行政管理办公室部门职能及岗位职责.doc

部门名称行政管理办公室直接上级副总经理文件编号文件名称行政办公室职能版本页数编制审核批准生效日期职能概要负责行政管理、后勤管理、 员工关怀建设管理、网络信息管理、企划宣传、资质申办审核管理、法律事务管理及培训工作。组织架构行政办公室副主任（1） 行政助理兼司机（1） 行政外勤、资质 专 员（1）文案策划专员（可兼办公室主任）（1）部门人员编制职位代码岗位名称人数主要工作职责副主任1负责公司行政办公室工作的实施、监督、检查。文案策划专员（可兼办公室主任）11.负责公司企业宣传推广策划（宣传册、宣传片、户外广告等）联系外部媒体进行宣传与推广。2.负责公司网站的改版、维护及信息更新。3.负责文书起草、修订，文档管理工作。4.负责策划、组织相关文化活动，丰富员工业余文化生活。5.上级领导交办的行政相关事务。行政资质、外勤专员11.负责公司荣誉申报、各类资质（ISO9000、安防、系统集成、涉密、建筑类等）的申报、年审及变更等工作。2.负责公司享受相关政策经费补贴的申请和办理工作（非产业部申报项目。）3.负责对外与资质主管单位的联络工作。4.负责资质信息和档案的保存、归档及查询的档案管理工作，证书、印章管理。5.上级领导交办的行政相关事务。行政助理兼司机11.协助行政办公室主任做好公司各部门之间的协调工作。2.参与公司行政、后勤等事务管理，为其他部门提供及时有效的行政事务。3.负责公司车辆、员工宿舍等管理工作。4.上级领导交办的行政相关事务。部门职能部门职能负责公司的日常办公事务管理、会务管理、文书档案印章管理、证照管理、后勤管理、车辆管理等工作。 主要权力1. 贯彻执行公司各项方针政策以及上级的各项指令。抓好公司的办事、办文、办 会制度并贯彻落实。2.根据公司董事会的经营决策和工作部署，协调好公司各部门的相关事务。3.处理和催办上级及公司下达的各项指令。4.监督、检查各项行政管理事务。行 政 办 公 室 职 能职位说明书岗位名称（主持工作）副主任所属部门行政管理办公室文件代码岗位代码直接上级副总经理版本/页数直接下级生效日期编 制审 核批 准职位概要：负责行政管理办公室行政事务、后勤、资质、涉密、法务等实施、监督、检查管理工作。职责 1. 根据上级领导的工作部署，负责行政办公室的全面工作。 2. 监督、组织、实施公司文案策划，公司营业执照等证件、印章，行政文书档案，会务工作，接待礼仪，车辆、办公环境，后勤、行政事务等管理工作。 3负责公司营业需要各类资质维护及申办管理工作。 3. 负责公司考勤监督管理工作（人资企管部适时交接到行政办公室时执行）。 4. 指导部门员工按职责范围管好行政办公室的日常事务及各项工作任务。 5. 检查督促本部门的日常工作，不定期地向主管领导报告工作情况，解决工作 中可能遇到的问题。 6. 负责公司公司内部各协会、工会、党支部管理；工关怀预案、员工文体活动、员工体检、员工旅游等工会建设管理工作。 7. 指导、督促各有关工作人员按时、按量、按质完成任务。 8. 负责本部门员工队伍建设，提出对下属人员的调配、培训、考核意见。 9. 负责公司的接待工作及政府关系、公共关系的建立、维护及保持；组织来访 人员的接待。10. 负责公司电话、网络信息系统使用及安全管理。11、负责公司通讯录及个人通讯管理。12、负责公司办公费用的统计及预算管理工作。13. 负责公司涉密办公室的管理工作。14. 负责完成领导交办的其它工作。主要权力1 对各项行政工作的分析、指导、督促、监督、考核权。2 行政事宜的解释、解说权。3对所属人员有审核权、指导权、监督权、考核权、批评权。任职资格经验1. 管理、经济、法律及汉语言等相关专业；2. 统招本科以上学历，或5年以上大型企业行政管理经验；3. 具有优秀的公文写作能力。素质忠诚责任心强认真、耐心、专注、严谨、细致能力1. 具有良好的工作跟踪、监督、考核能力，能正确预见事态发展、提前 做好计划和准备；2. 具有良好的沟通、协调、与公关能力；3. 具有带领团队保质保量按时完成任务的能力。价值观行为准则认同公司企业文化，认同公司战略发展目标。有良好的职业道德，严格遵守国家法律法规要求。执行公司各种规章制度，集体观念强。职位说明书岗位名称文案策划专员（可兼办公室主任）所属部门行政办公室文件代码岗位代码直接上级（主持工作）副主任版本/页数直接下级生效日期编 制审 核批 准职位概要： 负责公司企业宣传推广策划（宣传册、宣传片、户外广告等）；策划、组织相关文化活动，丰富员工业余文化生活等文案策划工作。职责1. 协助行政办公室主任完成公司行政事务工作及部门内部日常事务工作。2. 负责完成编辑公司内部、外部各项文书工作任务，起草、修改打印公司的行 政文件。3. 协助行政办公室主任审核、修订公司各项管理规章制度，参与各项规章制度 监督与执行。4. 负责公司档案分类编号汇总及行政档案资料管理。5. 负责公司网站建设工作、联系外部宣传与推广。6. 负责公司微博建设及运维管理。7. 组织、策划公司宣传方式、途径及宣传资料的设计。（宣传册、宣传片、户 外广告等）。8. 编辑公司内部刊物（纸质、电子版）、员工内部交流园地建设管理、员工手 册的制定等内部宣传管理工作。9. 策划、组织、实施公司大型会议及活动、员工关怀预案、员工文体活动、员 工体检、员工旅游等丰富员工业余文化生活的工作。10.协助办理接待、会议的组织与安排，做好会前准备、会议记录和会后内容 整理工作。11.负责公司传真、电话记录集传达工作。12.组织处理和催办上级来文及公司下达的各项指令，严格管理 “渉密”文件， 妥善、及时、准确地做好文件的传递、催办、归档等工作。13.参与公司法律事务的处理工作。14.负责完成领导交办的其它工作。主要权力1. 对公司网站、宣传资料、荣誉、活动等有组织、策划、编辑、实施权。2. 文案策划、法务事宜的解释、解说权。3. 对所属工作监督权、组织权、修订权。任职资格经验1. 传播、新闻、中文、法律等相关专业。2. 统招本科以上学历，或2年以上大型企业企划宣传工作经验。3. 能熟练运用办公软件，Office 系统。素质忠诚责任心强认真、耐心、专注、严谨、细致能力1.擅长写作、编辑、摄影、图文处理、计算机操作与维护等。2.具备良好的学习能力和团队合作精神，有良好的职业精神。3.具有较强的语言表达能力与沟通能力。4.具有逻辑性强，思路清晰的能力，适应性强的能力。价值观行为准则认同公司企业文化，认同公司战略发展目标。有良好的职业道德，严格遵守国家法律法规要求。执行公司各种规章制度，集体观念强。 职位说明书岗位名称行政资质、外勤 专 员所属部门行政办公室文件代码岗位代码直接上级（主持工作）副主任版本/页数直接下级生效日期编 制审 核批 准职位概要： 负责公司各类资质、证书、印章的管理；信息和档案的保存、归档及查询的档案管理；行政管理办公室外勤等工作。职责1. 负责企业运营资质管理工作。 2. 负责公司（子公司、办事处）注册、变更、注销管理工作。3. 负责公司工商注册、税务登记管理工作。4. 负责公司业务战略合作证书的管理。5. 负责公司各类资质（ISO9000、安防、系统集成、涉密、建筑类等）的申办、 运维及组织材料汇编工作。6. 负责资质信息和档案的保存、归档及查询的档案管理工作。7. 负责公司各种荣誉的申报及荣誉、获奖证书的管理。8. 负责公司享受相关政策经费补贴的申请和办理工作。（非产业部申报项目） 9. 负责公司人力资源管辖人员相关以外各种印章的管理。10.负责对外与资质主管单位的联络工作。11.完成公司考勤核算、监督管理工作（人资企管部适时交接到行政办公室时执 行）。12.负责公司各部门名片印制、办公用品、劳保用品、固定资产的领用和分发管 理工作。13.负责完成领导交办的其它工作。主要权力1 对各项资质的申报信息、资料有组织、编制、审核、督促、监督权。2. 资质申报、行政办公室外勤事宜的解释、解说权。3. 对所属工作监督权、组织权、修订权。任职资格经验1. 专业不限，统招本科以上学历，或1年以上资质管理相关工作经验。2. 具有良好文字功底与写作能力，熟练运用办公软件及文档编写排版 能力。 素质忠诚责任心强认真、严谨、细致能力1. 具有资质管理等工作经验。2. 具备良好的学习能力和团队合作精神，有良好的职业精神。3. 具有较强的语言表达能力、沟通能力、分析及解决问题的能力。4. 具有逻辑性强，思路清晰的能力，适应性强的能力。5. 熟悉国家、地方相关法规及各类政策、政府工作流程。 价值观行为准则认同公司企业文化，认同公司战略发展目标。有良好的职业道德，严格遵守国家法律法规要求。执行公司各种规章制度。 岗位名称 行政助理兼司机所属部门行政管理办公室文件代码岗位代码直接上级（主持工作）副主任版本/页数直接下级生效日期编 制审 核批 准职位概要： 负责行政办公室内勤、车辆管理等工作。职责 1. 协助行政办公室主任做好公司各部门之间的协调工作。 2. 参与公司行政、采购事务管理，为其他部门提供及时有效的行政事务。 3. 负责公司耗材、办公设备等固定资产具体使用、维修和登记等工作。 4. 做好公司领导办公室卫生、公共区域卫生的安排及督查管理工作。 5. 做好公司公共区域花草的养护、公共设备维修管理工作。 6. 负责完成公司通讯、房务、领导票务管理工作。 7. 协助做好会前准备工作。 8. 负责公司车辆的保养和维护工作。 9. 负责车辆的登记、查询、出车、肇事处理、年检、违章处理等管理工作。10. 负责进行车辆的内外部日常清洁工作。11. 负责接送公司领导、客户，完成各部门用车和接待任务。12. 负责完成领导交办的其它工作。主要权力1. 对各项行政内勤、车辆有督促、监督权。2. 对行政内勤、车辆事宜的解释、解说权。3. 对所属工作有监督权、组织权。任职资格经验1. 本科以上学历，或1年以上行政、物业管理或3年以上驾龄。2. 年龄28岁以上38岁以下，身体健康熟悉高档车驾驶与操作，驾驶过 宝马、奥迪等轿车一年以上，有过给领导开车经验。3. 懂商务接待礼仪，服务意识强，保密意识强、责任心强，服从管理听 从安排。 素质忠诚责任心强认真、严谨、细致能力1. 具有较强的时间管理能力，工作细致认真，谨慎细心，责任心强。2. 具备良好的学习能力和团队合作精神，有良好的职业精神。3. 具有较强的语言表达能力与沟通能力，能吃苦耐劳，具备解决突发事 件能力。 4. 具有逻辑性强，思路清晰的能力，适应性强的能力。 价值观行为准则认同公司企业文化，认同公司战略发展目标。有良好的职业道德，严格遵守国家法律法规要求。执行公司各种规章制度。 职位说明书