行政人事基础管理制度-管理性文件编写规定.doc

天马行空官方博客：http:/t.qq.com/tmxk_docin ；QQ:1318241189；QQ群：175569632设备制造有限公司管理标准 QG/ZTC0105-1998管理性文件编写规定1998-5-1发布 1998-5-1实施设备制造有限公司 发布 管理性文件编写规定 QG/ZTC0105-19981 目的和适用范围为了指导各部门正确、规范地编写各类管理性文件，特制定本规定。本规定适用于本公司管理性文件（管理标准、工作标准、考核标准、质量手册和程序文件）的编写格式和规则。2 相关文件本规定引用了以下相关文件：QG/ZT0101-1998标准化管理标准QG/ZTC0101-1998管理性文件编号办法GB/T1.1-1995标准化工作导则第一单元：标准化的起草与表述规则 第一部分：标准编写的基本规定3 职责和职权3.1 企管办职责3.1.1企管办负责收集、汇总、编号和综合平衡各类管理性文件；3.1.2负责管理性文件的规范化审核，提出修改意见；3.1.3组织有关人员对管理性文件进行讨论或会签；3.1.4负责检查考核管理性文件的执行情况。3.2其他部门负责本单位管理性文件的编写。4 管理性文件的确定及基本要求4.1凡在日常工作中重复出现及可能对公司产生重大影响的管理活动，均应编制相应的管理性文件，将其工作流程、基本要求、相应措施等以文字实施确定下来。4.2文体 为使所有读者易于理解，管理性文件的编写应尽可能简单、明了。4.3统一不仅每一项标准内，而且在一系列配套标准内，结构、文体和术语均应保持一致。相关标准的结构及其条文的编号应尽可能完全相同。在每一项标准或一系列标准中应始终使用同一术语表达某一特定概念。管理性文件的用纸，原则上使用标准16K规格纸，纵向横书。设备制造有限公司 1998-5-1批准 1998-5-1实施QG/ZTC0105-19984.4实施管理性文件的制定，应有利于实施和引用。5 管理性文件的编写5.1各分公司、各部门在编写管理性文件时，应力求文件的可操作性，切忌做成空洞的理论汇编。5.2管理性文件可根据需要采用条文或表格形式。5.3应将标准要求同仅用于参考指导的叙述明确区分开来（动词形式见附一）。5.4管理标准的编写内容与格式（见附二）5.4.1目的与适用范围这部分应明确该标准编写的目的，标准的主题及其所包括的各方面，目的的一般格式为：“为了，特制定本标准。”；适用范围的一般格式为：“本标准适用于。”5.4.2相关文件（引用标准）这部分应明确该标准引用或配合使用的管理性文件的名称及其编号，而引用这些文件对使用该标准是必不可少的。如果没有引用，这部分可省略。5.4.3职责和职权 这部分应明确该标准所涉及的管理职能，确定该标准的归口管理部门及相关部门的职责和职权，以便分工配合，提高工作效率。5.4.4管理内容 该部分是标准的核心，应明确规定该项管理工作的具体内容、工作程序、工作要求、各部门的相应职责和工作流程，其条文详略可根据文体涉及的范围和管理事项的繁简程度而定。有附件（附录）时，应在相关文字后注明附件序号，一般格式为：“（见附5）”。5.4.5标准的书眉线除附件外的标准正文每页均应加书眉线，书眉线上方应居中书写标准编号。5.4.6标准的终结线标准条文结束后，应在附加说明与管理内容之间画一条粗实线做为终结线，其长度约为版面宽度的四分之一。5.4.7附加说明在标准终结线下，以“附加说明”四字为标题，分行列出以下内容：“本标准由555部门提出。 本标准由555部门归口管理。 本标准主要起草人555。”QG/ZTC0105-19985.4.8附件 第一个附件应另起一页书写。“附5”应写在左起顶格位置。通常，每一附录另起一页书写，当有多个附录且较短时，可接排。”5.5工作标准的编写内容与格式（见附三）5.5.1工作标准分为部门工作标准（简称为工作标准）和个人工作标准（一般称为岗位责任制），具体编写格式可参照管理标准的格式要求进行。5.5.2主要内容包括：a. 目的与适用范围；b. 部门职责；c. 岗位职责（附岗位机构图）；d. 附加说明。5.6考核标准的编写内容与格式考核标准可单独制定，也可与工作标准结合制定。如单独制订则应按QG/ZTC0101-1998管理性文件编号办法有关规定编号，如与工作标准结合编制，可不独立编号。其编写格式宜采用表格形式。5.7质量体系程序文件的编写内容与格式（见附四）5.7.1程序文件采用表格形式。5.7.2程序文件的编写要求可参照管理标准进行，主要包括以下内容：a. 目的与适用范围；b. 相关文件；c. 目标和原则；d. 职责和职权；e. 管理内容与方法；f. 质量记录6 管理性文件的制定和审批6.1各部门针对本部门的工作性质和实际情况，就日常工作中重复出现的事务及可能对公司产生重大重大影响的管理活动，拟订管理性文件初稿，送企管办协调平衡，必要时或涉及重大事项可由企管办召集有关人员进行讨论、修改。6.2将经讨论达成一致意见后的文件，按照QG/ZTC0101管理性文件编号办法的有关规定统一编号后，报送主管副总及相关副总审核，无异议后，由总经理签字批准实施并签署实施意见。6.3总经理批准的管理性文件由归口管理部门企管办行文发布。QG/ZTC0105-19986.4质量体系文件（质量手册、程序文件）由管理者代表审核，总经理批准实施；质量体系文件的更改原则上由原审核单位审核，总经理授权管理者代表批准实施。6.5管理化文件在实施过程中，各分公司、各部门如对有关条款存有异议或实施中发现不切合实际之处，可向企管办提出修改意见。6.6发布实施的管理性文件应报送集团公司企管办备案。附加说明本规定由企管办提出并起草。本规定由企管办归口管理。本规定主要起草人。附一 动词形式表1-1中的动词形式，用于表达那些要严格遵从才能符合标准且不允许与其偏离的要求。 表1-1 要求动词形式等效的表述应应该；要求；其要求为；不得不；只有才允许；必须不应不允许；要求不；要求不得；不应该注：1. 除在不得已的情况下，不得使用必须（一定要）；2. 表示禁止时，不得用不可以代替不应；3. 表示一种指导规则，使用祈使语气，如“打开记录仪。”表1-2中的动词形式，用于表达在几种可能性中被推荐作为特别适用的一种，而未提及但也不排除其他的可能性，或用于表达一定的行动步骤是受到推荐的，但又不是必须要求的，或（以否定形式）用于表达某种可能性或行动步骤是不赞成但也不禁止。表1-2 推荐动词形式等效的表述宜建议不宜建议不表1-3中的动词形式，用于表达在标准界限范围内允许的行动步骤。表1-3 允许动词形式等效的表述可以允许；准许；许可不必不要求；不需要注：1. 可以表示由标准表达的允许，而能（表1-4）则与标准使用者的能力或提供给他的可能性有关。2. 在这种场合不要使用能代替可以。3. 在这种场合不得使用可能或不可能。表1-4中的动词形式，用于说明材料、物资的或者是因果关系的可能性和潜在能力。 表1-4 可能动词形式等效的表述能会；能够；可能；有可能不能不会；不能；不可能；没有可能附二1正泰集团成套设备制造有限公司管理标准 QG/ZTC5555-555555管理标准5555-5-5 发布 5555-5-5 实施正泰集团成套设备制造有限公司 发布附二2正泰集团成套设备制造有限公司 555管理标准 QG/ZTC5555-55551 目的和适用范围2 相关文件3 职责和职权4 管理内容附加说明本标准由555提出。本标准由555归口管理。本标准主要起草人555。正泰集团成套设备制造有限公司 5555-5-5批准 5555-5-5实施附三1正泰集团成套设备制造有限公司工作标准 QZ/ZTC5555-55555555工作标准5555-5-5 发布 5555-5-5 实施正泰集团成套设备制造有限公司 发布附三2正泰集团成套设备制造有限公司 5555工作标准 QZ/ZTC5555-55551 目的和适用范围2 部门职责3 岗位职责3.1岗位机构图（见附5）附加说明本标准由555提出。本标准由555归口管理。本标准主要起草人555。正泰集团成套设备制造有限公司 5555-5-5批准 5555-5-5实施附四1正泰集团成套设备制造有限公司程序文件 QC/ZTC55-55555程序5555-5-5 发布 5555-5-5 实施正泰集团成套设备制造有限公司 发布附四2正泰集团成套设备制造有限公司级别：5555级编制：555批准：555555程序编号：QC/ZTC55-55版本号/修订码：5/55第5页 共5页修改情况序号修改标记修改记录修改人日 期1 目的与适用范围2 相关文件3 目标和原则4 职责5 管理方法与内容6 质量记录