地名普查档案归档培训.ppt

北京市实施的意见 解读 北京市档案局 馆 杨梅 一 北京市第二次全国地名普查档案工作的要求二 北京市第二次全国地名普查档案归档范围三 北京市第二次全国地名普查档案整理方法 一 北京市第二次全国地名普查档案工作的要求 1 高度重视地名普查档案工作2 地名普查档案应收集齐全完整3 地名普查档案应整理规范有序4 完成地名普查档案向北京市档案馆的移交工作 二 北京第二次全国普查档案归档范围 定义 地名普查档案是指我市各级地名普查办在第二次全国地名普查业务工作过程中形成的具有保存价值的文字 图表 声像 电子及实物等不同形式和载体的记录主要包括 业务成果类 文书类 声像类 实物类 电子类 资料 二 北京第二次全国普查档案归档范围 一 业务成果类业务类 成果类 其他类 二 文书类1 地名普查机构 人员设置的文件 2 以 地名普查领导小组 地名普查领导小组办公室 名义印发的文件 3 地名普查会议材料 4 地名普查方案 工作规程 技术规定等文件 5 关于地名普查相关工作的请示 函及批复 复函等文件 6 地名普查工作计划 总结 7 地名普查工作简报 情况反映等信息材料 8 地名普查重大活动材料 9 在工作中形成的合同 协议等 10 地名普查检查验收工作文件 二 北京第二次全国普查档案归档范围 三 声像类召开各类会议 地名普查工作的照片 录音 录像 四 实物 资料1 地名普查机构印章 2 地名普查工作中荣获的各类证书 奖章 标志 3 地名普查成果开发利用的书籍 五 电子类1 地名普查成果数据光盘 2 地名普查照片光盘 3 地名普查录像素材光盘 4 地名普查录音素材光盘 5 地名数据库系统光盘 三 北京第二次全国普查档案整理方法 业务成果类和文书类档案整理方法数码照片档案整理方法实物档案整理方法音频视频 光盘 整理方法相关资料整理方法 三 北京第二次全国普查档案整理方法 业务成果类和文书类档案整理方法 一 组卷1 业务成果类业务类以地名为单位进行组卷 同一地名的地名登记表 同一地名的地名标志登记表 同一地名的用字读音审定申报表 地名标准化处理表 相关史料 考证材料组成一卷 三 北京第二次全国普查档案整理方法 以地名为单位 各表组成一卷 三 北京第二次全国普查档案整理方法 成果类地名目录 地名成果表 地名标准化处理表 地名标志登记表和地名用字读音审定申报表分别组卷 三 北京第二次全国普查档案整理方法 按照地名目录和成果表分别组卷 三 北京第二次全国普查档案整理方法 地名普查成果图成果图单独组卷其他类按照地名调查目录和其他材料分别组卷 其他材料可以按问题组卷 三 北京第二次全国普查档案整理方法 2 文书类以各机构为单位 在年度下 将具有某方面共同点和联系密切的文件综合在一起 组成一个案卷 以一事一卷为原则 不同年度文件一般不得放在一起立卷 但跨年度的请示与批复 放在复文年立卷 没有批复的 放在请示年立卷 跨年度的总结放在针对的最后一年 跨年度的规划放在针对的第一年 三 北京第二次全国普查档案整理方法 二 卷内文件排列业务类卷内文件材料按照地名登记表 同一地名的地名标志登记表 同一地名的用字读音审定申报表 地名标准化处理表 相关史料 考证材料 实地调查的记录的顺序排列 三 北京第二次全国普查档案整理方法 三 北京第二次全国普查档案整理方法 成果类 卷内文件材料按照地名代码顺序排列 其他类 地名调查目录卷内文件按地名代码顺序排列 三 北京第二次全国普查档案整理方法 文书类 文书档案卷内文件要求排列次序有条理 保持文件之间的联系 给每份文件以固定的位置 卷内文件可按问题 文件的重要程度 时间等方法排列 同一卷文件的不同稿本排列次序为 发文稿纸 文件批办单 正文 附件 定稿 草稿 正文在前 附件在后 正本在前 定稿在后 原件在前 复印件在后 转发文在前 被转发文在后 批复在前 请示在后有文件处理单的 放在最前面 三 北京第二次全国普查档案整理方法 件内文件的排列 文件审批单 正本 附件 被转发文 定稿等相关文件 三 北京第二次全国普查档案整理方法 三 编页对组卷后的文件 以卷为单位编制页码1 归档文件中有图文的页面为一页 页码用铅笔编写 2 页码用阿拉伯数字 每卷从 1 开始逐页编制 3 文件正面页码编写在右下角 文件反面页码编写在左下角 4 有连续页码时 无需重编页号 用铅笔编页号 文件反面页码编写在左下角 用铅笔编页号 文件正面页码编写在右下角 返回 三 北京第二次全国普查档案整理方法 四 修整修裱破损文件复制字迹模糊或易褪变的文件去除易锈蚀的金属物和塑料装订用品 三 北京第二次全国普查档案整理方法 五 编制卷内文件目录 封面和备考表案卷封皮立档单位名称机构 部门 名称题名文件形成时间保管期限卷内件数 页数档号 三 北京第二次全国普查档案整理方法 卷内文件目录 三 北京第二次全国普查档案整理方法 1 顺序号 卷内文件排列的顺序号2 文号 文件的发文字号 填写时应据实抄录 3 责任者 制发文件的组织或个人 即文件的发文机关或署名者 填写时应使用全称或规范化简称 4 题名 规范性文件标题 一般应体现文件责任者 内容 文种三要素 没有标题或标题不规范 应自拟标题 总结 报表 统计表等文件 标题中应标识年度 文书 三 北京第二次全国普查档案整理方法 5 日期文件形成的时间 以8位阿拉伯数字标注年月日 如 20090316 文件中没有日期的 应进行考证 至少将日期落实到年度 不足位数补零 6 页号 每件归档文件的起页号 最后一件填写起止页号7 备注 归档文件需要说明的情况 注 卷内文件目录除要有纸质版置于卷内文件前一起装订外 还需要一份电子版卷内文件目录 电子版目录须加上全宗号 目录号 案卷号 Exce格式 三 北京第二次全国普查档案整理方法 备考表 本卷情况说明 填写本件缺损 修改 补充 移出 销毁及其他情况立卷人 立卷人签名检查人 案卷质量审核人员签名若无情况可说明 也应将立卷人 检查人的姓名和日期填写完整以示负责 三 北京第二次全国普查档案整理方法 六 装订业务类 成果类以及文书档案按照案卷封皮 卷内文件目录 卷内文件 备考表的顺序进行装订 装订采用三孔一线的方法 防止文件张页丢失 便于归档后保管和利用 案卷封皮卷内文件目录卷内文件备考表 三 北京第二次全国普查档案整理方法 三 北京第二次全国普查档案整理方法 地名普查成果图 图纸不要求装订 采用装袋平放的整理方法 不能折叠 原则上一张图纸装入一个袋内 图纸袋的正面标注档号即可 三 北京第二次全国普查档案整理方法 七 排列业务成果类档案以区为单位 将档案按照 意见 第二条要求排列 文书档案坚持事由在先的原则 按事由结合时间 重要程度等排列 会议文件 统计报表 等成套性文件集中排列 三 北京第二次全国普查档案整理方法 八 编制档号按照档案排列好的顺序 在案卷封面填写档案号 须填写全宗号目录号归档号 类别代码 行政区域代码 卷号地名调查成果图的档号用铅笔标注在档案袋上 三 北京第二次全国普查档案整理方法 八 编制案卷目录按照各类档案排列的顺序 分别逐条编制案卷目录案卷目录项目包括全宗号 目录号 类别代码 地名代码 子类别代码 行政区划代码 卷号 题名 日期 页数 保管期限 部门 备注项目 案卷目录以Excel横版格式制表 案卷目录 三 北京第二次全国普查档案整理方法 三 北京第二次全国普查档案整理方法 1 全宗号 目录号按照北京市档案馆给定的档号填写2 案卷号 按照档案实体上的案卷号填写3 题名 揭示档案案卷内容的标题 题名拟写应具备三要素 责任者 使用全称或规范化简称 问题 文种如北京市规划国土委 北京市档案局 责任者 关于北京市实施 第二次全国地名普查档案管理办法 问题 的意见 文种 北京市地名普查办 责任者 关于地名普查会议 问题 的会议纪要 文种 三 北京第二次全国普查档案整理方法 日期 文件形成的年度保管期限 永久部门 档案形成的部门 区地名普查办 备注 需要说明的情况 三 北京第二次全国普查档案整理方法 九 档案装盒1 按照档案排列顺序将档案装入档案盒2 档案盒盒脊设置全宗号 目录号 年度 保管期限 起止卷号 可先用铅笔编写 等项目3 装盒应松紧适度 三 北京第二次全国普查档案整理方法 数码照片整理方法 一 数码照片整理要求 1 归档数码照片应是用数字照相机直接拍摄形成的原始图像文件 不能进行修改 添加 合成 挖补 压缩 2 对反映同一内容的若干张数码照片 应选择其中具有代表性和典型性的数码照片归档整理 所选照片应该能够反映该项活动的全貌 同时应主题鲜明 影响清晰 画面完整 反映统一场景的数码照片一般只归档一张3 数码照片应为JPEG和TIFF格式4 数码照片档案按照保管期限 形成年度 组 册 分类 组 册 是指有密切联系的若干张数码照片的集合 如一次会议 一项活动 一个项目反映同一问题或事由等形成的若干张照片为一组 三 北京第二次全国普查档案整理方法 二 数码照片档案存储结构 照片档案的层级文件夹结构为 全宗号 目录号 照片册号 照片张号 扩展名其中 全宗号3位 目录号3位 照片册号5位 照片张号4位 如位数不足 前面补零 三 北京第二次全国普查档案整理方法 三 数码照片档案目录 三 北京第二次全国普查档案整理方法 实物档案整理方法1 实物档案以每件实物为一卷 如印章 证书 奖章等一件实物为一卷2 实物档案按年度 形成时间顺序排列编号 实体上贴档案标签 三 北京第二次全国普查档案整理方法 3 实物档案目录项目包括 全宗号 目录号 件号 题名 来源 文字说明 日期 材质与规格 保管期限 部门 附注 三 北京第二次全国普查档案整理方法 音频 视频 光盘 整理方法1 以光盘为载体的音视频及地名普查成果数据档案 按形成年度 问题 时间的顺序排列 音视频在前 地名普查成果数据在后2 分别在光盘装具封面及光盘上标注全宗号 目录号 卷号 方法可同实物档案 3 档案目录项目包括 全宗号 目录号 卷号 题名 日期 文件数量 文件容量 文件格式 保管期限 部门 附注 三 北京第二次全国普查档案整理方法 相关资料整理方法资料 正式出版物以册为单位大流水排列 在资料封面标注顺序号 资料目录包括 顺序号 名称 出版者 作者 出版时间 卷数 册数 备注二本相同的资料给一个号 卷数填1卷 册数填2册 谢谢