《会计基础工作规范》PPT课件.ppt

新编会计基础工作规范与实务 主讲 刘伟娜会计师会计和出纳的具体相关知识相关名词解释会计道德规范会计交接与会计档案原始凭证 记账凭证 会计账簿 会计报表会计实务操作 规范制定的必要性 会计基础工作中存在一些薄弱环节 突出表现在 一些单位因为内部管理松弛而削弱了会计基础工作 账目混乱 财产不实 数据失真 一些单位会计人员数量不足 素质不高 造成记账随意 手续不清 差错严重 会计资料散失 一些单位为了掩盖真实的财务状况和经营成果 任意伪造 变造虚假的会计凭证 会计账簿 会计报表 有些会计人员违反会计职业道德 不认真行使会计监督职权 参与违法违纪活动 甚至为违法违纪活动出谋划策 等等 这些问题 不仅削弱了会计基础工作 影响了会计工作秩序的正常运行和会计职能作用的有效发挥 也在一定程度上千扰了社会经济秩序 对各单位的经营管理和整个市场经济的运行产生了极为严重的消极影响 存在上述问题 有的是单位不重视会计基础工作造成的 有的是会计人员素质不高造成的 有的是单位有意违纪造成的 同时 也存在管理乏力 督促检查不够以及制度建设不规范 不完善等方面的原因 必须针对会计基础工作中存在的问题及其原因 切实采取措施 加强会计基础工作 会计含义 会计是以货币为主要计量单位 以提高经济效益为主要目标 运用专门方法对企业 机关 事业单位和其他组织的经济活动进行全面 综合 连续 系统地核算和监督 提供会计信息 并随着社会经济的日益发展 逐步开展预测 决策 控制和分析的一种经济管理活动 是经济管理活动的重要组成部分 会计的分类 会计分类按其报告的对象不同可分财务会计 对外报告会计 和管理会计 对内报告会计 两部分 财务会计 编制财务报表 为企业内部和外部用户提供信息 财务会计的信息是提供广泛的用户 其重点在于报告财务状况和营运状况 管理会计 主要是对企业的管理层提供信息 作为企业内部各部门进行决策的依据 没有标准的模式 不受会计准则的控制 按行业分为 工业企业会计 商品流通会计 金融证券会计 保险企业会计 施工企业会计 房地产业会计 邮电通讯会计 农业企业会计 旅游餐饮会计 医疗卫生会计 交通运输会计 文化教育会计 物业管理会计 行政事业会计 上市公司会计 物流企业会计 连锁经营会计 出版印刷会计 私营企业会计 小企业会计 制造业 会计 小企业会计 商业 会计 电力企业会计 煤炭企业会计 钢铁企业会计 石油化工会计 汽车行业会计 烟草企业会计 酒类企业会计 食品企业会计 药品企业会计 加工制造会计 轻工纺织会计 外经外贸会计 信息咨询服务业会计 广告服务会计 房屋中介服务会计 市场 农贸 五金 批发 建材 服装等 会计 个人独资企业会计 高新技术企业会计 软件及集成电路会计 按工作内容分为 总账会计 往来会计 成本会计 材料会计等 按工作范围分为 公共会计 私用会计 政府会计 出纳的含义 出纳是按照有关规定和制度 办理本单位的现金收付 银行结算及有关账务 保管库存现金 有价证券 财务印章及有关票据等工作的总称 从广义上讲 只要是票据 货币资金和有价证券的收付 保管 核算 就都属于出纳 它既包括各单位会计部门专设出纳机构的各项票据 货币资金 有价证券收付业务处理 票据 货币资金 有价证券的整理和保管 货币资金和有价证券的核算等各项工作 也包括各单位业务部门的货币资金收付 保管等方面的工作 狭义的出纳则仅指各单位会计部门专设出纳岗位或人员的各项工作 出纳的分类 从广义上讲 既包括会计部门的出纳工作人员 也包括业务部门的各类收款员 收银员 收款员 收银员 从其工作内容 方法 要求 以及他们本身应具备的素质等方面看 与会计部门的专职出纳人员有很多相同之处 他们的主要工作是办理货币资金和各种票据的收入 保证自己经手的货币资金和票据的安全与完整 他们也要填制和审核许多原始凭证 他们同样是直接与货币打交道 除了要有过硬的出纳业务知识以外 还必须具备良好的财经法纪素养和职业道德修养 所不同的是 他们一般工作在经济活动的第一线 各种票据和货币资金的收入 特别是货币资金的收入 通常是由他们转交给专职出纳的 另外 他们的工作过程是收入 保管 核对与上交 一般不专门设置账户进行核算 所以 也可以说 收款员 收银员 是出纳 会计 机构的派出人员 他们是各单位出纳队伍中的一员 他们的工作是整个出纳工作的一部分 出纳业务的管理和出纳人员的教育与培训 应从广义角度综合考虑 狭义的出纳人员仅指会计部门的出纳人员 出纳工作特点各专门的岗位 一项专门的技术 因此 具有自己专门的工作特点 主要特点有 出纳职能 1 收付职能出纳的最基本职能是收付职能 企业经营活动少不了货物价款的收付 往来款项的收付 也少不了各种有价证券以及金融业务往来的办理 这些业务往来的现金 票据和金融证券的收付和办理 以及银行存款收付业务的办理 都必须经过出纳人员之手 出纳职能 2 反映职能出纳要利用统一的货币计量单位 通过其特有的现金与银行存款日记账 有价证券的各种明细分类账 对本单位的货币资金和有价证券进行详细地记录与核算 以便为经济管理和投资决策提供所需的完整 系统的经济信息 因此 反映职能是出纳工作的主要职能之一 出纳职能 3 监督职能出纳要对企业的各种经济业务 特别是货币资金收付业务的合法性 合理性和有效性进行全过程的监督 4 管理职能出纳还有一个重要的职能是管理职能 对货币资金与有价证券进行保管 对银行存款和各种票据进行管理 对企业资金使用效益进行分析研究 为企业投资决策提供金融信息 甚至直接参与企业的方案评估 投资效益预测分析等都是出纳的职责所在 出纳人员的职责 出纳人员的职责 1 按照国家有关现金管理和银行结算制度的规定 办理现金收付和银行结算业务 2 根据会计制度的规定 在办理现金和银行存款收付业务时 要严格审核有关原始凭证 再据以编制收付款凭证 然后根据编制的收付款凭证逐笔顺序登记现金日记账和银行存款日记账 并结出余额 3 按照国家外汇管理和结汇 购汇制度的规定及有关批件 办理外汇出纳业务 4 掌握银行存款余额 不准签发空头支票 不准出租出借银行账户为其它单位办理结算 出纳人员的职责 5 保管库存现金和各种有价证券 如国库券 债券 股票等 的安全与完整 6 保管有关印章 空白收据和空白支票 出纳人员的权限 出纳人员的权限根据 会计法 会计基础工作规范 等财会法规 出纳员具有以下权限 1 维护财经纪律 执行财会制度 抵制不合法的收支和弄虚作假行为 2 参与货币资金计划定额管理的权力 出纳人员的权限 3 管好用好货币资金的权力 出纳工作每天和货币资金打交道 单位的一切货币资金往来都与出纳工作紧密相联 货币资金的来龙去脉 周转速度的快慢 出纳员都清清楚楚 因此 提出合理安排利用资金的意见和建议 及时提供货币资金使用与周转信息 也是出纳员义不容辞的责任 出纳员应抛弃被动工作观念 树立主动参与意识 把出纳工作放到整个会计工作 经济管理工作的大范围中 这样 既能增强出纳自身的职业光荣感 又为出纳工作开辟了新的视野 出纳的具体工作 1 现金收付2 银行账处理3 报销审核 现金收付 1 现金收付的 要当面点清金额 并注意票面的真伪 若收到假币予以没收 由责任人负责 2 现金一经付清 应在原单据上加盖 现金付讫章 多付或少付金额 由责任人负责 3 把每日收到的现金送到银行 不得 坐支 4 每日做好日常的现金盘存工作 做到账实相符 做好现金结报单 防止现金盈亏 下班后现金与等价物交还总经理处 5 一般不办理大面额现金的支付业务 支付用转账或汇兑手续 特殊情况需审批 6 员工外出借款无论金额多少 都须总经理签字 批准并用借支单借款 若无批准借款 引起纠纷 由责任人自负 银行账处理 1 登记银行日记账时先分清账户 避免张冠李戴 开汇兑手续 2 每日结出各账户存款余额 以便总经理及财务会计了解公司资金运作情况 以调度资金 每日下班之前填制结报单 3 保管好各种空白支票 不得随意乱放 4 公司账务章平时由出纳保管 报销审核 1 在支付证明单上经办人是否签字 证明人是否签字 若无 应补 2 附在支付证明单后的原始票据是否有涂改 若有 问明原因或不予报销 报销审核 3 正规发票是否与收据混贴 若有 应分开贴4 支付证明单上填写的项目是否超过3项 若超过 应重填 报销审核 5 大 小金额是否相符 若不相符 应更正重填 6 报销内容是否属合理的报销 若不属 应拒绝报销 有特殊原因 应经审批 7 支付证明单上是否有总经理签字 若无 不予报销 会计工作岗位 在会计机构内部和会计人员中建立岗位责任制 定人员 定岗位 明确分工 各司其职 有利于会计工作程序化 规范化 有利于落实责任和会计人员钻研分管的业务 有利于提高工作效率和工作质量 如何设置会计工作岗位 规范 规定了基本原则和示范性要求 一是会计工作岗位可以一人一岗 一人多岗或者一岗多人 但应当符合内部牵制制度的要求 出纳人员不得兼管稽核 会计档案保管和收入 费用 债权债务账目的登记工作 二是会计人员的工作岗位应当有计划地进行轮换 以促进会计人员全面熟悉业务 不断提高业务素质 三是会计工作岗位的设置由各单位根据会计业务需要确定 规范 只是提出了示范性的会计工作岗位设置方案 即 会计机构负责人或者会计主管人员 出纳 财产物资核算 工资核算 成本费用核算 财务成果核算 资金核算 往来结算 总账报表 稽核 档案管理等 开展会计电算化和管理会计的单位 可以根据需要设置相应工作岗位 也可以与其他工作岗位相结合 内部牵制制度 内部牵制 internalcheck 是以账目间的相互核对为主要内容并实施岗位分离 以确保所有账目正确无误的一种控制机制 它是内部会计控制制度的重要内容之一 内部牵制的作用 内部牵制制度的建立主要是基于两个设想 1 两个人或两个以上的人或部门无意识地犯同样错误的机会是很小的 2 两个或两个以上的人或部门有意识地合伙舞弊的可能性大大低于单独一个人或部门舞弊的可能性 按照这样的设想 通过内部牵制机制 实现上下牵制 左右制约 相互监督 因而具有查错防弊这个主要功能 上下牵制 左右制约 从纵向看 每项经济业务的处理 至少要经过上下级有关人员之手 使下级受上级监督 上级受下级制约 促使上下级均能忠于职守 不可疏忽大意 从横向看 每项经济业务的处理 至少要经过彼此不相隶属的两个部门的处理 使每一部门工作或记录受另一部门的牵制 不相隶属的不同部门均有完整的记录 使之互相制约 自动检查 防止或减少错误和弊端 同时 通过交叉核对也能及时发现错误和弊病 会计人员回避制度 会计人员回避制度 规定 国家机关 国有企业 事业单位任用会计人员应当实行回避制度 单位领导人的直系亲属不得担任本单位的会计机构负责人 会计主管人员 会计机构负责人 会计主管人员的直系亲属不得在本单位会计机构中担任出纳工作 三种亲属关系 需要回避的主要有以下三种亲属关系 1 夫妻关系 夫妻关系是血亲关系和姻亲关系的基础和源泉 它是亲属关系中最核心 最重要的部分 当然需要回避 2 直系血亲关系 直系血亲关系是指具有直接血缘关系的亲属 法律上讲的有两种情况 一种是出生于同一祖先 有自然联系的亲属 如祖父母 父母 子女等 第二种是指本来没有自然的或直接的血缘关系 但法律上确定其地位与血亲相等 如养父母和养子女之间的关系 直系血亲关系是亲属关系中最为紧密的关系之一 也应当列入回避范围 会计人员回避制度 3 三代以内旁系血亲以及近姻亲关系 旁系血亲是指源于同一祖先的非直系的血亲 所谓三代 就是从自身往上或者往下数三代以内 除了直系血亲以外的血亲 就是三代以内旁系血亲 实际上就是自己的兄弟姐妹及其子女与父母的兄弟姐妹及其子女 所谓近姻亲 主要是指配偶的父母 兄弟姐妹 儿女的配偶及儿女配偶的父母 因为三代以内套系血亲以及近姻亲关系在亲属中也是比较亲密的关系 所以也需要回避 直系亲属 直系血亲 是指彼此之间有直接血缘联系的亲属 包括己身所从出和从己身所出的两部分血亲 己身所从出的血亲 即是生育己身的各代血亲 如父母 祖父母 外祖父母等 从己身所出的血亲 即是己身生育的后代 如子女 孙子女 外孙子女等 值得注意的是 直系血亲除自然直系血亲外 还包括法律拟制的直系血亲 如养父母与养子女 养祖父母与养孙子女 有抚养关系的继父母与继子女等都是直系血亲 直系姻亲 包括配偶 配偶的直系血亲 会计人员职业道德 会计人员职业道德 是会计人员从事会计工作应当遵循的道德标准 建立会计人员职业道德规范 是对会计人员强化道德约束 防止和杜绝会计人员在工作中出现不道德行为的有效措施 建立基层单位会计人员的职业道德规范 在我国尚属空白 但在实际工作中 会计人员丧失原则 有意隐瞒真实情况 甚至为违法违纪活动出谋划策的行为时有发生 严重违背了作为一个会计人员应当具备的基本标准 有必要在建立会计人员职业道德规范的基础上 强化对会计人员的职业道德教育和监督检查 提高会计人员的职业道德水平 因此 规范 专门对会计人员的职业道德问题作出了规定 主要包括以下六个方面 会计人员职业道德 1 敬业爱岗 即会计人员应当热爱本职工作 努力钻研业务 使自己的知识和技能适应所从事工作的要求 2 熟悉法规 即会计人员应当熟悉财经法律 法规和国家统一会计制度 并结合会计工作进行广泛宣传 3 依法办事 即会计人员应当按照会计法律 法规 规章规定的程序和要求进行会计工作 保证所提供的会计信息合法 真实 准确 及时 完整 4 客观公正 即会计人员办理会计事务应当实事求是 客观公正 5 搞好服务 即会计人员应当熟悉本单位的生产经营和业务管理情况 运用掌握的会计信息和会计方法 为改善单位内部管理 提高经济效益服务 6 保守秘密 即会计人员应当保守本单位的商业秘密 除法律规定和单位领导人同意外 不能私自向外界提供或者泄露单位的会计信息 规范 同时要求 财政部门 业务主管部门和各单位应当定期检查会计人员遵守职业道德的情况 并作为会计人员晋升 晋级 聘任专业职务 表彰奖励的重要考核依据 会计人员违反职业道德的 由所在单位进行处罚 情节严重的 由会计证发证机关吊销其会计证 会计工作交接 1 基本要求2 办理移交手续前的准备工作3 按照移交清册逐项移交4 专人负责监交5 临时工作交接6 移交后的责任 1 基本要求 会计人员工作调动或者因故离职必须将本人所经管的会计工作全部移交给接替人员 没有办清交接手续不得调动或者离职 在实际工作中 有些应当办理移交手续的会计人员借故不办理移交手续 或者迟迟不移交所经管的会计工作 使正常的会计工作受到影响 这是制度上所不允许的 单位领导人应当督促经办人员及时办理移交手续 2 办理移交手续前的准备工作 会计人员在办理移交手续前必须及时办理完毕未了的会计事项 包括 对已经受理的经济业务尚未填制会计凭证的 应当填制完毕 尚未登记的账目 应当登记完毕 并在最后一笔余额后加盖经办人员印章 整理应该移交的各项资料 对未了事项写出书面证明等 同时 编制移交清册 列明应当移交的会计凭证 会计账簿 会计报表 现金 有价证券 印章以及其他会计用品等 会计机构负责人 会计主管人员移交时 还应将全部财务会计工作 重大财务收支问题和会计人员的情况等 向接替人员介绍清楚 需要移交的遗留问题 应当写出书面材料 3 按照移交清册逐项移交 交接双方要按照移交清册列明的内容 进行逐项交接 其中 现金要根据会计账簿记录余额进行点交 不得短缺 有价证券的数量要与会计账簿记录一致 由于一些有价证券如债券 国库券等面额与发行价格可能会不一致 因此 在对这些有价证券的实际发行价格 利 股 息等按照会计账簿余额进行交接的同时 应当对上述有价证券的数量 如张数等 也按照有关会计账簿记录点交清楚 所有会计资料必须完整无缺 如有短缺 必须查明原因 并在移交清册中注明 由移交人负责 银行存款账户余额要与银行对账单核对 各种财产物资和债权债务的明细账户余额要与总账有关账户余额核对 核对清楚后 才能交接 移交人员经管的票据 印章及其他会计用品等 也必须交接清楚 特别是实行会计电算化的单位 对有关电子数据应当在电子计算机上进行实际操作 以检查电子数据的运行和有关数字的情况 交接工作结束后 交接双方和监交人要在移交清册上签名或者盖章 以明确责任 同时 移交清册由交接双方以及单位各执一份 以供备查 4 专人负责监交 在办理会计工作交接手续时 要有专人负责监交 以保证交接工作的顺利进行 一般会计人员办理交接手续 由单位的会计机构负责人 会计主管人员负责监交 会计机构负责人 会计主管人员办理交接手续 由单位领导人负责监交 必要时可由上级主管部门派人会同监交 所谓必要时由上级主管部门派人会同监交 是指交接双方需要上级主管单位监交或者上级主管单位认为需要参与监交 通常有三种情况 一是所属单位领导人不能监交 需要由上级主管单位派人代表主管单位监交的 如因单位撤并而办理交接手续等 二是所属单位领导人不能尽快监交 需要由上级主管单位派人督促监交的 如上级主管单位责成所属单位撤换不合格的会计机构负责人 会计主管人员 所属单位领导人以种种借口拖延不办理交接手续时 上级主管单位就应派人督促会同监交等 三是不宜由所属单位领导人单独监交 而需要上级主管单位会同监交的 如所属单位领导人与办理交接手续的会计机构负责人 会计主管人员有矛盾 交接时需要上级主管单位派人会同监交 以防可能发生单位领导人借机刁难等情况 此外 上级主管单位认为交接中存在某种问题需要派人监交的 也可以派人会同监交 5 临时工作交接 对于会计人员临时离职或者因病暂时不能工作 需要有人接替或者代理工作的 也应当按照 规范 的规定办理交接手续 同样 临时离职或者因病暂时离岗的会计人员恢复工作的 也要与临时接替或者代理人员办理交接手续 目的是保持会计工作的连续和分清责任 对于移交人员因病或者其他特殊原因不能亲自办理移交的 规范 规定 在这种情况下 经单位领导人批准 可以由移交人员委托他人代办移交手续 但委托人应当对所移交的会计工作和相关资料承担责任 不得借口委托他人代办交接而推脱责任 6 移交后的责任 移交人对自己经办且已经移交的会计资料的合法性 真实性 要承担法律责任 不能因为会计资料已经移交而推脱责任 会计档案 会计档案是指会计凭证 会计账簿 财务会计报告等会计核算专业资料 它是记录和反映经济业务的重要史料和证据 会计档案是国家档案的重要组成部分 也是各单位的重要档案 它是对一个单位经济活动的记录和反映 通过会计档案 可以了解每项经济业务的来龙去脉 可以检查一个单位是否遵守财经纪律 在会计资料中有无弄虚作假 违法乱纪等行为 会计档案还可以为国家 单位提供详尽的经济资料 为国家制定宏观经济政策及单位制定经营决策提供参考 一会计凭证类1 原始凭证15年 2 记账凭证15年 3 汇总凭证15年二会计账簿类4 总账15年包括日记总账5 明细账15年6 日记账15年 现金和银行日记账25年7 固定资产卡片固定资产报废清理后5年8 辅助账簿15年 一 企业和其他组织会计档案保管期限 企业和其他组织会计档案保管期限 三财务报告类包括各级主管部门9 月 季度财务报告3年包括文字分析10 年度财务报告 决算 永久包括文字分析四其他类11 会计移交清册15年12 会计档案保管清册永久13 会计档案销毁清册永久14 银行余额调节表5年15 银行对账单5年 会计档案的借阅 1 会计档案为本单位提供利用 原则上不得借出 有特殊需要须经上级主管单位或单位领导 会计主管人员批准 2 外部借阅会计档案时 应持有单位正式介绍信 经会计主管人员或单位领导人批准后 方可办理借阅手续 单位内部人员借阅会计档案时 应经会计主管人员或单位领导人批准后 办理借阅手续 借阅人应认真填写档案借阅登记簿 将借阅人姓名 单位 日期 数量 内容 归期等情况登记清楚 3 借阅会计档案人员不得在案卷中乱画 标记 拆散原卷册 也不得涂改抽换 携带外出或复制原件 如有特殊情况 须经领导批准后方能携带外出或复制原件 4 借出的会计档案 会计档案管理人员要按期如数收回 并办理注销借阅手续 会计档案的销毁规定 1 会计档案保管期满 需要销毁时由本单位档案机构会同会计机构共同提出销毁意见 会同财务会计部门共同鉴定 严格审查 编造会计档案销毁清册 2 机关 团体 事业单位和非国有企业会计档案要销毁时 报本单位领导批准后销毁 国有企业经企业领导审查 报请上级主管单位批准后销毁 会计档案的销毁规定 3 会计档案保管期满 但其中未了结的债权债务的原始凭证 应单独抽出 另行立卷 由档案部门保管到结清债权债务时为止 建设单位在建设期间的会计档案 不得销毁 4 销毁档案前 应按会计档案销毁清册所列的项目逐一清查核对 原始凭证 原始凭证是证明经济业务已经发生 明确经济责任 并用作记账原始依据的一种凭证 它是会计核算的重要资料 因此 办理会计事项 必须取得或者填制原始凭证 并及时送交会计机构 以保证会计核算工作得以顺利进行 同时 为了保持原始凭证记录的实际情况 对原始凭证不能涂改 挖补 如果发现原始凭证有错误的 应当由开出单位重开或者更正 更正处应当加盖开出单位的公章 基本要素 根据 规范 规定 原始凭证必须具备的基本要素是 凭证的名称 填制凭证的日期 填制凭证单位名称或者填制人姓名 经办人员的签名或者盖章 接受凭证单位名称 经济业务内容 数量 单价和金额 原始凭证的附加条件 第一 从外单位取得的原始凭证 必须盖有填制单位的公章 相应的 对外开出的原始凭证 必须加盖本单位的公章 从个人取得的原始凭证 必须有填制人员的签名或者盖章 在实际工作中 有些单位存在 白条 问题 即用单位或者个人开具的 没有固定格式的 不具备规定内容的非正式原始凭证 如外单位没有加盖公章的借款单据等 显然 用 白条 充当原始凭证是不符合制度要求的 在会计工作中应当避免出现 白条 这里所说的 公章 是指具有法律效力和特定用途 能够证明单位身份和性质的印鉴 包括业务公章 财务专用章 发票专用章 结算专用章等 不同的行业 单位对票据上的单位公章有不同的要求 因此 规范 对单位公章具体指哪种印章没有作出统一规定 附加条件 第二 自制的原始凭证 必须有经办单位的领导人或者由单位领导人指定的人员签名或者盖章 第三 购买实物的原始凭证 必须有验收证明 这样要求 目的是为了明确经济责任 保证账物相符 防止盲目采购 避免物资短缺和流失 实物验收工作由经管实物的人员负责办理 会计人员通过有关的原始凭证进行监督检查 需要入库的实物 必须填写入库验收单 由实物保管人员验收后在入库单上如实填写实收数额 并加盖印章 不需要入库的实物 除经办人员在凭证上签章外 必须交给实物保管人员或者使用人员进行验收 由实物保管人员或者使用人员在凭证上签名或者盖章 总之 必须有购买人以外的第三者查证核实后 会计人员才能据以入账 附加条件 第四 支付款项的原始凭证 必须有收款单位和收款人的收款证明 不能仅以支付款项的有关凭证如银行汇款凭证等代替 其目的是为了防止舞弊行为的发生 第五 发生销货退回的 除填制退货发票外 还必须有退货验收证明 退款时 必须取得对方的收款收据或者汇款银行的凭证 不得以退货发票代替收据 在实际工作中 有些单位发生销售退回 收到的退货没有验收证明 造成退货流失 在办理退款时 开出红字发票 并以红字发票副本作为本单位付款的原始凭证 既不经对方单位盖章收讫 也不附对方单位收到退款的收据 这种做法容易发生舞弊行为 漏洞很大 因此 发生销货退回及退还货款时 必须填制退货发票并附有退货验收证明和对方的收款收据 如果由于特殊情况 可先用银行的有关凭证作为临时收据 待收到收款单位的收款证明后 再将其附在原付款凭证之后 附加条件 第六 职工公出借款凭证 必须附在记账凭证之后 收回借款时 应当另开收据或者退还借款副本 不得退还原借款收据 因为 借款和还回借款 是互有联系的两项经济业务 在借款和还回借款发生时 必须分别在会计账目上独自反映出来 因此 借款收据和收还借款的收据都是原始凭证 必须予以保留 不能将原借款收据退还借款人 否则 将会使会计资料失去完整性 第七 经上级有关部门批准的经济业务 应当将批准文件作为原始凭证附件 如果批准文件需要单独归档的 应当在凭证上注明文件的批准机关名称 日期和文号 以便确认经济业务的审批情况和查阅 记账凭证 记账凭证是用来确定经济业务性质和分类即会计分录的一种凭证 会计人员必须根据审核无误的原始凭证填制记账凭证 记账凭证可以分为收款凭证 付款凭证和转账凭证 也可以使用通用记账凭证 这主要由各单位根据会计业务量的多少和会计人员的习惯选择使用 规范 对记账凭证的基本要求作了下列规定 规范 对记账凭证的基本要求 第一 记账凭证必须具备的内容 包括 填制凭证的日期 凭证编号 经济业务摘要 会计科目 金额 所附原始凭证张数 填制凭证人员 稽核人员 记账人员 会计机构负责人 会计主管人员 签名或者盖章 规范 对记账凭证的基本要求 第二 填制记账凭证时 应当对记账凭证进行连续编号 目的是为了分清会计事项处理的先后顺序 便于记账凭证与会计账簿核对 确保记账凭证完整无缺 编号的方法可以有多种 可以分别现金收付 银行存款收付和转账业务三类编号 或者按现金收入 现金支出 银行存款收入 银行存款支出和转账五类进行编号 也有再将转账业务按照具体内容分成几类编号 各单位应当根据本单位业务繁简程度和人员多寡 分工情况 来选择便于记账 查账 内部稽核 简单严密的编号方法 无论采用哪一类编号方法 都应按月顺序编号 即每月从第一号编起 顺序编至月末 一笔经济业务需要填制两张或者两张以上记账凭证的 可以采用分数编号法编号 如1号会计事项分录需要填制三张记账凭证 即可编号 规范 对记账凭证的基本要求 第三 记账凭证可以根据每一张原始凭证填制 或者根据若干张同类原始凭证汇总填制 也可以根据原始凭证汇总表填制 但不得将不同内容和类别的原始凭证汇总填制在一张记账凭证上 否则 经济业务的具体内容不清楚 难以填写摘要 会计科目也因没有明确的对应关系而看不清经济业务的来龙去脉 这样填制记账凭证 不仅凭证自身记录不清楚 也容易造成会计账簿记录的错误 给记账 算账人员带来困难 规范 对记账凭证的基本要求 第四 除结账和更正错误的记账凭证可以不附原始凭证外 其他记账凭证必须附原始凭证 并注明所附原始凭证张数 所附原始凭证张数的计算 一般应以原始凭证的自然张数为准 凡是与记账凭证中的经济业务记录有关的每一张证据 都应作为原始凭证的附件 如果记账凭证中附有原始凭证汇总表 应该把所附的原始凭证和原始凭证汇总表的张数一起计入附件张数之内 但对于报销差旅费等零散票券 可以粘贴在一张纸上 作为一张原始凭证 如果一张原始凭证涉及几张记账凭证的 可以把原始凭证附在一张主要的记账凭证后面 并在其他记账凭证上注明附有该原始凭证的记账凭证的编号或者原始凭证复印件 规范 对记账凭证的基本要求 第五 原始凭证分割单的填制 原始凭证分割单是指一张原始凭证所列的费用应由两个以上单位共同负担的情况下 保存原始凭证的主办单位开给其他应负担部分费用支出的单位的证明 这种分割单必须具备原始凭证的基本内容 包括 凭证名称 填制凭证日期 填制凭证单位名称或者填制人姓名 经办人员的签名或者盖章 接受凭证单位名称 经济业务内容 数量 单价 金额和费用分摊情况等 规范 对记账凭证的基本要求 第六 记账凭证的改错方法 如果在填制记账凭证时发生错误 应当重新填制 如果是已经登记入账的记账凭证在当年内发现错误的 可以用红字注销法进行更正 如果会计科目没有错误 只是金额错误 可以将正确数字与错误数字之间的差额 另编一张调整的记账凭证 如果发现以前年度记账凭证有错误的 应当用蓝字填制一张更正的记账凭证 规范 对记账凭证的基本要求 第七 记账凭证填制完经济业务事项后 如有空行 应当自最后一笔金额数字下的空行处至合计数上的空行处划线注销 目的是堵塞漏洞 严密会计核算手续 第八 机制记账凭证的要求 实行会计电算化的单位 对于机制记账凭证应当符合记账凭证的一般要求 打印出来的机制记账凭证要加盖制单人员 审核人员 记账人员及会计机构负责人 会计主管人员印章或者签字 以加强审核 明确责任 会计凭证的字迹 会计凭证是重要的会计核算资料 因此 填制会计凭证的字迹必须清晰 工整 以便于辨认和防止篡改 规范 对填制会计凭证时的阿拉伯数字 汉字大写金额数字 货币符号等的书写都作出了具体规定 会计人员在填制会计凭证时 应当严格按照规定要求 会计凭证的保管 第一 会计凭证要及时传递 不得积压 以保证会计核算的及时 正常进行 第二 会计凭证登记完毕后 应当按照分类和编号顺序保管 特别是记账凭证应当连同所附的原始凭证等要按照规定的要求装订 保管 不得散失 会计凭证的保管 第三 原始凭证不得外借 其他单位确需借用的 可以提供复制件 但应当履行严格的报批和借用登记手续 第四 原始凭证如有遗失 应当按照规定的要求取得相应证明 并办理审核和报批手续 错账的更正方法 如果发现账簿记录有错误 应按规定的方法进行更正 不得涂改 挖补或用化学试剂消除字迹 错账的更正方法有三种 1 划线更正2 红字更正3 补充登记 1 划线更正 划线更正又称红线更正 如果发现账簿记录有错误 而其所依据的记账凭证没有错误 即纯属记账时文字或数字的笔误 应采用划线更正的方法进行更正 更正的方法如下 1 将错误的文字或数字划一条红色横线注销 但必须使原有字迹仍可辨认 以备查找 2 在划线的上方用蓝字或黑字将正确的文字或数字填写在同一行的上方位置 并由更正人员在更正处盖章 以明确责任 2 红字更正 红字更正又称红字冲销 在会计上 以红字记录表明对原记录的冲减 红字更正适用于以下两种情况 1 根据记账凭证所记录的内容记账以后 发现记账凭证中的应借 应贷会计科目或记账方向有错误 且记账凭证同账簿记录的金额相吻合 应采用红字更正 更正的方法如下 先用红字填制一张与原错误记账凭证内容完全相同的记账凭证 并据以用红字登记入账 冲销原有错误的账簿记录 再用蓝字或黑字填制一张正确的记账凭证 并据以用蓝字或黑字登记入账 红字更正举例 例 以现金支付银行利息800元 在填制记账凭证时误记入 银行存款 科目 并据以登记入账 其错误记账凭证所反映的会计分录为 借 应付利息800贷 银行存款800该项分录应贷记 库存现金 科目 在更正时 应用红字金额编制如下记账凭证进行更正 借 应付利息800贷 银行存款800错误的记账凭证以红字记账更正后 表明已全部冲销原有错误记录 然后用蓝字或黑字填制如下正确分录 并据以登记入账 借 应付利息800贷 库存现金800红字指的是数字是红色的 红字冲销 根据记账凭证所记录的内容记账以后 发现记账凭证中应借 应贷的会计科目和记账方向都没有错误 记账凭证和账簿记录的金额也吻合 只是所记金额大于应记的正确金额 应采用红字更正 更正的方法是将多记的金额用红字填制一张与原错误记账凭证所记载的借贷方向 应借应贷会计科目相同的记账凭证 并据以登记入账 以冲销多记金额 求得正确金额 冲销举例 用银行存款4000元购买办公用品 在填制记账凭证时 误记金额为40000元 但会计科目 借贷方向均无错误 其错误记账凭证所反映的会计分录为 借 管理费用40000贷 银行存款40000在更正时 应用红字金额36000元编制如下记账凭证进行更正 借 管理费用36000贷 银行存款36000错误的记账凭证以红字记账更正后 即可反映其正确金额为4000元 如果记账凭证所记录的文字 金额与账簿记录的文字 金额不符 应首先采用划线法更正 然后再用红字冲销法更正 3 补充登记 补充登记又称蓝字补记 根据记账凭证所记录的内容记账以后 发现记账凭证中应借 应贷的会计科目和记账方向都没有错误 记账凭证和账簿记录的金额也吻合 只是所记金额小于应记的正确金额 应采用补充登记法 更正的方法是将少记的金额用蓝字或黑字填制一张与原错误记账凭证所记载的借贷方向 应借应贷会计科目相同的记账凭证 并据以登记入账 以补记少记金额 求得正确金额 补充登记举例 用银行存款40000元购买原材料 在填制记账凭证时 误记金额为4000元 但会计科目 借贷方向均无错误 其错误记账凭证所反映的会计分录为 借 原材料4000贷 银行存款4000在更正时 应用蓝字或黑字编制如下记账凭证进行更正 借 原材料36000贷 银行存款36000错误的记账凭证以蓝字或黑字记账更正后 即可反映其正确的金额为40000元 如果记账凭证中所记录的文字 金额与账簿记录的文字 金额不符 应首先采用划线法更正 然后用补充登记法更正 登记会计账簿 1 会计账簿的设置2 会计账簿的启用3 会计账簿的登记4 对账5 结账 1 会计账簿的设置 各单位应当按照国家统一会计制度的规定和会计业务的需要设置会计账簿 会计账簿包括总账 明细账 日记账和其他辅助性账簿 每一项会计事项 一方面要记入有关的总账 另一方面要记入该总账所属的明细账 2 会计账簿的启用 启用新的会计账簿时 应当在账簿封面上写明单位名称和账簿名称 并填写账簿扉页上的 启用表 注明启用日期 账簿起止页数 活页式账簿 可于装订时填写起止页数 记账人员和会计机构负责人 会计主管人员姓名等 并加盖名章和单位公章 当记账人员或者会计机构负责人 会计主管人员调动工作时 也要在 启用表 上注明交接日期 接办人员和监交人员姓名 并由交接双方签字或者盖章 这样做是为了明确有关人员的责任 加强有关人员的责任感 维护会计账簿记录的严肃性 3 会计账簿的登记 会计人员应当根据审核无误的会计凭证登记会计账簿 至于各种会计账簿应当每隔多长时间登记一次 规范 未作统一规定 一般来说 总账要按照单位所采用的会计核算形式及时记账 采用记账凭证核算形式的单位 直接根据记账凭证定期 三天 五天或者十天 登记 在这种核算形式下 应当尽可能地根据原始凭证编制原始凭证汇总表 根据原始凭证汇总表和原始凭证填制记账凭证 根据记账凭证登记总账账 采用科目汇总表核算形式的单位 可以根据定期汇总编制的科目汇总表随时登记总账 采用汇总记账凭证核算形式的单位 可以根据汇总收款凭证 汇总付款凭证和汇总转账凭证的合计数 月终时一次登记总账 各单位具体采用哪一种会计核算形式 每隔几天登记一次总账 可以由本单位根据实际情况自行确定 各种明细账 要根据原始凭证 原始凭证汇总表和记账凭证每天进行登记 也可以定期 三天或者五天 登记 但债权债务明细账和财产物资明细账应当每天登记 以便随时与对方单位结算 核对库存余额 现金日记账和银行存款日记账 应当根据办理完毕的收付款凭证 随时逐笔顺序进行登记 最少每天登记一次 4 对账 对账就是核对账目 会计核算要求账簿登记清晰 准确 但在实际工作中 由于种种原因 账目难免会出现错漏 因此 需要经常进行对账 即将会计账簿记录的有关数字与库存实物 货币资金 有价证券 往来单位或者个人等进行相互核对 保证账证相符 账账相符 账实相符 规范 要求 各单位的对账工作每年至少进行一次 5 结账 结账是在将本期内所发生的经济业务全部登记入账的摹础上 按照规定的方法对该期内的账簿记录进行小结 结算出本期发生额合计和余额 并将其余额结转下期或者转入新账 为了正确反映一定时期内在账簿记录中已经记录的经济业务 总结有关经济业务活动和财务状况 各单位必须在会计期末进行结账 不得为赶编会计报表而提前结账 更不得先编制会计报表后结账 结账时 应当根据不同的账户记录 分别采用不同的方法 结账示范图 结账示范图 结账示范图 账页图例 账页图例 结账图例 结账的具体办法 第一 对不需要按月结计本期发生额的账户 如各项应收应付款明细账和各项财产物资明细账等 每次记账以后 都要随时结出余额 每月最后一笔余额即为月末余额 也就是说 月末余额就是本月最后一笔经济业务记录的同一行内的余额 月末结账时 只需要在最后一笔经济业务记录之下通栏划红单线 不需要再结计一次余额 划线的目的 是为了突出有关数字 表示本期的会计记录已经截止或者结束 并将本期与下期的记录明显分开 第二 现金 银行存款日记账和需要按月结记发生额的收入 费用等明细账 每月结账时 要在最后一笔经济业务记录下面通栏划红单线 结出本月发生额和余额 在摘要栏内注明 本月合计 字样 在下面再通栏划红单线 结账的具体办法 第三 需要结计本年累计发生额的某些明细账户 每月结账时 应在 本月合计 行下结出自年初起至本月末止的累计发生额 登记在月份发生额下面 在摘要栏内注明 本年累计 字样 并在下面再通栏划红单线 十二月末的 本年累计 就是全年累计发生额 全年累计发生额下通栏划红双线 第四 总账账户平时只需结出月末余额 年终结账时 为了总括反映本年全年各项资金运动情况的全貌 核对账目 要将所有总账账户结出全年发生额和年末余额 在摘要栏内注明 本年合计 字样 并在合计数下通栏划红双线 结账的具体办法 年度终了结账时 有余额的账户 要将其余额结转下年 结转的方法是 将有余额的账户的余额直接记入新账余额栏内 不需要编制记账凭证 也不必将余额再记入本年账户的借方或者贷方 使本年有余额的账户的余额变为零 因为 既然年末是有余额的账户 其余额应当如实地在账户中加以反映 否则 容易混淆有余额的账户和没有余额账户的区别 对于新的会计年度建账问题 一般来说 总账 日记账和多数明细账应每年更换一次 但有些财产物资明细账和债权债务明细账 由于材料品种 规格和往来单位较多 更换新账 重抄一遍工作量较大 因此 可以跨年度使用 不必每年度更换一次 各种备查簿也可以连续使用 规范 对登记会计账簿的有关规定 除特别指出的外 主要适用于手工记账 实行会计电算化的单位 登记会计账簿还应当符合财政部关于会计电算化的有关规定 编制财务报告 编制财务报告 是对会计核算工作的全面总结 也是及时提供合法 真实 准确 完整会计信息的重要环节 实际工作中存在的会计信息失真问题 很大程度上是在编制财务报告环节有意违纪或技术性差错造成的 因此 必须严格财务报告的编制程序和质量要求 规范 主要作了以下规定 报告要求 1 各单位必须按照国家统一会计制度规定定期编制财务报告 财务报告可以分月度 季度 半年度 年度等编制 对外报送的财务报告的格式 编制要求 报送期限应当符合国家有关规定 单位内部使用的财务报告 其格式和要求由各单位自行规定 2 会计报表应当根据登记完整 核对无误的会计账簿记录和其他有关资料编制 做到数字真实 计算准确 内容完整 说明清楚 任何人不得篡改或者授意 指使 强令他人篡改财务报告数字 3 会计报表之间 会计报表各项目之间 凡有对应关系的数字 应当相互一致 4 单位领导人对报送的财务报告的合法性 真实性负法律责任 5 根据法律和国家有关规定应当对财务报告进行审计的 财务报告编制单位应当先行委托注册会计师进行审计 并将注册会计师出具的审计报告随同财务报告一并报送有关部门 实务操作 某企业是制造业 增值税率17 2010年9月份发生的经济业务如下 1 9月1日 从银行提现2000元 补充库存 2 9月3日 办公室购买一批办公用品 其中纸张500元 订书机100元 用现金支付 3 9月5日 车间购买了300元的纸张 现金支票支付 4 9月6号 小王出差回来 报销差旅费 共3500元 出差前 小王预借了差旅费3000元 实务操作 5 9月10号 销售给M公司一批A产品 售价10000元 一批B产品 售价20000元 收到M公司的一张期限3个月的商业承兑汇票 6 9月13号 单位职工小张因违反公司规定 被处以罚金200元 以现金交付 会计做账时误记金额为2000元 7 9月15号 公司为了扩大影响力 在市电视台发布广告 广告费共10万元 以转帐支票支付 实务操作 8 9月16号 会计发现9月13号 小张缴纳罚金的分录登记错误 误将200元写成2000元 9 9月20日 因单位消防不合格 被处以罚金2000元 以现金的方式交付 10 9月25日 发放本月的工资共12000元 现金方式发放