分供方管理办法.doc

分供方选择管理办法1 目的选择合格的分供方，以符合本公司设备采购及工程分包的需求，确保设备交货、工程施工和设计服务的质量、工期及售后服务满足工程要求。2 定义2.1分供方：指提供设备和施工服务的具有独立法人资格的厂商，是设备（材料）供应商和施工、设计服务承包商的总称。2.2合格分供方：指经过公司的考查和审核批准后，具备为公司提供设备、材料、施工、设计服务资格的分供方，合格分供方将被录入合格分供方名册，并采取分级、动态管理。2.3项目部门：指负责公司工程项目具体实施的部门，主要指项目管理部、设计研究院、项目经理部。3 范围本办法适用公司合格分供方的选择、评价、实地评核及完工考核、分级等环节的控制。4 权责4.1 合格分供方的选择及管理的主要职责由项目管理部负责，其他项目部门协助。4.2 具体分工分供方的资格初审、分级、登录 - 项目管理部主办人员分供方的实地评核及完工考核 -项目部门合格分供方资格核准、分级复核、履约不良厂商处理 - 项目管理部经理合格分供方分级核准 - 总经理5 合格分供方的基本条件5.1 一般分供方成为公司合格分供方，必须具备以下条件： 5.1.1 具有独立法人资格 5.1.2 具有国家有关部门、行业、集团公司要求必须取得的质量、安全资质/资格，以及相应的生产/经营许可证书或产品代理证书。 5.1.3 具有胜任的项目管理（销售）人员和一定数量的技术支持、售后服务、执证上岗人员。5.1.4 具有良好的商业信誉，在近3年的经营中无违法记录和重大法律纠纷。5.1.5 具有独立履行合同的经济能力、良好的经营业绩和售后服务能力。 5.2 物资供应商应以生产制造商为主，因条件限制无法选择制造商的，可优选适量代理商或贸易商。6 作业内容6.1 合格分供方选择与管理作业流程详见合格分供方选择管理流程图(附件1)6.2 分供方登录申请由项目管理部收集有能力承揽本公司设备、材料供货及工程施工与设计服务的分供方、或分供方自行申请，经项目管理部初步查询认可后，由分供方如实填写分供方登记表（附表1），并提供相应资格/资质、证明文件（年检、有效）。6.3 资格审查6.3.1项目管理部依据分供方登记表，对分供方进行资格初审。初审合格，报项目管理部经理办理合格分供方核准手续后整理资料、分类归档、录入合格分供方名册（附表2）。6.3.2 初审不合格或者实地评核不合格的分供方，项目管理部12个月内不再受理该分供方的登录申请。6.4 实地评核及综合评价6.4.1 依据分供方行业重要性及公司实际需要，项目管理部认为有进一步调查核实的必要，则在分供方登记资料表中注明建议实地评核，经总经理审批后前往分供方作实地评核。6.4.2 分供方实地评核，由项目管理部派员对分供方的机具设备状况、人力资源状况、财务状况等进行实地了解与评估。6.4.3 实地评核完成，评核人员填写分供方协力程度评价表（附表3），连同实地评核收集的资料（照片、报表、情况说明等）经审批核准后，评价合格者，分类录入合格分供方名册；如不合格，其评核结果也由项目管理部通知分供方。6.5 完工考核6.5.1每个工程项目完工后的3个月内，由项目管理部组织对本项目所有合格分供方进行完工考核工作。6.5.2考核程序由项目管理部整理工程合格分供方完工考核表（附表4），交相关人员进行考核评分，评分完成，由项目管理部将评分汇总后填入工程合格分供方完工考核结果汇总表（附表5），初步确定考核结果和合格分供方级别，并依程序办理审批核准，最后，项目管理部将考核不合格分供方列入不良厂商名册（附表6）、考核合格分供方分级情况记录在合格分供方名册备注栏中。6.5.3考核方式每个项目由采购主办（管）1人、项目部门管理人员2-3人参与完工考核评分。考核评价项目为：交货（施工/设计）质量、交货（施工/设计）工期、服务意识、资金能力、特别考核等五项，按百分制评分，其权重如下：交货（施工/设计）质量 25分交货（施工/设计）工期 20分服务意识 20分资金能力 15分特别考核 20分评分标准参见分供方完工考核表。6.5.4 考核结果处理考核平均评分60分者，分级列入合格分供方，继续使用；考核平均评分60分者，列为不合格分供方，由项目管理部经理标明停权年限后列入不良厂商名册。6.6 分供方的评价分级 6.6.1完工考核合格的分供方，将依其资本额、资源配置、工程业绩，完工考核结果、战略需求等因素，由综合管理部进行分级，分为战略分供方、优秀分供方、一般合格分供方三个等级。6.6.2分级标准（完工考核评分和协力程度评核得分条件同时满足）参照如下：等级完工考核评分协力程度评核得分处理方式战略分供方评分90得分90可以直接议价签约优秀分供方75评分90得分75招标时有优先中标权，紧急及零星采购、分包可以直接议价签约一般合格分供方60评分75/一般使用。必须招议标或比价后签约7 合格分供方名册的管理7.1项目业主、公司投资方、总经理因战略需要指定的分供方，自然列入合格分供方名册，但已列入不良厂商名册中的分供方例外。7.2 以前与公司已有签约且未列入不良厂商名册中的分供方，自然列入合格分供方名册。7.3公司所有项目工程签约方必须来自于合格分供方名册，特殊紧急情况无法由合格分供方名册中选取者，项目部门应书面请示总经理核准后可自行选商，稍后补办合格分供方登录手续。7.4 设备、材料设计选型及造价咨询时，项目部门应首先咨询列入合格分供方名册的厂家，特殊情况无法由合格分供方名册中选取者，项目部门应通知相关厂家至项目管理部申请登录，经资格审查合格后方可利用。8 不良厂商名册的管理8.1 项目业主、公司投资方公告的不良厂商和人员，列入不良厂商名册。8.2 受到区级以上（含）有关政府部门的行政处罚的不良厂商和人员，列入不良厂商名册。8.3 两年内接受投标邀请但又无故未参与投标或不按规定程序参与投标达2次及以上的分供方，列入不良厂商名册。8.4 投标时被发现有参与围标（串标）或其它不正当竞争行为的分供方，列入不良厂商名册。8.5 虽未与公司签约、也未参与公司的投标活动，但有证据表明恶意散布谣言，损坏公司名誉的分供方，列入不良厂商名册。8.6 进入不良厂商名册中的分供方处理方式：有期停权1、2、3、4、5年、无限期停权。满足本条8.1、8.2款的分供方及人员，按无限期停权处理。8.7 停权期满，分供方可以再次申请登录，并重新进入分供方选择管理流程。 8.8 采购管理部门应保留厂商不良原因的书面/电子证据，如考核记录、公告、通知等。9 相关文件9.1 项目管理办法9.2 采购管理办法9.3工程分包管理办法9.4 采购招标作业指导书10 使用表单10.1 分供方登记表（HD-QR-7.5.1-19）10.2 合格分供方名册10.3 分供方协力程度评价表（HD-QR-7.5.1-20）10.4工程合格分供方完工考核表（HD-QR-7.5.1-18）10.5工程合格分供方完工考核结果汇总表10.6不良厂商名册