数字档案室建设标准.ppt

数字档案室建设标准 主讲人 王鹏 青岛市档案局监督指导二处 一 数字档案室的定义 企业数字档案室是企业运用数字设备和技术 收集 管理 利用档案信息的数字化 信息化 网络化的系统 是以档案目录数据库和全文数据库为核心 将数字化的档案信息以网络为媒介提供利用服务的虚拟档案室 利用计算机进行档案的存储和目录检索 利用网络系统开展电子文件的运转 归档 能够实现全文检索 实现网上归档 移交和提供利用 二 基础设施建设基础设施建设包括两方面 硬件设施和软件设施 1 硬件设施 服务器 计算机 扫描仪 光盘刻录机 不间断电源 服务器用于存储 运行档案信息 并提供档案的在线查阅利用 最低要求为 2U PIIIXeon2 0GHz 1GB 硬件设施 计算机做为客户端用于访问服务器或进行档案数字化处理的终端设备 最低要求为P4级2 0GHZ主频CPU 256M内存 80G硬盘空间 硬件设施 扫描仪用于纸质 照片档案的数字化 对于工程 产品设计单位应该配备大型扫描仪 硬件设施 光盘刻录机用于纸质 数码照片 多媒体档案数字化的备份 硬件设施 不间断电源用于所有设备的断电保护 保证档案信息的安全运行 硬件设施 2 软件设施 操作系统 扫描软件 档案管理系统 软件设施 操作系统服务器的操作系统要求运行WINDOWS2000SERVER客户端计算机的操作系统要求运行WINDOWS2000 软件设施 扫描软件使用扫描仪自带的默认扫描软件或用photoshop等图像处理软件 扫描参数应达到本标准所要求的技术参数 软件设施 档案管理系统应使用符合标准的档案管理系统 系统应同时具备对档案目录数据和全文数据的采集 管理和利用等功能 三 数据库建设 以特定方式组织起来的档案数据集合 具体地讲 就是为满足多个用户多种应用需要 按照一定的数据模型将本单位所保管的档案信息存贮在计算机中以备使用的数据形式 数据库 目录数据库 全文数据库 数据库定义 1 目录数据库 定义 将档案信息以二维数据表的形式保存的集合通俗地讲 所谓目录数据库就是用档案管理软件将档案信息按照一定格式录入到计算机中保存 形成的数据集 也就是将我们以前手工抄写的案卷目录 文件目录等检索工具的内容 录入计算机 形成机检目录 以待查询利用 目录数据库 要求 所有室藏档案的案卷目录 文件目录等信息录入数据库 并实现计算机查询 大事记 组织机构沿革 档案室基本情况等基本数据录入数据库 并提供查阅 注意 档案的具体内容尽量体现在题名项中 拟写题名要简明扼要 备注项只填写互见号 存放位置等内容 实现方式 利用标准的档案管理软件 按照 档案著录规则 DA T18 的要求 完整 准确地将档案信息录入到计算机中保存 目录数据库 2 全文数据库定义 是电子文件的数据集合 具体地讲就是借助数字设备及第三方软件将纸质等载体的档案信息转化为可用计算机等数字设备阅读 处理的电子文件信息的数据集合 全文数据库 要求 二OO三年以后形成的管理类档案应全部进行数字化 以前年度形成的档案应按其重要程度和利用频率分步进行 数字化数量应达到管理类档案总量的60 根据实际需要 将重要的 利用频率较高的科技档案进行数字化 数字化数量应达到科技类档案总量的30 全文数据库 要求 所有底图档案应进行数字化处理 所有照片 录音 录像 实物档案应进行数字化处理 其它类的档案 应根据实际需要 按其重要程度和利用频率分步进行数字化处理 全文数据库 实现方式 纸质档案和照片档案的数字化一般采用扫描方式进行 注意 1 一般的民用数码相机不可做为纸质和照片档案的数字化工具 2 录音录像档案应采用专用的数字设备进行数字化 四 技术标准 1 纸质档案 用扫描仪数字化时 扫描类型建议采用 黑白 和 灰度 两种方式 如果要保留红头文件和印章可以选用 彩色模式 采用哪种模式的标准是以扫描出来的文件要清晰 不失真为准 也要考虑载体的容量问题 对于页面为黑白两色 并且字迹清晰 不带图片的档案材料 可采用黑白方式进行扫描 对于清晰度较差或者带有图片的档案材料 以及页面为多色文字的档案采用灰度方式 需要注意的几个问题 扫描方式一定要根据不同档案材质来选择 不能一概而论 选取有效范围进行扫描 去除多余的白边 以有效缩小图像文件的容量 纸质档案技术标准 需要注意的几个问题 纠偏对出现偏斜的图像应进行纠编处理 以达到视觉上基本不感觉偏斜为准 方向不正确的图像应进行旋转还原 以符合阅读习惯 去污对图像页面中出现的影响图像质量的杂质 如黑点 黑线 黑框 黑边等应进行去污处理 处理过程中应遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则 纸质档案技术标准 纸质档案技术标准 扫描的图像应保存为TIF或JPEG格式 其中扫描类型选择 黑白 的 存为TIF格式 扫描类型选择 灰度 和 彩色 的 存为JPEG格式 纸质档案技术标准 纸质档案的扫描仪光学分辨率应不低于100dpi 扫描的线数可以根据所扫材料的清晰度作适当的调整 如果材料较差并且尺寸较小 可以适当提高线数 如果材料清晰或幅面较大 可以考虑减少线数 减增的多少以扫描后图象按原尺寸显示清晰可见为标准 纸质档案技术标准 对于图纸档案建议用大型扫描仪扫描 分辨率应不低于300dpi若用小型扫描仪扫描所得图象 处理后应保持与原件的一致性 纸质档案技术标准 扫描图像缩放比应为100 对于印件 定稿为同一份的文件 只需扫描印件 2 照片档案 照片档案技术标准 照片档案数字化采用扫描方式进行 彩色照片扫描类型采用 彩色 模式 黑白照片扫描类型采用 灰度 模式 扫描后的照片建议采用JPEG格式 扫描图像缩放比应为100 照片档案技术标准 照片档案技术标准 对于所扫描的照片 以常见5寸照片大小 12 5cm 8 5cm 为参照 统一采用600pdi 对于其他太大或太小的照片 扫描线数可作相应调整 一般照片尺寸越小扫描线数越大 对于一些涉及重要历史事件和任务的照片 其扫描精度可在以上基础上适当增加 存档的重要的照片要用600dpi一般使用的要用200dpi或300dpi仅限于提供网上查询利用用72dpi 强调几个问题 新形成的照片档案 按照青档字 2005 14号关于印发 青岛市照片归档与管理规范 的通知整理 之一 强调几个问题 之二 已整理好的照片档案保留原整理办法不变 只对其进行数字化后做为电子文件刻录光盘存储 光盘编号GP SX1 00006 其中SX1是照片档案的类目号00006指照片档案的第六张盘 强调几个问题 之三 纸质照片档案要全部进行数字化 强调几个问题 之四 数码相机形成的数码照片只需择其重要的冲洗 强调几个问题 之五 将数字化后产生的照片和数码照片录入数据库 按照新办法编写照片档号SP2005100066 不需要对其对应的纸质 数码冲洗出来的和胶片洗出来的 的照片 ZP2005100022 进行二次录入 照片档案的画面内容应在题名中概括 不要在备注项中填写过多的事项 强调几个问题 之六 3录音 录像档案 录音带录音带数字化应选用44 1khz作为采样标准 录音带数字化后存储格式应为WAV或MP3 音像档案技术标准 录像带录像带数字化的数据传输率应不低于4mb s 录像带数字化采用MPEG2压缩存储标准 音像档案数字化时必须远离强磁场等外部干扰 音像档案技术标准 音像档案应采用专用的数字设备进行转化 4实物档案实物档案可以采取扫描和数码拍摄两种方式进行数字化 扫描参数设置参考纸质档案数字化相关要求 数码相机拍摄的像素数应在300万以上 实物档案技术标准 1 应建立健全相关的规章制度并将其纳入有关部门和人员的岗位责任 规章制度应由档案部门依据 青岛市企业电子文件归档与管理规则 并根据本单位的实际需要提出 2 服务器或运行档案信息的主计算机应与internet网络实现物理隔离 数据交换采用移动硬盘等介质实现 五 相关要求 3 全文数据库应通过档案管理系统与目录数据库相联接 对于内容公开的档案应能够实现在线利用查阅 相关要求 相关要求 4 保存与纸质文件内容相同的电子文件时 应与目录数据库建立准确 可靠的关联标识 相关要求 5按照 青岛市企业电子文件归档与管理规则 的要求 对本单位保存的数字化档案信息进行存储 备份 保证电子文件的安全 相关要求 强调几个问题 数字化产生的文件称为电子文件 如何保存电子文件 现阶段建议采用光盘来存储 之一 数字化产生的电子文件 应以原载体档案的 档号 命名 强调几个问题 相关要求 之二 不同保管期限 不同类别的电子文件不应存储在同一光盘里 相关要求 强调几个问题 之三 光盘在档案实体的一级类目内顺序编号 其中管理类档案在各保管期限内顺序编号 光盘编号如 GP GL1 00001GP SP 00001GP CP 00001GP YX1 00001 相关要求 之四 强调几个问题 相关要求 不允许将数字化后的文件粘贴到WORD文件中保存 之五 强调几个问题 相关要求 应定时对目录数据库和全文数据库进行备份 之六 强调几个问题 谢谢 联系电话 85840972