶段监理工作结束时，项目监理机构只向建设单位提交监理工作总结（合同另有约定的，从其约定）。2.工程竣工后30日内，总监理工程师应组织项目监理机构有关人员，对监理资料按归档要求进行整理，并向公司（分公司）档案室完整移交。3.按照建设工程文件归档整理规范要求，建设单位应向档案部门提交以下监理资料归档：(1).监理规划；(2).监理实施细则；(3).监理月报中的有关质量问题；(4).监理会议纪要中的有关质量问题；(5).工程开工审批表；(6).工程复工审批表；(7).工程暂停令；(8).不合格分项工程通知；(9).工程质量问题（事故）报告单；(10).工程质量问题（事故）处理方案报审表；(11).工程竣工决算审核意见书；(12).延长工期申请表；(13).工程最终延期审批表；(14).合同争议、违约报告及处理意见；(15).合同变更材料；(16).质量评价意见报告；(17).计算机管理（信息管理）。