Word、Excel、powerpoint使用技巧.ppt

Word Excel powerpoint使用技巧 主讲人 熊婵华中农业大学图书馆信息咨询部 Word文字方向随意设 排版样式轻松掌控巧用Word公式三步实现文档页码自动编排按单字给Word文档内容快速加上边框Word表格中Shift Alt 方向键的妙用Word一栏与多栏文本快速混排 Word使用技巧 Word中的文字方向是可以自由控制的 如何将文字作以下排列呢 其实 要想做到这样 只需使用Word中的 文字方向 功能即可 但直接在文档中右键单击 并选择弹出菜单上的 文字方向 命令 你会发现在 文字方向 对话框上有五种方向选择 但是只能选用其中三种 另外两种不能被选用 Word文字方向随意设 排版样式轻松掌控 Word文字方向随意设 排版样式轻松掌控 其实 要想做到这样 只需使用Word中的 文字方向 功能即可 但直接在文档中右键单击 选择弹出菜单上的 文字方向 命令 你会发现在 文字方向 对话框上有五种方向选择 但是只能选用其中三种 另外两种不能被选用 这三种能选用的方向却做不出下图所示的排版 那我们怎么办呢 其实 在图形和文本框中的文字就可以应用所有的文字方向 Word文字方向随意设 排版样式轻松掌控 首先 在文档中插入一个文本框 然后写入文字 单击右键 在弹出菜单上选择 文字方向 命令 之后在 文字方向 文本框 对话框上选择需的文字方向 然后 确定 如果文本框的边框影响了文档的美观 可以将文本框的边框去掉 在文本框的边框上点击右键 在弹出的快捷菜单上选择 设置文本框格式 命令 在弹出的 设置文本框格式 对话框上 把线条的 颜色 选为 无线条颜色 然后 确定 这样就可以去除了文本框的边框了 巧用Word公式三步实现文档页码自动编排 使用Word时很多人都对繁琐的页码操作感到无助 而巧用Word中的公式 就能实现智能的页码编辑 页码数不但能随着文字的多少而自动的增减 而且还能被组合出多种页码果 效果图 自动的显示当前的页码 并且能随着你文档的页数的增加改变 第N页 共N页 巧用Word公式三步实现文档页码自动编排 步骤一 单击 选项卡 中的 文件 页眉页脚 在页脚创建 第页 共页 的字样 并把它设置为居中 第页 共页 步骤二 在 第页 和 共页 的中间各输入两次 Ctrl F9 并添写如下代码 Page Numpages 第 page 页 共 numpages 页 步骤三 输入完毕后 在按两下 Alt F9 输出代码 看看神奇的变化吧 第1页 共2页 注 公式中 Page 是当前的页数 Numpages 是总的页数 按单字给Word文档内容快速加上边框 使用Word的稿纸向导可以把整篇文档全部设置成稿纸样式 如果我们需要对文档中的某一部分设置成稿纸样式 如下图所示 那么应该如何处理呢 按单字给Word文档内容快速加上边框 第一步 先选中要加格的文字 按下 Ctrl F 快捷键或点击功能区选项卡 编辑 功能组中的 替换 按钮 打开 查找和替换 对话框 点击 替换 选项卡 在 查找内容 的输入框中输入 在下方 替换为 输入框中输入 如右图所示 以上内容均需在英文输入法中输入 点击 全部替换 按钮 就可以将选中的每一文字后加上 符号 这可以方便我们后面给文字加框 按单字给Word文档内容快速加上边框 替换完成后会弹出一个消息框 询问是否搜索文档的其它部分 点击此消息框中的 否 按钮 消息框及替换结果下图所示 然后关闭 查找和替换 对话框 第二步 选中替换完成的文字 点击功能区 插入 选项卡中 表格 功能组 表格 按钮下的三角形 在弹出的菜单中选择 文本转换成表格 命令 如下图所示 按单字给Word文档内容快速加上边框 按单字给Word文档内容快速加上边框 此时会打开 将文字转换成表格 对话框 先在对话框下方的 文字分隔位置 项目中选择 其它字符 单选项 并在的输入框中输入 符号 然后在上方的 列数 输入框中设置所需要的列数 本例中设置为 23 如下图所示 按单字给Word文档内容快速加上边框 设置的先后顺序不能颠倒 确定后 所选中的文字就全部放到一个表格中了 而且那些 符号也都无影无踪了 如下图所示 按单字给Word文档内容快速加上边框 第三步 这一步其实是表格修饰的过程 如果对于表格的美观程度并不太在意的话 这一步操作可以省略 要想得到好的效果 请先选中刚刚得到的表格 点击右键 在弹出的快捷菜单中选择 表格属性 命令 打开 表格属性 对话框 点击 表格 选项卡 然后点击下方的 选项 按钮 打开 表格选项 对话框 设置 默认单元格边距 的 上 下 均为 0 同时为使文字均位于单元格的正中间 可以试着调整 左 右 边距为 0 和 0 05 将 允许调整单元格边距 复选框选中并设为 0 05 完成后 点击 确定 按钮 一切就算是OK了 按单字给Word文档内容快速加上边框 按单字给Word文档内容快速加上边框 Word表格中Shift Alt 方向键的妙用 Word表格编辑时可以使用一些快捷键提高效率 比如Shift Alt 方向键组合 非常有用 一 调整行序用Shift Alt 上 或下 方向键能够调整文档中段落的顺序 也可以调整Word表格中的行序 方法是 将插入点置于要调整行的任意一个单元格内 或行尾段落标记前 按下Shift Alt键 然后按上下方向键 按 键可使该行在表格内向上移动 按 键可使该行向下移动 Word表格中Shift Alt 方向键的妙用 二 拆分表格例如有一个四行表格 如果要拆分为上下两个两行表格 可先选择第三 第四行 或这两行中的部分连续单元格 不连续选择仅对选择区域的最后一行有效 然后按Shift Alt 即可按要求拆分表格 相对于 表格 菜单中的 拆分表格 命令 用这种方法拆分表格更加自由 因为它可以把表格中间的某几个连续的行拆分出来 成为一个独立的表格 方法同上 先选择这几行 或部分连续单元格 然后按Shift Alt 这些行会向表格下部移动 当到达表格底部后再按一次Shift Alt 即可完成拆分 Word表格中Shift Alt 方向键的妙用 三 合并表格用Shift Alt 上 或下 可以合并表格 甚至扩越表格间的普通段落合并表格 四 改变表格中文本的大纲级别将插入点置于表格中的某一单元格内 按下Shift Alt键 再按 键 此行文字样式即变为标题2 如果按 键 则变为标题1 再按 或 键可以使该行文字样式在标题1和标题2间切换 注意 此方法在一般段落中同样适用 但效果不尽相同 在普通段落中 按Shift Alt 左 或右 方向键将段落样式改变为标题样式后 再继续使用即会在标题1和标题9之间切换 按Shift Alt 键 降低级别 按Shift Alt 键 则会升高级别 Word表格中Shift Alt 方向键的妙用 Word一栏与多栏文本快速混排 在默认情况下 Word的Normal模板被设置为一栏格式 因此 当我们输入文本段落时 输入的格式也是一栏 然而有时候我们需要在一段文字之后使用两栏或三栏的格式 而在分栏的文字之后又可能再使用一栏的段落 也就是说 经常会遇到一栏与多栏混合出现在同一文档中的情况 通过设置分栏格式 就可以轻松实现一栏与多栏混合出现在同一文档中 例如 有时我们写一篇文章 先有一段介绍文字是一栏的 介绍完了之后就出现两栏或多栏的文本 在最后再加一段一栏的小结 在一些文摘类杂志中经常遇到这种情况 Word一栏与多栏文本快速混排 下面我们就来看一下如何实现一栏的段落与多栏文本的混合使用 1 在Word中新建一文档后 先输入一段文字 如下图所示 2 将插入点定位到这一段落下方 然后选择菜单命令 格式 分栏 Word一栏与多栏文本快速混排 3 在 分栏 对话框中选择想要分成的栏数 例如 三栏 然后在 应用于 右侧选择 插入点之后 如下图所示 如果需要在栏与栏之间加分隔线 则选中复选框 分隔线 设置完毕单击 确定 按钮 Word一栏与多栏文本快速混排 4 输入将要出现在分栏中的文字 如图所示 Word一栏与多栏文本快速混排 5 将插入点定位到分栏文字结尾处下方 然后选择菜单命令 格式 分栏 6 在 分栏 对话框中选择 一栏 在 应用于 右侧选择 插入点之后 如下图所示 然后单击 确定 按钮 Word一栏与多栏文本快速混排 7 继续输入最后一段小结文字 如下图所示 Excel使用技巧 快速录数据让单位自动补全把Excel里的一列数据快速转成多列数据在Excel中快速添加间隔空行 快速录数据让单位自动补全 用Excel做表格 经常遇到需要在某一列使用同一单位的情况 如果先在第一个单元格输入对应单位的名称 然后使用 拖拽 的方法使其它行复制这一单位 达到的效果不尽人意 要么需要再改单位前的数值 要么单位与数值分在两列 通过预先设置某一列的格式可以让这些单位 自动补全 这里以将某一列的单位设置为千克 kg 最终的效果是在该列任一单元格中输入数字后 按下回车键或将光标移至其它单元格 在数字后会自动补齐 kg 快速录数据让单位自动补全 第一步 运行Excel 单击选中需要设置格式的列 右键单击选中的列 在弹出的快捷菜单中选择 设置单元格格式 如下图 快速录数据让单位自动补全 第二步 在打开的 单元格格式 对话框中 在 数字 标签中 选中 自定义 项 在右侧 类型 T 下方的文本框中输入 0 00 kg 如下图 不含外侧引号 最后单击 确定 按钮 快速录数据让单位自动补全 经过这样设置之后 在该列单元格中输入数据时 不用再考虑单位问题了 直接输入数字即可 小提示 其中 0 00 表示该列单元格保留两位小数 小数点后面几个 0 就代表几位小数 具体多少可根据需要自行设置 如果是其它单位符号 只要更改双引号中的kg为相应的字符即可 在Excel中快速添加间隔空行 如果需要在下图的Excel数据区域每一行的上部添加一空行 如何快速实现 对于这种添加的行数不多的情况 可按住Ctrl键依次单击行按钮 然后单击右键 选择快捷菜单中的 插入 命令 这样就会在每一个选中行的上面添加一空行 在Excel中快速添加间隔空行 如果要添加的行数比较多 成百上千行 上述方法就比较麻烦了 可以通过添加辅助列并利用Excel的定位功能进行实现 步骤如下 1 在数据区域的后面找到一空列作为辅助列 在第一个单元格中输入 2 下面的单元格置空 选择这两个单元格 按住Ctrl键的同时拖动填充柄向下填充 直至目标位置 如下图 在Excel中快速添加间隔空行 2 保持此时的选中状态 执行 编辑 定位 打开 定位 对话框 单击 定位条件 按钮 在 定位条件 对话框中选择 空值 如下图 在Excel中快速添加间隔空行 3 单击 确定 按钮 原选择区域中的空单元格格将被选中 如下图 4 在选中单元格上单击右键 选择 插入 命令 在对话框中选择 整行 如下图 在Excel中快速添加间隔空行 6 选中复制列中的所有参考单元格 执行 编辑 定位 打开 定位 对话框 单击 定位条件 按钮 在 定位条件 对话框中选择 常量 单击 确定 按钮 原选择区域中的 2 单元格将全部被选中 在选中单元格上单击右键 选择 插入 命令 再在对话框中选择 整行 单击 确定 按钮 每个选择单元格所在行上将添加一空行 5 单击 确定 按钮 将在辅助列每个空格行上添加一空行 在Excel中快速添加间隔空行 最后 删除辅助列 任务完成 Ppt使用技巧 让PowerPoint文档中的数据图表动起来 为了加强PowerPoint演示文稿的说服力 我们常常会在幻灯片中使用图表 如果使用图表后再为它设置一下序列动画 让数据演示也动起来 则通常能达到吸引听众注意力 强化演示说服力的良好效果 第一步 创建PowerPoint图表 Ppt使用技巧 让PowerPoint文档中的数据图表动起来 在PowerPoint中 新建一张幻灯片 在 幻灯片版 任务窗格设置 内容版式 为 内容 然后切换到 幻灯片设计 任务窗格 为幻灯片选择一个恰当的设计模板 本例为 诗情画意 单击幻灯片正文占位符中的 插入图表 按钮 进入图表创建状态 这时就可以直接将用于创建图表的数据填入数据表 如下图 Ppt使用技巧 让PowerPoint文档中的数据图表动起来 Ppt使用技巧 让PowerPoint文档中的数据图表动起来 填写好以后 单击图表外任意位置 完成图表的创建 创建好的图表效果如下图 第二步 为图表设置序列动画选中要设置动画的图表 切换至 自定义动画 单击 添加效果 按钮 在弹出的菜单中选择 进入 其他效果 渐变 命令 单击 确定 后 再单击 自定义动画 列表中的渐变图表1的下拉箭头 在下拉菜单中选择 效果选项 命令 如右图 Ppt使用技巧 让PowerPoint文档中的数据图表动起来 在弹出的 渐变 对话框中选择 图表动画 选项卡 然后单击 组合列表 框右侧的下拉按钮 在弹出的下拉列表中选择 按序列中的元素 项 如下图 单击 确定 按钮后就可以预览动画的效果了 Ppt使用技巧 让PowerPoint文档中的数据图表动起来 Ppt使用技巧 让PowerPoint文档中的数据图表动起来 此次讲课到此结束 谢谢观看