加油站业务流程与帐表单管理.ppt

中国石化油品销售事业部ME经理培训教材 加油站业务流程与帐表单管理 第一章 加油站业务流程 课程目的 通过本章节学习 使学员更加 清楚加油站进 销 付 存业务流程 了解业务流程中商流 物流 资金流的走向 规范加油站业务流程操作 掌握各流程监控点 第一章加油站业务流程 第一节进货流程第二节销售付油流程第三节结账盘点流程 第一节进货流程 要货程序 测量 预测 计算 上报 提交 第一节进货流程 要货程序 语音报数 油料管理员 各油品实际罐存数 当日付油 测量 预测 计算 上报 物流中心 进货计划 上报 下达 异常 无异常 接卸程序 核对 第一节进货流程 油品接卸程序 1安全准备程序 2罐车验收计量程序 5卸油后计量程序 4卸油程序 3准备卸油程序 第一节进货流程 1 安全准备程序 备好 引导车辆 检查 连接 连接 第一节进货流程 2 罐车验收计量流程 计量员 油品出库单 站长及上级主管部门 不相符 确认签字 质量目测 数量验收 填制进油核对单 上报 核对 上罐车 检测 品种数量 接卸地点 无异常 司机 通知 有异常上报 相符 上罐车 第一节进货流程 3 准备卸油程序 通知 加油员 连接 核对 采集 前尺升数 第一节进货流程 4 卸油程序 开启 计量员 再次上罐 司机 司机 油管员 司机 确认 缓慢 第一节进货流程 5 卸油后计量 计量员 打尺测量卸油后现存量 实收升数 分罐保管账 重新加油作业 登记 计算 通知 加油员 静止15分钟 采集后尺升数 进货损溢 计算 第一节进货流程 油品接卸程序 数据采集 进货原发数 罐车验收数 后尺升数 前尺升数 油罐实收数 运输损溢 进货损溢 减 得到 减 得到 减 得到 第一节进货流程 进货流程监控点 设备 数质量的安全 数据采集真实 帐表单及时规范填写 第二节销售付油流程 油票销售付油流程记帐凭证销售付油流程IC卡销售付油流程交接班结账流程 第二节销售付油流程 加油站岗位设置 第二节销售付油流程 加油站岗位在业务流程中的分工 站长 负责监管全过程 并审核所有帐表 记帐员 负责审核填制 付油日报表 销售日报表 库存商品明细帐 领班 交接班时负责核对交班字码 填制 加油站交接班表 计量员 负责油品进货申报及油品接卸 填制 加油站油品进油核对单 加油站油品分罐保管分类帐 加油站油品盘点月报表 收银员 核对 加油站交接班表 收取加油员上交营业款及相关票证 开具发票 办理定点用户购油 结帐手续 加油员 为用户加注油品 收取现金及有关票证 第二节销售付油流程 油品销售付油 销 第二节销售付油流程 油品销售与付油 付油 现金加油 油票加油 记账凭证加油 自用油加油 IC卡刷卡加油 代存代付 销售 按结帐作销售 加油收到的现金 客户现金购买油票 升 已售未提用户现金购油 已提未售用户现金结帐 IC卡刷卡加油 销售 按加油作销售 现金加油 油票加油 记帐凭证加油 自用油加油 IC卡刷加油 第二节销售付油流程 现金销售 现金付油油票销售 油票付油已售未提销售 已售未提付油已提未售销售 已提未售付油IC卡充值 IC卡加油代存代付付油不能作销售 加油站销售付油形式 按结帐作销售 第二节销售付油流程 加油站销售付油形式 按加油作销售 现金销售 现金付油油票销售 油票付油 油票预售预付款销售 预付款付油应收款销售 应收款付油IC卡充值 IC卡加油代存代付付油不能作销售 第二节销售付油流程 1 1 油票销售付油 油票售出作销售 领取 登记 售出 回笼 记账员 有关账目 油票 油票 销售日报表 有关账目 退回剩余油票 结存为零 油票 有关账目 登记 填制 登记 年末 第二节销售付油流程 1 2 油票销售付油 油票回笼作销售 领取 登记 售出 填制 记账员 有关账目 油票 油票 油票预售报表 付油日报表 退回剩余油票 结存为零 销售日报 有关账目 回笼油票 填制 登记 年末 填制 第二节销售付油流程 2 1 记账凭证销售付油 结帐作销售 记账员 相应凭证 购油栏 签字 销售日报 车辆付油量 付油栏 签字 核减结存数 核对 付油日报表 记账付油量 汇总销售量 对购油 客户设 记入 购油量 确认 双方 记入 加油员 双方 记账员 填写 记账员 库存商品明细分类帐 辅助帐表 第二节销售付油流程 2 2 记账凭证销售付油 加油作销售 记账员 相应凭证 记入金额栏 签字 销售日报 车辆付油量 付油栏 签字 核减结存数 汇总核对 付油日报表 记帐付油量 现金收入 对购油 客户设 应收款 将预付款 确认 双方 记入 加油员 双方 记账员 填写 汇总 记入 登记 预收明细帐应收明细帐 记账员 登记 第二节销售付油流程 记账凭证销售付油监控点 主管部门签订记帐加油合同 加油站设置相应的凭证和辅助帐本 逐月对帐 加强监督 第二节销售付油流程 3 IC卡销售付油 记帐员 IC卡 领取 有关帐册 登记 IC卡充值 根据 客户需求 加油员 IC卡刷卡加油 根据客户需求 及IC卡限制信息 销售日报表 填制 付油日报表 第二节销售付油流程 交接结账流程 1 加油员与收银员交接班结账程序 加油员 加油机累积码 现金及加油凭证 收银员 核对 转交 核对 第二节销售付油流程 交接结账流程 2 交班班长与接班班长交接班程序 与 下班 核对 交接 交接 领班交接表 加油站交接班表 第二节销售付油流程 交接结账流程 3 收银员与收银员交接班结账程序 收银员 销货发票 现金油票记账凭证 润滑油 超市商品 加油站交接班表 超市商品有关账目 核对 填制 填制 第二节销售付油流程 交接结账流程 4 记账员与收银员交接班结账程序 核对 汇总 填制 记账员 枪码 票款 记账凭证 销售日报表 付油日报表 收银员 库存商品帐 第三节结账盘点流程 油品盘点损溢处理盈亏分析 第三节结账盘点流程 油品盘点流程 实测各品种油罐罐存数 计量员 分罐保管登记帐 损溢 运输损溢 卸油损溢 仓储付油损溢 填制 盘点 分析 损溢 计算 第三节结账盘点流程 商品盘点流程 盘点 盘点 第三节结帐盘点流程 月末盘点与结帐流程结帐原则 先盘点后结帐 第三节结账盘点流程 月未盘点与结帐流程 结帐作销售 记账员 记账凭证结存累加数 库存商品明细分类帐 中已售和已提结存数 相关帐目已售和已提结存数 做到帐实相符 收回油票数量 库存商品明细分类账 的库存总量内的回笼油票结存 实际超市商品数量 超市商品明细账账面数量 加油站实际罐存数 与 加油站分罐保管登记账 账面罐存数相比对 计算出损溢数 盘点 罐存 记帐凭证 油票 超市 商品 第三节结账盘点流程 月未盘点与结帐流程 加油作销售 记账员 记账凭证加油累计数 库存商品明细分类帐 预收 应收销售数 预收 应收帐总帐加油数 做到帐实相符 收回各种油票数量 库存商品明细分类账 油票销售数 油票回笼数 实际超市商品数量 超市商品明细账账面数量 加油站实际罐存数 与 加油站分罐保管登记账 账面罐存数相比对 计算出损溢数 盘点 罐存 记帐凭证 油票 超市 商品 第三节结帐盘点流程 油品损溢处理流程 记账员 实际罐存与账面罐存 盘点月报表 审核签字 库存商品明细分类账 分罐保管登记账 付油日报表 比较 上报 填制 填制 上报 调整 调整 第二章账表单管理流程 课程目的 通过本章节学习 使学员能进一步 清楚加油站账表单填制流程和各项数据填制依据 熟知加油站账表单数据之间的钩稽关系 学会监督 检查 指导加油站各项工作 第一节帐表单填制流程第二节帐表单填制规范第三节账表单相互关系第四节账表单装订保管 第二章账表单使用流程 第二章账表单使用流程 第一节账表单填制流程 进货 付油销售 盘点 进油核对单 付油日报表 加油站商品盘点月报表 销售日报表 加油站交接班表 库存商品明细帐 油罐分罐保管帐 第二章账表单使用流程 第二节账表单填制规范 加油站进油核对单 反映罐车进站后核收油品的数质量情况 填制人 计量员 相关人员 司机 填写时间 每车油进站验收后及时填写 填写依据 油品出库单及验收采集数据 注意事项 1 项目填写齐全 2 数据真实准确 3 相关人员签名齐全 第二章账表单使用流程 第二节账表单填制规范 加油站交接班表 记录每班加油枪累计码交接数 油罐交接数 付油数量和收到的现金额 填制人 交班班长 相关人员 会计 接班班长 收银员 填写时间 每个交接班时及时填写 填写依据 枪码走字数 回笼油票数 IC卡加油数 记账凭证加油数 回罐数 油罐交接数据 发票开具数 注意事项 1 前后班字码要连贯 回罐油不能从走字码中减出 2 更换主板前后的字码要单列 4 金额 仅指现金付油金额 3 调价时 分调价前后填制 加油站交接班表 5 表内稽核关系一致 第二章账表单使用流程 第二节账表单填制规范 加油站付油日报 记录每天 一个工作日 油品进付存的量变情况 即加油站一天物流变化情况 填制人 记帐员 领班 站长 相关人员 会计 站长 填写时间 每个工作日交接班时及时填写 填写依据 进油核对单 加油站交接班表 加油站盘点月报表 注意事项 1 日期与 交接班表 一致 2 字码前后连贯 4 相关帐表的稽核关系一致 加油站交接班表 分罐帐 库存商品帐 3 表内稽核关系一致 第二章账表单使用流程 第二节账表单填制规范 加油站销售日报 记录每天 一个工作日 加油站各油品销售情况 以及资金的回笼情况 反映的是加油站一天商流 资金流的发生情况 填制人 记帐员 站长 相关人员 站长 填写时间 每个工作日交接班时及时填写 填写依据 加油站付油日报表 开具发票数 IC卡充值报表 应收款 预收款 注意事项 1 日期与 付油日报 一致 2 相关帐表的稽核关系一致 交接班表 付油日报 库存商品帐 应收帐款明细帐 预收帐款明细帐 4 每天 现金收入 要及时存缴银行 3 调价时 分调价前后单独填报 第二章账表单使用流程 第二节账表单填制规范 加油站分罐保管登记帐 记录每日各油罐的进油测量结果和盘点结果 反映加油站物流的变化情况 填制人 计量员 帐表设置 分油罐设置 填写时间 每车油计量接卸后 以及每个工作日交接班时 填写依据 进油核对单 付油日报 进货油罐采集数据 工作日交接量罐数据 注意事项 1 日期与 付油日报 一致 2 帐表内的相关栏日平衡关系成立 稽核关系一致 3 数据采集真实 4 相关帐表的稽核关系一致 进油核对单 付油日报 库存商品帐 第二章账表单使用流程 第二节账表单填制规范 加油站库存商品明细分类帐 记录每日各油品进销存 进付存情况 反映加油站商流 物流的变化情况 填制人 记帐员 站长 帐表设置 分油品设置 填写时间 每个工作日交接班时 填写依据 销售日报 付油日报 注意事项 1 日期与 分罐帐 付油日报 一致 2 帐表内的相关栏日平衡关系成立 稽核关系一致 3 相关帐表的稽核关系一致 销售日报 付油日报 分罐帐 预收帐款明细帐 应收帐款明细帐 第二章账表单使用流程 第二节账表单填制规范 加油站商品盘点月报表 记录一个月加油站各油品进付存情况 以及加油站一个月的损溢情况及分析 填制人 计量员 站长 审核人员 站长 零管部门 财务部门 主管领导 填写时间 每月盘点日 填写依据 分罐保管帐 付油日报 盘点量罐实测数 注意事项 1 相关帐表间的稽核关系一致 分罐帐 最末一天的 付油日报 2 对该月损溢分析详实 3 相关人员和部门要对盘底情况和损溢进行审核并签字 账表单数据来源 进油核对单 加油站交接班表 加油站盘点月报表 加油站交接班表 加油站付油日报表 开具发票数 IC卡充值报表 应收款 预收款 加油站付油日报表 枪码走字数 IC卡加油数 回笼油票数 记账凭证加油数 回罐数 油罐交接数据 发票开具数 加油站销售日报表 加油站进油核对单 油库出库单及进货验收数据 根据 根据 根据 根据 第二章账表单使用流程 第三节账表单相互关系 结帐作销售 加油站库存商品明细分类账 同一品种账面罐存数 加油站分罐保管登记张账 同一品种账面罐存数 应收款帐 预收帐款 明细分类账 结存数累计 总帐结存数 加油站库存商品明细分类账 油票结存数 回笼油票实际结存数 加油站库存商品明细分类账 本期结存 账面罐存 回笼油票结存 已售未提结存 已提未售结存 代存代付结存 各品种 加油站付油日报表 中本日罐存 加油站分罐保管登记张账 中账面罐存 加油站库存商品明细分类账 中账面罐存 第二章账表单使用流程 销售日报 的 收入明细汇总表 中现金收入 相对应日加油站实际上交银行的全部现金 第三节账表单相互关系 加油作销售 加油站库存商品明细分类账 同一品种账面罐存数 加油站分罐保管登记张账 同一品种账面罐存数 加油站库存商品明细分类账 预收 应收款销售 相应明细账的加油数 加油站库存商品明细分类帐 油票回笼数 回笼油票上交台帐 回笼数 加油站库存商品明细分类账 本期结存 帐面罐存 代存代付 自用油 如自用油是月未作销售 各品种 加油站付油日报表 中本日罐存 加油站分罐保管登记张账 中账面罐存 加油站库存商品明细分类账 中账面罐存 第二章账表单使用流程 销售日报 的 收入明细汇总表 中现金收入 相对应日加油站实际上交银行的全部现金 第四节账表单装订保管 加油站自制和取得的各种账册表单等资料 是反映和记录加油站经营管理活动的原始凭证 必须妥善保管 如何保管好这些挡案资料 应该按以下要求去做 装订各种报表 单据装订 存放要按中国石化加油站账册表单装订要求执行 第二章账表单使用流程 账表单使用流程 账表单装订保管 存放各种账簿要按年度存放 订本账保持原样 活页账抽出空白页 顺序装订 凭证各种加油记账凭证 本 卡 要按单位 时间顺序存放 其他加油单据要按月份 单位装订或打捆存放 档案资料各种原始档案资料要存放有序 便于查找 存放地点要安全 严防丢失 损毁 账表单使用流程 账表单装订保管 保密要执行保密制度 各种资料不经批准不得借出 复印 摘抄 更不能随意拆散原装 涂改 撤换单据等 若有特殊情况需借出的应办理借出手续 并限期归还 保持原状 人员调换更换档案经管人员时 要办理好交接手续 期限各种档案资料不准随意销毁 保存一定期限 最长为十五年 需要销毁时 需经加油站站长和上级有关部门批准 共同监销 如何利用帐表单进行商品检查 1 核对 付油日报 与两大帐的上日 帐面库存 是否一致 2 查看 分罐保管帐 的损溢情况 4 下尺量罐 查表得出检查时点的实测数 3 抄写检查时点的泵码 计算检查时点的付油量 计算检查时点罐存量 上日罐存数 今天进货 今日付油量 检查时点罐存数 5 核对罐存量与实测算之差 与 分罐保管帐 的损溢相比 是否正常 如何利用帐表单进行资金检查 1 核对 付油日报 与两大帐的上日 帐面库存 是否一致 2 抄写检查时点的泵码 与上日 付油日报 交接字码相减 计算检查时点的付油量 3 收集加油员手中的加油凭证 核对所持现金是否足额 检查时点现金 4 查看营业款上交台帐每日上交营业款是否与每天的销售日报现金收入相符 检查营业款是否足额上交 5 查看原始记帐凭证是否与记帐台帐相符 是否与 库存商品帐 的记帐销售相符 记帐加油是否帐帐相符 帐实相符 第三章特殊情况账务处理 记帐凭证变类流程 储油变类流程 零售调价操作流程 自用油处理流程 第三章特殊情况账务处理 记账凭证变类操作流程 数量不变补差价 核对 转换 将 补 记账员 原记账凭证结存数 原油品 新油品 差价 金额不变调整数量 记账员 原记账凭证结存数 原油品 新油品 数量 核对 将 转换 调整 第三章特殊情况账务处理 记账凭证变类 注意 1 需单独做 加油站销售日报表 并注明 加油记账凭证变类表 原油品作红数冲账 新换油品用兰数做销售 2 油品调整后 将原油品记账凭证作废 建立新油品的记账凭证 第三章特殊情况账务处理 储油油品变类操作流程 0 柴油 10 柴油 转入 油品变类是指 因季节变化或经营上的需要 加油站对油罐进行的油品变类 储油油品变类操作流程操作步骤 1 油品变类前 必须对该罐的存油进行盘点 2 对换号油品罐存量大的情况 要进行油品调剂 3 加油站根据调剂单据 填制 加油站付油日报表 中的本日进货栏 调入填兰数 调出用红数冲账 并依据 加油站付油日报表 填制 加油站分罐保管账 加油站库存商品明细分类账 第三章特殊情况账务处理 第三章特殊情况账务处理 4 油品调剂后 罐存余量是否合适 要经主管部门确认 同意 才能调进新油品 5 新油品调入后 要填制 加油站库存商品盘点表 并注明 油品变号 字样 例题 10 柴油罐改存0 柴油 现存 10 柴油 分罐保管账 账面罐存数为1000升 实测罐存数为1100升 用表1填制 见下表 储油油品变类操作流程 第三章特殊情况账务处理 表1 加油站商品盘点月表 油品变类 储油油品变类操作流程 第三章特殊情况账务处理 例题说明 第一行 按照分罐保管账 10 柴油 账面罐存数1000升 罐存实测数1100升 损溢数100升填列 第二行将分罐保管账的账面罐存数 1000 加 减 溢余 损耗 后的结果 第三行冲减原油品 结存 实际盘点为零 第四行填写已换油品的数量 储油油品变类操作流程 第三章特殊情况账务处理 储油油品变类操作流程 根据商品盘点表填制 加油站付油日报表 并在表头注明 油品变号 字样 见下表 表2 加油站付油日报表 油品变类 第三章特殊情况账务处理 做油品变类时 先进行损溢调节 在账实相符的情况下进行变类处理 使被换油品账面数与实测数为零 依据 加油站付油日报表 变类数据 分别填制 加油站分罐保管账 加油站库存商品明细分类账 填制 加油站分罐保管账 时 要调整的数据在 核销损溢 栏中填列 填制 加油站库存商品明细分类账 时 要调整的数据在 调节栏 中填列 储油油品变类操作流程 第三章特殊情况账务处理 注意 油品变类调节时 加油站付油日报表 及 加油站库存商品盘点月报表 必须单表填制 注明 油品变类字样 油品变类后 不能沿用原先账页 必须启用新账页 如 10 柴油变为0 柴油 不能延续 10 账页 应重新启用新账页记0 柴油 记账时 在摘要拦注明 油品变类 10 转0 字样 储油油品变类操作流程 第三章特殊情况账务处理 加油员 加油机作业 加油机枪码 结账 加油站交接班表 加油站销售日报表 价格 停止 填制 抄录 进行 调整 填制 零售调价操作流程 第三章特殊情况账务处理 自用油处理流程 设立 记录 站长 加油员 加油员 收银员 收银员 月末 收银员 登记 登记 汇总 上报 思考题 1 调价前后只是价格的变化 与加油机累计字码无关 可以采用均价计算 不用分别填制 加油站交接班表 和 加油站销售日报表 这样可以吗 2 如果油罐交接班交接的实测数据不存在问题 油料管理员还要每天测量油罐吗 3 已售未提客户加油时做销售 库存总量还包含已售未提结存量吗 4 油品季节变类 应先调整油品损溢 再进行油品变类处理 对吗 5 你知道如何核对 加油站交接班表 加油站销售日报表 中的营业款数和实收的营业款数