沟通与协调在工程项目管理的作用(刘聪)-评.doc

沟通与协调在工程项目管理中的作用摘 要 沟通是项目成败的重要因素之一，是连接各个方向的桥梁。工程项目是基于工程项目实施者和利益关系人紧密协作完成特定任务的过程，在此过程中不仅涉及到工程项目实施者内部的分工协作，还涉及到工程项目利益关系人（业主、总承包方、分承包方、监理单位、主管部门之间的分工协作。由于存在大量的分工协作（接口），因此也就存在了大量的沟通与协调问题。在现代工程项目管理中，沟通与协调是进行各方面管理的纽带，是在人与人、思想和信息之间建立的联系，是人们分享信息、思想和情感的过程，它对于项目取得成功是必不可少的，而且是非常重要的。沟通与协调可使矛盾着的各个方面居于统一体系中，使系统结构均衡，使项目实施和运行过程顺利。沟通的主要宗旨是在于互动双方建立彼此相互了解的关系，相互回应，并且期待能经过由沟通的行为与过程相互接纳及达成共识。沟通的本质是换位思考，即从对方的角度出发考虑沟通问题。这也是良好沟通的第一步。围绕这一理念思考如何分析对方、如何分析自己，只有了解自己、了解对方，才能实现换位思考，实现真正的有效沟通。现代项目中参加单位非常多、关系非常复杂，形成了复杂的项目管理组织，各单位有不同的任务、目标和利益，他们都企图指导、干预项目实施过程。项目中各项目组织利益的冲突比企业中各部门的利益更为激烈和不可调和，而项目管理者必须使各方面协调一致、齐心协力地工作，这就显示出项目管理中沟通与协调的重要性。有效的沟通是在人、思想和信息之间建立连接，是进行项目各方面管理的纽带，是项目成功的关键因素。如果缺乏有效的沟通，项目注定要失败。 回想我所经历的工程的曲胜高速公路监控、通信系统集成建设、宣天一级公路计算机收费及监控系统集成和高海高速公路机电系统集成，三个项目的施工。经过施工后的总结，我认为所谓项目即为在特定的条件下为提供某项独特的产品、服务或结果所进行的临时的一次性努力，是利用有限的资源、有限的时间为特定的能够提供资金并确定需求且拥有项目成果的组织或个人完成特定的目标的一次性工作，项目具有很强的临时性。工程项目管理就是把各种知识、技能、手段和技术应用于工程项目活动之中，以达到工程项目的目标要求，主要是通过应用和综合规划、实施、监视与控制等过程进行的。项目经理是负责实现项目目标的直接负责人，一个好的项目经理能够使项目完成的出色，把握项目计划包括成本、进度、范围以及质量等，把客户的满意度提到最高。处理人际关系是项目管理中的软技能即最重要的技能之一好的、协调的项目团队是实现项目目标的基本保证之一，所以作为项目经理，在项目管理中沟通是组织协调的主要手段，是解决组织成员间障碍的基本方法。协调的程度和效果常依赖于各项目参加者之间沟通的程度。其中包括与上层管理者的沟通、与同级项目管理者之间的沟通、与参与项目工作的集体或个人之间的沟通以及与企业监督管理者之间的沟通。上述问题都要求项目经理具有良好的沟通与表达的能力。项目需要有效的沟通与协调，以确保在恰当的时间、以恰当的成本、恰当的方式使恰当的人员获得恰当的信息。在工程项目管理中应该着重做好以下各项沟通与协调工作: 1、内部人际关系的协调，在项目管理中“人”的因素极为重要，因为项目中所有活动均是由人来完成。如何充分发挥“人”的作用，对项目的成败起着至关重要的作用。据统计，全世界所有项目的成功率为25。而项目失败的原因也有很多，除了对客户的需求不明确、项目的计划不清楚、公司的支持不到位等以外，项目团队的因素也很重要，因为项目部的成员可能有不同的背景和性格，也就有可能导致在信息的传递过程中发生变形，或者在理解的过程中发生曲解，所以项目成员必须进行良好的沟通，能够站在对方的角度尽可能地理解对方，以对方的解码习惯来发送信息，可以在很大程度上避免信息的是真，最后达成一定的默契。项目失败的重要因素就是团队内部的沟通失败。项目经理所领导的项目经理部（即项目主要团队）是项目组织的领导核心需要有效的沟通，交流信息；包括项目部人员、市场人员、用户等为了项目的成功要通过沟通交流消除来自各方面的阻力。通常项目经理不直接控制资源和具体工作，而是由项目经理部中的职能人员具体实施控制，这就使得项目经理和职能人员之间以及各职能人员之间存在界面的划分和关系的协调。项目经理就必须对项目部施加影响，有“把事情办成”的能力，对内领导和激励项目部成员有效的发挥每一个参与人员的作用使项目部的力量发挥到最大化，对外能解决谈判与冲突和解决各种难题，故沟通协调工作就显得十分重要。项目经理的协调工作主要包括: 项目经理与技术专家的沟通。技术专家往往对基层的具体施工了解较少，只注意技术方案的优化，注重数字，对技术的可行性过于乐观，而不注重社会、心理方面的影响和经济效益等方面的影响。项目经理应积极引导，发挥技术人员的作用，同时注重全局、综合和方案实施的可行性及保证经济利益的最大化。 建立完善、实用的项目管理系统。明确各自的工作职责，设计比较完备的管理工作流程，明确规定项目中正式沟通方式、渠道和时间，使大家按程序、按规则办事并按规定时间完成工作。 建立项目激励机制。根据不同项目的特点，项目经理更应注意从心理学、行为科学的角度激励各个成员的积极性。例如:采用民主的工作作风，不独断专行;改进工作关系，关心各个成员，礼貌待人;公开、公平、公正地处理事物;在向上级管理单位和职能部门提交报告中，应包括对项目组织成员的评价和鉴定意见，项目结束时应对成绩显著的成员进行表彰、奖励等。形成比较稳定的项目管理队伍。以项目作为经营对象的企业，应形成比较稳定的项目管理队伍，这样尽管项目是一次性的、常新的，但项目小组却相对稳定，各成员之间相互熟悉，彼此了解，可大大减小组合摩擦以便工作的顺利展开。 建立公平、公正的考评工作业绩的方法、标准，并定期客观、慎重地对成员进行业绩考评，在其中排除偶然、不可控制和不可预见等因素。项目经理必须认识沟通与协调在项目管理中的作用。项目经理所做的每一件事情都包含沟通，项目经理没有信息就不可能进行管理，而信息只有通过沟通得到。良好的沟通管理可以确保及时、正确的生产、收集、分发、存储和最终处理各种项目信息从而保证项目的顺利实施。总之在工程项目建设中项目组主要成员的素质和能力包括知识、经验、沟通能力、组织能力、团结协作精神、技术业务能力、责任心和果断决策的能力。项目组成员的素质越高，能力越强，在项目实施过程中沟通就越顺畅，项目按时、按质完成的可能性就大，工程收益也会更好。2、项目经理部与企业管理层关系的沟通与协调，项目经理部与企业管理层之间的关系的协调主要依靠严格执行项目管理目标责任书。项目经理部受企业有关职能部、科室的指导，或者既是上下级行政关系，又是服务与服从、监督与执行的关系，即企业层次生产要素的调控体系要服务于项目层次生产要素的优化配置，同时项目生产要素的动态管理要服从于企业主管部门的宏观调控。企业要对项目管理全过程进行必要的监督调控，项目经理部要按照与企业签定的责任书，尽职尽责、全力以赴地抓好项目的具体实施。3、项目经理部与发包人之间的沟通与协调，发包人代表项目的所有者，对项目具有特殊的权利，要取得项目的成功，必须获得发包人的支持，这就涉及到与客户的需求沟通。项目经理首先要理解项目的总目标和发包人的意图，反复阅读合同、图纸或项目任务文件。对于未能参加项目决策过程的项目经理，必须了解项目构思的基础、起因、出发点，了解目标设计和决策背景，否则可能对项目目标及完成任务有不完整的甚至无效的理解，会给工作造成很大的困难。如果项目管理和实施状况与最高管理层或发包人的预期要求不同，发包人将会干预，将要改变这种状态。所以，项目经理必须花很大力气来研究发包人的意图并积极的与发包人沟通，研究项目的目标。 让发包人一起投入项目实施的全过程，而不仅仅是给他一个结果（竣工的工程)。尽管有预定的目标，但项目实施必须执行发包人的指令，使发包人满意。发包人通常是其他专业或领域的人，可能对项目懂得很少，解决这个问题比较好的办法是:使发包人理解整个项目和项目实施的过程，减少非程序干预；项目经理作出决策时要考虑到发包人的期望，经常了解发包人所面临的压力，以及发包人对项目关注的焦点；尊重发包人，随时向发包人报告情况；加强计划性和预见性，让发包人了解干预承包商和非程序干预的后果。否则很可能导致项目难度增加，项目风险增加，从而使得整个项目延期或者需求变更，浪费工作量同时也浪费资源。 项目经理有时会遇到发包人所属的其他部门或合资者各方同时来指导项目的情况，这是非常棘手的。项目经理应很好地了解倾听这些人的忠告，对他们做耐心的解释说明，但不应当让他们直接指导实施和指挥相关组织成员。否则，会有严重损害整个工程实施效果的危险。项目经理部协调与发包人之间关系的有效方法是执行合同。4、项目经理部与监理机构关系的沟通与协调：工程项目建设是一项复杂的系统工程，在系统中活跃着建设单位、承包单位(含分包单位、材料设备供应单位)、设计单位、监理单位、政府建设主管部门以及与工程有关的其它单位等要素。而监理单位是建设单位委托并授权的，在施工现场唯一的管理者，代表建设单位，并根据委托监理合同及有关的法律、法规授与的权力，对整个工程项目的实施过程进行监督与管理。项目经理部应及时向监理机构提供有关生产计划、统计资料、工程事故报告等，应按建设工程监理规范的规定和施工合同的要求，接受监理单位的监督和管理，搞好协作配合。项目经理部应充分了解监理工作的性质、原则，尊重监理人员，对其工作积极配合，始终坚持双方目标一致的原则，并积极主动地配合监理部门工作。在合作过程中，项目经理部应注意现场签证工作，遇到设计变更、材料改变或特殊工艺以及隐蔽工程等应及时得到监理人员的认可，并形成书面材料，尽量减少与监理人员的摩擦。项目经理部应严格地组织施工，避兔在施工中出现敏感问题。与监理人员意见不一致时，双方应以进一步合作为前提，在相互理解、相互配合的原则下进行协商，项目经理部应尊重监理人员或监理机构的最后决定，总之沟通是双方减少分岐，解决矛盾，统一意见，共同作好工作的重要方式与方法。5、项目经理部与设计单位关系的沟通与协调：承包单位与设计单位之间虽只是业务联系关系，但双方在技术上、业务上有着密切的关系，应互相理解、尊重与密切配合。项目经理部应充分理解设计单位对本工程的设计意图，并积极努力实现，应在设计交底、图纸会审、设计洽商与变更、基础工程处理、隐蔽工程验收和交工验收等环节与设计单位密切配合，同时应接受发包人和监理工程师对双方的协调。项目经理部应注重与设计单位的沟通，对设计中存在的问题应主动与设计单位磋商，积极支持设计单位的工作，同时也争取设计单位的支持。项目经理部在设计交底和图纸会审工作中应与设计单位进行深层次交流，准确把握设计目标，对设计与施工不吻合或设计中的隐含问题应及时予以澄清和落实;对于一些争议性问题，应巧妙地利用发包人与监理工程师的职能，避兔正而冲突。6、项目经理部与材料供应商关系的沟通与协调：主要是是前期采购、过程供货及交货验收的沟通与协调。项目经理部与材料供应商应该依据供应合同，充分利用价格招标、竞争机制和供求机制搞好协作配合。项目经理部应在项目管理实施规划的指导下，认真做好材料需求计划，并认真调查市场，在确保材料质量和供应的前提下选择供应人。为保证双方的顺利合作，项目经理部应与材料供应人签定供应合同，并力争使得供应合同具体、明确。为了减少材料采购上资源浪费的风险，提高资源利用效率，供应合同应就数量、规格、型号、质量、时间和配套服务等事项进行明确。项目经理部应有效利用价格机制和竞争机制与材料供应人建立可靠的供求关系，确保材料质量和使用服务。7、项目经理部与分包人或施工队关系的沟通与协调：项目经理部与分包人关系的协调应按分包合同执行，正确处理技术关系、经济关系，正确处理项目进度控制、质量控制、安全控制、成本控制、生产要素管理和现场管理中的协调关系。应主动、积极、详细地向分包方介绍工程概况，技术要点和工程进度、并对分包方的工程进度和质量进行全程的跟踪控制，对各分包方施工平面几交叉施工方面进行综合协调；各分包方作为项目的建设者，在施工中遇到困难，例如：场地、材料、机具等问题，要加强与总包方沟通，通过总包方的及时沟通解决施工中出现的各种问题。项目经理部还应对分包单位的工作进行监督和支持在施工工序、操作岗位的安全等方面进行日常监督检查，纠正违章指挥和违章作业。项目经理部应加强与分包人的沟通，及时了解分包人的情况，发现问题及时处理，并以平等的合同双方的关系与平等的原则支持承包人的活动，同时加强监管力度，避兔问题的复杂化和扩大化。总之要坚持“以人为本”的安全生产宗旨，贯彻落实国家有关安全生产的法律法规；坚持“安全第一、预防为主”的方针，全面实施国家和行业管理部门有关安全生产的标准规范，确保封闭管理、确保员工安全、确保安全生产。8、项目经理部与其他单位关系的沟通与协调，项目经理部与其他公用部门有关单位的协调应通过加强计划性和通过发包人或监理工程的介绍和沟通进行协调。具体内容包括:要求作业队伍到建设行政主管部门办理分包队伍施工许可证，到劳动管理部门办理劳务人员就业证;办理企业安全资格认可证、安全施工许可证、项目经理安全生产资格证等手续;办理施工现场消防安全资格认可证，到交通管理部门办理通行证;到当地户籍部门办理劳务人员暂住手续;到当地城市管理部门办理街道临时建筑建设审批手续;到当地政府质量监督管理部门办理建设工程质量监督通知单等手续;到市容监察部门审批运输不遗洒、污水不外流、垃圾清运、场容与场貌等的保证措施方案和通行路线图;配合环保部门做好施工现场的噪音检测工作;因建设需要砍伐树木时必须提出申请，报市园林主管部门审批;大型项目施工或者在文物较密集地进行施工，项目经理应事先与市文物部门联系，在施工范围有可能埋藏文物的地方进行文物调查或者勘察工作，若发现文物，应共同商定处理办法;持建设项目批准文件、地形图、建筑总平面图、用电量资料等到城市供电管理部门办理施工用电报装手续；自来水供水方案经城巾规划管理部门审查通过后，应在自来水管理部门办理报装手续，并委托其进行相关的施工图设计，同时应准备建设用地许可证、地形图、总平面图、基础平面图、施工许可证、供水方案批准文件等资料。 项目经理部与远外层关系的协调应在严格守法、遵守公共道德的前提下，充分利用中介组织和社会管理机构的力量。远外层关系的协调主要应以公共原则为主，在确保自己工作合法性的基础上，公平、公正地处理工作关系，提高工作效率。 综上所述，完成一个成功的项目，除了能承担基本职责外，项目经理还应具备一系列技能。他们应当懂得如何激励员工的士气，如何取得客户的信任;同时，他们还应具有坚强的领导能力、培养员工的能力、良好的沟通能力和人际交往能力，以及处理和解决问题的能力。有效的沟通在项目管理中有着非常重要的作用，改善项目管理的沟通能力，减少项目内部因沟通不畅而产生的不必要的误解和冲突，从而提高群体的凝聚力，使工程项目的目标得以顺利的实现。工程项目管理中的沟通与协调工作涉及面广而且又琐碎复杂，突出了各专业协调对项目顺利实施的重要性，项目经理要加强这方面的管理，同时做好每一部分工作，才有可能把问题隐患消灭在萌芽状态，保证圆满完成工程项目目标。