怎样将行政管理工作做好.ppt

衷心感谢大家前期工作的激情投入 行政办公室蒙钟昱2017 10 15 怎样做好行政工作 行政工作定义 行政是指由国家行政机关对于不属于审判 检察工作以及立法中的其他法律的具体应用问题以及自己依法制定的法规进行的解释 狭义讲来 指国家职能中 除了立法和司法以外的全部职能的总称 广义讲来 指作为决策职能的政治之外的执行职能 行政处罚是指行政机关或其他行政主体依法定职权和程序对违反行政法规尚未构成犯罪的相对人给予行政制裁的具体行政行为 概念 是指具有行政处罚权的行政主体为维护公共利益和社会秩序 保护公民 法人或其他组织的合法权益 依法行使的行政处罚 行政级别定义中国行政级别采用行政五级划分为 国家级 省部级 地市级 县处级 乡科级 即平常大家所说的 国 部 司 处 科 五级 除国家级以外 其他四级就是我们经常提到的地方四级行政划分 行政级别中是没有股级的级别 行政在企业中是什么 行政管理人员是具备行政学 管理学 政治学 法学等方面知识 能在党政机关 企事业单位 社会团体从事管理工作以及科研工作的专门人才 行政在企业中就是参谋 管理 协调 服务 管理人 物 环境次序按照规章进行规范 协调就是正确处理组织内外各种关系 为组织正常运转创造良好的条件和环境 促进组织目标的实现 服务说白了就是接待小姐 阿姨 文具 名片 飞机票用餐 厕纸 咖啡 司机的一大堆烂帐 会议室的ROJECTOR 快递的脏手 桌子底下小姐们的臭鞋 垃圾袋里的卫生棉 还有 5 人事行政工作内容 人员招聘试用转正薪资保险员工福利人员培训人事异动人员晋升通道人事档案管理完善 公文处理会议组织外事管理公司宣传考核管理公司大事记档案管理 贯彻执行公司目标战略外部客户接待内部客户出行服务公司印章管理可控管理费用控制承上启下外联内协大型活动组织公司证件办理 车辆管理宿舍 物业管理考勤管理实物资产管理食堂管理办公用品保卫管理卫生环境网络维护 秘书行政 接待服务 后勤物业 人事培训 服务 正向支持是职能化管理的着力点 正向支持 职能化管理 服务 公司领导服务后勤物业服务安全保障舒适而人性化的办公空间接待也是生产力会议服务餐饮住宿服务 提供业务 技能培训提供必要资源提供业务指导和咨询团队合作及协同营造健康向上的氛围服务基层 贴近实际 胸怀全局 服务企业 制度 体系 流程建设标准化建设专业化水平创新工作 与时俱进主动发现系统中存在的问题 找出根源 总结规律 解决问题执行力建设人才培养与输送公共关系的建立与维护 行政工作特性 协调性能动性高效性综合性和专业性的统一保密性 行政工作特性 协调性注重调查研究按原则办事与从实际出发相结合综合协调 维护整体利益讲究效率能动性注意科学预测 加强工作的计划性和预见性理清头绪 分清主次 轻重 缓急 掌握时间管理艺术良好的心态 稳定的情绪 清醒的头脑 坚定的意志 行政工作特性 高效性办事要迅速而准确建立必要的规章制度和工作程序充分利用现代办公手段综合性与专业性的统一行政办公人员的专业知识越丰富 越全面 总揽全局的综合能力也就越强 而综合能力的加强 反过来又能促进对专业知识的掌握的提高 行政工作特性 保密性坚持保密教育 增强保密观念 健全岗位保密管理制度 堵塞失密漏洞 对文件资料的保密传真电话的保密重要会议事项的保密商务活动中的保密对领导安排事项的保密加强保密检查制度 严格保密纪律 行政工作的特点 1 不脱离经营管理而独立自足的2 注重实质与内容 不做表面文章3 讲究经济效益与实效4 变是永恒5 服务是基本点无处不在 无时不在 没有定势 庞杂繁锁 人 物 用制度来管理 用来管理 人 按制度考核 及时检查反馈 明确责任人 如何做一名合格的行政管理人员 课程大纲 一 明确行政工作的定位二 遵循行政工作的基本要求三 加强行政工作四项基本修炼四 正确处理好几方面的人际关系五 行政人员应具备的素质和能力六 行政管理成功的四要素 一 明确行政工作的定位 沟通协调参谋服务管理 沟通 定义 中国学者苏勇在 管理沟通 中 将沟通定义为 沟通是信息凭借一定符号载体 在个人或群体间从发送者到接受者进行传递 并获取理解的过程 行政管理人员每一天都在做着沟通的工作 负有沟通上下内外的职责 沟通顺则事事顺 沟通也是一种生产力 协调 定义 协调就是正确处理组织内外各种关系 为组织正常运转创造良好的条件和环境 促进组织目标的实现 行政管理人员往往是领导的外交助手 是协调内外各方关系的高手 要为公司营造良好的内外环境 参谋 参谋 顾名思义 就是参与谋划的意思 参谋 一词 古已有之 三国志 魏书 刘放传 载 刘放当秘书监 辽东平定 以参谋之功 进爵封候 这里的参谋 也就是参与谋划的意思 参谋 又是古代的官名 古代有 行军参谋 参与军中机密 不论古今 中外不论文治武略 领导者都需要参谋人员 起参谋作用 诸葛亮 郭嘉 吴用 刘伯温 行政管理人员可以出谋划策但不决策 要力争站在领导后面想在领导前面 扮演好参谋角色 服务 定义 服务是具有无形特征却可给人带来某种利益或满足感的可供有偿转让的一种或一系列活动 作为公司的后援部门 每一个工作人员都应该清楚自己的定位 那就是当好一个服务员 我们必须清楚地知道 做好服务工作是我们的天职 服务 要作好服务工作必须具备 强烈的服务意识 专业的服务技能 良好的服务态度 管理 定义 所有工作的最终目标是通过各种规章制度和人为努力使部门之间或者关系企业之间形成密切配合的关系 使整个公司在运作过程中成为一个高速并且稳定运转的整体 用合理的成本换来员工最高的工作积极性 以提高工作效率完成公司目标发展任务 管理 管理广义上包括行政事务管理 办公事务管理 人力资源管理 财产管理四个方面 狭义上指以行政为主 负责行政事务和办公事务 具体包括相关制度的制定和执行推动 日常办公事务管理 办公物品管理 文书资料管理 会议管理 宣传 涉外事务管理 还涉及到出差 财产设备 生活福利 车辆 安全卫生等 三大职能间的关系 课程大纲 一 明确行政工作的定位二 遵循行政工作的基本要求三 加强行政工作四项基本修炼四 正确处理好几方面的人际关系五 行政人员应具备的素质和能力六 行政管理成功的四要素 二 遵循行政工作的基本要求 责任细心时效奉献 责任 责任是一个完整的体系 包含五个方面的基本内涵 责任意识 是 想干事 责任能力 是 能干事 责任行为 是 真干事 责任制度 是 可干事 责任成果 是 干成事 责任的定义 一个人不得不做的事或一个人必须承当的事情 责任重于泰山行政管理人员在任何时候办任何事情必须具有严格的责任意识 具备负责到底的精神 没有责任将一事无成 责任 对责任的理解通常可以分为两个意义 一是指分内应做的事 如职责 尽责任 完成任务等 二是指没有做好自己工作 而应承担的不利后果或强制性义务 如担负责任 承担后果等 责任体现了一个人的心态 态度 原则 作风 风格 习惯 思想 责任体现了一个人的心智 格局和胸怀 体现着一个人的使命 生活空间和追求 责任是一个人的人生观 价值观和世界观的体现 是一个人对待人生和生命环境的态度 细心 细心就是用心细密 做事细心 就会认真周密地考虑各种问题 精益求精地把事情做好 工作中有细心就能及时发现出现的问题在哪里 及时糾正 细心的人 不会空喊目标和口号 做事周到 细心 谨慎而有条理 并非常理性 甚至冷酷 有特殊的评论能力 喜欢把事情一点一点的分析 批判 强调完整性 不喜欢半途而废 对微小事物的仔细观察 就是事业 艺术 科学及生命各方面的成功秘诀 史迈尔行政管理人员所做的每一件事情都来不得半点马虎 往往一点点粗心大意则酿成大错 导致无法挽回的后果 细心 细心 在日常生活和工作中是非常重要的 然而 很多人还为此振振有词 我就这习惯 改不了 事实上 细心是一种心理素质 完全可以通过有意识的培养 而逐步做到有条不紊 沉着稳当 明察秋毫的 细心确实和先天气质有密切关系 比如内向敏感的人 往往谨慎小心 但也会表现出放不开手脚 而外向粗犷的人 做事通常洒脱自在 不拘小节 但也会粗枝大叶 马虎大意 然而还有很多值得信赖的成功人士能够粗中有细 战略上藐视困难 战术上重视细节 因此常常能运筹帷幄 把握机遇 同时又能精耕细作 处事圆满 从这个意义上说 细心就是一种心理素质 需要在实际践中逐渐培养 只有努力培养细心的素质 我们才会有真正的效率 才会有可靠的安全 才会有事业的深度与广度 时效 时效指在一定时期内能够发生的效用 如 服务时效指公司制度规定的跟公司有相关利益的人和公司职工向公司提出所需的人财物以及环境或其他权利的期间 广义解释1 时间效应 事件经历一段时间后产生一种预期效果2 时间期限 事件发生后产生的效果持续一段时间 行政管理人员工作时效极其重要 我们每做一项工作都具有时间性 保质保量按时完成 不讲究过程如何如何 只追究结果是否完美 奉献 奉献 奉 即 捧 意思是 给 献给 献 指 把实物或意见等恭敬庄严地送给集体或尊敬的人 两个字和起来 奉献 就是 恭敬的交付 呈献 基本解释 恭敬地交付 献出 付出 泛指向国家贡献 近义词 贡献反义词 索取奉献是一种爱 是对自己事业的不求回报的爱和全身心的付出 奉献精神是社会责任感的集中表现 后勤管理人员应该具有良好的奉献精神 不讲任何条件 一切为了前线 后勤要为公司全员服务 为公司业务发展做好后勤保障工作 课程大纲 一 明确行政工作的定位二 遵循行政工作的基本要求三 加强行政工作四项基本修炼四 正确处理好几方面的人际关系五 行政人员应具备的素质和能力六 行政管理成功的四要素 三 加强行政工作四项基本修炼 一要耐得烦二要吃得苦三要受得气四要霸得蛮 一要耐得烦 事多事杂烦不得 心烦气躁事难成大事难事乱不得 流程章法不可少事若不顺怨不得 怨天尤人最无益保持一种心态 不管风吹浪打 胜似闲庭信步相信一点 谋事在人 成事在天 二要吃得苦 苦差使 兼职多 任务重 压力大跑腿求人说好话加班加点是常事 送一副对联 吃苦是良图 用苦心 下苦功 作苦事 苦境终成乐境 偷闲非善策 偷闲功 说闲话 干闲事 闲人就是废人 三要受得气 行政工作的特点 1 不出事则已 一出事便无法挽回 而且无法遮掩 人人看见 2 总是躲在幕后 干好了不一定会想到你 干砸了一定饶不了你 3 不挨批便是表扬 少挨批就是幸运 劝君记住三句话 受得住委屈背得起黑锅保持好心态 四要霸得蛮 霸得蛮就是没有条件创造条件也要上 就是明知山有虎 偏向虎山行 就是坚持不懈 永不言败的精神 就是许三多的不抛弃不放弃精神 就是罗文的把信送给加西亚的执着精神 兄弟 如果这四项基本修炼您都具备了 您就偷着乐吧 想要领导不器重你都难啊 课程大纲 一 明确行政工作的定位二 遵循行政工作的基本要求三 加强行政工作四项基本修炼四 正确处理好几方面的人际关系五 行政人员应具备的素质和能力六 行政管理成功的四要素 四 正确处理好几方面的人际关系 一 上下级之间如何相处 领导如何处理与下属的关系 1 尊重 关心下属2 宽待并给下属改过的机会3 经常鼓励 赞扬下属4 勇于承担责任5 信任下属并适当授权放权 1 态度和蔼2 关心下属生活3 重视下属前途4 善于听取意见和建议 培养领导的人格魅力 下级如何处理好与上级的关系 1 充分尊重领导2 服从领导安排 维护领导尊严3 勇于担当 关键时刻为领导分忧4 虚心接受批评 闻过则改5 像罗文一样出色完成本岗位工作 每一个领导都是从普通一兵熬出来的 这是职场最基本的游戏规则 想做婆婆 先做好媳妇 做到了这几点 你就有资格做婆婆了 二 同事之间如何相处 同事不比朋友 想交就交 想见就见 同事经常见面甚至天天见面 即使不喜欢你想躲也躲不了 同事之间即可以成为朋友 同时也是竞争者 所以 搞好同事关系 关系到你上班的心情以及事业的成功 如何与同事相处 几条原则要遵守 1 尊重同事 真诚相待2 主动关心帮助同事3 注意分寸 保持距离4 不骄不躁 不卑不亢5 宽容大度 消除误会 注意几个分寸 不可拉帮结派 排斥异己 君子之交淡如水 男女同事保持适度的距离 处理好同事之间相互借钱 借物 馈赠等问题 解释 因君子有高尚的情操 所以他们的交情淡的像水一样 这里的 淡若水 不是说君子之间的感情淡的像水一样 而是指君子之间的交往不含任何功利之心 他们的交往纯属友谊 却长久而亲切 要尊重同事之间的距离感 巧妙运用回避术 尊重他人的空间感 不可轻易翻动同事的东西 对同事的私事多取不干预态度 同事间不要飞短流长 如果从他人口中听到闲言闲语 流言诽语时 绝不可以附和他 应该不加一句批评 让这话左耳进右耳出 那么你就已经有一个成熟的个性了 课程大纲 一 明确行政工作的定位二 遵循行政工作的基本要求三 加强行政工作四项基本修炼四 正确处理好几方面的人际关系五 行政人员应具备的素质和能力六 行政管理成功的四要素 48 行政人员应具备的基本素质 一 身体素质 健康二 心理素质 心态平和 不能被情绪左右三 思想素质 爱岗敬业 实事求是 开拓创新博大的胸怀 宽广的视野四 业务素质 理论知识 实践经验 办事能力五 文化素质 社会科学 自然科学 外语六 道德素质 服从领导 听从指挥 埋头苦干 公道正派 谨言慎行 行政人员应具备的素质和能力 sample 甲 驾驶员打电话给办公室管理员 请求办公室重新安排车辆及给予解决办法 乙 驾驶员给客户说 现在车坏了 你自己搭个车去机场吧 丙 驾驶员在路旁边拦车 并自己掏钱将客户送至机场 案列一 领悟能力 完成工作的方式 甲 到市场看后很快回来报告领导有土豆卖 乙 到市场看到有土豆问了一下价格回来报告给了领导土豆价格 丙 到市场看有卖土豆的 询问了几家卖土豆的价格并告诉卖家需求量大 卖家同意按批发价送货上门 领悟能力 完成工作的方式 案列二 买土豆的故事 某单位领导需从员工中提拔一名后勤管理人员 人事部门推荐了3位表现优异的职员供领导选择 恰巧食堂报告需购买土豆 于是领导叫三位前去市场看看有没有货 故事虽小 意义深远 用心去做事情 注意生活中的每一件事情 注意别人是怎么做的 经验是很重要的 只要用心 相信会作好的 创造性的完成任务 当别人交待你做一件事时 你完成后想一想还有什么可以做的 多站在对方的角度上考虑问题 不要偷懒 成功完全在于个人 另外加大平时的阅读量 增长知识 多积累经验 希望每个人都能象丙一样 多走一步 多想一点 升职加薪就更近一步 有时候你不必比别人多做许多 只需要一点 就可以从众人中脱颖而出 最大程度的展现自己的工作态度 最大限度的发挥自身的天赋 让自身不断积累经验提高技能 让你理直气壮的对老板大喊 加薪 故事的启发 很多取得突出成就的人与取得中等成就的人几乎做了同样多的工作 他们所做出的努力差别很小 但就是这一微小的区别 却会让你的工作大不一样 其实很多人已经完成了绝大部分的工作 付出了99 的努力 再 多加一点细心 其实并不难 但是 我们往往缺少的却是所需要的那一点点责任心 一点点决心 一点点敬业的态度和自动自发的精神 故事的启发 行政人员应具备的能力 控制情绪的能力心态平和 抗压力强 能屈能伸 创造力学习能力 要学以致用创新能力 要推陈出新 3 依靠团队的能力注重合作 依靠团队的力量达到目标 不单打独斗 行政人员应具备的能力 沟通的能力充分沟通可以提高效率 降低成本 缩小距离 说服他人的能力用事实说话用数字 图表说话用事实说话说服他人的技巧 接受信息的能力增强对信息的敏感性 尽量接收全部的能信内容 不同的人对信息的理解能力不同 导致不同的结果 如察言观色 时间管理的能力要事优先 急事优先 行政人员应具备的能力 行政人员要 自信我能主动快人一步乐观快乐的工作 预见性预则立 不预则废预测近期将发生的工作 提前做好准备 行政人员应具备的能力 课程大纲 一 明确行政工作的定位二 遵循行政工作的基本要求三 加强行政工作四项基本修炼四 正确处理好几方面的人际关系五 行政人员应具备的素质和能力六 行政管理成功的四要素 关注目标不能只见问题 不看目标不能只埋头拉车 不抬头看路方向比具体工作更为重要 行政管理成功的四要素 关注细节事上无大事小事成精品追求卓越泰山不拒细壤 故能成其高 江海不择细流 故能就其深 行政管理成功的四要素 注重执行按程序办事 按制度办事 按客观规律办事 按要求把事做好 做正确 行政管理成功的四要素 掌握方法用正确的方法做正确的事因果分析法 鱼骨图 图表法 甘特图散点图柱状图饼形图 成本 利润分析法 行政管理成功的四要素 63 行政工作的最高境界 随风潜入夜色 润物细无声 行云流水 天马行空 自然和谐 你的处境是哪一种 每天东一榔头西一棒子 茫无头绪地瞎忙 或是被领导一会儿支到东 一会儿支到西 结果村村起火 处处冒烟 吃力不讨好 不知道自己整天都忙了些什么 泰山崩于前而色不变 的定性 不管风吹浪打 胜似闲庭信步 有自己的主见 能够根据事情的轻重缓急 做好安排 指挥若定 VS 我的几点感想 要多学企业管理知识 熟悉企业发展战略 管理理念 当前工作重点 确保行政工作方向正确 要有强烈的使命感和高度的主人翁精神 以企业发展为己任 使命感 就是知道自己在做什么 以及这样做的意义 就是把自己与一个伟大的事业联系在一起 释放生命的激情 使命感是一种无论给予自己的任务有多么困难 都要有一定要完成的坚强信念 使命感是职业精神的灵魂 使命感体现在你对公司战略的认同 对企业发展理念的认同 对企业文化的认同等 其外在表现就是你对企业的热爱 对事业的执著和投入 热爱本职工作 在工作中汲取营养 你的性格 思维方式会影响你做事的方式和效果 反过来 你的职业和岗位也会影响你的行为方式和思维 每一种职业都会有它独特的影响和内涵 比如我们可以在做行政工作的过程中受益 胸怀全局 处事缜密 沟通与协调能力 管理能力的提升 表达能力和写作能力的提升 信息的收集和处理能力 注重细节的工作作风 氛围的营造 策划的能力 人脉资源的累计 领导意图的领悟能力等等 不管工作如何枯燥 繁琐 重复 你只要索取你自己所要的就可以 要从系统上 管理上 未来的发展上来看待当前的工作 要不断提高自己的管理能力 在组织活动 承办会议 协调 沟通 主持 团队合作中不断提高自身能力不怕苦 不怕累 关键时刻能够顶上去 关键时刻不撂挑子 关键时刻不掉链子 谢谢聆听