行政人员的时间管理.ppt

Donotcopy 行政人员的时间管理 管震高级行业顾问 Donotcopy 欢迎来到行政人员学堂 听完这三个小时的培训 你就能 知道什么是时间管理知道时间管理都能帮自己什么忙知道从哪些地方入手管理时间 孔子 逝者如斯夫 不舍昼夜 沙士比亚 时间的无声的脚步 是不会因为我们有许多事情要处理而稍停片刻 Donotcopy 什么是时间管理 Donotcopy 你的时间是这样的吗 7 00 7 30起床刷牙洗脸化妆换衣服拿上包包锁门上班7 30 8 20坐车上班ing8 30 9 30看Email 看新闻 回Email顺便吃早饭9 30 10 30市场部门会议 装专心一小时10 30 11 00部门会议记录稿 后悔刚才没仔细听11 00 12 00处理部门事务 中间被要求帮忙的张三李四王二打断5次12 00 12 30午饭12 30 13 30午休时间把电话挂起来zzzZZZ13 30 14 30还在半梦半醒 只好处理Email 没有Email也自己创造几封出来 实在不行上MSN14 30 15 30销售部门会议 跟市场部的会议一样无聊15 30 16 00部门会议记录稿 他们说的自己不记我又不懂 干嘛要我写16 00 16 30准备下午茶 当然还有吃16 30 17 30处理部门事务 中间被电话骚扰5次 打电话骚扰别人5次17 30 18 00以10 的效率工作18 00 19 00终于下班了 被人群簇拥着一小时回家19 00 20 30做饭 吃饭准备看电视20 30老板打电话问明天的材料准备得怎么样了 一语惊醒梦中人 20 45 23 00赶材料 中间骂老板10次 赌咒发誓下回一定上班的时候记得写 Donotcopy 讨论 想一想 究竟自己来学习时间管理的原动力是什么 自己希望能够实现怎样的时间管理 写下来 在最期望实现的三条结果下划线 对自己时间管理的期望示例 1 能按时完成老板交给的所有工作2 每天晚上都有时间看电视3 每个星期都有起码一个下午的时间去健身4 每天都有2个小时时间学习新的知识 Donotcopy 那我们就需要时间管理 时间管理就是自我管理时间管理就是一种能让自己从时间的迷茫中挣脱出来 甚至反过来驾驭时间的方法自我管理即是改变习惯 以令自己更富绩效 更富效能时间管理是管理可管理的时间 Donotcopy 时间管理的典范 Donotcopy 时间管理真的能帮助我们吗 能 Donotcopy 时间管理能帮助我们做什么 突然发现世界其实还是很美好的突然发现生活其实是很快乐的突然发现自己在过去的一周里做了好几件惊天地泣鬼神的大事 非常有满足感 并对即将到来的一周充满期待突然发现自己总是能跟上节奏 不再会因为担心老板的批评而惴惴不安了突然发现自己有的是时间去逛街 健身 看电影 突然发现周围的人对你好感倍增不过又突然发现事情还是做不完的 Donotcopy 从哪里入手让自己成为时间管理精英 分析找到突破口抓住重点从强迫到自然使用工具 Donotcopy 分析之一 如果时间就是生命 以下因素就是正在谋杀我的 干扰事情很多 东一下西一下做起来很辛苦等待来者不拒沟通不良授权不足组织 制度的障碍满桌的文件反正时间还早 工作情绪与情境完美主义煲粥对方计划的变更 Donotcopy 分析之二 哪些因素是可控的 干扰事情很多 东一下西一下做起来很辛苦等待来者不拒沟通不良满桌的文件反正时间还早 工作情绪与情境完美主义煲粥 请指出这些因素中 哪些是我们曾经意识到但没有去解决的问题 请指出这些因素中 哪些是我们曾经意识到但没有能力解决的问题 Donotcopy 分析之三 我们应该先解决有能力解决只是没有解决的问题还是先解决没有能力解决的问题 等待来者不拒满桌的文件反正时间还早 完美主义煲粥 但是对于 事情很多 东一下西一下做起来很辛苦 这一条我们却不得不面对 这就是你的突破口 Donotcopy 分析之四 如果我们一天有10件事要办 那么大概的分布情况是怎样的 重要 不重要 紧急 不紧急 Donotcopy 抓住重点之零 计划 3 3 2 2 重要 不重要 紧急 不紧急 I II III IV Donotcopy 抓住重点之零 计划 2 2 1 5 重要 不重要 紧急 不紧急 I II III IV Donotcopy 抓住重点之一 等待 现在是10点45分 11点有个会议 这十五分钟我做点什么 上班坐公车需要1个小时 这一个小时我除了提高警惕防小偷和揩油的外能做点什么吗 去银行办事 叫号之后要排半小时队我除了心急火燎地看着那个该死的号码牌外还能做点什么吗 Donotcopy 抓住重点之二 来者不拒 有拒绝的理由 不必每次都要有理由 拒绝太慢反而会造成抱怨太多 害怕冒犯某人 想好借口 当然越实话越好 Donotcopy 抓住重点之三 满桌的文件 归类 以自己熟悉的方式归类定位 以自己熟悉的方式定位配件放在一个盒子里面 在家里也一样无意义的文件看一遍都嫌多 既然已经看了 扔了吧定期淘汰 Donotcopy 抓住重点四 反正时间还早 这件事令人感到为难 但是它非做不可 因此我将立即做完它 以便尽早忘掉它 养成速战速决的习惯将事情切成好几块小块任务 快速地完成每一块的任务完成最关键的部份 让事情看起来像做完80 一般 Donotcopy 抓住重点五 完美主义 Windows操作系统耗时五年 花费数十亿美元 占领PC90 以上的份额 但几乎每月都在发布补丁独立宣言也有错别字从完成度99 提高到99 9 需要花费十倍的精力这就是为什么古人用 百尺竿头更进一步 来形容取得成就的不容易 Donotcopy 抓住重点六 电话粥 如果是为了娱乐和消遣 那就煲吧如果是为了联络感情 那继续如果是为了讨论晚上吃什么在哪里吃哪个小摊上的烤肉便宜一毛钱说到自己都想不出说什么了还恋恋不舍的话 请面壁去吧 Donotcopy 使用工具之一 熟练 请注意以下数字 当你能把运用Excel Word PowerPoint和Outlook这些常用的办公软件的熟练程度提高10 你每天为自己挣得的时间大概是0 5小时 一个月就挣了15个小时 一年挣180个小时 用这些时间你可以看120场电影 可以看240集电视剧 可以去丽江古城泡7天 如果折合成工作时间的话是22 5天 恭喜你 年底双薪到手了 Donotcopy 使用工具之二 辅助 闹钟Outlook手机白纸 Donotcopy 从强迫到自然一 我知道没有计划不好 但是 没时间做计划工作差不多都是那一摊了 计划有什么用 好吧 就算我做了计划 计划也常常被打断计划限制了我的自由所以 还是到时候再说吧 Donotcopy 从强迫到自然二 计划只做重要的和见缝插针的 重要的或者跟别人协作的事情是一定得做的 所以尽可能早地记在Outlook里 what 没有时间限制 那就给自己设一个当别人预约时开始习惯说 您稍等一下 我查一下我的日历 不重要的单独放在一块 等待 空闲的时候当课外读物 I II III IV Donotcopy 从强迫到自然三 尽量不迟到 其实迟到说穿了就是 反正还有时间 比较简单一点的是对于重要的事情克服惰性面试 提前十五分钟 与其他同事的会议约会上课 Donotcopy 从强迫到自然四 检查表 检查表有理化的工作和任务 节省时间 比如经常组织会议或者培训 则把必须做的工作列表 存档 以后可以对照 Donotcopy 从强迫到自然五 左右互博 同时做两件事情刷牙 洗脸 洗澡 听收音机坐车听演讲或者有声音的录音带同时做三件事情走路健身 听mp3学英语 上班 实际上 人脑一次能处理7件事情不过 不推荐一边写文稿一边看小说 Donotcopy 最后我们来一个高难度的 干扰排除 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 干扰频率 时间 次 Donotcopy 干扰源在哪儿 干扰的来源 同事的打岔电话干扰办公室环境 Donotcopy 对于电话 你总有这种错觉 不管来电者想要做什么 他的需要都比你当时所做的事来得重要 良好的电话交谈技巧 有几个简单的方法 暗示他谈话即将结束 尽量简短扼要 提到您有时间限制时 就说待会儿得开一个会 开会之前有一分钟的时间 问对方还需要任何帮助吗 坦率直言 拜托 等一下我得走了 老板要我几分钟之内到达他办公室 明天见 Donotcopy 回顾一下 如何让自己成为时间管理精英 分析找到突破口抓住重点从强迫到自然使用工具