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公文写作基本知识 提纲 一 公文的概论二 怎样写公文三 公文的常见文种国家行政公文有13类14种 即命令 令 议案 决定 意见 公告 通告 通报 批复 通知 请示 报告 函 会议纪要计划 总结 述职报告 国务院国发 2000 23号 国家行政机关公文处理办法 四 公文文本结构五 怎样写好公文 一 公文 一 定义 公文是指行政机关 社会团体 企事业单位乃至个人使用的公务文书 它包括行政公文和事务公文 二 分类 行政公文 决议 决定 指示 意见 通知 通报 公报 报告 请示 批复 条例 规定 函 会议纪要事务公文 制度 守则 计划 声明 调查报告 协议书 合同 公司介绍 产品说明书 工作总结 述职报告 审计报告从公文的来源 对外文件 收来文件和内部文件 从公文的行文方向 上行文 下行文 平行文 从公文时限 特急 急办 常规从公文的阅读范围和秘密程度 秘密 秘密 机密 绝密 文件 普通文件 公布文件 从公文制发机关的性质和公文作用 法规 法律 法令 行政法规和规章 文件 行政文件 党的文件 从公文的内容特征来划分 指挥性公文 规范性公文 报请性公文 知照性公文 记录性公文等 二 怎样写公文 明确发文主旨 文件的中心内容 确定所采用的文种 明确文件发送范围和阅读对象 明确发文的具体要求收集有关资料 进行调查研究 收集和阅读相关的文字资料 收集实际当中的活素材拟出提纲 安排结构落笔起草 拟写正文 观点鲜明 用材得当 语句简练 交代清楚反复检查 认真修改 关于主题的修改 关于观点的修改 关于材料的修改 关于结构的修改 关于语言的修改 四 公文常用文种之一通知 一 定义 知照性公文 是上级机关用来批转下级机关的公文 转发上级机关和不相隶属机关的公文 发布规章 向下级机关和有关单位传达需要周知或者共同执行的事项 以及用来任免和聘用干部的 二 特点 1 知照性 通知的主要功能在于知照 2 广泛性 通知的广泛性表现在多方面 3 时效性 通知有一定的时效要求 三 分类 按内容划分 1 批转 转发 颁发性通知 2 指示性通知 3 事务性通知 4 会议通知 5 任免通知 四 公文常用文种之一通知 四 结构 标题 灵活 甚至只有 通知 这一部分 内容不大重要又是周知的 或发文单位 事由 文种 但批转性通知的标题按照 办法 准确简要 的规定 省略文种 即 批转 或转发 始发机关 原文标题 主送机关 直接下级 正文 发布性通知和批转性通知的正文 主体 发布或转发的文件 批语 如 现将 办法 发给你们 请认真贯彻执行 事项性通知 原由 事项 结语 特此通知 会议通知 名称 时间 地点 内容 人员 报到时间和地点 需带材料 任免通知 格式固定 附件 可有可无 发文机关 标题中有发文机关并且标题下有发文时间的不署 发文时间 用汉字小写数字 四 公文常用文种之二请示 一 定义是下级机关向上级机关请求决断 指示 批示或批准事项所使用的呈批性公文 请示属于上行公文 应用范围比较广泛 二 特点1 针对性 2 呈批性 3 单一性 三 分类 根据内容 性质的不同划分 1 请求指示性请示2 请求批准性请示3 请示批转性请示 四 公文常用文种之二请示 四 结构 内容和写法请示由标题 主送机关 正文 结尾 落款 附件组成 标题 一般有两种构成形式 一种是由发文机关名称 事由和文种构成 如 县人民政府关于 的请示 另一种是由事和文种构成 如 关于开展春节拥军优属工作的请示 主送机关 请示的主送机关是指负责受理和答复该文件的机关接受请求的直接上级机关 在标题下面一行顶格写起 只写一个 如需同时送其它机关 应用抄报 在文末左下角写明 形式 每件请示只能写一个主送机关 不能多头请示 正文 1 请求缘由 是请示事项能否成立的前提条件 也是上级机关批复的根据 原因讲的客观 具体 理由讲的合理 充分 上级机关才好及时决断 予以有针对性的批复 一写情况依据 往往用 目前 开头 二写目的说明 用 为 开头 2 请求事项 分层分项写清具体要求 并说透理由 提出充足的事实和理论根据 同时 依据实际情况 提出切实可行的处理意见 作为上级机关进行判断和指示的参考 结尾 应另起段 习惯用语一般有 当否 请批示 妥否 请批复 以上请示 请予审批 或 以上请示如无不妥 请批转各地区 各部门研究执行 等 落款 发文单位 可省 日期请示模式 附件 可有可无 是随同请示的有关材料 图表或其它文件 在正文之后 隔一行 注明附件名称和顺序 四 公文常用文种之二请示 五 撰写请示应注意的问题 标题 错误 关于开展五一促销活动的的请示报告 关于开展五一促销活动的申请 关于申请开展五一促销活动的报告 关于申请开展五一促销活动的请示 正确 关于开展五一促销活动的请示 内容 1 遵守 一文一事 的原则 主旨鲜明集中2 做到材料真实 不要为了让上级领导批准而虚构情况 也不要因为没能认真调查而片面地摆情况 提问题 3 理由要充分 请示事项要明确 具体 4 语气要平实 恳切 以期引起上级的重视 既不能出言生硬 也不要低声下气 客客套套 四 公文常用文种之三报告 一 定义报告是下级向上级汇报工作 反映情况 提出建议等使用的上行文文体 二 分类一是从内容所涉及的广度划分 有综合报告和专题报告 二是从行文的直接目的划分 有呈报性报告和呈转性报告 综合报告是指全面反映本单位情况的报告 专题报告则是专门反映某项或某一方面工作情况的报告 两者在写法上区别不大 呈转性报告是一种针对某些涉及其他平行机关或不相隶属机关的情况或问题 提出处理意见或建议 请上级机关审阅并批转有关机关的报告 这类报告一般都是专题报告 既要反映情况 又要写出具体意见 有时还要拿出切实可行的措施或办法来 呈转性报告一经批转 便具有同批转机关的公文相同的效力 可以作为有关单位处理某项工作的依据 甚至有的能起到行政法规的作用 要求有关单位必须遵照执行 呈报性报告是单纯反映情况 汇报工作而不要求转发的报告 撰写此类报告的目的是使上级机关了解实际情况 从而据此制定工作方针 作出工作部署 给下级机关的工作以正确 切实的指导 四 公文常用文种之三报告 三 报告的基本格式与写法 标题 一般由发文机关 文件内容 事由 文种三部分组成 如 中共XX市委关于2000年全市党建工作的总结报告 主送机关 在标题左下方 顶格书写主送机关名称 以明确由谁来处理这份报告 正文 开头 主体 结尾 1 开头 要提纲挚领 先写一段提示报告内容的导语 或说明报告的原因和目的 或针对什么问题进行答复 2 主体 要层次分明 即写清工作的主要情况 效果 存在的问题及其解决办法 或详细回答有关问题 3 结尾 要完整规范 通常可写 特此报告 以上报告请审阅 等 附件 如果报告带有附件 要在正文左下方空两格 书写 附件 二字 后面写明附件的名称 发文机关名称 在正文右下方 附件后 空行写发文机关全称或通用的简称 成文日期 紧接发文机关下方写明发文的年 月 日 有些需要盖公章 请示 报告的区别 报告 请示均为人们在工作中常用的上行公文 但在内容 应用 结果上却属性质不同的两种文体 首先 报告具有陈述性 请示具有请求性 写报告是为了使上级机关了解情况 写请示则是为了请求上级机关对某一问题作出指示和答复 其次 报告既可以写在工作开展之前 也可以写在工作进行当中或完成之后 请示则必须写在事前 而不能先斩后奏 最后 报告一般不需要直接答复 而请示则要求必须批复 两种文体界限分明 不能混用 将其合为 关于 的请示报告 显然是错误的 四 公文常用文种之四函 一 定义 适用于不相隶属机关相互商洽工作 询问和答复问题 以及向有关主管部门请求批准事项时使用 特点 沟通性 灵活性 单一性 二 结构 标题 发文单位 可省 事由 文种 主送单位 正文 结尾 专此函达 请即复 落款 发文单位 可省 日期 公章三 分类 按性质分公函和便函 按发文目的分发函和复函 按内容和用途上分为洽事宜函 通知事宜函 催办事宜函 邀请函 请示答复事宜函 转办函 催办函 报送材料函等 四 公文常用文种之五工作计划 一 定义 是对一定时期 年度 季度 月度 内的工作做出部署和安排的预见性文种 二 分类 三 结构 标题 单位名称 时间 事由 文种 正文 情况概述 措施与步骤 执行要求 落款 单位全称 公章 制订日期 四 公文常用文种之六工作总结 一 定义是对某一时期或某项工作任务完成情况的汇总和结论 二 分类按综合总结和专题总结三 结构 标题 单位 适用时间 内容 文种 正文 情况概述 成绩 问题 经验和教训 今后的打算 落款 写作日期 公章 四 公文常用文种之七述职报告 一 定义 述职报告是管理者个人对一个时期内执行岗位职责的实践活动进自我评述的总结报告 其主要作用是使上级或人事部门和群众细致地了解和评定个人和集体的政绩 预测其发展潜力 促使其忠于职守 更好地完成工作任务 二 分类三 结构 标题 任职起止时间 职务 文种 主送单位 正文 引言 主体 结尾 基本情况 何时何月负责此项工作 受过何种奖 取得什么成绩 履行职务情况 管理范围 做了什么具体工作 廉洁自律情况 存在的主要问题 今后的设想 落款 述职者单位 姓名 标题下 日期 四 公文常用文种之八会议纪要 一 定义 适用于记载 传达会议情况和议定事项时使用 二 结构 标题 会议召集单位 会议内容 文种 正文 总述 以 现纪要如下 开启下文 分述 归纳 发言摘要 综合 会议认为 会议强调指出 结尾 提出希望或号召 可省略 落款 作者 单位 个人 日期 公文写作常用语 一 公文结构用语一是开头用语 用来表示行文目的 依据 原因 伴随情况等 如 为 了 关于 由于 对于 根据 按 遵 依 照 据 查 奉 兹等 二是结尾用语 如 为要 荷 盼 是荷 特此通知 报告 函告 等 三是过渡用语 如为 对 因 据 此 鉴于 总之 综上所述等 四是经办用语 如 经 已经 业经 现经 兹经 办理 责成 试行 执行 贯彻执行 研究执行 切实执行等 五是称谓用语 有第一人称 我 本 第二人称 你 贵 第三人称 该等 公文主文结构 标题和结尾 二 公文主文结构 是指除了公文格式 外部组织形式即文头 主文和文尾及其各项设置 之外的公文核心部分 一 标题1 规范式 发文机关 事由 文种 用于重要 庄重的公务2 灵活式 A二部分 一是发文机关 文种 以上标题下可加时间 二是事由 文种三是 转发 始发机关及原通知标题 一部分 只有文种 常是不大重要的公务 带周知性 带发文机关的标题下面如写发文时间 则须用括号 公务须是重大的 庄重的 文后不写落款及时间 三 结尾 可以不要 常见有 一是各文种专用语如 请予批准 特此通知 特此函达 等 二是希望 号召类 公文主文结构 正文 二 正文1 主送机关2 正文A 原由 一是依据 情况 叙述时间 单位 地点 人物和事件等 常用 目前 类时间状语 简介人物及事迹 文件 常用 根据 往往是一句话 意义 议论 常用 是 作用 常用 将使 二是目的 常用 为 原由部分可省略 或只省略依据 目的之一 B事项 内容多而重要的分条列项即列出层义 或用小标题或用句子表达 1 并列式 常见 一般写的是公务的横向的 静态的情况 各部分相互之间无紧密联系 独立性强 但共同为说明主旨服务 能够省略某一部分 这种方法的好处是概括面广 条理性强 并列式内容之间的序码可用数字式 也可用分段式 段中并列的内容可用数字 分号 也可用句子并列式 要求重轻有序 重要的放在前边 依次类推 2 递进式 一般写的是公务的纵向的动态的过程或者事理 各部分层层递进 每一部分也不可缺少 前后顺序也不能颠倒 这种方法的好处是逻辑严密 能说明问题 在一篇公文中 两种方法可以互相交叉 即以一种方法为主 在某一部分即某一层次中用另一种方法 注意 自此以下常运用序码 顺序是一 一 1 1 共四层 不重要内容分项可用分段甚至加分号 的形式 五 怎样写好公文 提高公文写作能力 提高文字表达能力掌握 积累专业知识熟悉各类公文的格式和要求掌握政策 提高理论水平具有严谨的写作态度 六 错误公文实例分析