办公软件操作技巧.ppt

员工技能提升训练系列之 办公软件常用技巧 主要内容 Word的操作技巧Excel的操作技巧其他操作技巧 Word的操作技巧 如何快速录入数学公式如何取消自动编号如何快速输入英文大小写如何调整行距如何快速调整文字大小如何去除页眉中的横线如何输入偏旁部首如何输入平均值 如何进行逆打如何添加行号如何快速插入时间 日期如何把表格一分为二如何快速输入中文大小写鼠标键盘的联合使用如何快速设置上下标如何插入个性页码 Word的操作技巧 如何快速录入数学公式 示例 具体操作 第1步 Ctrl F9第2步 输入代码 eq 第3步 Shift F9 或者点击右键 切换域代码 eg 分数 f 分子 分母 根式 r 根指数 被开方数 注 eq和 之间要有空格 方法1 每次使用退格键BackSpace方法2 换行时按两次回车键Enter方法3 换行时按 Shift Enter 键方法4 当换行自动加上编号时 按下Ctrl Z键方法5 自动套用格式 选项 键入时自动套用格式 自动编号列表取消 Word的操作技巧 如何取消自动编号 示例 Word的操作技巧 如何快速输入英文大小写 示例 方法1 输入时根据要求选择大写锁定键CapsLock方法2 使用Shift F3 每次在全部大写 首字大写 全部小写进行切换 Word的操作技巧 如何调整行距 示例 方法1 选定 点击右键 段落 行距 调整单倍 1 5倍 双倍方法2 使用Ctrl 1 Ctrl 5 Ctrl 2 调整单倍 1 5倍 双倍 Word的操作技巧 如何快速调整文字大小 示例 方法1 选定 点击字号选择数值 调整字号方法2 选定要调整的文字使用Ctrl Shift 逐渐调大字号 Word的操作技巧 如何去除页眉中的横线 示例 方法1 选中页眉内容 页面布局 边框 边框设置 无 应用于 段落 方法2 选中页眉内容 右键 样式 将所选内容保存为新快速样式 点击修改 格式 边框 边框设置 无 应用于 段落 Word的操作技巧 如何输入偏旁部首 示例 插入 符号 其他符号字体选择为 标准字体 子集选择 CJK统一汉字 出现的汉字是按照偏旁部首排列的 Word的操作技巧 如何输入平均值 示例 在所要加平均值的数字前插入符号即可方法 插入 符号 字体选择 symbol Word的操作技巧 如何进行逆打 示例 Office按钮 打印 选项 高级 打印选中 逆序打印页面 Word的操作技巧 如何添加行号 示例 页面布局 行号 行编号选项 版式 行号 添加行号可以进行设置行号 Word的操作技巧 如何快速插入时间 日期 示例 插入系统当前日期 Alt Shift D插入系统当前时间 Alt Shift T这个时间和日期是不随着时间和日期变化而变化 Word的操作技巧 如何把表格一分为二 示例 第1步 先把插入点移动到要成为下表首行的表格行中第2步 按下 Ctrl Shift Enter Word会在插入点所在行的上方插入一个空白行 将表格一分为二如果需要把拆分后的表格放在前后两页 则需按 Ctrl Enter Word的操作技巧 如何快速输入中文大小写 示例 选择输入法为 智能ABC输入法 如果输入中文大写 Shift I 小键盘 代码 回车键如果输入中文小写 i 小键盘 代码 回车键代码表 Q 千W 万E 亿R 日T 吨Y 月U 微I 毫O 度P 磅A 秒S 十D 第F 分G 个H 时J 斤K 克L 里Z 兆X 升C 厘B 百N 年M 米选择搜狗输入法 输入 v 数字 进行选择 Word的操作技巧 鼠标键盘的联合使用示例 按住Ctrl 鼠标点击文档左侧空白处 可以全部选定文档按住Ctrl 鼠标单击文字区 可以选定一个以句号结束的句子按住Shift 单击文本区 可选定从光标到该位置的文本选定一文本 按住Shift 单击其他区域 选定区扩大到当前位置按住Alt 拖动鼠标 可以选定任意一矩形区域 Word的操作技巧 如何快速设置上下标 示例 方法一 选定需要设置的文字 右键 字体 选择上标 下标方法二 选定需要设置上下标的文字 设置为上标 按Ctrl Shift 设置为下标 按Ctrl Word的操作技巧 如何插入个性页码 示例 插入 页码 页边距选择各种个性页码 Excel的操作技巧 如何快速移动 复制单元格如何快速选定Excel区域如何快速给数字加上单位如何绘制平直线或对角线如何快速输入相同文本如何在同一单元格换行如何快速计算年龄如何快速输入时间如何快速隐藏 显示行或列如何使用下拉列表 如何插入 如何快速输入身份证号如何快速输入特殊符号如何查看相距较远的数据如何同时运算多个单元格如何快速合并文本如何给各类型数据不同用颜色如何进行背景设置常用快捷键和功能键常用函数 Excel的操作技巧 如何快速移动复制单元格 示例 移动单元格 按选定单元格 按住鼠标左键拖动到新位置复制单元格 先按下Ctrl 然后拖动鼠标 Excel的操作技巧 如何快速选定Excel区域 示例 选定不连续区域 按住Ctrl的同时点击需要选定的区域选择连续区域 点击需选定区域左上角单元格 按住Shift点击需选定区域右下角单元格 Excel的操作技巧 如何快速给数字加上单位 示例 选定需要加单位的数字单元格 按住Ctrl进行选定 右键 设置单元格格式 数字 类型输入 单位 确定即可 Excel的操作技巧 如何绘制平直线或对角线 示例 插入 形状 线条点击线条 同时按下Shift 绘制出的则为平直线或者45 斜线点击矩形的同时按下Shift 则绘制为正方形点击椭圆同时按下Shift 则绘制为圆形 Excel的操作技巧 如何快速输入相同文本 示例 方法1 复制 粘贴 即Ctrl C Ctrl V 方法2 快速粘贴键Ctrl D 向下粘贴 Ctrl R 向右粘贴 方法3 按住Ctrl同时点击需输入相同内容的单元格 输入文本 按Ctrl Enter Excel的操作技巧 如何在同一单元格换行 示例 在选定单元格输入一行后 按Alt Enter即可进入下一行 Excel的操作技巧 如何快速计算年龄 示例 在单元格A1中输入出生年月日 用斜线 分隔年月日 在单元格A2中输入 DATEDIF A1 TODAY y Excel的操作技巧 如何快速输入时间 示例 静态时间 选定单元格 按Ctrl Shift 动态时间 使用函数NOW Excel的操作技巧 如何快速隐藏 显示行和列 示例 方法1 选定行或者列后使用右键 隐藏 取消隐藏方法2 隐藏选中单元格所在行 Ctrl 9隐藏选中单元格所在列 Ctrl 0取消隐藏行 Ctrl Shift 9取消隐藏列 Ctrl Shift 0 Excel的操作技巧 如何使用下拉列表 示例 第1步 选择需要设置下拉列表的单元格 数据 有效性 设置第2步 在 允许 下拉列表选择 序列 在 来源 输入设置下拉列表所需数据序列第3步 点击所需下拉列表单元格 进行选择 Excel的操作技巧 如何插入 示例 选择要插入 的单元格 右键 设置单元格格式 字体字体选择 Marlett 然后输入a或者b 即显示 Excel的操作技巧 如何快速输入身份证号 示例 方法1 右键 设置单元格格式 字体 文本 数值方法2 输入前 先输入 必须为英文状态下输入 Excel的操作技巧 如何快速输入特殊符号 示例 在需要输入符号的单元格里输入一个代替字母 文档中不出现 表格制作完成后 进行查找 替换 全部替换为所需特殊符号注 将 单元格匹配 前面的勾去掉 否则可能无法替换 Excel的操作技巧 如何查看相距较远的数据 示例 把鼠标指针移到工作表底部水平滚动条右侧的小块上 鼠标指针便会变成一个双向的光标 把这个小块拖到工作表的中部 便会发现整个工作表被一分为二 出现了两个数据框 而其中的都是当前工作表内的内容 Excel的操作技巧 如何同时运算多个单元格 示例 在空白单元格输入需要同时运算的数字 并复制选择需要运算的多个单元格右键 选择性粘贴 选择 加 减 乘 除 进行运算清除需要同时运算的数字 Excel的操作技巧 如何快速合并文本 示例 使用 进行合并D1 A1 B1 C1复制 选择性粘贴如需加分隔符则为 Excel的操作技巧 如何给数据用不同颜色 示例 打开所需调色的列 格式 条件格式 单击第二个方框右侧的下拉按钮 选中所需的选项单击 格式 按钮 打开 单元格格式 对话框 将 字体 的 颜色 设置为 色 按 添加 按钮 并仿照上面的操作设置好其它条件 Excel的操作技巧 如何进行背景设置 示例 页面布局 背景 插入图片 2012年5月12日 Excel的操作技巧 常用快捷键 功能键示例 F1 帮助F2 输入F4 重复上一步操作F5 定位F7 拼写检查 F8 Shift 扩展选定Alt 0128 欧元Ctrl Tab 可在打开的工作簿间切换Ctrl 选定不连续单元格 Excel的操作技巧 常用函数A示例 SUM 计算所有参数数值的和 SUM Number1 Number2 ABS 绝对值 ABS number IF 指定条件逻辑判断的真假IF Logical Value if true Value if false INT 将数值向下取整为最接近的整数 INT number Excel的操作技巧 常用函数B示例 VLOOKUP 在数据表的首列查找指定的数值 并由此返回数据表当前行中指定列处的数值VLOOKUP lookup value table array colindex num range lookup TODAY 系统日期 TODAY VALUE 将代表数值的文本型字符串转换为数值型 VALUE text 搜狗拼音输入法的操作技巧 V 的特殊用法如何快速找到所需的字遇到不会读的字怎么办如何快速输入特殊符号如何快速输入时间日期 搜狗拼音输入法的操作技巧 V 的特殊用法示例 中文数字金额大小写 v 数字罗马数字 v 99以内的数字年份自动转换 v 年月日数字年份快捷输入 v 数字n数字y数字r计算结果输入 v 数字 运算符号 数字 搜狗拼音输入法的操作技巧 如何快速找到所需的字 示例 方法1 输入汉语拼音 按 或 PageDown键 一页一页找方法2 输入汉语拼音 按 Tab键 然后分别输入偏旁及部首的第一个字母 或输入笔画辅助码 搜狗拼音输入法的操作技巧 遇到不会读的字怎么办 示例 方法1 使用五笔输入法进行输入方法2 使用比划输入 输入u后输入比划横竖撇捺折点 hspnzd小键盘1 2 3 4 5代表hspnz n指 捺和点 搜狗拼音输入法的操作技巧 如何快速输入特殊符号 示例 方法1 插入 特殊符号 寻找点击确认方法2 使用简化替代 汉语拼音输入进行选择dydy ssd pai 搜狗拼音输入法的操作技巧 如何快速输入时间日期 示例 输入 sj输入 rq输入 xq 君子性非异也 善假于物也 荀子 劝学 我亦无他 惟手熟尔 欧阳修 卖油翁 谢谢