项目部信息资料管理办法-初稿-tf.doc

丰庆华府 项目部 信息资料管理办法项目信息管理 贯穿建设工程全过程，衔接建设工程各个阶段、各个参建单位和各个方面，包括信息的收集、传递、加工、整理、检索、分发、存储等基本环节。第一节 项目信息管理目标和原则一、 信息管理的目标：通过有组织的信息流通，使决策者能及时、准确地获得相应的信息，使各项决策能够得到及时准确地传达和执行；同时为工程的管理、验收、竣工移交、备案 提供完整的资料基础。二、 信息管理工作原则：l 标准化原则在项目的实施过程中，应对有关信息的分类进行统一，对信息流程进行规范，文件、报表应力求做到格式化和标准化；通过建立健全信息管理制度，从组织上保证信息产生过程的效率。 l 有效性原则 所提供的信息 应针对不同阶层管理者的要求 进行适当加工，针对不同的管理者提供不同要求和浓缩程度的信息，保证工程信息对各层次决策行动的有效性。例如对于项目的高层管理者而言，提供的决策信息应力求精练、直观，尽量采用形象的图表来表达，以满足其战略决策的信息需要。l 定量化原则 工程信息 不是项目实施过程中所产生数据的简单记录，而是经过信息处理人员 采用定量工具 对有关数据进行比较与分析的结果。l 时效性原则建设工程的信息 都有一定的生产周期，如月报表、季度报表、年度报表等，信息产品要服务于决策 就必须满足时效性原则。 l 可预见性原则 建设工程产生的信息作 为项目实施的历史数据，可以用于预测未来的情况。应采用先进的方法和工具，为决策者制定未来目标和行动规划提供必要的信息。例如，通过对以往投资执行情况的分析，对未来可能发生的投资进行预测，作为采取事先控制措施的依据。第二节 项目信息管理制度和措施一、 信息资料管理职责分工 项目部经理，负责本项目信息资料管理工作的组织和指导，对信息资料管理工作的成效负总责。 项目部资料管理员，负责本项目信息资料管理工作的实施，具体负责项目信息、文件、资料的收集、整理、传递、分发、立卷归档等工作。 各专业责任工程师，负责本专业及其业务范围内 信息、文件、资料的形成、收集和整理工作，对责任范围内信息、文件、资料的质量负责，并分阶段向项目部资料管理员移交。 项目监理部，负责本项目工程和监理资料的形成、收集和整理工作，对工程及监理资料的质量负责，并分阶段向建设方项目部移交。 项目各参建单位技术负责人 负责本单位工程资料的全过程组织工作并负责审核，各相关单位档案管理员 负责工程资料的收集、整理工作。二、 信息传递方式 参建各方之间信息的传递和沟通可采用口头方式、书面方式和会议沟通方式。 各方之间正式的信息传递 应采用书面形式，并应由负责人签字并加盖公章。在特别紧急的情况下，也可以先采用口头方式，但事后必须及时以书面方式予以确认。 工程例会、专题会议等 是参建各方沟通信息和形成决议的有效途径。为了对会议成果进行确认 并利于监督执行，会后须及时整理形成书面的“会议纪要”。“会议纪要”须经过与会各方代表会签，并及时下发到相关各方，接受方应签收并注明接收时间。 “会议纪要”经与会各方代表会签后，其形成的决议即对各方具有约束力。三、 工程资料管理要求 工程资料文件形成 应符合国家相关的法律、法规，符合施工质量验收标准和规范，符合工程合同的要求。 工程资料的填写 应以施工及验收规范、工程合同、设计文件、工程施工质量验收统一标准等为依据。 工程资料应认真书写，字迹清楚，项目齐全、准确、真实，无未了事项。表格应采用统一表格，特殊要求需增加的表格统一归类。 所有工程资料 须做到真实、完整、齐全、有效，资料编目清楚，装订规范。 关键工序、特殊工序以及隐蔽工程 应进行现场摄影、摄像，所有工程图像资料 要有正副两份。 项目工程资料 要进行电子版本的制作，按要求标准使之保持与文字资料的共存性，便于今后的使用。 各承包商负责完成各自施工内容的竣工图，由施工总承包商完成竣工图的制作。 工程资料文件应与工程进展同步， 及时进行收集、整理，并按有关规定进行移交存档。 项目管理部应收集、保管好全部工程资料，供运营期间参考使用 并在正式移交时完整提供。 在与工程勘察、设计、监理、施工等单位签订协议、合同时，应对工程文件的套数、费用、质量、移交时间等提出明确要求； 组织、监督施工和监理等单位工程文件的形成、积累和立卷归档工作；收集和汇总施工、监理等单位立卷归档的工程档案； 在组织工程竣工验收前，提请市城建档案馆对工程档案进行预验收； 工程竣工验收 3 个月内，向市城建档案馆移交一套符合规定的工程文件； 项目竣工后，向使用方（物业公司）真实、完整、齐全地移交工程资料，并办理工程资料移交手续。 四、 信息文件编码体系 要实现项目信息的有效沟通，乃至建立项目管理信息系统，必须建立科学的信息文件分类编码体系。 项目部应组织建立本项目的信息文件编码体系，并督促各参建单位严格落实执行。 参建各方形成的所有与本工程有关的信息文件 都应纳入此信息文件编码体系，都应有唯一的编码与之对应。 对外来文件 其原编码不符合规定的信息文件编码体系要求的，应重新进行编码。五、 资料台账的建立为便于信息资料的管理、检索和利用，项目部应建立各种信息资料台帐。 收发文台帐 设计文件、变更、洽商台帐 甲供材料、设备到场验收台帐 工程验收台帐 签证台帐 工程款支付台帐项目部应督促监理部建立各种信息资料台帐，以便跟踪管理。 料/构配件/工程设备进场报验台账 施工设备（含检测仪器）报验台账 施工试验台账 签证台帐 工程款支付台账 工程验收台账a. 检验批工程质量验收台账b. 分项（子分项）工程质量验收台账c. 分部（子分部）工程质量验收台账六、 外来文件资料管理流程 详见附图1。七、 对外文件资料管理流程 详见附图2。NO外来文件资料管理流程NO外来文件资料管理流程Yes外来文件资料管理流程Yes外来文件资料管理流程外来文件（签收）收文记录文件编号文件归档是否需要转发文件复制转发文件发文记录（要求签收）内部是否需要分发或传阅内部分发内部传阅复制文件发文记录（签收）内部传阅单（签阅）结 束附图1 外来文件资料管理流程Yeses外来文件资料管理流程NO外来文件资料管理流程审核签章文件编号文件发放对外文件编制文件归档发文记录（要求签收）内部是否需要分发或传阅内部分发内部传阅复制文件发文记录（签收）内部传阅单（签阅）结 束附图2 对外文件资料管理流程丰庆华府 项目部文件资料 传阅、分发单文件名称归 类来 源收件时间外来编号内部编号主责任人签 收：内容简介传阅记录需传阅人员（文件主责任人确定）：传阅人签名：分发记录需分发人员（文件主责任人确定）：收件人签名：编号： 日期：2009年 月 日附表1 文件资料 传阅、分发单第三节 文件有效性管理一、 各方往来文件有效性管理 参建各方应在合同中明确或另外签署补充协议，指定各方有权签署各类往来文件的责任人员。如果上述责任人发生变动，必须书面通知相关各方。上述补充协议和变更通知必须加盖公司印章。 各方间往来文件以授权责任人员签字并加盖项目部印章方为有效。 各方之间的所有往来文件必须有唯一的编号。 文件签署日期应以发放日期为准，文件时应要求对方签收，注明接收文件的日期、时间。此后追溯时 以文件签收时间为实际送达的时间。 对已发文件进行修正或作废撤销，必须重新发文进行明确。 二、 设计（变更）文件有效性管理 设计（变更）文件应加盖设计单位印鉴，须经建设单位认可方为有效。 所有设计（变更）文件应有唯一的编号，变更图纸应标明变更版本号；设计（变更）文件所标的出图日期 应为实际向建设方提交的日期。 设计（变更）文件应加盖 发图章，标明接收单位、发图（文件）时间，并加盖建设单位项目部印章。承包单位接收设计（变更）文件时，应要求其进行签收，并注意标明接收的日期、时间。 原设计（变更）文件作废，项目部应下发设计图纸（变更）废止通知，并将作废的图纸（文件）收回或加盖作废章。因承包方原因原发放的图纸（文件）遗失的，应留有书面记录并由承包方签字确认。三、 项目部印鉴管理 项目部印鉴应由专人（资料员）保管，平时存放于安全地点并加锁。 使用项目部印鉴须经项目部（或项目工程部）经理批准。 文件编制人将“需用印文件”报项目部（或项目工程部）经理审核，并在项目部印章使用记录上登记；项目部（或项目工程部）经理审核文件同意后，在项目部印章使用记录上签字认可；印章保管人员（资料员）在“需用印文件”上加盖印章，并留一份原件存档备查。第四节 项目资料的立卷归档分类项目部的文件资料 按照以下方式分类，立卷、存档：建设工程文件归档范围和保管期限表序号归档文件保存单位和保管期限建设单位施工单位设计单位监理单位城建档案馆工程准备阶段文件一立项文件1项目建议书永久2项目建议书审批意见及前期工作通知书永久3可行性研究报告及附件永久4可行性研究报告审批意见永久5关于立项有关的会议纪要、领导讲话永久6专家建议文件永久7调查资料及项目评估研究材料长期二建设用地、征地、拆迁文件1选址申请及选址规划意见通知书永久2用地申请报告及县级以上人民政府城乡建设用地批准书永久3拆迁安置意见、协议、方案等长期4建设用地规划许可证及其附件永久5划拨建设用地文件永久6国有土地使用证永久三勘察、测绘、设计文件1工程地质勘察报告永久永久2水文地质勘察报告、自然条件、地震调查永久永久3建设用地钉桩通知单（书）永久4地形测量和拔地测量成果报告永久永久5申报的规划设计条件和规划设计条件通知书永久长期6初步设计图纸和说明长期长期7技术设计图纸和说明长期长期8审定设计方案通知书及审查意见长期长期9有关行政主管部门（人防、环保、消防、交通、园林、市政、文物、通讯、保密、河湖、教育、白蚁防治、卫生等）批准文件或取得的有关协议。永久10施工图及其说明长期长期11设计计算书长期长期12政府有关部门对施工图设计文件的审批意见永久长期四招投标文件1勘察设计招投标文件长期2勘察设计承包合同长期长期3施工招投标文件长期4施工承包合同长期长期5工程监理招投标文件长期6监理委托合同长期长期五开工审批文件1建设项目列入年度计划的申报文件永久2建设项目列入年度的批复文件或年度计划项目表永久3规划审批申报表及报送的文件和图纸永久4建设工程规划许可证及其附件永久5建设工程开工审查表永久6建设工程施工许可证永久7投资许可证、审计证明、缴纳绿化建设费等证明长期8工程质量监督手续长期六财务文件1工程投资估算材料短期2工程设计概算材料短期3施工图预算材料短期4施工预算短期七建设、施工、监理机构及负责人1工程项目管理机构（项目经理部）及负责人名单长期2工程项目监理机构（项目监理部）及负责人名单长期长期3工程项目施工管理机构（施工项目经理部）及负责人名单长期长期监理文件1监理规划（1）监理规划长期短期（2）监理实施细则长期短期（3）监理部总控制计划等长期短期2监理月报中的有关质量问题长期长期3监理会议纪要中的有关质量问题长期长期4进度控制（1）工程开工/复工审批表长期长期（2）工程开工/复工暂停令长期长期5质量控制（1）不合格项目通知长期长期（2）质量事故报告及处理意见长期长期6造价控制（1）预付款报审与支付短期（2）月付款报审与支付短期（3）设计变更、洽商费用报审与签认长期（4）工程竣工决算审核意见书长期7分包资质（1）分包单位资质材料长期（2）供货单位资质材料长期（3）试验等单位资质材料长期8（1）有关进度控制的监理通知长期长期（2）有关质量控制的监理通知长期长期（3）有关造价控制的监理通知长期长期9合同与其他事项管理（1）工程延期报告及审批永久长期（2）费用索赔报告及审批长期长期（3）合同争议、违约报告及处理意见永久长期（4）合同变更材料长期长期10监理工作总结（1）专题总结长期短期（2）月报总结长期短期（3）工程竣工总结长期长期（4）质量评价意见报告长期长期施工文件一建设安装工程（一）土建（建筑与结构）工程1施工技术准备文件（1）施工组织设计长期（2）技术交底长期长期（3）图纸会审记录长期长期长期（4）施工预算的编制和审查短期短期（5）施工日志短期短期2施工现场准备（1）控制网设置资料长期长期（2）工程定位测量资料长期长期（3）基槽开挖线测量资料长期长期（4）施工安全措施短期短期（5）施工环保措施短期短期3地基处理记录（1）地基钎探记录和钎探平面布点图永久长期（2）验槽记录和地基处理记录永久长期（3）桩基施工记录永久长期（4）试桩记录长期长期4工程图纸变更记录（1）设计会议会审记录永久长期长期（2）设计变更记录永久长期长期（3）工程洽商记录永久长期长期5施工材料预制构件质量证明文件及复试试验报告（1）砂、石、砖、水泥、钢筋、防水材料、隔热保温、防腐材料、轻集料试验汇总表长期（2）砂、石、砖、水泥、钢筋、防水材料、隔热保温、防腐材料、轻集料出厂证明文件长期（3）砂、石、砖、水泥、钢筋、防水材料、轻集料、焊条、沥青复试试验报告长期（4）预制构件（钢、混凝土）出厂合格证、试验记录长期（5）工程物质选样送审表短期（6）进场物质批次汇总表短期（7）工程物质进场报验表短期6施工试验记录（1）土壤（素土、灰土）干密度试验报告长期（2）土壤（素土、灰土）击实试验报告长期（3）砂浆配合比通知单长期（4）砂浆（试块）抗压强度试验报告长期（5）混凝土配合比通知单长期（6）混凝土（试块）抗压强度试验报告长期（7）混凝土抗渗试验报告长期（8）商品混凝土出厂合格证、复试报告长期（9）钢筋接头（焊接）试验报告长期（10）防水工程试水检查记录长期（11）楼地面、屋面坡度检查记录长期（12）土壤、砂浆、混凝土、钢筋连接、混凝土抗渗试验报告汇总表长期7隐蔽工程检查记录（1）基础和主体结构钢筋工程长期长期（2）钢结构工程长期长期（3）防水工程长期长期（4）高程控制长期长期8施工记录（1）工程定位测量检查记录永久长期（2）预检工程检查记录短期（3）冬施混凝土搅拌测温记录短期（4）冬施混凝土养护测温记录短期（5）烟道、垃圾道检查记录短期（6）沉降观测记录长期（7）结构吊装记录长期（8）现场施工预应力记录长期（9）工程峻工测量长期长期（10）新型建筑材料长期长期（11）施工新技术长期长期9工程质量事故处理记录永久10工程质量检验记录（1）检验批质量验收记录长期长期长期（2）分面工程质量验收记录长期长期长期（3）基础、主体工程验收记录永久长期长期（4）幕墙工程验收记录永久长期长期（5）分部（子分部）工程质量验收记录永久长期长期（二）电气、给排水、消防、采暖、通风、空调、燃气、建筑智能化、电梯工程1一般施工记录（1）施工组织设计长期长期（2）技术交底短期（3）施工日志短期2图纸变更记录（1）图纸会审永久长期（2）设计变更永久长期（3）工程洽商永久长期3设备、产品质量检查、安装记录（1）设备、产品质量合格证、质量保证书长期长期（2）设备装箱单、商检证明和说明书、开箱报告长期（3）设备安装记录长期（4）设备试运行记录长期（5）设备明细表长期长期4预检记录短期5隐蔽工程检查记录长期长期6施工试验记录（1）电气接地电阻、绝缘电阻、综合布线、有线电视末端等测试记录长期（2）楼宇自控、监视、安装、视听、电话等系统调试记录长期（3）变配电设备安装、检查、通电、满负荷测试记录长期（4）给排水、消防、采暖、通风、空调、燃气等管道强度、严密性、灌水、通风、吹洗、漏风、试压、通球、阀门等试验记录长期（5）电梯照明、动力、给排水、消防、采暖、通风、空调、燃气等系统调试、试运行记录长期（6）电梯接地电阻、绝缘电阻测试记录；空载、半载、满载、超载试运行记录；平衡、运速、噪声调整试验报告长期（7）质量事故处理记录永久长期（8）工程质量检验记录(1)检验批质量验收记录长期长期长期（2）分项工程质量验收记录长期长期长期（3）分部（子分部）工程质验收记录永久长期长期（三）室外工程1室外安装（给水、雨水、污水、热力、燃气、电讯、电力、照明、电视、消防等）施工文件长期2室钋建筑环境（建筑小品、水景、道路、园林绿化等）施工文件长期二市政基础设施工程（一）施工技术准备1施工组织设计短期短期2技术交底长期长期3图纸会记录长期长期4施工预算的编制和审查短期短期（二）施工现场准备1工程定位测量资料长期长期2工程定位测量复核记录长期长期3导线点、水准点测量复核记录长期长期4工程轴线、定位桩、高程测量复核记录长期长期5施工安全措施短期短期6施工环保措施短期短期（三）设计变更、洽商记录1设计变更通知单长期长期2洽商记录长期长期（四）原材料、成品、半成品、构配件、设备出厂质量合格证及试验报告1砂、石、砌块、水泥、钢筋（材）、石灰、沥青、涂料、混凝土外加剂、防水材料、粘接材料、防腐保温材料、焊接材料等试验汇总表长期2砂、石、砌块、水泥、钢筋（材）、石灰、沥青、涂料、混凝土外加剂、防水材料、粘接材料、防腐保温材料、焊接材料等质量合格证书和出厂检（试）验报告及现场复试报告长期3水泥、石灰、粉煤灰混合料；沥青混合料、商品混凝土等试验汇总表长期4水泥、石灰、粉煤灰混合料；沥青混合料、商品混凝土等出厂合格证和试验报告、现场复试报告长期5混凝土预制构件、管材、管件、钢结构构件等试验汇总表长期6混凝土预制构件、管材、管件、钢结构构件等出厂合格证书和相应的施工技术资料长期7厂站工程的成套设备、预应力混凝土张拉设备、各类地下管线井室设施、产品等汇总表长期8厂站工程的成套设备、预应力混凝土张拉设备、各类地下管线井室设施、产品等出厂合格证书及安装使用说明长期9设备开箱报告短期（五）施工试验记录1砂浆、混凝土试块强度、钢筋（材）焊连接、填土、路基强度试验等汇总表长期2道路压实度、强度试验记录（1）回填土、路床压实试验及土质的最大干密度和最佳含水量试验报告长期（2）石灰类、水泥类、二灰类无机混合料基层的标准击实试验报告长期（3）道路基层混合料强度试验记录长期（4）道路面层压实度试验记录长期3混凝土试块强度试验记录（1）混凝土配合比通知单短期（2）混凝土试块强度试验报告长期（3）混凝土试块抗渗、抗冻试验报告长期（4）混凝土试块强度统计、评定记录长期4砂浆试块强度试验记录（1）砂浆配合比通知单短期（2）砂浆试块强度试验报告长期（3）砂浆试块强度统计、评定记录长期5钢筋（材）焊、连接试验报告长期6钢管、钢结构安装及焊缝处理外观质量检查记录长期7桩基础试（检）验报告长期8工程物质选样送审记录短期9进场物质批次汇总记录短期10工程物质进场报验记录短期（六）施工记录1地基与基槽验收记录（1）地基纤探记录及钎探位置图长期长期（2）地基与基槽验收记录长期长期（3）地基处理记录及示意图长期长期2桩基施工记录（1）桩基位置平面示意图长期长期（2）打桩记录长期长期（3）钻孔桩钻进记录及成孔质量检查记录长期长期（4）钻孔（挖孔）桩混凝土浇灌记录长期长期3构件设备安装和调试记录（1）钢筋混凝土大型预制构件、钢结构等吊装记录长期长期（2）厂（场）、站工程大型设备安装调试记录长期长期4预应力张拉记录（1）预应力张拉记录表长期（2）预应力张拉孔道压浆记录长期（3）孔位示意图长期5沉井工程下沉观测记录长期6混凝土浇灌记录长期7管道、箱涵等工程项目推进记录长期8构筑物沉降观测记录长期9施工测温记录长期10预制安装水池壁板缠绕钢丝应力测定记录长期（七）预检记录1模板预检记录短期2大型构件和设备安装前预检记录短期3设备安装位置检查记录短期4管道安装检查记录短期5补偿器冷拉及安装情况记录短期6支（吊）架位置、各部位连接方式等检查记录短期7供水、供热、供气管道吹（冲）洗记录短期8保温、防腐、油漆等施工检查记录短期（八）隐蔽工程检查（验收）记录长期长期（九）工程质量检查评定记录1工序工程质量评定记录长期长期2部位工程质量评定记录长期长期3分部工程质量评定记录长期长期（十）功能性试验记录1道路工程的弯沉试验记录长期2桥梁工程的动、静载试验记录长期3无压力管道的严密性试验记录长期4压力管道的强度试验、严密性试验、通球试验等记录长期5水池满水试验长期6消化池气密性试验长期7电气绝缘电阻、接地电阻测试记录长期8电气照明、动力试运行记录长期9供热管网、燃气管网等管网试运行记录长期10燃气储罐总体试验记录长期11电讯、宽带网等试运行记录长期（十一）质量事故及处理记录1工程质量事故报告永久长期2工程质量事故处理记录永久长期（十二）竣工测量资料1建筑物、构筑物竣工测量记录及测量示意图永久长期2地下管线工程竣工测量记录永久长期竣工图一建筑安装工程竣工图（一）综合竣工图1综合图（1）总平面布置图（包括建筑、建筑小品、水景、照明、道路、绿化等）永久长期（2）竖向布置图永久长期（3）室外给水、排水、热力、燃气等管网综合图 永久长期（4）电气（包括电力、电讯、电视系统等）综合图永久长期（5）设计总说明书永久长期2室外专业图长期（1）室外给水永久长期（2）室外雨水永久长期（3）室外污水永久长期（4）室外热力永久长期（5）室外燃气永久长期（6）室外电讯永久长期（7）室外电力永久长期（8）室外电视永久长期（9）室外建筑小品永久长期（10）室外消防永久长期（11）室外照明永久长期（12）室外水景永久长期（13）室外道路永久长期（14）室外绿化永久长期（二）专业竣工图1建筑竣工图永久长期2结构竣工图永久长期3装修（装饰）工程竣工图永久长期4电气工程（智能化工程）竣工图永久长期5给排水工程（消防工程）竣工图永久长期6采暖通风空调工程竣工图永久长期7燃气工程竣工图永久长期二市政基础设施工程竣工图1道路工程永久长期2桥梁工程永久长期3广场工程永久长期4隧道工程永久长期5铁路、公路、航空、水运等交通工程永久长期6地下铁道等轨道交通工程永久长期7地下人防工程永久长期8水利防灾工程永久长期9排水工程永久长期10供水、供热、供气、电力、电讯等地下管线工程永久长期11高压架空输电线工程永久长期12污水处理、垃圾处理处置工程永久长期13场、厂 、站工程永久长期竣工验收文件一工程竣工总结1工程概况表永久2工程竣工总结永久二竣工验收记录（一）建筑安装工程1单位（子单位）工程质量验收记录永久长期2竣工验收证明书永久长期3竣工验收报告永久长期4竣工验收备案表（包括各专项验收认可文件）永久5工程质量保修书永久长期（二）市政基础设施工程1单位工程质量评定表及报验单永久长期2竣工验收证明书永久长期3竣工验收报告永久长期4竣工验收备案表（包括各专项验收认可文件）永久长期5工程质量保修书永久长期三财务文件1决算文件永久2交付使用财产总表和财产明细表永久长期四声像、缩微、电子档案1声像档案（1）工程照片永久（2）录音、录像材料永久2缩微品永久3电子档案（1）光盘永久（2）磁盘永久