保健品代理商管理办法.doc

保健品代理商管理办法第一条代理商的选择1、按公司所设计的通路原则，选择认定代理商。在保证通路顺畅的前提下，代理商数量越少越好。2、代理商数量的确定：各地级市场代理商数量控制在1-2家左右。3、代理商的选择由招商部确定，并建立基础档案，做好代理商资信调查。招商部对代理商的确认、建档工作负直接责任。代理商必须是有铺货能力的批发商，特殊情况下可选择大型药品超市或重点药店作为公司的代理商。4、代理商选择参考依据（1）以国有渠道为主导的市场，原则上选择非国有渠道；（2）以私有渠道为主导的市场，选择有合法手续、有批发网络、资金雄厚、信誉好的中间商作为公司的代理商；（3）国有、私有渠道各半的市场选择资信好、铺货能力强、有合法手续的中间商作为公司的代理商；（4）特殊情况下，可选择大型药品超市或重点药店作为公司的代理商。5、代理商选择批准程序招商人员选择认定代理商后，须报销售公司领导审核，销售公司领导审核认可后，及时填报代理商增减变动表并存档、备案。第二条代理商的建档建立动态的代理商管理体系，代理商管理体系由三部分组成：代理商基础资料的建档、代理商销售资料的建档。1、代理商基础资料建档招商人员负责收集各区域内代理商的基础资料，由销售内勤汇总所辖地区的代理商资料，建立并管理代理商的基础资料，代理商的基础资料包括：代理商名称、地址、电话、邮编、所有者、经营者、法人代表、创办时间、税号、开户银行、帐号等；2、代理商销售资料的建档招商部业务员负责收集登记各代理商的销售资料，报招商部内勤汇总处理，由招商部内勤填报代理商销售月报表（附表三）。第三条代理商帐期额度标准实行帐期制度就是要求招商人员在与各级代理商交易、决策过程中避免主观、盲目决策。帐期管理工作的核心是定量化的，评估信用风险，按照帐期额度控制企业内部决策行为规范与各级代理商之间的信用关系，从而有效地降低帐期中末应收款的发生率，减少企业坏账、呆账的机率，最大限度地降低企业的风险。1、根据各级代理商的资信等级情况，在一定时间内确定各级代理商的帐期额度；2、各区域的代理商帐期额度限额指标由销售公司领导根据代理商的等级情况制订相应的信用额度，批准执行。具体的分级授信原则为：一级：无风险代理商，具有高信誉度的代理商。如大型医药连锁公司，上市医药集团等，可放心进行帐期铺底，授信额度由销售公司领导下达，最高指标额度为1万元；二级：可接受风险的代理商。如中型医药公司，有较好的记录，没有明显的信用风险，可按信用额度交易，帐期额度由销售公司领导把握，最高不超过8000元；三级：一般风险代理商，有极少数不良付款记录，应慎重给予帐期额度，销售公司领导把握，最高额度不超过5000元；四级：风险性代理商，有多次付款不良记录，应从严给予帐期额度，销售公司领导把握，最高不超过3000元；五级：高风险的代理商，不能给予帐期额度，只能按真正意义上的现款现货，进行交易，特殊情况时最高帐期额度也不得超过2000元。第四条代理商的合同管理1、现款现货的代理商可以不签订代理合同，前清后欠或约定付款的代理商一定要签订合同；2、与各级代理商签订合同时，必须按公司统一的合同样本签订，变更合同时需代理售公司领导同意，并备案。招商部业务员由销售公司领导授权，可代签合同。3、所有合同一旦签订后，由招商部负责存档。第五条代理商的发货管理1、不准向非选定的代理商发货；2、原则上须款到付货，如有帐期的代理销售，需请示销售公司领导批准后发货。3、所有代理商的货均由公司人员负责按单发货，并须各代理商负责人签收；4、各区域代理商需要货物时，向招商部内勤下达订单，销售内勤根据订单制作销售确认单，然后给分厂下达产品出库单，分厂按单组织生产并发货。5、货物到达代理商所在地城市后，代理商以回函形式确认收货情况。第六条代理商的销售价格制度1、各级人员任何情况下都不得低于厂价或变相低于厂价销售（对价格有影响的促销活动必须先报到销售公司批准方可执行）；2、必须指导并监督各级代理商的批发价，对批零兼营的代理商要督促其零售价按该区域内的正常零售价执行。第七条代理商分销制度1、选定代理商的一项重要指标是看其分销能力的大小，所谓分销能力是指代理商铺货下家（二批商、零售商）有多少，市场覆盖面有多大，与下家（二批商、零售商）的合作关系是否良好等。其代理能力是否能将产品分销到区域市场的每个角落；2、分销管理就是给代理商提出分销（铺货）目标，制订分销计划并协助代理商达到分销目标；3、对于连续三个月均完不成分销计划的代理商，可以考虑取消其代理资格。第八条代理商的预警制度代理商的预警管理就是根据各代理商管理中发现的一些异常现象，纳入预警处理程序，各方面予以关注，及时调查分析原因，给予解决，将问题最终消灭在萌芽状态。主要有下面几种状态下的预警：1、应收款预警公司在代理商资信管理方面给每个代理商设定一个帐期额度，当代理商帐期货物到期后，就应当发出警告，并要求招商部对代理商进行调查，分析问题原因，并及时督促回款，避免出现真正的风险。2、销售进度预警根据代理商的销售记录资料，当代理商的进货进度和计划进度，上月进货量、进货额、进货频率相比有下降时应发出警告。招商部业务员对此情况进行调查，找出原因，并拿出相应的办法，防止销售目标不能实现。3、代理商的流失预警根据代理商销售记录资料，当代理商不再进货时即被视为代理商的流失，就应发出预警。招商部业务应及时进行调查，并采取相应的对策，防止代理商的再度流失。4、建立代理商预警报告制一、二、三级代理商出现预警情况应上报销售公司领导。第九条代理商服务管理1、代理商的退换货管理由于代理商对下家（二批商、零售商）的需求把握不准或在销售过程中货物包装出现破损现象，造成代理商有需要退换货的要求。在代理商进货、存货不满三个月的情况下都应该予以退货或调换。（注：其产生的费用由代理商承担）2、代理商投诉管理（1）忽视代理商投诉，会导致代理商的抱怨。在管理中应将代理商投诉管理纳入到日常工作，由招商部内勤负责代理商的投诉工作；（2）业务员接到代理商的投诉后（包括口头投诉、信件投诉）应立即向销售公司领导汇报，招商部内勤对代理商的投诉内容问题要做详细的记录，并进行相关调查，一般问题及时处理，重大问题及时向销售公司领导汇报，由销售公司领导提出处理方案。（3）代理商投诉处理有了结果后，应由招商部业务员将处理结果（不论结果如何）及时向代理商反馈（代理商口头投诉的，口头反馈；代理商信件投诉的，信件反馈）不充许对代理商的投诉处理没有下文。（4）所有投诉记录，招商部都应保存完好，存档备查。