内控合规管理信息系统制度管理模块.ppt

内控合规管理信息系统制度管理模块 制度管理模块主要内容 制度管理模块概述 外规管理 内规管理 制度录入流程及要求 四 一 二 三 一 制度管理模块概述 一 制度管理模块概述 一 制度管理模块背景介绍 二 制度管理模块特点 三 制度管理模块功能 一 制度管理模块概述 一 制度管理模块背景介绍1 根据违规点管理需要 对制度条文进行分拆 按条与违规点进行对应 是整个内控合规管理系统的基础 2 适应内控及合规管理需要 建立内容全面 完整的规范性文件管理库 实现有效的检索 查询 下载功能 一 制度管理模块概述 二 制度管理模块特点 对录入系统的内部规章和外部法规全部分拆为成条文形式 并分别与相关违规点对应 内规涉及所有具有规范性要求的文件 不限于 规章制度管理基本规范 所规定的规章制度 为便于业务人员学习 使用 不仅可以对内部规章和外部法规进行查询 而且可以根据需要下载使用 整体内容按条分拆 内部规章范围更广 查询下载功能更多 一 制度管理模块概述 三 制度管理模块功能前期开发的 合规手册 子功能归入二期 流程管理 模块 外规管理 内规管理 制度管理 二 外规管理 二 外规管理 一 外规基本信息维护 二 外规基本信息查询 三 外规外部数据导入 一 外规基本信息维护 1 功能描述 用于新增录入外部法规 或对已录入的外部法规进行修改 删除 条文维护或附件管理等 2 用户角色 总行外规制度管理员 3 外规基本信息维护页面 二 外规基本信息查询 1 功能描述 利用已设置的 全文关键字 外规名称 外规类别 等条件分别或组合查询 并可下载使用 2 用户角色 所有用户 3 支持模糊查询 4 外规基本信息查询页面 二 外规基本信息查询 5 外规基本信息查询操作 1 按设置的条件进行查询 2 查看所查询规章内容 同一页面展示 制度查看页面 提示 外部导入的外规不能在 附件查看 中显示附件文档 三 外规外部数据导入 1 功能描述 利用协议单位提供的文件 资料 采用批量导入的方式对外规信息进行维护和更新 2 用户角色 总行外规制度管理员 3 外规外部数据导入页面 将协议单位提供的文件上传到对应位置 点击保存即可 三 内规管理 三 内规管理 一 内规基本信息维护 二 内规基本信息查询 一 内规基本信息维护 1 功能描述 用于新增录入内部规章制度 或对已录入的内部规章制度进行修改 删除 条文维护或附件管理等 2 用户角色 内规制度管理员设在二级分行及以上机构 其中 总行 一级分行 二级分行内规制度管理员分别负责维护本级行发布的规章制度 上级行负责监督辖内下级行制度维护情况 并具有维护下级行制度的权限 一 内规基本信息维护 3 内规录入时限要求 内规制度管理员应在收到内规信息的3日内 将其录入系统 对违规点等其他模块急需录入的信息应做到随时响应 并确保即使录入 5 内规基本信息维护页面 一 内规基本信息维护 内规基本信息维护功能 1 新增 2 修改 4 条文维护 5 附件管理 3 删除 内规基本信息维护功能 1 新增 新增功能是内规信息的手工全新添加 同时上传其所相关的所有附件 页面如图 1 新增 操作重点提示 1 制度名称 必输项 规范录入制度全称 2 发文文号 必输项 按照正式发文编号录入 半角输入 如 农银规章 2011 37号 3 发布机构 必输项 在下拉菜单 树形参照 中勾选相应机构 其中总行发布的制度统一勾选为 中国农业银行 1 新增 操作重点提示 4 效力层级 根据 规章制度管理基本规范 规定 按照制度效力层级依次划分为 基本制度与政策类 管理办法与规定类 操作规程与实施细则类 此外另增 其他 类 如通知 意见 会议纪要等可统一放入这一类 5 保存 录入 上传文件完成后 最后点击 保存 按钮 新增内规录入完成 2 修改 修改功能是对已录入内规基本信息进行修改或对状态进行变更 页面如图录入操作同 新增 删除功能是对已录入内规的全部内容 包括 基本信息 制度正文 附件等进行完全 不可恢复的删除 页面如图可以勾选一个或多个需要删除的制度 3 删除 4 条文维护 条文维护功能是调整 修正或清空拆分后的条文 采取手工方式进行维护 页面如图 4 条文维护 操作重点提示 1 新增 新增页面如图 兄弟节点 新增条款为已选中条款 节点 同级的 点击 兄弟节点 新增一条 如 选中 第一章 新增 第二章 子节点 新增条款 节点 为已选中条款下级的 点击 子节点 新增一条 如 选中 第一章 新增 第一条 4 条文维护 操作重点提示 2 修改 页面如图 选中需要修改的条款 点击 修改 按钮 修改完成后点击 保存 按钮 修改完成 4 条文维护 操作重点提示 3 移动 页面如图 勾选需要移动的条款 选择 上移 或 下移 按钮 4 条文维护 操作重点提示 4 删除 页面如图 勾选需删除条款 节点 点击 删除 按钮 将删除所选择条款 节点 包括其子节点 内容 4 条文维护 操作重点提示 5 条文状态 页面如图 制度拆分完成后 选择 条文拆分完成 然后点击 维护确定 按钮 内规状态变为 分条完成 制度拆分未完成的 选择 条文维护中 然后点击 维护确定 按钮 内规状态变为 分条修改中 4 条文维护 操作重点提示 6 条文清空 页面如图 删除全部已拆分条文 重新进行手工录入 制度状态为 条文拆分完成 的 不能进行 条文清空 操作 只能将状态修改为 条文维护中 后方可操作 5 附件管理 附件管理功能用于下载 删除或上传内规附件 页面如图 5 附件管理 操作重点提示 1 上传 可以通过上传功能添加缺漏的附件 2 下载 可以通过 下载 功能将选中的附件保存到指定文件夹 3 删除 可以通过删除功能将勾选的附件做删除处理 4 已上传的内规正文无法在 附件管理 中删除 只能使用 内规基本信息维护 中的删除功能 删除内规的全部信息 内容后重新上传 二 内规基本信息查询 1 功能描述 利用已设置的 全文关键字 内规名称 内规类别 等条件分别或组合查询 并可下载使用 2 用户角色 所有用户 3 支持模糊查询 二 内规基本信息查询 4 内规基本信息查询页面 5 内规基本信息查询操作 1 按设置的条件进行查询 2 查看所查询规章内容 同一页面展示 制度查看页面 3 附件查看 根据需要下载或打开所需附件 四 规章制度录入流程及要求 三 规章制度录入流程及要求 一 录入流程 规章制度录入流程 转换 建立文档 录入信息 上传文档 校对 修正拆分条文 检查 完善上传附件 第一步 第二步 第三步 第四步 三 规章制度录入流程及要求 二 录入要求1 第一步 转换 建立文档 1 内规录入范围是具有规范性要求的文件 包括 各类规章制度 通知 意见 指引 方案 会议纪要等等 涉密文件在保密期内不录入系统 2 内规文件需分解为 制度正文 发文通知 附件 起草 修订 说明 等部分 三 规章制度录入流程及要求 3 各部分需分别单独建立文档 并以实际文件名称对所建立的文档规范命名 4 内规正文需转换为WORD或WPS格式 示例 三 规章制度录入流程及要求 2 第二步 录入信息 上传文档 1 利用 内规基本信息维护 中 新增 功能录入制度基本信息 并上传制度正文和其他附件 2 制度正文首先上传 系统对上传的制度正文将按规则自动拆分 三 规章制度录入流程及要求 3 发文通知 制度附件 起草 修订 说明等作为附件按顺序逐个上传 4 多个制度由一个通知文件发布的 发文通知应作为每个制度的附件分别上传 5 只有 通知 而没有规范性要求作为附件的 将 通知 作为制度正文上传并进行拆分 三 规章制度录入流程及要求 3 第三步 校对 修正分拆条文 1 利用 条文维护 功能校对系统自动拆分的条文是否存在问题 2 对拆分不成功或错误的的条文进行修正 文件内容有表格及图片性形式的 将无法在拆分后的文件库显示 三 规章制度录入流程及要求 3 拆分规则 以编 章 节 条等形式存在的 拆分的最小单位为条 以 一 一 等形式存在的 拆分的最小单位为 一 拆分后的条款内容过长的 制度管理员可视情况采取手工方式向下分拆一级 但要确保拆分的条款内容相对完整 三 规章制度录入流程及要求 4 修改状态 点击保存校对或修正拆分条款无误后 勾选 条文拆分完成 并点击维护确定按钮 三 规章制度录入流程及要求 4 第四步 检查 完善上传附件 1 利用 内规基本信息维护 中 附件管理 功能 检查所上传附件是否完整 正确 2 对存在问题的附件进行补正 谢谢