ERP分销管理系统解决实施方案.doc

任我行软件 ERP 分销管理系统 解决方案 福州和记电讯公司 目 录 关于 任我行 3 一 概述 4 1 何为 ERP 4 2 为什么要使用 ERP 4 3 选择适合本企业的 ERP 分销管理软件 5 4 任我行 ERP 分销管理系统特点 6 5 适用对象 9 二 产品结构 10 1 网络结构图 10 2 ERP 分销管理产结构图 11 1 产品结构分析 11 2 典型运用流程 13 三 实施服务和实施方法 21 1 计划实施 21 2 系统培训 24 3 业务模拟测试 25 4 运行后评估 26 5 系统转换运行 26 6 运行维护 27 四 在线传讯和版本信息 27 2 应用效益 28 业务方面 28 办公信息交流方面 28 关于 任我行 任我行软件发展有限责任公司为长期 专业地致力于企业管理信息化建设的 国家认定的 软件企业 高新技术企业 为享有盛誉的 管家婆 中小企业管理软件开发商 公司的中期发 展方向 一是以 管家婆 品牌为基础 继续发展面对小规模企业的 通用化管理软件 二是 全面发展面对中等规模企业的财务 业务 办公等信息化管理系统的电子商务解决方案 并形 成自有的 ERP SCM CRM OA 基础平台产品 1994 年初 凭借一流的市场意识 我们比国内大形势 党的 15 大 提前 3 年认准了中国中 小企业的潜力 并将主力转向软件 1996 年初 推出 管家婆 进销存财务一体化管理软件 该软件充分考虑到中国国情下的中小企业规模小 管理不健全等特点 方便实用的 傻瓜式 操作恰到好处地解决了中小企业财务管理中的许多现实问题 5 年来 与 管家婆 软件竞争 的产品中 90 已经在市场上销声匿迹 但 管家婆 软件凭借独特的产品定位和创新的营销 手法 在变化与竞争空前激烈的软件市场上 深入民心 呈长盛不衰的向上势头 拥有三十多 万用户 可以说 管家婆 软件不仅是中国中小企业管理软件的创始者和领航者 也是中小 企业管理软件的代名词 并籍此获得业内人士 尤其是客户广泛的认可 1999 年 互联网泡沫的破灭使电子商务回归到与传统企业应用为基础 随着国内互 联网基础设施的不断完善 基于互联网的应用逐渐趋于成熟 为了满足国内企业电子商务的强 烈需求 任我行软件发展有限公司在结合自身成功实施 物流管理 OA 管理 CRM 管理 和 对中小企业管理需求在大批 管家婆 客户的调研 推出积聚管理智慧和思想的 任我行 企业信 息化管理解决方案 供应链 SCM 在线分销 DRP 客户关系管理 CRM 办公自动化 OA 并在一批客户中实施成功 领先一步并非难事 步步领先绝非偶然 准确的产品定位给我们初期发展一个相对较好的 起点 但我们确信 我公司所拥有的不断创新和自我改善的能力 以及由此而逐渐打造出的企 业 结构化优势 才是我们真正的核心竞争力 7 年来 正是若干集理智与激情于一体的大 胆的创新和求变 引导着我们从小到大 从弱到强 不断超越每一个曾经走在我们前面的对手 并在此快速而稳健的过程中 为我们下一轮的冲刺 奠定了良好的团队 体制 管理 研发 市场等基础 一 概述 1 何为 ERP ERP 即企业资源计划 它是由 MRP 制造资源计划 发展而来的 90 年代初 美国 Gartner Group 公司用一系列功能标准来界定 ERP 其定义如下 超越了 MRP 的范围和集成功能 支持混合方式的制造环境 支持动态的监控能力 提高业务绩效 支持开放的客户机 服务器计算环境 ERP 最初是一种基于企业内部供应链的管理思想 它在 MRP 的基础上扩展了管理范围 其 基本思想是把企业的业务流程看作是一个紧密联接的供应链 并将企业内部划分成几个相互协 同作业的支持子系统 如财务 市场营销 生产制造 服务维护 工程技术等 可对企业内部供 应链上的所有环节如订单 采购 库存 计划 生产制造 质量控制 运输 销售 服务与维 护 财务 成本控制 经营风险与投资 决策支持等有效地进行管理 从管理范围和深度上为 企业提供了更丰富的功能和工具 2 为什么要使用 ERP 随着企业销售规模的扩大 业务的飞速发展 部分企业建立起覆盖全国乃至全世界的由销 售分公司 地区总经销商 各级代理商或专卖店构成的多级分销网络 企业竞争 市场为先 企业分销网络已成为企业重要资源及核心竞争要素之一 随着数字化时代的到来 企业面临来自各个环节的竞争 企业的反应速度是决胜的关键因 素 作为企业的经营者如何合理地计划 管理 协调和控制分销资源已成为企业面临的一个无 法回避的棘手问题 由于企业分销系统分布广泛 地域跨度大 且日益庞大 在企业日常运作 中 必须很好地解决以下管理问题 才能更好地利用分销系统决胜于市场 如何及时了解企业各分支机构的销售情况和库存量 如何及时发现企业内部存在的积压和断货情况并及时协调 如何及时了解企业各个品种规格产品在各地区销售走势和比重情况 为企业制定下一步的 销售策略和销售计划提供及时准确的依据 如何及时了解各级代理商 经销商的应收账款 进一步加快了企业的响应速度 有助于提高客户的满意度与忠诚度 如何加强系统内各单位费用控制 以进一步降低系统运行成本 如何进一步发掘企业潜力 扩大企业市场份额 如何快速收集竞争对手情况 此时 为解决上述问题 企业中的有识之士 必然会引入 ERP 的概念 因为 ERP 不仅面向 供需链 体现精益生产 敏捷制造 同步工程的精神 而且结合全面质量管理 TQM 以保证质量 和客户满意度 结合准时制生产 JIT 以消除一切无效劳动与浪费 降低库存和缩短交货期 它还要结合约束理论 TOC Theory of Constraint 是优化生产技术 OPT 的发展 来定义供需链 上的瓶颈环节 消除制约因素来扩大企业生产的有效产出 利用 ERP 管理思想 首先需要在整个企业中建立一个环环相扣的管理模式 使各个分支机构 能在一个整体的 ERP 管理下实现协作经营和协调运作 把这些企业的分散计划纳入整个供应链 的计划中 实现资源和信息共享 例如 在管理模式统一的 ERP 计划下 上下游机构 部门可最 大限度地减少库存 使所有上游机构 部门的产品能够准确 及时地到达下游机构 部门 这样 既加快了各分支机构的商品流通速度 又减少了各企业的库存量和资金占用 还可及时地获得最 终消费市场的需求信息 从而使整个管理模式能紧跟市场的变化 如此一来 不但解决了上述 问题 还大大增强了该管理模式在大市场环境中的整体优势 同时也使每个机构 部门均可实 现以最小的个别成本和转换成本获得较大的成本优势 在 21 世纪 企业间的竞争将会演变为这种管理模式之间的竞争 3 选择适合本企业的 ERP 分销管理软件 当前 市场上存在的企业管理类软件大体分为几类 1 国外 ERP ERP 绝对是一个好东西 毋庸置疑 这是经过了国外成功的验证的 但是 企业 或国度的差异 容易造成 水土不服 并且达不到其本身应该达到的效果 好比国 外的奔驰汽车 在国内公路上根本跑不出应该跑出的效果一样 同时 价格昂贵 实 施周期长 2 国内 ERP 国内的 ERP 软件 基本上没有各方面都比较成熟的软件系统 国内 ERP 软件的成 熟需要一定的时间 3 购销存商务软件 该类软件是基于 后台管帐 思想设计的 只是对前台的购销存数据进行后台录 入 达到管清楚帐的目的 任我行软件公司开发的 管家婆 系列是该类产品的杰出 代表 4 财务软件 指大家通常的专业财务软件 如用友 金蝶 管家婆标准版等 适用财务部门使用 如果您现在的需求是管好企业的分销业务 那么财务软件已经不能满足物流管理和销售控 制的需要 但 是否放弃原有财务系统 或者是实施传统 C S 购销存软件 又或是上 ERP 您的选择很明显 第一 必须基于广域网 第二 必须能够处理采购 简明的生产成本管理 业务前端录入 分支机构实际库存 往来单位应收应付款 定单状态等 第三 对原有财务系统提供接口 保护原有投资 第四 软件操作简单 第五 软件实施周期不能太长 第六 软件的升级和维护方便 第七 软件具有很好的向上兼容性 4 任我行 ERP 分销管理系统特点 任我行 ERP 分销管理系统 吸取了 SCM ERP CRM 的精神 集成了企业的物流 分销和 办公系统等子系统 该系统根据目前大多数企业现状出发 在物流处理方面比较完善 业务流 程控制能够很清晰地反映供应链上的实际情况 强大的网络权限控制 让所有与企业相关的分 支机构 经销商 客户广泛地参与进来 真正实现 分布应用 集中处理 企业在时间 空间上的管理障碍已不复存在 异地的分公司 办事处和分销商 好比就在一间大的办公室 一栋大楼里面从事商业活动 从传统的各地数据 各自为政 到基于互联网应用的 统一指挥 成为现实 正因为具有以下技术特点 使 任我行 ERP 分销管理系统 在同行业中脱颖而出 IP 精灵技术 解决了互联网上必须使用固定 IP 的问题 运用该技术 企业的服务器可以放在公司内部 只要该服务器通过 ADSL 宽带等方式接入 Internet 即可 不用托管和租赁 企业外部用户通 过 IE 浏览器直接输入 IP 精灵账号 就可以访问企业内部的服务器 从而节省了租赁和托管服 务器的费用 使低成本的网上应用成为可能 大大降低了实现基于互联网应用的门槛 离线管理系统 特别适用于网络条件不好或者上网费用较高的地方 网上网下同时工作 离线管理系统较 C S 结构程序而言 还大大降低了操作难度 交换数据时 只需要和互联网连通 系统相互 自动 根据预先设定好的服务器地址 提取所需要交换的数据 而不需要传统方式的数据导 入导出 比如交换磁盘 电子邮件 点对点拨号等 这样既保证了网上数据的实时性和一致 性 同时大大降低了操作的难度 企业实现远程数据实时 动态的门槛也大大降低 强大网络权限管理功能 管辖范围 可以设置一个职员的仓库管辖范围 商品管辖范围 客户管辖范围 供货商管 辖范围 职员管辖范围 银行账户管辖范围 费用管辖范围 收入管辖范围等 把公司总部 分支机构 供货商 代理商 客户看成一个 广义的大公司 通过丰富 但严格的权限分配 确保各部门 片区等 只能处理自己管辖范围内的业务 而不能处理自己管辖范围之外的业务 菜单操作权限 可以根据职员的职责不同 分配对菜单不同的操作权限 比如 南京办事 处的销售员 可以给他分配一个权限 让他只能销售 南京仓库的某一类商品 给南京客户 而不能销售其他地方的商品 也不能进行库存等其他业务的操作 良好扩展性 与 任我行 OA KM 办公及知识管理系统 任我行 CRM Explorer 客户关系管 理系统 高度集成 并且提供与用友 金蝶 新中大 管家婆等财务系统接口 系统具备穿透查询功能 具有汇总表 明细表 原始单据的穿透连查功能 具有流水账 单据 单据单据 凭证 单据的穿透连查功能 具有总公司 分支机构 分销商 代理商 二级代理商 客户穿透查询 对序列号的强大管理 提供了符合 ISO 9000 中产品追溯要求的序列号管理功能 结合采购 销售及分销系统 对产品的售后服务进行管理 解决了电子产品生产商的售后服务及打击伪劣假冒产品的急迫需 求 让数目巨大 种类繁多的序列号在企业管理中清清楚楚 明明白白 采购获利 销售返利的智能计算处理 作为促进经销商销售的方式 积分返利已经被普遍地应用 任我行 分销 ERP 通讯行 业版 电脑行业版 分销系统 根据企业具体情况 设计了积分返利功能处理模块 在这里 用户可以自定义返利标准 无论是采用数量还是采用金额 还有具体的返利金额 都由用户自己定义 无论返利执行还是获利执行 操作都轻松简单 系统还提供与返利 获利 相关的查询功能 价格保护 补差的计算处理 该功能特别适用于手机行业 电脑硬件行业等企业 该行业的部分商品在市场上跌价非常 快 对这部分商品实行价格保护 是供货商对保护经销商利益所采取的一种措施 促销价格管理 提供不同时期采用不同的促销价格的设定和处理 以适应经营活动产生的短时的价格变动 赠送 获增查询模块 对于赠送与获赠业务提供强大的查询功能 委托 受托代销铺货管理 将委托 受托代销商品的管理与采购 销售的商品分开管理 使企业中代销商品的发货 结算 退货 调价 库存更加清楚 完善基本信息 基本信息的停用 启用功能 合理处理部分商品 客户 供应商等基本信息 图形菜单功能模块 提供可自由选择是否采用的图形菜单 该图形菜单直接通过图形反映菜单功能性质 比如 单据类 查询类等 同时 图形导航功能直接体现企业业务流程 让使用者轻轻松松掌握系统 的应用 办公自动化 OA 系统应用 任我行 OA 创造了一种全新的办公环境 使组织的每一位员工都能在同一个公司桌面环境 下工作 合理统筹工作计划 安排个人事务 优化时间管理 从而真正实现电子化协同工作与 知识管理 使员工随时随地可以使用一台可上网的电脑参与公司工作 方便地实现分布式办公 和移动办公 此外 任我行 OA 包含了一种开放式的沟通文化和团队精神 如合作伙伴支持 知识共享 员工关怀等 鼓励员工积极参与公司事务 提高企业凝聚力 业务流程严格控制 多重审批功能 支持商品双单位 互联网的灵活打印配置 支持单据套打 5 适用对象 任我行 ERP 分销管理系统 是主要定位于中型 小型企业的电子商务全面解决方案 它 侧重于对企业业务 财务等核心领域进行优化管理 全面控制 将企业前 后端的应用予以整 合 基于互联网实现企业网络化实时管理 从而有效地改善企业的物流 资金流 在企业内部 形成健全 畅通的信息流 为企业提供最新 最全面的管理数据 以满足企业高层人员决策分 析的需求 如果您是具有如下条件的企业 那 任我行 ERP 分销管理系统 将是你的上乘之选 1 具有分支机构 门店等多点业务体系和以渠道分销为主的商贸 制造型企业 用以提 高其分支机构 门店 分销体系的业务 财务管理 实现多点数据的远程汇总 分析 和决策 2 管理流程化 规范化的企业及以此为目标的企业 企业 集团 库存管理 企业 集团 采购管理 企业 集团 分销资源管理 二 产品结构 1 网络结构图 所有的系统用户都通过互联网与服务器连接 所有的应用程序在服务器上运行 所有的数 据也都存储在数据库的服务器中 使得客户端和业务处理端 总部 办事处 商业客户 不需 要安装任何程序 只需一台可以上网的电脑便可以使用该系统 保证了系统安装时的简便 省 时 免去了系统升级时必须到各个分支机构升级的麻烦 同时 随着公司扩张 系统可以无阻 碍地被新发展的分支机构所应用 而无需再购买安装新的软件 公司 总部 分公 司 分公 司 数据库 服务器 异地 用户 公司员工 Web 服务器公司员工 公司员工 Internet 零售 2 ERP 分销管理产结构图 1 产品结构分析 1 产品主要模块 销售管理 采购管理 仓储管理 借欠管理 往来管理 财务管理 辅助业务 单据管理 基本信息 期初建帐 系统管理 2 任我行 天地一网通 解决方案图 下面解决方安图结合企业实际应用 介绍了 任我行 天地一网通 整体解决方案图的具 体体现 各个应用系统之间相互独立并相互关联 本着 整体规划 分布实施 的原则 企业 可以有选择地实施各个系统 公共工作平台 公告 论坛 资料 任我行天地一网通 个人工作平台 日程 邮件 资料 CRM Explorer 个人模块 资金预算 计划及使用 审核管理 CRM Explorer 资金模块 Email 分销管理 订货 物流 往来帐 任我行 ERP 分销系统 直销管理 客户销售跟踪 CRM Explorer 购 销 存管理 任我行 ERP 分销系统 财务管理 管家婆 标准版 服务管理 客户服务跟踪 CRM Explorer 零售管理 店面 POS 任我行分销系统 3 任我行 ERP 分销管理系统 产品总体结构图 4 购销存业务结构 5 代销业务结构 往来管理 采购模块 销售模块 仓储管理 受托代销 委托代销 代销管理 序 列 号 应收帐款核算 销售收款单 销售出库单 销售订单 采购入库单 借进管理 借出管理 零售管理 仓储管理 财务管理 采购订单 应付帐款核算 采购付款单 委托发货 委托代销管理 器 委托结算管理 代销库存商品 财务管理 受托入库 受托代销管理 受托结算管理 6 辅助业务结构 2 典型运用流程 XX 公司在成立 5 年来 由于公司全体员工的不断努力 已经将经营范围扩展到到了全 国 22 个省 市 发展分公司 15 家 办事处 7 个 经销商 43 多个 零售点 200 多个 每天商 品流量在 1 万以上 由于各分公司 办事处以及经销商与公司总部相距远 且营销独立 与总部信息传播慢 致使总部不能及时准确地了解到各分公司 办事处及经销商的销售及库存情况 而且每月底 年底各分公司 办事处及经销售商报总部数据汇总不及时 差错多 总部对各地的销售情况难 以撑握 不清楚分支机构库存数量 应收帐情况 尤其对在途商品情况不能及时了解 以上所 述 都给公司的管理带来了困扰 发展至此 公司董事会清楚认识到 现在的进销存管理已不能适应公司的高速发展 为 了加强对物流的管理和控制 提高资金使用效率 增强企业的竞争力和经济效益 同时为了满 销售出库 价保执行 返利执行 未进行终端 销售的客户 仓储管理 采购入库 财务管理 获利执行 赠送管理 获赠管理 足公司管理层对分公司及经销商所辖商品物流的变动状态进行时实的掌控 结合公司的实际情 况 全公司在财务系统推行 任我行 ERP 分销管理系统 进行物流的进销存管理 为了帮助大家使用好该软件 现将该系统的操作说明下发各分公司 请各分公司参照执 行 注 蓝色字体为 任我行 ERP 分销管理系统 中所要用到的单据类型 分公司商品库对应分 公司代管仓库库存数 分公司维修库对应分公司售后服务部代管仓库库存数 1 分公司与经销商之间的业务往来 A 发货结算 分公司商品库发往经销商的商品 流程 订货单 签署意见 委托代销发货单 经销商 分公司销售部 分公司财务部 分公司商品 库 经销商 说明 经销商向分公司销售部提出进货申请 填写订货单 分公司销售部审核经销商订货单后签署意见转分公司财务部 分公司财务部在核实经销商货款已收的前提下开出委托代销发货单 分公司商品库见此 委托代销发货单 无条件发货 分公司商品库在货物发出后要催收经销商的收货确认函 存档备查 备注 1 委托代销发货单在打印时将按总部调整的固定格式 以发货单的方式提供给分公司 商品库做为发货备查的依据 2 在资金未进入我公司控制账户前 确需发货 必须经财务经理加签后 物流会计方 可制单做为发货指令提供给分公司商品库 此类情况下 单据无财务经理签字授权视同物流会 分公司销售部 经销商 分公司财务部 分公司商品库 订单 签署意见 委托代销 发货单 发 出 商 品 付 款 委 托 代 销 结 算 单 计越权操作 视情况将给予物流会计以相应的处罚 发往经销商的商品结转销售 销售确认的原则 客户资金进入分公司财务完全控制范围 货物已发出 分公司严禁在上诉两条件唯一满足时 甚至无一条件满足时结转销售 一经发现 将给予 相关责任人以相应处罚 流程 核款 核往来 委托代销结算单 资金会计 往来会计 物流会计 备查 委托代销结算单打印后由资金 往来 物流会计会签后存档备查 说明 资金会计在核实经销商付款后 据实通知物流会计 如款项足额 则物流会计可直接开出 委托代销发货单 通知库房发货 并开出委托代销结算单结转销售 如经销商款项不足 则需由往来会计核对经销商是否有可供抵扣的价保 折让余额 如可 供抵扣的价保 折让余额足额 则通知物流会计开出委托代销发货单 通知库房发货 并开出 委托代销结算单结转销售 B 退货业务 发往经销商的商品未收款退货 流程 退货申请 签署意见 入库单 经销商 分公司销售部 分公司商品库 分公 分公司财务 分公司商品库 分公司销售部 经销商 委 托 代 销 退 货 未 结 算 已 结 算 销 售 退 货 单 退货申请 签署意见 入库单 委托代销退货单 司财务部 经销商 说明 经销商向分公司销售部提出退货申请 填写退货申请 分公司销售部审核经销商退货申请后签署意见 如数量较大 必须报总部销售部审批 经销商凭经批准的退货申请 到分公司商品库办理退货手续 分公司物流会计在收到分公司商品库的入库单前提下 如确认此批货物系未收款发出货物 则开出委托代销退货单 发往经销商的商品已收款退货 流程 销售退货单 前面流程同未收款退货 分公司财务部 经销商 说明 前面流程同发往经销商的商品未收款退货 分公司物流会计在收到分公司商品库的入库单前提下 如确认此批货物系已收款发出货物 则开出销售退货单 销售退货单打印后 由资金 往来 物流会计会签后存档备查 在做销售退货单时 应注意扣除已对经销商实施的对应该种商品的奖励 若是促销商品退 货 则注意要以促销价退货 2 总公司与分公司之间的业务往来 分公司销售部 分公司财务部 总公司财务部 总公司成品库 分公司商品库 申请发货 核准申请 核准发货 同 价 调 拔 单 核 准 退 货 入库单 分公司维修库 销售退货 入库单申请退总公司 同 价 调 拔 单 不 能 退 货 退 回 总 司 同 价 调 拔 单 退 回 分 公 司 总部发往分公司代管库商品 流程 同价调拔单 同价调拔单 总部商品库 发往分公司商品 分公司商品库 说明 总部物流管理岗位按经审批的发货清单开出 同价调拔单 总部商品库见此 同价调拔单 无条件发货 分公司商品库验收货物以后开出 入库单 交分公司物流会计 分公司物流会计见此 入库单 开出 同价调拔单 注意 对于在途物资的管理责任由货物发出方负责 即发货方应督促收获仓库尽快验收 若在 途时间较长 则将此商品先同价调拔入分公司的在库途 等分公司收到货后再开发往分公司的 调拔单 分公司发回总部售后成品 流程 同价调拔单 同价调拔单 分公司维修部 分公司发回总部成品部 总部售后中心 说明 分公司物流会计按分公司售后的商品发货清单开出 同价调拔单 总部商品库验收货物以后开出 商品发货确认函 此函同时交分公司物流会计和分公司 售后 总部商品物流会计见此 商品发货确认函 开出 同价调拔单 确认进入总部商品库 对不符合退货要求的退回商品 即 严重破损 不能退货之列 总部商品库将做原渠道 退回处理 分公司售后收到总部售后退回的不符合退货要求的退回商品 开出 入库单 交分公司 物流会计 分公司物流会计见此 入库单 开出 同价调拔单 总部发往分公司售后商品 流程 同价调拔单 同价调拔单 总公司售后中心 发往分公司商品 分公司维修部 说明 总部售后根据 XX 集团公司售后服务中心商品发货单 开出 同价调拔单 分公司维修部验收货物以后在 XX 集团公司售后服务中心商品发货单 的 对方确认联 签字确认 同时向分公司物流会计及上海售后中心提供复印件 分公司物流会计见 XX 集团公司售后服务中心商品发货单 的 对方确认联 复印件后 开出 同价调拔单 确认进入分公司维修部库 3 总部指令在分公司间调拨货物 流程 总部销售部 总部审计部 调货指令 A 公司商品库 发往 B 公司商品 同价调拨单 B 公司商品库 同价调拨单 说明 在总部销售部作出调拨决定后 传递调拨清单至总部审计部 总部审计部将由超级用户制单 制作调出公司商品库到发往目标公司商品 B 公司在途库 的 同价调拨单 之后签字单据传真调出公司物流会计 调出公司物流会计在传真指令加签后 发往分公司物流 调出公司物流据单发出商品 调拨业务目标公司入库手续与总部直接发货相同 分公司物流出具 入库单 分公司物 流会计作 同价调拨单 自在途库调入商品库 注意 分公司之间的调拔 必须通过总公司 4 分公司与分公司之间的业务往来 分公司售后向分公司商品库借用售后备用商品 流程 申请借货 审批 转签审批 分公司维修部 分公司售后中心 总部审计部 分公司物流 同价调拔单 会计 分公司商品库 分公司维修部 说明 分公司维修部向总部售后服务中心提出需求申请 填写申请单 总部售后中心审核批准后转总部审计部 审计部转签批准后 批准传分公司物流会计 分公司物流会计收存授权完整批件 制 同价调拨单 送分公司物流 向维修部出货 分公司售后向分公司商品库还借用货物 流程 同价调拔单 分公司维修库 分公司商品库 说明 此流程同分公司验收总部发货入库 分公司商品库验收维修部交回货物以后开出 入库单 交分公司物流会计 分公司物流会计见此 入库单 开出 同价调拔单 此处须注意 必须整套进出 不得拆分包装 5 其他类型业务往来 员工借 还 商品 说明 员工同公司发生出货 结算 退回流程 及处理方法与经销商出货 结算 退回业务 因而 应在客户基本信息中添加员工姓名于其他类别下员工目录中 核销分公司赠送业务 流程 分公司 总部审计部赠机申请 分公司商品库 分公司申请人传签批准 分公司物流发货 物流会计签字财务经理加签 赠送单 说明 分公司制作赠送申请单 总部申请 总部审计部代为向总部负责人转达申请 申请批准后 总部代为制作 赠送单 并过账 尔后将签字后批件及 赠送单 传分公 司留档 分公司物流会计在批件及 赠送单 副本上签字 并经财务经理加签后传物流出货 发运存储遗失及理赔 含盘亏核准 流程 分公司 原单收货方 制原单反向单据 原单出货方 损失责任单位 分公司商品库 库 理赔后申请核销 委托代销出货单收集损失证据 获得核销批件 损失责任单位 委托代销退货单 总部库 总部制同价调拨总部报损 分公司 说明 出现发运存储损失时 分公司凭报损凭据制单 作原发货单据的反向单 再从原出货仓库中将损失数量以 委托代销出货单 开给责任单位或个人 责任单位赔付后 财务经理在实际赔付凭单上签字 向总部申请核销 总部批准核销后 分公司物流会计凭总部批件 将原挂出数量以 委托代销退货单 退入 相应库 总部据批件 将批复数量制 同价调拨单 从相应分公司库调回总部库 总部在总部库作 报损单 并打印件签字 报损单 打印签字后 传分公司物流会计及财务经理加签后 发责任单位以作确认 其他调整项目 所有其他项目在系统初始时 分公司均无授权 需用特种单据 可通过 OA 系统作出通知 需 逐级报批的业务分公司提供传真申请 批准后 总部超级用户代制单据 并回复批件 6 因为总公司与分公司 办事处 经销商等各分支机构 在发生业务时主要以票据为准 则和依据 所以在开帐前 除了做了开帐前的准备工作 还须就单据问题和各分支机构达成统 一 编号原则 根据不同的业务类型使用不同的业务单据编号 不同的分公司使用不同的业务单据编号 1 单据采用 业务类别编码 分公司字母编码 日期编码 单据号编码 如 上海公司 6 月 9 日商品入库 RS SH 0609 001 2 001 为当日某类别业务单序号 3 业务类别编码及适用的单据类型举例 业务类别 编码 编码代意 适用的单据类型 分公司调入商品 RS 入商 同价调拔单 发出商品给经销商 FS 发商 委托代销发货单 与经销商结算 WX 销商 委托代销结算单 已收款商品退货 WJXS 委 托 结算退货 销售退货单 未收款商品退货 WWST 委 托 未结算退货 委托代销退货单 维修部门借 调 商品 DS 调商 同价调拔单 盘点多出商品 BY 报溢 报溢单 盘点丢失 坏损商品 BS 报损 报损单 销售商品 XS 销售 销售单 零售商品 LS 零售 零售单 三 实施服务和实施方法 系统实施方法论是管理和控制管理软件在企业实施应用的方法 它为企业管理软件在企业 中的成功应用提供指导 如同在企业管理软件和企业应用之间架起一座桥梁 是软件产品实现 企业应用的登陆艇 任我行公的 ERP 分销管理系统解决实施方案 为系统实施提供标准化的 实施方法指导 虽然 任我行 ERP 分销管理系统 秉承了管家婆的 简单 傻瓜化 易操作 的优点 但是 任何 ERP 管理软件在企业中的应用都是一个复杂的系统工程 因为其不仅涉及软件产品 而 且需规范企业各部门的业务流程 不仅涉及软件应用 而且需协调组织 单是软件本身就存在 管理领域大 功能齐全 数据关联复杂等特点 与财务软件或其它小型应用软件有本质的区别 企业要想用好企业管理软件必须进行系统实施 其在企业中的应用效果不仅取决于软件产品 的质量 更重要的是对实施过程的控制 因为企业管理软件能否成功应用受诸多环节和诸多因 素的影响 事先不进行充分的准备和周密的计划是不可能成功的 即不进行系统实施是不可能 成功的 1 计划实施 1 分销 ERP 实施动员会 让企业的中上层领导干部理解 ERP 的实施培训 用 ERP 的思想对企业现行管理的业务流 程和存在问题进行企业级评议及诊断 寻求解决方案 明确预期目标 并规定实现目标的标准 要求完成需求分析和投资效益分析正式书面报告 成立项目组织 做出正确决策 为保证企业建立新的信息系统的成功 在实施动员会中必须加强以下实施关键因素 1 更新传统的观念和认识 与国际先进的管理思想接轨 2 在需要的时候调整和优化业务流程和管理机构 以保证项目顺利进行 3 明确项目的成功实施是双方的共同利益和责任 4 明确实施过程也是任我行软件发展有限公司电子商务知识 技术转移的过程 因此 实施将采用方合作的方式 5 建立明确的阶段目标和业务处理需求 6 严格控制项目范围 7 建立层次结构合理 功能齐全 职责明确的项目组织结构 8 挑选合适的双方人员在项目小组中承担合适的职责 9 按照各自的职责及时解决实施过程中出现的问题 10 及时审阅和响应对方提交的文件 11 定期检查项目进度与阶段目标及阶段成果 12 主要电子商务业务应在行业内的规范统一 2 业务流程整理和新业务流程定义 项目实施组和实施顾问先对任我行公司提供的业务流程进行分析 然后根据客户的实际情 况对此业务流程进行修改 如果此业务流程与客户的实际情况差异较大 则在对客户的实际情 况进行分析的基础上 制定出完全符合客户实际的新的业务流程 3 环境准备 操作系统安装 只需要在服务器安装 windows 2000 sever 或 windows 2000 advanced server 安装最新的补丁程序 客户端要求使用 IE 5 5 以上 数据库安装 只需要在服务器安装 SQL Server 2000 安装最新的补丁程序 任我行 网络化分销管理系统 安装和设置 需要在服务器上安装该应用软件 同时进 行安装配置 互联网和局域网实施 服务器需要通过 ADSL 接入互联网 分支机构需要能够上网 局域 网需要连通 供总部各业务部门使用 其它软件的安装 建议为 WEB 服务器和数据库服务器安装防火墙软件等 4 编码规则定义 在 ERP 管理中 对基本信息和单据都必须进行编码 如果企业对基本信息和单据的编码 处理得好 则在企业运行 ERP 管理系统时 速度更快 效率更高 对各种数据报表的理解性 更强 在下面的产品简介中 有关于商品 客户 供应商 仓库等编码的详细说明 5 计划实施周期 计划为 1 个月 项 目 时间安排 人员安排 主要工作内容 1 制定详细实施计划 以及系统调研和管理咨 询 一天 客户方 总经理 相关重要 部门经理 网管 服务方 实施顾问 制定可行的详细实施计划 明确工作任务 双方责任人 达到的目标 对公司的业务 管理现状进行详细的调研和分析 2 建立项目实施组织 一天 服务方 实施顾问 成立实施组织 项目领导小组 小组中包括 管理 咨询 实施 服务相关人员 3 产品安装调试 一天 客户方 网管 服务方 实施顾问 检查网络状况 确认安装环境 安装产品 4 第一阶段的培训 两天 客户方 网管 具体操作人 员 服务方 实施顾问 初始化培训以及产品的基础使用方式培训 5 基础数据准备 一周内 客户方 相关人员 服务方 实施顾问 对软件运作所需的基础数据 制定编码原 则和分类方法 收集静态数据 录入软件 系统 6 系统初始化 一周内 客户方 具体操作人员 服务方 实施顾问 定期检查进度 包括基本信息 期初所有数据的录入 经 过严格的检查 确保信息和数据的正确性 7 第一阶段试运行 一周 客户方 具体操作人员 服务方 实施顾问 定期检查进度 以公司的实际业务为依据 发现问题 解 决问题 同时 对第一阶段的管理运作标 准和制度不断完善和修正 8 第一阶段评估总结 一天 客户方 总经理及相关人员 服务方 实施顾问 确认第一阶段的工作 解决遇到的困难 确认管理流程及制度 9 第二阶段基础培训 一天 客户方 具体操作人员 服务方 实施顾问 解决在第一阶段实施中遇到的问题 以及 培训比较深入的设置 10 第二阶段管理培训 一天 客户方 经理级人员 服务方 实施顾问 培训软件报表工具的使用 介绍软件的整 体流程 11 报表的制作实施 一至两天 客户方 经理级人员 明确需求 服务方 实施人员 制作相关人员的报表 完成相关的权限设 置 11 第二阶段评估总结 一天 2 个 月后 客户方 经理级人员 服务方 实施顾问 沟通实施进度 解决剩余的问题 12 验收工作 一天 客户方 经理级人员 服务方 实施顾问 确认原有运作方式的与现予系统的一致 正式开始脱离手工 实施时间安排 草案 第 2 天 成立实施工作小组 安排服务以及实施培训工人员 第 4 天 由培训并帮助客户方销售助理完成基本资料的整理和录入工作 及产品的初始化工作 同时 由实施顾问和客户方实施人员确定基本信息 OA 的使用栏目和使用方式 并形成文档培训销售及相关人员参与使用 第 7 天 业务助理补充录入当月的已发生的销售数据 保持销售数据的同步 客户方的实施人 员学会使用 天通系统 以及了解他们的运作控制和维护 全员培训分销系统 OA 系统的使用 了解该系统对于我们的意义 做到初步理解和应用 第 10 天 跟随业务的开展同步运作 讨论并修改系统设置 保证系统贴近相关工作 根据现 有的情况制定分销系统 OA 的规章制度 并将它们融入到公司的运作中去 第 13 天 与销售助理核对手工数据与计算机数据 找出数据不准确的原因 并在以后工作中 调整和改进 进一步讨论 OA 的使用和和实施 尽可能让客户方的实施人员了解到系 统的精髓 能够独立的对系统进行维护和修订 30 天 与手工正式保持准确 进一步完善管理制度 改进工作中不足 2 个月后 正式开始脱离手工管理 全面采用计算机管理 将公司的现行制度与计算机系统完 善的结合起来 客户能够独立维护和修改系统 建立管理制度对于系统的计划 实施 反馈 修改 再计划的整个过程 全面保障系统的顺畅运作 2 系统培训 1 项目组培训 任我行公司实施顾问将负责贵公司核心人员的培训 贵公司组织成立实施小组 成员 应由专职人员和兼职人员共同组成 特别是小组负责人应熟悉企业的业务 具有相关的决策权 前提是每个操作员知道自己应该怎样操作 操作后系统发生那些变化 2 原理培训 这一阶段主要是关于任我行 ERP 分销分销管理系统的应用背景和设计思路的介绍 让项 目组成员了解任我行 ERP 分销系统的应用背景和设计思路 以便在使用这套软件时更加得心 应手 3 业务梳理 管帐 软件和 管理 软件最大的区别就在于是否具有对业务过程的管理 要让全部涉 及该系统的人员在一套数据使用 就必须分清楚各业务岗位的职责范围 任我行 天地一网通 是基于网络开发的 结合 CRM SCM ERP 思想 重点解决流通领域 以解决分销 销售为重点 的企业信息系统整体解决方案 业务梳理过程中 我们需要把公司各业务部门 门店 办事处 分公司 供货商 代理商 等看成一个 广义的大公司结合 只是各操作员的权限不同而已 结合 任我行 网络化分销 管理系统 强大的权限管理 管辖范围 菜单操作权限 OA 设置和操作权限 把门店销售员 门店经理 门店财务 门店仓库 供货商 代理商的权限划分清楚 管辖范围 可以设置一个职员的仓库管辖范围 商品管辖范围 客户管辖范围 供货 商管辖范围 职员管辖范围 银行账户管辖范围 费用管辖范围 收入管 辖范围等 把公司总部 分支机构 供货商 代理商 客户看成一个 广 义的大公司 通过丰富 但严格的权限分配 确保各部门 片区等 只 能处理自己管辖范围内的业务 而不能处理自己管辖范围之外的业务 比 如说 上海的工作人员就只能在上海的管辖范围内 仓库管辖范围 商品 管辖范围 客户管辖范围 供货商管辖范围 职员管辖范围 银行账户管 辖范围 费用管辖范围 收入管辖范围等 操作 而不能操作广东的业务 菜单操作权限 可以根据职员的职责不同 分配对菜单不同的操作权限 比如一个销 售员 只给他一个销售员应该具有的权限 而不能给他库管员的权限 OA 权限 可以根据工作人员权限范围设置权限 综上所述 比如 上海办事处的销售员 可以给他分配一个权限 让他只能销售 上海仓 库的某一类商品 给上海客户 而不能销售其他地方的商品 也不能进行库存等其他业务的 操作 在 OA 方面 就只能看到他应该看到的 OA 项目 4 产品培训 使项目组每个成员对 任我行 ERP 分销管理系统 的每个功能模块都熟悉 知道如何运 用 只有在熟悉软件产品的基础上 才更好将企业管理和 ERP 管理软件结合使用 3 业务模拟测试 做好环境及人员的准备工作后 在基本掌握软件功能的基础上 将必要的数据录入系统 组织项目小组进行实战模拟 也称会议室模拟 并最终验收 工作准则和工作规程这时应初步 制定出来 并在以后实践中不断完善 1 系统配置 成本算法 单据采用形式 税率格式 折扣格式 普通格式 审核机制 单据的配置 税率等项的设置 2 安排数据准备工作 基本信息 建帐期初的数据的录入 尽量与实际产品相符 3 操作员权限的划分 模拟实际情况对使用者权限进行划分 4 检查数据准备 需要录入的销售 采购等单据的准备 以及在录入这些数据后相应的科目的变化结果 以 便验证在进行上述设置后是否能达到预期的目的 5 系统接口准备 硬件部分 如本系统与 POS 机 扫描设备等的接口 软件部分 与其它应用软件系统传输数据接口软件的准备 4 运行后评估 1 实施方案测试结果 我们为用户设计的实施方案初稿是否满足用户的需要 对实施方案的遗漏做修改 并进行 了测试 完成实施方案的最后定稿 得到用户的确认 2 质量保证体系 通过对参与实施的用户人员进行培训和知识传授 编写完善实施过程中的各种文档 界定 质量体系中每个人的职责和权限 从而建立起质量保证体系 确保在实施完成后企业能够达到 对系统的完全掌握和不断改善的目标 5 系统转换运行 这一阶段可以按平行依次实施或一步到位 也可以分阶段实施 即 是短时手工管理和系 统管理的并行阶段 1 系统配置 根据企业的实际情况 对系统配置进行设置 包括 成本算法 单据采用形式 税率格式 折扣格式 普通格式 审核机制 单据的 配置 税率等项的设置 2 操作员权限 根据实际情况 设定每位 任我行 ERP 分销管理系统 使用者的权限 3 期初数据的准备 包括基本信息 期初各种数据的录入 这部分数据一定要准确无误 4 最终用户培训 这个阶段的培训 根据企业情况 可以由实施专家完成 也可以由项目实施小组成员完成 6 运行维护 1 辅助客户建立内部支持体系 ERP 的运行最终是客户自己的系统 外部的咨询顾问只是提供阶段性的辅助服务 因此 长期稳定 高效的运行系统 客户必须建立起有效的内部支持体系 以便出现问题时 能在最 短的时间内得到解决 任我行公司利用丰富的实施经验 会辅助客户建立有效的内部支持体系 使问题解决的速度大大提高 而且一定范围内 新进最终用户的培训都可以由客户内部支持体 系来承担 2 电话 传真 电子邮件服务 在客户正式运行 任我行 ERP 分销管理系统 后 若遇到了难以解决的问题 可以直接致 电 发传真或电子邮件到任我行客户服务部 任我行客户服务部将给予最详尽的解答 3 Internet 网络服务 我们可以通过远程登陆的方式登陆客户的系统了解具体情况 为客户提供更方便的服务 四 在线传讯和版本信息 在线传讯 与互联网上的 OICQ 软件相似 可显示在线人数 何人在线 在线人的登录时间及总共在 线时间 只要操作员登录本系统 就可以给该操作员发送信息 在线传讯不中断别人手上的工作 给人思考和缓冲 减少电话噪音 减少电话的资源占用 若是异地 还能节约费用 公司信息 您可根据自己公司的情况填写 公司基本信息 栏里上面的大部分信息 但是 往来单位 经营商品 的数量及开账日期是系统根据基本信息中往来单位和商品的录入自动记录的 版本信息 版本信息是指目前使用的这套系统的包括版本信息在内的一些基本信息 2 应用效益 任我行 网络化分销管理系统 的实施效果主要体现在两个大方面 业务方面 1 使用该系统 整个公司包括营业部 分公司在内 都在一套数据里面操作 实现 对集团公司物流 资金流 信息流的统一和综合控制 整个企业是一个紧密联系 联动有序 相互制约 数据共享的高度集成的系统 彻底解决了 信息孤岛 的 问题 管理流程逐渐实现规范化 制度化和透明化 2 总部可以实时监测和控制分公司和营业部的业务 监测库存状况等 规范并细化 仓库管理 有效控制各类库存资源 使整个公司的流动资金占用大幅度减少 各 种采购 销售计划趋向合理化 市场预测 企业决策的及时和准确 3 各分公司和营业部与总部的对帐 与商业单位的对帐 都可以在一套数据里面 避免多套帐 拉锯式 地对帐 大大提高企业运转效率 同时又避免出差错 4 加大对商业单位管理和控制力度 增加商业单位数据获取渠道 提高对商业单位 的管理 减少死呆账 对客户需求和市场应变能力的提高 企业所有产品实行统 一的标准化管理 减少数据冗余 增加信息的准确化 标准化和集成化 5 支持移动办公 领导层可以出差在外 随时查询和操作企业业务状况 集团整个 业务可以 牢牢抓住 管理 游刃有余 办公信息交流方面 公司以前的信息交流依赖于传真 电话 使用 任我行 网络化分销管理系统 的 OA 功能 利用公告板和对各分支机构的公告板 整个公司信息交流在快速 高效方面将得到 提高 利用 BBS 论坛 将加强公司整体的交流 克服了办公时间不统一带来的不便 利用 资料文档存放公司的规章制度 产品资料等 记录公司的业务活动等 将真正实现网络时 代的 协同办公