物业管理软件需求说明书.doc

物业管理软件需求说明书一 系统需求1. 网络化功能：通过局域网连接将物业、物业管理部门、中心机关五级管理部门连接到一起实现集中式管理，所有数据能够实时共享，为中心领导提供一个及时掌握业务全貌的信息处理平台，提供全面的报表查询和分析功能。中心主任各 分 管 主 任综合部事务部信息部物业管理部门物业2. 实现全面自定义功能：用户可以根据自身需要对字段、报表、界面、权限、人员工作范围、查询内容、统计分析内容等项目进行完全的自定义。 3. 通用数据接口：所有报表都提供引出功能，引出的文件支持多个格式。引出的数据可以导入到其它系统中进行分析处理。同时支持引入功能，即可以将其它系统的数据处理成指定格式后导入到本物业管理系统中。4. 强大灵活的用户和权限管理：包括角色管理、用户管理以及系统参数设置等功能。角色管理能够定义不同的角色以及角色具有的功能权限和数据权限。用户管理能够定义用户的登录信息以及所属的角色。通过角色管理和用户管理能够建立非常灵活的授权机制。 二 功能需求物业管理系统以物业、物业管理部门、中心机关五级管理机构的流程管理为主线，以设备管理、客户服务为核心功能，同时提供房产管理、仓库管理 等功能模块，既满足业务操作层面的各项需要，还满足管理层面的各项要求，其基本功能模块应包括： 1. 基础资料 基础资料的功能模块包括各组织机构定义和管理层人员的管理职责；物业公司人员基本档案，各岗位配置、人员分工和工作内容；人员流动变化情况记录，调入调出人员审查制度和流程。通过基础资料模块建立起完善的、规范的、全方位的基础数据，为实现物业管理全面信息化构架好基础平台。2. 房产、车场管理 房产管理模块可详细描述楼内设施分布、房屋结构、房号、户型等信息，也可以记录停车场、车位的位置，并可对房间分布图、停车场车位分布图保存和查询。对房屋使用情况和车位使用情况进行动态管理，实时记录。设定房屋、车位租赁取费标准，并对房屋租赁、车位出租收入情况进行记录。房屋、车位租赁审批流程。进出通道管理，做好人员进出统计。3. 客户管理 建立起完整的客户档案，详细记录进驻中心的政府机关、企业单位名称、责任人、联系方式等。建立各单位详细的入住人员档案，记录人员迁入迁出等变化调整情况，人员档案支持从其它软件批量导入。详细记录各单位人员物品、办公设备使用情况。4. 费用管理 向客户收取各种费用的活动进行管理的功能模块，所有收费项目、收费标准、损耗分摊、滞纳金计算等都可采用自定义方式，满足灵活多变的收费管理。应收费用的类型包括房屋租赁、车位费用、停车场收费、餐饮收费和其它收费（如出入证成本费）等，应付费用包括物业费、运行维护修理费、水电汽费用等。 费用管理模块提供保证金（押金）管理功能，同时实现费用支付审批流程。维修维护项目申请、审批实施、检查、反馈等。可以方便、快捷地查询各种费用报表、欠款报表、收款报表、预收款报表、费用余额报表和保证金报表。 5. 合同管理 包含合同审批流程，对房屋租赁、工程、维修、维保、采购等合同进行管理，包括新增合同、审核合同、续订合同、终止合同等功能，同时提供对到期合同、待租房源的查询。6. 客户服务 在全面贯彻执行星级服务方案的基础上，客户服务模块包括投诉管理、服务派工管理、装修管理等模块；建立监督检查机制，实现通过系统跟踪和管理各项服务的内容，加强与客户的沟通，及时处理客户提出的服务申请，提高客户满意度。 7. 维护维修项目物业公司要进行设施设备的日常检查，并做好存在问题的记录；向事务部履行报审手续，并制订维护维修计划；事务部负责维修维护项目审核，履行财务审批手续；物业公司负责审批后维修维护项目的落实，事务部进行监督管理；进行客户满意度反馈，进行维修维护项目验收；严格执行时效考核。8. 保安消防 在贯彻执行各项安全制度和预案（进出管理、巡查预案、考核、公共秩序等）的基础上，保安消防模块包含保安排班、巡查情况记录、公共秩序管理、器材配备、消防器材管理、治安事件管理等功能，管理和统计楼内与保安消防工作相关的重要信息。 9. 清洁绿化 对楼内外的绿化、清洁等工作进行记录、检查和管理，加强对大楼环境的管理。 可查询合同管理模块中的绿化维保协议，对上级的管理要求的落实情况的记录、检查。10. 设备管理 设备管理模块实现建立设备档案、制定和执行设备保养计划、管理设备保养记录和设备故障记录等功能，实现对各项设备的全面管理。设备管理模块同时提供工程图纸的管理功能，方便工程人员管理和查询工程图纸。 能够查询各项维保协议，安排、记录各项季节性维护，详细记录月度巡查情况。重要设备的运行情况记录，温度控制记录。完善日常巡查管理制度，实施检查记录管理。日常巡查资料统计。11. 仓库管理 按照进出库管理办法，仓库管理模块能够建立和维护物料档案，管理物料入库和出库记录，并且实现对物料结余数据的分类汇总和查询。 实现物料采购审批流程。12. 会议接待管理对会议室的使用进行管理，实现会议室使用申请流程，按照会议服务标准做好使用物品记录。实现接待工作流程。13. 出门证管理实现出门证审批流程，对出楼物品进行出门证审批管理和记录。14. 餐饮管理结合航运服务中心供餐服务工作实际情况，完善操作间管理各项规章制度并监督检查，定期组织召开伙食管理委员会会议，听取建议和意见，形成会议纪要。改进餐饮管理模式，日常管理介入和监督工作，完善管理协议，加大力度，加强人员健康、进货渠道管理，菜品留样24小时保证安全规范。建立日常管理机制，做好政府供餐服务统计。15. 商务管理充实商务管理工作项目范围，在现行报刊、邮电、复印、咨询服务项目基础上，引入售票代理、传真、打印等功能，督促提高服务水平。16. 通告、邮件和短消息功能可以根据权限发布和查看通告。提供内部邮件和短消息管理，可以给指定用户发送内部邮件和短消息，即时在屏幕上闪烁提示并可以声音提示。17. 流程管理 强大的工作流系统，可以定义和监控业务和审批流程，支持多种流程模式，提供强大的会审功能，并且与各物业管理功能模块无缝集成。可以根据自身业务需要发起新的业务流程、处理待办事宜，查看已办事宜等功能。也可以监控流程处理状态并通过邮件、短消息等方式对业务流程进行催办。同时也要接受其他用户发起的待办事宜流程。 天津国际贸易与航运服务中心2009年6月3日