安徽省交通运输行政许可文书制作规范.doc

安徽省交通运输行政许可文书制作规范 安徽省高速公路路政支队 第一章总则第一条 为规范我省交通运输行政许可行为，提高行政许可文书制作水平，根据中华人民共和国行政许可法、交通行政许可实施程序规定，结合我省交通运输行政许可工作实际，制定本规范。第二条 本规范适用于安徽省交通运输行政许可文书样式中规定的行政许可文书制作。非行政许可审批、行政登记、行政确认等其他交通运输行政行为可以参照执行。第三条 交通运输行政许可文书的内容应当符合有关法律、法规和规章的规定，做到格式统一，内容完整准确，表述清楚，用语规范。 第二章文书制作基本要求第四条 交通运输行政许可文书应当按照规定的格式，使用A4型纸制作。案卷文书为手写的，应当使用钢笔（蓝黑墨水）或签字笔，不能用铅笔、圆珠笔或红水笔书写，做到字迹清楚、文面整洁。交通运输行政许可办理机关制作文书时应当按照规定的格式印刷后填写。有条件的，可以按照规定的格式打印制作。第五条 文书中的交通运输行政机关应当填写单位全称，文头应该与盖章单位一致。文书首页不够填写的可附页记录，并标注页码，由申请人和工作人员签名并标注日期。两联以上的文书应当使用无碳复写纸印制，第一联留存归档。第六条 文书设定的栏目应当逐项填写，不得遗漏和随意修改。无需填写的，应当用斜线划去。对外使用的文书需要做修改的，应当重新制作；重新制作有困难的，在修改处加盖公章。文书中除编号、数量等必须使用阿拉伯数字的，应当使用汉字。第七条 文书应当使用公文语体，语言规范、简明、严谨、平实，不得使用推测性或含义不清的词句。第八条 文书中行政许可事项的表述以县级以上人民政府对外公布的事项名称为准。许可事项有细化分类的，文书中行政许可事项的表述还应当符合相关法律法规规章规定的许可事项分类的规定。第九条 文书上标有“编号”的，应当编写编号。编号模式为：执法机关简称+执法门类+文书种类+年份+文书顺序号。例如：合肥市运管处2012年受理的第101号许可申请的受理通知书应编号为：皖合运管许2012101号。归档卷宗的编号为本案行政许可决定书或不予许可决定书的编号，没有行政许可决定书或不予许可决定书的，以最后处理结果文书的编号为归档卷宗的编号。同一卷宗内不同文书，按照同类文书制作时间的先后顺序编号。第十条 文书中当事人情况应当按如下要求填写：（一）当事人为公民的，姓名应填写身份证或户口簿上的姓名；住址应填写常住地址或居住地址；（二）当事人为法人或者其他组织的，填写的单位名称、法定代表人（负责人）、地址等事项应与工商登记注册信息一致，不得随意省略和使用代号；（三）当事人名称应前后一致。第十一条 接收凭证、核查笔录、陈述申辩笔录、听证笔录等文书，应当当场制作并交当事人阅读或者向当事人宣读，由当事人逐页签字、盖章或捺手印确认。 当事人认为文书内容无误的，应当在该文书上写明“以上材料无误”或者“以上笔录无误”字样，并签名注明日期。当事人发现文书有误的，可以要求修改，修改处由当事人签名、盖章或捺手印确认。当事人要求做较大修改的，可以要求当事人在文书后另外书写，并签名确认。当事人拒绝签章或者拒不到场的，工作人员应当在文书中注明，并邀请在场的其他人员签字（陈述申辩笔录除外）。文书中盖章或捺手印应当均为红色。第十二条 文书中的审核意见或者审批意见应该表述明确，没有歧义。第十三条 文书中注明加盖印章的地方必须加盖印章，加盖印章应当清晰、端正。第十四条 文书中要求签名或者注明日期的，由当事人或工作人员等亲笔签署，不得机打。需要交付当事人的文书设有签收栏的，由当事人或者委托代理人签收。文书中没有签收栏的，应当使用文书送达回证。送达回证应当一个送达事项使用一个送达文书，同时加盖本部门印章或专用印章。在政务中心送达，办事窗口设有签字台帐的，可以在台帐上注明申请事项、材料名称及数量、时间，并请当事人或代理人签字。 第三章 具体文书适用及制作第十五条 授权委托书（文书一）是指用于申请人委托他人提出行政许可申请时，确定委托权限并证明委托关系的文书。属于推荐使用的文书，申请人也可以使用其他清楚表明委托关系和权限的文书。受委托人提交授权委托书时应当一并提交可以证明其身份的证明文件、证件的原件及复印件。受委托人可以是单位或个人，受委托为单位的，应当经工商部门注册登记；委托人为个人的，应当为完全民事行为能力人。第十六条 交通运输行政许可申请书（文书二）是指用于申请行政许可事项的文书：（一）“申请事项及内容”栏应填写申请的行政许可事项，事项的名称以省或市政府核准公布的名称为准；（二）“申请材料目录”栏应填写申请人提交的申请材料名称、份数、页数、原件或复印件等有关信息；（三）“申请日期”栏应填写提交申请书及申请材料的日期。接受材料为委托代办的单位，应当注明代接受日期，并告知申请人承诺转交的日期，以及最终的申请日期以法定许可单位正式接受申请材料的日期为准。（四）备注栏中应由申请人签字，同意对申请材料的真实性负责。第十七条 “交通运输行政许可受理审查意见书”（文书四）是指行政机关内部使用对于受理的行政许可申请材料审查的文书，本文书应当在接受申请材料五日内制作完成：（一）“是否受理适用的法律依据”栏应填写依据的法律、法规的全称及具体条款； （二）审查意见应当清楚、明确，不同意的应当写明具体理由。（三）备注栏中应当注明是否为当场受理。第十八条“交通运输行政许可申请补正告知书”（文书五）是指申请人提交的申请材料经行政机关审查，不符合规定的形式或者提交的材料不齐全，告知当事人补交或者重新提交有关材料的告知书。限定的补正时间，应当为当事人补正材料的合理期间，一般为15日至30日，特殊情况可以适当延长。补正通知书应当当场或自接收申请材料五日内送达当事人。第十九条“交通运输行政许可申请不予受理决定书”（文书六）是指经审查申请人提交的申请事项依法不属于本行政机关职权范围，行政机关作出不予受理决定并告知申请人。属于其他行政机关职权范围的，应当告知申请人向有关行政机关申请；申请事项依法不需要取得行政许可的，应当将“向*申请”中的空格划去。第二十条“交通运输行政许可申请受理通知书”（文书七）是指行政机关经审查认为申请事项属于本行政机关职权范围，申请材料齐全、符合法定形式，或者申请人按照本行政机关的要求提交全部补正申请材料的，作出的受理行政许可申请的文书。文书中“关于的*交通行政许可申请”空格内填写行政许可全称。文书中行政机关告知当事人的办理期限为工作日，不包含法定节假日。行政许可法规定了行政许可办理的最长时限，如果地方性法规、部门规章、政府规章或者本行政机关承诺少于行政许可法的时限，应当按照法定期限办理。第二十一条“交通运输行政许可核查笔录”（文书八）是指根据法定条件和程序，行政机关在对申请材料的实质内容进行实地核查时使用的文书：（一）“时间”栏应包括具体的起止时间，具体到分；（二）“地点”栏应填写核查的场所，具体到门牌号、房间号，能客观体现现场特征；（三）“事由”栏应填写针对何种许可项目为实现何种目的而实施的核查，并注明“第几次核查”；（四）“核查人员”栏和“记录人员”栏，“核查人员”栏应填写两名以上执法人员姓名和执法证号，记录人员可以由核查人员担任也可以由核查人员以外的其他人员担任；（五）“所在单位”栏应填写实施核查的单位全称；（六）核查记录附有照片或者图纸的，应当将照片或者图纸粘附在A4纸上，并注明照片拍摄或者图纸绘制地点、时间，照片应当由当事人签字确认。第二十二条 “交通运输行政许可核查意见书”（文书九）是行政机关在对申请材料的实质内容进行实地核查后使用的文书，核查情况应当详细、具体，核查意见应当明确。第二十三条“交通运输行政许可陈述申辩告知书”（文书十）是指行政机关在审查许可申请时，发现许可事项直接关系他人重大利益，告知申请人或者利害关系人有关权利时使用的文书。第二十四条 “交通运输行政许可陈述申辩笔录”（文书十一）是指行政机关在审查许可申请时，发现许可事项直接关系他人重大利益，告知当事人后，申请人或者利害关系人对有关情况进行陈述申辩时使用的文书。综合叙述式的陈述申辩书，以记录当事人的陈述、申辩内容为主，执法人员根据需要，可以在当事人陈述、申辩后，继续询问有关情况；当事人委托陈述申辩人的，应当出具当事人的委托书。第二十五条“交通运输行政许可法定除外期间通知书”（文书十二）是指行政机关作出行政许可决定，依法需要听证、招标、检验、拍卖、检测、鉴定和专家评审的，告知申请人所需时间不计算在许可期限内的文书：（一）“ 已于* 年*月*日受理”栏的日期，应当填写发出受理通知书的日期；（二）“根据* 的规定 ”栏所填写的依据应该是法律、法规和规章的全称及具体条款；（三）括号内的项目，根据具体实施的内容选择，不适用的用斜杠划去；（四）“ 所需要的时间为*日”栏应填写实施的行为合理时限，所需时间不包含法定节假日；（五）“ 自* 年*月*日至 * 年*月*日”栏填写的期限包含法定节假日。第二十六条 “交通运输行政许可听证公告”（文书十五）是指行政机关认为申请事项涉及公共利益或者根据法律、法规、规章规定应当举行听证，行政机关告知不特定对象听证权利时使用的文书：（一）行政机关应选择发布听证公告的理由，并在选中事项前面打“”，在非选项前面打“”；（二）“请要求听证的单位或者个人于年月日前向本机关登记”栏，给予的要求听证时限不得少于5个自然日。可能涉及公共利益应当举行听证但是没有听证的，必须附相关说明，阐明不举行听证的具体理由及证据材料。第二十七条 “交通运输行政许可审查延期申请书”（文书十八）是指行政机关行政许可工作人员经过审查，认为不能在法定时间内作出行政许可决定，向单位负责人提出延期许可时适用的内部文书：（一）“延期审查意见及审查理由”栏应由具体负责行政许可工作人员填写，要写清楚行政许可审查的进展情况、延期理由等；（二）“部门负责人审核意见”栏应由负责行政许可工作的部门负责人或者法制部门负责人填写，要明确给出是否同意延期的意见及理由；（三）“单位负责人审批意见”栏应由本行政机关主要负责人签署明确意见。 第二十八条 “交通运输行政许可延期通知书”（文书十九）是指行政机关不能在法定期限或者承诺期限内作出行政许可决定，告知申请人延期作出时适用的文书：（一）“ 日内不能做出行政许可决定”栏应填写法定许可期限或者承诺期限，填写的期限应当与行政许可受理通知书告知的期限一致；（二）“将于 年 月 日前做出许可决定”栏填写时应注意该时间包含法定节假日，而不能简单的作出本文书之日起后推十日。 第二十九条 “交通运输行政许可决定书”（文书二十一）是指行政机关依法作出准予行政许可时适用的文书： （一）“符合 规定的条件、标准”栏应填写作出准予行政许可决定依据的法律法规全称及条款；（二）“准予你依法从事下列活动： ”栏应填写准予从事的行政许可事项名称，此名称应与本级政府公布的名称一致，如果该项许可有时间场所或者其他特殊要求、限制的，应当注明； （三）“本机关将在作出本决定之日起10日内向你颁发、送达 证件”，如果行政许可需要颁发证件的，应填写证件全称，如果不需要的用斜杠划去。 第三十条 “交通运输行政许可变更、撤回决定书”（文书二十七）是指因发生法定事由，为了公共利益的需要行政机关变更或者撤回行政许可时适用的文书：（一）在符合条件的原因之前打“”，并在不符合的原因之前打“”；（二）“本机关决定变更(撤回)你(单位)行政许可”栏应用斜杠划去不符合情形的内容；（三）“请你(单位)在收到本决定书之日起日内持行政许可证件到本机关办理有关手续”栏，填写的期限一般不得少于作出该项行政许可决定的期限。 第三十一条“交通运输行政许可撤销决定书”（文书二十九）是指行政许可存在法定撤销的情节，行政机关依法撤销该行政许可时适用的文书：（一）“经调查核实，存在如下情形: *” 栏应填写符合行政许可法第六十九条规定的情形，并表述准确；（二）“请你(单位)在收到本决定书之日起*日内持行政许可证件到本机关办理有关手续”栏填写的期限一般不得少于作出该项行政许可决定的期限。第三十二条 需要增加使用的文书：“交通行政许可结案报告”。各单位可以按照安徽省交通行政执法文书样式中的交通行政执法案件结案报告，进行适当修改，自行制作交通行政许可结案报告。交通行政许可结案报告应当包括以下内容：申请人情况、申请许可的事项名称、申请时间、受理时间、许可决定形式、结案时间、承办人意见、审核意见、审批意见等。第三十三条 备选文书“交通行政许可集体讨论记录”。其适用于重大、复杂的交通运输行政许可案件，各单位可以根据安徽省交通行政执法文书样式中交通行政执法案件集体讨论记录，适当修改完善后使用。交通行政许可集体讨论记录制作应当注意以下问题：(一)讨论时间应包括起始时间，具体到分；笔录的制作时间不得早于许可申请核查时间，不得晚于行政许可决定书的作出时间；(二)讨论地点应具体到门牌号、房间号；(三)“讨论记录”栏中要明确每个人的意见；(四)集体讨论记录要有明确的结论性意见，结论性意见要与行政许可决定书作出的处理决定一致。(五)“出席人签名”栏应由全体出席人本人签名，体现集体负责制。第三十四条 交通行政许可决定书和依法应当颁发证照的，应当使用行政机关印章，不得以“行政许可专用章”代替。交通行政许可受理决定、交通行政许可不予受理决定、交通行政许可补证材料告知书、交通行政许可准予变更决定书等其他许可文书可以使用“行政许可专用章”。第三十五条 对市（县）交通运输局作出的许可决定不服的，行政复议机关为上一级交通运输主管部门或者本级人民政府。对法律、法规授权的交通运输管理机构作出的许可决定不服的，应当向本级交通运输主管部门申请行政复议。第四章 文书归档及管理第三十六条 许可卷宗所有复印件应加盖“与原件核对无误”印章，同时由提供人和签收人签字或盖章，并注明时间。第三十七条 行政许可卷宗归档应当按照一案一卷、一卷一号进行组卷；材料过多的，可以一案多卷。案卷应当制作封面、卷内目录和备考表。第三十八条 卷内文书材料应当齐全完整，无重份或多余材料。案件使用全部或者部分文书的，材料均应按照下列顺序整理归档：（一）卷宗封面；（二）卷内目录；（三）许可决定书或不予许可决定书，准予变更书或不予许可变更书，注销决定书，准予延续决定书或不予延续决定书，变更、撤回决定书，变更（撤回）补偿决定书，撤销决定书，撤销赔偿决定书及对应送达回证（副本）；（四）行政许可申请书；（五）交通运输行政许可接收凭证及对应送达回证（副本）；（六）受理审查意见书；（七）补正通知书及对应送达回证（副本）；（八）受理决定书或不予受理决定书及对应送达回证（副本）；（九）申请材料；（十）核查笔录、核查意见书；（十一）陈述申辩告知书（副本）及对应送达回证、陈述申辩笔录；（十二）法定除外期间通知书（副本）及对应送达回证；（十三）听证权利告知书（副本）及对应送达回证、听证公告、听证通知书（副本）及对应送达回证、听证笔录、听证意见书；（十四）许可审查延期申请书、延期通知书（副本）及对应送达回证；（十五）行政许可审查意见书；（十六）交通行政许可集体讨论记录；（十七）交通行政许可结案报告；（十八）备考表。第三十九条 不能随文书装订立卷的录音、录像等资料应合理保管，分类保存，并在备考表中注明录制内容、数量、时间、地点、制作人等，方便随时调阅。第四十条 卷内文字应当使用钢笔、签字笔或毛笔，当事人提供的材料使用铅笔、圆珠笔或者传真件的，入卷前应予复印。第四十一条 当事人申请行政复议和提起行政诉讼的案卷，可以在案件办结后附入原卷归档。第四十二条 卷内文件材料应当用阿拉伯数字从“1”开始依次用铅笔编写页号；页号编写在有字迹页面正面的右上角；大张材料折叠后应当在有字迹页面的右上角编写页号；A4横印材料应当字头朝装订线摆好再编写页号。第四十三条 案卷装订前要做好文书材料的检查。文书材料上的订书钉等金属物应当去掉。对破损的文书材料应当进行修补或复制。小页纸应当使用A4纸托底粘贴。纸张大于卷面的材料，应当按卷宗大小先对折再向外折叠。对字迹难以辨认的材料，应当附上抄件。第四十四条 案卷应当整齐美观固定，不松散、不压字迹、不掉页、便于翻阅。第四十五条 办案人员完成立卷后，应当及时向档案室移交归档。第四十六条 案卷归档，不得私自增加或者抽取案卷材料，不得修改案卷内容。第四十七条 案卷的保管期限应当按照机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定（国家档案局第8号令）要求执行，行政处罚、处分、复议、国家赔偿等工作中形成的文件材料，重要的保存期限为永久，一般的保存期限为30年。除重大复杂案件的案卷保存期限为永久以外，其余案卷均为30年。第五章 附则第四十八条 交通运输部、市级以上政府部门（政务中心）对行政许可项目某一具体过程或者专项事项有专门的文书，可以使用其规定的文书，并按相关要求立卷归档。第四十九条 除规范使用行政许可文书外，交通运输行政机关应当履行行政许可日常监督检查职责，对发现违规的行政许可行为依法予以纠正。交通运输行政机关应当做好监督检查及处理结果方面的记录，做到字迹工整、记录内容全面，并及时归档备查。第五十条 本规范由安徽省交通运输厅负责解释。