三合一体系内审员培训.ppt

2020 3 30 1 内审员培训 质量 环境 职业健康安全三合一体系 2020 3 30 2 课堂要求 将手机调到静音模式 需要接听电话请到旁边 不要迟到和早退 用心听讲少抄定义 积极参与课堂问答 2020 3 30 3 培训目标 内审技巧 1 了解如何编制内部审核计划表 行程表 检查表 内审报告及相关基本作业 2 掌握运用管理体系进行内部审核的方法和技巧 3 了解内审员应具备的基本条件 为将来在此行业的实施与发展做相应的硬件和软件方面的准备提供条件 4 了解认证的具体含义 掌握一定的体系认证相关知识 2020 3 30 4 哪些文件需要控制 2020 3 30 5 管理体系审核概论 审核方法 沟通技巧 2020 3 30 6 体系审核 审核 为确定活动和有关结果是否符合计划安排 以及这些安排是否有效的实施并达标到预定目标所做的系统的 独立的检查 2020 3 30 7 体系审核的准则ISO9001 ISO14001 OHSAS18001标准受审核方的管理体系文件 适用于受审核方的法律 法规及其它要求 2020 3 30 8 内部审核的特性 5个 符合性 文件是否符合标准的要求 有效性 有否按文件要求去做 达标性 有无达到预定目标 系统性 是否从全局着眼有计划的进行 独立性 有无体现客观 公正 公平 2020 3 30 9 审核的分类 特征划分 第一方审核 内部审核由公司内部进行的审核 自已审自已第二方审核 外部审核由组织的相关方 如顾客 或由其他人员以相关方的名义进行第三方审核 独立 外部审核由外部独立的组织进行 提供符合要求 如ISO9001 2008 的认证或注册 2020 3 30 10 审核的分类 特征划分 一体化审核 当质量和环境管理体系被一起审核时 称之为 一体化审核 Eg ISO9001 ISO14001 OHSAS18000联合审核 当两个或两个以上的审核机构合作 共同审核一个受审核方时 2020 3 30 11 审核的分类 属性划分 内部审核 第一方审核 一体化审核外部审核 第二方审核 第三方审核联合审核 一体化审核 2020 3 30 12 审核的目的 客观评估明文规定的管理体系执行的情形 管理体系是否符合体系标准的要求 符合性 所有的管理规定 办法 作业指导书是否被遵守执行 有效性 执行的效果是否达到预定的目标 适宜性 2020 3 30 13 审核阶段 准备执行报告效果跟进 2020 3 30 14 第一方审核的目的管理体系正常运行和持续改进的需要为第二和第三方审核做准备建立一种管理手段第二方审核的目的选择合适的合作伙伴证实合作方持续满足规定要求促进合作方改进管理体系第三方审核的目的向外界展示组织管理体系是符合要求的 实施 保持和改进组织的管理体系 满足相关方的要求 2020 3 30 15 审核的特点 体系的正规性正式的活动客观性 系统性 独立性采用抽样方法 2020 3 30 16 审核是正式的活动 体系审核需经过管理者 委托方的授权和批准才能进行体系审核有规范的程序和做法审核工作必须由经过培训且经资格认可的人员进行审核必须形成书面的文件 2020 3 30 17 审核的客观性是指审核员要以充分的证据为基础 公正 客观地评价审核对象 不能偏见 主观地给出审核结论 审核的系统性是指审核员要按规定的程序全面的审核和评价与审核对象有关的各个方面 审核的独立性是指审核员要与被审核的领域无直接责任关系 在外部审核中 审核员应与受审核方无利益关系 在内部审核中 一般来说审核员不能审核自己的工作 2020 3 30 18 审核策划 审核实施 审核报告 跟踪审核 内部审核的步骤 2020 3 30 19 审核的策划与准备 制定审核计划审核任务分配编制审核文件确定审核范围组成审核组编制审核计划审核前沟通编制检查表文件审核 2020 3 30 20 确定审核范围 确定审核范围的重要性确定审核范围考虑的因素审核范围的确定 确定审核范围的重要性 是审核准备和实施审核的依据是认证证书和宣传材料的重要内容是向相关方证明体系符合性的证据 2020 3 30 21 审核组长的职责 主持现场审核对审核过程进行有效的控制及时与受审核方领导的沟通组织编写和提交审核报告组织跟踪审核 2020 3 30 22 审核组成员的职责 服从审核组长的指导支持审核组长开展工作编制分工范围内的工作文件独立完成分工范围内的现场审核任务进行内部交流 报告审核结果保管好与审核有关的文件验证受审核方所采取的纠正措施的有效性 2020 3 30 23 审核计划的内容 审核的目的和范围审核准则审核日期和地点审核组成员审核日程安排保密要求审核报告其它 2020 3 30 24 审核实施计划 审核目的 评价公司的质量 环境管理体系是否具备审核条件 审核范围 公司名称 深圳市 公司产品与活动范围 的生产与销售现场范围 深圳市 公司审核准则 a ISO9001 2008 ISO14001 2004 OHSAS18001标准b 公司的质量 环境管理体系文件c 适用的质量 环境法律法规及其它要求审核组 审核组长 李xx审核组成员 刘xx张 审核日期 2009年2月5日审核日程安排 2020 3 30 25 检查表的作用 指导审核整个过程的路线图明确审核要点和方法确保审核的系统和完整减少组员之间不必要的重复保持审核的方向和节奏体现审核的正规化和专业性作为审核的记录档案 2020 3 30 26 检查表编制的准备 了解审核的范围确定审核的重点确定审核的策略文件收集和审查 2020 3 30 27 检查表的基本内容 审核的依据审核区域 部门检查要点验证方法抽样数验证结果 记录 2020 3 30 28 检查表的四要素 去哪查地点找谁查被审核人查什么检查要点怎么查验证方法 2020 3 30 29 设计检查表应注意 1 以ISO9001 2008 14001 2004 18001 2001相关法律法规及管理体系文件为依据 2 以部门审核为主时 应列出有关的主要要素的审核内容和审核方法3 以要素审核为主时 要说明到哪些部门去查4 注意要素的逻辑顺序 明确审核步骤5 抓住重点 抽样应有代表性6 注意可操作性 2020 3 30 30 审查文件的符合性 确定能否进行现场审核了解组织的管理体系情况 为后续审核活动作准备 文件审核的目的 2020 3 30 31 文件的审核方法 依据组织的文件层次 按编制的 文件审核检查表 逐级进行审查 每一层次文件应从两个方面来审核 文件内容的审核符合性系统性协调性文件格式的审核有效性统一性 2020 3 30 32 文件审核的注意事项 要了解组织的规模 历史情况 组织机构 产品特点现场审核前的文件审核一般限于手册和程序文件的审核 如符合性不够充分 应要求提供补充文件文件审核不限于现场审核前的审核收集适用的法律法规和其他要求监督审核和复评也要进行文件审核 2020 3 30 33 现场审核的内容和方法 了解组织情况对体系文件进行补充审查收集评审有关信息评价自我完善和持续改进机制现场调查其他关注的问题 2020 3 30 34 现场审核关注点 1 重大质量 环境因素是否受控并得到改善 2 职责是否传达并被理解和实施 3 培训是否全面实施 能力是否得到有效证实 4 信息交流渠道是否畅通 文件控制是否得力 5 对重要过程是否按文件操作 6 如何对质量 环境健康安全表现 运行控制 目标指标进行监测 其记录和结果如何处理 7 不符合如何处理 纠正和预防措施是否实施并记录 8 结合现场继续对文件进行审核 2020 3 30 35 首次会议的目的 1 确认审核范围 目的和计划 2 介绍审核的方法和程序 3 在审核组与受审核方之间建立正式的联络 4 促进受审核方的积极参与 2020 3 30 36 首次会议 介绍审核组成员介绍审核目的和范围审核计划安排的确认介绍审核的方法和程序确认末次会议时间确认已具备审核组所需的资源与条件审查审核组的现场安全条件和应急程序问题澄清 2020 3 30 37 首次会议的程序 1 与会者签到 2 人员介绍 3 受审核方最高管理者致辞 4 确认审核范围 目的和准则 计划 5 介绍审核的方法和程序 6 审核结论的报告方式 7 确认审核计划 8 确定联络 陪同人员和办公条件 9 强调审核的公正性 客观性 10 保密承诺 11 明确限制条件 12 澄清疑问 2020 3 30 38 审核路线的展开 记录实施情况记录相关文件实施情况记录相关活动相关文件实施情况记录部门职责相关活动相关文件实施情况记录相关活动相关文件实施情况记录相关文件实施情况记录实施情况记录记录 2020 3 30 39 审核实施 审核方式 按部门审核按要素审核审核思路 顺向追踪逆向追溯以环境因素为主线 2020 3 30 40 审核方法 提问与交谈 查阅文件和记录 现场观察和测试 2020 3 30 41 审核沟通技巧 一 审核过程实际上是一个沟通过程 而且是一个正式的双向沟通过程 面谈技巧 得当的提问 说要少 听要多 2 8原则 选择适当的面谈对象面谈时 审核员应自始至终保持礼貌 友善的态度 如 对面谈对象及内容表示兴趣 对误解要耐心 避免打断 干扰 反驳对方的谈话 请 和 谢谢 适时使用 保持客观 公正的态度等 2020 3 30 42 封闭式问题 开放式问题 问题举例 会议结束了吗 你喜欢你的工作吗 你还有问题吗 你有什么问题 你喜欢你的工作的哪些方面 会议是如何结束的 2020 3 30 43 审核沟通技巧 二 审核员提问时的六个朋友 1 何时2 何地3 做了什么4 怎么做5 谁6 拿给我看看 2020 3 30 44 观察和查阅 观察现场设备运行状况 查阅有关记录 各阶段质量记录 运行控制记录 目标指标监测记录 不符合与纠正措施记录 培训记录 内审与管理评审记录等 2020 3 30 45 记录 记录应全面 包括有效实施记录和不符合的记录 内容 时间 地点 人物 事实描述 主要是正确和错误的行为 证据的唯一性标识 现场文件的规定 要求 完整 准确 可重查 记录的保存形式 可以书面或电子媒体的形式 记录要求 1 字迹清楚2 标识明确并可追朔到相关活动 产品和服务3 便于查阅记录保存期限 一般为3 5年一个认证周期 2020 3 30 46 追踪验证追溯 比较 追踪对同一问题不同来源的信息 追踪记录与文件 记录与现状的符合情况 某一组成部分的来龙去脉 发现问题 获取客观证据 2020 3 30 47 审核活动的控制 1 按计划实施审核 2 合理地选择样本 3 要注意关键岗位和体系运行的主要问题 4 要注意收集体系运行有效性的证据 5 要始终营造良好的审核气氛 2020 3 30 48 审核活动的控制 1 1 按计划实施审核 通常情况按计划执行 掌握每个部门的审核时间 充分利用检查表 双方同意允许调整 但总天数不变 2 合理地选择样本 多现场抽样的代表性 随机抽样 样本合理策划 一定的数量 分层 适度均衡 2020 3 30 49 审核活动的控制 2 3 要注意关键岗位和体系运行的主要问题 集中精力把可能造成管理混乱 影响体系运行 可能造成重大质量 环境影响的问题抓住 特别应注意关键岗位 4 要注意收集体系运行有效性的证据 不但要注意收集不符合的证据 而且也要注意收集管理体系运行有效性的证据 5 要始终营造良好的审核气氛 审核应在合作 融洽 透明的气氛下进行 2020 3 30 50 不符合项确定和不符合报告 不符合 没有满足要求不符合是指那些违背审核准则的审核发现 审核准则 1 ISO9001 2008 14001 2004 18001 2001管理体系标准 2 适用的与质量 环境 健康安全有关的法律法规及其他要求 3 受审核方的管理体系文件 包括手册 程序文件和作业指导书等 2020 3 30 51 不符合项的确定 1 必须以客观事实为基础 2 必须以审核准则为依据 3 分析所有不符合的原因 找出体系缺陷 4 审核组内相互沟通 统一意见 5 与受审核方共同确认事实 2020 3 30 52 不符合的形成 管理体系文件未达到标准的要求 管理体系实施不符合文件的规定 体系运行结果未达到计划的目标 指标 体系运行的行为未达到法规和其他要求的规定 2020 3 30 53 不符合的性质 1 内部体系审核的三类不符合项A类严重不符合项 不合格项 体系性符合性 国际标准 B类轻微不符合项 不合格项 实施性有效性 执行文件 观察 C类建议不符合项 不合格项 适合性效果性 达成目标 建议 2020 3 30 54 不符合报告的内容 1 受审核方的名称 2 不符合事实描述 3 不符合判据及条款号 4 不符合性质的判定 5 审核员姓名及开具日期 6 受审核方代表确认及签名 7 要求纠正措施完成日期 2020 3 30 55 不符合的描述 事实的准确观察 判断 在哪里发现 地点 发现了什么 事实 为什么不合格 原因 谁在场 职位 采用专业术语 正规 利于的改进 帮助 2020 3 30 56 管理体系有效性的总体评价 一 体系有效性评价1 方针和目标指标的有效实施 2 对识别的主要质量 环境 健康安全因素实施有效控制的能力 3 是否形成一套自我完善的机制 4 纠正与预防措施的有效性 5 员工的质量 环保 健康安全意识 有章必循的自觉性 6 取得效期的环境绩效 达到质量 环境 健康安全预防和持续改进 二 实施效果的评价1 事故预防方面的成效 2 降低材料 能源和资源消耗 3 改进产品性能 降低产品使用中对环境的影响 2020 3 30 57 末次会议 末次会议的目的1 向受审核方最高管理层和部门负责人介绍审核情况 2 宣布审核结果和审核结论 3 提出纠正措施的跟踪验证要求 5 宣布结束现场审核 2020 3 30 58 末次会议的议程 1 与会者签到 2 感谢 3 重申审核目的 范围和准则 4 情况总结 5 宣读不符合报告 6 说明抽样的局限性 7 保密承诺 8 澄清 9 宣布审核结论 10 纠正措施要求 11 证后监督要求 12 受审方领导表态 13 结束 2020 3 30 59 跟踪审核 1 内审员根据责任部门提出的改善日期 按时到责任部门进行跟踪审核 2 根据提出的纠正和预防措施 内审员逐条核对 有无按提出的纠正和预防措施进行改善 3 根据审核的结果 做出结论 是否同意关闭该不符合项 2020 3 30 60 2 车间规定废品率不能大于0 5 审核员发现本月前20天废品率均在0 25 到0 35 之间 但最近5天废品率分别为0 47 0 48 0 48 0 49 0 49 审核员问对此情况车间是采取了何行动 车间主任说 是吗 有这样的情况吗 不过还没超过0 5 问题不大 不符合事实的描述案例 一 8 5 3预防措施组织应确定措施 以消除潜在不合格的原因 防止不合格的发生 预防措施应与潜在问题的影响程度相适应 2020 3 30 61 不符合事实的描述案例 二 审核员在某一企业审核时 发现氨水充注现场 盛氨水的容器敞口放着 有浓重的氨水气味 但操作人员并没有佩带防护用品 现场人员解释说 我们建厂以来就一直这样 员工习惯了 没有抱怨 国家标准也没有规定氨水的浓度要求 审核员进一步查阅了资料 发现环境因素清单中没有 氨水的泄露 挥发 也没有对这种现象进行控制 答 一般不符合项不符合ISO14001 2004之4 5 3组织应建立 实施并保持一个或多个程序 用来处理实际或潜在的不符合 采取纠正措施和预防护林措施 程序中应规定以下方面的要求 A 识别和纠正不符合 并采取措施减少所造成的环境影响 B 对不符合进行调查 确定其产生原因 并采取措施避免再度发生 C 评价采取措施以预防不符合的需求 实施所制定的适当措施 以避免不符合的发生 D 记录采取纠正措施和预防措的结果 E 评审所采取的纠正措施和预防措施的有效性 2020 3 30 62 工作绩效不在于工作过程已完成 而在于是否有达成目标 2020 3 30 63 谢谢大家 Q A