WebOffice用户手册.doc

WebOffice信息平台系统 用户操作手册 深圳市启天软件技术有限公司 前言 非常感谢您使用WebOffice企业办公信息平台系统 WebOffice企业办公信息平台系统是深圳市启天软件技术有限公司推出的基于知 识管理的办公自动化系列软件之一 在以后的介绍中简称为WebOffice WebOffice是一套即可应用于企业局域网又可满足互联网应用需求的大型服务端 软件系统 也是一套真正实用的 全面支持中文应用的 先进完整的知识管理解决方 案 该系统的开发完成充分体现了启天公司领先的技术实力和应用经验 WebOffice具有友好的操作界面 实用的办公功能和良好的可扩充性 并最大程 度地融入了当代最新的 知识管理 协同办公 的第三代 办公自动化 理念 通过启 天公司独有的技术实现方式 将我国的现代企业带入一个崭新的 知识 办公环境 功能强大 权限管理严格的文档数据库使您一改被动地去搜寻 查找 组织和利 用为主动地接受所有与您的业务 管理 决策等相关的信息 让您在第一个时间即可 有效地利用 通过WebOffice您能够以邮件 短消息 手机短信等多种方式进行企业内部通讯 查看您被授权的与您相关的部门信息或公司公告 WebOffice还可以帮助您在网上进行工作流程处理 审批或提交各种工作或事务 申请 真正实现 足不出室 的网上办公 WebOffice还提供了许多扩展的实用功能 如项目库 资料管理 电子投票 网 址收藏等 对于软件升级或由于版本差异所带来的界面和操作的不同 以实际软件为准 本手册将教会您如何使用WebOffice进行快捷 高效的网上办公 用户手册目录 一 WEBOFFICE 的进入和退出 4 1 登录 4 2 退出 4 二 工作平台概览 5 1 下拉框 选择快速通道 在页面左上角 6 2 目录栏 文档公告目录 在页面左侧 6 3 功能条 功能模块按钮组 在页面上方 6 4 信息条 滚动新闻条 在功能条的上方 6 5 信息台面 办公平台的主体部分 6 1 个人信息 6 2 最新公告文档版 7 3 好友列表 7 4 工作电子流 7 三 WEBOFFICE 使用详解 8 一 主页面功能条 8 1 帮助信息 8 2 日程安排 8 3 内部呼叫 11 4 文档公告 12 1 查看文档 13 2 管理文档 14 3 发布文档 14 4 回复文档 15 5 查找文档 15 5 邮件系统 16 1 阅读邮件 16 2 发邮件 17 3 回复 转发邮件 18 4 删除邮件 18 5 目录管理 19 6 邮件提示 19 6 工作流 20 1 主要功能键介绍 20 2 新申请 21 3 电子流的传送 23 4 审批申请 23 5 察看申请状态 24 6 执行申请结果 25 8 员工通讯录 26 9 个人设置 26 1 设定场所 26 2 更改密码 26 3 个人信息 26 4 编辑好友 27 5 短信服务 28 6 消息管理 28 二 选择快速通道 29 10 员工查询 29 一 WebOffice 的进入和退出 1 登录 打开您的浏览器 我们推荐您使用IE4 0以 上版本 在地址栏中填入WebOffice服务器的 IP地址 或内部域名 正常连接后将出现用户 登录界面 输入您的员工号和密码就进入 WebOffice为您专设的个人工作平台了 右图是一个标准的WebOffice登录界面 如 果您还没有开户或是忘记了密码 请找网络管理 员 2 退出 退出 WebOffice 我们建议您不要直接关闭浏览器窗口 应回到主页 在主页画面中点击功 能条上的 退出系统 注销自己的用户名 或者直接选择快速通道的 重新登陆 若非正常 退出 您需在 2 分钟后才能进行再次的正常用户登录 请从这里 退出系统 二 工作平台概览 WebOffice为您专设的个人工作平台以简约的风格和紧凑的设计实现了网上办公功能的高度集 成 在您的工作平台上 您可能已经发现了很多东西 下面让我们先从整体上对其各部分功能作 一个简单了解 您的工作平台界面包括下拉框 目录栏 功能条 信息条和信息台面五部分 下拉框 选择快速通道 功能条 功能模块按钮组 信息条 滚动新闻条 个人信息 工作电子流 好友列表 最新公告文档版 目录栏 文档公告目录 信息台面 1 下拉框 选择快速通道 在页面左上角 选择快速通道 点击快速通道 将会弹出一个功能选择下拉菜单 如右图所示 选择您想要进入的模块 即可方便快捷的在各功能模块 间自由跳转 2 目录栏 文档公告目录 在页面左侧 文档公告目录 文档公告是由系统管理员定义和维护的公司所有 文档的大仓库 您可以在其中找到公司的最新公告 行政法规 市场 信息 技术文档 您所在部门的工作安排 以及其他您感兴趣的相关 专题 文档公告在公司内部信息全面共享的基础上 帮助您及时 准确 的了解与您工作相关的外部信息 给您创造一个团队学习的良好环境 为您下一步的决策提供高效 强大的技术和经验支持 3 功能条 功能模块按钮组 在页面上方 如上图所示 功能条将系统的主要功能模块都集成在一起 包括日程安排 内部呼叫 文档 公告 邮件系统 工作流 项目库 员工通讯录 个人设置以及使用说明和退出系统 各个模块 的功能和具体操作将在第三节 WebOffice使用详解 中进行详细说明 4 信息条 滚动新闻条 在功能条的上方 从滚动新闻条中您可以看到公司最新发布的公文 通知等实时信息 点击相应的新闻标题您 就可以看到该标题下的详细内容了 这里的信息发布 删除是由新闻管理组来完成的 普通用户 只能查看标题和阅读相关内容 5 信息台面 办公平台的主体部分 如下图所示 信息台面包括个人信息 最新公告文档 好友列表 工作电子流四大部分 1 个人信息 在个人信息栏中显示您的登录身份 登录时间 您自己设定的场所信息和您未读的邮件数 让您方便快捷的了解到您近段时间的办公情况 工作计划 以及与外部的联系等 信息条 新闻滚动条功能模块按钮组 个人信息 相当于您的个人 网上秘书 帮您更有效的处理日常事务 您还可以通过该 台面显示的办公场所 日程安排和新邮件 连接进入个人设置和邮件系统模块中 进行下一步的 个人设置或邮件操作 2 最新公告文档版 系统将自动识别您经常阅读的文档版块 及时将最新的文章推送到您的版面 可显示您查看 最多的栏目的前3个标题 最多显示5个栏目 并自动识别用户的权限 对于无权限的用户不显 示相应专题 3 好友列表 好友列表 中的一行代表一位员工 您可以自行设定该列表中的好友 每位好友均显示了三 项信息 1 在线信息 蓝色表示该员工在线 黑色为离线 2 员工姓名 通过点击 您可以即时向对方发送消息 3 场所信息 员工自己设定的场所信息 4 工作电子流 显示员工常用的工作电子流 点击后可以直接进入相关电子流申请 以上功能模块 您只需点击这些面版上的相关信息 就可以直接链接到其系统内部的处理 模块中 给您的工作带来更大的方便 您再在 选择快速通道 中点击 返回主页 就能回到主页面 个人信息 好友列表 最新公告文档 工作电子流 了 三 WebOffice 使用详解 在这一节 我们将对WebOffice的具体操作进行详细说明 使用WebOffice的各项功能操作很简单 您只需要点击主页面功能条上的功能按钮就可以进入 相应办公模块了 您还可以通过 选择快速通道 进行选择 进入各个功能模块 快速通道中 系统设置区 是为系统管理员进行WebOffice管理而特设的选项区 普通用户没 有管理权限 您的工作台面上将不会出现这一项 如果您进行某一操作 系统提示您 错误 你 没有权限 请返回 这时请点击 返回 下面我们将分 功能条 和 快速通道 两部分进行系统的操作说明 一 主页面功能条 WebOffice主页面功能条上的功能按钮包括日程安排 内部呼叫 文档公告 邮件系统 工作 流 项目库 员工通讯录 个人设置以及使用说明和退出系统 如下图所示 1 帮助信息 在功能条左下方是 使用说明 和 退出系统 通过点击它们您可以查看到WebOffice的帮助 文件或是注销用户 退出系统 2 日程安排 点击 功能条 进入日程安排 在这个功能模块里 您可以合理安排您的工作日程 有效的进行 具体工作的实施 使您的工作时间得到最充分的利用 本系统中的 日程安排 不仅可以创建自己的工作计划 还可派发和接受他人的工作安排 并可直接与用户的工作计划 工作总结相连接 您可以事先将您的工作计划输入 也可以查看以前日程安排的工作进展情况 如果您当天还没 有任何日程计划 系统将在您进入 日程安排 自动提醒您进行新任务的创建 如下图所示 任务开始 结束时间 任务级别 是否公开 状态的默认值分别为您创建新计划的时刻 高 优先级 完全公开 通过选择日期 时间按钮和相对应的下拉菜单可以进行修改 在标题和详细内容中输入具体计划内容 文档链接 可粘贴文档链接式拷贝 实现数据库资 源共享 同样在这里也可以上传附件 页面左下脚的小日历 可以进行后期工作的计划安排 按 和 可改变月份 日期的 改变可直接点击日历 输入完毕后 确定 就可查看到您刚建立的日程安排 如下图所示 日程表里会按工作开始时间的先后排列计划 同时在这里会显示上级分派的任务 点击标题 查看详细内容 计划的删除和进行状态的修改都可以直接在界面上进行 进行状态是个开关键每 点击一次 就会转换一个状态 左下方的小日历可查看不同时间的计划安排 点击左边的创建新 任务 添加新任务 日程安排模块同时也具有强大的查询功能 您可以分不同条件进行综合查询 例如 分时间 段 分组 用户 按工作的不同状态 如果您需要进行任务分派 还可以查询用户的空闲时间 进行工作的合理分配 具体操作同 个人创建新任务类似 分派任务既可以是个人也可以是组 两项必须要填一项 然后点击 任务 派发 3 内部呼叫 内部呼叫可以实现实时发送消息 发送手机短信息以及内部网之间的语音通讯 系统还具灵 活的智能判别功能 如果接收方没有在线办公 则短信息会通过手机接口自动转发到员工的手机 上 当然这位员工的手机号码必须事先登记在他的个人信息列表中 您在 员工 ID 栏内输入员 工的 ID 号或通过 从库中选择 按钮选择一个或多个员工后 就 可以实时发送内部呼叫消息 手 机短信息以及进行语音通讯操作 了 在这里我们给您介绍一下选择多 个用户的技巧 在未选客户列表内选 择一个用户后 按下Shift键 可以 选择与这个员工相邻的多个员工 按 下Ctrl键 可以选择不相邻的多个员 工 请记住 选定员工后一定要按下 添加 或 删除 再进行 确定 操作 输入员工ID 员工工号 可从库中选择员工 填写消息内容 点击进行语音呼叫 点击发送手机短讯可从库中选择员工 已选用户列表 分组 选择 下拉 菜单 选定一个组 未选用户列表 选中用户添加 您点击 发送 后 对方如 果在线 就会在他的工作台面 上出现如右图所示的提示框 您可以当即回复 也可以查看 以前的 通话记录 另外 当您有电子流审批 收到新邮件 设定了新的日程 计划以及其他通知性消息时 也会在桌面上弹出与此类似的 提示窗口 点击 发手机短消息 进入手机中文短信息发送窗口 如下图所示 4 文档公告 文档公告系统汇集了公司各个部门 不同专题 不同时间的文档 公文 报告 讨论 通过 对文档公告的管理 可以使企业实现全方位 全时限的内部信息资源共享 点击文档公告栏目下的某一目录或部门后 会出现如下图所示的文档公告列表界面 每个列表 中可以显示50篇文档 每个文档的标题后都显示了发布人的姓名 工号及发布时间 输入手机 号 用户名 可从外部导 入手机号码 选择前 请确认是 否能收到中文消息 主信息输入 发送 取消 WebOffice文档公告系统中的文档有两类 一类是文档公告 一类是讨论区 这两类的主要区别在于 文档公告类可以对所有的文档按照时间 作者 类别进行排序 讨 论区的文档只能以发表的时间先后顺序查看 另外 在讨论区的文档界面中 每个文档 主文档 下方均显示了对它回复的子文档 文档公告的使用 通过文档公告系统您可以对公司办公文档进行各种操作 查看文档 创建新文档 对文档进 行编辑修改 删除 全文检索 将文档转入工作电子流进行普通用户使用文公文审批 将文档直 接转到广播消息进行发布 或转发邮件 另外 本系统还增添了新功能链接式拷贝 它可以使您方便的实现文档的多处共享 同时也 减轻了服务器的负担 使您办公系统的速度得到一定的提升 文档版块 文档类型 阅读权限等均可以在后台进行自定义操作 这部分将在 管理员手册 中为您详细说明 1 查看文档 直接点击文档标题 您就可以查看文档的内容了 您可以很方便的查看 上一贴 下一贴 首贴 等等 您还可以查看到当前文档所在的位置 如下图所示 对于可回复的文档 还会出 当前页数 总页数 快速选择页号当前文档所在位置 功能按钮 文档列表已阅读文档 还未阅读文档文档版块列表 现回复界面框 您就可以对该文档进行回复 2 管理文档 当您查看文档时 如果您具有足够的权限 您可以对文档进行编辑修改 删除 全文检索 将文档转入工作电子流进行普通用户使用文公文审批 将文档直接转到广播消息进行发布 或转 发邮件等操作 您还可以对文档进行链接式拷贝 在将其粘贴到所需版面或区域 实现文档多方 共享 如上图所 示 3 发布文档 在文档列表 界面中 点击的 创建公告和文 档 或 我要发 言 在随后出 现的文档发布界 面中输入文档的 标题 内容 类 别以及文档包含 的附件 点击 保存文档公告 即可 本文档管理 系统具有文档编 辑功能 您可以 自由编辑文档格 式及其他个性化 文档全文 文档管理操作键 作者 发表日期 时间文档标题 全文 检索 设置 4 回复文档 点击需要回复的文档 在该文档的内容下方若有回复框 输入回复文档的标题和内容 选择 提交 您所发表的文档就作为原文档的子文档发表出去了 对与您发表的子文档 还可以继 续被其他人回复 回复文档同样可以上载附件 5 查找文档 在文档列表界面中 点击左边的 全 文检索 按钮 在随后出现的 文档查找 页面中您能够按照文档的标题 内容和作 者三种方式进行查询 与前面介绍的员工查询相同 文档查 询也支持模糊查询 您可以只输入查询目 标的关键字或提示信息 就可以查到与输 入内容相关的信息 5 邮件系统 邮件系统用于企业信息资料的传递 使用快速通道或者导航条上的 邮件系统 即可进入邮件 系统界面 初始界面系统默认设置为 收件箱 您可以看到您的邮件列表 邮件标题为粗黑体 的表示为新到邮件 如下图所示 1 阅读邮件 点击 收件箱 中的邮件标题 您就可以查看该邮件的内容 邮件中若有附件会在该邮件正 文下方的附件列表中显示出来 如下图所示 当前位置 邮件大小功能按钮 邮件发送日期邮件标题 点击查看邮件内容邮件可选框 全选按钮邮件目录列表 邮件发件人 2 发邮件 邮件内容功能按键 功能按钮 邮件附件操作 抄送用户 选择框 主送用户 选择框 密送用户 选择框 邮件标题 邮件正文 单击此图标发 送外部邮件 点击 写邮件 将会出现如上图所示的发邮件界面 发送给 指定给主收件 人 抄送给 可以另行发送给 多个收件人 收件人可以直接填写 也 可以从列表中进行选择 如左图 所示 每封邮件可带多个附件 通过 上载附件 右侧的 浏览 选定您需上载的文件 再点击 上 载 就完成了一个附件的添加操作 这时 目前附件 列表中就会相应的显示出该附件的名称 重复以上操作 您可以再次添加多个附件 如果您想删除附件 只需选定要删除的附件 再点击 删除 就可以去掉已添加的附件 当您编辑好所要发送的邮件 您可以进行如下三种操作 1 发送 直接将邮件发给收件人 2 发送并且保存 将邮件发给收件人的同时 还将邮件保存到您所选定的邮箱中 系统默认邮箱为 草稿箱 3 保存 只进行邮件的保存 便于以后编辑 发送 3 回复 转发邮件 在邮件内容查看界面的下方有 回复 和 转发 按键 点击相关按键您可以当即给发信人回 复邮件或将邮件转发给其他人 4 删除邮件 在 收件箱 的邮件列表中 选中邮件左侧的复选框 为 状态 然后点击 删除 键可以删除一个或多个选定的邮件 您也可以在查看邮件内容界面中 点击 删除 按键直接删除 该邮件 以上操作所删除的邮件都将转移到废件箱中 如果您由于误操作而删除了邮件 可点击 恢复 按键挽救邮件 如果您想彻底清除它们 在 废件箱 中彻底删除即可 5 目录管理 您可以在邮件系统中自定义创建个性化的邮箱目录 如 个人文件夹 工作文件夹 项目 文件夹等 具体操作在 目录管理 功能模块中进行 在 目录管理 界面中 您可以新建文件夹或对以前创建的文件夹进行管理 编辑名称或 删除 在系统设定邮箱和自定义邮箱的查看邮件界面中都有 转移到 按钮和 选择目录 下 拉框 用 选择目录 选择目标文件夹 点击 转移到 按钮就可以将已选定的邮件转移到该目 标文件夹 6 邮件提示 当有新邮件到达时 您 的工作平台上会自动弹出一个 提示窗口 在该窗口可以直接 点击 新邮件 您将会进入邮 件系统 进行邮件查看 新建目录 目录列表 显示目录 6 工作流 工作电子流是将各个部门的工作流程 事件流程在网上实现的网络办公解决方案 对某工作流程进行电子流 电子工作流程 定义后 相关部门的工作人员就可以提交电子申 请 部门的负责人在收到申请后进行电子审批 已通过的审批电子流 系统将会自动传送给指定 的执行人 执行情况同样会在电子流中反映出来 电子流审批执行完毕后 系统会提示申请人审 批结果 工作电子流的定义是由相应电子流负责人在后台自定义完成的 普通用户只能对电子流进行 申请或查看 点击主界面的 工作电子流 功能按钮 您就进入到电子流系统界面了 1 主要功能键介绍 新申请 建立新的电子流申请 已申请 查看我的申请的审批情况 待处理 审批需要审批的电子流 已处理 还未审批的电子流 下一处理人 查看自己所申请电子流的下一审批人的审批情况 定义下一处理人 当您错过了审批窗口 您可以在这一项中定义您已审批电子流的下一审批 人 电子流中必须有 由上一审批人定义 的审批人 执行处理 对已通过了整个审批流程的工作电子流进行执行操作 包括把文件归档 转发邮 已有的工作电子流电子流操作目录 件 转发信息广播 转到下一电子流等 查看电子流 查看权限范围内的所有电子流资料 2 新申请 点击 新申请 后 桌面将会弹出 创 建工作流申请 窗口 您可以在其中进行选 择 同时 您也可以在主页面 工作流初始 版面 如上图所示 上直接申请 您在申请电子流之前 可以先点击 查看 电子流 对已有的工作电子流进行详细查询 下面我们以 公文发送 为例 为大家演示 具体操作过程 在该页面点击 申请 或在电子流系统界面中点击 新申请 选择需要申请的电子流 就会 出现电子流的申请界面 如下图所示 填写申请的标题 内容 如果需要添加附件 可以点击插入附件右侧的 浏览 按键 选择相 应的文件 填写完成选择 提交 发送电子流申请 注意 在这里只能添加一个附件 若有多附件 您可以通过邮件系统传送 如果您选择的电子流有 审批人需要 用户提交时输 入 在您的新建工作流界 面会出现 编辑审批人清单 按键 点击它将会弹出定义 菜单 如左图所示 点击 用户提交时输 入 就可以进入 选择 审批人 窗口 如右图所 示 3 电子流的传送 申请人发送电子流申请后 在审批人的工作台面上弹出一 个对话框 显示 有需要您审批 的电子流 同时系统会将这个 申请以邮件的方式发送一份到 审批人的邮箱中 4 审批申请 您如果是某个工作电子流中的审批人之一 当您进入电子流系统界面 点击 待审批 按 钮 就可以看到需要您审批的申请 点击申请的标题看到申请的详细内容 在页面中您可以选择 批准 拒绝 和 返回 按键 您如果选择了 批准 或 拒绝 按键 会弹出 请写下您的备注意见 窗口 您可以写 下必要的审批意见 弹出定义下一审批人 5 察看申请状态 您在提交申请后 可以在电子流系统界面点击 已申请 查看有关申请的审批情况 6 执行申请结果 如果您是某工作流的 执行人 在电子流操作目录中点击 执行处理 将会显示出需要您 执行的工作流清单 选中一个工作流 进入到执行处理工作界面 如下图所示 8 员工通讯录 员工通讯录是员工资料的大本营 在这里您可以根据不同的组或部门进行查询 具体能实现 的操作 如下所示 9 个人设置 使用 选择快速通道 或者功能条上的 个人设置 即可进入个人相关信息设置界面 您可以输入个人的信息资料 设定您登陆WebOffice办公系统的场所 更改密码 编辑好友列 表 设定短信息服务功能 以及对您所有的内部呼叫消息的的统一管理 1 设定场所 分为办公室 请假 家中 离 开和出差5种状态 每位员工可以自 行设定自己的状态 员工的状态将显 示在其他员工的好友列表中 查看员工资料 显示员工总数 分组查询 发送邮件 2 更改密码 更改自己的登录密码 需要您输入原来的密码 新密码和确认新密码 密码修改立刻生效 3 个人信息 在个人设定界面中您可以设置您自己的个人信息 登录密码 好友列表 通讯录 在主界 面中显示的专题文档以及您当前所在的场所 下图是个人信息设置界面 您在输入您的个人资料后 还可以上传您自己的照片 设置个 人信息是否需要保密 设为 保密 后普通员工在查询您的个人信息时就看不到相关资料 但系统 管理员可以进行查看 4 编辑好友 员工可以把与自己相关的岗位的其他员工设成好友状态 这样就可以及时了解到其他员工的 工作状态 点击 编辑好友 按键进入编辑好友界面 选择 新加好友 填入对方的工号或点击 选 择用户 按钮选择一个或多个员工 再点击 增加好友 即可将对方填加到自己的好友列表中 添 加后若看不到新添加的员工名字 点击 显示好友 刷新一下 个人信息输入栏个人设置操作目录 5 短信 服务 点击 短信服务 进入短信设置区 使您的网上办公系统最新信息 能用更快捷的方式与您 取得联系 您可以设置当您收到新邮件 收到短信息 新工作电子流到达或文档公告有回复时 系统自动发送手机短消息给您提示 6 消息管理 消息管理模块是管理您所有内部呼叫信息的好帮手 这里保留了您发送接收的全部消息 包括转手机的信息 您可以对其进行删除 输入您的手机号码 选择全部功能功能可选框 二 选择快速通道 您可以通过 选择快速通道 中的下拉菜单来实现系统各个模 块间自由跳转 如左图所示 它包括主页 用户使用区 用户设置区 系统设置区四大部分 其中系统设置区将会在 管理员手册 中为您 详细讲解 主页 点击它 您将会回到主页面 用户使用区 重新登陆 员工查询 资料管理 我的邮件 文 档公告 工作流 项目库 电子投票 日程安排 项目管理 用户设置区 修改密码设置 设置场所 编辑好友 消息管理 系统设置区 用户管理 文档公告管理 信息广播管理 工作 电子流 查看日志 10 员工查询 点击 员工查询 将会出现查询员工对话框 如右图所示 您可以通过员工工号或姓名查找 同时查询系统也支持模糊方式的查询 您不需精确输入查 询信息 只要输入相关的关键字您都可以查询出该员工 例如 如果您在姓名框中输入 陈 就能查询到姓名中包含 陈 的所有员工 输入员工工号 查找输入用户姓名关键 字查找查询在线 人员 员工查询对话框 员工登记的个人信息查询结果 显示员工 个人信息 点击进行 内部呼叫 在线人员 登陆信息 在查询结果清单中包含两项内容 登录 ID 和用户名 点击员工登录 ID 您就可以直接进入 内部呼叫系统 可以与该员工进行联络 点击员工姓名 您可以对员工的个人信息进行查询 您还可以通 过查询员工对话 框中的 在线人 员 按钮查找所有 的在线员工