用友管理软件系统的安装与管理.ppt

1 第五章 用友管理软件系统的安装与管理 2 系统学习系统管理 软件安装与卸载和总账工具等功能的基本知识和操作方法 要求掌握系统管理中设置操作员 建立账套和操作员权限的设置方法 了解软件安装与卸载的方法和获得帮助的一般方法 熟悉总账工具的使用方法和账套输出 引入的方法 教学目的与要求 3 5 1系统概述5 2财务软件的安装与卸载5 3系统管理5 4设置操作员5 5账套管理5 6设置操作员权限5 7获得帮助5 8总账工具 4 5 1 1会计软件的基本概念 会计软件的概念及分类商品化会计软件 5 1 会计软件的概念及分类 会计软件的概念 会计软件是指专门用于财务会计工作的计算机软件 财会人员借助会计软件可完成会计核算与管理工作 会计软件的分类 会计软件分为不同的类型 根据适用范围可分为通用会计软件和定点开发会计软件 6 2 商品化会计软件 具有通用性强 用户界面好 适用于多种中文平台 版本大多有单机和网络两种 厂家进行软件维护 保密性强等特点 7 5 1 2用友U8管理软件的特点 用友U8管理软件产品共有8组 财务系统 购销存系统 生产制造 异地商务分销系统 以客户为中心的CRM系统 人力资源管理系统 商业职能和企业级报表和企业门户 功能模块包括工资 固定资产 资金管理 总账 应收 应付 财务分析 成本管理 现金流量 UFO 采购计划 采购管理 销售 库存 存货核算 行业报表 合并报表 决策支持 WEB共19个子系统 8 5 1 3U8管理软件的总体结构 9 5 1 4用友U8管理软件功能结构与数据处理流程 10 先启用采购和销售系统 然后是库存和存货系统 总账 工资 固定资产 资金系统可同时应用 最后启用应收 应付和成本系统 如果各系统没有同时启用 后启用系统的一些功能将会因其它系统的启用而受到限制 注意 11 5 2财务软件的安装与卸载 系统安装完毕 重新启动计算机创设软件运行环境并进行系统设置 安装正版软件 须关闭电源后将加密盒安装在主机打印接口上 再重新启动计算机 财务软件安装 财务软件必须安装到计算机硬盘上才能运行 安装方法 直接执行光盘驱动器中的安装文件 setup exe 并继续按提示安装即可 12 财务软件卸载 财务软件卸载就是将财务软件从计算机中删除 卸载方法 既可以使用Windows系统中 添加 删除程序 功能删除财务软件 也可以使用财务软件所提供的 卸载软件 功能直接卸载软件 不要轻易卸载软件 以免造成系统混乱 卸载财务软件时并不删除财务 业务数据 13 5 3系统管理 主要功能 对财务及企业管理软件的各个产品进行统一的操作管理和数据维护 主要内容 账套管理 年度账管理和操作员及其权限管理 14 5 3 1系统管理的内容 账套管理账套指的是一组相互关联的数据 账套管理包括账套的建立 修改 引入和输出等 年度账管理对不同核算单位 不同时期的数据需要设置相应的系统路径 年度账管理包括年度账的建立 清空 引入 输出和结转上年数据 操作员及其权限管理操作权限的集中管理包括设定系统各模块的操作员以及为操作员分配一定的权限 15 5 3 2启动系统管理 用户安装好财务软件后 需要建立本单位的核算账套 首先应运行系统服务下的系统管理 启动系统管理后 系统管理 以最小化窗口的形式出现在任务栏中 16 启动系统管理 1 17 5 3 3系统注册 系统允许以两种身份注册进入系统管理 一是以系统管理员的身份二是以账套主管的身份系统管理员负责整个系统的总体控制和维护工作 可以管理该系统中所有的账套 账套主管负责所选账套的维护工作 主要包括对所选账套进行修改 对年度账的管理以及该账套操作员权限的设置 18 在实际工作中 为了保证系统的安全 必须为系统管理员设置口令 在教学过程中 由于一台计算机供多个学员使用 为了方便则建议不为系统管理员设置口令 注意 19 登录系统管理 1 2 3 20 为了保证系统及数据的安全与保密 系统提供操作员设置功能 只有系统管理员才有权利设置操作员 因此 定义系统操作员时 必须以系统管理员的身份注册进入 系统管理 然后单击 权限 下的 操作员 进入操作员管理界面 在该界面中 可以完成增加操作员 修改操作员和删除操作员的操作 5 4设置操作员 21 5 4 1增加操作员 增加操作员包括设置操作员的编号 姓名及口令 操作员编号在系统中必须唯一 所设置的操作员一旦被使用 则不能删除 在实际工作中可以根据需要随时增加操作员 为保证系统安全 分清责任应设置操作员口令 22 增加操作员 1 2 3 4 23 5 4 2修改操作员 24 5 5账套管理 账套是指一组相互关联的账务数据 一般来说 可以为企业中每一个独立核算的单位建立一个账套 系统最多可以建立999套账 其中 998 和 999 账套是系统内置的演示账套 只能参照 而不能输入或修改 25 5 5 1建立账套 建立账套 即采用财务软件为本企业建立一套账簿文件 首次使用总账系统时 应根据企业的具体情况进行账套参数设置 主要包括 核算单位名称 所属行业 启用时间 编码规则等基础参数 账套参数决定了系统的数据输入 处理 输出的内容和形式 26 1 设置账套信息 设置账套信息包括录入账套号 账套名称 账套路径及启用会计期 新建账套号不能与已存账套号重复账套名称可以是核算单位的简称 它将随时显示在正在操作的财务软件的界面上 账套路径为存储账套数据的路径 可以修改 启用会计期为启用财务软件处理会计业务的日期 启用会计期不能在机内系统日期之后 27 2 输入单位信息 输入单位信息包括输入单位名称 单位简称 单位地址及法人代表等相关信息 单位简称必须录入 如有发票业务管理还应将相关信息输入完整 如单位全称 地址 税号等信息 注意 28 3 确定核算类型 确定核算类型包括本币代码 本币名称 本币类型 行业性质及账套主管 行业性质的选择决定着系统为该账套提供适合于该行业的基础数据 账套主管可以在此确定 也可以在操作员权限设置功能中修改 系统默认按所选行业性质预置会计科目 如果单击按行业性质预置科目复选框 则不按行业预置会计科目 29 4 确定分类信息 如果用户的存货 客户 供应商相对较多 可以对它们进行分类核算 若选择各项分类核算 则必须先设置各项分类方案 然后才能设置相应的基础档案 30 5 确定编码方案 确定编码方案是指设置编码的级次和各级的长度 除科目编码级次的第1级外 均可以直接根据需要进行修改 由于系统按照账套所选行业会计制度预置了一级会计科目 因此第1级科目编码级次不能修改 在系统未使用前 如果分类编码方案设置有误可以在 系统控制台 的 基础设置 中进行修改 31 6 确定数据精度 数据精度是指定义数据的小数位数 由于各单位对数量 单价的核算精度要求不一致 为了适应不同的需求 系统提供了自定义数据精度的功能 在系统管理部分需要设置的数据精度主要有 存货数量小数位 存货单价小数位 开票单价小数位 件数小数位 和 换算率小数位 32 建立账套 执行命令 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 33 5 5 2修改账套 经过一段时间运行 如果发现账套的某些信息需要修改或补充 可以通过修改账套功能来完成 此功能还可以帮助用户查看某个账套的信息 系统要求 只有账套主管才有权利注册使用账套修改功能 34 1 注册 若当前操作员不是要修改账套的主管 则应在 系统管理 中更换操作员 35 2 修改账套 以要修改账套的账套主管的身份注册后 单击 账套 菜单中的 修改 选项 进入 修改账套 对话框 修改完成后 如果确认已修改的内容 应单击 完成 按钮 否则单击 放弃 按钮 放弃已经进行的修改操作 一定是账套主管的身份 36 5 5 3输出账套 账套输出 即会计数据备份是将财务软件所产生的数据备份到硬盘 软盘或光盘中保存起来 其目的是长期保存 防备意外事故造成的硬盘数据丢失 非法篡改和破坏 还可以实现删除当前输出账套的功能 只有系统管理员才有权限输出账套 在删除账套时 必须关闭所有系统模块 37 备份账套数据 1 2 3 4 5 6 7 8 38 5 5 4引入账套 账套引入 即会计数据恢复 是指把软盘上或硬盘上的备份数据恢复到硬盘上指定目录下 系统还允许将系统外某账套数据引入本系统中 从而有利于集团公司的操作 恢复备份数据会将硬盘中现有的数据覆盖 因此如果没有发现数据损坏 不要轻易进行数据恢复 39 5 6设置操作员权限 财务分工在财务软件中主要体现在两个功能上 系统管理中的操作员权限设置和总账模块中的明细权限设置 操作员权限设置功能是用于对已设置的操作员进行赋权 只有系统管理员和该账套的主管有权进行权限设置 明细权限设置功能是用于对总账模块中各操作员的凭证审核 科目制单及明细账查询打印权限进行设定 40 5 6 1增加操作员权限 由于操作员权限是指某一操作员拥有某一账套的某些功能的操作权限 因此 在设置操作员和建立该核算账套之后 可以在操作员权限设置功能中对非账套主管的操作员进行操作员权限的设置 在 增加权限 对话框中 双击右侧明细权限选择区中的明细权限 可以根据自己的需要添加或删除已选中的明细权限 注意 41 5 6 2修改操作员权限 修改操作员权限包括设置或取消账套主管及删除操作员权限 42 1 设定或取消账套主管 账套主管的设立首先在建立账套时指定 修改时由系统管理员进行账套主管的设定与放弃的操作 首先在 操作员权限 左边窗口中选择欲设定或放弃账套主管资格的操作员 然后在界面右上角选择账套 最后选中旁边的 账套主管 复选框 43 2 删除操作员权限 系统管理员或账套主管可以对非账套主管的操作员已拥有的权限进行删除 如果要删除某一操作员的某一账套的多个操作权限 可以采用批量删除的功能 注意 44 5 7获得帮助 在使用财务软件的过程中 有时会遇到各种问题 用友财务软件系统提供了强大的帮助功能 可以随时获得各种形式的友好帮助 可以使用帮助目录或使用帮助索引 45 1 使用帮助目录 目录标签以帮助条目方式列出相关主题的帮助内容 如果帮助条目中含有子条目 则帮助条目用一本闭合的书表示 双击条目使条目前面图标中的书由闭合变成打开 再次双击关闭 如果条目前面的图标变成 双击条目则可以显示该条目的相关帮助正文 46 2 使用帮助索引 使用帮助索引可以快速查找帮助内容 在索引编辑框中键入想要查找的名词 则在名词列表中相同或相近的名词自动被激活 双击此名词或单击对话框底部的 显示 按钮 则调出相应的帮助内容 有的名词被选中之后 会弹出 已找到的主题 对话框 在其中列出此名词出现的不同位置 47 5 8总账工具 当用户新建账套的公共目录与已建立账套的公共目录相同或类似 可以使用总账工具功能对公共目录进行复制 避免了重复录入的工作 节省了会计人员的工作量 48 5 8 1确定数据源及目的数据 数据源即系统已经建立或外部系统的账套信息 若属于外部系统的账套信息 则需将其先存为文本文件 确定数据源的目的是将数据源中的公用目录复制到目的数据之中 目的数据即在建立新账套后 需要将系统中已存在的某一账套的公用目录数据复制过来的账套 49 5 8 2复制数据源信息 可以复制的内容包括 会计科目 外币币种 凭证类别 结算方式 地区分类 客户分类 供应商分类 客户目录 供应商目录 部门目录 个人目录 项目大类分类 项目目录 存货分类 存货目录等