《高效的会议管理》PPT课件.ppt

高效会议管理 我们的约定 学员需有以下三个承诺要积极参与发言要积极听取他人发言要在自己工作上运用 准时到教室手机放置无声 培训大纲 召开会议的时机与决定有效的会议管理流程会议前的准备会议中的控制会议后的跟进会议主持管理技巧 会议需要管理吗 会议管理还需要技巧吗 整个世界在某种程度上说是一个时时处处充满会议的世界 会议的正面作用是解决问题 反面作用则是带来难题 因此 会议既需要管理 更不能缺少技巧 我们为什么要开会 显示组织 部门存在巩固主管地位激励士气 理想的会议时机 选准开会的时机 需要下属为你决策提供信息 你需要进行一个重要的人事决定 听取下属汇报工作 人们对于如何解决问题有不同意见 你是唯一做决策并且知道该怎么做的人 团队成员对上次会议的结果感觉挫败 有事需要当众表扬或批评 需要澄清下属应对重要项目中的负责 上次会议的与会者没有按时完成工作 给小组委派任务 不需要开会 需要开会 会议的频率 固定的部门会议 建议频率 至少每月一次注意事项 不能多与每周一次 否则容易形成拖沓的不良习惯 将会议时间记录在笔记本上 以防因一时疏忽造成工作上的被动 处理意外的会议 建议频率 随时注意事项 切忌太频繁 否则会使员工感觉日日有危机 会让公司陷入工作无序的可怕境地 小范围会议 建议频率 按需要注意事项 可以按需要天天发生 但是会议长度最好不要超过1小时 会议的角色 其他可能的会议角色时间控制者专家决策制定者发现者 问题小子 高效会议流程 Plan会前准备 策划会议议程筛选参会人员会议行政安排发送会议通知 Do会中控制 宣布会议规则恰当扮演角色控制议程进度推动达成决议 Review会后跟进 迅速总结评估发送会议纪要立即行动跟进持续改进会议 策划会议议程 会前准备 会中控制 会后跟进 策划会议议程筛选参会人员会议行政安排发送会议通知 明确会议内容召开会议的目的描述目标与产出确定与会者角色罗列需讨论项目设定流程顺序寻求项目间的联系区分信息分享与问题分析及决策制订先易后难 先简后繁把复杂项目分解成相对简单可控的 会议议程主题 ST1000产品设计目的 决定ST1000的最终设计稿目标 选择1种基本满足团队主要需求并且可以预算内实施的方案 策划议程的几点建议 会前准备 会中控制 会后跟进 策划会议议程筛选参会人员会议行政安排发送会议通知 议程 目标 期望成果 利益关注点 后续行动 回顾期望值 重复PDR 筛选参会人员 会前准备 会中控制 会后跟进 策划会议议程筛选参会人员会议行政安排发送会议通知 会议行政安排 会前准备 会中控制 会后跟进 策划会议议程筛选参会人员会议行政安排发送会议通知 会议地点 会议室布置 设备与材料准备 点心饮料及其他 发送会议通知 会前准备 会中控制 会后跟进 策划会议议程筛选参会人员会议行政安排发送会议通知 问题的预先防范 会前准备 会中控制 会后跟进 策划会议议程筛选参会人员会议行政安排发送会议通知 可能存在的障碍与会者没有及时获得通知与会人员没有相应的职权去解决问题事先没有解决与会者的冲突可能的应对措施尽量提前发布会议信息预先确认与会对象设置一个合理的会议目标取消会议在会议前预先进行沟通 会前准备检核清单 会前准备 会中控制 会后跟进 策划会议议程筛选参会人员会议行政安排发送会议通知 判断分析题 课前准备工作 会前准备 会中控制 会后跟进 策划会议议程筛选参会人员会议行政安排发送会议通知 高效会议流程 Plan会前准备 策划会议议程筛选参会人员会议行政安排发送会议通知 Do会中控制 宣布会议规则恰当扮演角色控制议程进度推动达成决议 Review会后跟进 迅速总结评估发送会议纪要立即行动跟进持续改进会议 宣布会议规则 会前准备 会中控制 会后跟进 宣布会议规则恰当扮演角色控制议程进度推动达成决议 会议规则是与会者的行为承诺契约 确定和宣布会议规则的目的是 帮助团队在会议中保持聚焦在关键问题上 并形成决议 就团队成员如何互动 为会议作出贡献达成共识 会后可以用于评估会议中团队工作是否有效 帮助区分会议中 恰当的行为 与 不恰当的行为 高效会议的行为准则建议 会前准备 会中控制 会后跟进 宣布会议规则恰当扮演角色控制议程进度推动达成决议 恰当扮演自己的角色 领导者 会前准备 会中控制 会后跟进 宣布会议规则恰当扮演角色控制议程进度推动达成决议 负责整个会议 设定会议内容与产出确认与会者名单提供支持 信息和资源营造氛围鼓励创意作出决定需要认真充分的准备 参与并影响会议为会议设定合理的较高期望值在会议中多使用 我们 而非 我 提醒团队任务的重要性 恰当扮演自己的角色 推动者 会前准备 会中控制 会后跟进 宣布会议规则恰当扮演角色控制议程进度推动达成决议 参与者 领导者 负责控制会议的程序与进度坚持实施会议的议程 适当 管理 与会者的行为确保与会者处在 安全 状态 记录团队的建议与决议 时间控制 必要时把大家带回正题 协助归纳和澄清观点 协助达成会议成效 提供反馈 恰当扮演自己的角色 参与者 会前准备 会中控制 会后跟进 宣布会议规则恰当扮演角色控制议程进度推动达成决议 推动者 领导者 负责积极的为会议贡献 输入 事先了解会议议程与目标 了解会议背景 搜集有用的信息 积极倾听 积极提供观点与建议 遵守会议议程与规则 恰当的与会 行为 承诺并履行安排的任务 控制议程进度 会前准备 会中控制 会后跟进 宣布会议规则鼓励积极参与控制议程进度推动达成决议 TIPS 用好会议白板帮助团队讨论聚焦即时记录会议内容与要点鼓励参与 共有 观点增进成就感 严格按议程控制进程 控制议程进度的技巧 一 会前准备 会中控制 会后跟进 宣布会议规则鼓励积极参与控制议程进度推动达成决议 控制议程进度的技巧 二 会前准备 会中控制 会后跟进 宣布会议规则鼓励积极参与控制议程进度推动达成决议 群体决策的几种技巧 会前准备 会中控制 会后跟进 宣布会议规则鼓励积极参与控制议程进度推动达成决议 高效会议流程 Plan会前准备 策划会议议程筛选参会人员会议行政安排发送会议通知 Do会中控制 宣布会议规则鼓励积极参与控制议程进度推动达成决议 Review会后跟进 迅速总结评估发送会议纪要立即行动跟进持续改进会议 会议评估要点 会前准备 会中控制 会后跟进 迅速总结评估发送会议纪要立即行动跟进持续改进会议 会议评估应当包括 将会议的结果与起始设定的议程及目标进行比较以评估会议的有效性 检查会议是否符合团队程序 符合有效会议标准及时流转会议记录会议技巧的个别辅导知识分享 有效会议对照评估表 会前准备 会中控制 会后跟进 迅速总结评估发送会议纪要立即行动跟进持续改进会议 发送会议纪要 会前准备 会中控制 会后跟进 迅速总结评估发送会议纪要立即行动跟进持续改进会议 仔细阅读理解会议纪要考虑自己任务的完成方法会议是一项新任务的开始检讨自己在会议中的角色完成情况 与缺席的同事沟通负责实施跟进如有需要找高层协助如有必要 安排下次会议议程会议之后检讨得失针对意见做出改进 立即行动跟进 会前准备 会中控制 会后跟进 迅速总结评估发送会议纪要立即行动跟进持续改进会议 领导者 参与者 持续改进会议 会前准备 会中控制 会后跟进 迅速总结评估发送会议纪要立即行动跟进持续改进会议 成功会议不是偶然的 必须具备4大关键因素严格执行纪律鼓励积极与符合准则的会议行为有效履行角色有会议主持 并且所有与会成员均有清晰的角色与职责充分酝酿议程明确的内容 确切的时间长度以及负责人持续优化循环会前准备 会中控制 会后跟进 会议主持管理技巧 掌控会议全程管理会中巧妙现场应对几种特殊会议管理 会议管理流程 会议进行控场技巧 虚拟会议管理