创建Access数据库.ppt

第3章创建Access数据库 第3章创建Access数据库 3 1设计数据库3 2创建数据库3 3数据库对象的管理3 4习题 3 1设计数据库 在开始建立Access数据库之前 必须先对数据库中要存放的数据进行仔细认真的分析和设计 良好的数据库设计可以使数据库易于维护与管理 如果将相同主题的数据存储到表中 当修改数据的内容时 所做的改动会自动更新到整个数据库中 设计良好的数据库还可以进行高效率的查询 以便显示所需的信息 查询会将不同的表中的数据进行组合 3 1 1数据库的设计方法和步骤设计数据库可以分为几个步骤 1 确定其目的和使用方式 1 与使用数据库的用户进行交谈 了解他们的需求 2 草拟所需要的数据库产生的报表 3 收集目前用来记录数据的单据或文件 可以帮助了解数据库中应该有哪些内容以及需要哪些功能 2 确定数据库中所需要的字段参考的设计原则为 1 必须包含所有需要的信息 2 将信息存储到最小的逻辑单位 3 字段中不要包含多个项目 4 如果是需要计算结果的数据 尽量不要建立额外的字段存储 它可以由计算结果得到 3 确定表中所需要的表每一个表应该只包含一个主题的相关信息 例如 如果有一个 出生日期 字段 它的主题是学生 那么它就属于 学生 表 4 确定每一个字段所属的表只将字段添加到一个表中 就是说同一个字段尽量不要出现在一个以上的表中 否则会造成数据更新时的不便 如果字段在表中的多个记录中显示相同的信息 就不要将该字段添加到表中 即表中字段值应该尽量避免重复 5 建立主关键字作为识别字段为了要MicrosoftAccess能连接存储于不同表中的信息 数据库中的每一个表必须包含一个字段或字段集即主键 这样可以惟一地辨识表中的单个记录 6 建立表的关系在数据库中 将信息分类成表 并为每一个表定义好主关键字后 必须通过建立管理来将相关信息联系在一起 关键字 记录字段表主题识别字段记录主关键字管理 3 1 2数据库设计实例本书采用 学籍管理数据库 系统为例进行介绍 学籍管理数据库 系统是以学校的教务部门所使用管理系统为模式 包含有 学生信息表 学生成绩表 和 学习课程表 等相关信息的实用数据库系统 该系统所含有三个表如图3 1 图3 3所示 图3 1学生信息表 图3 2学生成绩表 图3 3学习课程表 BACK 3 2创建数据库 MicrosoftAccess提供了两种建立Access数据库的方法 最简单的方法是 使用数据库向导 建立所选择的数据库类型中所需的表 窗体和报表 另外 也可以先建立一个空数据库 然后再自行新建表 窗体 报表等数据库对象 这是一种灵活的方法 3 2 1利用数据库向导创建数据库Access提供了多种数据库模板 可以利用模板来快速创建数据库 如果向导所创建的数据库内容无法完全满足要求 还可以随时进入数据库对象的设计视图来进一步修改设定 有很大的灵活性 例3 1 利用向导来创建 订单入口 数据库 1 启动Access2002 选择 文件 菜单中的 新建 选项 或单击工具栏上的新建图标 便可打开新建文件窗口 如图3 4所示 图3 4新建Access界面 2 在 根据模板新建 部分用鼠标左键单击 通用模板 选项 可以打开模板窗口 如图3 5所示 在模板中选择 数据库 选项卡 并单击选择 订单入口 图3 5 模板 窗口 3 然后单击 确定 按钮 出现 文件新建数据库 窗口 如图3 6所示 通过 保存位置 选择文件保存路径 并可在 文件名 处输入文件名 图3 6 文件新建数据库 窗口 4 单击 创建 按钮启动数据库向导 如图3 7所示 数据库向导提供了可以建立的表 图3 7 数据库向导 对话框一 5 单击 下一步 按钮进入如图3 8所示的窗口 在此可以选择数据库中所需要的表 确定表中的字段 图3 8 数据库向导 对话框二 6 单击 下一步 按钮 进入如图3 9所示的窗口 选择确定屏幕的显示样式 图3 9 数据库向导 对话框三 7 单击 下一步 按钮 进入如图3 10所示的窗口 选择确定打印报表的样式 图3 10 数据库向导 对话框四 8 单击 下一步 按钮 进入如图3 11所示的窗口 修改确定数据库的标题 并可以选择是否包含一幅图片 图3 11 数据库向导 对话框五 9 单击 下一步 按钮进入如图3 12所示的窗口 至此 由向导创建数据库所需全部信息已完成 并可选择在数据库创建完成后是否启动该数据库 图3 12 数据库向导 对话框六 10 单击 完成 按钮 开始创建数据库对象 包括表 查询 窗体和报表等 在创建的过程中 屏幕通过如图3 13所示对话框显示创建数据库的过程 图3 13 数据库向导 对话框七 11 数据库对象创建完成后 出现如图3 14所示的信息框 Access自动产生的应用程序会先要求输入公司信息 因为这些是该应用程序必备的基本数据 图3 14数据库信息框 12 单击 确定 按钮 这时进入如图3 15所示的界面 在 我的公司信息 窗口中输入数据 然后直接关闭此窗体这些数据会自动保存在 我的公司信息 表中 图3 15 我的公司信息 窗体 13 数据库对象全部创建完成后 会执行Access自动产生的应用程序 由许多窗体所组成 其主切换面板如图3 16所示 在此可以通过各个按钮进入各窗口 图3 16 主切换面板 窗口 14 选择 按客户分类的订单 窗体 进入如图3 17所示操作界面 Access已经建立了基本的操作功能 包括新增订单 输入付款数据 预览发票等 图3 17 按客户分类的订单 窗口 15 在此输入相关信息后 关闭窗体回到数据库窗口 可以查看Access创建的所有数据库对象 如图3 18所示 在这里可以直接打开各数据库对象 也可以通过选择 设计 菜单进入表的设计视图来进一步修改其内容 图3 18 订单入口 数据库窗口 3 2 2创建空数据库实例 例3 2 不利用向导创建一个空的 学籍管理数据库 1 打开Access 选择 新建 图标 如图3 4所示 在 新建文件 的 新建 窗格中选择 空数据库 系统会弹出如图3 6所示 文件新建数据库 窗口 等待选择输入新数据库的存放路径和名称 2 选择合适的路径 并输入数据库文件名 学籍管理数据库 单击 创建 按钮 即建立了一个 学籍管理数据库 的空数据库 如图3 19所示 在新建的空数据库中没有任何数据库对象 图3 19 学籍管理数据库 窗口 BACK 3 3数据库对象的管理 3 3 1查看Access数据库属性通过数据库属性可以随时了解Access数据库的相关信息 打开数据库文件 从 文件 菜单中选择 数据库属性 如图3 20所示 图3 20选择 数据库属性 选择 常规 选项卡 可以看到该数据库文件的相关信息 包括文件类型 位置和大小等 如图3 21所示 图3 21 常规 属性 切换至 摘要 选项卡 如图3 22所示 可以填入记录的相关信息 方便文件的分类管理 图3 22 摘要 属性 切换至 内容 选项卡 其中记载了数据库中所有的数据库对象 如图3 23所示 图3 23 内容 属性 3 3 2编辑数据库对象组在默认的情况下 数据库会根据对象类型来区分每个对象 如果想根据应用来进行区分 可以采用 组 功能将不同类型的数据库对象组成一个组 例3 3 在 订单入口 数据库中创建如图3 24所示的对象组 订单对象 图3 24对象组 订单对象 打开 订单入口 数据库 单击 组 按钮 并在其栏下任何地方单击鼠标右键 弹出如图3 25所示快捷菜单 图3 25创建组快捷菜单 选择其中的 新组 选项 系统弹出 新建组 对话框 如图3 26所示 在其中输入组的名称 教师信息 单击 确定 按钮 数据库中出现新建的组 如图3 27所示 图3 26 新建组 对话框 图3 27新建组成功 该组中还没有任何对象 因此可以向其中加入对象 选择需要加入到组中的数据库对象 订单 按住鼠标左键将其拖动到 订单对象 按钮上 如图3 28所示 图3 28向组中加入对象 依此步骤可以加入所需要的所有数据库对象 单击 订单对象 按钮 如图3 24所示 将相同用途的对象放到了同一个组中 BACK 3 4习题 思考题 1 设计数据库一般分为几个步骤 2 两种创建数据库的方法各有什么优缺点 BACK