《秘书培训》PPT课件.ppt

秘书培训 一名出色的秘书 具有良好的专业技能提高公司的工作效率减轻领导的工作负荷享受更多的工作乐趣 秘书的日常工作职责 接待来访客人文档资料管理起草或协助起草各类文件帮助领导安排工作行程 并及时记录和提醒各种会务安排及会议记录处理往来信函和传真领导和部门同事出差安排督导各项业务的执行和各项决定的执行 秘书的素质 保守机密良好的文字处理能力时间管理个人形象主动性和可靠性准确随机应变认同不同个性冷静处事 秘书的重要性 现今社会 一名出色的秘书不再仅限于做领导的助手 而是已经承担着一个部门沟通 协调的任务 成为整个机构中不可缺少的角色 保守机密 SecretSecretary 保守机密的人 不向任何人透露所见所闻的公司机密信息 如财务报表 人事变动 内部策略 销售数据等 包括自己的家人和朋友 良好的文字处理能力 熟练使用电脑掌握办公文字应用软件 Word Excel Powerpoint中 英文文字使用能力熟悉各种办公文案格式 时间管理 你一直都觉得很忙吗 你能在被要求的时间内准时完成工作吗 你怎样去处理紧急与重要的事情 个人形象 员工所制造的印象就是公司的广告外人会从雇员的表现对机构下判断每个人只有一次机会给人第一印象个人形象内容 容貌 声音 衣着 动作 表情 主动性和可靠性 主动完善与工作相关的各种技能 如电脑 速记 写作等主动承担更多的工作责任不断寻求更有效的工作方法面对困难和问题 能独立思考并找到相应的解决方案把自己的时间 想法和精力贡献给团队 准确无误 我们工作的准确性会影响 工作的进程 领导对我们工作能力的评估 领导和同事的信任 工作效率 随机应变 寻找不同的方法去适应成长中的变化不断改进个人的工作习惯以适应工作需要对不期而至的改变要有充分的思想准备 认同不同个性 学会与各种个性的人打交道尊重他人的观点及工作态度与人和睦相处不要对别人要求苛刻容忍别人的不足 处事原则 始终保持平和的心态勇于面对困难和挫折从不以喜 恶示人乐于助人一件事情有始有终跟综事件的进程和结果 你想成为怎样的秘书 A 打印这个文件 复印那个文件 把这些文件存档 B 这个文件要打印吗 需要我去复印吗 需要我去复印吗 C 我准备去打印这个文件 我要改变这种存档方式 D 她已完全知道怎样安排自己的工作 领导已不用去过问她的工作细节E 她已成为领导的得力助手 能帮助领导管理好一切 后勤 支持工作 秘书工作服饰规范 服装质地要更讲究款式端庄大方 稳重高雅 不要太时髦更多地选择职业裙装服装色彩不能太艳上下班服装有别袜子的搭配要注意颜色避免平底和超高跟鞋 秘书工作形象 必要的化妆化妆的高明与否会直接影响外界对你的评价学会微笑 秘书举止规范 站立行走就座回头下蹲见面握手介绍交谈 处理往来信函 注意事项 将每天收到的传真 信件和内部文件按重要和紧急性分类呈送给领导 所有往来信函除机密信件外 应大致了解内容 并提醒领导及时回复 待客礼仪规范 仪容整洁 并先整理好接待环境和接待用品重要客人应提前在门外迎接介绍和名片的使用引导客人就座茶 水接待客人时 不要经常看手表当客人起身告辞时 再起身相送送客送到电梯口或大门口 代按电梯 电梯关闭或客户上车后再离开 会议安排 会议前的准备 会议日程表 场地的勘查和准备 准备会议所需一切设备与物品 文具 白板 白纸 笔 投影系统 音响系统 多备一些会议日程表 如是月 季的会议 应备有上次会议记录 来宾签到处的安排 会议安排 会议日程表 会议的日期 地点 目的和内容 必要的地方还要有文字说明 会议涉及的讲座和发言内容需在日程表中列明 有时需将与会人的名单列于日程表中 会议日程表应于开会前两周通知让与会者有充分的时间准备 如是公开报名性质的会议 除将日程表发送外 应同时附有报名表或回执 会议安排 会议中 提前到达开会现场 仔细检查是否按计划准备好 检查现场投影 麦克风效果 照顾签到处客人入座 并确保提供客人饮用水 带好开会所需的文件 当需要时及时提供 做好会议记录 协调开会时可能发生的紧急事件 会议安排 会议结束后 检查现场 确保公司的财产和物品都带回公司 准备会议记录 并将由领导签字认可的会议记录发送给有关人员 将开会所用任何文件及资料存档 方便以后查询 文档资料管理 文件夹 普通型 厚 薄 对每个文件夹名略作注释 悬挂式文件夹首先应与你的领导商量选用哪种文件夹存档 出差安排 机票预定 联系订票点预定最佳路线及价格的机票 与领导确定一个后备的订票时间 以防第一选择时间的机票已满 特价机票的限制条件要告诉你的领导和同事 在得到确认后再出票 如果是出国旅行 切记时间差问题 在行程确定的最后一刻出票 以防行程改变 拿到机票后 仔细核对航班号 姓名及舱位情况 出差安排 提醒领导勿忘应带的物品 身份证件 入住酒店的名称及地址 使用的的各类文件资料 如何与你的领导及同事相处 成功秘书的共同优点 知道如何将对立转为合作 永远知道自己的领导和同事下一步需要什么 将要做什么 合理安排时间 懂得轻重缓急处理领导或同事交待的工作 会控制自己的情绪 在工作时间内永远保持专业的形象 与领导相处 了解你的领导与领导沟通他的期望每天工作前 与你的领导碰个头常向领导征求意见和对你工作的评价如果对交予的工作不明白 聪明的秘书会与领导确认 这是有效防止你做错事的好方法 与其他主管和同事 当你同时支持两个或以上人 部门 时 可以遵循以下原则做好你的工作 自己的领导优先 先来后到原则 共同商量 良好的沟通永远是第一的 工作安排和工作计划表 用适合的方式表示 拒绝 仔细听清对方的请求 并表示同情和理解讲明原因 说出不能立即去做的理由为对方出主意 找到其它解决办法永远不说 不 Question 你需要与你的领导讨论以下这些问题 有关电话 当领导在开会或见客时 如有人找领导 你可以打断他吗 当领导外出时 有客户因急事找他 她 你可以将他的联络电话告诉客人吗 如果不可以 你应该怎么办 Question 有关时间安排 谁来安排领导的工作时间表 如果你的领导自己安排他 她的工作时间表 请他 她给你一个复印件 以便了解你领导的工作行程 每天花一些时间确认领导的时间表 事先将你的休假和不在办公室的时间告诉你的领导 并提前做好安排 时间管理办法 列出当天必须完成的每一项工作排出每项工作的优先顺序每项工作争取一次性处理完毕每天中午将已完成的工作从 to do list 划去 看余下的工作是否可以做完寻求伙伴 分工合作有效地委托给别人多问问自己 我这样安排时间合理吗 发现问题及时调整 时间管理 紧急 重要 A B C D 时间管理的 黄金法则 了解时间的价值设定每一天的工作目标个人的长 短期目标列出 to do list 合理分配每天的时间随机应变学会 拒绝 做好工作计划不要吹毛求疵请求帮助 个人发展 职业技能 积极的工作态度积极的态度包括 承担责任乐于助人积极主动擅于沟通渴望学习接受挑战 个人发展 了解自己 你知道两 三年后你会在做什么 有任何的具体计划来增加自己的知识和经验吗 你对最近一次的业绩评估满意吗 为什么 你常愿意做一些额外的工作以增加学习机会 跟你的同龄人相比 你算成功吗