《处理软件Excel》PPT课件.ppt

第1章表格处理软件Excel Excel的基本操作格式化表格公式和函数图表的使用数据管理打印工作表 5 1Excel的基本操作 5 1 1Excel主界面 5 1 2工作簿 工作表和单元格 工作簿工作簿就是存档的文件 工作表工作簿由多张工作表组成 单元格行 列交叉形成的小方格称为单元格 每个单元格都有固定的地址 单元格地址由列号 行号组合而成 工作表操作 选定 ctrl shift多选 重命名 插入 移动或复制 删除工作表 隐藏和显示 格式 工作表 隐藏 保护工作表 5 1 2表格编辑 工作表数据的输入 选定单元格a使用键盘方向键 b使用鼠标单击 c单击名称栏 输入单元格地址 然后按Enter键 选定单元格区域单元格区域包括多个连续单元格和多个不连续单元格a选定某行或某列 单击行标或列标可选定某行或某列 b选定连续行或列 单击行标或列标 按下鼠标沿垂直或水平方向拖曳可选定相邻的行或列 c选定连续区域 按下鼠标拖曳可选择一片连续的矩形区域 d选定多个不连续的单元格 先选定第一个单元格 然后按住Ctrl键 再分别单击其他要选的单元格 e选定整个工作表 单击工作区左上角行标 列标交叉处的按钮 或者按组合键Ctrl A 可选定整个表格 单元格加注执行 插入 批注 命令 填充单元格 在多个单元格区域填充相同内容选择需要填充的单元格区域 输入数据后按组合键Ctrl Enter 使用填充柄填充单元格A初始值为纯数字初始值为纯数字时 直接拖动填充柄相当于复制 若在填充时按住Ctrl键 数字会依次递增B初始值为文本当初始值为文本和数字的混合体时 填充时文本不变 数字递增C初始值是Excel预设的自动填充序列中的一项 工具 选项 自定义充列 填充等差 等比数列a在单元格中输入序列的初值并回车 b选定该单元格 选择 编辑 填充 序列 命令 打开 序列 对话框 在对话框中选择相应的项目后确定 自定义序列a建立自定义序列b导入自定义序列 改变行高和列宽 设置行高 设置列宽 设置最合适的行高和列宽 隐藏行和列 插入行 列或单元格 插入行 列 插入单元格 删除行 列或单元格 清除单元格数据a选定要清除的单元格或区域b选择 编辑 清除 命令 单元格的复制和移动 5 2格式化表格 5 2 1设置文字字体a选定需要格式化的文字单元格b选择 格式 单元格 命令c弹出 单元格格式 对话框 单击 字体 选项卡d在对话框中进行字体 字形和字号等设置e单击 确定 5 2 2设置数字格式a选定要进行设置的单元格b选择 格式 单元格 命令c弹出 单元格格式 对话框 单击 数字 选项卡d 分类 框中选择所需的数字格式e单击 确定 5 3公式和函数 5 3 1公式编辑 创建公式 公式的概念公式是在工作表中对数据进行分析和计算的等式Excel的公式以 开始 后面跟表达式表达式是由运算符和参与运算的数据组成 这些数据可以是常数 单元格地址和函数等 运算符可以是算术运算符 乘方 比较运算符 和文本运算符 文本的连接 创建公式a选择要输入公式的单元格b在编辑栏的输入框中或在所选单元格中输入 及表达式c单击编辑公式栏的确认按钮 或直接按回车键就可以得到计算结果 复制公式可以使用 编辑 菜单中的 复制 粘贴 命令 也可以使用填充柄进行复制 同一工作表中单元格的引用在公式中使用指定单元格或单元格区域中的数据称为单元格的引用 单元格的引用分为相对引用 绝对引用以及混合引用 相对引用是指将公式从一个单元格复制到另一个单元格 原来公式中所引用的单元格地址将被修改成相对于新的单元格有关的地址 绝对引用是指当公式被复制时 公式中使用的行和列不变 即绝对引用就是引用一个或多个固定地址的单元格 绝对引用的使用形式是在行号或列号前加 符号 如 C2表示绝对引用C列单元格 C 2表示绝对引用第二行单元格 C 2表示绝对引用单元格C2 当公式中既有相对引用又有绝对引用时称为混合引用例如公式 B9 A 12 在一个工作表中如果要引用同一工作簿中其他工作表中的单元格数据时 需要在该单元格地址前给出所在工作表名和 例如 当前工作表是Sheet1 引用Sheet2中的B3单元格数据时 应表示为Sheet2 B3 5 3 1函数的使用函数是预先定义好的公式 由函数名 括号及参数组成 其中参数就是单元格引用 多个参数间用逗号 分隔 输入函数 手工输入按函数的语法格式直接在单元格中输入 例如 SUM A1 A4 插入函数a选定要输入公式的单元格 执行 插入 函数 命令b打开如图5 25所示的 插入函数 对话框c从 选择函数 列表框中选择要插入的函数名称d在参数框中输入数据或单元格区域 e输入完毕后单击 确定 自动求和 同一列 行 连续单元格求和选定该列 行 连续单元格中末尾单元格的后一个单元格 单击常用工具栏上的 按钮 此时 在选定的单元格和编辑栏中都会显示等号和求和函数SUM 按回车键 求和结果会自动出现在选定的单元格中 不连续单元格求和选定要输入公式的单元格 单击 按钮 然后按下Ctrl键 分别单击要求和的各单元格 最后按回车键 矩形区域的行列同时求和 5 4图表的使用 5 4 1创建图表a选择包含在统计图中的单元格数据b单击常用工具栏中的 图表向导 按钮 打开图表向导步骤之一 图表类型 对话框c打开图表向导步骤之二 图表源数据 对话框d打开图表向导步骤之三 图表选项 e图表向导步骤之四 图表位置 设置图表的位置 5 4 2编辑图表 图表组成 图表或图表对象选择单击图表对象或在图表工具栏中的图表对象列表中单击 可以选择图表对象 图表编辑 移动图表 图表缩放 图表区格式设置 图表对象编辑 移动对象 缩放对象 设置对象格式 5 5数据管理 5 5 1数据排序Excel可根据一列或多列数据按升序或降序对数据清单排序 对英文字母按字母顺序 汉字按笔画或拼音排序 默认情况下 系统按 升序 作为排序的顺序 单关键字排序a在数据清单中任选一列数据中的某一单元格b根据需要单击 常用 工具栏上的 升序 或 降序 按钮 多关键字排序a选定数据清单中待排序列中的任一单元格b打开 数据 排序 对话框c在此对话框中 选择排序的关键字 排序方向 选定排序区域是否有标题行d在对话框中还可单击 选项 按钮 在弹出的 排序选项 对话框中 可进行 按行或列排序 区分大小写 等设置e单击 确定 按钮 完成排序 5 5 2数据筛选数据筛选是指将数据清单中满足条件的数据给予显示 其他的暂时隐藏起来 当筛选条件被删除时 隐藏的数据又恢复显示 自动筛选a对单个字段建立筛选 多字段之间的筛选是逻辑与的关系 即同时满足各个条件b选取数据清单中的任意单元格c执行 数据 菜单中的 筛选 命令d在弹出的子菜单中执行 自动筛选 命令e单击字段名右侧的下拉筛选箭头按钮 从弹出的筛选条件列表中可选择符合的条件进行数据筛选 高级筛选高级筛选能实现数据清单中多字段之间 逻辑或 的筛选关系a在数据清单以外的任何位置建立条件区域 条件区域至少是两行 且首行与数据清单相应字段精确匹配同一行上的条件关系为逻辑与 不同行之间的关系为逻辑或b然后执行 数据 筛选 高级筛选 命令 在其对话框内进行数据区域和条件区域的选择 筛选结果可在原数据清单位置显示 也可以在数据清单以外的位置显示 分类汇总是对数据清单按某个字段进行分类 将字段值相同的连续记录作为一类 进行求和 平均 计数等汇总运算 针对同一个分类字段 还可进行多种汇总 简单汇总指对数据清淡的某个字段仅统一做一种方式的汇总 嵌套汇总指对同一字段进行多种方式的汇总 5 5 3分类汇总 5 6打印工作表 边框设置 页面设置 设置页面 设置页边距 设置页眉和页脚 设置工作表 打印表格 打印预览单击工具栏的 打印预览 按钮 切换到 打印预览 窗口查看打印输出效果 打印执行 文件 打印 命令 本章结束 谢谢参与