秘书与领导的关系.ppt

第十章秘书与领导的关系 学习目标 思考练习 主要内容 视野拓展 本章导言 了解秘书人员与领导关系的重要性 理解秘书与领导关系的实质和领导意图 掌握处理与领导班子关系的基本要求和原则 知道知道领导班子的基本类型 会用心理影响方法与领导拉近心理距离 掌握秘书人员处理与领导关系的方法和技巧 在秘书的所有角色交往活动中 秘书与领导的关系是一个既重要又特殊的关系 这一关系的状况如何 在很大程度上直接影响到秘书人员才能的发挥 影响着秘书部门乃至整个单位的工作效率 第一节秘书与领导关系的实质 第二节秘书与领导交往中的相互影响 第三节秘书与领导班子的关系 第四节秘书处理与领导关系的方法 第一节秘书与领导关系的实质 一 秘书与领导交往的意义 二 秘书与领导关系的实质 本节点睛 秘书与领导的关系是一种较为特殊的关系 这种关系不是一种平面关系 而是一种立体的多层次的多面关系 一 秘书与领导交往的意义 秘书与领导的交往属于个体间的交往 见图10 1 图10 1秘书与领导的交往 角色交往 非角色交往 私人交往 由秘书所处的社会地位决定的 属于规定性交往 交往多数是工作上的联系过程 是考查秘书工作效果的重要尺度 以感情作为基础的交往活动 对深化秘书与领导在角色交往中形成的关系具有较重要价值 根据交往内容与方式不同 领导 秘书 角色交往带有明确的规定性 要求秘书应该克服各种干扰因素 使自己充分进入角色 行使角色的权力和义务 秘书与领导良好的角色交往 不仅表现在秘书认真做好领导交办的事情上 而且表现为秘书主动地请求领导指示 预测领导活动的动向 及时地做好各种准备 使工作具有超前性 一 秘书与领导的角色交往是否正常影响秘书工作的顺利开展 秘书与领导形成正常的交往联系 可以及时地将各种信息传送到领导手中 还可以进行必要的核实整理 为领导的决策提供依据和方案 供领导参考借鉴 领导的工作方法 管理思想也可以及时地被秘书所理解 并使之不断深化和条理化并日趋完善 由此可见 秘书与领导交往的过程就是秘书协助领导工作的过程 二 秘书与领导的角色交往对领导的决策有直接影响 非角色交往一般是人们相互之间的私人交往 这种以沟通感情为目的的交往不仅是对角色交往的重要补充 而且可以通过这种交往活动进一步了解领导的个性 熟悉领导的生活习惯 掌握领导的活动规律 更适应领导带有个性特征的工作方式 真正做好参谋与助手 三 秘书与领导的非角色交往有助于密切相互关系 为秘书顺利工作创造条件 四 秘书与领导的非角色交往有利于消除误解 维护秘书的身心健康 通过非角色的交往 使双方在沟通感情的基础上各作解释 消除误解 也可把意见提到桌面上 推心置腹地交流 可以使怨气变成和气 避免相互猜疑 有利于秘书的心理健康 第一位 本质特征 二 秘书与领导关系的实质 从角色规定的关系内容的不同角度分析 可以说明秘书与领导关系的实质 见图10 2 图10 2秘书与领导的关系 1 政治的上同志关系 2 组织上的上下级关系 3 地位上的从属关系 4 工作上的服务关系 5 人格上的平等关系 秘书与领导关系 政治上的同志关系秘书与领导在政治上是平等的 都为人民服务 组织上的上下级关系 下级必须服从上级 秘书要恰当地行使自己的工作权力 而不能越俎代庖 位上的从属关系秘书工作性质的一种标志 与领导角色相对应 工作上的服务关系为领导服务是秘书的工作职责 主要体现在日常事务的处理方面 人格上的平等关系秘书与领导在法律上是平等的 都是普通公民 1 2 3 4 5 需要说明的是 在许多私人企业和外资企业中 秘书人员与老板的关系性质就发生了变化 应该是雇员与老板的关系 当然人格平等关系 上下级关系 从属关系 服务关系还是没有变化的 我们应该用变化和发展的眼光看问题 这样才能正确理解秘书工作的性质和内涵 第二节秘书与领导交往中的相互影响 本节点睛 一 领导对秘书影响的心理依据 二 领导对秘书影响的主要方式 秘书与领导交往活动中的相互影响具有不平衡性 秘书对领导具有一定影响 但领导对秘书的影响却具有决定性的 秘书在与领导的交往活动中 必须保持与领导的一致性 在一定程度上接受领导的影响 以便自觉地使自己按照领导要求的方式去行动 一 领导对秘书影响的心理依据 交往活动中 人们相互的影响主要是通过交往双方的言语 情绪和外在行为而产生的 秘书在与领导的交往活动中 应该尽可能多地捕捉各种信息 明察和领会领导的意图 表现出高度的灵敏性 迅速将领导的愿望转化为自己的行为 社会心理学表明 人们接受影响的心理依据主要是遵从 秘书对领导的遵从 对交往活动有一定影响 见图10 3 图10 3秘书的三种遵从心理 二 领导对秘书影响的主要方式 讨论秘书与领导交往中的相互影响的方式 主要涉及到三个方面的内容 即感染 暗示和服从 这里主要以讨论领导对秘书的影响方式为主 一 感染 感染是人际交往中相互影响的一种主要方式 它主要是通过人的语言 表情 动作及其他方式引起他人相同的情绪和行动 举例 当人们在欣赏贝多芬的 命运交响曲 时 就会产生一种特别的近乎神圣和悲壮的心境 这种心境会随着音乐的曲调节奏的变化而发生变化 图10 4秘书与领导交往活动中的感染影响 感染主要是通过人们的情绪起作用 在秘书与领导的交往活动中 感染是相互的 见图10 4 二 暗示 暗示是人们在交往活动中的一种比较含蓄的相互影响方式 在秘书与领导的交往活动中 秘书要想和领导配合默契 必须善于接受领导的暗示 按照领导的意图和愿望去行动 秘书应该细心观察 随时掌握各种信息 接受暗示不是缺少主见的表现 也不是一种无意识接受影响的倾向 而应该是一种自觉的意识 三 服从 服从是由于个体受到他人或者规范的压力而产生的符合他人或规范要求的行为的现象 它是一种在外界压力下出现的行为 在秘书与领导的关系中 强调的是秘书对领导的自觉的服从 这是工作性质的要求 作为秘书人员 要培养自觉的服从意识 自觉地服从领导 另一方面 领导者对秘书的影响方式对于秘书能否形成自觉的服从意识又有着重要作用 也必须给予足够的重视 恩格斯在 论权威 一文中指出 我们看到 一方面是一定的权威 不管它是怎样造成的 另一方面是一定的服从 这两者 不管社会组织怎样 在产品的生产和流通赖以进行的物质条件下 都是我们所必需的 第三节秘书与领导班子的关系 本节点睛 二 秘书处理与领导班子关系时应遵循的原则 一 秘书处理与领导班子关系的基本要求 领导班子是指党政机关或企事业单位的领导人所组成的领导集体 秘书人员要做好本职工作 不仅要了解和熟悉每个领导人的工作情况 还要熟悉了解整个领导班子的工作情况 树立为领导班子集体服务的观念 一 秘书处理与领导班子关系的基本要求 一 熟悉本单位的总体情况要做好为领导班子集体服务的工作 秘书人员首先要了解单位的总体情况 明确本单位的总体目标 要关心本单位各个方面的工作进展情况和存在问题 还要努力去掌握每一位领导人的分工情况 熟悉每位领导工作的方式 二 了解领导环境 领导环境 就是指领导班子的整体状况 领导环境实际上是一个受多种因素影响的动态的体系 领导人之间的工作分工情况 领导人之间的能力结构情况以及领导班子的思想状况等 秘书人员要想处理好与领导班子的关系 必须对领导环境有比较深刻的了解 了解领导环境中的重要因素 见图10 5 图10 5领导环境的影响因素 锥形领导班子这种领导班子特点是权力分配不均 在决策活动中 民主气氛不浓 少数领导说了算 是一种权力集中型的领导形态 见图10 6 图10 6锥形领导班子图示 1 蹄形领导班子这种领导班子特点是二元化 整个领导班子分化为两部分 相互间矛盾突出 班子缺少核心 缺少权威性 见图10 7 图10 7蹄形领导班子图示 2 台形领导班子这种领导班子充满民主气氛 互相配合较默契 内部比较团结 意见容易统一 是一种健康型的领导班子 见图10 8 3 图10 8台形领导班子图示 三 掌握每位领导班子成员的个性和背景 秘书要想处理好与领导班子的关系 还要掌握每位领导班子成员的个性特征和背景 背景资料 主要指家庭情况 居住情况 生活情况 个人经历情况和交友情况等 秘书只有熟悉每位领导者的个性 掌握每位领导者的背景资料 才能掌握他们的工作方式和待人处事的特点 才能根据领导的个性来调节自己的交往行为 二 秘书处理与领导班子关系时应遵循的原则 一 坚守领导班子组织法规的原则任何一个组织机构都有组织章程 条例或工作制度 组织章程 条例 工作制度 这些法规性文件规定了纵向与横向领导机构之间的关系 规定了领导班子集体决定工作事项的程序和办法 规定了不同类型领导机构的职责与权力划分 这些法规就是秘书人员处理与领导班子及其成员关系的基本依据 二 遵守职权划分 单向请示的原则 领导班子各位领导人的分工 意味着其拥有相应的职权 处理相关问题 秘书人员要按照职权分工接受任务或请示工作 在实际工作中 一旦领导人之间出现矛盾时 秘书人员不要自行去处理 将问题和矛盾交由有权处理的领导人或者是秘书部门负责人去处理 如果是涉及到多方面的 综合性的工作事项 应该请示主持全面工作的负责人裁定 并向与该工作事项相关各位领导人通气 说明 或者建议其直接与该负责人交换意见 对于领导人分工范围以内的专题性工作事项 秘书人员应该请示分工主管的领导人 并按照其指示意见执行 切忌多头请示 三 遵守对同级领导人一视同仁的原则 秘书人员要对同级领导人一视同仁 应该着眼于为领导班子集体服务 在工作上对他们同等帮助秘书对领导人索要材料 设问求谋 交办事项都要愉快地接受 以同等的努力去完成 如果秘书人员手中有工作忙不开 应先接受领导交办的事务 同时要向秘书部门负责人报告 以便作出统筹安排 1 在感情上对他们同等尊重 注意 四忌 一忌亲近老上级 老关系 疏远与自己有隔阂或者相互之间存在误解的领导 二忌对自认为能力强的领导尊重 对能力有限的领导不够尊重 三忌亲近工作接触较多的领导 疏远平时工作接触少的领导 也不予重视其工作安排 四忌自恃有才 自以为清高而瞧不起一些领导人 2 在待遇上 生活上按照规定对他们同等对待 同等照顾对领导人的政治待遇与生活待遇应严格按照有关文件规定执行 不得自行放宽或缩小任何领导人的待遇标准 在配备领导人的生活用品时 如能按照同级共享原则去处理则不会有什么问题 如不能做到标准相同 则宁可缓办 而不可造成这位有那位没有的现象出现 3 四 坚持有利于领导之间团结的原则 领导人之间有不同的意见分歧以至矛盾都是正常现象 秘书人员在触及这些分歧或矛盾 误解 隔阂时 要做到心中有数 要注意工作上的方式方法 以便于促进领导人之间消除误解和隔阂 一般来讲 秘书人员应遵循不介入原则 如果因工作关系必须接触这些分歧或矛盾时 要讲究原则 客观公正 注意方式 有时因为不了解情况而碰了钉子时 也不可当面顶撞 应顾全大局 第四节秘书处理与领导关系的方法 本节点睛 三 秘书批评领导的艺术 一 秘书处理与领导关系的方法 二 秘书处理与领导关系的技巧 秘书是领导的参谋与助手 是为领导服务的 秘书人员要想处理好与领导的关系 必须增强自己的角色意识 树立服务观念 围绕领导的意图进行工作 秘书在做好本职工作 提供有效服务的时候也需要运用一些方法和技巧 一 秘书处理与领导关系的方法 一 摆正位置 自觉服务秘书人员要摆正自己的位置 更好地为领导服务 一般情况下 领导者多数是由一些德才兼备 经验丰富的人来担任的 他们一般具有较高的威信 深受群众的拥护和支持 尊重 图10 9秘书人员尊重领导的要求 1 要维护领导的威信 2 要尊重领导的意见和决策 3 要尊重领导的职权 4 要体谅领导的困难 为领导分忧 秘书人员对领导的尊重应做到四点 见图10 9 秘书人员要自觉地为领导服务 应该有一种任劳任怨 不计名利的思想 我国著名学者邹韬奋曾说过 一个人光溜溜地到这个世界上来 最后光溜溜地离开这个世界而去 彻底想起 名利都是身外之物 只有尽一个人的心力 使社会上的人多得他工作的裨益 才是人生最愉快的事情 正确领会 贯彻 执行领导意图 是秘书处理好同领导关系的一个基本出发点 二 正确领会 贯彻 执行领导意图 什么是领导意图 领导意图是指领导人 领导班子或领导机关在指导其社会组织实现目标的过程中所提出的意见和企图 实质就是领导提出的工作意见和总体所表达的真意 实质 核心出发点和目的 是领导工作思想的具体体现 领导意图的形成过程 就是领导决策的过程 表现形式有命令 指示 决定 通知等正式文件 部署安排 签批意见 口拟要求等非正式文件 1 秘书人员应如何对待领导意图 做好大量辅助性的服务工作 正确理解 领会领导意图 做好信息反馈工作 秘书在传达贯彻领导意图时应注意哪些问题 不能耽误传达的时间 不能截留领导意图 不能随意解释或歪曲领导意图 传达贯彻中遇到抵触等困难时 既要坚持原则 又要机动灵活 2 3 三 提高自身素养 增强办事能力 秘书要处理好与领导的关系 关键在于做好本职工作 提供有效服务 秘书怎样提供有效服务呢 首先 秘书人员要练好基本功 提高办事能力 增强职业才干 其次 提高道德素养也是秘书人员搞好同领导关系的重要影响因素 李欣在 中国现代秘书工作基础 一书中指出 要提高秘书人员的品德素养 除了要热爱事业 安心工作 谦虚待人 严守本分外 更重要的是处理好以下十种关系 诚实而不做假弄权参谋而不自以为是公正而不搬弄是非受批评而不急不怨尊重而不奉承吹捧主动而不越位脱轨服从而不盲从附和补台而不挖角拆台沟通而不封闭堵塞挡驾而不阻拦干涉 1 2 3 5 4 6 7 8 10 9 图10 10来访事件的分析归类 属于领导审批和需要急办的事项 协助来者找主管领导办理 将事情留下 抽空找领导 有了结果马上转告来者 属于职能部门管理的事项 协助来者找职能部门办理 涉及多方面的事项 以开会方式解决 建议领导主持 召集相关人员参加 统一布置 妥善处理 秘书挡驾的重点要放在办事上 办事要以理 以法为准 分析归类大致有三种情况 见图10 10 二 秘书处理与领导关系的技巧 一 秘书要有与领导进行思想沟通的良好意识思想沟通是密切秘书与领导关系的一个重要方法 秘书与领导的特定角色关系要求秘书在与领导实施思想沟通时 能够做到四适 适时适地适人适言 二 秘书要有自觉与领导联络个人感情的积极意愿 心理学的研究表明 人们之间的相似性吸引是建立和发展良好人际关系的基础 秘书与领导的关系 不仅仅是一种角色关系 在这种角色关系中必然还包含着个人之间的关系 秘书与领导发展个人之间的感情应是以工作为出发点 应是一种健康的关系 而不能抱有任何私心杂念 秘书人员怎样与领导建立良好的关系呢 秘书人员要与领导保持思想上 认识上 价值观念上的一致 秘书人员要通过培养和发展自己多方面的兴趣和爱好 与领导找到一致性或相似性 培养兴趣和爱好 三 秘书批评领导的艺术 从原则上讲 领导与秘书的关系是上下级之间 主辅之间 同志之间的关系 秘书发现领导的意图 决策中确实有失当之处 背离了国家的方针 政策及上级领导机关的指示 要求 或者与客观实际不相符合 即将有害于工作 必须实事求是 坚持原则 坚持真理 抛弃一切私心杂念 敢于提醒 勇于直言进谏 要想取得好的效果 要注意应用好的方式方法 注重摆事实讲道理 与人为善 掌握分寸 领导班子批评领导的六种技巧 对领导的批评 要注意场合 应该在私下同领导交换意见 用亲切的话语作为批评的开场白 批评行动 而不是人 提供答案 重点不放在错误上 应放在改正错误的手段和方法上 一个过错一次批评 切忌在一段时间内就一个问题反复地批评领导 在友好的方式中结束 2 3 1 4 5 6 秘书与领导交往有何意义 两者关系的实质是什么 秘书处理与领导班子关系的基本要求和原则是什么 什么是领导意图 秘书人员应该怎样理解领导意图 秘书处理与领导的关系方法与技巧有哪些 秘书给领导提建议或者批评领导时应该注意哪些问题 1 2 3 4 5 秘书小资料 华盛顿的秘书 美国第一任总统华盛顿的办事人员中最值得一提的是他的秘书约瑟夫 里德先生 里德是一位学有所成的人士 在美洲和伦敦的法律协会学习过法律 在费城律师界有很高的声誉 里德对军事问题所知不多 却很有见地 不受感情的偏见和蒙蔽 而且是一个真诚的爱国者 看待一切问题都从国家利益出发 华盛顿的许多各式各样的信件都是由他执笔起草的 在困难重重的处境中 总司令更是重视他的明智的意见和真挚的同情 华盛顿对里德的友谊是坦率而热诚的 对里德是绝对信任的 在很短时间内 里德就成为和他无话不谈的亲密友伴 他的心腹顾问