《时间管理》课件.ppt

住你的时间 高效时间管理 时间管理项目组 HOLD 在培训中我们的建议 2 积极参与 挑战性思考 分享观点 享受乐趣 3 本次课程目标 团建活动 搭纸牌屋 4 游戏规则 每个小组一副扑克牌 一卷胶带 在不借助外力的情况下 使用扑克牌和胶带搭建纸牌屋以实际高度作为评判标准 必须坚持不倒 完成时间共5分钟 5 讨论 相同的任务要求 一样的时间节点 结果完全不同的原因是什么 6 思考 一开始选择做的方向正确吗 在执行的过程中发生了什么 主题 时间管理误区 二 时间管理提升 四 时间管理对策 三 时间管理概述 一 8 世界上哪样东西最长又最短 最快又是最慢 最能分割又是最广大的 最不受重视又是最值得惋惜的 没有它 什么事情都做不成 它使一切渺小的东西归于消灭 使一切伟大的东西生命不绝 法国思想家伏尔泰 什么是时间 9 时间的四项独特性 我们和他人唯一拥有的最公平的资源 时间是人最大的成本 同样也是每个人的资本和财富 时间的奇妙性 时间不可逆性 时间变化性 10 11 什么是时间管理 就是用 技巧 技术 工具 帮助人们完成工作 实现目标 时间管理并不是要把所有事情做完 而是更有效的运用时间 时间管理的目的 除了要决定该做些什么事情之外 另一个很重要的目的也是决定什么事情不应该做 第一代的理论 便条与备忘录 例如何时写报告 开会 修车等 优点 重要事情发生时应变能力强每完成备忘录上的一件事 都会有成就感缺点 这种成就并不一定符合人生目标最重要的事就是眼前的事 四代时间管理理论 第二代的理论 强调行事历与日程表 反映出时间管理已注意到规划未来的重要 优点 通过制定目标与规划 能完成较多事事先准备充分 会议或行事较能发挥实效缺点 最重要的事就是时间表上的事对事物仍然没有轻重缓急之分 四代时间管理理论 第三代的理论 目前正流行 讲求优先顺序 效率为主的观念 优点 能将价值观化为目标与行动能发挥短 中 长期目标的效果效率提高 更具管理技巧缺点 最重要的事因急迫性与价值观而定过分强调效率 反而会适得其反 四代时间管理理论 第四代的理论 在前三代 时间管理 理论的基础上 提出全新的理念 关键在于自我管理 而非时间管理 讲求改变思想 而非改变行为 四代时间管理理论 时间管理 一只苍蝇的一生 为什么要进行时间管理 视频1 17 为什么要进行时间管理 这是一个薄雾未散的清晨 四周一片寂静 在一片菜地中 某张萝卜叶上 有一枚毫不起眼的虫卵 不久 里面的新生命破茧而出 这是一只心情愉悦的苍蝇 但是它的快乐和新鲜感并未持续太久 因为头顶上的计数器分明显示它只有一分钟的生命 一分钟 如此之短 该如何度过 可以让企业 提高工作效率 减少管理成本 规范管理流程 用有限的资源获得更高的回报 可以让我们自己 掌握正确的时间管理技巧 制定适合自己的时间管理计划 拥有更多可支配的时间 实现工作和生活的更好平衡 18 进行时间管理的根本意义 目标达成 高绩效表现 19 本次课程目标 时间管理概述 通过第一章 我们学到了 主题 时间管理误区 二 时间管理提升 四 时间管理对策 三 时间管理概述 一 22 时间管理现状 了解自我的时间管理 时间管理误区分析 如果没有完成你所希望做的工作 是否有负罪感 即使没有出现严重问题或危机 你也经常感到压力山大 你有许多并不重要但长时间未处理的文件或邮件吗 你常常不能集中精神来工作 常常在做重要工作时被打断吗 你常常感觉有许多事情要做 但做起事情来又感觉效率低下吗 你时常把工作推到最后一分钟 然后再很努力的去做完它们吗 你感觉自己的工作落下了很多 总是很难在既定目标内完成 你很想跟家人多呆一会儿 可你感觉根本就没有时间啊 or 时间管理误区分析 你需要时间管理吗 都没有时间和朋友聚一聚 感觉自己生活的圈子越来越小了 你知道自己迫切需要提高 但总是无暇阅读与工作有关的书籍 你没有开通微博 也不知道什么是微信 没有时间尝试新鲜事物 感觉自己凹凸了 什么 你问我的业余爱好 我哪有时间去从事什么业余爱好 太奢侈了吧 感觉没有在有限时间里做自己应该做的事情 每天都忙却忙的不是地方 很想好好给自己放个假 但如果长休了一段时间 又会有负罪感 你常常沉醉于过去的成功或失败之中 不敢想未来会怎样 还记得自己的理想吗 或许自己的宏图大志等都只有在梦中实现了 or 时间管理误区分析 你需要时间管理吗 你需要时间管理吗 请数一数 你所回答的 个数 时间管理误区分析 26 人们一般每8分钟就会受到1次打扰 每小时大约7次 每天50次 60次 平均每次打扰用时大约是5分钟 总共大约4小时 其中50 80 的打扰是没有意义或者极少有价值的 一个人如果办公桌上乱七八糟 他平均每天会为找东西花1 5小时 每周要花将近10个小时 做一件事情 实际花费的时间 往往会比预期的时间多一倍 如果你让自己一天做一件事情 你会花一整天去做 如果你让自己一天做两件事情 你也会完成它们 如果你让自己一天做12件事情 则会完成7 8件 时间如何被浪费 时间管理误区分析 27 案例研讨 何经理的一天 时间管理误区分析 28 案例研讨 何经理的一天 没有计划 存在的时间管理误区 原因分析 1 与谭经理交谈关于工程师离职 2 看QQ新闻 自我打扰 3 忘记财务人员面试时间 4 亲自安排食堂做凉菜 没有授权 5 召开部门会议 无效沟通 6 与吴经理交谈 外部打扰 7 寻找财务总监简历 没有做好办公室5S 8 制作考核沟通使用的PPT 没有授权 9 回家后本计划加班做材料结果先看了球赛 拖延 10 在会议前草草交上一份自己都不满意的材料 没有区分事务的轻重缓急 没有明确的目标和计划 时间管理误区分析 无效沟通 29 时间效率杀手 技术因素 环境因素 组织因素 自身因素 缺乏计划性时间观念不强追求完美不愿委托或授权不愿意说 No 身体欠佳 管理制度不健全沟通不畅官僚作风文山会海 突发事件多应酬多同事问题多多 缺乏科学的时间管理方法和有效的时间管理工具 30 误区根源追踪 没有选择对的事 时间管理误区分析 31 二八定律 80 20 80 20 时间 价值 80 20 80 20 价值 事情 用80 的时间和精力照顾好能给你带来80 的销售额的20 的优质客户 用80 的时间和精力学习能带给你产生80 的效果的20 的技能和方法 用20 80定律从你要做的一大堆要事中选出最具价值的优先做 时间管理 二八定律 32 想一想 如何将石块 碎石 沙子 水尽可能多放进水罐里 时间管理 二八定律 时间管理误区分析 时间管理 二八定律 34 35 请详细列出您一天的事务清单 并标注出所用的时间 分钟 时间管理误区分析 36 四象限定律 紧急 不重要 重要 不紧急 一 重要 紧急 客户投诉 即将到期的任务 财务危机 安全事故 二 重要 不紧急 准备工作 编制计划 维持人际关系 去拜访VIP客户 回访客户 计划给员工进行培训 三 不重要但紧急 造成干扰的紧急事件 电话 不速之客 会议 四 不重要且不紧急 看报纸 看肥皂剧 闲聊 打牌 时间管理误区分析 37 紧急 不重要 重要 不紧急 请将您刚才写的一天的清单填到对应的象限里 并计算每个象限事务所占的时间比例 时间管理误区分析 时间管理之 四象限法则 重要 紧急 二 重要但不紧急15 一 重要而且紧急25 30 四 不重要且不紧急2 3 三 不重要而且紧急56 60 一般人的时间分配管理 不重要 不紧急 时间管理误区分析 时间管理之 四象限法则 重要 紧急 二 重要但不紧急65 80 一 重要而且紧急20 25 四 不重要且不紧急 1 三 不重要而且紧急15 成功人士的时间分配管理 不重要 不紧急 时间管理误区分析 40 四象限工作法的处理原则 马上做 重点做 可以做或授权做 何必做 时间管理误区分析 如何选择对的事做 回报及收益高吗 是必须要做的吗 不做的危害有多大 完成会怎么样 不完成会怎么样 一定要自己完成吗 时间管理误区分析 练一练 何经理的一天 时间管理误区 通过第二章 我们学到了 追溯根源 主题 时间管理误区 二 时间管理提升 四 时间管理对策 三 时间管理概述 一 45 1 2 3 立刻去做 确定去做 高效去做 三 时间管理对策 46 1 确定去做 时间管理 首先是要做对事 我们必须要先选择出我们的目标 确定去做什么 以及怎么去做 就是制定出我们的 目标和计划 47 1 确定去做 制订目标与计划 目标的力量 哈佛大学的调查 1953年 一群意气风发的天之骄子从哈佛大学毕业了 即将走向社会 他们的智力 学历 环境条件都相差无几 在临出校门前 哈佛对他们进行了一次关于人生目标的调查 结果是这样的 48 3 10 60 27 有明确的长期目标 有清楚但短期目标 有较模糊目标 无目标 社会顶尖成功人士 不乏白手创业者 行业领袖 社会精英 社会中上层 他们短期目标不断达成成为行业专业人士 如医生 律师 公司高级管理人员 社会中下层 尽管能够安稳生活 但是没有取得什么成绩 社会最底层 生活十分不如意 不断抱怨社会和他人 经常失业 家庭也不幸福 1 确定去做 制订目标与计划 25年以后 49 如何制订目标 SMART原则 结婚 朋友介绍 网上 婚介所 符合婚姻法的 具备完婚条件的 2013年12月31日 2013年某大龄男要完成结婚 拿到结婚证 1 确定去做 制订目标与计划 50 目标需要分解 马拉松运动员的故事 1 确定去做 制订目标与计划 如何制订计划 计划是连接目标的桥梁 一般包含 做什么 what 如何做 how 谁来做 who 什么时间做 when 51 1 确定去做 制订目标与计划 如何制订计划 计划执行中要遵循PDCA原则 P Plan 计划 D C A Do 执行 Check 检查 Action 处理 PDCA循环的4个阶段 52 1 确定去做 制订目标与计划 如何制订计划 2013年某大龄男要完成结婚为例 53 1 确定去做 制订目标与计划 54 请制定你的2014年工作目标 并列出行动计划 1 确定去做 制订目标与计划 1 2 3 立刻去做 确定去做 高效去做 三 时间管理对策 56 2 立刻去做 2 立刻去做 避免拖延 认识拖延 57 视频2 拖延症 58 讨论 1 拖延有哪些危害 2 拖延产生的原因有哪些 3 如何应对拖延 2 立刻去做 避免拖延 拖延的危害 承受来自内在情绪的折磨 内疚 后悔 自责等 遭受来自外部的各种损失 滞纳金 错失成功的机会 失去别人的信任 59 2 立刻去做 避免拖延 向拖延宣战 2 立刻去做 避免拖延 将任务委托给他人 他们可能会感兴趣 承认自己的拖延行为 并努力完成工作 设想自己完成任务后的愉快心情 向他人承诺 任务令人生厌枯燥乏味 解决方案 拖延的原因 向拖延宣战 2 立刻去做 避免拖延 如果您缺乏完成任务所需的培训或资源 应如实反应并获取必要的帮助 如果您是由于缺乏自信而担心 就采取积极主动的姿态 对完成工作必需要做的所有事宜进行规划 坚持工作 行动有助于消除恐惧 惧怕失败 解决方案 拖延的原因 向拖延宣战 2 立刻去做 避免拖延 自由地决定切入点 您很可能逐渐步入工作的正轨将工作分解为几个部分 确定每部分工作所需的任务 以及任务的顺序 然后着手处理首要任务 无从入手 解决方案 拖延的原因 63 1 2 3 立刻去做 确定去做 高效去做 三 时间管理对策 64 3 高效去做 浪费自己的时间等于自杀 浪费别人的时间等于谋杀 通过 1 拒绝打扰2 有效沟通3 办公室5S管理4 时间管理小技巧来阻击自己和别人浪费时间的行为 实现高效达成目标的目的 3 高效去做 拒绝打扰 65 理念1 一段时间内做好一件事 3 高效去做 拒绝打扰 讨论 我们平时会遇到哪些打扰 我们是如何处理的 66 谁偷走了我们的时间 67 打扰来源应对方法 上级打扰 提前沟通 主动沟通等 同事 朋友打扰 委婉拒绝 另约时间 满足其需求等 下级打扰 与下级约定固定的汇报时间等 不速之客打扰 直接拒绝 另约时间 限定时间等 电话打扰 集中回复 请他人过滤 软件设置等 自我打扰 保持环境简洁 设置完成时间 关闭部分电脑软件等 3 高效去做 拒绝打扰 68 3 高效去做 学会有效沟通 理念2 无效的沟通不仅浪费了自己的时间 也在浪费他人的时间 69 3 高效去做 学会有效沟通 视频3 有效沟通 亮剑 70 案例研讨 白白忙活了一夜 3 高效去做 学会有效沟通 71 运用沟通技巧来高效做事 主动沟通选择合适的沟通方式明确沟通主题和时间注意倾听和反馈 3 高效去做 学会有效沟通 72 理念3 我们不能把有限的生命用来寻找无限的东西 3 高效去做 办公室5S管理 3 高效去做 办公室5S管理 以下悲催的情况有木有 领导 电话的一端客户要的资料怎么也找不到 应聘人来了 收到的面试简历在茫茫的文件中分不清 站在你面前问你要一份文件 你发现它不见了 73 时间管理应用 办公室5S 以下让人抓狂的场景有木有 75 5S的日语发音都是以 Si 开头 所以称为5S 3 高效去做 办公室5S管理 76 1 不能用 不再使用 果断丢弃2 使用频率较低的 集中存放在档案柜中3 经常使用 放在办公桌的抽屉中 3 高效去做 办公室5S管理 4 每天都用的 放在办公桌上 随手可取 77 办公工具分类摆放 文档分类归档存放 并加上明确标示 便于在最短时间内能够查找到 3 高效去做 办公室5S管理 78 每天及时对办公桌和电脑进行清扫 物品及时归位和补充 长期保持整理 整顿 清扫的状态 3 高效去做 办公室5S管理 79 形成制度 养成习惯 3 高效去做 办公室5S管理 向上级汇报工作的技巧 80 事前做好充分的准备 找准合适的时间 保证汇报思路结构化 保持汇报语言要简练 加强练习 形成习惯 3 高效去做 其他时间管理技巧 充分利用时间的小Tips 81 利用等车时间浏览新闻 打电话等 利用路途中的时间来思考问题等 利用出差的时间来拜访朋友 体验生活等 根据自己身体的生物钟来安排不同的工作 利用睡前10分钟时间来阅读书籍 3 高效去做 其他时间管理技巧 82 3 高效去做 其他时间管理技巧 手机GTD软件 时间管理对策 通过第三章 我们学到了 83 主题 二 时间管理提升 四 时间管理对策 三 时间管理概述 一 84 时间管理误区分析 85 86 87 每天下班前要养成回顾的7个习惯 1 今天你的日工作清单完成情况填写了吗 2 明天的日工作清单所要做的事计划了吗 3 今天还有什么问题没有解决 有需要明天解决的吗 4 今天你抱怨工作 抱怨周围的人际关系了吗 5 今天的情绪怎么样 积极主动快乐的工作了吗 6 今天有让你感动的人和事吗 7 每周工作清单的计划完成情况上报了吗 综合部 2020 3 27 89 课程练习 1 课程总结 2 时间管理提升 90 练一练 91 课程练习 1 2 课程总结 时间管理提升 92 小组总结 课程总结 课程框架 时间管理TimeManagement Goal 目标 Reality 现状 Options 方法 Way 提升 时间管理概念 时间管理的重要性 实际应用 时间管理不善的误区 二八定律 四象限法则 时间管理对策 确定去做 立刻去做 高效去做 94 祝愿每位同事 都能hold住时间面朝大海 春暖花开 人生苦短 你 还在等什么 41 96