应用文写作第四章上ppt课件

第四章 通用事务文书 （上） 简报 计划 总结,1,第一节 简 报 第二节 计 划 第三节 总 结,2,第一节 简 报 一、泛读例文,例文 房 改 简 报 提示 这是一篇反映专题工作情况的简报。按语对正文的内容作了评价，提了要求。正文除用大量数字介绍工作成绩之外，还介绍了三条工作经验。各条经验个性特点明显，具有一定的借鉴或启示意义。文章观点材料结合紧密，事例典型。,3, 房 改 简 报 第一期 市房改办公室 年月日 _ 按：矿务局房改办为确保住房制度改革中“提租补贴”政策的正常运转，10月份对全局所属单位进行了全面调查。这次调查，得到了各级领导的支持，组织严密，投入自查的人员多，自查效果大，在全市是绝无仅有的。他们这种对工作认真负责的精神，为全市各房改单位做出了好榜样，也充分反映了领导和房改办的工作人员高度重视住房制度改革，坚持执行房改政策，敢于和善于自查自纠的工作作风。现将矿务局房改工作检查情况的汇报转发给你们，供参考借鉴。 房改工作检查情况的汇报 为确保住房制度改革，实现“提租补贴”的正常运转，真正做到“一手发出去，一手收回来”。在二步到位运转一周年之际，局房改办于今年10月份召开了各单位房改办主任会议，部署了房改大检查工作，要求各单位以自查的形式，进行“两查四核实”。“两查”是：查补贴范围，查漏扣资金；“四核”是：核实住房面积、租金额、补贴基数、补贴金额。经过两个月的自查核实，截至11月底，大多数单位都已基本完成。,续,4,已查实的16个单位中，除有5个小单位参改人员较少，没有发现问题外，其余的大多数单位都不同程度地查出了问题。据九矿、三厂、局直、基建公司等14个单位的统计，在被调查的62863房承租户中，漏扣资金的有484户，占0.7%，少扣资金168552.58元。在已发补贴的91578人中，不该发补贴的有218人通过追扣漏扣租金和多发的补贴，可追回资金205783.24元。 这次检查核实工作，之所以能取得较大的收获，主要原因有以下三点： 1领导重视，业务部门配合。在局里召开房改办主任会议以后，按照要求，各单位立即行动，有的矿长亲自挂帅，召开了工资、财务、房管和工会有关人员参加的房改工作会议，进行了动员并布置了工作。如矿副矿长同志，就亲自召集了财务、审计、工资等各科科长会议，要求这几个部门把检查工作当成自己业务的一部分，给房管科以大力支持，并抽出一名工薪员专做检查核实工作。因此，这个矿虽然职工居住分散，人员调动频繁，检查工作难度大，但经过两个月的工作，仅漏扣资金一项就查出57户，少扣租金23343.53元。补贴方面的问题，还在继续检查中。 2配备力量，分层包干。(略) 3执行政策，方法得当。(略),5,例文 简 报 第二期（总第期） 厂主办 2005年3月20日 简报编辑部编印 - 提高素质 优化结构 我厂调整一批中层领导干部 为适应企业转换经营机制和工厂承包经营形势，推动工厂民品发展再上新台阶，春节前后，我厂对中层领导干部进行了调整。共免去7名中层干部的领导职务，8名党政中层领导由副职提为正职；2名中层干部被任命为厂长助理；还选拔了7名年轻干部担任中层领导职务，他们平均年龄37.7岁，文化程度平均在中专以上。这次中层以上干部调整的特点是： 1.一批老干部退居二线，但不“一刀切”。目前，工厂正处于艰苦创业时期，虽然新的形势给工厂经济好转带来了机遇，但工厂面临着更多的困难：资金严重不足；企业严重亏损；企业走向市场，产品开发任务艰巨；领导工作的难度更大。为使中层干部队伍更好地适应形势，肩负起开发民品的重任，工厂安排了一部分年龄较大的干部退出领导岗位，同时选拔了一批年富力强的中青年干部充实干部队伍。个别老同志干劲大，积极性高，工作岗位又确实需要，因此仍留在顶导岗位上。 2.重实绩，一批年轻干部被大胆起用，有的走上了重要领导岗位。承包后的各单位被工厂推上了市场、要想在市场竞争中夺得显著效益，就需要那些情力充沛、头脑清醒、思想解放、敢闯敢干有能力的同志做带头人。这次新提拔和副职提正职的干部，就具有这些特点，他们在过去一年的工作中做出了突出的成绩，受到厂领导和职工群众的公认，工厂注意发现并给这些同志提供发挥才干的机会，给他们表演的舞台，放手让他们在创业中为工厂做出贡献。 3.大胆尝试，逐步增加党政担子一肩挑的干部。加快经济发展的新形势，要求企业政工干部必须熟悉生产经营，生产经营中的思想政治工作也需要由党、政干部共同去做好，党、政干部都应成为生产经营和思想政治工作的内行。党政担子一肩挑，有利于企业领导干部真正成为“内行”，有利于企业生产经营和思想政治工作的开展，促进工厂经济发展。这次干部调整，有16名中层领导干部挑起了党政两副担子。 经过这次干部调整，我厂中层领导干部的结构渐趋合理，整体素质得到进一步提高，从而为我厂的经济发展提供有力的组织保证。 (人事部供稿) - 上报：（略） 抄送：（略）,提示,6,提示 这是一篇企业人事动态简报。正文前言表述目的，概括叙说“春节前后，我厂对中层干部进行了调整”，简述了中层干部的任免情况，接着用“这次中层以上干部调整的特点是：”，导出主体内容。主体内容为“特点”的开展。 这篇简报文字简洁，表述也清楚，已算是一篇不错的简报了，但细究起来，结构还不太合理，还可作这样的调整： 将前言第二句话独立成段，冠上小标题：“一、中层干部任免数量较大”；以“二、中层干部调整的特点”为原文第二、三、四各段的小标题。,7,二、必备知识 （一）简报的涵义和用途 简报是党政机关、人民团体、企事业单位编发 的反映情况、沟通信息、交流经验、指导工作的一 种简短、灵便的事务文书。 简报的别称：“情况反映”、“情况交流”、“简 讯”、“动态”、“内部参考”、“XX信息”等。 简报的的作用： 可以下情上达，汇报工作，反映情况； 可以上情下达，互通信息，交流经验。 主要用于本单位、本系统内部。,8,（二）简报的特点 时效性 一则会议简报，会议结束后才编发，就没有了意义。 简明性 简，不仅是指文字少，篇幅短，更主要的是用文字概括事实的精髓和意义。 要求简报的叙述体现“概括叙述”。 不写事件细节。（注：本节习题“五、病文析评”中的病文便写了许多事件的细节。） 交流范围的限制性 多数情况下，简报只在内部传阅。 有的简报，还是专门给某些领导人看的，保密要求高。,9,（三）简报的类型 从时间上划分有： 常规简报、阶段性简报； 按版期分有： 定期简报、不定期简报； 从性质上划分有： 一事一报的专题简报、综合反 映情况的综合简报； 从内容上划分，可分为以下三种： 动态简报：主要用于反映本单位出现或与自己工作有关的比较重要的新问题、新情况、新事件。可分为： （1）思想动态简报如反映员工对工资、福利等问题 的认识与看法等。 （2）业务动态简报主要反映与本部门、本企事业有 关的业务动向、人事变动， 如部分机电产品市场行情等。 会议简报：主要反映会议进行情况。 反映的内容： 会议的概况、议程、进程、中心议题、讨论情况、 与会人员的意见、建议等。,10,工作简报（业务简报）：用于反映本单位本系统业务活动情况，是经常性的、不定期编发的长期性简报。 工作简报反映的内容，如： 对党的方针、政策，上级的指示、决定、通知等的贯彻执行情况，工作中的经验、教训和问题，本单位的好人好事、好风尚或不良倾向。 三、简报的结构和写法 （一）简报的样式 简报分为三部分： 报头、报体和报尾。,11,（二）报头部分 又称版头。一般占首页三分之一的上方版 面，用间隔红线与报体部分隔开。 报头的内容包括： 简报名称：如商业工作简报，在居中位置, 用套红大号字体，要求醒目大方。 期数 编发单位 印发日期 密级 份号,12,（三）报体部分 报体部分内容包括： 按语（重要的文章有按语） 按语表明办报单位的主张和意图的文字。 一般有三种写法： (1)说明性按语 介绍稿件的来源、编发原因和发至范围。 (2)提示性按语 提示稿件内容，帮助读者理解稿件的精神。 (3)批示性按语 也叫要求性按语。主要写在具有典型意义或指导 作用的稿件前面。 一般声明意义，表明态度，并对下级提出要求或 提供办法。 标题 标题必须确切、醒目、简短，且富有吸引力。不同于公文标题，可以相对灵活多样。,13,正文:一般包括前言、主体2部分。 （1）前言（导语） 相当于消息的导语，通常只写一句话或一段话，给读 者一个总的印象。概括文章的主题或主要事实（含时、地、人、事、因、果6要素）。写法比较灵活，但“开门见山”是原则。 叙述式：先简要交代主要事实，使读者有个概括的了解，再点评； 评论式：先对事实简洁加以评论，再介绍具体情况； 结论式：先交代事件的结果，再交代事情的来龙去脉； 引语式：先引某人或某句经典话语作为引子。再转入具体交代； 提问式：以提问的方式引出具体事实。 （2）主体 这是简报的主干，是对前言的展开，使其具体化。 这是导言与主体的关系。正文如果篇幅较长，可采用小标 题、序数法等方式展开。 （3）结语 一般在结尾处再作一小结，交代结果，指出其发展趋势，也有的再提出几句希望之类的话语。,14,具名：即提供简报材料的单位或个人姓名（正文末右 下角用圆括号括上）。如作者即编发单位则可不具名。 （四）报尾 报尾内容包括：主送单位、抄送单位、印制机关、印刷份数等。 四、注意事项 材料要真 内容要新 事件要有新闻性，要写新情况、新经验、新 趋势。 文字要简 简报的“简”主要体现在三个方面： （1）内容精粹、集中，一篇文章只反映一个 主题，观点鲜明。 （2）语言简洁。开门见山，直陈其事。 （3）结构简明，线索单一，脉络分明。 编发要快 格式规范。,15,五、病文析评 陕西一些旅游点附近的农民向外国旅游者 强行兜售商品造成不良影响 4月20日上午，美国413旅游团外宾去陕西乾陵参观游览。客人一下车，一群手拿各种工艺品的农民就一窝蜂而上，大叫大喊着、争抢着要外宾买他们的东西。其中一些人手持唐代铜镜、铜钟及汉唐古钱等文物出售。外宾急于参观，打手势表示没有心思买东西。然而，这些农民仍围着不散。导游走过去，使眼色，说好话，一个个左劝右劝这些人就是不想走，有些走开了一会儿又回来了，继续大声兜售商品，并且大声辱骂导游，有些话还十分难听，无法写出。当这个老外旅游团要离开陕西乾陵时，一群小孩还围住一位70多岁的穿中国红衣服的老太太外宾，非要她买不可。这老太太外宾无路可走，山穷水尽，只好一步步向路边退下去，结果被挤得跌进了一条大路边的不到2米宽的小水沟，造成右脚关节骨裂，呻吟不止，当即由导游叫来救护车，送了医院。 最近，在陕西乾陵旅游点附近，围堵外宾，强迫向客人兜售旅游商品，的现象时有发生。,答案,16,答案 一、这篇简报的结构安排不合理。简报的写法一般是在导言部分用一句话或一段话，概括全文的主题或主要事实，主体则将导言具体展开。因此，写应将第二段移上来，成为第一段。 二、病文的第一段对事实的叙述式展开，太详细，太具体，语言不够概括、不够简洁。作为简报没有必要写这么多的细节。简报的语言应用概括叙述的写法。 三、 标题可以更准确、更具体一些。可改为：乾陵旅游点附近的农民向外宾强行兜售商品产生不良影响。,17,六、写作训练题 试以所在班级的集体活动或班会内容为材料，编写一份简报。,18,第二节 计 划 一、泛读例文,例文 公司新职工培训指导计划 提示 这是一篇写得较好的职工上岗培训计划。文章通过分章结构，表述培训的目的、内容、指导者、时间安排、教法、模拟安置、注意事项等内容。计划的“三要素”，即目标任务、措施、步骤程序，已体现其中。本计划具有考虑较周密，上岗针对性强，操作性较强的特色。,19,例文 公司新职工培训指导计划 第一章 教育目的与内容 1.教育目的 对本企业新录用的职工介绍企业的经营方针，传授本企业职工所必备的基本知识和业务技能，提高其基本素质，使之在较短时间内成为符合要求的职工。 2.教育内容 (1)明确本企业的生产目的和社会使命。 (2)明确本企业的历史沿革、现状、在产业中的地位和经营状况。 (3)了解本企业的机构设置和企业组织。 (4)掌握本企业的规章制度和厂规厂法。 (5)掌握本企业各部门的业务范围和经营生产项目。 (6)了解本企业的经营风格和职工精神风貌。 (7)了解本企业对职工道德、情操和礼仪的要求。 (8)通过教育培训考察学员的个人能力和专业特长。 第二章 教育实施要领 1.教育指导者 (1)企业主要领导全面负责教育指导工作，其他领导应参与。 (2)计划的编制和组织实施由总务部或人事部负责。 (3)企业全体职工都应协助教育培训工作。 2.培训时间 一般为3个月，根据实际情况可适当延长或缩短。 3.编班 为便于组织培训，根据学员学历，可分成不同的班组，并指定一名班组长。外出参观或实习时，可根据实际需要，重新编班。,续,20,4.时间安排 集中培训的时间安排为“上午：时分到时分；下午：时分到时分”。实习时间同企业工作时间一致。参观时间视情况而定。 5.教育方法 (1)专业知识传授采取集中授课的方式。 (2)实习则采取到实习工厂或企业车间部门实际操作的方式。 (3)参观。根据教员的布置，实地考察，并由学员提交参观报告。 (4)培训日记。培训期间，要求学员对培训感想和认识做出记录，以提高学员的观察和记录能力。 (5)在培训过程中，尽量让学员接触生产实践，尽量提供更多的参考资料和视听教材。 第三章 模拟安置 1.目的 在新职工教育培训期间，根据企业的组织设置，将学员模拟安排到不同部门，以考察其能力和适应的部门，为正式安排提供依据；同时也使新职工尽快地了解企业情况。 2.时间 模拟安置时间从培训正式开始起，到正式安排止。以15天为一周期，全体学员轮流更换工作。 第四章 教育培训实施要领 1.基础理论教育(略) 2.实习教育(略),续,21,3.注意事项 (1)对企业的机构设置、规章制度、生产经营管理系统要作重点介绍。 (2)对各部门的职权范围、工作内容等要作详尽介绍。 (3)要让学员清楚地掌握工作性质和责任。 (4)要使学员真正掌握业务知识。 (5)要重点培养学员的责任心和效率意识。 (6)培养学员的礼仪修养，养成礼貌待人的习惯。 (7)使学员意识到校园生活与企业生产的差别，感知到自己新的责任与地位。 (8)培养学员尊重知识、严肃认真的工作态度。 (9)注意培养学员的集体精神和企业意识。 (10)不应把新职工的教育培训任务仅局限于企业领导，要使全体企业职工参与教育培训工作。 年月日,22,例文2 西服店年“双增节”工作计划 国务院倡导开展“双增双节”活动。为开展好这项活动，我们决定将今年的工作重点调整为“双增双节”活动同深化企业改革一起抓，改善企业经营管理体制，发挥名牌特色产品优势，深入挖掘潜力，以提高经济效益。现根据我商店的实际，确定年的工作计划如下： 一、目标,续,23,二、措施和做法 (一)扩大商品销售，提高经济效益 1.抓好产品质量，扩大市场占有率。对产品定期抽样检查，力争正品率达到。其中的产品质量符合市优和部颁标准。 2.全面分析和预测市场上各型时装的生命周期，合理选择进货渠道，组织适销对路的原料，增加花色品种，妥善安排工作，做到款式新颖、高雅，并作好必要的储备，以满足市场需要。 3.开拓新产品，设计新品种，对库存商品不断更新换代，使产、销、调、存出现良好的运行状态。 4.采取门市销售、预约销售和集会展销等形式，扩大销量。 5.提高服务质量，引发顾客的购买兴趣，唤起消费者的潜在要求。结合创新风柜组活动，争取商店评上“文明西服商店”的称号。 (二)抓好横向联系 1.在全国各地设立特约经销单位。以京、津、沪为据点，向四面扩展；上半年增设、等个经销点，下半年再增设、等个经销点，逐渐形成一个商品的销售网。 2.利用短期贷款，多生产质量优价格合理的产品，满足各地不同层次的需要。 3.加强横向联系，了解各地市场的风土人情，分析销售趋势；帮助横向联系单位改进柜台设计和商品陈列，扩大供应能力。 (三)压缩银行贷款，减少利息支出 1.加速资金周转，对库存商品不断进行清理、分类，及时处理冷、呆、残损商品，防止资金积压。 2.缩短生产流转的期限，加工产品及时回收，及时上柜，及时回笼资金，以压缩银行贷款，减少利息支出。 (四)降低成本，节约费用 1.紧密排料，减少损失，降低消耗。 2.合理调整库存，减少库存量。 3.紧缩旅差费，节约水电及文具办公费用。,续,24,(五)加强经营管理建设 1.健全财务报表体制，准确反映单位的经济情况，定期分析各项经济指标完成情况，找出问题，及时处理。 2.加强管理环节，使进、产、销、存的管理系统化、科学化。 3.对原材料仓库场地、成品仓库场地、商品陈列室等进行合理的布局，对管理人员加以调整充实。 4.健全各项考核制度，做到“奖不虚施，罚不枉加”。 年的任务是艰巨的，但我们有一支热爱商店的职工队伍，有信心完成我们的奋斗目标。,提示 本计划的正文导言，概述了制订计划的依据和工作思路。主体部分首先用表格表述奋斗目标。将每项指标与上年度实绩作比较，显示了“双增双节”的要求，明确、具体、简洁。然后用条文式写实现目标的五项措施和具体做法，可操作性强。结尾表明实施计划的信心。 本计划的一大特色是表格与条文能很好地结合。不足之处有两个：一是计划中没有写明落实措施和做法的具体步骤，二是各项任务没有具体落实到由什么人做。这不仅是写作思路的问题，还与作者乃至该店领导的素质及工作水平有关。,25,二、必备知识 （一）计划的涵义和用途 计划是国家机关、企事业单位、社会团体 以及个人，在工作、生产、学习以及日常生活 中，为完成某项任务，预先拟定的目标、措施、 步骤、要求及规定完成期限并加以书面化或表格 化的预先安排。 计划的用途：可以提高工作预见性和自觉 性，成为日后检查工作进度，总结、评价和考核 工作的完成情况提供依据。 简言之：一是对工作的指导、推动作用；二是对工作的监督、检查作用。,26,（二）计划的特点 预测性 是为未来工作目标或实践活动做的一种预想性的部署和安排。 具体可行性 各项措施、办法和要求必须具体明确，切实可行，符合实际。 目标要适当：过高，难于实现、完成；过低，起不到指导、激励作用。,27,（三）计划的种类 按计划内容分 有学习计划、工作计划、教学计划、营销计划。 按计划性质分 有指导性计划、指令性计划。 按计划范围分 有国家计划、地区计划、公司计划、部门计划等。 按计划时间分 有远景规划、五年计划以及年度、季度、月份计划等。 计划写法按写法分，可分为 条文式计划 图表式计划 条文图表结合式计划,28,三、计划的结构和写法 （一）标题 计划的标题一般有三种写法： 一是由计划单位名称、计划时限、计划内容、计划名称四要素组成的完整式标题，如市公司年营销工作计划。 二是省略式，即视实际需要省略某些标题要素： 省略时限，如公司营销方案；省略单位， 如2005年工会工作要点； 省略单位和时限，如毕业生就业工作计划； 凡省略单位的标题必须在正文后署名。 三是公文式，即由发文机关名称、事由、文种组成，如总公司关于年机构改革工作的部署。 不成熟或未经批准的计划，在标题后或正下方注明“草案”或“讨论稿”,29,（二）正文 计划正文一般由前言、主体和结语构成。 前言。一般简明扼要写以下四方面的内容： （1）说明制定计划的依据； （2）概述本单位的基本情况，分析完成计划的主、客观条件； （3）提出总的任务和要求，或完成计划指标的意义； （4）指出制定计划的目的。 以上四方面的内容可根据实际作出适当选择。 前言以“为此，特制订计划如下”类语为过渡语，引出主体部分。,30,主体。一般必须写清以下3方面的内容： 1.目标任务“做什么” 即某一时段内要完成的工作任务。 2.措施 “怎么做” 写清楚采取何种办法，利用什么条件，由何单位何 人具体负责，如何协调配合完成任务。 3.步骤程序“何时完成” 即写明实现计划分几个步骤或几个阶段 。 处理方式： 目标、措施、步骤程序，可分开写，也可措施和步骤 程序放在一起写。 根据计划的内容和表述需要，选择写条文式、图表 式，或条文图表结合式。 在正文不便表述的内容，另作“附件”。 计划的结语写法： 可以说明计划的执行要求；也可以提出希望或号 召。也有的计划不专门写结语。,31,四、注意事项 要把预测性和可行性很好地结合起来。 计划的目标、任务、措施、步骤程序等都要写得 明确具体，切忌含糊不清、模棱两可。 要走群众路线，以保证计划的认同度和可行性。 语言要准确、明晰。,32,五、病文析评 下面是一篇病文，试指出其存在的毛病。,县经委今后八个月工作计划 为了完成县委、县政府下达3.1亿工业总产值 (力争3.5亿)的任务以及各项经济指标，我们计划在今后八个月主要抓好几方面工作： (一)进一步深化企业改革。我们在全面推行厂长 (经理)任期目标责任制的基础上，从实际出发，有针对性地分别实行租赁、承包、百元工资税利制和工资总额与企业经济效益包干等经营方式，把权、责、利全面落实到企业及其经营者身上，使企业真正成为相对独立的经济实体，成为自主经营、自负盈亏的社会主义商品生产者和经营者，较好地调动企业厂长职工的积极性，增强企业活力，促进生产发展，并使这一改革能够健康发展，深入持久地坚持下去，采取有效措施加以保证。 (二)加快新项目和技术改造项目的建设速度，确保这些项目预期投产，发挥效益。主要抓好苎麻纺织、印染工程等项目，并实行目标责任制管理，使这些项目预期投产，早日发挥效益。,续,33,(三)进一步加强企业管理，提高企业经济效益。我们坚持以改革为动力，促进企业的发展，加强管理，提高企业经济效益，把增产节约、增收节支的工作作为提高企业经济效益的重要工作来抓，要求企业产品总成本、企管费及车间经费都要下降。具体措施：(1)调整企业产品结构，大力增产适销对路产品，实现多产快销。(2)加强企业管理，挖掘企业潜力，调整定额，向管理要效益。 (四)加强企业职工思想教育、技术培训，努力提高企业职工队伍思想、技术素质。为企业上等级和企业现代化管理打基础。(1)全面进行思想、纪律、法律教育和坚持四项基本原则，反对资产阶级自由化的教育，全面提高工人思想觉悟。(2)搞好技术培训和职工文化、技术学习，努力提高职工队伍技术素质。,答案,34,答案 这篇病文的主要毛病如下： 1、计划的时间不明确。标题说的是“今后八个月工作计划”，但又没有在正文或下方标明。 2、计划应具备的目标任务、措施、步骤程序不明确、不具体。如，“进一步深化企业改革”，“采取有效措施加以保证”，应该说思路还是有的，但就是没有明确而具体的东西。又如，“进一步加强企业管理，提高企业经济效益”，其目标任务、措施、步骤程序这些计划要素同样不明确、不具体。 文中的汉字数码“（一）”至“（四）”应改为“一”至“四”。 文章总的语言特点是空话、套话、虚话太多，缺乏具体实在的内容。（这不但反映了作者的写作水平，而且也反映了作者或单位的工作水平。）,35,六、写作训练 试拟制一份本班近期课外活动的计划。,36,第三节 总 结 一、泛读例文,例文 实行“三化”提高工作质量 提示 这是一篇工作专题性总结。文章总结了该办公室实行工作程序化、标准化、制度化这“三化”的经验，文章很善于概括经验，针对性强，做法具体，条理清楚，是推广经验性文章的可取写法。,37,例文 实行“三化”提高工作质量 景卫国 办公室工作的被动性、从属性、事务性和服务性特点，常常导致办公室在忙、乱、杂中运转。如何从被动中求得主动，提高办事效率、办公质量?现将我们岳阳石化总厂储运公司的一些做法介绍出来，以期抛砖引玉。 我们采取“抓住重点，带动一般”的办法，在重点项目上建立健全工作程序、标准和制度，实现工作程序化、标准化和制度化，从被动中求主动。具体来说就是：抓住文件、会议、小车管理和接待协调三大项目，带动其他日常工作，对各项工作都要求绘出程序图，制定出制度和标准，在规定目标的同时，也规定达到目标的方法。 首先，我们根据三个重点项目各自的特点，绘制了经理办公程序、 行政会议组织程序、公文审稿工作程序、客人接待工作程序、 小车安排工作程序等二十四个工作程序图，制定和完善了草拟公文工作 标准、秘书日常工作标准、文稿修改工作标准、复印文件工作标准等十二个工作标准和关于复印文件暂行规定、关于保密工作的暂行规定、关于印信使用的暂行规定等八项工作制度，使各项工作有程序、标准和制度可依。,续,38,其次，在严格执行上下功夫。例如，我们要求在办文中严把“四关”，即：一把拟办单位关，要求拟办单位草拟文件时不草率；二把文字关，即看是否要行文和以什么形式行文，是否符合党和国家的政策法规，文字表达是否准确、简练、通顺，涉及几个部门时是否协商一致，和本单位前后文件是否有矛盾，体例格式是否规范；三把打字、校对、印刷、装订、分发关；四把文件发出后的催办关。通过严把“四关”，使文件的草拟、审核、审批、打印、校对、印刷、装订、分发与催办形成一条龙，从而保证了文件整体质量的提高。再如，在提高会议质量时，我们根据所规定的工作程序、标准和制度，主要抓了会前的准备工作，会中的记录和提醒，会后的记录整理和有关事项的催办和反馈四个环节。会前填写会议议题单，会后下发会议决定通知单或会议纪要，严格控制会议，认真整顿会风，提高了会议质量。 经过几年的实践，我们体会到，实行工作程序化、标准化和制度化，可以使复杂的工作条理化、规范化和责任化，使每个人都明确自己的责任和权限，达到了用时少、效率高的目的。,39,例文（增） 售后服务是企业的命根子 万宝技术服务中心1993年工作总结 1993年，万宝集团技术服务中心全体员工和分布在全国各地维修网点的员工一起，根据何总经理关于“售后服务是企业的命根子”的指示精神，坚持“拥有万宝电器，享受一流服务”的宗旨和“一切为了使用户满意”的标准，发扬“同心多奉献，合力创一流”的企业精神，大力开展优质服务活动，扎扎实实地做好各项工作，实现了1993年的总体目标。全年维修合格率达99.8%，比去年上升了30.3%；维修返修率0.2%，比去年下降30.13%；用户来信处理率100%，全年未出现重大的维修质量投诉，赢得了用户和社会各界的好评，促进了万宝系列产品的销售，促进了万宝售后服务工作向服务质量标准化、服务网络体系化、服务管理规范化、服务方式多样化、服务经营一体化的方向发展。1993年被评为全国优质服务企业。 回顾一年来，我们主要做了以下几项工作： 一、优化网点建设，加强网点管理(略) 1.开展网点升级达标活动。(略) 2.开展网点调研考察。(略) 3.合理调整网点布局，扩大维修服务的覆盖面。(略) 4.开展用户抽查，优化网点结构。(略) 二、调整售后服务策略，适应市场和用户需要(略) 1.增加服务项目，扩展服务范围。(略) 2.转换服务形式，提高服务水平。(略) 3.开拓服务经营一体化道路，增强自身实力。(略) 三、提高员工素质，深化优质服务(略) 四、开展“万宝电器百日维修服务质量无投诉”活动(略) 1994年是万宝事业发展的关键一年，也是实现集团中期发展规划的决定性一年。我中心必须进一步贯彻落实何总关于“售后服务是企业的命根子”和汤总关于“服务先于销售”的指示精神，坚持“一切为了使用户满意”的最高标准，把售后服务工作作为首要任务，为维护万宝信誉做出更大贡献。,提示,40,提示 这是一篇企业售后服务的综合性总结。虽然是“旧文”，但仍颇具借鉴价值。 本文标题为正副题式。正题揭示文章的中心内容，副题标示出单位、时间、事由和文种。正文由前言、主体、结尾三部分组成。前言部分概述了基本情况，交代了总结所涉及的时限、单位、背景、工作任务、完成情况，并引用数据，概述了成就，用语精练，字里行间洋溢着信心和决心，然后用“回顾”一句过渡转入主体部分。主体部分分四大项列举了一年来的主要工作，内容按逻辑顺序排列，围绕着“命根子”这个中心，充分证明了总结中所提出的各个观点。最后以展望作结，充满了信心，反映了企业的精神面貌。全文层次分明，观点与材料统一，是一篇值得借鉴的总结。副标题应加破折号。,41,二、必备知识 （一）总结的涵义和用途 总结是单位、部门或个人对前一段的实践活动进 行回顾、检查、分析和研究，从中找出经验教训和规 律性的认识，以指导今后实践而写成的应用文书。总 结主要是指工作总结。 总结的作用：制定计划的重要依据； 检查上阶 段实践活动的成败好坏，找出经验教训，以便更好地 指导下一阶段的工作， （二）总结的特点 实践性 总结以回顾实践或工作的全过程为前提。 理论性 通过总结，将实践中获得的感性认识上升为理性 认识。 能否找出带有规律性的认识，用以指导今后的工 作，是衡量总结质量好坏的标准。,42,（三）总结的类型 按性质分，有综合性总结及专题总结。 综合性总结。又叫全面总结 内容包括：基本情况、过程、成绩、经验、缺 点、教训等诸多方面。是单位、部门对一定时限内所 做的各方面的工作进行的综合性分析、总结。 如学院2005年工作总结，就是对学院在 该年度的教学工作、科研工作、学生工作、后勤工 作、财务工作等进行的全面总结。 专题性总结 专题性总结，一般理论性较强。 是对某方面的单项工作如生产、思想等某项特定 的任务完成之后所进行的总结。 如一个公司抓好产品质量方面的总结。,43,三、总结的结构和写法 （一）标题 标题常见形式三种： 公文式标题多用于综合性总结 由单位名称、时限、事由、文种构成。如： 公司关于年度的工作总结 文章式标题多用于专题总结 即概括文章的内容或基本观点的标题。 标题中不出现文种“总结”两字。如：股份制 使企业走上成功之路。 双标题 这种标题的正题揭示主题或概括经验体会，副 题标明单位、时限、事由和文种等，如：一本书 一页纸一句话职业技能考证学习方法浅谈。,44,（二）正文 由开头、主体和结尾三部分组成。 开头，也叫前言 通常简述：工作或任务是在什么形势下，遵循什么思想或方针完成的，有哪些主要成绩，存在哪些主要问题。 主体。主体一般有以下个方面的内容： 1.基本做法、成绩和经验 在什么思想指导下，做了哪些工作，采取了哪些措施，取得了哪些成绩，主客观原因是什么，有哪些体会。成绩、做法是基础材料，经验体会是重点。,45,2.问题与教训 写工作中存在的问题与不足，不同的总结，可以有不同的侧重。反映问题的总结，此部重点分析其主客观原因，及由此得出的教训；典型经验总结，这部分不写。 也可以把这部分内容合并到“努力方向”中去写。常规工作总结，则概括写存在的主要问题。,46,3.今后的工作和努力的方向 这部分内容，需写得简单明了。主体部分内容很多，要以合适的方式来安排结构。 有以下三种结构方式： (1)分部式结构 按“情况成绩经验体会问题今后设想”写作；或按“做法效果体会”分成几部分写。每部分可用序号列出。也可恰当地运用小标题。或采用段旨句表示。 (2)阶段式结构 按时间顺序，把工作的整个过程，划分成几个阶段来写。各个部分以块式结构来安排内容。这种形式适合写时限较长而又有明显阶段性的工作总结。,47,(3)观点式结构（较适合写专题经验总结） 将内容归纳为几个观点，每个观点就是一个大层次以“一、二、三”序号排列，逐条叙述这种结构条文间的逻辑关系较严密。 落款 在正文右下方署上单位名称，名称下面标明时间。如果单位名称已署在标题下面，则可不再落款。,48,四、注意事项 广泛收集材料，做好前期准备。 要实事求是 如实总结工作中的成绩、缺点和不足。 善于选材注意点面结合，观点和材料要统一。 要找出规律 从分析研究客观实际问题和事实入手，发掘 出事物的本质特点，找出取得成绩的原因和存在 问题的根源，从而找出事物的本质规律，以指导 今后的工作。 要叙议得当 一般在交代工作的过程、列举典型事例时， 以叙述为主，在分析经验教训、指明努力方向 时，则多发议论。,49,五、病文分析 要写好总结，首先得作好材料的收集整理工作，其次，要认真、反复地分析研究材料，通过由此及彼、由表及里的反复分析研究，发现本质特点，找出规律性的东西。在这些工作做完之后，还得注重谋篇布局。 试读下面这篇病文，分析其在占有材料、分析材料，找出规律性的东西方面做得怎样。 病文 六、写作训练 试写一篇入学以来你所在班的班工作总结。,50,公司上半年工作总结 半年来本公司在精神文明和物质文明方面做了许多工作，取得了很大成绩。半年来，主要做了以下工作：动员组织公司干部和广大群众学习中央文件；安排、落实全年生产计划；推行、落实工作责任制；修建子弟小学校舍；建方便面生产车间厂房；推销果脯、食品、编织产品；解决原材料不足问题；美化环境，栽花种草；办了一期计算机技术培训班；调整了工作人员，开始试行干部招聘制。 半年来，在工作繁杂，头绪多而干部少的情况下，能做这么多工作，主要是： 一、上下团结。公司领导和一般干部都能同甘共苦，劲往一处使。工作中有不同看法，当面讲、共同协商。互相间有意见能开展批评与自我批评，不犯自由主义。例如有干部就经理未作商议，擅自更改果脯销售奖励办法，影响产量一事有意见，经当面提出，经理做了自我批评，并共同研究了新的奖励办法，又出现了增产势头。 二、不怕困难。本企业刚刚起步，困难很多，技术力量薄弱，原材料不足；产品销路没有打开等等。为此，领导干部共同想办法，他们不怕跑路，放弃自己的休息时间，忍饥挨饿受冻，四处联系，终于解决了今年所需要的原料，推销了一些产品。 三、领导带头。公司的几位主要领导带头苦干，实干。他们白天到下边去调查了解情况、解决问题，晚上才开会研究问题，寻找解决的办法。领导干部夜以继日地工作，使公司工作上了台阶。 公司 年月日,答案,51,