《电子邮件规范》PPT课件.ppt

一封完整的电子邮件 收件人 VictorDowns LorrieCrenshaw KyranDeck主题 6月18日部门员工聚餐内容 Dearall 大家好 告诉大家一个好消息 我们6月18日将在Lottie s酒店 绿宝广场1楼不夜城 聚餐 房间号为 203 秋之韵 具体聚餐的时间是 6月18日即星期二 13 00 以下事项 请相关负责人跟进 VD 请查看当天班车是否可用 请发邮件告知我 KD 请在6月17日跟部门员工进行进一步的电话提醒 附件为具体的聚餐的安排 请查看 如有任何疑问 可及时联系我 BRSSally2010 06 14 发送 抄送 密送 转发 收件人 To 抄送 Cc 邮件的直接相关者 问题的处理者和事情的沟通者 一般需要及时回复邮件 一般起旁听作用 可回可不回邮件 如果有建议 可以回复邮件 密送 Bcc 收信人是不知道你发邮件给密送的人 密送可能用在非常规场合 转发 要注意相关内容的保密性 不要把内部信息转发给外部人员或者未经授权的人 发送 抄送 密送 转发 提醒 TO CC中的各收件人的排列应遵循一定的规则 比如按部门排列 按职位等级从高到低或从低到高都可以 适当的规则有助于提升你的形象 只给需要信息的人发送邮件 不要占用他人的资源 确定收件人是否需要收取此邮件 关于敏感和机密消息需谨慎处理 有的邮件还需要对邮件的内容进行修改和整理 不要把re了几十层的邮件发给别人 让别人摸不着头脑 今日的新闻 信息 纷繁杂乱 但大家的注意力和精力都是有限的 所以邮件的主题必须具体而具有描述性 或者是与内容相关的主旨大意 切忌有歧义 最好一封邮件只针对一个主题 便于以后整理 切记 不要空白标题 不要冗长 能帮我个忙吗 重要信息 想告诉你一个消息王先生收紧急 主题 您觉得这样的主题可以吗 切记收信对象是一个 人 而不是一台机器 发件人经常会不自觉地 忘记 与自己真正互动的是远程的 人 一些情绪激动的字眼也因此不经意地随手送出 而伤到对方甚至引起冲突 记住写电子邮件 实际上和你写一封信是完全一样的 只是差别在传递的方式不同罢了 Dear 英文名或者姓 职位 如不清楚职位则X先生 X小姐 并礼貌的问好 称呼 提醒 不熟悉的人 比自己级别高的不适合直接称呼英文名 称呼全名也不礼貌 电子邮件越短 人们就越愿意去读 从而你的请求就越有可能实现 尊重收件人付出的时间 让你的邮件可以在短时间内阅读完毕 电子邮件的内容应力求简明扼要 并求沟通效益 直接说要点 然后点击发送 所有人都喜欢简单明了 尽量掌握 一个讯息 一个主题 的原则 正文 简单明了 正文 注意 1 某些私密问题 尽量不要使用邮件 虽然表面看来 邮件是很保密的 但是其实漏洞很多 如果要把邮件转发其他人 要考虑对邮件的内容和附件 进行相关的修改 2 为确保对方能读到自己发出的讯息 撰写邮件时应特别注意传送对象 考虑其是否有系统的限制 例如 一般的英文信件写言 一行最好维持不要超过80个字母 并以Enter键结束每一行文字 3 尽管信件有一定的收件人 但经过无远把握的网络 也许邮寄出去的信件将会永久被存于某处私人档案或转印成文件到处流通 因此 在送出电子邮件时应谨慎地评阅所撰写的字句 以免他日落人笑柄 4 在邮件中如果要表达自己的看法 可先简要地描述事情缘起 再陈述自己的意见 若是想引发行动 则应针对事情可能的发展提出看法与建议 避免造成不必要的误解或行动 5 避免使用过多夸张的标点符号 如果需要表达情感 可在遣词造句上多下功夫 6 注意幽默的被误解与扭曲 若想展现幽默或特定情绪 发信者必须写明或使用 情绪符号 smilies 如 代表笑脸 高兴 无论所开的玩笑是多么明显 最好加注以提醒收信者真正的意思 7 在发信之前问问自己 你会在公众场所中公开面对面地对他人讲这些话吗 如果答案是否定的 请再重读重写 或重新思考到底要不要发出这么一份讯息 千万不可以因为没看到对方的脸 就毫不客气讲一些没有经大脑思考的话语 切勿在不给予响应或申辩机会的情况下批评或污蔑他人 正文 注意 附件 邮件正文中应该用简单的文字描述附件的是什么的中心思想 避免邮件查看人不知道附件是什么 这对以后邮件的存档查找很重要 邮件一定要有落款的姓名 谁写的邮件 因为如果邮件来回几次摞了几楼后就不知道哪一楼是谁的意见 靠看发件人就费劲了 标明发信人的身分 写上祝福是电子邮件沟通的基本礼节 落款 BRSSally 年 月 日 1 不要对他人对你邮件的回复 自己规定时效性 自己收到邮件 要及时回复发件人 2 避免情绪激动时回复邮件 3 谨慎处理恶意中伤的邮件 最好的方式是忽视它 4 阅读邮件要分清建议和意见 发件人只是表达看法 还是寻求解决方案 还是鼓吹行动 5 回复邮件紧扣主题 避免非相关主题的谈论到回复邮件中 6 将统一主题的邮件全部阅读完毕之后 在表达自己的意见 7 回复邮件的内容要考虑到收件人的感情和感受 电子邮件的回复