《窗体与报表设计》PPT课件.ppt

数据库技术及应用 ACCESS DatabaseTechnologyandApplication 7 6认识报表 7 6 2创建报表的方法 7 6 1认识报表 1 7 6 3在报表设计视图中自定义报表 7 6 4预览和打印报表 7 6认识报表 报表是数据库的一种对象 可以把它看成是一种不具交互功能 专门为打印而设计的特殊窗体 它与窗体不同的是 窗体最终显示于屏幕上 而报表还可以打印在纸上 建立报表与建立窗体的过程基本一样 报表可以将数据库中存在于表或查询中的记录数据进行组合 并对之进行必要的汇总统计 然后根据实际需要进行布局设置 以体现用户数据的打印格式 最终还可以形成纸质形式 一 报表的概念及作用 7 1报表基础知识 Access2003中的报表提供了以下功能 1 对数据进行分组和嵌套 2 对大组数据进行比较 汇总 求和 3 可包含子窗体 子报表 4 可包含图形 图表以及其他OLE对象 5 能按特殊格式排版 例如生成清单 发票等商业格式 6 能打印所有表达式的值 7 在每页的顶部和底部打印表示信息的页眉和页脚 7 6认识报表 基本部分包括页面页眉 主体和页面页脚三个区域 必要时还可包含有报表页眉 报表页脚 组页眉和组页脚等区域 参看 学生选课成绩报表 1 页面页眉 多数用来显示报表中所用到的字段名或表达式标题 显示于每张报表页的上方 2 主体 报表的最主要部分 用于显示表或查询中的记录数据 3 页面页脚 用来显示页码或本报表页的汇总信息 显示于每张报表页的下方 二 报表的结构 7 6认识报表 4 报表页眉 用来显示报表的标题文字或公司的标志图或说明文字 显示于每份报表的最前面 5 报表页脚 用来显示整份报表的汇总说明信息 显示于每份报表的最后面 6 组页眉 一般用来显示分组字段的相关信息 该区域在对记录分组时自动被加入 7 组页脚 一般用来显示每组记录的统计信息 该区域在对记录分且时自动被加入 二 报表的结构 7 6认识报表 7 6认识报表 分成纵栏式报表 表格式报表 图表报表和标签报表四类 1 纵栏式报表 以 教师情况 表为数据源 三 报表的分类 7 6认识报表 2 表格式报表 以 教师情况 表为数据源 三 报表的分类 7 6认识报表 3 图表报表 以 图表用表 表作为数据源 三 报表的分类 7 6认识报表 4 标签报表 以 标签用表 表作为数据源 三 报表的分类 7 6认识报表 有三种视图类型 1 设计视图可自主设计报表 并根据需要修改报表 2 打印预览视图可预览报表的打印效果 3 版面预览视图可预览报表的版面设计效果 四 报表的视图 7 7创建报表的方法 可利用自动创建功能来创建纵栏式或表格式的自动报表 也可借助于向导来创建图表报表或标签报表 更多地是在设计视图中定义或修改报表 你也可以先用自动功能或向导功能创建简单的报表 然后在设计视图中对这些报表进行修改 加工 使它们符合你的个性化设计要求 自动创建报表自动创建报表最为方便快捷 自动创建报表可以选择数据来源和纵栏式版面或者表格式版面 这主要取决于用户的使用习惯 用户可以使用来自数据来源中所有的字段并自动应用用户最近使用报表的格式 7 7创建报表的方法 在 新建报表 对话框中选择 自动报表 表格式 或者 自动波表 纵栏式 然后在 请选择该对数据的来源表或查询 旁的下拉列表框中任意选择一张表或者查询 案例1 课程表1 纵栏式报表2 表格式报表 使用向导创建报表 使用向导创建报表也是一种方便快捷的方法 它还包括了指定排序 分组和汇总等新选项 使用向导创建报表的步骤如下 1 启动报表创建向导启动报表向导有两种方法 1 在 新建报表 对话框中选择 报表向导 选项 2 在打开的数据库窗口中 双击 使用向导创建报表 2 选择报表中需要包含的字段在 表 查询 下拉列表框中选中合适的数据源 在 可用字段 列表框里面选择合适的字段 3 对字段分组4 字段排序5 选择报表布局6 选择报表样式7 设计报表标题8 完成报表设计 案例2 以 学生成绩表 为数据源 利用报表向导创建 学生 报表 表格样式为 组织 案例3 以 学生成绩表 为数据源 利用报表向导创建 每个学生的成绩明细及期中和期末成绩的 平均汇总 表格样式为 大胆 使用图表向导创建报表 使用图表向导来创建的报表可以把数据以图表的形式表示出来 使其更加直观 Access2003的图表功能十分强大 它提供了多达20种的报表形式供用户选择 用户可以在这些报表形式的基础上创建出美观实用的报表 使用图表向导来创建报表的步骤如下 1 启动图表向导2 选择要在图表中显示的字段3 选择图表类型4 选择图表布局方式5 输入图表标题6 完成报表设计 案例4 以学生成绩查询2为例 建立图表 使用标签向导设计报表 标签是报表的另一种形式 它以卡片形式显示简短信息 例如 在实际工作中经常要建立邮件标签 这样在发邮件的时候 就不必重复填写一些固定的内容了 Access2003提供的 标签向导 可以方便地创建各种标签 另外 Access2003不但支持标准型号的标签 也支持用户自定义创建的标签类型 案例5 以课程表为数据源 建立课程表的标签报表 报表设计视图的使用 1 使用设计视图创建报表在设计视图中 报表分为3个部分 页面页眉 主体和页面页脚 系统还打开 工具箱 和数据源的字段列表 一般情况下 最好先用向导创建报表 然后在此基础上 用 设计视图 进行修改 7 8在设计视图中设计报表 在设计视图中自定义报表的一般步骤 1 打开设计视图 并指定报表数据源 2 通过拖动字段列表中的字段名把字段加入到报表的主体区域中 必要时去掉跟字段相绑定控件的前缀标签 3 在页面页眉区域中加入标签 以便为对应列中的字段值加上标题文字 你也可从主体区域中把字段的前缀标签拖到页面页眉区域 4 在页面页脚区域中加入页码等页面说明信息 7 8在设计视图中设计报表 在设计视图中自定义报表的一般步骤 5 在报表页眉区域中添加报表标题 在报表页脚区域中加入报表说明信息或报表统计结果信息 6 必要时添加组页眉 页脚区域 以实现分组统计功能 7 为报表进行必要的装饰 最后保存报表 报表的属性 和其他数据库对象一样 报表具有自己的属性 可以使用报表的属性对话框来修改其属性 在属性对话框中 用户可以修改报表的外观 指定报表响应单击 双击或者右击的方式 还可以定义为报表提供数据的表或者其他数据源 获取报表控件的帮助信息用鼠标选择某一控件 然后按下F1键 Access2003就会给出该控件的帮助信息 打开报表属性对话框首先在报表的设计视图下打开报表 然后单击工具栏上的属性按钮 弹出报表属性对话框 创建高级报表 基于一般查询的报表下面介绍使用查询做数据源创建报表 1 打开数据库打开一个数据库 选择 报表 对象 2 自动创建基于查询的报表3 选择查询作为报表的数据源 在下方的数据来源选择意一个查询 如 按季度汇总销售额 7 4 2基于多数据源的报表 有时候可能需要多个数据源中建立报表 具体建立步骤如下 1 新建报表2 查看报表属性3 点击记录源右边得浏览按钮4 在查询生成器中加入表和相关字段例 创建 学生成绩单 报表 以成绩表和课程表为数据源 2 在报表中排序和分组 视图 排序与分组 完成了报表的主体设计之后 可以在报表中指定按某字段进行排序和分组 为分组统计作准备 案例6 对报表 学生成绩单 按 课程名 分组操作步骤 用 设计视图 打开报表 学生成绩单 执行命令 视图 排序与分组 弹出 排序与分组 对话框确定分组的字段 课程名 关闭对话框设计视图增加多一节把主体中的文本框 课程名 剪切 粘贴到 课程名 页眉 3 在报表中添加公式可以根据需要在设计视图中添加公式 使报表能显示汇总或计算结果的数据 案例7 在案例6中的 课程名 页脚中添加文本框 统计各门课程期末考试的成绩的平均分控件来源中填写 Avg 期末成绩 4 设置报表的布局可以对当前报表的设计视图使用系统预定义的布局 格式 自动套用格式 5 在报表中添加分页符在报表中可以在某一节中使用分页控制符来标志要另起一页的位置6 在报表中添加页码 时间 日期页码一般插在页面页眉或页面页脚 插入 页码 7 在报表中绘制线条 工具箱 线条 控件8 在报表中绘制矩形 工具箱 矩形 控件 7 4 3子报表的创建 子报表是出现在另一个报表内部的报表 包含子报表的报表叫做主报表 一张主报表可能包含多张子报表 但一张主报表最多只能包含两级子报表 下面通过示例来介绍在已有的报表中创建子报表的方法 1 打开数据库2 使用设计视图打开报表3 使用子窗体 子报表工具 在控件工具箱中单击 子窗体 子报表 按钮 然后采用鼠标拖动的方法在设计视图的 主体 区内创建一个子报表控件 4 预览报表 7 6打印报表的设置 要打印报表需要在Access2003中进行报表的打印设置 在第一次打印报表之前 应该仔细检查页边距 页的方向 纵向还是横向 以及其他页面设置 其步骤如下 1 打开报表使用报表的预览视图打开报表 2 设置页面参数单击 文件 菜单中的 页面设置 命令 就会弹出 页面设置 对话框 单击 文件 菜单中的 打印 命令 即可弹出 打印 对话框 作业创建一个按学号查看成绩得报表1 在页面页眉处放学号 姓名 课程号 平时成绩 期末成绩的标签 在主体处放置课程号 平时成绩 期末成绩的文本框2 以学号分组 在学号页眉 即分组页眉 处放学号 姓名文本框3 在学号页脚计算每个学生的平时 期末成绩的总和与平均值 Sum 平时成绩 Sum 期末成绩 Avg 平时成绩 Avg 期末成绩 4 在报表页眉加上 按学号查看成绩报表 的标题 加上页码 在报表页脚计算所有人的平均成绩 Avg 平时成绩 Avg 期末成绩