XX单位职工WPS办公软件培训PPT.ppt

WPSOffice办公软件 个人版 选择wps的理由 1 不输于微软office的强大功能 操作简单 2 正版 个人版永久免费 3 兼容微软office2003和2007文件格式 4 安装文件包小 繁琐的插件少 硬盘占用量少 前言 1 安全风险 侵犯著作权 无售后服务 不良社会风气 培训内容 培训目标WPSOffice简介与MSOffice的版本对比文件的格式及建立方式WPS实用功能与技巧WPS之W文字 功能介绍与在工作中的实际运用WPS之S表格 功能介绍与在工作中的实际运用WPS之P幻灯 演示简介WPS之S表格功能介绍等 2 一 培训目标 熟悉WPSOffice的界面和功能提高日常办公效率解决日常工作中一些常见的WPS应用问题 3 二 WPSOffice简介1 与MSOffice对比 4 2 文件格式的兼容性 双向兼容 历史数据无缝转换三大组件对应关系 2 文件的格式及建立方式 5 office2003和office2007的格式存在兼容性问题 要解决这个问题 只需要打开现有文件 进行另存为即可解决 例如 03格式不兼容07格式 这时就可以将03格式另存为07格式 再打开使用 07格式无法用03的软件打开 但是03格式可以在07的软件中打开 wps则不存在这个格式兼容的情况 6 细节上的差异 点击相应对象 突出显示该对象设置区域 office2003 office2007 WPS2016 7 文件管理 定时备份 自动调整备份时间间隔工具 选项 常规和保存 8 文件管理 临时备份位置 工具 备份与恢复备份管理数据恢复 自选 需安装数据恢复软件 9 备份功能自动生成的临时文件 在文档完成后可以直接删除 WPS全面支持生成PDF 快速的创建文档及文档间切换 移动变的更方便大大提高办公效率 10 WPS全面支持生成PDF 在转化为PDF的过程中可实现基于密码的文件权限管理 并且可与AdobeReader等PDF阅读软件实现兼容 11 WPS 之 12 wps文字的窗口界面 标题栏 常用工具栏 菜单栏 标尺 滚动条 文本区 视图切换 状态栏 显示比例 13 工具栏介绍 常用工具栏 删除线着重符号 上 下标 拼音指南更改大小写带圈字符字符边框 突出显示 对齐方式 项目符号 缩进量 14 新建文档 常用工具栏 新建按钮右键 新建 word文档文件 新建 可以使用模板 快捷方式 Ctrl N 15 保存文档 点击保存按钮设置打开文件密码 文件 另存为 工具 加密选项 16 该功能对于正在写文字材料时候突然停电很有帮助 检查拼写和语法 设置拼写检查 工具 拼音检查 使用拼写检查 选中文本 工具 拼写检查 用于个别写不全的单词 审阅 拼音检查选定错误字符 点击右键选择拼写检查 提示 此处还有繁简转换功能 翻译功能等 17 支持查找 替换特定格式的文档 快捷键Ctrl F 点击图标可以按照格式查找 替换查找文档中红色加粗的文字内容 替换文档中底纹的文字内容 18 该功能是查找文档中带有字体格式的 文字 19 设置字间距 例如 要设置字距 那么我们只需要选择前面5个字 最后一个字可以不选 然后设置如红线勾划出来的部分 字间距根据实际文档内容进行调整 也可以用空格 但是空格调整的距离不一定准确 20 注 这里还有个更简单的设置方法 见后面格式设置 文档结构图浏览长文档 支持快速跳转长文档 在没有目录的时候相当于目录作用 注意 满足以下任一条件 1 文档内设定有目录2 需要对文档设置统一的标题样式 21 文档排版好帮手 快速删除空行段首快速缩进2字符智能整理文档更多 开始工具栏 文字工具 22 段落设置 行距 用于控制每行之间的间距 间距 用于控制段落之间的最大间距 最小值 默认值为12磅能自动调整高度容纳较大的字体同一行内字体大小不一样的情况 固定值 不能自动调整文本高度 23 使用标尺功能 示例见后图 示例图 纸张方向 多页模式视图 示例见后图 24 25 分页显示示例 除了选择多页模式浏览我们也可以通过收缩比例来实现 48 比例对应现在的三页浏览模式 26 格式工具栏 两端对齐 中间对齐 右对齐 分散对齐 行间距 左对齐 27 设置字间距的快速方法 长文档多级编号 正确选择多级编号修改标题样式新增标题样式 28 添加项目符号和编号 选定要添加项目符号的内容 选择 格式 项目符号或编号 选择一种编号或项目符号 单击 添加完成 29 单击 打开 项目符号和编号 对话框选择一个要被替换的 项目符号 或 编号 单击 自定义 按鈕选择一个要使用的 项目符号 或 编号 单击 确定 自定义项目符号和编号 30 边框和底纹 31 1 段落边框 格式 边框和底纹 格式 边框和底纹选择 边框 选项卡 添加边框和底纹后的效果示例 32 格式 边框和底纹或者在工具栏点击选择选择 底纹 选项卡 2 段落底纹 底纹 工具栏点击位置 33 格式 边框和底纹选择 页面边框 选项卡 3 页面边框 页面边框 34 35 文档的修订和比较 1 工具栏 审阅2 要开启使用修订功能 请点击 修订 使文档在修订状态下进行编辑和修改3 修订前可以进行修订选项设置 以满足个人习惯 36 修订选项 该功能主要用于设置修订的各项内容 如 修改标记 插入标记 删除标记等等用户信息主要用于显示修订者为谁 便于知晓修订者信息 37 比较文档功能 比较修订前和修订后的文档内容 有了修订功能和比较文档功能 方便协作办公 修改文字内容较多的文档 38 比较文档的示例 修改的内容 修订选项设置前均是默认的颜色 删除的内容 分栏 文本多栏显示首字下沉特殊格式的设置 高级排版技巧 39 一 分栏 效果 分栏方法 1 利用 页面布局 工具栏 2 利用 格式 菜单 选择要分栏的段落 单击 分栏 按钮 选择要分栏的段落 通过 格式 分栏 命令菜单 40 2 格式 分栏 41 二 首字下沉 效果 注意 首字下沉设置的时候行间距不能设置固定值 示例如下 42 将光标插入点定位在段落中选择 格式 首字下沉 命令在 首字下沉 对话诓中设置或者在工具栏中选择 插入 首字下沉 设置方法 43 表格的制作 使用 插入 表格 菜单 1 拉选格子 2 绘制表格 44 绘制表格边框斜线设计表格的时候我们会经常遇到 需要斜线表头 设置斜线表头方法 同时了解和斜线边框的不同 设置斜线表头 这里斜线边框和斜线表头是不一样的 45 二 表格编辑 选定表格编辑对象插入单元格 行 列和表格删除单元格 行 列和表格改变表格的行高和列宽合并和拆分单元格 46 选定一个单元格选定一整行选定一整列选定整个表格选定多个单元格 1 选定表格编辑对象 方法 使用鼠标选中表格中的一个单元格 然后拖动鼠标选择要进行操作的单元格 点击鼠标右键选择操作项即可 47 2 插入单元格 行 列和表格 选中已建立的表格后 点击菜单栏上 表格工具 和 表格样式 选择绘制斜线表头 示例 48 49 延伸 在wps文档中绘制了斜线表头 那么我们会想到wps表格里又是怎么操作的呢 wps表格中的操作要繁杂一点 需要对单元格设置宽和高 之后插入线条 文本框来实现 大家可根据自身的工作需要和习惯选择使用哪种方式绘制斜线表头 注意 表格里面插入方式绘制的斜线表头 不能完全复制粘贴到文档里面来 这里不再赘述 选定要删除的对象执行 表格 删除 命令 3 删除单元格 行 列和表格 步骤 用鼠标调整 鼠标变成双向箭头 使用 表格 菜单 表格 表格属性自动调整行高和列宽 4 改变表格的行高和列宽 使用 表格 菜单 表格工具表格属性 50 表格 自动调整 自动调整列宽和均匀分布 5 合并和拆分单元格 51 例 利用表格编辑功能 将例2的表格进行合并 并设置行高和列宽 形成如图所示样式 提示 除了自己编辑表格外也可以使用excel把表格编辑好后 直接复制粘贴到文档中 52 表格的对齐和定位表格内容的对齐设置表格边框和底纹 三 格式化表格 53 直接用鼠标拖曳利用 表格工具 表格属性 命令 1 表格的对齐和定位 54 利用 表格 工具栏表格工具 表格属性 单元格选项 2 表格内容的对齐 55 利用 表格 工具栏利用 格式 边框和底纹 命令 3 设置表格框线和底纹 56 表格中的其他工具介绍 公式 快速计算 表格和文本的转换 57 文档中的表格进行公式运算的操作方法 选中表格 点击工具栏中 表格工具 选择 fx公式 以求和为例 打开 公式 对话框 在 公式 栏中输入公式 左侧求和 SUM LEFT 然后单击 确定 说明 右侧求和 SUM RIGHT 上方求和 SUM ABOVE 下方求和 SUM BELOW 以上不需要记 只需要按照公式中的 辅助 功能进行选择即可操作 常用函数 求和 SUM 求均值 AVERAGE 更多函数有兴趣的可以下来自行学习 如图所示 58 表格和文本之间相互转换 文本转换为表格表格转换为文本 59 60 选择转换后的分隔符 转换的表和转换之后的对比 把文字再转成表格 在文本和表格转换的时候注意选择好分隔符 以便电脑自动进行转换时进行识别 一般情况下软件自动识别 四 图文混排 插入图片图片格式的设置其他图形对象 61 在插入图片后 点击图片 在工具栏上选择 图片工具 选择 文字环绕 进行混排图片和文字 1 图片的插入 插入图片插入艺术字插入自选图形 注意 也可以对图片进行拖拽 放进文档中 62 除开常用的以上三种 我们还可以插入 截屏 图表 可使文档在阅读的时候内容更丰富 2 设置图片格式 63 常用的功能 1 压缩图片 2 进行裁剪压缩步骤不能省 否则将使整个文档特别大 很多网站把上传文章的图片限制大小为100K内 其他功能根据情况使用 修改图片大小适应文档 压缩 裁剪 图片修改后还可以另存为 以导出图片 达到处理图片的效果 64 3 其他图形简介 插入公式插入 公式插入文本框插入 文本框 插入符号插入 符号 65 文档排版和打印 页面设置打印预览和打印页面排版 66 一 页面设置 设置页边距 上 下 左 右纸张大小 A4 A3 自定义文档网格 设置每页行数设置每行字数 67 文件 页面设置 页边距 纸张 68 69 稿纸设置 为我们提供了设置稿纸的功能 在排版中可以为我们设计自制的练习本等 70 文件 页面设置 文档网格 71 二 打印预览和打印 常用工具栏 打印预览按钮文件 打印预览文件 打印 设置打印的页码范围 预览打印效果 72 全部当前页页码范围例如页码范围 2 5 8 10 打印设置 73 三 页面排版 插入页眉和页脚使用水印设置文档背景 74 1 插入页眉和页脚 插入 页眉和页脚插入当前日期和时间插入文档的名字和路径插入页码 插入 页码 75 页眉 页脚 工具栏 76 奇偶页插入不同的页眉和页脚 插入 视图 页眉和页脚 选项选择 页面设置 按钮 版式 选项选择 奇偶页不同 77 2 使用分隔符 分页符 对文档进行分页分节符 对文档进行分节 78 插入 分隔符 分页符 插入之后直接到下一页分栏符 如果没有分栏 则直接到下一页 如果分栏 则倒下一栏换行符 直接到下一行 79 3 设置文档背景 设置背景 格式 背景 填充效果 设置背景 web版式显示 打印时不显示设置水印 插入 水印 文字和图案水印 打印时显示 80 81 水印可以让我们的文档具有更多的属性 比如防盗版文档背景的使用可以让我们自己制作明信片 设置水印 文字水印图片水印 82 WPS 之 83 认识界面 84 认识工具栏 开始 插入 页面布局 公式 数据等 85 1 新建工作簿 启动wps时 不会自动新建一个空白的工作簿 选择 文件 新建 命令 单击右键 新建 快捷按钮 或者选择界面上的 2 输入工作表数据 向单元格中输入数据 主要有以下3种方法 单击单元格 直接输入 会覆盖原有数据 双击单元格 出现插入数据的光标 移动光标至所需位置 再输入数据 一般用于修改单元格内的部分数据 单击单元格 再单击编辑栏 输入数据 效果同b 在默认情况下 数字靠右侧对齐 文本靠左侧对齐 这和表格中的文本格式有关 3 插入符号和特殊字符选择 插入 符号 命令 86 4 自动填充选定相应的单元格并拖动其右下角的填充柄 或者选择 编辑 填充 序列 命令 可在E工作表中快速填充多种类型的数据序列 在行或列中复制数据 拖动单元格填充柄 单元格右下角 十 字形符号 即可 填充一系列数字 日期等 通过拖动 wps可自动延续此系列数字 日期或时间段等 技巧按Ctrl D组合键 可向下填充 按Ctrl R组合键 可向右填充 87 自动填充序列 带规律 88 示例 技巧 分数应使用整数加分数的形式 否则会默认为日期 如 输入 1 2 1月2日输入 0空格1 2 显示为1 2 也可以设置格式 技巧 在输入数字前加入字符 可将数字作为文本处理 如 英文状态下的前半个单引号 提示 在WPS中 日期和时间均按数字处理 对于输入的数字WPS可识别时 靠右侧对齐 如2006 6 5 对于WPS不能识别的日期和时间 会被视为文本 左侧对齐 如2006 6 5 4 保存工作簿快捷键ctrl sa 直接保存工作簿 b 以新文件名保存工作簿 5 关闭工作簿 89 表格样式有设置好的格式 可根据个人的需要选择 选择后可以再设计修改 有了表格样式 在看表格时候就不容易看花眼 同时 也对表格是一种美化 90 格式化工作表 1 设置单元格字体单击右键 设置单元格格式 单击 字体 标签2 设置单元格对齐方式单击右键 设置单元格格式 单击 对齐 标签或者再工具栏设置 首选 3 设置单元格边框单击右键 设置单元格格式 单击 边框 标签或者再工具栏设置 首选 4 设置单元格数字格式单击右键 设置单元格格式 单击 数字 标签 91 5 添加图形 图片 剪贴画和艺术字选择 插入 图片 再做选择 6 给工作表标签加颜色为了醒目 美观 并便于查找 可以给工作表标签加颜色 选择 Sheet1 右键 工作表标签颜色 在出现的 设置工作表标签颜色 对话框中选择喜爱的颜色 92 条件格式一个工作表中可能有许多数据 有些数据是需要特别标记的 可以利用WPS的条件格式功能 点击 格式 条件格式 命令 然后进行选择 如在右表中将9月24日以前出生的作黄色标记 公式中 B 6 代表B列第6行的值 93 常用公式之插入函数 选择 公式 菜单 插入函数 选择要用的函数或者常用公式 选择如下 按照图形界面提示操作即可实现用身份证号码提取性别 生日等功能 通过鼠标拖动右下角 十字标志 实现下拉列表运用公式 或者双击 十字标志 94 一些经常用到的简单函数直接选取要用的函数即可 如求和 求均值等 如右图所示 95 在表格的数据操作中 我们经常都要遇到大批量数据的复制和粘贴等操作 那么如果遇到EXCEL和WPS表格表格提示 excel和wps表格依然是现在流行的表格处理软件 我们很多数据分析 汇总 财务等工作都需要用到 各种公式更是让表格更为强大 但是 我们在粘贴数据的时候 经常会遇到 表格无法粘贴信息 原因是复制区域与粘贴区域形状不同 的提示 那么如何解决这个问题呢 无法粘贴大批量数据的原因和解决方法 96 1 先看下你现在所处的行数 Excel2003版最大行数是65536行 Excel2007开始的版本最大行数是1048576行 如果你的数据超过了这个限制 那么无论你怎么设置 都是不可能粘贴上的 wps对数据行数的限制和office一样 2003版表格的文件格式 xls2007版以上的文件格式 xlsx 97 打开另存为后 选择要保存的文件类型 98 选择表格文件格式后点击保存即可对百万级数据进行复制粘贴操作 同时 还可以使用加密功能对文件进行密码保护 如果不使用2007版本格式 也可以复制粘贴数据 但是只能一条一条数据的粘贴 影响工作效率 99 加密功能 在相应的密码输入框输入你的密码即可实现对数据文件进行加密保护 这种方法可以让我们的文件更安全 100 2 以上文件格式对了 但是还不能粘贴的情况 那么请确定你的工作表是不是都在锁定状态 如果是锁定状态 是粘贴不上的 解决方法很简单 只要单击其中之一 即可解除锁定状态 除了刚说的格式限制和最大数据行限制外 还有以下情况可导致数据无法粘贴以及解决方法 101 3 你粘贴的时候是否选中了一个表格 如果是 请看下一步 4 不选中一个单元格 而是选中多行 注意是整行 然后粘贴 也是可以的方法 鼠标左键点击表格上左边坐标上的数字 48028 5 此外还有粘贴源单元格锁定的情况 解决方法 右键 设置单元格格式 保护 那里有个 锁定 的勾 去掉 102 函数公式体验优化 输入公式可以自动联想中文参数 便于理解函数 103 插入常用公式 内置常用公式 通过快速输入参数 直接套用 104 WPS内置公式应用 常用公式快速提取出生日期快速提取个人性别快速计算个税 105 格式化数据表 特殊分类设置人民币大写常用快捷键介绍规范录入信息根据职位排序筛选有价值的信息 106 数据录入技巧 数据有效性 输入一次数据 每次进行选择 既能提高输入速度 又统一数据收集数据的时候减少乱输入的情况 107 数据有效性使用方法 1 设置功能 108 2 输入信息 109 3 出错警告通过设置出错警告信息可以避免在表中胡乱填写数据 减少后期在数据校验的工作量 提高工作效率 110 按颜色筛选 按照单元格的填充颜色做筛选 111 图表的应用 图表的种类及用途 112 更直观的数据呈现 全选整个工作表格式菜单 单元格 保护选项卡 去掉 锁定 勾选选中 允许编辑区域 勾选 锁定 工具菜单 保护 保护工作表设置完成后工作表将在限定的范围内可操作 数据报表的安全 设置可编辑区域和不可编辑区域 113 114 分页预览模式适合比较大的数据表 可预判打印页面显示情况 115 打印预览 此时我们发现页面并没有完全在一张纸上 那么可以点击页面缩放使打印在一张纸上 116 阅读模式可以帮助我们能更为清晰的浏览整个大数据表 P 简介 WPS 之 117 多样化艺术字 可以根据排版需要制作专业艺术字 118 等尺寸对齐 可以将多个对象的宽度 高度 或宽与高 调成一致大小 119 文字处理的技巧 文字的升降级降级 TAB升级 SHIFT TAB按比例放大缩小文字减少字号 Ctrl 增大字号 Ctrl 120 图形使用技巧 单图形快捷键使用Ctrl 复制Shift 正 的图形Shift 同比例放大缩小Shift 平行 垂直移动图形对齐工具 121 双击放映 双击幻灯片缩略图直接放映 122 支持文件打包 将演示文件打包成压缩文件文件夹 123 PPT放映 PPT也能做黑板边画边讲 放映过程中可以通过左下角图标或者快捷键进行重点的注释 提醒Ctrl P荧光笔Ctrl E橡皮 124 谢谢大家 125