HSE管理体系内部审核方法和技巧培训.ppt

课程目标 熟悉体系审核的方法及关键点 提高审核技巧 开拓审核思路 掌握审核要点 课程内容 一 体系内审的定义二 体系内审的目的三 体系内审的范围四 体系内审的过程五 体系内审的方式六 体系内审的流程七 自我监视测量 一 体系内审的定义 在ISO9001 ISO14001 OHSAS18001等管理体系标准中 均有体系审核的要求 一般称为内部审核 有时也称为第一方审核或自我审核 它用于内部目的 由组织自己或以组织的名义进行 可作为组织自我合格声明的基础 它还有别于由顾客或顾客派代表执行的第二方审核及由认证单位执行的第三方审核 一 体系内审的目的 依据管理体系标准要求评价管理体系 验证组织自身的管理体系是否持续满足规定的要求并且正在运行 作为一种重要的管理手段和自我改进机制为体系的改进提供机会 在第二方 第三方审核前纠正不足 三 体系内审的范围按照策划的时间间隔进行管理系统内部审核 验证职业健康安全 环境管理体系运行的符合性 有效性 适宜性 并探索系统管理提升点 确定持续改进需求面 四 体系内审的过程内部审核方案的策划 审核的实施 内审报告及跟踪验证活动 五 体系内审的方式现场实地审核 专项视频审核 信息在线审核等 六 体系内审流程1 审核计划 SJTC011 2006 内审管理程序 5 1年度内部审核的策划5 2内部审核方案的策划体系内审以审核计划为开始 制定年度内审计划和每个阶段的内审实施计划 是各管理体系标准所要求的 也是 内审管理程序 条款的要求 更是开展内审工作所必须的 如何策划内审的实施应考虑以下四个方面 1 审核计划 1 1 审核计划的确定审核计划应与组织的规模和复杂性相适应 对承担管理体系重要职能的部门应安排较多的审核时间 在一个审核周期内 审核内容应覆盖产品的实现过程和支持 保障过程 在产品实现过程和测量过程的审核 应安排具有专业能力的审核员承担 审核计划中应强调安排对领导层的审核 每年至少对组织的所有部门和现场进行一次审核 无论是分散式还是集中式审核应覆盖标准的所有要求 1 2需要追加审核安排的情况发生了严重的质量问题 重大的安全事故 发生了顾客的严重申诉或重大索赔 退货事件 组织结构有很大变化时 产品结构有很大变化时 管理体系的方针 目标有较大调整时 生产工艺 技术装备 生产场所有较大改变时 第二方 第三方审核前 针对具体的管理项目需要跟踪确认时 1 审核计划 1 3多现场企业接受第三方审核的必备条件每个现场都生产 提供类似的产品和服务 并在其方针中进行了说明 所有的现场都是总部各管理体系的组成部分 由总部所组建并实施管理 每个现场应在认证审核前 都已做过内审 证实其总部的职能已建立 而且其运行的管理体系已满足要求 1 审核计划 2 审核清单 检查表 SJTC011 2006 内审管理程序 5 2 5 内部审核模板 中审核的内容应覆盖管理活动规定中与受审核部门 单位相关的全部或重点要素 内审管理程序要求审核员应做审前准备 对即将开始的审核工作有一个了解 准备和再学习的过程 通过编写审核清单 检查表 提高审核效率 保障审核目标的达成 2 审核清单 检查表 2 1 编写审核清单是审核员的重要准备工作识别并沟通审核的范围 研究 评审与审核任务相关的信息 研究审核准则和引用文件 标准 法律法规 适用的程序和管理体系文件 审核员实施审核的基本工具 是一份审核指导书 为收集客观审核证据提供形成文件的方法 审核清单是审核员策划要抽样检查的样本 是审核员在规定的时限内 为完成规定的审核任务 策划查什么 怎么查 形成可实施的提纲性文件 审核员应妥善保管和归档涉及保密和知识产权有关的文件 2 2对编写审核清单的要求 按审核清单审核获得的结果 能对各管理体系与规定要求作出符合性 有效性的判断 使审核员的精力集中在有代表性的样本上 使审核工作程序化 规范化 始终保持明确的审核目标 掌握时间节奏 保证审核进度 作为审核记录保存 2 审核清单 检查表 2 3审核清单编写需参考以下信息 以往的审核信息 公司 专业系统的战略规划要求 公司 专业系统的年度工作计划及重点工作 各种重要会议决定事项的落实 针对施工进度的过程控制 手册 程序文件 规章制定或更新的要点等 2 审核清单 检查表 2 审核清单 检查表 2 4审核清单式样举例 3 审核技巧 3 1审核员应具备的素质 在规定的审核范围内 审核员不是尽可能多的寻找不合格项 而是通过大量的客观证据验证各管理体系是否得到有效的实施并产生效果 具体表现应是 严肃认真的 开朗愉快 公正的 简明扼要 自律的 善于表达 耐心的 建设性的 3 2审核员应当做什么 准备 了解审核工作所需的材料 学习 公司各管理体系执行的过程 控制 审核的时间 方向和节奏 协助 解释错误的理解和疑问 倾听 听取受审核方的反映 观察 良好的职业道德 获得 客观的审核证据 鼓励 向受审核方 精练 问题简洁并切中要害 3 审核技巧 3 审核技巧3 3审核员要对各种反映作好准备 当对方为保护或掩盖某人 某事 试图威胁审核员时 审核员应有礼貌地坚持自己的意见和要求 当被审核者认为审核员是权威 而变得神经质时 审核员必须有耐心和礼貌 由于某种原因 对审核员变得有敌意时 审核员应不顾及任何粗暴 以耐心和礼貌作为主要防卫 当对方自供信息 避重就轻时 审核员要不受迷惑 3 审核技巧3 3审核员要对各种反映作好准备 面对转移策略时 审核员要保持明确的审核目标 如 用很多时间花在审核计划以外的事 解释审核员并没有提出的问题 邀请观看宣传录象或影片 邀请参观先进设备或工艺 借故造成审核员的等待时 审核员要机智地缓和形势并继续审核 如 有时审核发现会引起被审核部门人员的争论 3 审核技巧3 3审核员要对各种反映作好准备 可能的挑战 被审核者有权 也有责任对审核员提出挑战 当审核员的结论偏离客观事实时 这种挑战就会发生 审核员必须保持客观性 提供有力的事实 实例使对方能够接受 保护内部人员的帮助 当内部人员引导审核员到有问题的地方 审核员要给以保护 并收集事实证据 3 审核技巧3 4寻找客观证据的技巧 面谈 聆听 抽样 观察 审核必须明确审核的目标 否则提问就要迷路 审核质量表现在找到正确的审核目标 发现适当信息的能力 取决于提问技巧的能力 审核员应学习 实践 改进提问技巧 正确提出问题 保持平等 真诚的态度 认真专注的聆听对方的回答 及时作出反馈 敏锐的观察力 认真仔细的现场观察 及时 准确 全面的记录 时间 地点 人物 事实描述 涉及的文件材料 各种标识 排除干扰 尽可能的不要作出不成熟的反应 不时的鼓励对方多做介绍 3 审核技巧3 4寻找客观证据的技巧 面谈 聆听 抽样 观察 采用开放式提问和关闭式提问相结合的方法 控制审核时间 抽样要具有代表性 有助于问题的发现 永远保持职业化和礼貌 3 审核技巧3 5记录及不符合项 记录应做到 在审核员编写审核结果时 无需再作询问 记录时不慌不忙 公开作记录 既要记录不符合的 也要记录符合的 并与审核范围有关 必须是有根据的客观事实 事实细节清楚 能再现的 可重查的 有可追溯性 写明在哪里发现的 什么事实 发生在什么岗位 什么职位 不提具体人名 3 审核技巧3 5记录及不符合项 说明为什么不符合 不提建议 尽量简短 应该使用报告的语言 不用感情的语言 不能将推论作为事实进行记录 对改进是有帮助的 3 审核技巧3 6不符合项描述案例 描述12006年3月16日在某项目部现场审核时发现 施工责任心需加强 阀门方向搞反 描述22006年7月15日在某项目部现场审核时发现 8 机1 凝水泵盘根冷却水管手轮遗失 请大家看上述相似问题的描述哪个更准确 请大家对描述2的审核发现思考不符合哪个标准 不符合标准的哪个条款 不符合哪个公司文件 3 审核技巧3 6不符合项描述案例 描述22006年7月15日在某项目部现场审核时发现 8 机1 凝水泵盘根冷却水管手轮遗失 不符合质量管理体系中Q 7 5 5产品防护 不符合公司ZJ3F003 2006 工程质量工艺纪律管理制度 5 1 10不准动用 损坏或污染已安装完的设备和产品 3 审核技巧3 6不符合项描述案例 描述12006年3月27日在某项目部现场审核时发现 施工工艺需加强改进 加强施工过程控制力度 注意产品外观 描述22006年7月15日在某项目部现场审核时发现 锅炉零米K3轴工业水放空管支架使用点焊 安装不规范 3 审核技巧3 7 审核发现不符合通知及反馈单举例 3 审核技巧3 8 监察记录样表 6 内审报告 SJTC011 2006 内审管理程序 5 4内审报告及跟踪活动5 4 3对于系统性 区域性不符合 5 4 4发生一般问题的责任部门 单位实施纠正措施后 5 4 5对轻微不符合问题由责任部门 单位 内审管理程序对开具不符合项有严格规定 对不同性质的不符合项所采取的对策有所不同 因此要对不符合项的描述进行评审 确保提出不符合项的准确性 6 内审报告 5 1不符合项的评审 不符合事实的描述具体 确切 包括了所有必要的细节 这样便于日后跟踪验证 违反规定要求的判断 是否正确 评定为主要不符合项的证据是否充分 不符合通知单的陈述是否简明 扼要 是否容易被理解 是否便于受审核方纠正 每项不符合项为一项不符合事项 除非相同类别的问题 6 内审报告 5 2内审报告的编写内容依据SJTC011 2006 内审管理程序 5 4 2的要求内审报告应包括如下内容 本次审核的目的 涉及的部门和场所 覆盖的范围 审核依据 内审组的组成 审核起止日期 审核概况和内容 不符合项的统计 分布 原因分析 纠正和预防措施 对体系文件 目标的综合评价 内审报告应作为长期保存的文件 并作为管理评审的重要输入 7 内部审核的后续活动 SJTC011 2006 内审管理程序 5 4 6应对纠正和纠正措施的实施及纠正措施的有效性进行验证 对已制定的纠正 预防措施进行组织实施 纠正措施的跟踪 监视和验证 内审方案的评审和改进 8 内审活动验证的审核要点管理内审活动的相关证据应予以保留 并可向外审机构随时提供 七 自我监视测量 1 由谁组织自我监视测量 总部部门应由部门长组织或参与本系统的自我监视测量 项目部至少由一名副总以上的领导组织并参与本项目的自我监视测量活动 项目部的各部门负责人必须参与项目部的自我监视测量活动 自我监视测量日常管理人员 项目部的体系管理师 最好由项目经理考核其工作业绩 项目经理必须自觉接受自我监视测量过程的审核 2 如何开展自我监视测量 先立后破 换位审核 通过自我监视测量发现管理亮点 提供领导 推广经验 以点带面 举一反三 要求覆盖全 提倡全要素审核 并不是胡子眉毛一把抓 坚持以点带面 发现问题 找出短板 堵塞漏洞 由简而丰 由表及里 每次审核必须有主干 抓重点 结合公司或项目部的重点工作 策划每次审核的关键要素 聚焦管理中的重要环节 提前策划 完善模版 策划非常重要 坚决杜绝为完成考核指标去实施监视测量 职责分配 作业文件 审核发现 业主要求 后续验证 法律法规及公司 监视测量方式 工作记录 切入点 依据 证据 判断 职责分配 作业文件 审核发现 业主要求 后续验证 法律法规及公司 体系运作 工作记录 凡事有人负责 凡事有章可循 凡事有据可查 凡事有人监督 3 自我监视测量的范围 公司总部系统的主管部门自我监视测量必须包括直属单位 项目部本系统所有的相关部门 公司总部体系要素的主管部门应该监视测量公司其他部门的相关管理活动 项目部监视测量的范围一定要包括所有分包队伍 包括专业公司 生活服务及直属单位 直属单位监测范围也应适当外延 包括分包或分供单位 监视测量一定要关注领导的行为 自我监视测量流程 审核策划 审核实施 分析改进 业主要求 顾客 满意 法律法规及公司 记录 报告 持续改进 审核计划 审核记录 发现记录 验证记录 评价报告 自我监视测量 自我监视测量过程 结束 谢谢