用友NC57操作手册-固定资产.doc

用友NC57固定资产系统操作手册-文档控制修改记录日期作者版本修改参考号备注2011-11-20鞠德慧V1.02011-11-24鞠德慧V2.0审阅人姓名职位审阅签字备注存档拷贝号地点备注目 录固定资产系统操作应用31录入原始卡片操作31.1录入原始卡片41.2卡片管理62新增固定资产操作82.1录入新增固定资产审批单（临时入库单）82.2录入新增的固定资产卡片93资产维护操作103.1卡片项目变动的操作103.2变动单管理123.3资产评估123.4资产减值133.5资产拆分143.6资产合并154资产调拨操作164.1资产调出的操作164.2资产调入的操作175资产减少（到期报废、对外出售等）的操作186资产盘点管理196.1资产盘点196.2盘盈资产206.3盘点差异调整207折旧与摊销的操作218固定资产业务会计凭证处理229结账的操作2210账簿管理23固定资产系统操作应用固定资产的操作分为两部分：期初设置和日常业务。期初设置包括参数设置和录入原始卡片，其中参数设置由集团统一设置，原始卡片由公司的资产管理员录入。1录入原始卡片操作 卡片样式我们使用的是通用模板(单主币)，格式如图所示1.1录入原始卡片（注意：该菜单只在初次录入历史数据时使用，以后新增固定资产要在“新增资产”菜单中去操作）第一步：双击菜单项，打开原始卡片录入界面，如下图示：第二步：单击按钮选择类别，进入固定资产类别参照选择界面，选择所需的类别后再单击按钮确定， 第三步：选择类别后，系统会根据所选的资产类别显示对应的卡片样式。卡片分为主卡、附属设备卡片和其他变动记录卡片，录入时，先录入主卡片，主卡片保存后才能再录入附属卡片。在录入时，应尽可能的将各项信息录完整，各卡片项目录入规范说明如下： 资产编码：系统自动编号，不可编辑。规则：公司编码+资产类别编码+流水序号。 资产名称：必录。 规格型号（备注）（括号内表示递延资产类卡片的项目名称）：根据资产具体情况录入。 类别编码和类别名称：系统自动带入，不可编辑。 存放地点：根据资产具体情况录入。 使用状况：必录，默认值：在用。 增加方式：必录，默认值：直接购入。 折旧方式（摊销方法）：平均年限法（一），不可编辑。 管理部门：必录。 使用部门：必录。 折旧承担部门（摊销承担部门）：使用部门，不可编辑。 开始使用日期：必录。 使用年限（摊销年限）：必录。 已计提月份（已摊销月份）：必录。 工作总量：不可编辑。 累计工作量：不可编辑。 工作量单位：不可编辑。 币种：人民币，不可编辑。 折本汇率：1.00，不可编辑。 原币原值：必录，录入或修改后，系统自动计算项目：本币原值、净值、净额、净残值。 本币原值：必录，录入或修改后，系统自动计算项目：本币原值、净值、净额、净残值。 累计折旧（已摊销额）：必录，录入或修改后，系统自动计算项目：净值、净额。 净值（已摊销额）：必录，一般情况下由系统自动计算，公式：净值（已摊销额）=原值-累计折旧（已摊销额）。 减值准备：可不录入。 净额：必录，一般情况下由系统自动计算，公式：净额=净值-减值准备。 使用人：根据管理要求录入。 月折旧率：不可编辑，系统会在第一次计提折旧后生成。 月折旧额：不可编辑，系统会在第一次计提折旧后生成。 单位折旧：不可编辑。 净残值率%：必录，默认值：5%。 净残值：不可编辑，系统自动计算，公式：净残值=原值*净残值率。第四步：各项目录入完整并检查正确后，单击按钮保存，系统会进行卡片的合法性检查，若有错误，会在屏幕的左下角有相应的提示，若检查通过，主卡片即可成功保存。如果需要录入附属卡片，则需先单击卡片的资产附属设备页签，再单击按钮修改，再单击按钮增加，系统会增加一空行，然后录入附属设备；若有多个附属设备，则需再单击按钮增加，继续录入。录入完后，即可单击按钮保存。注意：录入附属设备卡片前一定要先保存主卡片。第五步：如果卡片保存后发现有错需要修改，则要先确定是修改主卡片还是附属设备卡片，再选择相应的页签后，再单击按钮修改，才可修改，改正后需单击按钮保存。注意：各卡片页签的按钮状态是独立的！比如：选择主卡片后，单击按钮修改，主卡片进入修改状态，此时按钮修改变为灰色（不可用），在未保存时再选择附属设备卡片页签，此时按钮修改为黑色（表示可用，因为卡片页签已不是主卡片了），若再单击按钮修改，则附属设备卡片进入修改状态，按钮修改变为灰色（不可用），此时若单击按钮保存，则仅保存了附属设备主卡片。若要保存主卡片，则需选择主卡片页签后，再单击按钮保存。第六步：一张卡片录完后，若要继续录入相同资产类别（指类别末级相同）的卡片，就单击按钮增加；若要继续录入不同资产类别的卡片，就单击按钮选择类别后再继续。建议：原始卡片录入后，如果要进行查询、修改或统计，建议使用下面介绍的卡片管理功能。1.2卡片管理第一步：双击菜单项，打开卡片管理界面，如下图示：第二步：单击按钮查询，录入查询条件，条件可任意组合，然后单击确定，即可查询出所需的卡片信息。如下图所示：补充说明：如果要调整卡片列表的项目（栏目），可在查询条件界面中选择页签：项目设置，选择要显示的项目，并可通过上移、下移来设置项目从左到右的顺序，如下图中的；如果要对显示的卡片数据排序，可指定排序的项目，比如可按资产编号排序，如下图中的第三步：若要查看或修改卡片，可双击卡片所在的那行，即进入卡片显示界面，对卡片的修改、增加等相关操作同原始卡片录入。2新增固定资产操作 新增固定资产包括新增固定资产审批单和新增固定资产卡片两个步骤。固定资产审批单其实就是临时入库单，指购入后已使用但未付清全款的固定资产，因这类固定资产暂不折旧但又需要统计和管理；待付清全款时，再转成固定资产卡片，进行折旧等业务处理。（即时付款的固定资产可忽略此环节，直接进行资产卡片的录入）。2.1录入新增固定资产审批单（临时入库单）第一步：双击菜单项-，打开固定资产审批单（临时入库单）界面，如下图：第二步：单击按钮增加，在表头上录入申请部门、申请日期、申请理由、经办人，表体录入资产类别、资产名称、使用部门、使用人、规格型号、存放地点、数量、金额，单击按钮保存；第三步：单击按钮审核，对固定资产审批单（临时入库单）进行审核；注：只有已审核的固定资产审批单才能生成固定资产卡片。2.2录入新增的固定资产卡片A即时付款的固定资产：双击菜单项-，打开固定资产增加界面，参照“录入原始卡片”的步骤录入新的固定资产卡片。B已有固定资产审批单（临时入库单）的固定资产：第一步：双击菜单项-，打开固定资产增加界面，如下图：第二步：单击按钮审批单，系统弹出审批单参照窗口，显示已审核的固定资产审批单（即临时入库单），先单击选择窗口左边的审批单号，窗口右边则会显示此审批单上的所有资产信息，然后再单击选择对应的资产信息，单击 确定，进入卡片编辑界面，对卡片进行修改，新增卡片项目录入规范参见原始卡片的各项目，主要的区别是： 开始使用日期：原始卡片应在本月以前，新增卡片应在本月以内； 已计提月份：原始卡片应大于0，新增卡片应等于0； 累计折旧：原始卡片应大于0，新增卡片应等于0。卡片上的各个项目录入正确后，单击按钮保存。卡片界面如下图所示：资产增加后（即固定资产卡片生成后），系统自动将卡片编号回填到固定资产审批单上，并可通过审批单联查到卡片。3资产维护操作 3.1卡片项目变动的操作资产卡片的主卡片上的项目除了资产名称、规格型号、存放地点、地区、S/N这五个项目可以直接修改外，其他项目的修改和调整，就要使用资产变动单来处理，这样系统才能对变动数据进行符合资产管理规范的处理和统计。下面我们以使用人调整为例来对变动单的操作进行说明。第一步：双击菜单项-，打开资产变动界面，如下图：第二步：单击按钮选择模板，选择使用人调整并单击确定，进入使用人调整界面，如下图：第三步：单击按钮新增，输入查询条件，一般情况下直接指定需要变动的卡片编号即可，单击 确定，系统显示查询结果，录入申请理由，将光标移至需调整的记录行，选择录入变动后使用人及变动原因，然后保存。如下图所示：备注：若是多项资产变动，可按相应查询条件一次性将要变动的各项资产查询出来，在第一行输入“变动后使用人”，再点击批量变动，下面各行的“变动后使用人”就自动变成和第一行一致了。第四步：选择要进行审核的记录，单击按钮审核，如下图：3.2变动单管理第一步：双击菜单项-，打开变动单管理界面，如下图示：第二步：录入查询条件，单击确定，系统显示查询结果，如下图所示：3.3资产评估资产评估功能提供可评估的资产内容包括原值、累计折旧、净值、使用年限、工作总量、净残值率，可根据需要选择。第一步：双击菜单项-，打开资产评估界面，如下图：第二步：单击按钮增加，再单击按钮添加，系统弹出可评估项目选择窗口，选择评估项目后单击确定进入资产评估录入界面， 如下图：第三步：系统根据查询条件弹出评估单，修改录入评估后的数值，单击保存，如下图：3.4资产减值在期末或者至少在每年年度终了,对固定资产逐项进行检查,如果由于市价持续下跌,或技术陈旧、损坏、长期闲置等原因导致其可收回金额低于账面价值的，应当将可收回金额低于其账面价值的差额作为固定资产减值准备。第一步：双击菜单项-，打开资产减值界面，如下图：第二步：单击按钮增加，再单击按钮添加，系统弹出查询条件输入窗口，输入条件后单击确定进入资产减值录入界面， 如下图：第三步：录入本次计提（恢复）金额、减值原因，单击保存，如下图：3.5资产拆分因历史原因或一些特殊情况，有时一张固定资产卡片上可能包含了多个实际的固定资产，即一卡多物。如果其中的部分资产有不同的管理需求，就必须将其与原卡的其它资产分离；通过卡片拆分，可以将过去在一张卡片上记录并管理的资产拆成多张分别记录和管理；可以解决一张卡片多数量资产的部分出售、部分出租、部分出借、部分报废、部分调出、一物一卡等业务需求。第一步：双击菜单项-，打开资产拆分界面，如下图：第二步：单击按钮增加，表头选择录入被拆分卡片号、减少方式、拆分理由，表体录入增减原因、数量、原币原值、本币原值、累计折旧，单击保存 ；第三步：选择要审核的记录，单击按钮审核；第四步：选择要拆分的记录，单击按钮确认，系统生成新的卡片，并将拆分后资产的卡片编码回填到资产拆分单据上；3.6资产合并资产合并:指多个资产合并成一个资产或资产拆分后再进行合并，通过资产合并，可以实现在多张卡片上记录并管理的资产合并成一张卡片进行记录和管理。通过资产合并，可以将过去在多张卡片上记录并管理的资产合并成一张卡片进行记录和管理。 第一步：双击菜单项-，打开资产合并界面，如下图：第二步：单击按钮新增，系统弹出条件输入窗口，录入条件，单击确定，进入资产合并界面，表头选择录入合并理由，表体录入减少原因，单击保存；第三步：选择要审核的记录，单击按钮审核；第四步：选择要合并的记录，单击按钮确认，系统自动将合并后资产的卡片编号、资产编码回填到单据上；4资产调拨操作 资产调拨分为资产调出方的调出操作和资产调入方的调入操作两个部分。注意：由于固定资产的调出单和减少单都需要取当月计提折旧后的数值，故在做固定资产的调出之前，必须先做一次“预折旧”（具体操作参见 6折旧与摊销的操作）。4.1资产调出的操作第一步：双击菜单项-，打开折旧与摊销界面，先单击按钮读取数据，然后单击按钮计提折旧，显示最新的折旧清单。注：当月调拨的固定资产，调出方计提当月折旧，调入方不提当月折旧（系统自动控制）。第二步：双击菜单项-，打开资产调出界面，如下图示：第三步：单击按钮增加，如下图所示，表头录入调出原因、调入公司，表体录入卡片编码，系统会自动带出资产名称等相关信息，再录入减少方式、调拨原因，单击按钮保存； 第四步：审核资产调出单。进入单据查看界面，点击右上角的按钮审批，第五步：资产调出单的制单人在收到审批通过的短消息后， 单击按钮确认，确认调出资产：第六步：调出确认后，打印资产调出单，并由调入方接收人及相关人员签字确认。4.2资产调入的操作只有在调出公司对资产调出做调出确认后，调入公司才能做资产调入处理。第一步：双击菜单项- ，打开资产调入界面；第二步：对要调入的资产记录，在选择标志列先打勾选择，再单击按钮修改，进入资产调入修改界面，录入增加方式、管理部门、使用部门、使用人，确认后单击按钮保存。第三步：单击按钮审核，对资产调入单进行审核；第四步：单击按钮确认，确认调入资产；5资产减少（到期报废、对外出售等）的操作 第一步：双击菜单项-，打开折旧与摊销界面，先单击按钮读取数据，然后单击按钮计提折旧，显示最新的折旧清单。注：1、当月减少的固定资产，当月应提折旧（系统自动控制）。第二步：双击菜单项-，打开资产减少界面，如下图示：第三步：单击按钮新增，录入查询条件，单击按钮确定，进入资产减少界面，表头录入申请理由，表体录入减少方式、减少原因、清理收入、清理费用，单击按钮保存；第四步：审核资产减少单。第五步：资产减少单的制单人收到审批通过的消息后，进入资产减少界面，查询到单据后，单击按钮资产减少，确认减少资产；第六步：资产减少确认后，打印资产减少单，并由相关人员签字确认。注：固定资产当月减少，当月要提折旧。6资产盘点管理6.1资产盘点功能：在此处理资产盘点业务的单据，执行单据维护和审批该单据。1. 操作界面2. 操作流程1) 增加盘点单，确定盘点的时间、范围，该条件内的资产列表显示。2) 根据列表相关内容，可以用EXCEL导出表格，并提供按使用部门、存放地点等导出方式，导出数据可打印，由操作人员据此进行实地盘点。3) 整理盘点结果，可以手工输入或EXCEL导入数据，系统会自动核对数据并显示相符或不符的盘点结果。4) 盘点单审核后，盘点单审核后自动将盘盈资产生成“盘盈资产单”，盘亏的资产生成“减少单”，不符的资产生成“盘点差异调整单”。6.2盘盈资产功能：盘盈资产单据由系统根据审核后的盘点单自动生成。1. 操作界面2. 操作流程1) 查询盘盈资产单，点查询系统自动弹出查询模板对话框，输入查询条件后点确定，查询结果列表显示。2) 修改或删除盘盈资产单，在盘盈资产列表中选中需要修改或删除的单据点修改或删除，由于盘盈资产单是审核后的资产盘点单生成的因此修改单据前要先执行弃审。3) 审核盘盈资产单，在单据列表中选中没有审核的盘盈资产单，点审核，对于审核过的单据也可以通过弃审取消审核操作。6.3盘点差异调整功能：盘点差异调整单是由盘点后的不符资产经审核后自动生成。1. 操作界面2. 操作流程1) 查询盘整差异调整单，点查询系统自动弹出查询模板对话框，输入查询条件后点确定，查询结果列表显示。2) 修改或删除盘整差异调整单，在盘整差异调整列表中选中需要修改或删除的单据，点修改或删除，由于盘整差异调整单是盘点资产后不符的资产经审核后系统自动生成，因此修改单据前要先执行弃审。审核盘整差异调整单，在单据列表中选中没有审核的盘整差异调整单，点审核，对于审核过的单据也可以通过弃审取消审核操作。7折旧与摊销的操作 第一步：双击菜单项-，打开折旧与摊销界面，如下图示：第二步：先单击按钮读取数据，如果当月未提折旧，折旧清单为空；如果当月已提折旧（如因固定资产的调出与减少所做的预折旧），折旧清单为上次计提的结果；然后单击按钮计提折旧，系统计提完毕后，显示最新的折旧清单。如果本月多次计提，系统仅保留最新的折旧清单。第三步：如果要调整某些资产本月的计提/摊销数额，可单击按钮修改，对清单上本月折旧进行修改。如果被调整的资产从此以后要按修改后的月折旧额进行折旧，则在修改后，系统询问是否继承时，选择“是”，反之则选择“否”。修改完毕后，单击按钮保存。注：每月计提折旧时请大家先核对折旧清单数据无误后再到会计平台中去生成凭证（预折旧时不要生成凭证）。8固定资产业务会计凭证处理资产增加、资产减少、累计折旧调整、资产评估、减值准备、折旧计提等都能在会计平台中自动生成凭证（是进客户化会计平台财务会计平台凭证生成，点击查询，选“固定资产”下的各项目）注意要点击选项，设置资产增加、资产减少等的“控制条件”（如科目是否能修改、摘要是否能修改等）。9结账的操作第一步：双击菜单项- ，打开结账界面，如下图示：第二步：将光标移至待结账月份，单击按钮结账，系统弹出询问窗口，请仔细阅读，单击按钮是则继续。10账簿管理有关固定资产的大部分资料都可通过帐簿管理进行查询，下面以查询“折旧计算明细表”为例：第一步：双击菜单项-，打开界面，如下图示：第二步：单击按钮查询，系统弹出查询条件输入窗口，选择录入查询对象、包含下级、会计期间、查询范围等，单击按钮确定；