秘书学作业答案.doc

秘书学平时作业 3注：答案内容如有错误，请自行修正。 制作人：万永忠二、作业内容（一） 名词解释：1、 “三服务”P141答：“三服务”是秘书工作的宗旨，本着准确、简洁的原则应该表述为：为领导工作服务、为各部门和所管辖地区或下级单位服务、为人民群众服务。2、问卷调查P157答：问卷调查就是根据调查内容设计出相应的便于回答的问题（以选这题为主），交给被调查者填写，然后集中统计、分析，以获得所需要的数据和情况。3、民意测验P157 答：民意测验是专门为了解公众对某一特定事物的评价或态度所作的问卷调查，它和一般问卷调查的差别在于调查项目的单一性。4、岗位责任制P179 答：岗位责任制就是根据组织的总任务，明确规定并公布每个部门、每个岗位的职责权限，并定期进行考核、检查和奖惩的一种工作制度。5、 职业道德P194答：职业道德是人们在职业活动中遵循的行为准则。秘书的职业道德是秘书在履行公务的活动中应遵循的行为准则。6、能力P214答：广义的“能力”是指一个人成功地完成某种活动所必需的主观条件。可以分为三个层次：一般能力、业务能力、操作技能。狭义的“能力”专指业务能力，即一个人能胜任某项具体工作或完成某项任务的主观条件。(二)简答题：1、秘书工作的宗旨是什么？P141答：秘书工作的宗旨是：为领导工作服务、为各部门和所管辖地区或下级单位服务、为人民群众服务，简称“三服务”。2、 明确秘书工作宗旨的意义是什么？P142答：将“三服务”确定为秘书工作的宗旨，主要是强调秘书工作的辅助性，帮助秘书人员提高服务意识，端正服务态度，培养奉献精神；其次是强调秘书工作服务对象的广泛性，明确服务对象除“顶头上司”外，还有各部门和下级单位，还有广大群众。3、 秘书工作的原则是什么？P143-144答：秘书工作有以下六条原则：（1） 守法遵纪原则（2） 求真务实原则（3） 超前服务原则（4） 服从大局原则（5） 团结协作原则（6） 联系群众原则4、 秘书工作的基本要求是什么？P147答：秘书工作的基本要求是主动、高效、准确、保密。5、 简述秘书人员必须牢记并严格遵守的保密纪律“十不准”。P151答：（1）不该说的秘密，绝对不说。 （2）不该问的秘密，绝对不问。（3）不该看的秘密，绝对不看。（4）不该记录的秘密，绝对不记录。（5）不在非保密本上记录秘密。（6）不在私人通信中涉及秘密。（7）不在公共场所和家属、子女、亲友面前谈论机密。（8）不在不利于保密的地方存放机密文件、资料。（9）不在普通电话、明码电报、普通邮件、普通信息网上传达机密事项。（10）不携带机密材料游览、参观、探亲、访友和出入公共场所。6、 秘书确定工作方法的原则有哪些？P155答：秘书在确定工作方法是要遵循以下原则：（1）合法性原则；（2）科学性原则；（3）适应性原则；（4）灵活性原则。7、 调查的方法有哪些？P156答：调查的方法有以下几种：（1）现场观察；（2）个别访谈；（3）开调查会；（4）问卷调查和民意测验；（5）统计调查；（6）专家咨询和论证8、对调查材料和其他信息进行研究的方法有哪些？P158答：对调查材料和其他信息进行研究的方法主要有：（1）归纳和演绎；（2）比较和分类；（3）分析和综合；（4）定量研究和定性研究；（5）系统研究的方法；9、 协调的方法有哪些？P161答：常用的协调方法主要有：（1）文件协调法；（2）会议协调法；（3）信息交流法；（4）组织协调法；（5）个别沟通法。10、 简述受意和传达的方法。P165答：受意就是接受指示、领会领导的意图。秘书在接受指示的时候，要高度集中注意力，结合领导表情和语调，准确判断领导的用意，并且要认证做好记录，记下指示要点，接受指示后要尽按指示落实有关事项。传达是指秘书将领导者的指示或意见转告有关人员，通常用口头方式（电话或直接电话）传达。秘书在传达领导意见时，不可掺杂自己自作聪明的理解和随意发挥，应尽量做到准确无误，必要时刻根据记录“照本宣科”。11、 简述引见和挡驾的方法。P166答：对预约的来访者，秘书应按照一般接待程序热情接待，对于重要来客，应到单位大门口或预定地点迎接，必要时领导也应前往迎接；对于事先没有预约的求访者，秘书应礼貌问清来访者身份与目的，初步确定有无必要引见给领导，如无必要引见，应当态度和蔼说明领导正忙于工作或外出，如拿不定主意可以请示领导后再行处理。挡驾的目的是使领导工作少受干扰，绝不能挡住了两道与群众之间的联系。12、 秘书工作的管理应该建立哪些制度？P178答：秘书工作的管理应该建立如下制度：（1） 目标管理制度（2） 岗位责任制度（3） 廉政建设制度（4） 请示报告制度（5） 具体工作制度13、 简述办公室主任的工作艺术。P183答：一、立足全局，统筹安排。办公室主任要胸有全局，要站在领导的角度来统筹安排头绪繁多的事物。二、突出重点，抓大放小。办公室主任要把自己的工作重点放在直接为领导决策服务的工作上，而对于常规的业务工作或日常事务性工作，可以放手让一般秘书去做。三、知人善任，人尽其才。办公室主任应该根据各人特点，用其所长，避其所短，熟悉部下的实际才能和业务特长，并根据他们的特长安排相应的工作。四、严于律己、宽以待人。办公室主任只有严格要求自己，才能为部下做出表率，主动承担责任，而不是将错误都推到部下身上，在处理上要尽量宽容。五、以人为本，关心下属。办公室主任要关心、爱护部下，积极帮助下属解决实际困难，与部下融洽关系，成为部下的“知音”。14、 简述秘书应该具有的工作作风。P201答：秘书应该具有的工作作风概括为“五要五忌”：（1） 要任劳任怨，忌患得患失（2） 要勇于负责，忌互相推诿（3） 要雷厉风行，忌拖拉磨蹭（4） 要一丝不苟，忌粗枝大叶（5） 要井然有序，忌杂乱无章15、 秘书必须具备哪些基础知识？P208答：秘书必须具备以下基础知识：（1） 哲学常识（2） 政治、法律、社会常识（3） 经济学常识（4） 文学、艺术常识（5） 历史、地理常识（6） 自然科学常识（7） 数学常识（8） 计算机常识16、 秘书应具有哪些业务能力？P218答：秘书应具有以下业务能力：（1）书面表达能力；（2）口头表达能力；（3）信息处理能力；（4）协调和社交能力；（5）独立办事能力；17、现代秘书需要掌握的操作技能主要有哪些？P221答：现代秘书需要掌握的操作技能主要有：（1）文字处理技术；（2）现代通讯技术；（3）计算机及网络技术；（4）现代办公设备的使用和保养技术；（5）汽车驾驶技术；（6）书法和快速记录的技术；（三）论述题：1、秘书工作的宗旨是什么？明确秘书工作宗旨的意义是什么？答：秘书工作的宗旨是：为领导工作服务、为各部门和所管辖地区或下级单位服务、为人民群众服务，简称“三服务”。将“三服务”确定为秘书工作的宗旨，主要是强调秘书工作的辅助性，帮助秘书人员提高服务意识，端正服务态度，培养奉献精神；其次是强调秘书工作服务对象的广泛性，明确服务对象除“顶头上司”外，还有各部门和下级单位，还有广大群众。2、 举例说明秘书应该怎样向领导请示、汇报工作？P164答：首先，必须明确请示和汇报的内容。秘书请示的应是自己难以处理或无权处理的事项，请求领导给予指示或授权。常规工作或自己职权范围内的事项无需请示。秘书主动汇报情况，要区分轻重缓急，注意不要干扰领导的工作和休息。 其次，要根据不同情况采取不同的方式。重大而不紧急的事项，或需要领导授权批准的事项，应该采取书面的形式；一般是事务性工作，宜多用口头请示或汇报的方式；紧急的事项，不管是否重要，都只能用口头方式，其中重大事项在紧急处理后可以补写书面请示，补办批复程序，留档备查。不管采用哪种方式，对于领导的指示或批复，秘书都要留下书面记录，以便留档备查。 再次，秘书请示、汇报工作，要注意对口。一般事项想分管该方面工作的直接领导请示、汇报，涉及多方面的综合性事项则向主要领导请示、汇报，不要多头请示、交叉请示，否则可能会引起多头指示，若领导人意见不一，还会是问题复杂化。 最后，不管请示还是汇报，秘书事前都要做好准备，内容较多的要有提纲，以使请示、汇报的事项调理分明。书面请示要坚持一文一事制度，避免一份文间请示多项事务，造成领导批复困难。3、 秘书的职业道德有哪些？结合实际谈谈如何遵守秘书的职业道德？P194答：秘书的职业道德概括为：实事求是、甘当配角、廉洁奉公、平等待人、履约守时、严守机密。、忠于职守，自觉履行各项职责。作为秘书人员忠于职守就是要忠于秘书这个特定的工作岗位，自觉履行秘书的各项职责，认真辅助领导做好各项工作。不擅权越位，不掺杂私念，不渎职。二、服从领导，当好参谋 。严格按照领导的指示和意图办事，离开领导自行其是，别出心裁，都是职业道德所不允许的。个人的积极性、创造性只能在服从领导的前提下发挥。不能用个人不成熟的想法甚至情绪化的意见，去影响和干扰领导的工作及决策。三、兢兢业业，甘当无名英雄。要围绕领导的工作来展开活动，要求招之即来，来之能干，脚踏实地，密切联系实际和群众，不计个人得失，有着吃苦耐劳甚至委曲求全的精神。四、谦虚谨慎，办事公道。秘书人员不能因为在领导身边工作而自命不凡、自以为是，要平等地同各职能部门商量工作，虚心听取他们的意见。办事要公道正派，一视同仁，秉公办事，平等相待。切忌因人而异，亲疏有别，更不能看来头办事情。五、遵纪守法，廉洁奉公。不假借领导名义以权谋私遵纪守法、廉洁奉公，是秘书人员职业活动能够正常进行的重要保证。六、恪守信用，严守机密 。秘书人员恪守信用，就是要遵守信用、遵守时间、遵守诺言，言必信，行必果。严守机密，要求秘书人员必须具备严守机密的职业道德，自觉加强保密观念。七、实事求是，勇于创新。一切从实际出发，理论联系实际，坚持实践是检验真理的唯一标准。秘书工作的各个环节都要求准确、如实地反映客观实际，从客观存在的事实出发。勇于开创新的工作局面。不空谈、重实干，在思想上是先行者，在实践上是实干家，不断提出新问题，研究新方法，走出新路子。4、下面是某公司总经理秘书某天上班时遇到的十项待办事务，请从紧急程度、重要程度、所需时间三个方面确定它们的等级，然后按照教材提供的原则排列处理它们的先后顺序。总经理感觉近一段时期各种业务会议太多,耗去了大量时间,要求秘书拟定一个控制会议次数和时间的方案。今天下午国汽车销售商亨德尔先生将来公司商谈代理本公司产品在该国的销售的具体事宜(意向书已于5月上海车展时交换),秘书需做好谈判准备工作。本市大学秘书学系欲与我公司建立长期合作关系,将我公司设为该校秘书专业学生的“实习基地”,人力资源部问秘书部门是否愿意接纳实习生,是否愿意建立长期协作关系？通知销售部落实一名业务骨干(最好是经理或副经理),后天陪同总经理去东北出差。发动机车间一技师的女儿考上了清华大学,昨天已拿到通知书,要以公司总部名义给他打祝贺电话,通知他到财务部领取本公司颁发的奖学金3000元。省党报记者写了一篇报道国务院总理视察我公司的通讯稿,已发到电子信箱,要求公司领导过目确认事实,打印件加盖公章后传真过去。总部各部门和各分公司今年新招聘了一批管理人员,将于下周开始进行岗前集中培训,人力资源部要求总经理秘书给新职员开一次公文处理讲座。海尔公司企业文化顾问先生被本市集团请来做专场企业文化建设的讲座,询问总经理或思想文化部主任是否参加(每人入场费用为350元)。总经理后天要出差大连,需要落实往返机票。十天后香港刘德华来本市开演唱会,会议组织者来函问本公司是否需要优惠集体入场券(60%,每张价90180元不等),如果不回电,视作自动放弃。答：一、先处理，约3分钟。打电话定机票之所以排在第一，是因为稍微延迟几分钟就可能订不到合适的航班。，二、处理，约3分钟。因为此事与直接相关。三、处理，约3分钟。这是不是很重要，也不是非常紧迫，只需打个电话，即办即了，不会占用太多时间。四、处理，问总经理是否派人参加（建议不派人，因为可以找到相关书面资料），约3分钟。五、处理，将报道稿打印出来交给总经理，约需10分钟，总经理看稿时间可能稍微长一点。六、处理，约需2小时，上午处理完毕。七、处理，午饭时间问总经理，估计总经理对此不感兴趣，约3分钟。八、处理，转告人力资源部，可以请大学教师来主讲。此事下午进行。九、处理，向人力资源部作出解释，为保守商业秘密，本公司不宜接纳实习生。此事下午进行。十、最后处理，需要询问专家、搞调查研究，了解本公司会议状况及其原因。此事当天无法完成。