A4培训材料-资料作成.ppt

1 资料 A4 制作 2 1 什么是 FHMS的资料 资料在FHMS工作中的必要性 FHMS资料的特点 FHMS工作中有哪些资料2 资料制作的步骤 STEP1明确资料目的 STEP2撰写资料提纲 STEP3确定资料版式 STEP4填写资料内容 STEP5检查校对资料参考1 有助于资料制作的工具参考2 优秀事例展示 3 1 什么是 FHMS的资料 4 资料在FHMS工作中的必要性 思考 沟通过程和结果书面化的必要性 便于制作者和读者整理思路 使沟通顺畅 将思考过程 沟通过程和结果落实于纸面 以备将来有据可查在合资公司 资料是更有价值的沟通手段 通过制作 阅读资料来确认业务实施方法 避免由单纯语言 口头 沟通引起的误解 形式统一且按一定规则性 逻辑性而整理出来的资料 能够最大限度地避免文化 思维习惯上的差异 促成共识 什么是FHMS的 资料 在FHMS 资料是有效的 必要的沟通工具 5 FHMS资料的特点 将一项业务的实施过程 按一定的规则性 要点明确地归纳在一张A4 A3纸上 便于制作者处理资料内容和形式 使之简洁明了 便于读者阅读 便于日后分类存档 什么是FHMS的 资料 一件事一张纸 6 FHMS工作中有哪些资料 什么是FHMS的 资料 简单的资料主要包括 7 FHMS工作中有哪些资料 什么是FHMS的 资料 比较复杂的资料主要包括 8 2 资料制作的步骤 9 演习时间10分钟 资料制作的步骤 10 资料是说明 传达事情的工具 制作什么样的资料要依其目的而定 关于目的 首先要考虑 面向谁 如何使用 何种用途 最后明确传达 什么内容 STEP1明确资料目的 资料制作的步骤 1 2 3 4 11 资料制作的步骤 设问 请阅读以下情境 明确 向总监说明的资料 的目的 小A7月份从学校毕业后进入一家公司的市场部 负责PR方面工作 10月中旬的部门会议上 市场部部长计划在12月30日举行一个小型年会 并在指定PR室负责该工作 参加人员方面 部长希望能够利用这次年会的机会加强部内之间沟通并就明年的工作方向与高层进行探讨 因此他要求部门内所有人员都出席年会并希望邀请主管副总经理出席 年会内容方面 总监希望在这次年会上回顾去年公司整体销售业绩及业界整体发展状况 并在此基础上与副总经理就明年市场部门的工作方向进行讨论 PR组长接到总监的指示后给小A交代了该项工作 本次年会中涉及到的内容共有两点 其中业界整体发展方面可以拜托市场调查室提供相关材料 而销售业绩方面则需要从销售部那边取得相关信息和数据 然后由我们自己编成资料了 这项工作从准备到实施都由你主担当 你先做一下企划 企划案出来后先给我看看 修改完后再一起到总监处取得决裁 12 资料制作的步骤 面向谁 对象 如何使用 传达方法 何种用途 用途 传达什么 本资料所强调的要点 资料的标题 资料的标题 13 STEP1明确资料目的 资料制作的步骤 资料所要传达的内容由制作资料的目的来决定 即使所涉及的内容一样 因资料的使用目的不一 资料所传达的内容及方式也应当相应有所变更 首先自问自答 资料的目的是什么 思考为达到这一目的应当在资料中传达什么信息 明确目的时应注意从 面向谁 如何使用 何种用途 3个角度出发 14 资料制作的步骤 纲要主体 各步骤信息都表述简单 符合逻辑 整体长度以口述10秒到30秒为佳 开门见山 说明活动实施目的必要时首先明确企划背景 板块4运营 日程 板块3成本 预算 板块2概要 内容 板块1背景 目的 STEP2撰写资料提纲 明确实施时间 地点 相关人物等各要素预计实施各项目内容 当日的大致安排等 筹备及实施所需全部费用名目 包括各项明细 单价 数量 及总价 分企划 运营两大阶段 列出筹备过程中所有必须事项 参考 日程表制作技巧 需更详细汇报的部分 可采用附件形式 追加说明 撰写简明易懂的提纲是制作资料的前提 板块分类及要点明确 且板块及要点的排列具备一定的规则性 重要性 时间顺序 操作顺序 空间顺序等 以6W3H视点来解构 组合资料提纲 15 资料制作的步骤 明确工作的成果 决裁者 期限及相关人员后 小A开始进一步思考举办一个年会所要负责的工作 他首先理顺了思路 制作了一个关于如何进行的详细的整体日程表 得到了室长的确认 参考课程案例学习 组长强调 既然已经决定11月10号要把你的方案拿到总监那里去汇报并取得决裁 那么之前向部长确定会议日程时一定要同他仔细讨论 把当天具体实施哪些内容 实施的方法等都确定下来 方案中就应当详细体现这些信息 小A接受室长的指示 约了11月3日部长一个小时的时间 同他进行了年会内容及日程的确认 总监说 还是我上次跟你们组长提到的一样 我想作为总监 应该就公司今年的销售业绩和业界 市场状况向我们部门全体员工做一个报告 让在基层的员工都能了解公司发展的现状和我们共同所处的大环境的现状 另外 基于对今年情况的回顾 我想请我们的主管副总经理和大家一起来探讨明年市场部的工作方向 公司明年的方针已经大致出来了 我想我们可以请他向我们介绍一下方针概要 然后基于这个大方向给我们做小方向的指示 设问 参考 同步演习 STEP1 中的情境 以下是追加信息 16 资料制作的步骤 接上页 这时总监问PR组长道 那么作为这项工作的负责人 你们自己有什么别的想法吗 组长说 我想了想 认为这次年会除了要求市场部员工 邀请主管副总经理参加外 也应该邀请其他部门领导或者相关人员 一方面表达对其他部门同仁的新年问候 加强沟通 另一方面也能够将我们探讨的工作内容告知其他部门 加深他们对市场部的了解 促进将来业务开展过程中部门之间的协作 从总监那里回来后 小A还是觉得年会的内容有些不够丰富 他向组长请示道 既然是市场部的年会 并且还会邀请其他部门人员参加 那么我觉得有必要让我们每个室的代表将各自今年的工作成果做个汇报 形式可以多样 关键是加深室与室之间 部与部之间的相互认识和理解 组长说 不错啊 那需要你去督促各室做准备了 对了 我想会场可以考虑国贸饭店的会议厅 我过去在那里参加过会议 环境很好 也很近 大家可以走过去 不过还是需要先确定我们是否还有足够的预算 小A参考之前制作的整体筹备日程 向同室同事取得帮助 确定了筹备过程中的分工 自己负责总体企划和会议资料准备 印刷 小B负责联系确定会场 餐饮和备品 小C负责各方出席人员的联络 对应和通知 17 资料制作的步骤 板块4运营 日程 板块3成本 预算 板块2概要 内容 板块1背景 目的 目的 时间 地点 人物 各名目及其明细 各筹备事项及担当人员 实施内容及方式 18 STEP2撰写资料提纲 资料制作的步骤 不必着急一次将资料制作出来 思路尚未理清 或尚未将各个必要要素无遗漏地整理出来 在脑海中或稿纸上规划资料每个部分的中心内容思考为达到这一目的应当在资料中传达什么信息 制作提纲的要点在于 以5W2H视点来解构 组合资料提纲 各部分要素是否全面 无遗漏 重点突出 根据需要对要素进行解释说明此3点 19 5W2H1E示意 20 资料制作的步骤 根据做好的纲要 确定资料的版式 模板 版式设计要体现各部分 板块 的逻辑关系 将较多版面分给需要强调的重点部分 标题 顺着思路展开 资料所面向的对象 职务 各部分 板块 标题如 1 概要2 具体实施内容3 预算 单位 元 4 准备日程 日期 制作人 担当 所属部门 以上 部门名称 担当姓名 STEP3确定资料版式 21 STEP4填写资料内容 资料制作的步骤 标题 在各文本框中填入相应内容 行文简明扼要 使用图表 表格 使内容直观易懂 修饰资料 使资料更简洁明了 使着重强调的部分一目了然 行文要求 简明扼要 具体 主动语态 使用图表 表格 使内容直观易懂 用粗体 加大字号修饰须强调的文本框或文字 文体和书写格式要统一 各文本框的上下左右要对齐 22 资料制作的步骤 设问 参考 同步演习 STEP2 中的情境 以下是追加信息 为安排年会当日的日程 小A特地同组长一起到总监那里做进一步确认 总监总结三人商量出来的结果是 我的报告大概需要1个半小时 然后由各组做自己的成果汇报 一个室40分钟 包括Q A 最后请主管副总经理发言 加上讨论时间 定为2小时吧 请PR室室长作主持人 为保证运营的顺利 小C同组长 小A 小B一起 共同将可能参加本次年会的组织和人员作了简单的整理 经营管理委员会共4人 其他各部门领导及相关人员共15人 市场部部长1人市场调研室5人商品企划室6人宣传促销室10人物流管理室10人供需管理室12人公关室 PR室 7人共51人 23 资料制作的步骤 小A向总监的预算担当确认了本年度用于会议的预算金额 截至目前结余55万元 并告知了小B 小B向国贸饭店会议厅咨询并协商的报价为 会场租赁费用 8 000元 天茶歇费用 30元 人午餐 自助餐 费用 80元 人晚宴 自助餐 费用 100元 人音响等备品租赁费用 2000元 天小A向前辈咨询了过去组织培训时印刷资料所需要的大致费用 同直接从专业印刷公司取得的报价作了对比 决定为每份 每人一份 资料预备出80元的预算 接上页 24 STEP3 4确定资料版式 填写资料内容 资料制作的步骤 版式设计充实而不拥挤 依各部分 板块 所需要传达内容的量 重要度来分配版面 整篇资料使用的语言及表达方式具有一致性 换行时注意保持对齐 整篇资料使用文字 图案 表格 边框的风格统一 避免无谓的修饰 修饰过渡 反而会让读者无法区分哪里是修饰过的 哪里是未修饰过的 25 STEP5检查校对资料 资料制作的步骤 26 资料的撰写 5大步骤 具体方法及注意要点 Step5 检查校对资料 Step4 填写资料内容 Step3 确定资料版式 Step2 撰写资料提纲 Step1 明确资料目的 1 确定提纲的主体 2 遵循一定的规则 确定板块及要点 3 解构 组合提纲视点 5W2H 1E 1 根据提纲确定版式 2 确定各板块的标题 1 分别将相应内容填入板块 2 修饰资料 使内容能够重点突出 提纲的制作 1 最后检查整体的效果 1 考虑是 面向谁 的资料 2 考虑要 如何使用 资料 3 考虑资料用于 何种用途 4 考虑要传达 什么内容 资料制作的步骤 重点 27 THANKS