excel表格的使用技巧.ppt

2020 3 21 快速填入相同的内容快速复制上一单元格求字符串中某字符出现的次数如何在Excel中设置单元格编辑权限 保护部分单元格 Excel中当某一单元格符合特定条件 如何在另一单元格显示特定的颜色Excel中如何控制每列数据的长度并避免重复录入去掉默认的表格线增加工作簿的页数 相对地址 绝对地址 混合地址数据的输入输入相同数据的两种情况数据的行列对调跨表操作数据两次选定单元格两列数据巧合并用快捷键设置单元格文本自动调整为合适的列宽让多页Excel表格自动打印统一表头 1 快速填入相同内容 选中多个单元格后 输入字符 然后按Ctrl Enter组合键 即可在选中的每个单元格中填入上述相同的字符 2 快速复制上一单元格 选中下面的单元格 按Ctrl 为西文的单引号 组合键 即可将上一单元格的内容快速复制下来 3 求字符串中某字符出现的次数 例如 求A1单元格中字符 a 出现的次数 LEN A1 LEN SUBSTITUTE A1 a LEN text 返回文本字符串的个数SUBSTITUTE text old text new text instance num 将字符串中的部分字符串以新字符串替换 4 如何在EXCEL中设置单元格编辑权限 保护部分单元格 先选定所有单元格 点 格式 单元格 保护 取消 锁定 前面的 再选定你要保护的单元格 点 格式 单元格 保护 在 锁定 前面打上 3 点 工具 保护 保护工作表 输入两次密码 点两次 确定 即可 5 Excel中当某一单元格符合特定条件 如何在另一单元格显示特定的颜色 比如 A1 1时 C1显示红色0 A1 1时 C1显示绿色A1 0时 C1显示黄色 方法如下 单击C1单元格 点 格式 条件格式 条件1设为 公式 A1 1 点 格式 字体 颜色 点击红色后点 确定 2 条件2设为 公式 AND A1 0 A1 1 点 格式 字体 颜色 点击绿色后点 确定 3 条件3设为 公式 A1 0点 格式 字体 颜色 点击黄色后点 确定 4 三个条件设定好后 点 确定 即可 6 EXCEL中如何控制每列数据的长度并避免重复录入 1 用数据有效性定义数据长度 用鼠标选定你要输入的数据范围 点 数据 一 有效性 一 设置 有效性条件 设成 允许 文本长度 等于 5 具体条件可根据你的需要改变 还可以定义一些提示信息 出错警告信息和是否打开中文输入法等 定义好后点 确定 2 用条件格式避免重复 选定A列 点 格式 一 条件格式 将条件设成 公式 COUNTIF A A A1 1 点 格式 一 字体 一 颜色 选定红色后点两次 确定 COUNTIF range criteria 计算某个区域中满足给定条件的单元格数目 这样设定好后 输入数据如果长度不对会有提示 如果数据重复字体将会变成红色 7 去掉默认的表格线 单击 工具 菜单中的 选项 再单击对话框中的 视图 找到 网格线 使之失效 将左边的 去掉 8 增加工作簿的页数 单击 插入 菜单下的 工作表 即可在底部看到一个新名称的工作表 一个工作簿最多可以有255张工作表 9 相对地址 绝对地址 混合地址 相对地址的形式是地址直接用列号行号组成 绝对地址的形式为 A 1 B 1 有些公式引用单元格是用混合型地址 10 数据的输入 日期和时间的输入当前系统日期的输入 ctrl 当前系统时间的输入 ctrl shift 12小时制输入时间 在时间数字后空一格 并键入字母a或p 例如 8 00a改变日期格式在 格式 单元格 中修改 Word里 Alt Shift D 当前日期Alt Shift T 当前时间 数值的输入 负数输入 直接输入负号和数字 或用圆括号输入 分数输入 先输入0和一个空格 再输入分数 直接输入分数则认为是日期 输入数据用自动设置小数点或尾随零的数字 在 工具一选项一编辑 选项卡中设置自动小数点 公式的输入 公式以等号 开头 Excel有很多可利用的公式 如果想在工作簿中看到的是公式 而不是具体的值 则在 工具一选项一视图 选项卡中 选中 窗口选项 下的 公式 复选框 注意 这样在打印的时候打印的也是公式 11 输入相同数据的两种情况 同时在多个单元格中输入相同的数据 方法 选择要输入数据的单元格 如果不连续可以使用Ctrl键进行选择 然后输入数据 再按下Ctrl Enter键就可以了 同时在多张工作表中输入或编辑相同的数据选中多个工作表后在相应单元格中输入数据 选择多个工作表的方法也是使用Ctrl或Shift键 12 数据的行列对调 选取要对调的数据范围 复制 在目的单元格上单击鼠标右键 选择 选择性粘贴 在对话框中选择 转置 确定 13 跨表操作数据 设有名称为sheet1 sheet2和sheet3的三张工作表 现要用sheet1的D8单元格的内容乘以40 再加上sheet2的B8单元格内容乘以60 作为sheet3的A8单元格的内容 则应该在sheet3的A8单元格输入以下算式 sheet1 D8 40 sheet2 B8 60 14 两次选定单元格 有时 我们需要在某个单元格内连续输入多个测试值 以查看引用此单元格的其他单元格的效果 但每次输入一个值后按Enter键 活动单元格默认下移一个单元格 非常不便 单击鼠标选定单元格 然后按住Ctrl键再次单击鼠标选定此单元格 此时 单元格周围将出现实线框 15 两列数据巧合并 在EXCEL表格中 如果有两列数据需要合并起来 如果是数字的话 一般情况下可以使用四则运算的方法进行计算 但是如果有一列是文字 另一列是数字 或者文字 那么可以先在这两列后面的一个空列中单击 并输入 号 然后输入第一列的第一个单元格的相对引用名 输入 号 然后再输入第二个列单元格的相对引用名 最后按一下回车键即可 然后 鼠标移动到这个单元格的拖动柄上 向下拖动知道需要合并的数据最后一行 16 用快捷键设置单元格文本 在Excel中 熟练使用快捷键可以帮助我们设置单元格文本 在选择好要设置格式的单元格后 如果要设置为粗体 可以按Ctrl B 如果要设置为斜体 可以按Ctrl I 如果要设置为下划线 可以按Ctrl U 17 让多页Excel表格自动打印统一表头 单击 文件 菜单下的 页面设置 命令 弹出 页面设置 对话框 单击 工作表 选项卡 在 打印标题 下 顶端标题行 右边文本框中单击鼠标左键 出现闪烁光标后 在Excel表用鼠标左键选择表头所在行 最后选择 确定 即可 这样 Excel就会自动为第一页后面的表格加上统一表头了 谢谢观看