七、准备会议用品和设施.ppt

七 准备会议用品和设施 1 会议用品和设施的种类2 准备会议用品与设备的要求 1 会议用品和设施的种类 1 必备用品 1 文具用品 纸 笔 本册等 2 桌椅 台布 3 茶具 4 扩音制备 照明设备 通风空调设备等2 特殊用品不同性质的会议对用品的准备的要求不同 2 准备会议用品与设备的要求 1 会前制定计划 所需物品和设备的清单 包括名称 型号 数量物品和设备的来源 如租借 调用 采购预算所需的费用2 落实专人负责 3 提前准备到位4 以实用 节约为原则 案例 会前准备应如何做 波杨公司准备在本市的黎明大厦召开大型新产品订货会 参加会议的有全国各地人员 总经理让秘书部门负责安排 会上要放映资料电影 进行产品操作演示 公司没有放映机 租借任务就交给了秘书小刘 会议召开时间是8月9日上午10点整 资料放映是10 15 小刘打电话给租赁公司要求在9日上午9 45必须准时把放映机送到黎明大厦会议厅 9日上午 会议开幕前 大家正紧张地作最后的准备工作 小刘一看手表 呀 已经9 50了 放映机还没有送到 小刘立即打电话去问 对方回答机器已送出 眼看各地来宾已陆续进场 小刘心急如焚 会务准备要细致 周密 某地召开党代会 会务组会前起草的 大会开幕式程序 中列有 播放国际歌 一项 审稿时改为放在闭幕式进行 最后定稿时领导把此处改为 奏国歌 会务组负责人凭印象只记得已删掉了此项程序 对开幕式上 奏国歌 一项未作准备 当主持人在大会上宣布 奏国歌 时 无法播放 一时形成冷场 推迟的大会开幕式 某市精神文明表彰大会还有15分钟即将召开 主席台上摆满了鲜花 与会者陆续到达 领导也到休息室等候 负责这次会议的市政府办公室田主任习惯性地在周围巡视者 一位记者建议说主席台的背景两侧应插上红旗才显得庄重 田主任一想 有道理 于是立即将全体会务人员调到主席台上 要求重新布置 搬走部分鲜花 在背景两侧各插上三面红旗 有人提出时间恐怕来不及 田主任自信地说 时间是够用的 干吧 主席台大幕被重新拉上了 只听见里面响起一阵杂乱的搬动声 15分钟过去了 主席台并没有像田主任估计的重新布置好 大会被推迟了20分钟才开幕 市政府领导对此很不满意 批评了田主任 这件事在与会者中也造成了不良的影响 例题分析 1 公司要召开一次小型会议 决定工作小组领导人的换届选举 请根据会议需要准备会议用品 会议必备物品的准备 文具用品 如纸笔本册等桌椅 台布茶具扩音设备 照明设备 空调设备等会议特殊用品的准备 选举用的投票箱 选票会议装饰用品 如会标等 例题分析 2 某公司要召开一次新闻发布会 作为秘书应如何准备会议用品 会议必备物品的准备 文具用品 如纸笔本册等桌椅 台布茶具扩音设备 照明设备 空调设备等会议特殊用品的准备 录音录像设备会议装饰用品如会标 标语 花卉等 回家作业 X公司年终召开先进个人和先进科室的表彰大会 其中先进个人15人 先进科室3个 回答 1 所需的会议用品有哪些2 准备会议用品时应注意哪些问题